Đang tải... (xem toàn văn)
THỦ TỤC KIỂM SOÁT TÀI LIỆU 1. Mục đích: - Thiết lập và duy trì toàn bộ tài liệu liên quan đến hệ thống quản lý chất lượng của trường nhằm đạt các yêu cầu sau: - Đảm bảo các tài liệu đư
Câu lạc bộ Giám đốc nhân sự- Trụ sở: CT4.1001, Đơ thị Sơng Đà - Mỹ Đình, Từ Liêm, Hà Nội- Điện thoại: 04. 7855518 - Fax: 04. 7855518- Website: www.cpoclub.net - Email: contact@cpoclub.net--THỦ TỤC KIỂM SỐT TÀI LIỆU1. Mục đích:- Thiết lập và duy trì tồn bộ tài liệu liên quan đến hệ thống quản lý chất lượng của trường nhằm đạt các u cầu sau:- Đảm bảo các tài liệu được phê duyệt về tính hợp lý và hợp pháp trước khi ban hành.- Rà sốt cập nhật và phê duyệt lại khi cần.- Đảm bảo nhận biết được sự thay đổi và tình trạng sửa đổi hiện hành phân phối tài liệu.2. Thủ tục chi tiết:TT Tiến trình thực hiện Trách nhiệm1 Ban hành tài liệu mới/thay đổi tài liệu hiện hànhKhi có nhu cầu ban hành tài liệu mới/ thay đổi tài liệu lập phiếu đề nghị ban hành/phiếu thay đổi tài liệu trình với hiệu trưởng về nhu cầu ban hành/thay đổi tài liệu.Người có nhu cầu2 Nếu chấp thuận, phân cơng cán bộ thích hợp soạn thảo Hiệu trưởng3 Tiến hành soạn thảo tài liệu, ký vào vị trí người soạn thảo và trình Hiệu trưởng xem xét phê duyệtNgười soạn thảo tài liệu4 Cập nhật vào danh mục tài liệu nội bộ (khi thay đổi tồn bộ tài liệu, ghi rõ tính chất thay đổi trên phiếu thơng báo thay đổi tài liệu.Người soạn thảo tài liệu/nhân viên văn thư5 Photo thành nhiều bản, đóng dấu “được kiểm sốt” vào trang đầu của tài liệu hoặc đóng dấu giáp lai trên tồn bộ tài liệuNhân viên văn thư6 Bản tài liệu gốc khơng được đóng dấu để có thể phơ tơ khi cần thiết hoặc có u cầu.Nhân viên văn thư7 Phân phối tài liệu đến người nhận sau khi đã có ý kiến của ban giám hiệu. Đề nghị người nhận ký vào sổ nhận tài liệu (khi thay đổi tài liệu, phiếu thay đổi tài liệu được phân phối đính kèm với tài liệu được sửa đổi.Nhân viên văn thư8 Kiểm tra để đảm bảo nhận đúng tài liệu và thơng báo đến tất cả các nhân vật tài liệu đã nhận. Lưu trữ tài liệu theo cách dễ dàng truy cập.Nhân viên văn thư9 Khi thay đổi tài liệu thực hiện theo các bước sau:- Thu hồi tài liệu hết hiệu lực và huỷ bỏ- Nếu giữ lại tài liệu lỗi thời để tham khảo và nghiên cứu phải đóng dấu “hết hiệu lực”Nhân viên văn thư10 Đối với việc thay đổi nhỏ từ vài dòng đến 1 trang có thực hiện các bước sau:- Bước 1:+ Hiệu chỉnh và in lại trang có sửa đổi, bổ sung để phân phối.+ Ghi rõ bản chất việc thay đổi trên phiếu thơng báo thay đổi tài liệu và trình BGH ký vào phiếu thơng báo thay đổi tài Người soạn thảo Câu lạc bộ Giám đốc nhân sự- Trụ sở: CT4.1001, Đô thị Sông Đà - Mỹ Đình, Từ Liêm, Hà Nội- Điện thoại: 04. 7855518 - Fax: 04. 7855518- Website: www.cpoclub.net - Email: contact@cpoclub.net--liệu.- Bước 2:+ Lần sửa đổi sẽ được ghi nhận trên trang sửa đổi bằng cách thêm dấu/X bên cạnh số soát xét, ghi ngày hiệu lực mới bên trang sửa đổi và ghi nhận vào phiếu thông báo thay đổi tài liệu. Ví dụ: số soát xét/lần sửa đổi 00/01.Nhân viên văn thư11 Thực hiện các bước 7,8,9 Nhân viên văn thư12 Kiểm soát tài liệu bên ngoài- Khi nhận tài liệu bên ngoài (các văn bản pháp luật của Trung ương, chính quyền địa phương: Nghị định, nghị quyết, thông tư . liên quan đến phạm vi áp dụng hệ thống quản lý chất lượng) nhân viên văn thư ghi nhận vào sổ theo dõi công văn, cập nhật vào danh mục tài liệu bên ngoài.- Trình hiệu trưởng xem xét, có ý kiến chỉ đạo, phân phối (trình tự xem xét theo các bước 5,6,7).Nhân viên văn thư, trưởng các phòng, khoa, trung tâm13 Khi có sự thay đổi tài liệu, xin ý kiến hiệu trưởng để có đủ bản sửa đổi và thực hiện các bước5,6,7,8,9.Nhân viên văn thư trưởng các phòng, khoa.3. Phụ lục:1: Danh mục tài liệu nội bộ2: Số/ phiếu ký nhận tài liệu3: Danh mục tài liệu bên ngoài4: Phiếu thông báo thay đổi tài liệu5: Phiếu đề xuất ban hành văn bản/ thay đổi tài liệuNgười duyệt Người soạn thảoSố hiệu: TT-PHCQT-TC-KSTL/00 Ngày 1/7/2003 . phối tài liệu. 2. Thủ tục chi tiết:TT Tiến trình thực hiện Trách nhiệm1 Ban hành tài liệu mới/thay đổi tài liệu hiện hànhKhi có nhu cầu ban hành tài liệu. contact@cpoclub.net--THỦ TỤC KIỂM SỐT TÀI LIỆU1. Mục đích:- Thiết lập và duy trì tồn bộ tài liệu liên quan đến hệ thống quản lý chất lượng của trường nhằm đạt