Tiểu luận Quản Trị Học CTY SAFCO BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC HOA SEN TIỂU LUẬN Môn học: Quản trị học Đề tài: Cơ cấu tổ chức, máy điều hành, quản lý Công ty SAFCO Nhóm: Hand in hand: Phạm Lê Thuý Ngọc_092081 (NT) Bùi Nhân Ái_ Nguyễn Thị Ngọc Hân_ Nguyễn Thị Phương Ly_093247 Đinh Thị Kim Phụng_092088 Nguyễn Hồ Ngọc Thạch_092095 Ngày viết báo cáo: 15/5/2011 Người nhận báo cáo: Th.S Kinh Tế Trần Vĩnh Tuấn TP HCM, Ngày 15 tháng năm 2011 Nhóm HAND IN HAND Tiểu luận Quản Trị Học CTY SAFCO LỜI CẢM ƠN Đi thực tế đến công ty hoạt động thiết thực, tạo hội cho sinh viên học tập đối chiếu Lý thuyết quản trị thực tế doanh nghiệp Song hoạt động gặp khơng khó khăn Do thời gian tiếp xúc với doanh nghiệp bị hạn chế vỏn vẹn buổi gặp mặt (kéo dài không tiếng) sinh viên khó lòng nhận đầy đủ thơng tin từ phía doanh nghiệp Tuy nhiên mà chúng tơi cảm ơn ban lãnh đạo nhân viên cty SAFCO hết lòng giúp đỡ, cung cấp tài liệu đón tiếp chúng tơi Bên cạnh đó, phải cảm ơn thầy TrầnVĩnh Tuấn giảng viên môn Quản Trị Học nhóm Sự hướng dẫn, sẵn lòng giải đáp thắc mắc thầy yếu tố giúp tiểu luận đạt kết tốt Dù đến doanh nghiệp buổi chiều thực đề án hai tuần, song với nỗ lực thành viên nhóm, tiểu luận thành công Hy vọng báo cáo môn học mà nguồn tài liệu tham khảo thực tế bổ ích Nhóm HAND IN HAND Tiểu luận Quản Trị Học CTY SAFCO MỤC LỤC GIỚI THIỆU VỀ CTY SAFCO 1.1 Lịch sử hình thành phát triển 1.2 Cơ sở vật chất Cty CHỨC NĂNG NGÀNH NGHỀ KINH DOANH CỦA CTY SAFCO 2.1 Đối tượng phục vụ 2.2 Ngành nghề kinh doanh 2.3 Một số thông tin kết kinh doanh cty năm 2010 2.4 Đánh giá chung 10 2.5 Một số sản phẩm cty 11 SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CỦA CTY .13 3.1 Sơ lược tổ chức nhân cty 13 3.2 Nhà quản trị cấu tổ chức cty .15 CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ CÁC PHÒNG BAN 19 4.1 Phòng Tài quản trị 19 4.2 Phòng thẩm định giá 24 4.3 Phòng bán đấu giá tài sản 25 KẾT LUẬN 27 PHỤ LỤC .30 6.1 Tài liệu tham khảo 30 6.2 Đánh giá hoạt động nhóm 30 Nhóm HAND IN HAND Tiểu luận Quản Trị Học CTY SAFCO GIỚI THIỆU VỀ CTY SAFCO LUÔN MANG ĐẾN SỰ TIN CẬY VÀ CHẤT LƯỢNG PHỤC VỤ CHO QUÝ KHÁCH THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH CƠNG TY CỔ PHẦN THẨM ĐỊNH GIÁ VÀ DỊCH VỤ TÀI CHÍNH SÀI GỊN SAIGON APPRAISAL AND FINANCIAL SERVICE J.S.C Trụ sở: 20 Trần Hưng đạo, phường 07, quận 5, thành phố Hồ Chí Minh ĐT: (84 8) 39 246799 - Fax: (84 8) 39246839 Email: faechcm@vnn.vn MST : 0303291132 Tài khoản số : 45105100027687040011 Ngân hàng Liên Việt – CN Tân Bình Nhóm HAND IN HAND Tiểu luận Quản Trị Học 1.1 CTY SAFCO Lịch sử hình thành phát triển Giai đoạn Trung tâm Dịch vụ thẩm định giá bán đấu giá tài sản: Trung tâm thành lập theo Quyết định số 51/2004/QĐ-UB ngày 08/03/2004 Ủy ban nhân dân thành phố thành lập Trung tâm Dịch vụ Thẩm định giá Bán đấu giá tài sản trực thuộc Sở Tài thành phố Hồ Chí Minh Trung tâm có tư cách pháp nhân, có dấu riêng, mở tài khoản ngân hàng Kho bạc Nhà nước để hoạt động theo quy đinh  Quy chế hoạt động Trung tâm thực theo Quyết định số 3838/QĐUB ngày 05/08/2004 Ủy ban nhân dân thành phố ban hành Quy chế tổ chức hoạt động Trung tâm Dịch vụ thẩm định giá bán đấu giá tài sản thuộc Sở Tài thành phố Hồ Chí Minh  Phí dịch vụ thẩm định giá Trung tâm thu theo Quyết định số 204/2004/QĐ-UB ngày 27/08/2004 Ủy ban nhân dân thành phố phê duyệt mức thu phí loại hình dịch vụ tư vấn Trung tâm Dịch vụ Thẩm định giá Bán đấu giá tài sản trực thuộc Sở Tài Hồ Chí Minh Giai đoạn chuyển sang Công ty cổ phần Tư vấn Thẩm định giá Dịch vụ Tài (nay Cơng ty cổ phần Thẩm định giá Dịch vụ tài Sài Gòn):  Thực theo Nghị định số 101/2005/NĐ-CP ngày 03/08/2005 Chính phủ thẩm định giá Thông tư số 17/2006/TT-BTC ngày 13/03/2006 Bộ Tài hướng dẫn việc chuyển đổi Trung tâm thẩm định giá sang hoạt động theo hình thức doanh nghiệp  Ngày 12/09/2007, Ủy ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh có Quyết định số 4123/QĐ-UBND việc phê duyệt phương án chuyển Trung tâm Dịch vụ Thẩm định giá Bán đấu giá tài sản thành Công ty Cổ phần Tư vấn Thẩm định giá Dịch vụ Tài  Từ ngày 07/05/2008, Cơng ty cổ phần tư vấn thẩm định giá dịch vụ tài chính thức vào hoạt động theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh công ty cổ phần lần đầu số 4103010223 ngày 07/05/2008 Sở Kế hoạch Đầu tư thành phố Hồ Chí Minh cấp  Ngày 21/01/2009, Bộ Tài cơng bố Cơng ty CP Tư vấn Thẩm định giá Dịch vụ Tài đủ điều kiện hoạt động thẩm định giá tài sản năm 2009 Thông báo số 26/TB-BTC  Từ ngày 05/7/2010 Công ty CP Tư vấn Thẩm định giá Dịch vụ Tài thay đổi thành Cơng ty cổ phần Thẩm định giá Dịch vụ tài Sài Gòn theo Nhóm HAND IN HAND Tiểu luận Quản Trị Học CTY SAFCO Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh đăng ký thuế công ty cổ phần số: 0303291132 ngày 05/7/2010 Sở Kế hoạch Đầu tư thành phố Hồ Chí Minh cấp  Ngày 31/8/2010, Bộ Tài cơng bố việc đổi tên Doanh nghiệp thẩm định giá đủ điều kiện hoạt động thẩm định giá năm 2010 Thông báo số 252/TBBTC 1.2 Cơ sở vật chất Cty Cty SAFCO trước đặt số 123 Trần Quốc Thảo, P.7, Q.3, TPHCM sau chuyển đến 20 Trần Hưng Đạo, P.7, Q.5, TP.HCM từ tháng 8/2010 Dưới số hình ảnh cty địa điểm CHÈN HÌNH ẢNH Nhóm HAND IN HAND Tiểu luận Quản Trị Học CTY SAFCO CHỨC NĂNG NGÀNH NGHỀ KINH DOANH CỦA CTY SAFCO 2.1 Đối tượng phục vụ Các tổ chức, cá nhân, quan Nhà nước, tổ chức kinh tế nước, tổ chức xã hội, lực lượng vũ trang công dân (gọi chung khách hàng) 2.2 Ngành nghề kinh doanh Dịch vụ thẩm định giá: Thực dịch vụ thẩm định giá trị quyền sử dụng đất,  cơng trình xây dựng đất, máy móc thiết bị, dây chuyền cơng nghệ, phương tiện vận tải, hàng hóa, dịch vụ, thẩm định giá trị doanh nghiệp theo yêu cầu quan Nhà nước, tổ chức, cá nhân Dịch vụ tổ chức bán đấu giá tài sản: Thực dịch vụ tổ chức bán đấu giá  quyền sử dụng đất, cơng trình xây dựng đất, máy móc thiết bị, hàng hóa theo yêu cầu khách hàng ủy quyền quan Nhà nước có thẩm quyền Dịch vụ cung cấp thông tin giá thị trường: Cung cấp thông tin tư vấn  thị trường giá tài sản, hàng hóa, quảng cáo rao bán, cho thuê bất động sản, lập thủ tục sang tên, chuyển quyền sở hữu bất động sản tư vấn vấn đề có liên quan đến pháp lý nhà đất,…theo yêu cầu khách hàng Dịch vụ tư vấn: Tư vấn để chuyển nhượng, giao dịch tài sản, bồi thường, tái  định cư… tư vấn cho chủ đầu tư việc lập phương án bồi thường, sách bồi thường tái định cư Tổ chức đào tạo, nghiên cứu khoa học thẩm định giá dịch vụ tài chính: Tổ  chức hoạt động đào tạo, nghiên cứu, hội thảo, bồi dưỡng kiến thức nghiệp vụ thẩm định giá, lĩnh vực tài chính, kế tốn,… Biên soạn xuất ấn phẩm: Xuất ấn phẩm thơng tin, sách, tạp  chí, thẩm định giá, thị trường giá lĩnh vực liên quan Nhóm HAND IN HAND Tiểu luận Quản Trị Học CTY SAFCO Các nhiệm vụ khác Ủy ban nhân dân thành phố Bộ Tài giao  phó Thẩm định giá trị tài sản nhằm phục vụ mục đích :  Bán nhà, xưởng thuộc sở hữu nhà nước  Góp vốn liên doanh, liên kết, cổ phần hóa doanh nghiệp  Tính thuế, khấu hao tài sản cố định  Bán đấu giá tài sản, chuyển nhượng tài sản  Giải phóng mặt  Làm sở tham khảo để bảo lãnh du học, du lịch  Mua sắm, lý tài sản, …  Xác định giá mua, giá bán tài sản, hàng hóa, dịch vụ  Các mục đích khác theo thỏa thuận,… 2.3 Một số thông tin kết kinh doanh cty năm 2010  Doanh thu Công ty thực chủ yếu lĩnh vực Thẩm định giá, phận mũi nhọn Công ty, giữ vai trò then chốt, lãnh vực Bán đấu giá tài sản khách hàng nên doanh thu đạt hạn chế; phận Dịch vụ tư vấn bất động sản vào hoạt động từ 15/10/2009 đà phát triển tốt Tính đến ngày 31/12/2010, tổng doanh thu thực năm 2010 đạt 7.256.353.787 đồng, đạt 96,75% kế hoạch năm, so với năm 2009 đạt 138% Nghị STT Chỉ tiêu ĐHCĐ A B Vốn điều lệ Doanh thu Trong đó: - Doanh thu thẩm định giá - Doanh thu đấu giá Nhóm HAND IN HAND 2.000 7.500 Tỷ lệ % thực Kế hoạch Thực hiện năm 2010 năm 2010 so với kế hoạch năm 2010 2,000 7.500 2,000 7.256 5.800 1.500 6.487 72 (3 /2) 96,75% 111,84% 4,82% Ghi Tiểu luận Quản Trị Học CTY SAFCO - Doanh thu dịch vụ tư vấn - Doanh thu dich vụ tài - Doanh thu khác Lợi nhuận trước thuế Thuế Thu nhập doanh nghiệp Lợi nhuận sau thuế Tỷ lệ lợi nhuận / Vốn điều lệ Phân phối thu nhập Trong đó: - Quỹ đầu tư phát triển - Quỹ dự phòng tài - Quỹ khen thưởng phúc 200 142 70,91% 2.250 2.250 361 194 2.098 93,24% 1.688 562.5 1.688 550.6 1.547 97,89% 91,67% 84,40% 77,37% 169 169 155 77 387 500 1.147 20- 337 500 513 20- 25% 25% 20% lợi - Chia cổ tức - Lợi nhuận giữ lại Tỷ lệ cổ tức / Vốn điều lệ Thu nhập bình 10 quân/người/tháng Tổng quỹ lương Tỷ lệ lương/ Doanh thu 5.5 2.250 6.227 2.092 11 Tỷ lệ lương/ Doanh thu 30% 28,83% 12 thực 30% 28,83% 2.4 113% 92,98% Đánh giá chung a/ Thuận lợi: Hoạt động kinh doanh dịch vụ Công ty cổ phần thẩm định giá dịch vụ tài Sài Gòn năm 2010 quan tâm, hỗ trợ, phối hợp tốt Hội đồng quản trị- Ban Cố vấn HĐQT Ban giám đốc Công ty nên bước dần vào nề nếp hướng phát triển Nhóm HAND IN HAND Tiểu luận Quản Trị Học CTY SAFCO Đội ngũ cán công nhân viên trẻ, động, đồn kết nhiệt tình cơng việc chung, khơng ngừng học tập nâng cao trình độ nghiệp vụ chuyên môn để đáp ứng nhu cầu công tác Vận dụng kịp thời qui định cấp quản lý nhà nước Nghị định, thơng tư, định Chính phủ, Bộ Tài chính, Bộ Tài nguyên môi trường kết hợp với Quyết định UBND thành phố định giá thẩm định giá tài sản Công ty quan tâm đến thu nhập người lao động, từ tháng 4-2010 thực khốn lương, khuyến khích người lao động nâng cao hiệu công việc, tạo thu nhập tăng thêm cho người lao động b/ Khó khăn: Việc thay đổi địa điểm Công ty từ số 123 Trần Quốc Thảo, P.7, Q.3 sang địa số 20 Trần Hưng Đạo, P.7, Q.5 từ tháng 8-2010, thời gian đầu có ảnh hưởng đến lượng khách hàng nên ảnh hưởng đến doanh thu Công ty Nhân Công ty biến động nhiều năm 2010, số lao động chuyển công tác, nghĩ hưu Bộ máy tổ chức chưa phù hợp, Công ty thiếu cán lãnh đạo cấp P.Giám đốc Trưởng phòng nghiệp vụ Giám đốc Cơng ty phải đảm đương nhiều việc cụ thể như: Ký chứng thư, giao dịch tìm kiếm Hợp đồng, thực địa, điều khiển phiên tổ chức bán đấu giá tài sản, áp lực cơng việc q lớn cần nhanh chóng chấn chỉnh kịp thời Quy mơ tổ chức hoạt động Cơng ty giới hạn địa bàn thành phố Hồ Chí Minh Chế độ hậu hoa hồng chưa thoả mãn khách hàng truyền thống khách hàng tiềm Cơng ty 10 Nhóm HAND IN HAND Tiểu luận Quản Trị Học 3.3 16 Nhóm HAND IN HAND CTY SAFCO Tiểu luận Quản Trị Học CTY SAFCO Về cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức, phòng ban cty phân chia theo cấu công ty cổ phần, đồng thời có phân chia hoạt động phòng ban theo chức Phòng Tài quản trị giữ chức trung gian dù khơng tác động trực tiếp đến hoạt động kinh doanh, song lại hậu phương cho phòng Thẩm định giá Bán đấu giá tài sản hoạt động Thẩm định giá hoạt động đem lại lợi nhuận cao cho cty nên ta dễ dàng nhận thấy chênh lệch lớn nhân phòng Ngồi thời gian gần cty có nhiều thay đổi biến chuyển, nguồn nhân cty gặp khơng biến động (Hiện phòng Thẩm định giám đốc Nguyễn Văn Trung phụ trách tiến hành tuyển nhân cho vị trí này.giá tiến hành tuyển nhân cho vị trí trưởng phòng này), yếu điểm mà cty cần nhanh chóng khắc phục Theo cấu tổ chức theo chức năng, phòng ban cty chun mơn hố nhiệm vụ, cá nhân lại giao nhiệm vụ cụ thể khác tuỳ theo chiến lược phát triển cty giai đoạn đó, cơng tác đào tạo nhân viên phần đơn giản Tuy nhiên, cty cần có phối hợp chặt chẽ phòng quản trị tài phòng thẩm định giá, phòng quản trị tài phòng bán đấu giá tài sản, phòng ban đấu giá tài sản phòng thẩm định giá để tạo lợi nhuận cao Phong cách quản trị ban quản trị cty Trong cấu lãnh đạo cty, mang đặc tính cty CP với quan tối cao Đại hội đồng Cổ đông Các cổ đông tiến hành bầu Hội đồng Quản trị với Chủ tịch Hội đồng Quản trị, Phó Chủ tịch thành viên Sau đó, Hội đồng quản trị tiến hành thuê, bổ nhiệm Giám đốc (Tổng giám đốc) và/ Giám đốc điều hành Hội đồng tiến hành thuê, bổ nhiệm Phó Giám đốc (Phó Tổng Giám đốc) ủy quyền cho Ban Giám đốc làm việc Quan hệ Hội đồng Quản trị Ban giám đốc quan hệ quản trị công ty Quan hệ Ban giám đốc cấp dưới, người lao động nói chung quan hệ quản lý Xung quanh vấn đề quan hệ chủ sở hữu cổ đông công ty người quản lý thông thường cần tách bạch kể đại cổ đơng 17 Nhóm HAND IN HAND Tiểu luận Quản Trị Học CTY SAFCO không nhất hay tham gia quản lý công ty Để đảm bảo khách quan, công ty quy định chặt chẽ điều Nếu xét phương diện cá nhân quản trị cty cá nhân có ảnh hưởng lớn đến hoạt động hoạt động kinh doanh cty với quyền hạn cao Chủ tịch Hội đồng quản trị ông Nguyễn Văn Huynh, đồng thời cổ đông sáng lập cổ đông sở hữu tỉ lệ số phiếu cao cty (40% cổ pần nhà nước nắm giữ, 60% tư nhân) Đây người đứng đầu phận quản trị viên cấp cao cty Dưới đó, quản trị viên cấp trung - ban giám đốc ông Nguyễn Văn Trung giám đốc cty Quản trị viên sở người đứng đầu phòng ban Song vị trí Trưởng phòng phòng thẩm định đấu giá tài sản trống nhân viên trước chuyển cơng tác Theo tiếp xúc với trưởng phòng Tài quản trị cty, ông Nguyễn Việt Trung người vui vẻ song nghiêm túc công việc Ở ông thể phong cách người quản lý cty theo phong cách kết hợp chuyên quyền dân chủ Là người có thâm niên cơng việc, ông có nhiều kinh nghiệm lĩnh vực đảm nhiệm, thể ưu kĩ tư vốn cần thiết với ngành nghề quan trọng vị trí ơng Theo đó, quan hệ ơng với cấp tốt Khi công việc không gấp rút, ơng lại tham gia vào vài lời nói đùa hài hước với nhân viên phòng Nhưng đặt vấn đề cơng việc nghiêm túc thể rõ Đối với vấn đề mang tính chất quan trọng, trước đưa định, ông thường hỏi người xem có đóng góp vấn đề không, điều nhầm phát huy sáng tạo phát huy tham gia đóng góp nhân viên vào trình định, điều khắc phục khuyết điểm lớn phong cách quản trị chuyên quyền 18 Nhóm HAND IN HAND Tiểu luận Quản Trị Học CTY SAFCO CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ CÁC PHỊNG BAN 4.1 Phòng Tài quản trị  Về nhân sự: Phòng Tài - Quản trị : có 10 nhân sự: o Ơng Nguyễn Việt Trung – Q Trưởng phòng Bà Nguyễn Thành Huỳnh Hương - Phó phòng Bà Tăng Thị Trung Định - Kế toán trưởng Bà Bùi Thị Thanh Bình - Thủ quỹ Bà Nguyễn Thị Bích Ngân Bà Vũ Thị Hồng Nguyên Ông Nguyễn Chiến Thắng Bà Nguyễn Thị Ái Nhị Nguyễn Vinh 10 Bà Nguyễn Phương Mai – Dịch vụ tư vấn  Phân cơng việc Phòng Tài - Quản trị: o Bộ phận Kế toán: người Bà Tăng Thị Trung Định - Kế toán trưởng + Chịu trách nhiệm quản lý hoạt động nghiệp vụ kế tốn Cơng ty; tổ chức thực cơng tác kế toán báo cáo kế toán theo qui định hành + Lập Hợp đồng, Thông báo phí, Biên lý Hợp đồng Bà Bùi Thị Thanh Bình - Thủ quỹ + Theo dõi thu – chi tiền mặt + Làm thủ tục chốt sổ BHXH cho người lao động nghỉ việc + Thủ kho cơng cụ, vật dụng Cơng ty + Thu phí thẩm định giá trực tiếp đơn vị khách hàng Khách hàng có yêu cầu + Đi Ngân hàng nộp chứng từ, nộp tiền, rút tiền cho hoạt động Cơng ty 19 Nhóm HAND IN HAND Tiểu luận Quản Trị Học CTY SAFCO + Nhận, nộp tiền khách hàng buổi đấu giá tổ chức Công ty Bà Nguyễn Thị Bích Ngân - Kế tốn Tổng hợp + Theo dõi thu, chi tiền qua hệ thống Ngân hàng + Theo dõi công nợ + Lương + Xuất hóa đơn o Tài Quản trị: người Ơng Nguyễn Việt Trung - Quyền Trưởng phòng Chịu đạo Ban Giám đốc, chịu trách nhiệm điều động quản lý cơng việc chung Phòng trực tiếp giải số công việc: - Ký chuyển cơng văn đến trình Ban Giám đốc xin ý kiến đạo - Theo dõi trình lưu chuyển cơng văn - Tham gia góp ý xây dựng Quy chế Công ty - Thực báo cáo đột xuất, văn khác theo đạo Ban Giám đốc - Theo dõi, kiểm tra việc thực quy định, Quy chế Công ty ban hành - Ghi Biên họp giao ban mở rộng Ban Giám đốc Trưởng phó phòng phát hành Thơng báo nội sau họp giao ban - Tổng hợp báo cáo tháng, năm Nguyễn Thành Huỳnh Hương - Phó Trưởng phòng - Được phân cơng giải số công việc sau : - Quản lý hồ sơ nhân sự, Hợp đồng lao động người lao động Công ty - Theo dõi Hợp đồng ký với người lao động để kịp thời xin ý kiến đạo Giám đốc, thảo Hợp đồng lao động trình Giám đốc - Dự thảo Quyết định thơi việc, tính trợ cấp thơi việc trình Giám đốc xem xét - Tổng hợp báo cáo tháng - Kiểm tra việc giữ gìn vệ sinh, PCCC, an tồn lao động Công ty - Theo dõi ngày phép năm người lao động để ký xác nhận ngày công bảng chấm công hàng tháng người lao động Cơng ty 20 Nhóm HAND IN HAND Tiểu luận Quản Trị Học CTY SAFCO - Theo dõi đề xuất cấp phát xăng, vật tư cần thay cho nhu cầu sử dụng xe Cơng ty có kế hoạch bảo dưỡng định kỳ xe, đăng ký mua bảo hiểm xe, xét xe theo định kỳ - Đặt mua Văn phòng phẩm, báo, máy móc thiết bị .theo nhu cầu Công ty - Theo dõi việc sửa chữa nhỏ trang thiết bị làm việc Công ty Bà Vũ Thị Hồng Nguyên: Văn thư - Nhân viên Văn thư – Lưu trữ - Theo dõi đặt mua nước uống cho Công ty - Bán hồ sơ đấu giá - Làm phiếu tạm ứng, tốn chi phí tiếp khách cho Ban Giám đốc - Báo tăng, giảm người lao động cho Phòng lao động thương binh xã hội Q.5 - Chấm cơng cho Phòng - Trực điện thoại Tổng đài - Giao chứng thư, Hợp đồng cho khách hàng có u cầu - Hàng ngày gởi Cơng văn Bưu điện Ông Nguyễn Vinh: Nhân viên Kỷ thuật Tin học - Quản lý hệ thống mạng nội - Sửa chữa cài đặt máy tính - Thường xuyên lưu liệu Công ty - Biên tập nội dung Website - Xây dựng nâng cấp phần mềm cho Cơng ty Ơng Nguyễn Chiến Thắng: Tài xế - Tài xế xe: - TOYOTA 16 chỗ - INNOVA chỗ - Sửa chữa nhỏ cho Công ty - Giao Chứng thư, Hợp đồng, Thơng báo phí, Biên lý trực tiếp cho khách hàng - Định kỳ đề xuất mua bảo hiểm xe xét xe theo quy định Bà Nguyễn Thị Ái Nhị: Tạp vụ 21 Nhóm HAND IN HAND Tiểu luận Quản Trị Học CTY SAFCO - Dọn dẹp vệ sinh tồn Cơng ty - Mua vật dụng vệ sinh - Phục vụ nước uống Phòng Giám đốc Phòng Hội đồng quản trị o Dịch vụ tư vấn: Bà Nguyễn Phương Mai Công tác Văn thư: o * Quản lý văn đến: - Tiếp nhận văn đến, phân lọai mức độ cơng văn đóng dấu cơng văn đến, ghi số công văn đến, ngày đến, vào sổ công văn làm thủ tục chuyển giao Đối với văn Mật, nhân viên văn thư đăng ký vào sổ chuyển bì cho Giám đốc giải - Tất văn bản, kể đơn, thư cá nhân gởi đến Công ty, công văn gởi tay tài liệu mang hội nghị phải tập trung Văn thư (Phòng Tài - quản trị) Công ty để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký Những văn đến không đăng ký Văn thư Công ty, người lao động Công ty trách nhiệm giải Trường hợp có văn khẩn phòng trực tiếp nhận, phòng phải chuyển lại cho Phòng Tài quản trị làm thủ tục sau trình Lãnh đạo phòng báo cáo Ban Giám đốc Cơng ty có ý kiến xử lý bước đầu * Trình, chuyển giao văn đến: - Văn sau đăng ký, tiếp nhận vào sổ phải trình cho Trưởng Phòng TCQT để ghi ý kiến chuyển cho Giám đốc Công ty chuyển giao phòng chức sau có ý kiến đạo Giám đốc - Việc chuyển giao văn phải bảo đảm xác có ký xác nhận - Mở sổ theo dõi công văn đến , cơng văn - Photo, đóng dấu văn phát hành - Gởi công văn Bưu điện buổi chiều - Lưu trữ công văn đến * Quản lý văn đi: 22 Nhóm HAND IN HAND Tiểu luận Quản Trị Học CTY SAFCO + Trình tự quản lý văn bản: Tất văn Công ty phát hành phải nhân viên Văn thư kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày; ghi số, ký hiệu, ngày, tháng, năm văn bản; - Đóng dấu văn bản, đăng ký vào sổ, lấy số văn - Chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn - Lưu văn + Chuyển phát văn đi: - Văn phải hòan thành thủ tục văn thư chuyển phát ngày, chậm ngày làm việc Văn chuyển phát qua bưu điện, giao tận tay, fax chuyển qua mạng để thông tin nhanh - Văn lưu P.TCQT phải xếp theo thứ tự đăng ký * Quản lý sử dụng dấu: - Việc quản lý sử dụng dấu công tác văn thư thực theo quy định pháp luật quản lý sử dụng dấu - Con dấu Công ty nhân viên văn thư giữ đóng dấu Cơng ty 23 Nhóm HAND IN HAND Tiểu luận Quản Trị Học 4.2 CTY SAFCO Phòng thẩm định giá Ban Ban Giám Giám Thẩm Thẩm định định đốc đốc viên viên Bộ Bộphận phận quan quanhệhệ Khách Khách hàng hàng khách khách hàng hàng P.P.Hành Hành chánh chánhTổ Tổ Chức Chức P.Thẩm P.Thẩm định địnhgiá giá Bộ Bộ phận phận KSCL KSCL P.P.Kế Kế toán toán Các bước thực : Bước : Tiếp nhận hồ sơ, tư vấncho khách hàng mục đích thẩm định giá Bước : Trình hồ sơ cho Ban Giám đốc ký Hợp đồng Bước : Chuyển hồ sơ, hợp đồng cho Phòng nghiệp vụ Bước : Phòng nghiệp vụ xử lý xong chuyển cho Bộ phận KSCL Bước : Bộ phận KSCL kiểm tra có sai sót chuyển lại cho Phòng nghiệp vụ chỉnh sửa, khơng có sai sót chuyển cho Thẩm định viên Bước : Thẩm định viên kiểm tra ký xong trình Ban Giám đốc ký phát hành Chứng thư Bước : Phòng Hành chánh Tổ chức nhận Chứng thư, Báo cáo từ Ban Giám đốc phê duyệt, photo, đóng đóng dấu Chứng thư, Báo cáo Bước : Phòng Hành Tổ chức chuyển Chứng thư qua Phòng Kế tốn để tính phí dịch vụ, thu phí dịch vụ lý hợp đồng Bước : Phòng Kế tốn chuyển Chứng thư qua Bộ phận quan hệ khách hàng để giao cho khách hàng Bước 10 : Bộ phận quan hệ khách hàng lập Biên bàn giao chứng thư giao cho khách hàng 24 Nhóm HAND IN HAND Tiểu luận Quản Trị Học CTY SAFCO 4.3Phòng bán đấu giá tài sản Qui trình tiếp nhận tổ chức bán đấu giá tài sản thực theo bước cụ thể sau : Bước : Tiếp nhận hồ sơ tài sản bán đấu giá - Kiểm tra hồ sơ : kiểm tra văn pháp lý liên quan đến tài sản bán đấu giá, yêu cầu khách hàng bổ sung hồ sơ (nếu có) - Thơng báo cho khách hàng qui trình việc tổ chức đấu giá, thời gian tổ chức, tóan, phí dịch vụ đấu giá… - Gởi Giấy yêu cầu bán đấu giá tài sản để khách hàng điền thông tin cần thiết tài sản bán đấu giá (mẫu số 1) - Gởi mẫu Hợp đồng ủy quyền bán đấu giá để khách hàng tham khảo (mẫu số 2) Bước : Đi khảo sát thực tế : - Chụp hình tài sản bán đấu giá - Lập Phiếu khảo sát thực địa ghi nhận tình trạng tài sản (mẫu số 3) Bước : Ký kết Hợp đồng ủy quyền bán đấu giá tài sản : - Soạn thảo Hợp đồng trình Ban Giám đốc - Gởi Hợp đồng đến khách hàng tham khảo - Chỉnh sửa, bổ sung Hợp đồng (nếu có) - Trình Ban Lãnh đạo 02 bên ký kết Hợp đồng, HĐ lập 06 bản, bên giữ 03 Bước : Đăng báo : Sau khách hàng nộp tạm ứng tiền đặt trước theo qui định hợp đồng, tiến hành đăng báo Sài gòn giải phóng kỳ (đối với động sản) kỳ (đối với bất động sản) Bước : Soạn thảo qui chế, thông báo bán đấu giá tài sản trình Ban giám đốc duyệt (mẫu số 4, 5) Bước : Niêm yết thông báo bán đấu giá tài sản : - Tại Cơng ty 25 Nhóm HAND IN HAND Tiểu luận Quản Trị Học CTY SAFCO - Tại đơn vị ủy quyền - Nơi có tài sản bán đấu giá Bước : Tiếp nhận khách hàng mua hồ sơ đấu giá : Bộ hồ sơ đấu giá bán cho khách hàng gồm : - Giấy đăng ký mua tài sản bán đấu giá (mẫu số 6) - Qui chế bán đấu giá tài sản - Bản photo văn liên quan đến tài sản bán đấu giá - Phối hợp với Bộ phân tài vụ thu tiền bán hồ sơ cho khách hàng Bước : Tiếp nhận khách hàng đăng ký tham gia đấu giá : Hồ sơ khách hàng tham gia đấu giá nộp : - Giấy đăng ký mua tài sản bán đấu giá - Bản CMND photo có đối chiếu với (cá nhân), bất động sản có hộ - Bản Giấy đăng ký kinh doanh (tổ chức) - Phối hợp với Bộ phân tài vụ thu tiền đặt trước khách hàng Bước : Báo cáo tình hình đăng ký đấu giá : - Sau kết thúc thời hạn đăng ký tham gia đấu giá tài sản, tổng hợp tình hình danh sách khách hàng đăng ký đấu giá - Soạn Tờ trình tổ chức phiên đấu giá trình Ban giám đốc (mẫu số 7) Bước 10 : Gởi thơ mời tham dự phiên đấu giá : - Đơn vị ủy quyền - Phòng Cơng chứng (nếu bất động sản) - Trường hợp khách hàng đăng ký tham gia đấu giá, gởi Văn thông báo đến đơn vị ủy quyền Bước 11 : Tổ chức phiên đấu giá : - Phối hợp với Phòng Hành chuẩn bị dụng cụ, xếp bàn ghế - Tiến hành phiên đấu giá (đính kèm Diễn biến phiên bán đấu giá tài sản) - Sau phiên bán đấu giá, phối hợp với Bộ phân tài vụ thu tiền đặt bổ sung người trúng đấu giá trả tiền đặt trước lại cho người khơng trúng đấu giá 26 Nhóm HAND IN HAND Tiểu luận Quản Trị Học CTY SAFCO Bước 12 : Công việc sau đấu giá thành: - Theo dõi việc tóan tiền mua tài sản khách hàng - Sau khách hàng toán đủ tiền mua tài sản : Chuyển số tiền theo qui định Hợp đồng cho bên ủy quyền Thông báo cho bên ủy quyền biết để bàn giao tài sản cho người mua - Tham dự bàn giao tài sản với bên ủy quyền người mua - Liên hệ với khách hàng để ký Hợp đồng mua bán tài sản (mẫu số 9) - Liên hệ với Phòng Cơng chứng chứng nhận Hợp đồng mua bán tài sản (nếu bất động sản) Bước 13 : Thanh lý hợp đồng (mẫu số 10), chuyển Bộ phân tài vụ thực - Thanh toán số tiền theo Biên lý hợp đồng - Xuất hóa đơn dịch vụ giá trị gia tăng cho bên ủy quyền Trường hợp đấu giá không thành : Gởi Văn thông báo đề nghị bên ủy quyền tiếp tục ủy quyền cho Công ty tổ chức đấu giá, bên ủy quyền đồng ý, hai bên tiến hành ký kết Hợp đồng sửa đổi bổ sung qui trình tổ chức bán đấu giá thực lại từ bước KẾT LUẬN  VỀ TỔNG QUÁT: Chặng đường bảy năm hình thành phát triển Cơng ty Safco chặng đường không dài đạt nhiều thành tích đáng khích lệ, hoạt động nhiều lĩnh vực doanh thu công ty phụ thuộc nhiều vào lĩnh vực thẩm định giá, chiếm đến 89,4% (2010) doanh thu Bên cạnh lý khách quan, thân cơng ty chưa có biện pháp phát triển lĩnh vực khác, công ty nên cố gắng tìm thêm khách hàng cho lĩnh vực Bán đấu giá tài sản, đa dạng hóa lĩnh vực kinh doanh kết hợp phát triển lĩnh vực mũi nhọn  VỀ MƠI TRƯỜNG HOẠT ĐỘNG: o Mơi trường vĩ mô : Bất động sản thẩm định giá ngành non trẻ phát triển mạnh nước ta o Mơi trường vi mơ: Vì non trẻ nên cơng ty thẩm định giá Việt Nam chưa nhiều bước phát triển mạnh, đó, việc giữ vững phát triển thương hiệu cần phải thực từ 27 Nhóm HAND IN HAND Tiểu luận Quản Trị Học CTY SAFCO  Với khách hàng: Việc liên lạc với khách hàng, giữ chân khách hàng cũ cần thực tốt hơn, phải tìm nguyên nhân khách hàng không tiếp tục hợp tác với công ty, việc thay đổi địa điểm lý khách quan, yếu tố quan trọng Chế độ hậu hoa hồng chưa thoả mãn khách hàng truyền thống khách hàng tiềm Công ty, dẫn đến khách hàng, cơng ty cần xây dựng hình ảnh thương hiệu tốt o Môi trường nội bộ: Đội ngũ cán cơng nhân viên trẻ, động, đồn kết nhiệt tình cơng việc chung, khơng ngừng học tập nâng cao trình độ nghiệp vụ chun mơn để đáp ứng nhu cầu công tác Tuy nhiên, nhân cơng ty khiêm tốn, số lượng phòng ban hạn chế dẫn đến tình trạng phòng, người phải ôm đồm nhiều công việc  Công ty thiếu cán lãnh đạo cấp P.Giám đốc Trưởng phòng nghiệp vụ Giám đốc Cơng ty phải đảm đương nhiều việc Điều gây nên áp lực công việc, tập trung vào nhiệm vụ hoạch định, đề mục tiêu mang tầm vĩ mô, dẫn đến phân quyền ủy quyền bất hợp lý  Đối với người lao động người chuyển công tác, hưu từ tài chính, quan nhà nước nên có nhiều kinh nghiệm, nhiên lại thiếu nhiệt huyết, thiếu động công việc  Môi trường làm việc thân thiện quy tắc nên tạo không khí làm vừa nề nếp vừa thoải mái Chế độ đãi ngộ mức trung bình dần cải thiện Sự biến động nhân gây khó khăn cho công ty, yêu cầu đặt công ty phải đa dạng hóa nhân đồng thời có chế độ tốt để giữ chân người tài,  VỀ PHONG CÁCH LÃNH ĐẠO o Kỹ chuyên môn: Nhà quản trị cơng ty có đại học đại học với 20 năm công tác ngành nên kỹ chuyên môn cao, nhiều kinh nghiệm làm việc Đây lợi cơng ty chưa phát triển mạnh, nhân chưa hoàn thiện o Kỹ nhân sự:  Biết lắng nghe ý kiến dung hòa ý kiến người ưu điểm nhà quản trị, nhà nhà lãnh đão Safco chưa thực giao tiếp 28 Nhóm HAND IN HAND Tiểu luận Quản Trị Học CTY SAFCO tốt với nhân viên, trở nên xa cách khiến nhân viên cảm thấy không tự tin đưa ý kiến o Kỹ tư duy:  Tầm nhìn khả nhà lãnh đạo Safco tốt, nhiên phải kiêm nhiệm nhiều việc nên làm giảm đáng kể thời gian để tư hiệu Các nhà quản trị SAFCO biết kết hợp mặt tốt phong cách lãnh đạo chuyên quyền dân chủ, tạo khơng khí làm việc nghiêm túc tạo tâm lý thoải mái cho người lao động Như vậy, từ chuyến thực tế này, nhóm học hỏi nhiều học kinh nghiệm từ doanh nghiệp cụ thể Việc quản trị công ty cơng việc phức tạp, đòi hỏi nhiều kỹ năng, cần phải khoa học đồng thời cần tính nghệ thuật Những ưu điểm công ty Safco như: tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp không căng thẳng, nhà quản trị biết kết hợp mặt tốt nhiều phong cách lãnh đạo,… học thực tế để chúng tơi học hỏi Bên cạnh đó, điều chưa làm hay hạn chế công ty giúp hiểu vất vả điều hành doanh nghiệp, từ xây dựng hướng tốt cho thân sau 29 Nhóm HAND IN HAND Tiểu luận Quản Trị Học CTY SAFCO PHỤ LỤC 6.1 Tài liệu tham khảo Hồ sơ lực cty SAFCO (CTY Cung cấp) Báo cáo tài báo cáo thường niên cty (CTY Safco cung cấp) Website www thamdinhgiasaigon.vn (web cty Safco) 6.2 Đánh giá hoạt động nhóm Tên thành viên Nhiệm vụ Mức độ hoàn Phạm Lê Thuý Ngọc -Tổng hợp thông tin (NT) -Lập dàn bài, Bùi Nhân Ái - thành TỐT TỐT -Kết luận Nguyễn Thị Ngọc Hân Nguyễn Thị Phương -Tìm hiểu trước cty TỐT TỐT Ly Đinh Thị Kim Phụng Nguyễn Hồ Ngọc -Phụ trách phần -Phần 2.1; 2.2 TỐT TỐT Thạch -Công tác chuẩn bị thuyết trình 30 Nhóm HAND IN HAND Ký tên ... HAND CTY SAFCO Tiểu luận Quản Trị Học CTY SAFCO Về cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức, phòng ban cty phân chia theo cấu cơng ty cổ phần, đồng thời có phân chia hoạt động phòng ban theo chức Phòng Tài quản. .. IN HAND Tiểu luận Quản Trị Học CTY SAFCO khơng nhất hay tham gia quản lý công ty Để đảm bảo khách quan, công ty quy định chặt chẽ điều Nếu xét phương diện cá nhân quản trị cty cá nhân có ảnh... phẩm cty 11 SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CỦA CTY .13 3.1 Sơ lược tổ chức nhân cty 13 3.2 Nhà quản trị cấu tổ chức cty .15 CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ CÁC PHÒNG BAN 19 4.1 Phòng Tài quản