Đang tải... (xem toàn văn)
MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài: Văn phòng của tất cả các cơ quan, doanh nghiệp đều có vai trò, vị trí đặc biệt quan trọng. Vai trò, vị trí đặc biệt của văn phòng thể hiện ở chỗ nó là một bộ phận cấu thành, một đơn vị tổ chức không thể thiếu được đối với bất kỳ cơ quan nào. Văn phòng ra đời, tồn tại cùng với sự ra đời và tồn tại của cơ quan, thiếu nó cơ quan khó có thể hoạt động và tổ chức điều hành công việc một cách bình thường. Văn phòng có chức năng tham mưu đắc lực cho lãnh đạo cơ quan trong việc xây dựng, tổ chức thực hiện chương trình, kế hoạch công tác, trong triển khai và kiểm tra thực hiện các quyết định lãnh đạo, quản lý, trong tổ chức quản lý và điều hành, điều phối công việc hàng ngày của cơ quan. Chức năng tham mưu của văn phòng doanh nghiệp còn được quy định cụ thể trong các quyết định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của văn phòng. Chức năng tham mưu của văn phòng bộ được xác định bởi đặc điểm, đặc thù và địa vị pháp lý của nó. Đây là tổ chức trực tiếp giúp Lãnh đạo bộ điều hành công việc và các hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp; đồng thời là trung tâm thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo và quản lý. Văn phòng có điều kiện làm chức năng tham mưu hơn các vụ chức năng khác do có đầy đủ các cơ sở dữ liệu thông tin, có các nguồn, các kênh thông tin khác nhau để phân tích, xử lý, tổng hợp tham mưu cho Lãnh đạo ra các quyết định quản lý chính xác. Chức năng tham mưu của văn phòng bộ khác với chức năng tham mưu của các đơn vị chức năng. Đó là tham mưu tổng hợp, tham mưu ở giai đoạn cuối cùng, giai đoạn quyết định và ở tầm cao hơn, chính xác hơn. Công tác tham mưu của văn phòng bộ có vị trí, vai trò đặc biệt quan trọng. Vì vậy, tôi lựa chọn đề “Phân tích nhiệm vụ của văn phòng doanh nghiệp trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp. Đánh giá sự khác nhau trong văn phòng doanh nghiệp với văn phòng cơ quan hành chính nhà nước trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp. Đề xuất giải pháp để văn phòng doanh nghiêp thực hiện tốt chức năng tham mưu tổng hợp”. 2. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng: Chức năng tham mưu tổng hợp và nhiệm vụ của văn phòng doanh nghiệp trong việc thực hiện chức năng đó. Phạm vi nghiên cứu: Văn phòng các doanh nghiệp nói chung, Văn phòng cơ quan hành chính nhà nước nói chung. 3. Mục đích nghiên cứu Nghiên cứu về nhiệm vụ thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp của văn phòng doanh nghiệp. Chỉ ra sự khác nhau trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp của văn phòng doanh nghiệp và cơ quan hành chính nhà nước. Đề xuất các giải pháp chủ yếu để nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác tham mưu, tổng hợp của các văn phòng doanh nghiệp hiện nay. 4. Phương pháp nghiên cứu Đề tài sử dụng các phương pháp nghiên cứu của bản thân, mà chủ yếu là: Tiếp cận, phân tích tài liệu, thu thập thông tin từ văn bản của các doanh nghiệp và cơ quan hành chính nhà nước Phương pháp tổng hợp , chọn lọc thông tin Tìm hiểu các website, thông tin về doanh nghiệp và các cơ quan hành chính nhà nước 5. Ý nghĩa đề tài Thực hiện đề tài là điều kiện thuận lợi cho các cá nhân thực hiện đề tài nâng cao năng lực nghiên cứu, hoàn thành tốt nhiệm vụ của bản thân. Cung cấp luận cứ khoa học để xây dựng các đề án tăng cường chất lượng, hiệu quả công tác các cơ quan tham mưu giúp việc. Góp phần đóng góp ý kiến bản thân vào thực tế thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp của các doanh nghiệp. 6. Cấu trúc đề tài: Đề tài nghiên cứu của tôi ngoài phần mở đầu và kết luận gồm 3 chương: Chương 1: Tổng quan về văn phòng và văn phòng doanh nghiệp Chương 2: Tìm hiểu nhiệm vụ của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp. Đánh giá sự khác nhau của văn phòng doanh nghiệp và văn phòng cơ quan hành chính nhà nước trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp. Chương 3: Giải pháp tăng hiệu quả việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp trong văn phòng doanh nghiệp.
1 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan nội dung ngiên cứu đưa tiểu luận dựa cấc kết thu trình tìm hiểu phân tích tài liệu Nội dung tiểu luận có tham khảo sử dụng số thông tin tài liệu từ nguồn sách, tạp chí, trang Web liệt kê danh mục tài liệu tham khảo LỜI CẢM ƠN Tôi xin chân thành cám giảng viên giảng dậy hướng dẫn học phần Quản trị văn phòng doanh nghiệp- Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, để tơi hồn thành tốt đề tài Có thể nói đề tài cố gắng nỗ lực thân tơi Tuy nhiên kiến thức cịn hạn chế nên thiếu sót điều khơng thể tránh khỏi Kính mong nhận đóng góp ý kiến quý thầy cô Tôi xin chân thành cảm ơn! MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài: Văn phòng tất quan, doanh nghiệp có vai trị, vị trí đặc biệt quan trọng Vai trị, vị trí đặc biệt văn phịng thể chỗ phận cấu thành, đơn vị tổ chức thiếu quan Văn phòng đời, tồn với đời tồn quan, thiếu quan khó hoạt động tổ chức điều hành công việc cách bình thường Văn phịng có chức tham mưu đắc lực cho lãnh đạo quan việc xây dựng, tổ chức thực chương trình, kế hoạch cơng tác, triển khai kiểm tra thực định lãnh đạo, quản lý, tổ chức quản lý điều hành, điều phối công việc hàng ngày quan Chức tham mưu văn phòng doanh nghiệp quy định cụ thể định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức văn phòng Chức tham mưu văn phòng xác định đặc điểm, đặc thù địa vị pháp lý Đây tổ chức trực tiếp giúp Lãnh đạo điều hành công việc hoạt động quan, doanh nghiệp; đồng thời trung tâm thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo quản lý Văn phòng có điều kiện làm chức tham mưu vụ chức khác có đầy đủ sở liệu thơng tin, có nguồn, kênh thơng tin khác để phân tích, xử lý, tổng hợp tham mưu cho Lãnh đạo định quản lý xác Chức tham mưu văn phòng khác với chức tham mưu đơn vị chức Đó tham mưu tổng hợp, tham mưu giai đoạn cuối cùng, giai đoạn định tầm cao hơn, xác Cơng tác tham mưu văn phịng có vị trí, vai trị đặc biệt quan trọng Vì vậy, tơi lựa chọn đề “Phân tích nhiệm vụ văn phịng doanh nghiệp việc thực chức tham mưu tổng hợp Đánh giá khác văn phòng doanh nghiệp với văn phịng quan hành nhà nước việc thực chức tham mưu tổng hợp Đề xuất giải pháp để văn phòng doanh nghiêp thực tốt chức tham mưu tổng hợp” Đối tượng phạm vi nghiên cứu - Đối tượng: Chức tham mưu tổng hợp nhiệm vụ văn phòng doanh nghiệp việc thực chức - Phạm vi nghiên cứu: Văn phịng doanh nghiệp nói chung, Văn phịng quan hành nhà nước nói chung Mục đích nghiên cứu - Nghiên cứu nhiệm vụ thực chức tham mưu tổng hợp văn phòng doanh nghiệp - Chỉ khác việc thực chức tham mưu tổng hợp văn phòng doanh nghiệp quan hành nhà nước - Đề xuất giải pháp chủ yếu để nâng cao chất lượng, hiệu cơng tác tham mưu, tổng hợp văn phịng doanh nghiệp Phương pháp nghiên cứu Đề tài sử dụng phương pháp nghiên cứu thân, mà chủ yếu là: - Tiếp cận, phân tích tài liệu, thu thập thông tin từ văn doanh nghiệp quan hành nhà nước - Phương pháp tổng hợp , chọn lọc thông tin - Tìm hiểu website, thơng tin doanh nghiệp quan hành nhà nước Ý nghĩa đề tài - Thực đề tài điều kiện thuận lợi cho cá nhân thực đề tài nâng cao lực nghiên cứu, hoàn thành tốt nhiệm vụ thân - Cung cấp luận khoa học để xây dựng đề án tăng cường chất lượng, hiệu công tác quan tham mưu giúp việc - Góp phần đóng góp ý kiến thân vào thực tế thực chức tham mưu tổng hợp doanh nghiệp Cấu trúc đề tài: Đề tài nghiên cứu tơi ngồi phần mở đầu kết luận gồm chương: Chương 1: Tổng quan văn phòng văn phòng doanh nghiệp Chương 2: Tìm hiểu nhiệm vụ văn phịng việc thực chức tham mưu tổng hợp Đánh giá khác văn phòng doanh nghiệp văn phịng quan hành nhà nước việc thực chức tham mưu tổng hợp Chương 3: Giải pháp tăng hiệu việc thực chức tham mưu tổng hợp văn phòng doanh nghiệp CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ VĂN PHÒNG VÀ VĂN PHỊNG DOANH NGHIỆP 1.1 Văn phịng: 1.1.1 Định nghĩa: Để phục vụ cho công tác lãnh đạo quản lý quan, đơn vị cần thiết phải có cơng tác văn phòng với nội dung chủ yếu như: Tổ chức, thu thập, xử lý, phân phối, truyền tải quản lý sử dụng thơng tin bên ngồi nội bộ, trợ giúp lãnh đạo thực hoạt động điều hành quan, đơn vị,…Bộ phận chuyên đảm trách hoạt động nói gọi “văn phịng” Văn phịng hiểu theo nhiều góc độ khác nhau: - Nghĩa rộng: Văn phòng máy làm việc tổng hợp trực tiếp trợ giúp cho việc điều hành ban lãnh đạo quan, đơn vị Theo quan niệm quan thẩm quyền chung, quan đơn vị có quy mơ lơn - thành lập văn phịng (ví dụ: Văn phịng Quốc hội, Văn phịng Chính phủ, Văn phịng Tổng cơng ty,…) cịn quan, đơn vị có quy mơ nhỏ văn phịng phịng hành tổng hợp,… - Nghĩa hẹp: Văn phịng trụ sở làm việc quan, đơn vị, địa điểm giao tiếp, đối nội, đối ngoại quan đơn vị - Ngồi ra, văn phịng cịn hiểu phịng làm việc thủ trưởng có tầm cỡ cao như: Nghị sỹ, Kiến trúc sư trưởng,… Mặc dù văn phòng hiểu theo nhiều nghĩa khác có điểm chung là: + Văn phịng phải máy tổ chức thích hợp với đặc điểm cụ thể quan Ở quan, đơn vị có quy mơ lớn máy văn phòng gồm nhiều phận với số lượng cán nhân viên cần thiết để thực hoạt động; cịn quan, đơn vị có quy mơ nhỏ, tính chất cơng việc đơn giản văn phịng gọn nhẹ mức tối thiểu + Văn phịng phải có địa điểm giao dịch với sở vật chất định Quy mô yếu tố vật chất phụ thuộc vào quy mô, đặc điểm hoạt động công tác văn phịng “Văn phịng phận khơng thể tách rời quan, tổ chức, doanh nghiệp; nơi tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo công tác quản lý điều hành; thực hỗ trợ cơng tác hành cho đơn vị chức năng, nhằm giải có hiệu nhiệm vụ chung quan, tổ chức, doanh nghiệp” 1.1.2 Vai trò Văn phòng: Qua cách tiếp cận văn phòng, ta thấy vai trò quan trọng Văn phòng: - Là máy giúp việc tham mưu cho lãnh đạo quan, tổ chức việc giải công việc quan, nơi năm giữ thông tin đến, văn phòng phận nghiên cứu phát triển, đề xuất vấn đề có liên quan đến định lãnh đạo điều hành công việc cách nhanh chóng, kịp thời có hiệu Nếu văn phịng khơng làm việc hệ thống ngừng hoạt động - Văn phòng đảm bảo điều kiện vật chất cho quan, cho hoạt động lãnh đạo quan thường xuyên, liên tục đạt mục tiêu đề - Văn phòng nơi giao tiếp quan với quan, tổ chức công dân Với ý nghĩa Văn phòng trụ sở làm việc quan thơng qua Văn phịng, quan thể tính chất trang nghiêm cơng sở Văn phòng trung gian lãnh đạo với phận, phòng ban quan, doanh nghiệp nơi chuyển giao tất công việc cá nhân quan, doanh nghiệp tới lãnh đạo 1.1.3 Chức văn phòng: Chức tham mưu tổng hợp Tham mưu hoạt động cần thiết cho công tác quản lý Người quản lý phải quán xuyến đối tượng đơn vị kết nối hoạt động họ cách nhịp nhàng, khoa học Muốn đòi hỏi người quản lý phải tinh thơng nhiều lính vực, phải có mặt lúc, nơi, phải định xác kịp thời vấn đề…Điều vượt khả thực nhà quản lý Do đó, địi hỏi phải có lực lượng trợ giúp nhà quản lý trước hết công tác tham mưu tổng hợp Tham mưu hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm định tối ưu cho trình quản lý để đạt kết cao chủ thể làm công tác tham mưu quan đơn vị cá nhân hay tập thể tồn độc lập tương chủ thể quản lý Trong thực tế, quan, đơn vị thường đặt phận tham mưu văn phịng để giúp cho cơng tác thuận lợi để có ý kiến tham mưu, văn phịng phải tổng hợp thơng tin bên bên ngồi, phân tích, quản lý sử dụng thơng tin theo ngun tắc trình tự định Ngồi phận tham mưu văn phịng cịn có phận nghiệp vụ cụ thể làm tham mưu cho lãnh đạo vấn đề mang tính chun sâu cơng nghệ, tiếp thị, tài chính, kế toán… Cách thức tổ chức cho phép tận dụng khả chuyên giá lĩnh vực chun mơn song có lúc làm tản mạn nội dung tham mưu, gây khó khăn việc hình thành phương án điều hành tổng hợp Để khắc phục tình trạnh này, văn phòng đầu mối tiếp nhận phương án tham mưu từ phận chuyên môn, nghiệp vụ tập hợp thành hệ thống thống trình đề xuất với lãnh đạo phương án hành động tổng hợp sở phương án riêng biệt phận nghiệp vụ Như văn phịng vừa nơi thực cơng tác tham mưu vừa nơi thu thập tiếp nhận, tổng hợp ý kiến phận khác cung cấp cho lãnh đạo quan, đơn vị - Chức giúp việc điều hành Văn phòng đơn vị trực tiếp giúp cho việc điều hành quản lý ban lãnh đạo quan đơn vị thông qua công việc cụ thể như: Xây dựng chương trình kế hoạch cơng tác quý, tháng, tuần, ngày tổ chức triển khai thực kế hoạch Văn phịng nơi thực hoạt động lễ tân, tổ chức hội nghị, chuyến công tác, tư vấn cho lãnh đạo công tác soạn thảo văn bản… - Chức hậu cần Hoạt động quan, đơn vị thiếu điều kiện vật chất nhà cửa, phương tiện, thiết bị, dụng cụ văn phịng phận cung cấp, bố trí, quản lý phương tiện thiết bị dụng cụ để bảo đảm sử dụng có hiệu Đó chức hậu cần văn phịng Quy mơ đặc điểm phương tiện vật chất nêu phụ thuộc vào đặc điểm quy mô hoạt động quan, đơn vị chi phí thấp với hiệu cao phương châm hoạt động cơng tác văn phịng Tóm lại, văn phịng đầu mối giúp việc cho lãnh đạo thông qua ba chức quan trọng Các chức vừa độc lập, vừa hỗ trợ bổ sung cho nhằm khẳng định cần thiết khách quan phải tồn văn phòng quan, đơn vị 1.1.4 Nhiệm vụ văn phòng: Các chức văn phòng thể nhiệm vụ cụ thể sau: - Tổng hợp chương trình cơng tác cho quan, đơn vị Mỗi quan, đơn vị, dự án có nhiều kế hoạch phận khác xây dựng Song muốn đạt mục tiêu chung kế hoạch phải kết nối thành hệ thống kế hoạch hoàn chỉnh, ăn khớp hỗ trợ cho Văn phòng đơn vị tổng hợp kế hoạch tổng thể quan, đơn vị đôn đốc hộ phận khác thực Mặt khác, vãn phòng có nhiệm vụ trực tiếp xàv dựng chương trình, ke hoạch cóng tác quý tháng, tuần… ban lãnh đạo giúp lãnh đạo triển khai, thực kế hoạch - Thu thập xử lý Thơng tin để thủ trưởng, lãnh đạo đưa định kịp thời đắn Thông tin bao gồm nhiều loại từ nhiều nguồn khác Nhiều khỏi lượng thông tin lớn phức tạp đa dạng, đa chiều Việc thu thập xứ lý lượng thông tin cần phải có phận trợ giúp, vãn phịng Các 10 Khi bắt đầu vào hoạt động tất thành viên cam kết theo điều lệ doanh nghiệp Tuy nhiên, doanh nghiệp ln hoạt động có biến đổi mặt tổ chức hoạt động Vì thế, văn phịng phải tham mưu cho lãnh đạo vấn đề sửa đổi, bổ sung điều lệ hoạt động cho phù hợp với thực trạng doanh nghiệp mang lại hiệu tốt - Tên, địa trụ sở chính, chi nhánh, văn phịng đại diện (nếu có); - Mục tiêu ngành, nghề kinh doanh; - Vốn điều lệ; - Họ tên, địa tất thành viên hợp danh công ty hợp danh; tên, địa thành viên công ty trách nhiệm hữu hạn; tên, địa cổ đông sáng lập công ty cổ phần; - Phần vốn góp giá trị vốn góp thành viên công ty trách nhiệm hữu hạn công ty hợp danh, số cổ phần mà cổ đông sáng lập cam kết mua, loại cổ phần, mệnh giá cổ phần tổng số cổ phần quyền chào bán loại công ty cổ phần; - Quyền nghĩa vụ thành viên công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty hợp danh; cổ đông công ty cổ phần; - Cơ cấu tổ chức quản lý; - Người đại diện theo luật pháp công ty trách nhiệm hữu hạn công ty cổ phần; - Thể thức thông qua định công ty; nguyên tắc giải tranh chấp nội bộ; - Những trường hợp thành viên u cầu cơng ty mua lại phần vốn góp công ty trách nhiệm hữu hạn cổ phần công ty cổ phần; - Các loại quỹ mức giới hạn loại quỹ lập công ty; nguyên tắc phân chia lợi nhuận, trả cổ tức, chịu lỗ kinh doanh; - Các trường hợp giải thể, trình tự giải thể thủ tục lý tài sản công ty; - Thể thức, sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty; 26 - Chữ ký tất thành viên hợp danh công ty hợp danh; người đại diện theo pháp luật tất thành viên công ty trách nhiệm hữu hạn; người đại diện theo pháp luật tất cổ đông sáng lập công ty cổ phần 2.3.3.3 Xây dựng tổ chức thực quy chế, nội quy hoạt động doanh nghiệp Để đảm bảo việc quản lý điều hành văn phòng hiệu quả, cần xây dựng Quy chế làm việc riêng văn phòng Đây coi quy tắc công tác quản lý điều hành văn phòng mà tất nhân làm việc văn phịng phải tn theo Nó sở, thước đo cho việc xử lý công việc, giải vấn đề mâu thuẫn phát sinh giúp cho việc quản lý, điều hành, kiểm tra, giám sát nhà quản trị văn phòng hiệu Bản Quy chế cần xác định đầy đủ nội dung: - Đối tượng, phạm vi áp dụng Quy chế - Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn văn phòng - Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn lãnh đạo đơn vị nghiệp vụ văn phòng - Quy định nghiệp vụ cho lĩnh vực/mặt hoạt động văn phòng - Mối quan hệ phối hợp công việc phận nghiệp vụ với đơn vị khác quan, tổ chức - Các quy định về: chế độ họp; đánh giá, thi đua, khen thưởng, kỷ luật; thời gian làm việc, nghỉ ngơi, làm giờ; quy trình giải khiếu nại, thắc mắc… - Chính sách người lao động văn phòng: đào tạo, lễ tết, hiếu, hỉ - Quy định trang phục, thái độ, trách nhiệm, phẩm chất đạo đức, an toàn vệ sinh lao động Xây dựng Quy chế làm việc văn phòng phải dựa sở nguyên tắc chung pháp luật 27 quy định cụ thể quan, tổ chức Trong trình thực hiện, cần có theo dõi, tổng kết chỉnh sửa Quy chế cho phù hợp với điều kiện thực tế 2.3.3.4 Tổ chức, xây dựng chương trình, kế hoạch - Theo dõi tổng hợp tình hình hoạt động chung doanh nghiệp; - Tiếp nhận thơng tin, báo cáo phịng ban, xưởng sản xuất, văn phòng đại diện, cửa hàng; - Thực việc tổng hợp báo cáo lãnh đạo; - Xây dựng nội dung chương trình-kế hoạch cơng tác chung doanh nghiệp; - Chuẩn bị nội dung họp, hội nghị; - Rà soát, tham mưu cho lãnh đạo công tác ban hành văn bản; phụ trách công tác pháp lý cho hoạt động doanh nghiệp - Trực tiếp quan hệ làm việc với quan bảo vệ pháp luật, quan báo chí truyền thông lĩnh vực liên quan tới hoạt động doanh nghiệp - Quản lý tổ chức kiện liên quan tới cơng tác quảng bá hình ảnh doanh nghiệp, công tác truyền thông, tuyên truyền, hội chợ, triển lãm nước quốc tế 2.3.3.5 Tổ chức thu thập thông tin phục vụ cho hoạt động kinh doanh doanh nghiệp: Thông tin để thủ trưởng, lãnh đạo đưa định kịp thời đứng đắn Thông tin bao gồm nhiều loại từ nhiều nguồn khác Nhiều khỏi lượng thông tin rát lớn phức tạp đa dạng, đa chiều Việc thu thập xứ lý lượng thông tin cần phái có phận trợ giúp, vãn phịng Các thơng tin, cơng văn, giây tờ đến văn phòng thu thập, xử lý phân loại theo kênh thích hợp đề’ sau chuyến phát di hay lưu trữ Văn phịng phái tuân theo quy định nghiêm ngặt văn thư, lưu trữ thu nhận, xử lý Bảo quản chuyến phát thông tin Thông tin thu thập đầy đủ, kịp thời, xử lý khoa học, đáp ứng yêu cầu quán lý sở để thủ trưởng, lãnh đạo lựa chọn quvết định quản lý 28 2.3.3.6 Tổ chức thực nghiệp vụ Văn thư- lưu trữ: - Thực công tác văn thư; - Quản lý sử dụng dấu; cấp giấy giới thiệu, giấy đường; - Chuyển giao văn bản, tài liệu; - phân chia báo, tạp chí cho đơn vị doanh nghiệp - Thực nghiệp vụ lưu trữ chỉnh lý, thu thập, xác định giá trị tài liệu, bảo quản, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ - Tham mưu cho lãnh đạo xây dựng quy chế hướng dẫn nghiệp vụ công tác doanh nghiệp Nhiệm vụ văn phòng thực chức tham mưu tổng hợp giữ vài trị quan trọng, gắn liền tất mặt hoạt động, lĩnh vực doanh nghiệp không thực nghiêm túc không mang lại 2.4 hiệu công việc Sự khác Văn phòng doanh nghiệp với Văn phòng quan Hành nhà nước việc thực chức tham mưu, tổng hợp: 2.4.1 Văn phòng quan hành nhà nước: Các quan hành nhà nước hệ thống quan từ trung ương tới địa phương, nhà nước trao quyền quản lý nhà nước lĩnh vực khác nhằm đảm bảo phát triển trật tự xã hội Ở Việt Nam, có hai loại quan hành nhà nước bao gồm quan nhà nước có thẩm quyền chung quan nhà nước có thẩm quyền riêng - Cơ quan nhà nước có thẩm quyền chung: Căn vào quy định pháp luật hành (Hiến pháp, Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân cấp), quan nhà nước có thẩm quyền chung thường hiểu quan có chức quản lý nhà nước tất ngành, lĩnh vực, đối tượng phạm vi toàn quốc địa phương Các quan bao gồm: Chính phủ Ủy ban nhân dân (UBND) cấp Văn phòng quan nhà nước có thẩm quyền chung có tên gọi Văn phịng (Văn phịng Chính phủ, Văn phịng UBND) Văn phịng 29 Chính phủ quan ngang Bộ, có chức năng, nhiệm vụ quyền hạn rộng Ví dụ: Chức tham mưu tổng hợp văn phòng UBND: - Là máy giúp việc UBND lãnh đạo UBND; - Tham mưu tổng hợp giúp UBND tổ chức hoạt động chung tham mưu giúp lãnh đạo UBND đạo, điều hành hoạt động chung máy hành địa phương; bảo đảm cung cấp thông tin phục vụ công tác quản lý, đạo, điều hành UBND thông tin cho công chúng theo quy định pháp luật; bảo đảm điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động UBND - Cơ quan nhà nước có thẩm quyền riêng: Căn vào quy định pháp luật hành (Hiến pháp, văn quy phạm pháp luật khác có liên quan), quan nhà nước có thẩm quyền riêng hiểu quan có chức quản lý nhà nước phạm vi ngành, lĩnh vực Bộ, quan ngang bộ, quan thuộc Chính phủ; sở, phịng, ban thuộc UBND cấp địa phương Chức nhiệm vụ văn phịng quan nhà nước có thẩm quyền riêng (thường gọi Văn phòng) - Thực chức tham mưu tổng hợp chương trình, kế hoạch cơng tác phục vụ hoạt động quan lãnh đạo; kiểm sốt thủ tục hành theo quy định pháp luật; giúp lãnh đạo tổng hợp, theo dõi, đôn đốc tổ chức, đơn vị trực thuộc thực chương trình, kế hoạch cơng tác phê duyệt; tổ chức thực cơng tác hành chính, văn thư, lưu trữ; quản lý sở vật chất - kỹ thuật, tài sản, kinh phí hoạt động, bảo đảm phương tiện, điều kiện làm việc; phục vụ chung cho hoạt động quan công tác quản trị nội 2.4.2 Văn phòng doanh nghiệp 30 Doanh nghiệp tổ chức kinh tế có tên riêng, có tài sản, có trụ sở giao dịch ổn định, đăng ký kinh doanh theo quy định pháp luật nhằm mục đích thực hoạt động kinh doanh (Luật Doanh nghiệp) Văn phòng doanh nghiệp đơn vị cấu tổ chức doanh nghiệp, có chức giúp việc cho lãnh đạo doanh nghiệp hỗ trợ cho đơn vị chuyên môn khác Tuy nhiên, có nhiều loại hình doanh nghiệp nên văn phịng doanh nghiệp có cách thức tổ chức khác Với loại hình nhóm cơng ty (tập đồn, tổng cơng ty…) văn phịng tổ chức quy mô với tên gọi Văn phịng (như văn phịng Tổng cơng ty Hàng khơng, văn phịng Tập đồn Dầu khí Quốc gia…) Với cơng ty có quy mơ nhỏ văn phịng gọi phịng Hành (hoặc phịng Hành – Nhân sự) Bên cạnh đó, với loại hình cơng ty tư nhân, cơng ty vừa nhỏ văn phịng phận hành với số lượng nhân viên hạn chế (thậm chỉ có người) phải thực tất công tác hành cơng ty Văn phịng phận tham mưu trực tiếp lãnh đạo công tác điều hành, quản lý hành quan, doanh nghiệp Trong công tác quản lý quan, tổ chức, định lãnh đạo ban hành có đóng góp văn phịng thơng qua cơng việc cụ thể nắm thơng tin, đánh giá tình hình, nghiên cứu văn pháp luật, đưa dự báo giải pháp Có thể nói vị trí chức tham mưu tổng hợp văn phòng coi “cánh tay phải” nhà lãnh đạo Chức tham mưu, tổng hợp, giúp việc cho hoạt động công ty lãnh đạo doanh nghiệp, thực cơng tác hành đồng thời tham gia vào hoạt động sản xuất, kinh doanh doanh nghiệp Trên sở thông tin thu thập, xử lý, phân tích, tổng hợp trình lãnh đạo; văn phòng phạm vi quyền hạn nghiên cứu tình hình, tham mưu, đề xuất biện pháp hợp lý giúp lãnh đạo có thêm sở lựa chọn ban hành định kịp thời nhằm giải công việc cách hiệu 31 lý công tác quản lý điều hành Chẳng hạn việc quản lý quan, doanh nghiệp, sở quy định pháp luật tình hình thực tế, văn phịng với đơn vị chức tham mưu cho lãnh đạo xây dựng quy định, quy chế, quy trình nghiệp vụ quy trình xử lý văn bản, quy trình đánh giá nhân sự, quy trình tuyển dụng, quy trình kiểm sốt… Trong q trình thực chức tham mưu tổng hợp: - Ở quan nhà nước, chức tham mưu tổng hợp hướng đến tất ngành, lĩnh vực, đối tượng phạm vi toàn quốc địa phương nội ngành, chủ yếu lĩnh vực quản lý điều hành.Vì mục tiêu quốc kế dân sinh - Ở doanh nghiệp, chức tham mưu tổng hợp hướng đến lĩnh vực mà doanh nghiệp hoạt động, nội doanh nghiệp, đặt mục tiêu lợi nhuận lên hàng đầu tham gia vào hầu hết tất mặt doanh nghiệp 32 CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP TĂNG HIỆU QUẢ VIỆC THỰC HIỆN CHỨC NĂNG THAM MƯU TỔNG HỢP TRONG VĂN PHỊNG DOANH NGHIỆP Văn phịng khơng phải cỗ máy giúp việc đơn số người thường nghĩ Văn phòng nơi tập trung cần phải có người hiểu biết, ln phấn đấu vươn lên, ln tích cực, chủ động, sáng tạo, trung thành, tận tụy, biết hy sinh thời gian cá nhân cho đơn vị để đảm bảo công tác “tham mưu - tổng hợp” Do đó, cần phải thay đổi cách nhìn nhận cần phải quan tâm nhiều đến cơng tác văn phịng để hoạt động quan, đơn vị thơng suốt, hồn thành xuất sắc nhiệm vụ Chính vậy, việc tăng cường xây dựng tổ chức cải cách hoạt động văn phòng quan, đơn vị cần phải quan tâm, đặc biệt: 3.1 Trách nhiệm doanh nghiệp nhân viên doanh nghiệp 3.1.1 Đối với doanh nghiệp: - Có chế tạo điều kiện cho cán bộ, cơng chức học tập nâng cao trình độ lý luận trị, quản lý, chun mơn nghiệp vụ để đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ tình hình - Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn phịng; tin học hóa hoạt động văn phịng, số hóa cơng tác văn thư lưu trữ tăng cường dịch vụ công trực tuyến cấp độ hướng tới hành điện tử, cơng khai, minh bạch, dân chủ, sạch, vững mạnh Đều tạo cho văn phịng cán cơng chức văn phòng phong cách làm việc mới, vừa nâng cao tốc độ độ xác giải cơng việc, vừa tn theo quy trình xác định phân công rõ ràng với thái độ văn minh, lịch sự, có trách nhiệm 33 - Tăng cường công tác phổ biến, tuyên truyền nghiệp vụ hành văn phịng, nâng cao tầm nhận thức vị trí, vai trị, ý nghĩa cơng tác văn phịng, xem yếu tố tiên để hồn thành nhiệm vụ Tránh suy nghĩ lệch lạc vị trí tầm quan trọng văn phịng - Xây dựng quy tắt ứng xử cán làm cơng tác văn phịng, văn phịng phận tiếp xúc với công dân đến đăng ký làm việc với quan, đơn vị - Thực cải cách hành triệt để, chuẩn hố cơng khai hố quy trình giải công việc quan, đơn vị việc triển khai tốt Hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO (9001:2008), nghiên cứu thể chế hóa (ban hành qui trình, qui chế làm việc ) nhằm mục đích tối ưu hóa hoạt động văn phịng , điều địi hỏi phải : + Phải thống hóa hệ thống biểu mẫu, sổ sách(ISO); + Phải tiêu chuẩn hóa sản phẩm dịch vụ Văn phịng (ISO); + Phải tối đa hóa nhiệm vụ cán làm cơng tác văn phịng; + Phải tối thiểu hóa việc khơng đáng có 3.1.2 Đối với nhân viên văn phịng: - Người làm cơng tác văn phịng cần tích cực tham gia học tập, cập nhật kịp thời thông tin, văn luật; không ngừng tự học tập, tự rèn thông qua bạn bè, đồng nghiệp kênh thơng tin nhằm nâng cao trình độ lý luận trị, chuyên môn nghiệp vụ, nắm vững chủ trương, nội dung quy định pháp luật, tích lũy kiến thức xã hội sâu rộng để tham mưu tổng hợp phục vụ đắc lực giúp Lãnh đạo doanh nghiệp 34 - Thường xuyên đổi tác phong, lề lối làm việc phải tự xây dựng chương trình làm việc (năm, quý, tháng hàng tuần) riêng đảm bảo tuân thủ quy chế, quy trình cụ thể; bám sát thực tiễn, phát vấn đề nảy sinh, đề xuất biện pháp giải kịp thời, quy định pháp luật; làm tốt cơng tác phối hợp với quan phịng, ban tỉnh huyện công tác tham mưu tổng hợp - Nghiêm túc thực chế độ thông tin báo cáo cách nhanh chóng, đầy đủ xác Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin công tác để nâng cao chất lượng công tác tham mưu, tổng hợp - Xây dựng, củng cố tổ chức, máy Văn phòng đảm bảo tiêu chuẩn, số lượng theo quy định theo hướng chun mơn hóa Ln chuyển cơng chức Văn phịng ln đảm bảo tính kế thừa, ổn định, đáp ứng yêu 3.2 3.2.1 cầu nhiệm vụ giao Các giải pháp: Giải pháp đổi mới, nâng cao chất lượng công tác tham mưu xây dựng tổ chức thực chương trình cơng tác doanh nghiệp: Văn phòng doanh nghiệp cần chủ động phối hợp với quan liên quan tham mưu xây dựng, ban hành chương trình cơng tác lãnh đạo Đây cơng việc khó, cần thành lập phận giúp việc gồm người có kiến thức sâu rộng, có lực phân tích, tổng hợp, đặt lãnh đạo trực tiếp để xây dựng chương trình cơng tác đảm bảo nội dung có tính tồn diện, có trọng tâm, trọng điểm, sát hợp với điều kiện thực tế Trong trình thực hiện, văn phòng doanh nghiệp cần chủ động tham mưu thực theo chương trình cơng tác đề ra; mặt khác cần phải nắm chắc, vận dụng linh hoạt chủ trương doanh nghiệp vào tình hình thực tế 3.2.2 Giải pháp nâng cao chất lượng công tác tham mưu lĩnh vực hợp tác: 35 Tham mưu cho doanh nghiệp đẩy mạnh việc tuyên truyền, quán triệt cho nhân viên doanh nghiệp thực việc giữ gìn hình ảnh doanh nghiệp, tạo uy tín cho việc phát triển kinh doanh Chú trọng xây dựng chương trình, kế hoạch đối ngoại hàng năm; đạo hoạt động đối ngoại, quảng bá tiềm năng, mạnh hình ảnh doanh nghiệp, tạo điều kiện tiền đề để thúc đẩy hợp tác, kêu gọi đầu tư, thu hút nguồn lực từ bên ngoài, phát triển kinh tế, xã hội Tăng cường công tác kiểm tra, giám sát, kịp thời tổ chức sơ kết, tổng kết việc thực quy định doanh nghiệp Ngồi ra, cịn có yêu cầu khác như: - Tham mưu phải đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ quản lý, đạo điều hành doanh nghiệp - Đảm bảo chất lượng tham mưu, đề xuất - Đảm bảo tính khả thi thực công tác tham mưu Trên số giải pháp mà thân tơi tìm hiểu nghiên cứu nhằm mục đích giúp văn phòng doanh nghiệp thực tốt chức tham mưu tổng hợp Bởi lẽ, văn phòng phận quan trọng thiếu doanh nghiệp, chức tham mưu tổng hợp đóng góp không nhỏ vào việc quản lý, lãnh đạo nên giải pháp yêu cầu thiết thực để văn phòng doanh nghiệp thực tốt chức 36 KẾT LUẬN: Văn phịng – đơn vị doanh nghiệp Nếu văn phòng trước nơi giải công việc hành vụ, nơi tiếp nhận người mà lý khơng thể làm đơn vị văn phịng phận có vị trí quan trọng, khơng thể thiếu quan, doanh nghiệp Đó là: văn phịng trung tâm xử lý thơng tin phục vụ cho hoạt động quan, doanh nghiệp; phận tham mưu đặc biệt lãnh đạo công tác quản lý điều hành tổ chức Đề tài tập trung phân tích chức tham mưu, tổng hợp văn phòng quan doanh nghiệp, nhiệm vụ văn phịng doanh nghiệp cơng tác tham mưu tổng hợp, đề xuất xây dựng giải pháp để văn phòng doanh nghiệp thực tốt chức tham mưu tổng hợp Qua đề tài, phần giúp cá nhân thân hiểu thêm chức tham mưu tổng hợp văn phòng doanh nghiệp văn phịng quan hành nhà nước, học giá trị để áp dụng vào thực tế làm việc cơng tác máy văn phòng quan 37 TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình quản trị văn phịng Cơng tác hành văn phịng Quản trị hành văn phịng- Đại học Sài Gịn 38 ... CỦA VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP TRONG VIỆC THỰC HIỆN CHỨC NĂNG THAM MƯU TỔNG HỢP ĐÁNH GIÁ SỰ KHÁC NHAU CỦA VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP VỚI VĂN PHÒNG CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC TRONG VIỆC THỰC HIỆN CHỨC NĂNG... thực chức tham mưu tổng hợp Đánh giá khác văn phòng doanh nghiệp văn phịng quan hành nhà nước việc thực chức tham mưu tổng hợp Chương 3: Giải pháp tăng hiệu việc thực chức tham mưu tổng hợp văn phòng. .. biệt quan trọng Vì vậy, tơi lựa chọn đề ? ?Phân tích nhiệm vụ văn phịng doanh nghiệp việc thực chức tham mưu tổng hợp Đánh giá khác văn phòng doanh nghiệp với văn phịng quan hành nhà nước việc thực