quản lý thư viện trường cao đẳng sư phạm Hà Tây

29 706 0
quản lý thư viện trường cao đẳng sư phạm Hà Tây

Đang tải... (xem toàn văn)

Tài liệu hạn chế xem trước, để xem đầy đủ mời bạn chọn Tải xuống

Thông tin tài liệu

Với sự phát triển nhanh chóng của công nghệ thông tin, tin học đã và đang đi vào phục vụ con người trong mọi lĩnh vực của cuộc sống. Nó góp phần quan trọng vào chiến lược phát triển kinh tế của từng quốc gia. Hiện nay, các ngành các cấp đang từng bước ứng dụng tin học vào công tác quản lý nhằm đảm bảo an toàn tin tức, tránh mất mát, sai sót, tiết kiệm được thời gian, tiền của, giảm được đáng kể khối lượng công việc. Hệ thống quản lý thư viện cũng vậy, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý là rất cần thiết. Qua đó, người quản lý và người sử dụng có thể truy nhập, tìm kiếm, nắm bắt và quản lý thông tin một cách nhanh chóng trong một khoảng thời gian nhanh nhất có thể, tiết kiệm được thời gian, tiền của. Hiện nay, một số thư viện vẫn quản lý bằng phướng pháp thủ công (trên giấy tờ, sổ sách). Vì vậy, việc tra cứu gặp rất nhiều khó khăn, khi một độc giả bất kỳ đến mượn sách từ khâu đăng ký đến khâu cho mượn sách đều được thủ thư thực hiện thủ công gây mất rất nhiều thời gian mà hiệu quả lại không cao. Hệ thống quản lý thư viện là một trong những bài điển hình về đề tài quản lý. Qua một thời gian học tập và nghiên cứu tại trường Đại học Kinh tế quốc dân, với sự giảng dạy của các thầy cô trong trường và được sự hướng dẫn trực tiếp của thầy Phạm Minh Hoàn em đã tìm hiểu, nghiên cứu và thu thập những tư liệu để tạo lập đề tài xây dựng đề tài quản lý thư viện trường cao đẳng sư phạm Hà Tây với mong muốn có thể đưa các ứng dụng tin học vào việc quản lý thư viện của trường nhằm đạt được hiệu quả công việc cao nhất. Tuy bản thân có nhiều cố gắng, nhưng do kinh nghiệm chưa nhiều, thời gian nghiên cứu còn ngắn nên đề tài còn nhiều mặt hạn chế và sai sót. Kính mong thầy cô thông cảm và góp ý cho đề tài của em được hoàn thiện hơn.

Giảng viên hướng dẫn: Thầy Phạm Minh Hoàn MỤC LỤC Trang LỜI NÓI ĐẦU 2 1.2. Giới thiệu đề tài 6 1.2.1. do chọn đề tài .6 1.3.2. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài .6 1.3.3. Mục đích của đề tài 7 1.3.4. Những đóng góp của đề tài 7 1.2.Quy trình mượn sách .9 1.3. Quy trình kiểm kê báo cáo 10 II. Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh 20 IV. Mô hình thực thể liên kết .27 ĐỂ TÀI THỰC TẬP SVTH: Kiều Thị Xim 1 Giảng viên hướng dẫn: Thầy Phạm Minh Hoàn LỜI NÓI ĐẦU Với sự phát triển nhanh chóng của công nghệ thông tin, tin học đã và đang đi vào phục vụ con người trong mọi lĩnh vực của cuộc sống. Nó góp phần quan trọng vào chiến lược phát triển kinh tế của từng quốc gia. Hiện nay, các ngành các cấp đang từng bước ứng dụng tin học vào công tác quản nhằm đảm bảo an toàn tin tức, tránh mất mát, sai sót, tiết kiệm được thời gian, tiền của, giảm được đáng kể khối lượng công việc. Hệ thống quản thư viện cũng vậy, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản là rất cần thiết. Qua đó, người quản và người sử dụng có thể truy nhập, tìm kiếm, nắm bắt và quản thông tin một cách nhanh chóng trong một khoảng thời gian nhanh nhất có thể, tiết kiệm được thời gian, tiền của. Hiện nay, một số thư viện vẫn quản bằng phướng pháp thủ công (trên giấy tờ, sổ sách). Vì vậy, việc tra cứu gặp rất nhiều khó khăn, khi một độc giả bất kỳ đến mượn sách từ khâu đăng ký đến khâu cho mượn sách đều được thủ thư thực hiện thủ công gây mất rất nhiều thời gian mà hiệu quả lại không cao. Hệ thống quản thư viện là một trong những bài điển hình về đề tài quản lý. Qua một thời gian học tập và nghiên cứu tại trường Đại học Kinh tế quốc dân, với sự giảng dạy của các thầy cô trong trường và được sự hướng dẫn trực tiếp của thầy Phạm Minh Hoàn em đã tìm hiểu, nghiên cứu và thu thập những tư liệu để tạo lập đề tài xây dựng đề tài quản thư viện trường cao đẳng phạm Tây với mong muốn có thể đưa các ứng dụng tin học vào việc quản thư viện của trường nhằm đạt được hiệu quả công việc cao nhất. ĐỂ TÀI THỰC TẬP SVTH: Kiều Thị Xim 2 Giảng viên hướng dẫn: Thầy Phạm Minh Hoàn Tuy bản thân có nhiều cố gắng, nhưng do kinh nghiệm chưa nhiều, thời gian nghiên cứu còn ngắn nên đề tài còn nhiều mặt hạn chế và sai sót. Kính mong thầy cô thông cảm và góp ý cho đề tài của em được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn! Nội, tháng 29 năm 2011. Sinh viên KIỀU THỊ XIM ĐỂ TÀI THỰC TẬP SVTH: Kiều Thị Xim 3 Giảng viên hướng dẫn: Thầy Phạm Minh Hoàn CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP 1.1. Giới thiệu về cơ sở thực tập 1.1.1: Vài nét về công ty. Cơ sở thực tập : Công ty TNHH thiết bị số Thăng Long Địa chỉ : 174 Nguyễn Văn Linh - Phường Lam Sơn – TP Hưng Yên – Hưng Yên Điện thoại : 0321.3868.568 Website : Website: thanglongit.com Công ty TNHH thiết bị số Thăng Long được thành lập từ năm 2008 ban đầu cơ sở vật chất còn hạn hẹp chỉ kinh doanh về phần cứng ngành công nghệ thông tin và thiết bị văn phòng , sau 3 năm hoạt động và phát triển , quy mô của công ty ngày càng mở rộng cả về chiều rộng và chiều sâu . Hiện nay Thăng Long kinh doanh chính về Công nghệ thông tin bao gồm phần cứng và phần mềm . Với quy mô phát triển rộng lớn và đội ngũ nhân viên lập trình có chuyên môn đã xây dựng một số phần mềm như quản nhân sự - tiền lương , phần mềm kế toán , phần mềm quản vật tư ,website bán hàng trực tuyến …. ĐỂ TÀI THỰC TẬP SVTH: Kiều Thị Xim 4 Giảng viên hướng dẫn: Thầy Phạm Minh Hoàn 1.1.2. Sơ đồ tổ chức Chức năng của các phòng ban • Ban quản : Gồm các thành viên trong Ban giám đốc , các trưởng phó phòng ban trực tiếp điều hành công ty. • Về mảng Phần Cứng có các bộ phận như: Kinh doanh tìm và bán hàng, bộ phận kế toán lập phiếu mua hàng và nhận tiền thanh toán, Kĩ thuật lắp đặt và vận hành máy móc thiết bị , Bộ phận Kho quản và xuất hàng theo yêu cầu, Giao hàng là bộ phận chuyển giao giữa công ty và người sử dụng . • Về mảng Phần mềm có bộ phận Kinh Doanh tìm và chăm sóc khách hàng, Lập trình viên là người thực hiện làm các công việc lập trình, Dự án sẽ thực hiện các dự án cho công ty, Kĩ thuật là người test lại phần mềm và trực tiếp cài đặt kiểm thử cho khách hàng. ĐỂ TÀI THỰC TẬP SVTH: Kiều Thị Xim BAN LÃNH ĐẠO PHẦN CỨNG PHẦN MỀM Kinh Doanh Kế toán Kĩ Thuật Kinh Doanh Lập trình viên Dự án Qlý Kho Giao hàng Kĩ thuật Hình 1.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy hoạt động của công ty tyty 5 Giảng viên hướng dẫn: Thầy Phạm Minh Hoàn 1.2. Giới thiệu đề tài 1.2.1. do chọn đề tài Mô hình quản thư viện truyền thống không còn phù hợp với chiến lược phát triển của trường cao đẳng phạm Tây giai đoạn 2011 – 2030 và những năm tiếp theo. Xuất phát từ nhu cầu thực tiễn: nhu cầu phát triển thư viện trở thành thư viện hiện đại từng bước đáp ứng mọi nhu cầu thông tin của người sử dụng một cách dễ dàng và nhanh chóng. Do đó, thư viện truyền thống với phương pháp thủ công không còn hợp với nhà trườngsự phát triển công nghệ hiện nay. Việc đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản thư viện đang là nhiệm vụ cấp bách được đặt lên hàng đầu nhằm nâng cao chất lượng phục vụ, đáp ứng kịp thời, hiệu quả thông tin tư liệu phục vụ cho việc giảng dạy, học tập và nghiên cứu của nhà trường trong những giai đoạn tiếp theo. Chính vì những lí do trên tôi lựa chọn đề tài Xây dựng hệ thống quản thư viện làm chuyên đề tốt nghiệp với mong muốn góp phần vào sự phát triển chung của trường cũng như của thư viện trường. 1.3.2. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài Hệ thống quản thư viện được xây dựng nhằm hỗ trợ công tác quản tại thư viện trường Cao Đẳng Phạm Tây. Bởi vậy, đối tượng mà hệ thống hướng tới là các cán bộ công tác tại thư viện; Toàn bộ giảng viên, sinh viên trong Trường có nhu cầu sử dụng tài liệu nhằm nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, trình độ học vấn. Phạm vi nghiên cứu: là một đơn vị hoạt động thông tin thư viện chuyên ngành nằm trong hệ thống thư viện các trường cao đẳng nên lĩnh vực quản rất đa dạng. Nhưng do thời gian thực hiện đề tài có hạn, nên đề tài chỉ tập trung vào khảo sát và phân tích quy trình hoạt động của hệ thống quản thư ĐỂ TÀI THỰC TẬP SVTH: Kiều Thị Xim 6 Giảng viên hướng dẫn: Thầy Phạm Minh Hoàn viện trường cao đẳng SPHT. Quy trình đăng ký và quản độc giả; Quy trình thống kê báo cáo tại thư viện trường Cao Đẳng Phạm Tây. Xây dựng hệ thống quản thư viện cho trường Cao Đẳng Phạm Tây nghiệp với một số chức năng như quản sách, quản mượn trả, quản độc giả, tra cứu sách, thống kê báo cáo. 1.3.3. Mục đích của đề tài Kết quả nghiên cứu của đề tài sẽ đưa ra phần mềm quản và những giải pháp cụ thể, khả thi cho sự phát triển của thư viện của trường Cao Đẳng Phạm Tây. Đề tài nhằm mục đích giúp đỡ các cán bộ, độc giả của thư viện Cao Đẳng Phạm Tây. Sau khi đề tài hoàn thành, kết quả của đề tài có thể giúp giảm bớt công việc cho cán bộ quản thư viện Cao Đẳng Phạm Tây, quản dễ dàng, nhanh chóng, chính xác số sách có trong thư viện. Thống kê được số đầu sách hiện có, số lượng sách độc giả đang mượn của thư viện; Cũng như giúp độc giả tìm kiếm sách một cách thuận tiện và nhanh chóng. Từ quá trình mượn trả của độc giả, lãnh đạo thư viện xác định được nhu cầu của độc giả. Từ đó, dễ dàng có kế hoạch cho việc nhập số lượng sách phù hợp nhằm đáp ứng kịp thời cho nhu cầu đọc, học và nghiên cứu của cán bộ và sinh viên trong trường. Với mục đích giúp đỡ cán bộ, độc giả của thư viện nhanh nhất, chính xác nhất, hiệu quả nhất. Đề tài đã phần nào đáp ứng được yêu cầu của người sử dụng. 1.3.4. Những đóng góp của đề tài Qua khảo sát, phân tích, đánh giá thực trạng của hệ thống quản thư viện trường Cao Đẳng Phạm Tây. Đề tài đã đưa ra được những hạn chế của hệ thống quản thư viện hiện tại. Từ đó, làm tiền đề để xây dựng hệ thống quản thư viện cho trường Cao Đẳng Phạm Tây, đáp ứng được nhu cầu quản của cán bộ thư viện, cũng như nhu cầu tìm kiếm sách của độc giả. ĐỂ TÀI THỰC TẬP SVTH: Kiều Thị Xim 7 Giảng viên hướng dẫn: Thầy Phạm Minh Hoàn Việc áp dụng kết quả của đề tài, giúp cán bộ thư viện thoát khỏi những công việc nặng nhọc, quản dễ dàng, chính xác và hiệu quả hơn. Đặc biệt là không tốn thời gian kiểm kê báo cáo, giảm thời gian thủ tục tìm kiếm sách, thủ tục mượn trả sách. Giúp cho cán bộ, sinh viên trường Cao Đẳng Phạm Tây nhiều thời gian để học tập, nghiên cứu và thực hiện tốt công việc của mình. Kết quả của đề tài có thể làm tài liệu hữu ích cho thư viện trường Cao Đẳng Phạm Tây nói riêng và hệ thống các thư viện của Việt Nam nói chung. ĐỂ TÀI THỰC TẬP SVTH: Kiều Thị Xim 8 Giảng viên hướng dẫn: Thầy Phạm Minh Hoàn CHƯƠNG 2: CƠ SỞ THUYẾT I. Khảo sát bài toán 1.1. Khảo sát quy trình hoạt động nghiệp vụ Thư viện trường Cao Đẳng Phạm Tây nghiệp hoạt động phục vụ theo mục đích, nhiệm vụ đào tạo của nhà trường, mở cửa hàng ngày phục vụ cho tất cả cán bộ, giáo viên và sinh viên trong trường. Quy trình hoạt động của thư viện được chia thành nhiều quy trình con: quy trình bổ sung sách, quy trình xử nghiệp vụ đối với tài liệu, quy trình đăng ký làm thẻ thư viện, quy trình tra cứu và mượn trả sách, quy trình kiểm kê báo cáo, Một số quy trình được trình bày cụ thể như sau: 1.2.Quy trình mượn sách Hình 2.1. Quy trình mượn sách tại thư viện Hình 2.2. Quy trình trả sách tại thư viện Khi độc giả có nhu cầu mượn tài liệu thì trước tiên độc giả phải tra tìm tài liệu qua Tủ mục lục để biết tên tài liệu, kí hiệu phân loại; Sau khi biết được một số thông tin về tài liệu, bạn đọc sẽ viết thông tin về tài liệu mà mình cần mượn lên phiếu yêu cầu theo mẫu, sau đó chuyển phiếu yêu cầu này kèm theo thẻ thư viện cho Thủ thư. Thủ thư căn cứ vào thông tin về tài liệu mà độc ĐỂ TÀI THỰC TẬP SVTH: Kiều Thị Xim 9 Độc giả Tìm mã số sách Viết phiếu yêu cầu Kiểm tra phiếu, thẻ Ghi nhận mượn sách Cho mượn sách Tìm sách trong kho Độc giả Điền mã số sách Viết phiếu trả Kiểm tra phiếu, thẻ Ghi nhận trả sách Trả sách Kiểm tra sổ Giảng viên hướng dẫn: Thầy Phạm Minh Hoàn giả ghi trên phiếu yêu cầu để tìm tài liệu trong kho cho độc giả mượn và giữ lại phiếu yêu cầu kẹp cùng với thẻ thư viện. Một số tài liệu thuộc sách quý, hiếm hoặc ít bản độc giả chỉ có thể mượn đọc tại chỗ mà không thể mượn về. Nếu thấy cần thiết, độc giả đăng ký phô tô tài liệu với thủ thư. Sau khi bạn đọc trả sách, Thủ thư kiểm tra sách và nhận lại sách. Đồng thời, giữ lại Phiếu yêu cầu mượn sách và trả lại thẻ thư viện cho bạn đọc. Khi sách đã được độc giả trả lại, thủ thư dựa vào ký hiệu phân loại và mã số dán trên mỗi quyển sách để sắp xếp sách lên giá. Thủ thư theo dõi việc mượn, trả tài liệu của độc giả dựa vào thông tin ghi trên phiếu yêu cầu, nếu độc giả nào vi phạm các quy định của thư viện sẽ bị xử phạt tuỳ theo mức độ vi phạm. 1.3. Quy trình kiểm kê báo cáo Hình 2.3: Quy trình thống kê báo cáo Ngoài công việc phục vụ trực tiếp bạn đọc, theo định kỳ cán bộ thư viện còn phải kiểm kê số lượng sách trong thư viện, thống kê việc sử dụng tài liệu của độc giả, báo cáo số sách độc giả đang mượn. Khi Lãnh đạo thư viện yêu cầu báo cáo, Thủ thư dựa vào phiếu yêu cầu của độc giả để báo cáo. Qua quá trình kiểm kê, báo cáo, lãnh đạo thư viện mới biết được tình hình hoạt động của thư viện. Qua đó mới lên kế hoạch để phát triển thư viện. ĐỂ TÀI THỰC TẬP SVTH: Kiều Thị Xim 10 Thủ thư Phiếu yêu cầu Lãnh đạo Yêu cầu báo cáo Kiểm kê Báo cáo . tại thư viện trường Cao Đẳng Sư Phạm Hà Tây. Xây dựng hệ thống quản lý thư viện cho trường Cao Đẳng Sư Phạm Hà Tây nghiệp với một số chức năng như quản lý. phát triển của thư viện của trường Cao Đẳng Sư Phạm Hà Tây. Đề tài nhằm mục đích giúp đỡ các cán bộ, độc giả của thư viện Cao Đẳng Sư Phạm Hà Tây. Sau khi

Ngày đăng: 25/07/2013, 13:39

Từ khóa liên quan

Tài liệu cùng người dùng

Tài liệu liên quan