BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc - Số: 155/QĐ-BGDĐT Hà Nội, ngày 10 tháng 01 năm 2013 QUYẾT ĐỊNH BAN HÀNH QUY CHẾ TIẾP NHẬN, XỬ LÝ, PHÁT HÀNH VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI CƠ QUAN BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ TRƯỞNG BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO Căn Nghị định số 36/2012/NĐ-CP ngày 18 tháng năm 2012 Chính phủ, quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ, quan ngang Bộ; Căn Nghị định số 32/2008/NĐ-CP ngày 19 tháng năm 2008 Chính phủ, quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ Giáo dục Đào tạo; Căn Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư; Căn Nghị định số 09/NĐ- CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 Chính phủ, sửa đổi bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP công tác văn thư; Căn Quyết định số 2074/QĐ-VPCP ngày 20 tháng 12 năm 2010 Văn phòng Chính phủ ban hành Quy chế mẫu tiếp nhận, xử lý, phát hành quản lý văn Văn phòng Bộ, quan ngang Bộ; Căn Quyết định số 2439/QĐ-BGDĐT ngày 16 tháng năm 2010 Bộ trưởng Bộ Giáo dục Đào tạo ban hành quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức đơn vị giúp Bộ trưởng thực chức quản lý nhà nước thuộc Bộ Giáo dục Đào tạo; Xét đề nghị Chánh Văn phòng Bộ, QUYẾT ĐỊNH: Điều 1.Ban hành kèm theo Quyết định Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành quản lý văn quan Bộ Giáo dục Đào tạo Điều Quyết định có hiệu lực kể từ ngày ký ban hành Điều 3.Các ông (bà) Chánh Văn phòng, Vụ trưởng, Cục trưởng, Chánh Thanh tra Thủ trưởng đơn vị, tổ chức có chức quản lý nhà nước thuộc Bộ Giáo dục Đào tạo chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./ KT BỘ TRƯỞNG THỨ TRƯỞNG Nơi nhận: - Như điều 3; - Bộ trưởng (để b/c); - Đăng website quan Bộ; - Lưu: VT, VP Trần Quang Quý QUY CHẾ TIẾP NHẬN, XỬ LÝ, PHÁT HÀNH VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI CƠ QUAN BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO (Ban hành kèm theo Quyết định số 155 /QĐ-BGDĐT ngày 10 tháng 01 năm 2013 Bộ trưởng Bộ Giáo dục Đào tạo) Chương I QUY ĐỊNH CHUNG Điều Phạm vi đối tượng điều chỉnh Quy chế quy định trách nhiệm, nguyên tắc, quy trình việc tiếp nhận, chuyển giao, xử lý, phát hành quản lý văn quan Bộ Giáo dục Đào tạo Quy chế áp dụng cho đơn vị, tổ chức có chức quản lý nhà nước cán bộ, công chức thuộc quan Bộ Giáo dục Đào tạo (sau gọi chung quan Bộ) Điều Giải thích từ ngữ "Văn đi" toàn văn bản, tài liệu Bộ Giáo dục Đào tạo ban hành hoàn tất thủ tục chuyển phát, gửi quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân nước "Văn đến" toàn văn bản, tài liệu, đơn thư, đề nghị … cá nhân, tổ chức nước gửi trực tiếp, theo đường bưu điện, fax, hộp thư điện tử, đến quan Bộ đơn vị, tổ chức, cá nhân thuộc quan Bộ "Văn thư quan Bộ" phận tổ chức thực việc tiếp nhận, chuyển giao, xử lý, phát hành văn quan Bộ, thuộc phòng Hành chính, Văn phòng Bộ Giáo dục Đào tạo "Văn thư đơn vị" cán bộ, chuyên viên, làm công tác văn thư chuyên trách kiêm nhiệm công tác văn thư đơn vị, tổ chức thuộc quan Bộ "Bản thảo văn bản" viết tay, in qua máy vi tính đánh máy, dự thảo nội dung văn để từ soạn thảo, hình thành văn hồn chỉnh "Bản gốc văn bản" Bộ Giáo dục Đào tạo hoàn chỉnh nội dung, thể thức văn có chữ ký trực tiếp người có thẩm quyền ký ban hành văn "Bản văn bản" hồn chỉnh nội dung, thể thức văn quan Bộ phê duyệt ban hành hình thành từ gốc văn “Hồ sơ công việc" tập văn bản, tài liệu có liên quan với vấn đề, việc, đối tượng cụ thể hình thành trình xử lý, giải công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ đơn vị, cá nhân kể từ việc bắt đầu đến kết thúc chỉnh lý, xếp theo thứ tự thời gian, mô tả diễn biến việc cụ thể Điều Nguyên tắc tiếp nhận, chuyển giao, xử lý, phát hành, quản lý văn Đảm bảo yêu cầu cải cách hành nhà nước quan Bộ Giáo dục Đào tạo Hiệu quả, khoa học xác Đơn giản hóa thủ tục hành Quy trình liên thơng, hợp lý, tập trung, thống Đảm bảo yêu cầu bí mật thơng tin, tài liệu q trình giải Chương II QUY ĐỊNH TIẾP NHẬN VÀ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐẾN Điều Trách nhiệm tiếp nhận văn đến Văn thư quan Bộ đầu mối tiếp nhận, đăng ký, xử lý toàn văn đến quan Bộ 2 Cán bộ, công chức thuộc quan Bộ nhận văn đến có liên quan tới cơng việc chung lãnh đạo Bộ, Thủ trưởng đơn vị chuyển lại trực tiếp nhận từ tổ chức, cá nhân bên gửi đến (dưới hình thức) phải chuyển cho văn thư quan Bộ để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký chuyển giao theo quy trình xử lý văn quan Bộ Văn đến phải làm thủ tục tiếp nhận ngày Nếu văn đến vào cuối ngày làm việc (giờ buổi chiều), làm thủ tục tiếp nhận vào đầu sáng ngày làm việc tiếp theo, trừ trường hợp văn đến có ghi độ khẩn, hỏa tốc trước Điều Thủ tục tiếp nhận đăng ký văn đến Thủ tục tiếp nhận văn đến a) Khi nhận bì văn đến, văn thư quan Bộ phải kiểm tra, đối chiếu nơi gửi, nơi nhận, số, ký hiệu, … văn ghi bì với sổ giao nhận, đảm bảo xác ký nhận b) Trường hợp bì văn đến có dấu hiệu bị mở trước nhận, hỏa tốc hẹn đến chậm lập biên xác nhận thời điểm tiếp nhận thông báo cho nơi gửi biết để phối hợp giải c) Các bì văn đến có dấu thượng khẩn, khẩn, hỏa tốc hẹn giờ, hỏa tốc, mời họp phải bóc bì xử lý tức thời sau tiếp nhận d) Việc phân loại, bóc bì đăng ký văn đến thực theo Quyết định số 2500/QĐBGDĐT ngày 24 tháng năm 2009 Bộ trưởng Bộ Giáo dục Đào tạo việc ban hành Quy chế cơng tác văn thư; bì văn đến có dấu Mật (C), Tối mật (B), Tuyệt mật (A) thực theo Quyết định số 6324/QĐ-BGDĐT ngày 20 tháng 12 năm 2012 Bộ trưởng Bộ Giáo dục Đào tạo ban hành Quy chế quản lý, sử dụng tài liệu bí mật nhà nước quan Bộ Giáo dục Đào tạo Văn thư quan Bộ không nhận, gửi trả lại văn không quy định thủ tục hành chính, bao gồm trường hợp sau: a) Trình vượt cấp, ký đóng dấu khơng thẩm quyền b) Khơng đóng dấu (trừ văn điện tử), khơng số, không ký hiệu; không ghi ngày, tháng, năm ban hành; thiếu trang c) Văn gửi sai địa chỉ, chữ mờ, nhàu nát chụp dấu đen (trừ fax, văn hồ sơ, tài liệu kèm theo) Điều Chuyển giao văn đến Những văn thuộc thẩm quyền giải lãnh đạo Bộ: a) Chánh Văn phòng Bộ người có thẩm quyền ký vào “Phiếu xử lý văn đến” trình lãnh đạo Bộ để xin ý kiến giải Phiếu xử lý văn đến thực theo phụ lục đính kèm b) Sau có ý kiến giải lãnh đạo Bộ, văn chuyển trở lại văn thư quan Bộ để làm thủ tục chuyển giao Các văn gửi đến quan Bộ có nội dung chun mơn, nghiệp vụ; thuộc chức năng, nhiệm vụ theo lĩnh vực công tác đơn vị, Chánh Văn phòng Bộ người có thẩm quyền ghi trực tiếp vào dòng "Chuyển" ô dấu "ĐẾN" chuyển lại văn thư quan Bộ để làm thủ tục chuyển đến đơn vị a) Các trường hợp văn đến không ghi độ khẩn, văn thư quan Bộ chuyển văn đến đơn vị giao nhiệm vụ xử lý, giải quyết, sau hoàn tất thủ tục: ghi sổ văn đến, nhập liệu máy tính, nhân văn (nếu có), ghi sổ chuyển giao văn đến đơn vị Văn đặt vào ô chuyển văn đơn vị liên quan b) Các trường hợp văn có nội dung yêu cầu giải khẩn, hỏa tốc, sau có ý kiến phân phối, đạo giải Chánh Văn phòng Bộ người có trách nhiệm, văn thư quan Bộ chuyển trực tiếp liên hệ với cán bộ, chuyên viên làm công tác văn thư đơn vị để chuyển giao Đối với văn đến sau 17 00 phút, cán thường trực bảo vệ quan Bộ có trách nhiệm tiếp nhận Văn có dấu “hỏa tốc”, “Hỏa tốc hẹn giờ”, “khẩn”, “thượng khẩn”, cán thường trực phải ghi vào sổ trực số văn ghi bì, tên quan gửi, nhận văn báo cáo cho lãnh đạo Văn phòng người có trách nhiệm biết để kịp thời xử lý Các văn khác, bàn giao cho văn thư quan Bộ vào đầu buổi sáng ngày làm việc Những văn bản, tài liệu chuyển nhầm đơn vị xử lý, không thuộc chức giải đơn vị, cá nhân, trả lại cho văn thư quan Bộ để kịp thời chuyển địa Không chuyển trực tiếp từ đơn vị, cá nhân sang đơn vị, cá nhân khác Văn thư đơn vị có trách nhiệm thực quy định hành nhà nước công tác văn thư, tiếp nhận văn đơn vị quy định văn thư quan Bộ a) Giờ nhận văn văn thư quan Bộ: Buổi sáng từ 08 00 phút; buổi chiều từ 13 30 phút b) Các trường hợp văn cần xử lý có độ “Khẩn”, “Mật”, “Hỏa tốc”, sau nhận thơng báo Phòng Hành chính, Văn phòng Bộ, văn thư đơn vị có trách nhiệm đến nhận trực tiếp văn thư quan Bộ c) Sau hoàn tất thủ tục đăng ký, ghi vào sổ văn đến đơn vị chuyển tới Thủ trưởng đơn vị người có thẩm quyền ý kiến xử lý giải Sau khi, Thủ trưởng đơn vị, người có thẩm quyền có ý kiến xử lý, văn chuyển giao cho cá nhân thực theo dõi, đôn đốc việc xử lý, giải Việc chuyển giao văn phải thực chặt chẽ, xác, đối tượng đảm bảo giữ gìn bí mật nội dung văn a) Văn thư quan Bộ thực việc ghi chép thường nhật, đầy đủ, xác thơng tin vào sổ chuyển giao văn đơn vị, như: ngày, tháng chuyển giao; số, ký hiệu văn bản; số đến, ngày đến văn b) Văn thư đơn vị, người nhận văn phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn Các trường hợp, văn thư đơn vị không thực thủ tục ký sổ giao nhận văn bản, văn thư quan Bộ không chịu trách nhiệm xảy cố thất lạc, văn Đối với văn mật Việc giao nhận, quản lý, xử lý, sử dụng Điện mật, văn bản, tài liệu có độ “Tuyệt mật”, “Tối mật”, “Mật” thực theo Quyết định số 6324/QĐ-BGDĐT ngày 20 tháng 12 năm 2012 Bộ trưởng Bộ Giáo dục Đào tạo Thủ trưởng đơn vị có trách nhiệm xử lý văn đến hàng ngày đơn vị giao cho chuyên viên theo dõi, nghiên cứu, xử lý Văn phòng Bộ có trách nhiệm tổng hợp tình hình giải văn chuyển đến đơn vị, cá nhân, giúp lãnh đạo Bộ đôn đốc đơn vị xử lý, giải công việc theo đạo lãnh đạo Bộ Hàng tháng, kết xử lý văn bản, giải công việc tổng hợp báo cáo Bộ trưởng Chương III QUY ĐỊNH VỀ XỬ LÝ VĂN BẢN Điều Xử lý văn đến Các đơn vị có trách nhiệm xử lý xử lý xem xét giải văn đến đăng ký văn thư quan Bộ a) Trường hợp văn từ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân gửi trực tiếp tới Cục, Thanh tra, Văn phòng, có nội dung thuộc chức năng, nhiệm vụ; thẩm quyền giải Bộ trưởng phân cơng làm thủ tục đăng ký văn đến đơn vị b) Trường hợp văn đến, gửi tới Cục, Thanh tra, Văn phòng, khơng thuộc thẩm quyền giải đơn vị, sau bóc bì, tồn văn bì gửi văn chuyển văn thư quan Bộ để làm thủ tục đăng ký văn đến Quy trình xử lý văn đến phải theo trình tự thời gian quy định Quy chế làm việc quan Bộ; quy định hành Nhà nước công tác văn thư quy định Quy chế Điều Hồ sơ trình lãnh đạo Bộ giải cơng việc Đơn vị chủ trì soạn thảo văn phải lập hồ sơ trình giải cơng việc trình Lãnh đạo Bộ Hồ sơ trình giải cơng việc gồm có: a) Tờ trình giải cơng việc có chữ ký trực tiếp Thủ trưởng đơn vị chuyên viên xử lý soạn thảo b) Văn đến có dấu đăng ký cơng văn đến văn thư quan Bộ sở để xử lý công việc, chuyên viên không gạch chân ghi ý kiến lên văn Ngồi ra, kèm theo tài liệu khác có liên quan đến vấn đề trình, xếp theo trình tự dẫn giải nội dung trình (tất tài liệu phải liệt kê đầy đủ mục "các văn kèm theo" Phiếu trình giải cơng việc) c) Ý kiến tổ chức, đơn vị, cá nhân Bộ liên quan (nếu có) d) Văn trình lãnh đạo Bộ phê duyệt phải dự thảo văn cuối hoàn chỉnh nội dung thể thức - Số lượng văn trình lãnh đạo Bộ phê duyệt 02 (hai) Trong đó, 01 (một) có chữ ký tắt xác nhận Thủ trưởng đơn vị phần nội dung 01 chữ kỹ tắt để nhân phát hành Nếu văn có phụ lục kèm theo, Thủ trưởng đơn vị phải ký tắt vào cuối tất trang phụ lục - Trường hợp số lượng văn cần có chữ ký trực tiếp lãnh đạo Bộ nhiều 02 (hai) đơn vị soạn thảo phải có đề nghị, nêu rõ lý số lượng cụ thể đ) Hồ sơ trình xếp khoa học; tất văn bản, tài liệu quy định khoản Điều ghim kẹp chắn để tránh thất lạc e) Trường hợp văn cần gửi đến quan, đơn vị, cá nhân quan Bộ, phải có văn đề nghị ghi cụ thể về: đối tượng, số lượng văn phát hành, danh sách địa đơn vị, tổ chức, cá nhân nơi văn cần gửi đến (theo nơi nhận văn bản) Văn bản, hồ sơ trình lãnh đạo Bộ phê duyệt có nội dung bí mật Nhà nước quy trình xử lý phải thực đầy đủ theo quy định hành pháp luật cơng tác bảo vệ bí mật nhà nước; Quyết định số 6436/QĐ-BGDĐT ngày 20 tháng 12 năm 2011 Bộ trưởng Bộ Giáo dục Đào tạo quy định Quy chế Điều Quy trình trình lãnh đạo Bộ phê duyệt, giải cơng việc Các đơn vị trình lãnh đạo Bộ phê duyệt văn bản, xin ý kiến đạo để giải công việc phải qua văn thư quan Bộ để rà sốt trình tự, thủ tục đăng ký số trình văn Số trình văn vào sổ đăng ký Phòng Hành chính, Văn phòng Bộ Khơng trình trực tiếp văn lên lãnh đạo Bộ, trừ trường hợp văn khẩn, hỏa tốc theo yêu cầu Lãnh đạo Bộ Văn phòng Bộ có trách nhiệm: a) Lập Sổ đăng ký số trình văn b) Phân cơng cán bộ, cơng chức (người) chuyên trách việc tiếp nhận, rà soát, theo dõi hồ sơ trình lãnh đạo Bộ, kể tệp tin (file) điện tử văn Cán bộ, công chức (người) tiếp nhận có trách nhiệm kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn thủ tục trình ký c) Nếu hồ sơ chưa quy định về: thể thức, kỹ thuật trình bày, thẩm quyền, chưa đủ thủ tục trả lại cho đơn vị chủ trì soạn thảo để bổ sung, hồn chỉnh Nếu đúng, đủ làm thủ tục tiếp nhận, chuyển giao cho thư ký lãnh đạo Bộ Thư ký lãnh đạo Bộ nhận văn bản, hồ sơ trình lãnh đạo Bộ phê duyệt có trách nhiệm: a) Kiểm tra, đảm bảo hồ sơ đầy đủ thủ tục, thiếu phải báo cho Thủ trưởng đơn vị, cá nhân (chuyên viên) trực tiếp soạn thảo để bổ sung hồn chỉnh b) Rà sốt văn về: thẩm quyền, tả, văn phạm, thuật ngữ; thể thức, kỹ thuật trình bày Khi thấy cần thiết phải sửa đổi, bổ sung, điều chỉnh nội dung trao đổi trực tiếp với Thủ trưởng đơn vị, cá nhân (chuyên viên) trực tiếp soạn thảo để thống ý kiến ghi ý kiến yêu cầu đính kèm hồ sơ chuyển văn thư quan Bộ c) Mọi trường hợp văn bản, hồ sơ phải trả lại cho đơn vị để chỉnh sửa, bổ sung, phải trả qua văn thư quan Bộ để theo dõi làm thủ tục trình lần (lần hai lần ba); không trả trực tiếp - Khi nhận văn bản, hồ sơ trả lại, đơn vị chỉnh sửa, bổ sung, hoàn chỉnh văn thực quy trình trình văn quy định khoản Điều - Các văn bản, hồ sơ trình lần hai trở lên, phải gửi đính kèm văn ý kiến yêu cầu sửa chữa lần trước (lần kề trước đó) d) Sắp xếp hồ sơ trình, ưu tiên trình vấn đề cần xử lý gấp, xin khẩn Ký duyệt văn a) Lãnh đạo Bộ ký duyệt văn thuộc phạm vi, lĩnh vực công tác giải công việc theo phân công Bộ trưởng - Trường hợp lãnh đạo Bộ đồng ý với nội dung dự thảo phê duyệt, ký trực tiếp 02 (hai) văn Sau lãnh đạo Bộ phê duyệt, thư ký lãnh đạo Bộ chuyển văn thư quan Bộ để làm thủ tục phát hành - Trường hợp lãnh đạo Bộ không ký phê duyệt, có ý kiến đạo bổ sung sửa chữa vào văn bản, thư ký lãnh đạo Bộ chuyển lại văn thư quan Bộ để trả lại đơn vị trình bổ sung, chỉnh sửa, hồn thiện văn bản, hồ sơ theo ý kiến đạo b) Văn lãnh đạo Bộ yêu cầu Chánh Văn phòng Thủ trưởng đơn vị ký thừa ủy quyền, thừa lệnh: - Thư ký lãnh đạo Bộ chuyển văn bản, hồ sơ, có ghi ý kiến đạo lãnh đạo Bộ văn thư quan Bộ để thực theo ý kiến đạo - Văn ký thừa lệnh, ký thừa ủy quyền thực theo quy định hành Nhà nước công tác văn thư Chương IV PHÁT HÀNH VĂN BẢN Điều 10 Trách nhiệm phát hành văn Tất văn xử lý, giải công việc quan Bộ tập trung vào đầu mối văn thư quan Bộ để làm thủ tục phát hành Điều 11 Quy trình phát hành văn Sau văn người có thẩm quyền ký, đơn vị, chuyên viên (người) chủ trì soạn thảo thực việc sau đây: a) Đăng ký số, ngày, tháng, năm văn bản; lấy dấu văn bản, đề xuất hình thức chuyển phát văn bản, tài liệu gửi kèm (nếu có) làm thủ tục phát hành b) Ghi đầy đủ nội dung ký tên vào sổ đăng ký chuyển phát văn phòng Hành chính, Văn phòng Bộ Phối hợp với cán văn thư quan Bộ để viết bì thư, bỏ văn bản, tài liệu vào bì thư Trường hợp đơn vị, cá nhân khơng ghi vào sổ đăng ký văn đi; không phối hợp, theo dõi trình viết bì thư, bỏ bì thư, xảy thất lạc, nhầm lẫn văn trình chuyển phát, văn thư quan Bộ không chịu trách nhiệm Văn thư quan Bộ tiếp nhận phát hành văn tồn vẹn, rõ ràng, sẽ; khơng sửa chữa, tẩy xóa; quy định thể thức, kỹ thuật trình bày, thẩm quyền, trình tự ban hành văn Nhân làm thủ tục chuyển phát văn bản: a) Văn Vụ, Văn phòng soạn thảo, có số lượng phát hành 50 bản, đơn vị chủ trì soạn thảo phối hợp với phòng Hành chính, Văn phòng Bộ để nhân số lượng văn phát hành b) Văn Cục, Thanh tra ban hành (đơn vị có tài khoản riêng, dấu riêng) việc nhân phát hành đơn vị chủ trì soạn thảo thực Văn thư quan Bộ có trách nhiệm phân loại áp dụng hình thức chuyển phát văn thích hợp cho loại Hình thức chuyển phát văn phải đảm bảo quy định hành nhà nước công tác văn thư Ứng dụng công nghệ thông tin để đăng tải Website quan Bộ Giáo dục Đào tạo phát hành văn qua hệ thống hộp thư điện tử Việc đăng tải văn Website giao dịch văn điện tử qua mạng thực theo Quyết định số 9138/QĐ-BGDĐT ngày 31 tháng 12 năm 2009 Bộ trưởng Bộ Giáo dục Đào tạo ban hành Quy định tạm thời sử dụng văn điện tử để công bố văn quy phạm pháp luật giao dịch văn hành quan Bộ Giáo dục Đào tạo (trừ văn bản, tài liệu có độ mật) Tất văn trình Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ phải gửi đồng thời tồn hồ sơ (tờ trình, văn bản, tài liệu liên quan) có chữ ký, đóng dấu file văn điện tử văn bản, hồ sơ văn thư quan Bộ để làm thủ tục chuyển phát (trừ văn có nội dung mật) Nếu hồ sơ không đảm bảo đầy đủ thủ tục không chấp nhận, không xử lý a) File điện tử văn bản, hồ sơ trình Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ gửi hộp thư vanbantrinhcp@moet.edu.vn để văn thư quan Bộ làm thủ tục chuyển qua hệ thống kiểm soát USB Token b) Văn thư quan Bộ có quyền từ chối tiếp nhận, khơng chuyển phát trường hợp hồ sơ không đầy đủ thủ tục Điều 12 Gửi văn Văn quan Bộ ban hành gửi đến quan, tổ chức, cá nhân có ghi mục “Kính gửi” "Nơi nhận" Sau phân loại hình thức phát hành, việc ban hành, chuyển phát, gửi văn đến quan, đơn vị, cá nhân quan Bộ áp dụng hình thức: bưu điện, fax, email đăng tải website Trường hợp nhận trực tiếp, phải có giấy giới thiệu quan nhận văn ký xác nhận vào “Sổ giao nhận công văn” Chương V QUẢN LÝ VÀ LƯU VĂN BẢN Điều 13 Quản lý văn Tất cán bộ, công chức thuộc Cơ quan Bộ Giáo dục Đào tạo có trách nhiệm quản lý, giữ gìn văn bản, tài liệu lập hồ sơ công việc Hết làm việc hàng ngày, văn bản, tài liệu, hồ sơ công việc phải xếp khoa học, cất giữ vào tủ khóa tủ để bảo quản; đợt nghỉ lễ, tết dài ngày phải niêm phong tủ đựng văn bản, hồ sơ, tài liệu Không cung cấp cho quan, cá nhân khơng có trách nhiệm biết thơng tin, tài liệu, hồ sơ công việc đã, xử lý quan Bộ văn bản, tài liệu có bút phê ý kiến đạo lãnh đạo Bộ Tất văn bản, tài liệu quan, tổ chức cá nhân gửi lãnh đạo Bộ có nội dung khơng liên quan đến việc xử lý, giải công việc quan Bộ Giáo dục Đào tạo có ý kiến lãnh đạo Bộ phải chuyển cho Văn phòng Bộ để bảo quản, lưu trữ sử dụng cần thiết; tuyệt đối không chuyển lại nơi gửi Cán bộ, chuyên viên không sử dụng tài liệu quan Bộ làm tư liệu riêng, không cung cấp cho quan, tổ chức, cá nhân khác chuyển công tác nghỉ chế độ Đối với loại hồ sơ, tài liệu mật phải quản lý chặt chẽ theo chế độ bảo mật Nhà nước - Phòng Hành chính, Văn phòng Bộ lập sổ theo dõi việc chuyển giao tài liệu mật - Thực chế độ kiểm tra định kỳ việc quản lý hồ sơ, tài liệu mật đơn vị thuộc quan Bộ báo cáo cơng tác bảo vệ bí mật nhà nước quan Bộ theo quy định hành nhà nước cơng tác bảo vệ bí mật nhà nước quan Bộ Giáo dục Đào tạo Điều 14 Lưu văn Văn thư quan Bộ thuộc Văn phòng Bộ lưu gốc văn tất loại văn bản, tài liệu quan Bộ ban hành Các đơn vị soạn thảo văn lưu 02 (hai) (01 gốc kèm hồ sơ công việc để nộp lưu trữ theo quy định, 01 văn lưu văn thư đơn vị để làm tài liệu dùng chung phục vụ công tác quản lý đơn vị) Hàng năm, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm nộp tài liệu vào phận lưu trữ quan Bộ theo quy định hành Nhà nước công tác lưu trữ Chương VI ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH Điều 15 Tổ chức thực Thủ trưởng đơn vị thuộc quan Bộ có trách nhiệm phổ biến, quán triệt đến cán bộ, chuyên viên thuộc phạm vi đơn vị quản lý nghiêm chỉnh thực quy định Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành quản lý văn quan Bộ Giáo dục Đào tạo Hàng năm, Chánh Văn phòng Bộ chủ trì, phối hợp với đơn vị thuộc quan Bộ thực chế độ báo cáo, sơ kết, tổng kết công tác tiếp nhận, xử lý, phát hành quản lý văn quan Bộ Giáo dục Đào tạo báo cáo Bộ trưởng Điều 16 Điều chỉnh, sửa đổi bổ sung Trong trình thực Quy chế này, phát sinh khó khăn, vướng mắc đơn vị, cá nhân gửi ý kiến góp ý Văn phòng Bộ để tổng hợp, báo cáo, đề xuất Bộ trưởng xem xét điều chỉnh, sửa đổi, bổ sung cho phù hợp./ PHỤ LỤC MẪU PHIẾU XỬ LÝ VĂN BẢN ĐẾN (Kèm theo Quyết định số 155/QĐ-BGDĐT ngày 10 tháng 01 năm 2013 Bộ trưởng Bộ Giáo dục Đào tạo) BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO VĂN PHÒNG CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc - PHIẾU XỬ LÝ VĂN BẢN ĐẾN Số đến:….(1)…… ngày ……/……/…… Cơ quan ban hành văn bản: (2) Số, ký hiệu văn bản: (3) Ngày tháng văn bản: (4) Mức độ văn bản(5): Gấp Lãnh đạo Văn phòng Kính gửi: (6) □ Thường □ Tham khảo □ Ý kiến đạo Lãnh đạo Bộ (7) Ngày … tháng … năm … Ngày …… tháng … năm … Ghi chú: (1), (2), (3), (4) Văn thư quan Bộ (Bộ phận tiếp nhận văn đến) ghi (5) Lãnh đạo Bộ xác định (6) Lãnh đạo Văn phòng ghi (7) Lãnh đạo Bộ ghi  ... tắc, quy trình việc tiếp nhận, chuyển giao, xử lý, phát hành quản lý văn quan Bộ Giáo dục Đào tạo Quy chế áp dụng cho đơn vị, tổ chức có chức quản lý nhà nước cán bộ, công chức thuộc quan Bộ Giáo. .. triệt đến cán bộ, chuyên viên thuộc phạm vi đơn vị quản lý nghiêm chỉnh thực quy định Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành quản lý văn quan Bộ Giáo dục Đào tạo Hàng năm, Chánh Văn phòng Bộ chủ trì,... nhận văn ký xác nhận vào “Sổ giao nhận công văn Chương V QUẢN LÝ VÀ LƯU VĂN BẢN Điều 13 Quản lý văn Tất cán bộ, công chức thuộc Cơ quan Bộ Giáo dục Đào tạo có trách nhiệm quản lý, giữ gìn văn bản,