MỤC LỤC MỤC LỤC DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT DANH MỤC HÌNH ẢNH LỜI CÁM ƠN LỜI CAM ĐOAN LỜI MỞ ĐẦU Chương CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ QUẢN LÝ HỒ SƠ NHÂN SỰ 1.1 Tổng quan Quản lý nhân 1.1.1 Thực chất Quản lý nhân 1.1.2 Sự phân chia trách nhiệm Quản lý nhân tổ chức 14 1.1.3 Quá trình phát triển Quản lý nhân 19 1.1.4 Môi trường Quản lý nhân 22 1.2 Tổng quan Quản lý hồ sơ nhân 22 1.2.1 Hồ sơ 22 1.2.2 Hồ sơ nhân 23 Chương THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ HY VIỆT NAM 28 2.1 Giới thiệu khái quát công ty 28 2.1.1 Lịch sử hình thành trình phát triển 28 2.1.2 Nguồn nhân lực vật lực công ty 29 2.1.3 Cơ cấu tổ chức 30 2.1.4 Cơ chế, sách thực quản lý cán bộ, nhân viên 37 2.2 Thực trạng công tác Quản lý hồ sơ nhân công ty 37 2.2.1 Quy trình Quản lý hồ sơ nhân công ty 37 2.2.2 Thực trạng công tác Quản lý Hồ sơ nhân công ty 39 Chương TIN HỌC HĨA CƠNG TÁC QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ HY VIỆT NAM 42 3.1 Bài toán 42 3.2 Các chức Hệ thống quản lý nhân eHR 42 3.2.1 Chức danh mục 43 3.2.2 Chức thêm nhân viên 49 3.2.3 Chức thống kê 57 3.2.4 Chức bảo hiểm xã hội 65 3.2.5 Chức mô tả công việc 66 3.2.5 Chức quản lý hệ thống 67 3.2.6 Chức phân quyền chức 71 3.3 Kết đạt 72 KẾT LUẬN 73 TÀI LIỆU THAM KHẢO 74 DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT STT CỤM TỪ TỪ VIẾT TẮT Phòng Hành – Tổ chức HC - TC Cán bộ, cơng nhân viên CBCNV DANH MỤC HÌNH ẢNH Hình 2.1 Hình ảnh giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cơng ty 28 Hình 2.2 Sơ đồ cấu tổ chức công ty 30 Hình 2.3 Lưu đồ quy trình Quản lý hồ sơ nhân cơng ty 39 Hình 2.4 Một số hồ sơ lưu trữ công ty 40 Hình 3.1 Giao diện phần mềm Quản lý hồ sơ nhân 42 Hình 3.2 Giao diện truy cập vào module Quản lý hồ sơ 43 Hình 3.3 Giao diện chức Danh mục 43 Hình 3.4 Giao diện chức Thêm thơng tin nhân viên 50 Hình 3.5 Giao diện “Thêm thông tin nhân viên làm việc” 50 Hình 3.6 Giao diện Cập nhật lại thông tin cá nhân 51 Hình 3.7 Giao diện Chức thông kê 57 Hình 3.8 Giao diện Chức bảo hiểm xã hội 65 Hình 3.9 Giao diện chức Mô tả công việc 66 Hình 3.10 Giao diện chức Quản lý hệ thống 67 Hình 3.11 Giao diện Chức phân quyền chức 71 LỜI CÁM ƠN Trong thực tế khơng có thành cơng mà không gắn liền với hỗ trợ, giúp đỡ dù hay nhiều, dù trực tiếp hay gián tiếp người xung quanh Ngoài cố gắng, nỗ lực thân, em nhận giúp đỡ nhiệt tình từ phía doanh nghiệp thực tập thầy, cô giáo Khoa Hệ thống thông tin kinh tế - Trường Đại học Công nghệ thơng tin Truyền thơng Thái Ngun Với lòng biết ơn sâu sắc, em xin gửi đến anh, chị công ty Cổ phần thương mại Dịch vụ HY Việt Nam thầy, cô giáo truyền đạt vốn kiến thức quý báu cho em suốt thời gian thực tập tốt nghiệp vừa qua Đặc biệt, em xin chân thành cám ơn giáo viên hướng dẫn – Th.S Đỗ Văn Đại Th.S Mai Ngọc Anh tận tình bảo giúp em hồn thành bào cáo Khóa luận tốt nghiệp Mặc dù có nhiều cố gắng, bước đầu vào thực tế tìm hiểu lĩnh vực quản lý nhân em gặp nhiều hạn chế, kiến thức hạn hẹp nhiều bỡ ngỡ Do vậy, khơng tránh khỏi thiếu xót, em mong nhận đóng góp q báu nhà trường thầy, giáo để báo cáo hồn thiện Cuối cùng, em xin kính chúc thầy, giáo giáo viên hướng dẫn – Th.S Đỗ Văn Đại Th.S Mai Ngọc Anh dồi sức khỏe, niềm tin để tiếp tục thực sứ mệnh cao đẹp truyền đạt kiến thức cho hệ mai sau Em xin chân thành cám ơn! Thái Nguyên, ngày 01 tháng 05 năm 2017 SINH VIÊN THỰC HIỆN Phùng Tuấn Dương LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan: Khóa luận tốt nghiệp với đề tài: “Tin học hóa cơng tác quản lý nhân cơng ty Cổ phần thương mại Dịch vụ HY Việt Nam” cơng trình nghiên cứu riêng cá nhân tôi, không chép tài liệu chưa công bố nội dung đâu Các kết nghiên cứu số liệu báo cáo sử dụng cách trung thực, nguồn trích dẫn có thích rõ ràng, minh bạch Bài báo cáo có tính kế thừa, phát triển từ tài liệu, tạp chí cơng trình nghiên cứu công bố website Tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm lời cam đoan với danh dự Thái Nguyên, ngày 01 tháng 05 năm 2017 NGƯỜI CAM ĐOAN Phùng Tuấn Dương LỜI MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Quá trình tồn cầu hóa diễn hệ phát triển vô mạnh mẽ, mang tính chất đột biến khoa học cơng nghệ cao, công nghệ thông tin Những thành tựu khoa học, công nghệ tin học tác động mạnh mẽ đến quy trình quản lý nói chung cơng tác quản lý nhân nói riêng Điều đó, đòi hỏi phải cải cách cơng tác quản lý cũ, phải xếp lại máy, bố trí lại nhân để theo kịp với tiến chung giới Theo đó, việc đổi cơng tác quản lý nhân nhằm bảo đảm thông tin cho hoạt động quản lý quan, tổ chức doanh nghiệp điều kiện tiên trình hội nhập phát triển Đây cơng việc bảo đảm cung cấp thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý, lãnh đạo đạo kiểm tra điều hành quan Đảng, quan nhà nước, tổ chức kinh tế - trị - xã hội… Do đó, cơng tác gắn liền với hoạt động quản lý nhà nước nói chung quan, doanh nghiệp nói riêng Hiệu hoạt động quản lý quan cao hay thấp phụ thuộc phần vào cơng tác có làm tốt hay không Nhận thức tầm quan trọng công tác Quản lý nhân hoạt động quan, doanh nghiệp nói chung công ty Cổ phần thương mại Dịch vụ HY Việt Nam nói riêng Vì vậy, em chọn đề tài: “Tin học hóa cơng tác quản lý nhân công ty Cổ phần thương mại Dịch vụ HY Việt Nam” cho báo cáo Khóa luận tốt nghiệp Mục đích nghiên cứu Từ kiến thức tổng hợp, kết hợp với tìm hiểu phân tích cơng tác quản lý nhân cơng ty Cổ phần thương mại Dịch vụ HY Việt Nam Trên sở đó, nhằm ưu, nhược điểm tồn để đề biện pháp hồn thiện cho cơng tác quản lý nhân cho công ty Cổ phần thương mại Dịch vụ HY Việt Nam Đối tượng nghiên cứu phạm vi nghiên cứu - Tin học hóa cơng tác quản lý nhân công ty Cổ phần thương mại Dịch vụ HY Việt Nam - Phạm vi nghiên cứu công tác Quản lý hồ sơ nhân công ty Phương pháp nghiên cứu - Khảo sát thực tiễn - Nghiên cứu tài liệu Ý nghĩa khoa học thực tiễn đề tài Chương trình giúp cho người quản lý nhân viên tra tìm cách đầy đủ, xác, dễ dàng, nhanh chóng tiện lợi quản lý thông tin nhân viên quan, tổ chức doanh nghiệp hiểu Chương trình giảm bớt chi phí thời gian cơng việc cán quản lý nhân việc quản lý thông tin hồ sơ cán bộ, nhân viên cách chặt chẽ khoa học phù hợp với phát triển đất nước Phần mềm ứng dụng phải sát với thực tế, giao diện gần gũi, dễ sử dụng Kết cấu đề tài: Bài báo cáo gồm phần chính: Chương Cơ sở lý thuyết quản lý hồ sơ nhân Chương Thực trạng công tác quản lý hồ sơ nhân công ty cổ phần thương mại dịch vụ HY Việt Nam Chương Tin học hóa cơng tác quản lý hồ sơ nhân công ty cổ phần thương mại dịch vụ HY Việt Nam Chương CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ QUẢN LÝ HỒ SƠ NHÂN SỰ 1.1 Tổng quan Quản lý nhân 1.1.1 Thực chất Quản lý nhân 1.1.1.1 Khái niệm, đối tượng, mục tiêu tầm quan trọng Quản lý nhân Doanh nghiệp hay tổ chức tạo thành thành viên người hay nguồn nhân lực Do đó, nói nguồn nhân lực tổ chức bao gồm tất người lao động làm việc tổ chức đó, nhân lực hiểu nguồn lực người mà nguồn lực gồm lực trí lực Thể lực sức khỏe thân thể phụ thuộc vào sức vóc, tình trạng sức khỏe người, mức sống, thu nhập, chế độ ăn uống, chế độ làm việc nghỉ ngơi, chế độ y tế Thể lực người tuỳ thuộc vào tuổi tác, thời gian cơng tác, giới tính Trí lực sức suy nghĩ, hiểu biết, tiếp thu kiến thức, tài năng, khiếu quan điểm, lòng tin, nhân cách người Trong sản xuất kinh doanh truyền thống, việc tận dụng tiềm thể lực người không thiếu lãng quên nói khai thác gần tới mức cạn kiệt Sự khai thác tiềm trí lực người mức mẻ, chưa cạn kiệt, kho tàng nhiều bí ẩn người Có nhiều cách hiểu Quản lý nhân (QLNS) (còn gọi Quản trị nhân sự, Quản trị nhân lực, Quản lý nguồn nhân lực) Khái niệm Quản lý nhân trình bày nhiều giác độ khác nhau: Thứ nhất: Dưới giác độ tổ chức trình lao động thì: QLNS lĩnh vực theo dõi, hướng dẫn, điều chỉnh, kiểm tra trao đổi chất (năng lượng, thần kinh, bắp thịt) người với yếu tố vật chất tự nhiên (công cụ lao động, đối tượng lao động, lượng ) trình tạo cải vật chất tinh thần để thỏa mãn nhu cầu người nhằm trì, bảo vệ, sử dụng phát triển tiềm vô tận người Thứ hai: Với tư cách chức trình quản trị, QLNS bao gồm việc hoạch định (kế hoạch hóa), tổ chức, huy kiểm soát hoạt động nhằm thu hút, sử dụng, phát triển người để đạt mục tiêu tổ chức Thứ ba: Đi sâu vào việc làm QLNS, người ta hiểu QLNS việc tuyển mộ, tuyển chọn, trì, phát triển, sử dụng, động viên cung cấp tiện nghi cho nhân lực thông qua tổ chức Song dù giác độ QLNS tất hoạt động tổ chức để thu hút, xây dựng, phát triển, sử dụng, đánh giá, bảo tồn giữ gìn lực lượng lao động phù hợp với yêu cầu công việc tổ chức mặt số lượng chất lượng Đối tượng QLNS người lao động nói chung với tư cách cá nhân cán bộ, công nhân viên tổ chức vấn đề có liên quan đến họ tổ chức công việc quyền lợi, nghĩa vụ họ Không hoạt động tổ chức mang lại hiệu thiếu "Quản lý nhân sự" QLNS thường nguyên nhân thành công hay thất bại hoạt động sản xuất - kinh doanh Mục tiêu tổ chức sử dụng cách có hiệu suất nguồn nhân lực để đạt mục tiêu tổ chức QLNS phận cấu thành thiếu Quản trị kinh doanh Nó nhằm củng cố trì đầy đủ số lượng chất lượng lao động cần thiết cho tổ chức để đạt mục tiêu đặt QLNS giúp tìm kiếm phát triển hình thức, phương pháp tốt để người lao động đóng góp nhiều sức lực cho việc đạt mục tiêu tổ chức, đồng thời tạo hội để phát triển không ngừng thân người lao động Bởi vậy, sử dụng có hiệu suất nguồn lực người mục tiêu quản trị nhân lực Tuy nhiên, tổ chức sản xuất - kinh doanh nhận thức rõ vấn đề Có nơi chưa đặt vấn đề thành sách, biện pháp để có kế hoạch sản xuất - kinh doanh Vì vậy, số tổ chức thường hay bị động, gặp đâu làm đó, chạy theo tình hình việc Có nơi thấy vấn đề, lãnh đạo có quan tâm, có tổ chức phận chức làm tham mưu, chương trình kế hoạch khơng đồng Tuy có nơi thành đạt lĩnh vực hay lĩnh vực khác (như tuyển chọn, đề bạt, khuyến khích…) nói chung giải - Thời gian nghỉ việc trung bình: Thống kê thời gian nghỉ việc trung bình theo vị trí, cấp bậc - Tổng số nhân viên, tỷ lệ: Thống kê số lượng tỷ lệ nhân viên phòng ban theo tiêu chí: tuổi trung bình, số lượng nam nữ - Số lượng theo thâm niên công tác: Thống kê số lượng nhân viên dựa thâm niên công tác - Thuyên chuyển chức vụ: Thống kê nhân viên thuyên chuyển chức vụ 60 - Danh sách nghỉ phép: Thống kê danh sách nhân viên nghỉ phép - Tổng hợp phép năm: Thống kê chi tiết phép năm nhân viên - Thống kê thiếu hồ sơ: Thống kê hồ sơ nhân viên thiếu - Danh sách chờ duyệt phép: Thống kê danh sách nhân viên chờ duyệt phép 61 - Số lượng nhân viên theo chức vụ: Thống kê danh sách nhân viên theo chức vụ - Danh sách theo thời gian công tác: Thống kê nhân viên dựa thời gian công tác - Số lượng nhân viên theo phòng ban: Thống kê số lượng nhân viên theo phòng ban 62 - Tình hình biến động nhân sự: Thực thống kê tìn hình biến động nhân khoảng thời gian - Xuất báo cáo động: Trong nhiều tổ chức, có thống kê mang tính đặc trưng nên nhiều phần mềm nhân thị trường không hỗ trợ nên tổ chức phải thực tay file excel nhiều thời gian mà dễ mát liệu máy tính gặp cố Còn nhà cung cấp đồng ý customize lại theo yêu cầu khách hàng nhiều thời gian chi phí Nghiên cứu nhu cầu đó, eHR tích hợp hệ thống “Xuất báo cáo động” để tổ chức tự tay thực báo cáo đặc trưng cách dễ dàng - Danh sách hợp đồng ký: Thống kê danh sách hợp đồng ký nhân viên 63 - Thống kê nhân thân: Thông kê nhân thân nhân viên - Cập nhật thông tin nhân viên: Cập nhật thêm thông tin nhân viên - Thống kê thâm niên nhân viên: Thống kê danh sách nhân viên theo thâm niên làm việc 64 - Thống kê q trình đóng bảo hiểm: Thống kê q trình đóng bảo hiểm cho nhân viên - Thống kê trễ: Thông kê nhân viên làm muộn 3.2.4 Chức bảo hiểm xã hội Chức bảo hiểm xã hội giúp xem, cập nhật thống kê danh sách đóng bảo hiểm nhân viên Hình 3.8 Giao diện Chức bảo hiểm xã hội 65 Chức bảo hiểm bao gồm chức năng: - Thống kê danh sách đóng BHXH theo mẫu: Hỗ trợ việc xuất danh sách đóng BHXH theo mẫu nhà nước Khi nhà nước ban hành mẫu mới, eHR cập nhật cho đối tác - Cập nhật nhóm báo cáo BHXH - Đăng ký phép tập thể: Đăng ký phép cho tập thể (đơn vị, phòng ban, phận …) 3.2.5 Chức mơ tả cơng việc Hình 3.9 Giao diện chức Mô tả công việc 66 3.2.5.1 Mô tả công việc Mô tả công việc: giúp tạo mô tả công việc chức vụ 3.2.5.2 Xem mô tả công việc Xem mô tả công việc: giúp xem mô tả công việc chức vụ 3.2.5 Chức quản lý hệ thống Chức quản lý hệ thống giúp tạo quản lý tài khoản truy cập hệ thống nhân viên doanh nghiệp Hình 3.10 Giao diện chức Quản lý hệ thống Chức quản lý hệ thống bao gồm chức năng: - Tạo tài khoản: Tạo tài khoản cho nhân viên đăng nhập vào hệ thống Tùy thuộc vào phân quyền admin mà tài khoản có quyền hạn truy cập khác phần mềm 67 - Gửi thông tin tài khoản: Gửi thông tin tài khoản đến email chủ tài khoản Email email phần “Thêm nhân viên” - Phân quyền cập nhật hồ sơ: Phân quyền cập nhật hồ sơ theo đơn vị - Phân quyền cập nhật sơ đồ tổ chức: Phần quyền có quyền cập nhật sơ đồ tổ chức - Cập nhật tham số: eHR có trang bị hệ thống nhắc nhở Hệ thống tiến hành nhắc nhở thông tin quan trọng tổ chức như: Nhắc nhở đến hạn ký hợp đồng trước hết hạn 30 ngày Ngoài việc nhắc nhở trực tiếp phần mềm, phần mềm hỗ trợ bạn gửi nhắc nhở đến người có thẩm quyền xem xét thơng tin nhắc nhở Việc gửi nhắc nhở đến người có thẩm quyền cấu hình phần “Cập nhật tham số” 68 - Cấu hình e-mail gửi đi: Để tiến hành gửi thông tin như: nhắc nhở từ phần mềm sang email người nhận, bạn phải cài đặt cấu hình email gửi - Chuyển phép năm năm cũ: Chuyển phép tồn năm cũ sang năm - Cấu hình phép năm thâm niên: Cấp phép thâm niên cho nhân viên - Cấu hình số ngày nhắc nhở: Cấu hình thời gian nhắc nhở - Cấu hình xin nghỉ phép: Cấu hình yêu cầu nhân viên gửi đơn xin nghỉ phép 69 - Nhập quy trình duyệt: Nhập quy trình duyệt phép online - Cấu hình quy trình duyệt phép: Chọn quy trình duyệt phép tạo tương ứng với loại phép - Các khoảng thời gian duyệt phép: Cập nhật khoảng thời gian nghỉ phép Phần hỗ trợ bạn định nghĩa cấu hình duyệt phép 70 3.2.6 Chức phân quyền chức Chức phân quyền chức giúp phân quyền truy cập chỉnh sửa nhân viên doanh nghiệp Hình 3.11 Giao diện Chức phân quyền chức Chức phân quyền chức bao gồm chức năng: - Phân quyền theo nhóm người dùng: Nhóm người dùng giúp phân quyền truy cập chỉnh sửa cho nhóm người dùng định - Phân quyền theo người dùng: Người dùng giúp phân quyền truy cập chỉnh sửa cho người dùng định 71 3.3 Kết đạt Việc ứng dụng Hệ thống quản lý hồ sơ nhân eHR quản lý nhân giúp: - Bước đầu giúp cho cán văn phòng tiếp cận với cơng nghệ thông tin, tạo hưng phấn công việc, tự nghiên cứu tự học cán nhằm nâng cao chất lượng hiệu công việc; - Nâng cao hiệu xử lý công việc cán văn phòng; - Quản lý theo dõi hồ sơ nhân qua phần mềm dễ dàng, thuận tiện; - Tìm kiếm hồ sơ nhân cách nhanh chóng có u cầu; - Giảm thiểu cơng sức, tăng hiệu cơng việc cán văn phòng Tuy nhiên, hạn chế kiến thức, tầm hiểu biết chưa sâu rộng nên Khóa luận nhiều hạn chế thiếu sót Trong thời gian em cố gắng hồn thiện Khóa luận Tiếp tục nâng cao, sử dụng phần mềm cách thông thạo, để tận dụng tối đa tính hưu ích phần mềm Vì vậy, em mong thầy, giáo hướng dẫn thầy cô giáo khoa tạo điều kiện dạy cho em thiếu xót, để em hồn thiện Khóa luận tốt nghiệp kỹ tốt Em mong nhận ý kiến đóng góp quý báu thầy, cô giáo Khoa Hệ thống thông tin kinh tế, Trường Đại học Công nghệ thông tin Truyền thông – Đại học Thái Nguyên tiếp tục Thầy quan tâm, hướng dẫn, giúp đỡ em hồn thiện Khóa luận tốt nghiệp 72 KẾT LUẬN Cơng tác văn thư hoạt động thơng tin văn bản, phục vụ cho lãnh đạo, đạo, quản lý điều hành công việc chung quan, doanh nghiệp nói chung Cơng ty Cổ phần thương mại Dịch vụ HY Việt Nam nói riêng Ứng dụng hệ thống quản lý hồ sơ nhân dự her để lý hồ sơ nhân cho doang nghiệp với chi phí thấp mang lại nhiều lợi ích, tìm kiếm thơng tin hồ sơ nhanh chóng xác HER hồn tồn đáp ứng thỏa mãn để giải công tác quản lý hồ sơ nhân doanh nghiệp nói chung cơng ty Cổ phần thương mại Dịch vụ HY Việt Nam nói riêng Ứng dụng công nghệ thông tin công tác quản lý hồ sơ nhân giúp cán quản lý, văn thư thực tốt cơng việc có liên quan đến nhiệm vụ cấp giao Quản lý hồ sơ nhân có hệ thống khoa học, hình thành tác phong làm việc theo hướng cơng nghiệp hóa, đại hóa cán quản lý 73 TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Tác giả Trần Thị Kim Dung (xuất Quý II/ 2015), Quản trị nhân sự, NXB Thống kê [2] Tác giả Nguyễn Hữu Thân (xuất năm 2012), Quản trị nhân sự, NXB Thống Kê [3] Luật số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011, Luật lưu trữ, Quốc hội khóa 13 [4] Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ cơng tác văn thư [5] Website: https://www.moha.gov.vn/; Cổng thông tin điên tử Bộ nội vụ 74 ... gồm phần chính: Chương Cơ sở lý thuyết quản lý hồ sơ nhân Chương Thực trạng công tác quản lý hồ sơ nhân công ty cổ phần thương mại dịch vụ HY Việt Nam Chương Tin học hóa cơng tác quản lý hồ sơ nhân. .. vụ HY Việt Nam Đối tượng nghiên cứu phạm vi nghiên cứu - Tin học hóa cơng tác quản lý nhân cơng ty Cổ phần thương mại Dịch vụ HY Việt Nam - Phạm vi nghiên cứu công tác Quản lý hồ sơ nhân công ty. .. cơng tác quản lý nhân công ty Cổ phần thương mại Dịch vụ HY Việt Nam Trên sở đó, nhằm ưu, nhược điểm tồn để đề biện pháp hồn thiện cho cơng tác quản lý nhân cho công ty Cổ phần thương mại Dịch vụ