Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 NỘI DUNG 3 CHƯƠNG I: CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN THẠCH THẤT, PHÒNG GIÁO DỤC ĐÀO TẠO HUYỆN THẠCH THẤT 3 1.1. Vị trí, chức năng , nhiệm vụ, quyền hạn của Uỷ ban nhân dân huyện Thạch Thất: 3 1.1.1 Vị trí , chức năng: 3 1.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn: 5 1.2. Vị trí, chức năng , nhiệm vụ, quyền hạn của Phòng Giáo dục và đào tạo huyện Thạch Thất: 5 1.2.1. Vị trí, chức năng: 5 1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn: 6 1.3. Cơ cấu tổ chức: 8 1.3.1. Cơ cấu tổ chức của Uỷ ban nhân dân huyện Thạch Thất: 8 1.3.2. Cơ cấu tổ chức của Phòng Giáo dục đào tạo huyện Thạch Thất: 13 CHƯƠNG II:CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG VÀ NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN THẠCH THẤT, PHÒNG GIÁO DỤC ĐÀO TẠO HUYỆN THẠCH THẤT 17 2.1. Công tác hành chính văn phòng: 17 2.1.1. Công tác hành chính văn phòng của UBND huyện Thạch Thất: 17 2.1.2. Công tác hành chính văn phòng của Phòng GD ĐT huyện Thạch Thất: 19 2.2. Nghiệp vụ Thư ký văn phòng: 20 2.2.1. Một số quan niệm về Thư ký văn phòng: 20 2.2.2. Vị trí của Thư ký văn phòng: 21 2.2.3. Nhiệm vụ của Thư ký văn phòng: 23 CHƯƠNG III. NHẬN XÉT, ĐỀ XUẤT VÀ KIẾN NGHỊ 41 1.Ưu điểm 41 2.Nhược điểm 41 3.Đề xuất và kiến nghị 41 KẾT LUẬN 42 LỜI CẢM ƠN 43 PHỤ LỤC
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Lớp Thư ký văn phòng 14A MỤC LỤC MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU NỘI DUNG .3 CHƯƠNG I: CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN THẠCH THẤT, PHÒNG GIÁO DỤC & ĐÀO TẠO HUYỆN THẠCH THẤT .3 1.1.Vị trí, chức , nhiệm vụ, quyền hạn Uỷ ban nhân dân huyện Thạch Thất: .3 1.1.1 Vị trí , chức năng: 1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn: 1.2 Vị trí, chức , nhiệm vụ, quyền hạn Phòng Giáo dục đào tạo huyện Thạch Thất: 1.2.1 Vị trí, chức năng: 1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn: 1.3 Cơ cấu tổ chức: 1.3.1 Cơ cấu tổ chức Uỷ ban nhân dân huyện Thạch Thất: 1.3.2 Cơ cấu tổ chức Phòng Giáo dục & đào tạo huyện Thạch Thất: 13 CHƯƠNG II:CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG VÀ NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN THẠCH THẤT, PHÒNG GIÁO DỤC & ĐÀO TẠO HUYỆN THẠCH THẤT 17 2.1 Cơng tác hành văn phịng: 17 2.1.1 Cơng tác hành văn phịng UBND huyện Thạch Thất: .17 2.1.2 Cơng tác hành văn phịng Phịng GD& ĐT huyện Thạch Thất: 19 2.2 Nghiệp vụ Thư ký văn phòng: .20 2.2.1 Một số quan niệm Thư ký văn phòng: 20 2.2.2 Vị trí Thư ký văn phịng: 21 2.2.3 Nhiệm vụ Thư ký văn phòng: 23 CHƯƠNG III NHẬN XÉT, ĐỀ XUẤT VÀ KIẾN NGHỊ .41 1.Ưu điểm .41 2.Nhược điểm .41 Sinh viên: Phí Thị Minh Ngân Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Lớp Thư ký văn phòng 14A 3.Đề xuất kiến nghị 41 KẾT LUẬN 42 LỜI CẢM ƠN 43 PHỤ LỤC .1 Sinh viên: Phí Thị Minh Ngân Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Lớp Thư ký văn phịng 14A LỜI MỞ ĐẦU Ngày nay, cơng tác Thư ký văn phịng dần khẳng định vị trí tầm quan trọng quan, tổ chức Cơng việc ngành Thư ký văn phịng tham gia tổ chức lưu trữ hồ sơ, công tác soạn thảo văn bản, vào sổ công văn – đến , chuyển giao văn , duyệt văn bản, lập hồ sơ hành, Hoạt động cơng tác thư ký văn phịng đóng góp phần không nhỏ vào phát triển doanh nghiệp, quan, tổ chức Thư ký văn phòng trợ lý đắc lực lãnh đạo mắt xích quan trọng lãnh đạo với nhận viên Vì vậy, nghiệp vụ Thư ký văn phòng cần tổ chức cách khoa học có hiệu cao Là sinh viên theo học chuyên ngành Thư ký văn phòng – Quản trị văn phịng khóa học 2014 – 2017 trường Đại học Nội vụ Hà Nội, với phương châm gắn liền lý luận với thực tiễn công tác đào tạo trường Với mục đích củng cố kiến thức giúp cho sinh viên có điều kiện cọ sát thực tế khoa tạo điều kiện cho chúng em thực tập ngành nghề mà chúng em theo học Trong đợt thực tập văn phòng Phòng Giáo dục & đào tạo huyện Thạch Thất với tiêu chí vận dụng kiến thức học trường vào công việc thực tế, học hỏi thêm kiến thức trình kiến tập quan Sau bốn tuần phân công thực tập mảng văn phòng, với giới thiệu nhà trường đồng ý cán phòng Văn thư lưu trữ, Hành văn phịng em có điều kiện học hỏi thêm kiến thức thực tế hướng dẫn tận tình cán quan để em hồn thành báo cáo cách đầy đủ Em xin trân thành cảm ơn đến Ban giám hiệu, quý thầy cô khoa Quản trị văn phòng, giảng viên Trương Thị Mai Anh tồn thể cán phịng Văn thư lưu trữ, Hành văn phịng Phịng Giáo dục & đào tạo huyện Thạc Thất giới thiệu, tiếp nhận, giúp đỡ em suốt q trình thực tập Sinh viên: Phí Thị Minh Ngân Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Lớp Thư ký văn phịng 14A Do thời gian thực tập có hạn nên báo cáo em cịn nhiều sai sót, mong q thầy góp ý để báo cáo em hoàn thiện để em khắc phục thiếu sót, có thêm kinh nghiệm cho cơng việc sau Em xin trân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 16 tháng năm 2017 SINH VIÊN Phí Thị Minh Ngân Sinh viên: Phí Thị Minh Ngân Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Lớp Thư ký văn phòng 14A NỘI DUNG CHƯƠNG I: CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN THẠCH THẤT, PHÒNG GIÁO DỤC & ĐÀO TẠO HUYỆN THẠCH THẤT 1.1 Vị trí, chức , nhiệm vụ, quyền hạn Uỷ ban nhân dân huyện Thạch Thất: 1.1.1 Vị trí , chức năng: -Vị trí Uỷ ban nhân dân huyện Thạch Thất: + Vị trí pháp lý : Ủy ban nhân dân huyện quan hành nhà nước hệ thống hành Cộng hịa Xã hội chủ nghĩa Việt Nam Đây quan thực thi pháp luật cấp huyện Các chức danh Ủy ban nhân dân Hội đồng nhân dân cấp tương ứng bầu có nhiệm kỳ trùng với nhiệm kỳ Hội đồng nhân dân Người đứng đầu Ủy ban nhân dân Chủ tịch Ủy ban nhân dân, thường phó bí thư Đảng ủy Đảng Cộng sản Việt Nam cấp tương ứng Quyền hạn Ủy ban nhân dân quy định Hiến pháp nước Cộng hòa Xã hội chủ nghĩa Việt Nam Luật Tổ chức Chính quyền địa phương Ủy ban nhân dân cấp huyện có quan giúp việc như: Phịng chun mơn huyện + Vị trí địa lý: Huyện Thạch Thất thuộc tỉnh Hà Tây cũ , thuộc Thành phố Hà Nội Huyện Thạch Thất nằm phía Tây Bắc thành phố Hà Nội, vùng bán sơn địa, có tọa độ địa lý từ 20 độ 58 phút 23 đến 21 độ 06 phút 10 vĩ độ bắc từ 105 độ 27 phút 54 đến 105 độ 38 phút 22 kinh độ đơng Huyện phía bắc đơng bắc giáp huyện Phúc Thọ, phía đơng nam nam giáp huyện Quốc Oai, phía tây nam nam giáp tỉnh Hịa Bình, phía tây giáp TX Sơn Tây Thạch thất khu vực chuyển tiếp vùng núi trung du phía Bắc với vùng đồng Nhìn chung địa hình thấp dần từ Tây sang Đơng chia thành hai dạng địa hình chính: + Dạng địa hình bán sơn địa, đồi gị: Độ cao trung bình so với mặt nước biển từ 10 m đến 15 m Đất phát triển đá phong hóa nhiều nơi có lớp đá ong tầng sâu 20 - 50cm Sinh viên: Phí Thị Minh Ngân Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Lớp Thư ký văn phòng 14A + Dạng địa hình đồng bằng: bên bờ trái sơng Tích, địa hình phẳng, độ cao trung bình khoảng từ đến 10 m so với mặt biển Trong khu vực có nhiều điểm trũng tạo thành hồ đầm nhỏ -Dân số, diện tích văn hóa : +Huyện Thạch Thất bao gồm thị trấn Liên Quan 22 xã: Bình Phú, Bình Yên, Cẩm Yên, Cần Kiệm, Canh Nậu, Chàng Sơn, Đại Đồng, Dị Nậu, Đồng Trúc, Hạ Bằng, Hương Ngải, Hữu Bằng, Kim Quan, Lại Thượng, Phú Kim, Phùng Xá, Tân Xã, Thạch Hịa, Thạch Xá, Tiến Xn, n Bình, n Trung +Huyện Thạch Thất có tổng diện tích 202,5km² ,số dân: 179.060 người, mật độ dân số 884 người/km² với thành phần dân tộc người Kinh người Mường +Thạch Thất tiếng với nhiều làng nghề tiếng xứ Đoài, nghề Mộc Chàng Sơn, Dệt Hữu Bằng, Đan lát Bình phú Sắt Phùng Xá, làm bánh chè lam Thạch Xá kẹo trà lam Đại Đồng, vv Hiện số nơi huyện Thạch Thất Làng Chàng Sơn,Thơn Phú Hịa (Làng Ra) xã Bình Phú, Thạch Xá cịn lưu giữ mơn nghệ thuật dân gian "Múa rối nước" Hàng năm vào dịp lễ tết, hội làng tổ chức biểu diễn Bên cạnh huyện Thạch Thât có truyền thống khoa bảng từ lâu đời, kể đến như: Thạch Thất quê hương Phí Thạc (Đệ nhị giáp tiến sĩ xuất thân), "Trạng Bùng" Phùng Khắc Khoan, Đình nguyên Hoàng giáp Nguyễn Đăng Huân (1804-1838), danh nhân văn hóa Nguyễn Tử Siêu, nhà viết kịch Tào Mạt, nhà thơ Bằng Việt Thạch Thất quê hương võ sư Nguyễn Lộc (1912-1960), người sáng lập môn Vovinam (Việt Võ Đạo) -Chức Huyện ủy Thạch Thất: + Uỷ ban nhân dân huyện Thạch Thất quan hành nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm trước Uỷ ban nhân dân Thành phố Hà Nội quan nhà nước cấp + Uỷ ban nhân dân huyện Thạch Thất chịu trách nhiệm chấp hành hiến pháp, luật, văn quan cấp nhằm đảm bảo chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng an ninh thực sách Sinh viên: Phí Thị Minh Ngân Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Lớp Thư ký văn phòng 14A khác địa bàn huyện + Uỷ ban nhân dân huyện Thạch Thất thực chức quản lý nhà nước địa phương, góp phần bảo đảm đạo, quản lý thống máy hành từ trung ương đến địa phương 1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn: (Căn Luật Tổ chức quyền địa phương ngày 19 tháng năm 2015) Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân huyện định nội dung quy định điểm a, b, c g khoản 1, khoản khoản Điều 26 Luật tổ chức thực nghị Hội đồng nhân dân huyện Quy định tổ chức máy nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện Tổ chức thực ngân sách huyện; thực nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã hội, phát triển công nghiệp, xây dựng, thương mại, dịch vụ, du lịch, nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, mạng lưới giao thông, thủy lợi, xây dựng điểm dân cư nông thôn; quản lý sử dụng đất đai, rừng núi, sông hồ, tài nguyên nước, tài nguyên khoáng sản, nguồn lợi vùng biển, tài nguyên thiên nhiên khác; bảo vệ môi trường địa bàn huyện theo quy định pháp luật Thực nhiệm vụ tổ chức bảo đảm việc thi hành Hiến pháp pháp luật, xây dựng quyền địa giới hành chính, giáo dục, đào tạo, khoa học, cơng nghệ, văn hóa, thơng tin, thể dục, thể thao, y tế, lao động, sách xã hội, dân tộc, tơn giáo, quốc phịng, an ninh, trật tự, an tồn xã hội, hành tư pháp, bổ trợ tư pháp nhiệm vụ, quyền hạn khác theo quy định pháp luật Thực nhiệm vụ, quyền hạn quan nhà nước cấp phân cấp, ủy quyền Phân cấp, ủy quyền cho Ủy ban nhân dân cấp xã, quan, tổ chức khác thực nhiệm vụ, quyền hạn Ủy ban nhân dân huyện 1.2 Vị trí, chức , nhiệm vụ, quyền hạn Phòng Giáo dục đào tạo huyện Thạch Thất: 1.2.1 Vị trí, chức năng: Phịng Giáo dục Đào tạo Thạch Thất quan chun mơn thuộc Uỷ Sinh viên: Phí Thị Minh Ngân Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Lớp Thư ký văn phòng 14A ban nhân dân huyện Thạch Thất, có chức tham mưu, giúp Uỷ ban nhân dân huyện thực chức quản lý nhà nước lĩnh vực giáo dục đào tạo, bao gồm: mục tiêu, chương trình, nội dung giáo dục đào tạo; tiêu chuẩn nhà giáo tiêu chuẩn cán quản lý giáo dục; tiêu chuẩn sở vật chất, thiết bị trường học đồ chơi trẻ em; quy chế thi cử cấp văn bằng, chứng chỉ, bảo đảm chất lượng giáo dục đào tạo Phòng Giáo dục Đào tạo Thạch Thất có tư cách pháp nhân, có dấu tài khoản riêng; chịu đạo, quản lý tổ chức, biên chế công tác Uỷ ban nhân dân huyện Thạch Thất; đồng thời chịu đạo, hướng dẫn, kiểm tra chuyên môn, nghiệp vụ Sở Giáo dục Đào tạo Hà Nội 1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn: Trình Uỷ ban nhân dân huyện: a) Dự thảo văn hướng dẫn thực chế sách, pháp luật, quy định Uỷ ban nhân dân TP Hà Nội hoạt động giáo dục địa bàn; b) Dự thảo định, thị, kế hoạch năm, hàng năm chương trình, nội dung cải cách hành nhà nước lĩnh vực giáo dục đào tạo địa bàn; c) Dự thảo quy hoạch mạng lưới trường trung học sở, trường phổ thơng có nhiều cấp học (trừ cấp trung học phổ thông), trường tiểu học, sở giáo dục mầm non Trung tâm học tập cộng đồng địa bàn theo hướng dẫn Sở Giáo dục Đào tạo Hà Nội; d) Dự thảo định thành lập, sáp nhập, chia tách, đình hoạt động, giải thể các sở giáo dục công lập, gồm: trường trung học sở, trường phổ thơng có nhiều cấp học (trừ cấp trung học phổ thông), trường tiểu học, sở giáo dục mầm non; cho phép thành lập, đình hoạt động, giải thể trường, sở giáo dục ngồi cơng lập thuộc quyền quản lý Uỷ ban nhân dân huyện theo quy định pháp luật Hướng dẫn chịu trách nhiệm tổ chức thực văn quy phạm pháp luật, chương trình, kế hoạch phát triển giáo dục địa phương sau cấp có thẩm quyền phê duyệt; hướng dẫn, tổ chức thực chế, sách Sinh viên: Phí Thị Minh Ngân Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Lớp Thư ký văn phịng 14A xã hội hóa giáo dục; huy động, quản lý, sử dụng nguồn lực để phát triển nghiệp giáo dục địa bàn; tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật thông tin giáo dục; đạo tổ chức thực cải cách hành nhà nước thuộc lĩnh vực giáo dục địa bàn; thực mục tiêu, chương trình nội dung, kế hoạch, chuyên môn, nghiệp vụ, hoạt động giáo dục, phổ cập giáo dục; công tác tuyển sinh, thi cử, xét duyệt, cấp phát văn bằng, chứng sở giáo dục đào tạo địa bàn Xây dựng kế hoạch tổ chức thực đào tạo, bồi dưỡng nhà giáo cán quản lý giáo dục ngành học, cấp học phạm vi quản lý huyện sau cấp có thẩm quyền phê duyệt Tổ chức ứng dụng kinh nghiệm, thành tựu khoa học công nghệ tiên tiến giáo dục, tổng kết kinh nghiệm, sáng kiến địa phương Hướng dẫn, kiểm tra, tra tổ chức thực công tác thi đua, khen thưởng sở giáo dục đào tạo địa bàn; xây dựng nhân điển hình tiên tiến giáo dục địa bàn huyện Hướng dẫn, kiểm tra sở giáo dục đào tạo công lập thuộc phạm vi quản lý huyện xây dựng kế hoạch biên chế; tổng hợp biên chế sở giáo dục cơng lập thuộc phạm vi quản lý huyện, trình cấp có thẩm quyền định Giúp Ủy ban nhân dân huyện hướng dẫn, kiểm tra, tra việc thực chế tự chủ, tự chịu trách nhiệm nhiệm vụ, tổ chức, biên chế, tài sở giáo dục đào tạo công lập theo phân cấp Ủy ban nhân dân TP Hà Nội quy định pháp luật Phối hợp với Phịng Tài - Kế hoạch lập dự tốn phân bổ ngân sách giáo dục, dự toán chi chương trình mục tiêu quốc gia hàng năm giáo dục huyện theo hướng dẫn Sở Giáo dục Đào tạo Sở Tài Kiểm tra, tra xử lý vi phạm theo thẩm quyền việc thực sách, pháp luật, kế hoạch, chương trình, đề án quy định cấp có thẩm quyền lĩnh vực giáo dục đào tạo; giải khiếu nại, tố cáo kiến nghị công dân lĩnh vực giáo dục thuộc thẩm quyền; thực hành tiết kiệm, Sinh viên: Phí Thị Minh Ngân Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Lớp Thư ký văn phòng 14A phịng chống tham nhũng, lãng phí theo quy định pháp luật 10 Quản lý biên chế, thực tuyển dụng, hợp đồng làm việc, điều động, luân chuyển, đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ thực chế độ, sách, khen thưởng, kỷ luật cán bộ, công chức, viên chức người lao động thuộc phạm vi quản lý Phòng theo quy định pháp luật uỷ quyền Ủy ban nhân dân huyện 11 Quản lý tài chính, tài sản, sở vật chất giao theo quy định pháp luật uỷ quyền Ủy ban nhân dân huyện 12 Thực công tác báo cáo định kỳ đột xuất tình hình thực nhiệm vụ giao với Ủy ban nhân dân huyện Sở Giáo dục Đào tạo 13 Thực nhiệm vụ khác Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện giao theo quy định pháp luật 1.3 Cơ cấu tổ chức: 1.3.1 Cơ cấu tổ chức Uỷ ban nhân dân huyện Thạch Thất: - Cơ cấu tổ chức Uỷ ban nhân dân huyện Thạch Thất gồm: 01 Chủ tịch 03 Phó chủ tịch, ủy viên Uỷ ban nhân dân phịng chun mơn Ông Trần Đức Nguyên– Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện Là người lãnh đạo điều hành toàn hoạt động Uỷ ban nhân dân huyện, chịu trách nhiệm cá nhân thực quyền, nhiệm vụ theo quy định luật tổ chức Hội đồng nhân dân Uỷ ban nhân dân Chủ tịch UBND huyện chịu trách nhiệm thực đầy đủ nghiêm túc nhiệm vụ quyền hạn mà Luật tổ chức HĐND UBND quy định Chủ tịch UBND huyện lãnh đạo công tác tập thể UBND huyện, thủ trưởng quan chuyên môn thuộc UBND huyện, Chủ tịch UBND xã, thị trấn Trực tiếp đạo, điều hành công việc lớn, quan trọng, vấn đề có tính chiến lược tất lĩnh vực thuộc chức năng, nhiệm vụ UBND huyện, phụ trách lĩnh vực sau: + Chiến lược, kế hoạch phát triển kinh tế-xã hội dài hạn, ngắn hạn; cơng tác quy hoạch, tài chính, tín dụng, địa giới hành chính, tài ngun mơi trường; + Cơng tác đảm bảo an ninh trị, trật tự an tồn xã hội, quốc phịng, Sinh viên: Phí Thị Minh Ngân Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Lớp Thư ký văn phòng 14A tiệc… Trước chuẩn bị đãi khách thư ký phải chuẩn bị danh sách khách mời phải đảm bảo nguyên tắc khách quan, nguyên tắc thứ bậc Trong môi trường làm việc phòng GD&ĐT huyện Thạch Thất phần lớn tiếp đãi khách đãi khách theo hình thức giải khát Nghiệp vụ tổ chức hội nghị quan: Hội nghị phương tiện để thưc điều hành kiểm sốt hoạt động quan Thơng qua Hội nghị quan có thể thực được hoạt động: -Tổng kết đánh giá lại công việc -Xây dựng phương hướng -Phát huy quyền dân chủ nhân viên quan -Xây dựng tinh thần đoàn kết *Chuẩn bị hội họp: Sơ đồ tổ chức hội họp: Xác định mục đích yêu cầu buổi hội họp Lập kế hoạch Lên chương trình nghị Bảng dự trù kinh phí Lên danh sách đại biểu, khách mời Lập bảng phân công công việc Chuẩn bị địa điểm, trang thiết bị, giấy mời, in ấn tài liệu phục vụ cho hội họp Khi tổ chức Hội nghị thư ký cần phải lập kế hoạch Hội nghị Kế hoạch Hội nghị văn có tính định hướng trình bày vấn đề liên quan đến việc tổ chức Hội nghị Kế hoạch phải đảm bảo thể thức: -Thể thức văn -Tính khả thi triển khai -Thời gian để chuẩn bị tổ chức Hội nghị Sinh viên: Phí Thị Minh Ngân 35 Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Lớp Thư ký văn phòng 14A -Nội dung triển khai Hội nghị -Các thông tin bản: + Tên Hội nghị + Thời gian diễn Hội nghị + Địa điểm diễn Hội nghị + Thành phần tham gia + Nội dung Hội nghị + Phân cơng nhiệm vụ + Kinh phí Đối với họp đột xuất bất thường thư ký khơng cần phải lập kế hoạch Lập kế hoạch xong thư ký phải để dạng văn để trình Thủ trưởng bắt đầu xây dựng chương trình nghị Thư ký tiếp tục xây dựng chương trình nghị Hội nghị,trình bày nội dung chương trình Hội nghị: -Trình tự vấn đề trình bày -Nội dung vấn đề -Thời gian thực vấn đề -Người thực -Ghi Chương trình nghi phải đảm bảo xếp vấn đề theo trình tự khoa học hợp lý, có khả hỗ trợ phận điều hành kiểm soát diễn biến hội nghị Chương trình nghị có loại : loại nội cơng khai có khác biệt kỹ thuật xây dựng xong mẫu chương trình nghị sự, phải trình bày nội dung thông tin : cột số thứ tự , nội dung vấn đề, thời gian thực Xác định nội dung hội nghị :: nội dung thảo luận phải dược bàn bạc đến trí , kê hoạch thời gian thư ký bố trí đầy đủ để thực chương trình hội nghị quy định rõ cán lãnh đạo chịu trách nhiệm tài liệu báo cáo Xác định thời gian hội nghị : quy định thời gian thư ký quan tâm Sinh viên: Phí Thị Minh Ngân 36 Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Lớp Thư ký văn phịng 14A đến tính chất, phạm vi thời gian trước khai mạc hội nghị.nội dung hướng tới khả phận điều hành nhằm trì thời gian hội nghị với kế hoạch Xác định thành phần tham dự : Tổ trưởng tổ Hành xác định tổng số người tham dự hội nghị, đồng thời lập danh sách đại biểu để gửi giấy mời Tùy theo thành phần tham dự gửi loại giấy mời đại biểu cấp trên, giấy mời đại biểu ngang cấp, giấy triệu tập Lựa chọn trang trí hội nghị: phịng tổ chức tiến hành chuẩn bị trước gửi giấy mời, phải đủ số lượng bàn ghế với khách tham dự, trang nghiêm , đầy đủ âm , ánh sáng, … Thư ký lập danh sách đại biểu, soạn giấy mời chuẩn bị địa điểm thời gian Hội nghị Giấy mời phải đảm bảo: -Thể thức văn -Sự trang trọng -Các nội dung thông tin cần thiết: + Tên quan đơn vị mời + Tên Hội nghị + Họ tên chức vụ người mời + Thời gian, địa điểm + Các yêu cầu đề xuất đại biểu *Tiến hành hội họp: - Kiểm tra, giám sát công tác hậu cần, lễ tân, lễ nghi khánh tiết - Đón tiếp đại biểu - Điểm danh đại biểu, phát tài liệu - Điều khiển chương trình - Ghi biên hội nghị - Thông báo ý kiến kết luận đạo Lễ tân : phụ trách đón đại biểu cửa vào phát tài liệu giải đáp câu hỏi đại biểu Sinh viên: Phí Thị Minh Ngân 37 Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Lớp Thư ký văn phòng 14A Điểm danh : điểm danh theo phương pháp điểm danh trực tiếp gián tiếp Duy trì trật tự, thời gian :do chủ tọa điều hành Đây bước chuyển tiếp nội dung, chương trình hội nghị đồng thời giảm bớt căng thẳng hội nghị Biên hội nghị: Thư ký Văn phòng lựa chọn ghi chép Bất kỳ Hội nghị, họp việc ghi biên quan trọng, tóm tắt lại tất diễn biến việc diễn ra, với Hội nghị nhỏ thư ký lưu lại biên bản, Hội nghị lớn thư ký phải lập thành hồ sơ, bao gồm: biên Hội nghị, báo cáo, tham luận, diễn văn khai mạc, bế mạc *Kết thức hội họp: Kết thúc tổ chức hội họp: - Tiến hành công tác hậu cần thu dọn phòng họp - Kiểm tra, trao trả trang thiết bị - Nộp hóa đơn, chứng từ phục vụ buổi họp cho kế toán tiến hành toán kinh phí - Soạn thảo số văn ( thư cảm ơn, cơng văn cảm ơn, ) - Hồn thiện hồ sơ buổi hội thảo Sau Hội nghị kết thúc thư ký giúp Thủ trưởng thông báo triển khai kết luận Hội nghị, tổ chức họp rút kinh nghiệm, soạn thảo thư cảm ơn gửi tới đại biểu, quan quan trọng Nghiệp vụ xây dựng lịch công tác cho lãnh đạo: Khi lập lịch công tác cho lãnh đạo, người Thư ký phải tuân thủ số yêu cầu -Tuân thủ quy định kỹ thuật xây dựng -Thống ngôn ngữ -Thống mục tiêu Đồng thời nội dung phải bám sát thể định hướng quan thời điểm xây dựng chương trình cơng tác Các công việc đưa vào phải chọn lọc, xếp logic hợp lý để tránh tình trạng chồng chéo cơng việc gây khó khăn cho lãnh đạo Đối với nhiệm vụ công việc lớn thư ký phải xác định quy mơ tính Sinh viên: Phí Thị Minh Ngân 38 Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Lớp Thư ký văn phịng 14A chất cơng việc Lập lịch công tác cho lãnh đạo phải phù hợp với khả chuẩn bị thời gian thực tránh chủ quan để nhiều việc không thực Đối với chương tình cơng tác thư ký cần vạch kế hoạch công việc đề ra, lập thành biểu bảng nói rõ tên đề án, đơn vị thời gian hồn thành Lịch cơng tác tuần cho lãnh đạo phòng GD &ĐT huyện Thạch Thất: TT Thời gian Nội dung công việc Địa điểm Lãnh đạo 7h30 Họp giao ban UBND Phòng họp tham dự Trưởng phòng 03/4/2017 14h00 huyện Họp hội khuyến học UBND huyện Phịng họp (B Ngọc) Phó phịng 04/4/2017 Phòng GD & (B.Nga) 14h00 Dự hội nghị ATTP ĐT huyện Phòng họp Trưởng phòng 04/4/2017 trường học bán trú UBND huyện ( B.Ngọc) 8h00 đến địa bàn huyện Dự hội nghị tổng kết kỳ Sở GD&ĐT Phó phịng 07/4/2017 thi học sinh giỏi lớp cấp TP Hà Nội (Ô.Hưng) 14h00 TP Dự hội nghị cơng tác Y tế Phịng họp Phó phịng 07/4/2017 học đường lần năm học UBND huyện (B.Nga) 2016-2017 Nghiệp vụ tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo: Với vai trò người giúp việc cho thủ trưởng, người thư ký phải xác định -Hiểu rõ chức nhiệm vụ quan vị trí thủ trưởng -Nắm vững chuyến cơng tác -Phải hiểu rõ vai trị trách nhiệm thân việc tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo Thư ký phải lập kế hoạch cho chuyến cơng tác lãnh đạo: -Mục đích chuyến Sinh viên: Phí Thị Minh Ngân 39 Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Lớp Thư ký văn phòng 14A -Nội dung chuyến -Thành phần chuyến -Địa điểm chuyến -Thời gian – thời gian -Tài liệu tư liệu liên quan đến chuyến -Kinh phí cho chuyến -Phương tiện lại chuyến Thư ký người chủ động liên hệ với nơi tiếp nhận công tác, fax, điện thoại, văn bản, gặp trực tiếp…để trao đổi thông tin chuyến Sau chuyến công tác thư ký giúp thủ trưởng giải công việc, vấn đề liên quan đến thủ tục tổ chức chuyến Thu thập giấy tờ, tài liệu để thơng báo kết chuyến cơng tác, trình nhật ký công tác văn giấy tờ thuộc quyền thủ trưởng.Thu thập hóa đơn, chứng từ cần thiết khoản chi phí để làm thủ tục tốn với tài vụ Sinh viên: Phí Thị Minh Ngân 40 Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Lớp Thư ký văn phòng 14A CHƯƠNG III NHẬN XÉT, ĐỀ XUẤT VÀ KIẾN NGHỊ 1.Ưu điểm Nhìn chung cơng tác văn phịng Uỷ ban nhân dân huyện Thạch Thất Phòng GD&ĐT huyện Thạch Thất tương đối đồng hoàn thiện: Với trình độ chun mơn kinh nghiệm, với tinh thần trách nhiệm cao công việc Hàng ngày cán làm cơng tác văn phịng giải lượng công việc công văn giấy tờ khoa học, xác, kịp thời văn , đáp ứng nhu cầu phòng ban quan Ngồi ra, cơng tác Hành chinh cịn quan trang bị đầy đủ thiết bị đại, đáp ứng nhu cầu tra đổi thể thức nhanh như: máy Fax, máy in, gửi thư qua email… 2.Nhược điểm Bên cạnh ưu điểm cơng tác văn phòng quan tồn số nhược điểm sau: -Việc bố trí văn phịng cịn có phần chưa hợp lý, phịng làm việc chưa đủ rộng: q trình hoạt động giải cơng việc có nhiều đối tượng vào, tính đảm bảo bí mật hạn chế -Các loại sổ sách việc đăng ký văn đi, văn đến dùng chung mẫu sổ 3.Đề xuất kiến nghị -Đầu tư bổ sung trang thiết bị thiếu văn phịng để phục vụ tốt cơng việc -Hoàn thiện mẫu văn bản, giấy tờ tài liệu nghiệp vụ khác tác động đến hiệu cơng việc quan Sinh viên: Phí Thị Minh Ngân 41 Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Lớp Thư ký văn phịng 14A KẾT LUẬN Cơng tác văn phịng (gồm tác Thư ký văn phòng – Văn thư, lưu trữ) phận gắn liền với hoạt động đạo, điều hành công việc quan, tổ chức Hiệu quản lý hoạt động quan, tổ chức phần lớn phụ thuộc vào công tác văn phòng quan tổ chức ngày quan tâm nhiều đặc biệt công cải cách hành Nhà nước.Trên sở vận dụng kiến thức lý luận học kinh nghiệm từ hoạt động thực tế em nhận thấy: Phòng GD& ĐT huyện Thạch Thất quan chuyên môn UBND huyện Thạch Thất, quan chịu toàn trách nhiệm lĩnh vực giáo dục địa bàn huyện nên hình thành khối cơng việc lớn khoảng thời gian kết thúc năm học bắt đầu kỳ tuyển sinh Tuy nhiên, cán Hành Phịng GD&ĐT huyện Thạch Thất tổ chun mơn phịng khơng ngừng nỗ lực nhằm hoàn thành tốt nhiệm vụ giao, phục vụ hiệu cho hoạt động giáo dục toàn huyện Cùng với ln hồn thành tốt nhiệm vụ khác lãnh đạo UBND huyện giao Trên toàn báo cáo thu hoạch thực tập em Với tư cách sinh viên thực tập, cách nhìn nhận đánh giá vấn đề góc độ định, đồng thời chưa thể nhìn sâu để có nhận xét bao quát đắn Vì báo cáo khơng tránh khỏi thiếu sót kính mong cán Phịng GD&ĐT huyện Thạch Thất, thầy giáo tồn thể bạn đóng góp ý kiến để báo cáo nghiệp vụ em hồn thiện Sinh viên: Phí Thị Minh Ngân 42 Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Lớp Thư ký văn phòng 14A LỜI CẢM ƠN Qua thời gian ngắn tiếp xúc thực tế với hướng dẫn tận tình chú, anh chị quan giúp em có học bổ ích cho thân biết thêm số kỹ nghiệp vụ như: xếp hồ sơ, văn bản, tài liệu số vật dụng quan cách khoa học hợp lý; học hỏi thêm cách giao tiếp, ứng xử nơi công sở phần hiểu thêm cơng việc chun mơn sau công việc đặc trưng UBND huyện Thạch Thất, phòng GD& ĐT huyện Thạch Thất Đợt thực tập giúp em nắm nhiều kiến thức thực tế hành cơng quan Qua em học hỏi thêm số kiến thức, nghiệp vụ Giúp em có nhìn tổng qt ngành Thư ký văn phòng quan, đơn vị nghiệp nhà nước Mặc dù thời gian đầu, em có gặp số khó khăn q trình tiếp cận với mơi trường làm việc quan, với bảo nhiệt tình cán hướng dẫn em bắt đầu thích ứng với môi trường làm việc nơi Những kiến thức học lớp kết hợp với trình quan sát, tiếp thu quan thực tế giúp em phần hình dung cách làm việc công chức thực thụ nào, để từ có định hướng tốt cơng việc chun mơn Qua q trình quan sát để làm quen với công việc quan ngày em phân công thực tế số công việc nhân viên Hành văn phịng.Việc thực hành hoạt động khơng củng cố lại mà giúp em vận dụng kiến thức lý thuyết học trường vào cơng việc thực tế, giúp em học hỏi có thêm kinh nghiệm ngành Thư ký văn phòng, chức nhiệm vụ UBND huyện Thạch Thất, phòng GD& ĐT huyện Thạch Thất giúp em ngày trưởng thành Sau đợt thực tập, em đúc kết số kinh nghiệm riêng cho thân có thêm niềm tin để em phấn đấu để trở thành người Thư ký văn phòng chuyên nghiệp sau trường Em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới Khoa Quản trị văn phòng tổ Sinh viên: Phí Thị Minh Ngân 43 Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Lớp Thư ký văn phòng 14A chức cho chúng em thực tập học tập kinh nghiệm thực tiễn, cảm ơn cô Trương Thị Mai Anh tận tình hướng dẫn theo sát chúng em trình thực tập Cis em xin cảm ơn tồn thể cán UBND huyện Thạch Thất, phòng GD&ĐT huyện Thạch Thất tạo điều kiện hướng dẫn em thực tập số nghiệp vụ ngành nghề để em hồn thành báo cáo thực tập tốt nghiệp Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên: Phí Thị Minh Ngân 44 Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Lớp Thư ký văn phòng 14A PHỤ LỤC 1.Một số hình ảnh quan thực tập Một số mẫu văn UBND huyện Thạch Thất phòng GD &ĐT huyện Thạch Thất ban hành Nhật ký thực tập Sinh viên: Phí Thị Minh Ngân Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Lớp Thư ký văn phịng 14A Bì thư Sinh viên: Phí Thị Minh Ngân Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Lớp Thư ký văn phịng 14A Sổ cơng văn đến Dấu đến Sinh viên: Phí Thị Minh Ngân Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Lớp Thư ký văn phòng 14A Tủ đựng tài liệu Sinh viên: Phí Thị Minh Ngân Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Lớp Thư ký văn phòng 14A Sổ văn Bàn làm việc Sinh viên: Phí Thị Minh Ngân Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 14A ... Thư ký văn phịng 14A CHƯƠNG II:CƠNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG VÀ NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHỊNG TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN THẠCH THẤT, PHÒNG GIÁO DỤC & ĐÀO TẠO HUYỆN THẠCH THẤT 2.1 Công tác hành văn phịng:... CĐ Thư ký văn phòng 14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Lớp Thư ký văn phòng 14A PHỤ LỤC 1.Một số hình ảnh quan thực tập Một số mẫu văn UBND huyện Thạch Thất phòng GD &ĐT huyện Thạch Thất ban hành. .. Thị Minh Ngân Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Lớp Thư ký văn phòng 14A Văn phịng HĐND -UBND huyện Thạch Thất Là quan chun mơn thuộc UBND huyện Thạch Thất, có chức tham mưu