Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu 1 3. Mục tiêu và nội dung nghiên cứu của đề tài 2 4. Nhiệm vụ nghiên cứu 2 5. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng 2 6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài 2 CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH Ô TÔ HẢI ÂU 3 1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của côngty 3 1.2 Cơ cấu Tổ chức Của Ban Lãnh Đạo 4 1.3. Cơ cấu tổ chức của phòng 4 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC THAM MƯU – TỔNG HỢP CỦA VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY TNHH Ô TÔ HẢI ÂU 8 2.1 Côngtác tham mưu,tổng hợp 8 2.6 Công tác hậu cần 16 2.7 Công tác bảo vệ và công tác tạpvụ 18 2.2 Sự khác nhau giữa chức năng tham mưu tổng hợp của văn phòng doanh nghiệp với văn phòng cơ quan hành chính 18 CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP THỰC HIỆN THAM MƯU – TỔNG HỢP CỦA VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY TNHH Ô TÔ HẢI ÂU 20 3. Đánh giá ưu, nhược điểm 20 3.1. Ưu điểm 20 3.2. Nhược điểm 20 4. Giải pháp 22 4.1. Đối với doanh nghiệp 22 4.2. Đối với lãnh đạo phòng 22 KẾT LUẬN 23
LỜI CẢM ƠN Tơi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới giáo viên hướng dẫn tôi, Trong suốt tồn q trình làm chun đề này, tơi ln ln nhận hướng dẫn tận tình ý kiến đóng góp Tơi xin chân thành bày tỏ cảm ơn chân thành đến giảng viên hướng dẫn Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cho tơi kiến thức hữu ích, hỗ trợ tạo điều kiện cho tơi hồn thành khóa học Và cuối tơi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới người thân hỗ trợ suốt trình học tập nghiên cứu tiểu luận trường Đại học Nội vụ Hà Nội Hà nội, tháng năm 2017 Sinh viên Nguyễn Thị Thùy Dương LỜI CAM ĐOAN Tơi xin cam đoan tồn chun đề thực tập dựa nghiên cứu thực tiễn Tơi xin hồn tồn chịu trách nhiệm nội dung chuyên đề Người viết cam đoan Nguyễn Thị Thùy Dương MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN PHẦN MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Lịch sử nghiên cứu Mục tiêu nội dung nghiên cứu đề tài Nhiệm vụ nghiên cứu Cơ sở phương pháp luận phương pháp nghiên cứu sử dụng Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH Ô TÔ HẢI ÂU 1.1 Lịch sử hình thành phát triển côngty 1.2 Cơ cấu Tổ chức Của Ban Lãnh Đạo 1.3 Cơ cấu tổ chức phòng CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC THAM MƯU – TỔNG HỢP CỦA VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY TNHH Ô TÔ HẢI ÂU 2.1 Côngtác tham mưu,tổng hợp .8 2.6 Công tác hậu cần .16 2.7 Công tác bảo vệ công tác tạpvụ 18 2.2 Sự khác chức tham mưu tổng hợp văn phòng doanh nghiệp với văn phòng quan hành 18 CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP THỰC HIỆN THAM MƯU – TỔNG HỢP CỦA VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY TNHH Ô TÔ HẢI ÂU 20 Đánh giá ưu, nhược điểm 20 3.1 Ưu điểm 20 3.2 Nhược điểm 20 Giải pháp 22 4.1 Đối với doanh nghiệp .22 4.2 Đối với lãnh đạo phòng 22 KẾT LUẬN 23 PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Tham mưu – tổng hợp toàn việc cần làm lĩnh vực công tác tất mặt công tác quan, ngành chủ quản hay Công tác tham mưu tổng hợp hoạt động trợ giúp nhà lãnh đạo, nhà quản lý để họ đưa định tối ưu, mang tính khách quan, kịp thời, mang tính hiệu lực hiệu Trong thực tế quan, tổ chức thường đặt phận tham mưu văn phòng để giúp cho hoạt động cơng tác thuận lợi Đồng thời việc làm tăng cường hiệu công tác thông tin với công tác hậu cần tạo thành hệ thống trợ giúp đắc lực cho nhà quản lý Ngồi phận tham mưu văn phòng có phận chun mơn, nghiệp vụ làm công tác tham mưu cho lãnh đạo lĩnh vực, vấn đề có tính chun sâu Cơng tác tham mưu nội dung quan trọng hoạt động văn phòng cơng ty Cơng tác tham mưu giúp tăng tính hiệu làm việc quan, tổ chức: Có chương trình, kế hoạch tốt giúp tiết kiệm thời gian, chi phí, nhân lực cho quan, tổ chức hoạt động; có chương trình, kế hoạch tốt hạn chế rủi ro trình hoạt động Làm việc theo chương trình, kế hoạch giúp cho quan chủ động công việc, biết làm việc trước, việc sau, khơng bỏ sót cơng việc Trước tình hình tơi chọn đề tài “Đánh giá thực trạng chức tham mưu tổng hợp văn phòng cơng ty ơtơ TNHH Hải Âu” làm đề tài tiểu luận Lịch sử nghiên cứu - Thực đề tài điều kiện thuận lợi cho cá nhân thực đề tài nâng cao lực nghiên cứu, hoàn thành tốt nhiệm vụ thân - Góp phần tham mưu cho văn phòng giúp nâng cao chất lượng, hiệu công việc, đảm bảo tiến độ Mục tiêu nội dung nghiên cứu đề tài - Nghiên cứu làm rõ thực trạng, mặt được, chưa được, hạn chế yếu nguyên nhân cơng tác tham mưu tổng hợp Văn phòng Cơng ty TNHH ô tô Hải Âu - Đề xuất giải pháp chủ yếu để nâng cao chất lượng, hiệu công táccông tác tham mưu tổng hợp Văn phòng Cơng ty TNHH tơ Hải Âu Nhiệm vụ nghiên cứu - Nhận xét, đáng giá thực trạng cơng tác tham mưu tổng hợp Văn phòng Cơng ty TNHH ô tô Hải Âu Cơ sở phương pháp luận phương pháp nghiên cứu sử dụng Đề tài sử dụng phương pháp nghiên cứu khoa học trị xã hội, mà chủ yếu là: + Tiếp cận, phân tích tài liệu, thu thập thông tin, tài liệu lưu trữ quan + Chú trọng phương pháp tổng kết hoạt động thực tiễn quan, chọn lọc phân tích thơng tin, số liệu từ báo cáo sơ kết, tổng kết công tác Văn phòng Trung tâm Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài - Góp phần nâng cao chất lượng cơng tác văn phòng quan phục vụ hệ thống quản lý nhà nước - Giúp cho công việc kinh doanh phát triển công ty TNHH ô tô Hải Âu CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH Ô TÔ HẢI ÂU 1.1 Lịch sử hình thành phát triển công ty Công ty TNHH ô tô Hải Âu thành lập năm 2012, tách từ công ty TNHH Thương Mại Tài Chính Hải Âu(thành lập năm 1991) Trong suốt năm qua, công ty nhà phân phối thức thương hiệu xe tải cao cấp Chenglong thị trường Việt Nam Chenglong dòng sản phẩm cao cấp nhà máy DongFong Liễu Châu, tập đồn sản xuất xe lớn & uy tín hàng đầu Trung Quốc Sản phẩm Hải Âu Chenglong đa dạng, cơng ty chun cung cấp dòng xe tải hạng nặng xe tải ben, xe tải thùng, xe đầu kéo, sơ mi romooc, xe trộn bê tông, dòng xe chuyên dụng… Với doanh số bán xe năm hàng nghìn khơng ngừng tăng lên, cho thấy yêu mến tin tưởng quý khách hàng dành cho thương hiệu xe tải Hải Âu – Chenglong *Lĩnh vực kinh doanh Công ty TNHH ô tô Hải Âu tự hào đơn vị triển khai xây dựng hệ thống showroom tiêu chuẩn 4s Việt Nam Cho đến nay, hệ thống showroom bán hàng công ty trải hầu hết khắp toàn quốc với showroom tiêu chuẩn 4S 22 showroom tiêu chuẩn 2S, chưa kể đến hệ thống 20 đại lý cấp tỉnh thành *Dịch vụ sau bán hàng Với phương trâm xây dựng mối quan hệ bền vững với khách hàng triết lý kinh doanh ” Công ty TNHH ô tô Hải Âu lấy viêc phát triển dịch vụ sau bán hàng điều kiện tiên tạo nên khác biệt công ty Đến nay, Hải Âu – Chenglong có 50 trạm dịch vụ sửa chữa cung ứng phụ tùng toàn quốc, đội ngũ xe cứu hộ lưu động 24/24, cam kết cung cấp dịch vụ sửa chữa vòng tiếng, cung cấp phụ tùng thay vòng 48 tiếng CƠNG TY TNHH Ơ TƠ HẢI ÂU Trụ sở Hà Nội Địa chỉ: Tầng 5, Tháp Tây,Tòa Nhà HanCorp Plaza,72 Trần Đăng Ninh, Cầu Giấy, Hà Nội 1.2 Cơ cấu Tổ chức Của Ban Lãnh Đạo Chủ tịch Hội đồng quản trị - Phó Chủ tịch Hội đồng quản trị - Ngồi thành viên Hội đồng Quản trị 1.3 Cơ cấu tổ chức phòng Khơng tường khơ khan, văn phòng làm việc cơng ty, tập đồn lớn thực trở thành tác phẩm nghệ thuật, xứng đáng niềm mơ ước nhân viên Trong không gian mở thoải mái vậy, nhân viên họ thoả sức sáng tạo để hồn thành cơng việc Ngồi chức nơi làm việc, văn phòng xem nhà thứ hai tất người cơng ty, điều cho thấy gắn kết nhân viên công ty lớn Vì vậy, cơng ty lớn, công ty đa quốc gia cố gắng để tạo môi trường làm việc thân thiện, tạo cảm giác gắn bó tất người để xây dựng tập thể đoàn kết, chung sức cho mục tiêu tổ chức Bên cạnh đó, văn phòng làm việc đóng vai trò quan trọng, mặt công ty Khi khách hàng hay đối tác đến tham quan, làm việc, điều gây ấn tượng sâu sắc với họ văn phòng làm việc cơng ty Nói cách khác, văn phòng làm việc phải thể phong cách cá tính cơng ty, góp phần quan trọng giúp khách hàng đối tác ghi nhớ thương hiệu công ty Cùng với yếu tố khác: Tên thương hiệu, logo, name card, website…, văn phòng làm việc yếu tố quan trọng hệ thống nhận diện thương hiệu tổ chức Vì việc thiết kế, trang trí sử dụng nội thất văn phòng phải tuân theo quy tắc định nhằm tạo hệ thống nhận diện thương hiệu chặt chẽ xuyên suốt Tổ chức Hành – Nhânsự Văn phòng cơng ty bao gồm: Trưởng phòng: 01người Bộ phận bảo vệ BộBộ pận Bộ phận lái xe: 05người Phó trưởng phòng: 01người Bộ phận Bộ phận y tế: 01 người tạp vụ Nhân viên vănthư, lưu trữ:02người Bộ phận bảo vệ: 03người Bộ phận tạp vụ: 04người Bộ phận tổ chức nhân sự: 02người Chức cụthể phận sau: * Trưởng phòng - Là người đứng đầu phòng Tổ chức Hành – Nhân người có trách nhiệm, có nghiệp vụ quản lý điều hành tồn hoạt động phòng Trưởng phòng chịu trách nhiệm số cơng việc có tính chun mơn tổng hợp, kiểm tra, giám sát…và có quyền điều hành tồn yếu tố có văn phòng cho phù hợp với yêu cầu, nhiệm vụ thời kì hoạt động quan Bên cạnh đó, Giám đốc ủy quyền cho Trưởng phòng ký sao, giấy đường, ký giấy giới thiệu (trong số lĩnh vực thông thường), thông báo… - Tham mưu cho Giám đốc hội đồng thi đua khen thưởng công tác thi đua khen thưởng, công tác tuyên truyền để cán công nhân viên phấn đấu hồn thành tồn diện vượt mức cơng việc, tiêu đề ra, đồng thời làm thủ tục trình cấp khen thưởng niên hạn, khen thưởng thời kỳ khen thưởng đột xuất * Phó trưởng phòng - Là người giúp Trưởng phòng tổ chức điều hành số lĩnh vực văn phòng, kiêm nhiệm trưởng số phận văn phòng đảm nhiệm số công việc cụ thể Trưởng phòng giao Đồng thời Phó phòng người có quyền điều hành cơng việc thuộc lĩnh vực phụ trách đối ngoại, phụ trách đội xe… - Tham mưu đạo việc thực nội quy, quy chế công ty, biên tập quản lý văn bản, tài liệu, giấytờ… * Nhân viên văn thư,lưu trữ - Chịu trách nhiệm quản lý sử dụng dấu quan theo quy định quan pháp luật Nhà nước - Đảm bảo phát hành văn đi, đến thơng suốt kịp thời ngồi quan theo quy định quan pháp luật - Quản lý sổ sách, thư từ bưu phẩm chuyển đến gửi quan, chuyển công văn, bưu phẩm đến cánhân, đơn vị, phận - Phát hành văn hành ngồi quan, xử lý cơng văn theo phân cơng Trưởng phòng lưu trữ quy định loại văn theo quy trình lưu trữ quan * Bộ phận tạp vụ - Có nhiệm vụ vệ sinh, lao công tạp vụ hàng ngày, đảm bảo quét dọn giữ vệ sinh sạchsẽ - Phục vụ nước phòng họp, phòng khách, phòng Giám đốc, Phó giám đốc - Chăm sóc khu vườn cơng ty, thường xun làm tốt cơng tác vệ sinh tồn mặt hành lang công ty đảm bảo khang trang, đẹp * Bộ phận lái xe -Mua sắm văn phòng phẩm,vật tư có u cầu - Theo dõi quản lý tài sản phòng công ty, đề xuất lên lãnh đạo công tác sửa chữa vật dụng -Có kế hoạch đưa đón tiếp khách, bốtrí ăn nghỉ cho khách có u cầu - Lái xe đảm bảo an toàn cho lãnh đạo khách, quản lý bảo dưỡng kiểm tra độ an toàn xe theo quy định -Thực số công việc theo phân công lãnh đạo văn phòng * Bộ phận y tế - Bộ phận có nhiệm vụ khám cấp thuốc, điều trị cho cán công nhân viên hàng ngày, sơ cấp cứu chỗ, làm cơng tác vệ sinh phòng bệnh, vệ sinh lao động, mua bảo hiểm y tế cho cán cơng nhân viên - Ln ln bố trí nhân viên thường trực để giải kịp thời trường hợp tai nạn lao động, bệnh cấp tính cấp cứu xảy lúc * Bộ phận bảo vệ - Tổ nhân viên bảo vệ gồm 03 người, ngày làm việc chia thành ca, nhân viên chịu trách nhiệm thực công tác bảo vệ 1ca, tuần thay đổi ca lần - Tổ chức công tác bảo vệ quan, giữ vững trật tự trị an, ngăn ngừa kẻ gian xâm nhập, giữ gìn tài sản tập thể cá nhân quan - Thường trực cổng 24/24h để hướng dẫn khách đến liên hệ công tác, nhắc nhở người quy định vào công ty - Thường xuyên tuần tra bao quát toàn khu vực phạm vi quản lý công ty, ngăn chặn người ngồi vào cơng ty khơng có u cầu công tác, giám sát kiểm tra người mang tài sản cơng ty ngồi (khi có nghi ngờ) - Quản lý chìa khóa phòng làm việc cơng ty, mở đóng cửa phòng quy định làm việc công ty * Bộ phận tổ chức nhân - Bố trí, xếp cán quản lý phòng ban, xưởng, lập hợp đồng giao khốn nhân cơng cho xưởng sản xuất theo loại sản phẩm - Quản lý liệu nhân công ty, tuyển dụng nhân sự, thực ký kết hợp đồng lao động, xét hồn thành chế độ tập sự, chế độ sách liên quan đến người lao động… - Chương trình làm việc quý: Trong tháng cuối quý phận,phòng ban cơng ty đánh giá tình hình thực hiện, chương trình làm việc q đó, kết đạt được, thiếu sót, khó khăn, thuận lợi đồng thời nghiên cứu xem xét chương trình làm việc quý ghi chương trình kế hoạch năm xem xét vấn đề phát sinh để đề nghị ban Giám đốc điều chỉnh chương trình làm việc quý sau Dự kiến chương trình làm việc gửi cho Giám đốc chậm 15 ngày tháng cuối quý - Chương trình làm việc năm: Cuối năm văn phòng cơng ty gửi báo cáo thống kê năm cũ xây dựng chương trình làm việc cho năm lên Giám đốc phòng ban đơn vị cơng ty, để đơn vị vào thựchiện Công tác thông tin Trong hoạt động quan, tổ chức nhu cầu thông tin lớn Nhu cầu đa dạng thay đổi Nó xác định tùy thuộc vào cơng việc hay loại công việc, phạm vi hoạt động tổ chức nhiều yếu tố khác Trong đời sống hàng ngày, công tác thông tin bao gồm hoạt động như: thu thập, lựa chọn, xếp, truyền đạt khai thác, sử dụng bảo quản thông tin Các hoạt động nhằm đạt mục đích định gọi chung q trình xử lý thơng tin Công tác thông tin khâu quan trọng chức tham mưu tổng hợp văn phòng Nó định đến hiệu đạo, điều hành lãnh đạo quan Thông tin cập nhật hàng ngày giúp lãnh đạo quan nắm bắt xử lý vấn đề nảy sinh trình quản lý Mục tiêu phục vụ cung cấp thông tin nhằm đảm bảo cho công ty cung cấp thông tin cách đầy đủ, cần thiết tạo điều kiện cho cơng ty hoạt động có hiệu Mục tiêu thực thông qua việc quản lý văn vào công nghệ đại như: điện thoại, internet, máy fax… Văn phòng cơng ty với nhiệm vụ giao dịch hành chính, kết nối thơng tin đơn vị, tổ chức bên ngồi thường phải xử lý thơng tin để giúp lãnh đạo điều hành công việc cách có hiệu Văn phòng cơng ty đầu mối thu thập xử lý thông tin giúp lãnh đạo đưa định tối ưu Thông 10 tin thu thập bao gồm hai loại: - Thơng tin có tính hệ thống: thơng tin đưa đến cho người nhận tin theo thời gian quy định trước với thông số chung Loại thông tin công ty thường báo cáo tình hình sản xuất kinh doanh quý, năm, báo cáo tình hình lao động…Thơng tin chuyển giao nội công ty thông qua hoạt động phận văn thư.Các báo cáo sau trìnhvà lãnh đạo cơng ty phê duyệt chuyển xuống phận văn thư để phát hành tới phận, đơn vị phòng ban có liên quan - Thơng tin khơng có tính hệ thống: thông tin đưa đến cho người nhận không theo định kỳ thông báo kiện diễn khơng theo quy luật, nằm ngồi dự kiến người nhận tin Loại thông tin chủ yếu hình thức văn Đây hình thức chủ yếu mà công ty sử dụng để truyền thơng tin xuống cấp Thơng tin khơng có tính hệ thống chủ yếu bao gồm: định điều động, lệnh công tác, kế hoạch sản xuất kinh doanh phát hành tới đơn vị, phòng ban cơngty thơng qua phận văn thư Tại công ty thông tin thu thập chủ yếu từ nguồn sau: - Hệ thống văn bản: Mọi thông tin từ cấp lãnh đạo xuống phòng ban chức đơn vị chủ yếu văn bản, tính xác cụ thể hóa cao Khi thơng tin đạo gửi vào mức độ cần thiết thông tin mà tiến hành nhanh hay chậm Sau thông tin xử lý truyền đạt tới đối tượng tiếp nhận Các thông tin truyền đạt đến đối tượng chủ yếu qua hệ thống văn bản, họp, hội nghị Công tác tổ chức hội nghị Việc tổ chức họp, hội nghị quan trọng hoạt động đối nội, đối ngoại cơng ty Nó thể khả giao tiếp lãnh đạo cán công nhân viên công ty với tổ chức kinh tế, xã hội, bạn hàng đồng thời định đến yếu tố thành công hợp đồng sản xuất kinh doanh công ty 11 * Giai đoạn chuẩnbị Chuẩn bị nội dung Công ty vào mục đích trọng tâm hội nghị để chuẩn bị nội dung cho phù hợp Những nội dung chuẩn bị gồm có: - Báo cáo - Báo cáo bổ sung - Những vấn đề thảo luận - Kết luận chương trình hành động - Bài phát biểu lãnh đạo Trong thời gian chuẩn bị tổ chức hội nghị người chuẩn bị nội dung nắm danh sách cá nhân, tổ chức viết báo cáo bổ sung, cá nhân tổ chức viết tham luận cho hội nghị Tất báo cáo tham luận viết thành văn gửi trước cho người chuẩn bị nội dung gửi cho ban tổ chức hội nghị với khoảng thời gian quy định Bộ phận chuẩn bị nội dung vào mục đích, yêu cầu, nội dung báo cáo chính, báo cáo bổ sung tham luận để chuẩn bị vấn đề cần đưa trao đổi, thảo luận hội nghị Chuẩn bị thành phần tham dự Tùy theo tính chất hội nghị ban tổ chức xác định rõ: - Đối tượng hội nghị ai,tạisao? - Cấp trên,ngang cấp,cấp nội mời người nào? - Thành phần tham dự phải chuẩn bị vấn đề (báo cáo bổ sung, tham luận, ủng hộ, giúp đỡ hội nghị mặtnào) Ban tổ chức cho thành phần tham dự hội nghị biết sớm mục đích, nội dung, hình thức tham gia để họ chủ động có kế hoạch Dự kiến thời gian, địađiểm, chương trình hội nghị Ban chuẩn bị nội dung với ban chuẩn bị hậu cần sớm báo cáo lãnh đạo để xác định thời gian, địa điểm, chương trình hội nghị Khi vấn đề ấn định ban tổ chức tiến hành thủ tục 12 để tổ chức hội nghị: - Biên tập lại báo cáo, nhân in đóng thành hồ sơ tài liệu nghiêm chỉnh, đẹp có chất lượng để phục vụ hội nghị - Chuẩn bị cơng văn, giấy mời kèm theo chương trình, hồ sơ tài liệu điều hướng dẫn ban đầu gửi tới đại biểu để họ biết chuẩn bị công việc cần thiết cho hội nghị Công tác chuẩn bị hậu cần Song song với phận chuẩn bị nội dung phận hậu cần tích cực chuẩn bị cho hội nghị.Tùy theo tính chất, tầm quan trọng,số lượng người tham dự, thời gian tiến hành hội nghị mà phận hậu cần chuẩn bị mặt như: -Hội trường phòng thảo luận -Phòng ở, phòng ăn -Phương tiện lại -Giờ nghỉ giải lao -Nghỉ giải trí buổi tối -Chuẩn bị trật tự an ninh Với hội nghị lớn công ty họp thường để thống nhữngvấn đề sau: - Bàn bạc, thông qua nội dung báo cáo chính, báo cáo bổ sung vấn đề cần đưa thảo luận hội nghị -Quyết định danh sách khách mời -Quyết định chương trình hội nghị,địa điểm,thời gian tổ chức hội nghị Ban lãnh đạo ký duyệt thông qua báo cáo, danh sách đại biểu, chương trình hội nghị cho biên tập, nhân in tài liệu phục vụ hội nghị * Giai đoạn tổ chức điều hành hội nghị Kiểm tra quan sát chỗ công việc chuẩn bị Trước diễn hội nghị ban chuẩn bị với văn phòng thư ký xem xét lại lần cuối văn bản, tài liệu, chương trình hội nghị, đến tận hội trường kiểm tra cách trang trí, hiệu, biểu tượng, hệ thống điện, ánh sáng, 13 chỗ ngồi, nơi ăn chỗ cho đại biểu xa Tất công việc kiểm tra chu đáo, cẩn thận Nếu thấy việc chưa đảm bảo chấn chỉnh, bổ sung kịp thời để hồn tất cơng việc chuẩn bị cho hội nghị diễn sn sẻ, tốt đẹp Tổ chức đón tiếp, xếp chỗ ở, phân phối tài liệu, dẫn khách vào chỗ ngồi hội trường Nếu hội nghị có khách mời từ xa đến ban tổ chức có kế hoạch phân cơng người đón đại biểu Nếu khách mời cấp đưa khách vào phòng khách trước, sau đưa khách vào ngồi vị trí hội trường, đưa chương trình, tài liệu cho khách Với hội nghị lớn có đại biểu đại diện cho cấp tỉnh, thành phố, trung ương, khách nước ngồi tới dự đại diện ban lãnh đạo ban tổ chức đến thăm làm việc xã giao trước trao đổi số nét hội nghị Chương trình hội nghị Tùy vào phạm vi,tính chất hội nghị ban tổ chức xây dựng chương trình làm việc cụ thể.Chương trình hội nghị chuẩn bị từ trước,với hội nghị lớn cơng ty chương trình hội nghị gửi trước tới đại biểu kèm theo giấy mời Trong nội dung chương trình hội nghị ghi nội dung ứng với thời gian, đồng thời ghi rõ họ tên, chức danh, học hàm, học vị người chịu trách nhiệm nội dung chương trình Điều hành hội nghị Giai đoạn điều hành hội nghị công ty gồm bước sau: - Tuyên bố lý do,giới thiệu đại biểu, chủtịchđoàn,thưkýđoàn - Đọc diễn văn khai mạc hội nghị - Trình bày báo cáo hội nghị - Trình bày báo cáo bổ sung - Những tham luận đóng góp với hội nghị - Điều hành việc thảo luận hội nghị - Ghi chép hội nghị: diễn biến hội nghị, người điều hành hội nghị, họ 14 tên nội dung ý kiến đại biểu, kết luận… - Tổ chức hậu cần phục vụ hội nghị: âmthanh, ánhsáng, nước uống… Cơng ty có chế phân cơng người đôn đốc, kiểm tra để không xảy sai sót Sau kết thúc hội nghị, phận hậu cần có kế hoạch phân cơng người tiếp tục làm việc với phận có liên quan để tốn, giải cơng việc tài chính, kinh phí mối quan hệ cho ổn thỏa, tốt đẹp Một số việc làm sau hội nghị Sau hội nghị văn phòng giúp lãnh đạo: * Lập hồ sơ hội nghị bao gồm giấy tờ sau: - Quyết định lãnh đạo việc tổ chức hội nghị - Giấy triệu tập hội nghị giấy mời - Danh sách đại biểu tham dự hội nghị - Chương trình hội nghị - Lời khai mạc hội nghị lãnh đạo - Báo cáo hội nghị - Các báo cáo bổ sung tham luận - Bài phát biểu đại biểu cấptrên - Biên hội nghị - Nghị kết luận hội nghị - Lời bế mạc hội nghị Các tài liệu sau vài năm chọn lọc lưu lại vào hồ sơ văn có giátrị * Thơng báo, triển khai kế hoạch hội nghị Văn phòng giúp lãnh đạo thơng báo, nói rõ chủ trương, nhiệm vụ, giải pháp…và điều kiện cần thiết, nêu việc cần quan tâm tới đơnvị cá nhân có liên quan, đồng thời yêu cầu họ có kế hoạch thực để hội nghị triển khai có kết tốt * Tổ chức rút kinh nghiệm Sau họp, hội nghị văn phòng cơng ty phận liên quan 15 rút kinh nghiệm Chủ trì cho họp rút kinh nghiệm người phân công tổ chức hội nghị Trong họp, phận chuẩn bị nội dung, hậu cần người có liên quan kiểm điểm lại khâu, việc, tìm mặt thành cơng, mặt hạn chế, sai sót, việc làm nâng cao chất lượng hội nghị rút kinh nghiệm để họp,hội nghị lần sau tổ chức tốt 2.6 Công tác hậu cần Để trì quản lý, để cơng việc văn phòng diễn trơi chảy cơng ty trọng đến công tác hậu cần Các điều kiện vật chất nhà cửa, trang thiết bị công ty thuộc công tác hậu cần văn phòng cơng ty.Trình tự thủ tục cung ứng trang thiết bị văn phòng sau: Đối với trang thiết bị phòng ban: Văn phòng vào phiếu yêu cầu mua văn phòng phẩm, vật tư phòng ban vào ngày 28 hàng tháng tổng hợp kế hoạch mua sắm trình Giám đốc ký Sau Giám đốc xét duyệt, cán kế toán viết phiếu chi, thủ quỹ công ty xuất tiền mua sắm trang thiết bị Công tác hậu cần công ty thực với công việc như: quản lý tài sản cố định, bảo đảm điều kiện làm việc công ty, tham gia tổ chức họp, hội nghị, khánh tiết, tiếp khách công ty… * Chuẩn bị cho lãnh đạo công tác Trước chuyến Trưởng phòng hành tham dự buổi họp giao ban cơng việc Giám đốc Phó Giám đốc để nắm vững nội dung mà Giám đốc ủy quyền giải quyết, nắm vững công việc mà Giám đốc yêu cầu phòng ban, đơn vị chuyên viên phải thực Trong thời gian Giám đốc cơng tác nhân viên phòng giúp Phó giám đốc thực công việc mà Giám đốc ủy quyền Ngồi Trưởng phòng ghi lại công việc quan trọng xảy cách chi tiết, Giám đốc trở Trưởng phòng báo cáo tóm tắt hoạt động thời gian 16 Giám đốc vắng nhận giấy tờ chi phí cơng tác làm thủ tục toán cho Giám đốc * Công tác tiếp khách Nhiệm vụ quan trọng trực tiếp văn phòng cơng tác tiếp khách là: -Tổ chức, thỏa thuận, đón nhận, xếp khách - Chuẩn bị điều kiện cần thiết cho yêu cầu tiếp khách chẳng hạn như: xếp bàn tiếp khách, chuẩn bị tài liệu phục vụ cho trình bàn bạc, trao đổi công việc… * Quản lý tài sản cố định Văn phòng cơng ty có phận chuyên quản lý tài sản cố định nhà cửa, thiết bị,máy móc,phương tiện kỹ thuật,phương tiện vận chuyển…dưới đạo điều hành Phó phòng.Văn phòng lậpvà lưu trữ hồ sơ tài sản cố định: -Lập sổ sách, ghi chép, theo dõi kịp thời, xuất nhập thủ tục hợplệ - Văn phòng nắm số lượng, chất lượng loại tài sản cố định để có kế hoạch mua sắm, sửa chữa, lý -Trong trình sử dụng tiến hành chế độ giao nhận, bảo quản tài sản - Xây dựng quy chế bảo vệ tài sản cố định, tiến hành kiểm kê định kỳ kiểm kê bất thường có thayđổi - Các loại hàng hóa vật tư, vật dụng cơng ty như: văn phòng phẩm, trang thiết bị phục vụ cho văn phòng cơng ty…để quản lý tốt loại tài sản cho công ty văn phòng tiến hành thực sau: * Quản lý văn phòng phẩm Hàng tháng phòng ban gửi dự trù đồ dùng, dụng cụ hành chuyển cho văn phòng cơng ty Trưởng phòng xem xét dự trù thấy hợp lý ký duyệt không loại bỏ Văn phòng lập dự trù văn phòng phẩm hàng tháng cơng ty nhập văn phòng phẩm Căn vào nhu cầu văn phòng phẩm phòng ban, phân xưởng mà văn phòng cơng ty viết phiếu xuất kho ghi rõ vào sổ sách để làm tốn với phòng tài 17 2.7 Cơng tác bảo vệ công tác tạp vụ Công tác bảovệ Công tác bảo vệ hoạt động khơng phần quan trọng văn phòng Hoạt động không ảnh hưởng trực tiếp tới trình sản xuất kinh doanh cơng ty thực đóng vai trò quan trọng cần thiết Chính cần phải có nhìn nghiêm túc công tác tránh sai lầm nhỏ lại có ảnh hưởng đến mặt công ty Nhận thức tầm quan trọng vấn đề nên công tác bảo vệ công ty ô tô Hải Âu thực cách nghiêm túc, cán công nhân viên công ty yên tâm làm việc góp phần tạo kỷ cương, kỷ luật lao động Nhân viên bảo vệ công ty thực đầy đủ quy định công ty công tác bảo vệ, trước nhận ca, hết làm thủ tục bàn giao sổ giao ca tài sản nhận trường bảo vệ cách rõ ràng Khi có cố cắp, cháy nổ hay hư hại tài sản nhân viên bảo vệ phát xử lý kịp thời nguyên nhân trường hợp khơng thể tự giải nhanh chóng báo cho văn phòng cơng ty xin ý kiến giải kịp thời Công tác tạp vụ - Đối với công ty ô tô Hải Âu môi trường xanh sạch, khơng khí lành nhân tố quan trọng góp phần nâng cao chất lượng cơng việc có ảnh hưởng trực tiếp đến sức khỏe tâm lý nhân viên công ty Công tác tạp vụ công ty bao gồm công việc như: - Nhân viên tạp vụ đảm bảo vệ sinh toàn mặt hành lang phân giao quản lý công ty ln khang trang đẹp, thường xun chăm sóc bồn hoa cảnh có cơng ty, qt dọn lau chùi cửa kính sạchsẽ - Cơng tác tạp vụ thực đầy đủ quy định bảo hộ lao động, vệ sinh lao động…và ln hồn thành nhiệm vụ khác lãnh đạogiao 2.2 Sự khác chức tham mưu tổng hợp văn phòng doanh nghiệp với văn phòng quan hành 18 Chức tham mưu - tổng hợp có thay đổi định, nhìn chung hai chức quan trọng văn phòng Chức tham mưu thể nhiệm vụ cụ thể xây dựng quy chế làm việc tổ chức làm việc theo quy chế; giúp lãnh đạo xây dựng tổ chức thực chương trình cơng tác, thơng tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo… Ngoài ra, tham mưu – tổng hợp nhiệm vụ trực tiếp phục vụ hoạt động ngày tổ chức làm việc lãnh đạo, hội nghị, chuyến công tác, hoạt động chuyên môn đơn vị, phận; chuẩn bị điều kiện, phương tiện đảm bảo công tác quan, tổ chức nói chung Chức tham mưu - tổng hợp phục vụ đan xen nhau, có quan hệ mật thiết với nhau: tham mưu để phục vụ, phục vụ có tham mưu Tổng hợp tốt mà tham mưu khơng tốt khơng làm việc Theo tơi tham mưu khơng đề xuất chủ trương sách cho lãnh đạo, quản lý mà phải hướng dẫn thực lĩnh vực đảm trách Do vậy, người làm nhiệm vụ tham mưu không đơn giúp việc, bảo làm mà phải người có lĩnh, trung thực, thẳng thắng, có thái độ nghiêm túc công việc, cần cù, tỉ mỉ, thận trọng, có tính ngun tắc cao; người phải có tư biện chứng, khơng định kiến, hẹp hòi, khơng bảo thủ; khơng cảm tính, vụ lợi; dám đề xuất, dám chịu trách nhiệm, dám đấu tranh bảo vệ đúng, không sợ cấp trù dập Bác Hồ dạy: “Nếu tham mưu mà làm việc theo kiểu dĩ hòa vi quý, cố làm đẹp lòng cấp giá có hại cho quốc kế dân sinh” Ngồi tính chất doanh nghiệp khác với nhà nước : Văn phòng doanh nghiệp thể điều gì? Khơng nơi để nhân viên làm việc, văn phòng cơng ty có vai trò quan trọng việc xây dựng hệ thống nhận diện thương hiệu 19 CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP THỰC HIỆN THAM MƯU – TỔNG HỢP CỦA VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY TNHH Ơ TÔ HẢI ÂU Đánh giá ưu, nhược điểm 3.1 Ưu điểm Tham mưu – tổng hợp giúp doanh nghiệp ln có chiến lược tốt, thích nghi với mơi trường Chiến lược giải pháp tổng quát, mang tính định hướng giúp doanh nghiệp đạt mục tiêu dài hạn Vì Tham mưu – tổng hợp , giúp doanh nghiệp ln có chiến lược tốt, thích nghi với mơi trường Điều quan trọng bối cảnh môi trường ngày phức tạp, thay đổi liên tục cạnh tranh diễn phạm vi toàn cầu Tham mưu – tổng hợp giúp doanh nghiệp chủ động việc định nhằm khai thác kịp thời hội ngăn chặn hạn chế rủi ro mơi trường bên ngồi, phát huy điểm mạnh giảm điểm yếu nội doanh nghiệp 3.2 Nhược điểm Tham mưu – tổng hợp hoạch buộc nhà quản trị phân tích dự báo điều kiện môi trường tương lai gần tương lai xa Nhờ thấy rõ điều kiện môi trường tương lai mà nhà quản trị có khả nắm bắt tốt hội, tận dụng hết hội giảm bớt nguy liên quan đến điều kiện môi trường kinh doanh từ đưa định mang tính chủ động Điều có nghĩa dự báo hội có khả xuất hiện, nhà quản trị chuẩn bị kế hoạch để nắm bắt tình cho phép, gặp nguy cơ, nhà quản trị chủ động tác động vào môi trường để giảm bớt rủi ro chủ động né tránh Mặt khác, điểm mạnh điểm yếu ln tồn tổ chức khơng quản trị chiến lược doanh nghiệp dễ lòng với có, mơi trường thay đổi điểm mạnh nhanh chóng trở thành điểm yếu có nguy bị đối thủ cạnh tranh khai thác Ngược lại quản trị chiến lược, hệ thống thông tin doanh 20 nghiệp ln rà sốt điểm mạnh, điểm yếu để nhà quản trị có sở tận dụng điểm mạnh nhằm tăng khả cạnh tranh, đồng thời có kế hoạch làm giảm điểm yếu để hạn chế rủi ro - Quản trị chiến lược giúp doanh nghiệp đạt hiệu cao so với khơng quản trị Các cơng trình nghiên cứu cho thấy doanh nghiệp vận dụng quản trị chiến lược đạt kết tốt nhiều so với kết mà họ đạt trước kết doanh nghiệp không vận dụng quản trị chiến lược - Nhược điểm chủ yếu để thiết lập trình quản trị chiến lược kinh doanh cần nhiều thời gian nỗ lực Tuy nhiên, doanh nghiệp có kinh nghiệm trình quản trị chiến lược kinh doanh vấn đề thời gian giảm bớt, đến tiết kiệm thời gian Hơn nữa, vấn đề thời gian cần cho việc lập kế hoạch phần quan trọng doanh nghiệp bù đắp nhiều lợi ích - Các kế hoạch chiến lược kinh doanh bị quan niệm sai lầm chúng lập cách cứng nhắc ấn định thành văn Các nhà Quản trị chiến lược tin tưởng kế hoạch ban đầu họ thiết phải thực mà không đếm xỉa đến thông tin bổ sung Đây sai lầm nghiêm trọng việc vận dụng không đắn quản trị chiến lược kinh doanh Kế hoạch chiến lược kinh doanh phải động phát triển điều kiện môi trường biến đổi, doanh nghiệp định theo mục tiêu mục tiêu sửa đổi - Giới hạn sai sót việc dự báo môi trường dài hạn lớn Khó khăn khơng làm giảm cần thiết phải dự báo trước Thực việc đánh giá triển vọng dài hạn không thiết phải xác đến chi tiết tường tận, mà chúng đề để đảm bảo cho doanh nghiệp đưa thay đổi thái mà thích nghi với diễn biến mơi trường cách đổ vỡ Mặc dù nhược điểm nói khiến số doanh nghiệp khơng vận dụng trình quản trị chiến lược kinh doanh, vấn đề tiềm tàng nhìn chung 21 khắc phục biết vận dụng trình quản trị chiến lược kinh doanh cách đắn Những ưu điểm việc vận dụng trình chiến lược kinh doanh rõ ràng có giá trị lớn nhiều so với nhược điểm Giải pháp Để nâng cao hiệu công tác Tham mưu – tổng hợp , có số giải pháp sau: 4.1 Đối với doanh nghiệp Triển khai nghiêm túc việc áp dụng Quy trình đổi phương pháp lập chương trình kế hoạch Trung tâm Nghiên cứu, tìm hiểu văn hướng dẫn Trung ương Thành phố Nghiên cứu, tìm hiểu kỹ Luật Ngân sách nhà nước, văn quy định, hướng dẫn, tiêu chuẩn, định mức Trung ương tỉnh công tác lập dự toán thu chi ngân sách Xây dựng dự toán tuân thủ tiêu chuẩn, định mức, bám sát với kết thực nhiệm vụ thu chi ngân sách năm trước, đặc biệt với khoản chi đặc thù - Tham mưu – tổng hợp phải xây dựng dựa kết thực năm trước; tiêu đề phải có tính logic, khả thi, phù hợp với tình hình thực tế đơn vị, có tính đến dự báo tương lai 4.2 Đối với lãnh đạo phòng Cần xây dựng cụ thể nội dung, nhiệm vụ, xác định nội dung trọng tâm, trọng điểm; phân công rõ nhiệm vụ đề lộ trình, thời gian hồn thành Trong trình triển khai thực kế hoạch phải chủ động thường xuyên rà soát, đánh giá, báo cáo kết thực kịp thời đề xuất điều chỉnh, bổ sung mục tiêu, giải pháp cho phù hợp với tình hình thực tế Các đơn vị cần bố trí cán đủ lực chun mơn thực nhiệm vụ xây dựng chương trình, kế hoạch 22 KẾT LUẬN Những kết đạt Văn phòng cơng ty phối hợp với ban lãnh đạo công ty việc quản lý xây dựng, thực chương trình làm việc tháng, q, năm cơng ty Các chương trình làm việc bám sát trọng tâm, thực trạng hoạt động sản xuất kinh doanh công ty, giúp cho hoạt động công ty thông suốt hiệu Các chế độ hội họp giao ban công ty, đơn vị phòng ban thực theo lịch cơng tác đề Các phòng ban đơn vị có trách nhiệm cao việc cố gắng thực theo tiêu, chương trình làm việc kế hoạch đề Những mặt tồn Xây dựng chương trình làm việc hợp lý khó việc tổ chức thực tổng hợp kết đạt lại khó Do cơng tác cơng ty Hải Âu nhiều mặt hạn chế Tình trạng chung bệnh thành tích tồn phòng ban, đơn vị cơng ty, nhiều nhiệm vụ đạt mặt số lượng, hình thức chất lượng lại khơng đạt ucầu Việc xây dựng chương trình làm việc công ty chưa quan tâm trọng mức, chương trình làm việc đơi chưa bám sát với thực tế dẫn đến việc thực khó khăn khơng đạt hiệu cao Nguyên nhân Chưa có phối kết hợp thực nghiêm túc chặt chẽ văn phòng phòng ban, đơn vị cơng ty Các đơn vị, phận không chủ động đề xuất cho công ty việc cần làm, biện pháp tháo gỡ khó khăn, bị động chờ cấp giao nhiệm vụ triển khai, đềxuất Ngồi cơng việc ngồi chương trình phát sinh quỹ thời gian tài cơng ty lại khơng cho phép dẫn đến phải điều chỉnh công việc thường xuyên cho phù hợp với thực tiễn, gây tình trạng khó khăn bị 23 động thực chương trình làm việc Qua việc tìm hiểu cơng tác họat động xây dựng chương trình máy văn phòng cơng ty đưa thực tế việc đổi tổ chức hoạt động áp dụng cách rộng rãi thành tựu tiên tiến khoa học công nghệ mang lại hiệu to lớn cơng tác văn phòng Nó góp phần tăng cường hiệu quả, hiệu lực pháp lý lãnh đạo cơng ty nói riêng văn phòng nói chung Việc tổ chức hoạt động đảm bảo thi hành quy định Nhà nước, phản ánh mối quan hệ ngang, dọc, trên, làm cho máy công ty trở thành chủ thể thốngnhất 24 ... CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC THAM MƯU – TỔNG HỢP CỦA VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY TNHH Ô TÔ HẢI ÂU 2.1 Côngtác tham mưu, tổng hợp .8 2.6 Công tác hậu cần .16 2.7 Công tác bảo vệ công. .. khác chức tham mưu tổng hợp văn phòng doanh nghiệp với văn phòng quan hành 18 CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP THỰC HIỆN THAM MƯU – TỔNG HỢP CỦA VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY TNHH Ô TÔ HẢI... công táccông tác tham mưu tổng hợp Văn phòng Cơng ty TNHH tơ Hải Âu Nhiệm vụ nghiên cứu - Nhận xét, đáng giá thực trạng cơng tác tham mưu tổng hợp Văn phòng Cơng ty TNHH ô tô Hải Âu Cơ sở phương