Đang tải... (xem toàn văn)
MỞ ĐẦU 1. Lý do lựa chọn đề tài Hòa cùng với xu thế hội nhập quốc tế, quá trình toàn cầu hóa trên thế giới đang diễn ra hiện nay là hệ quả của sự phát triển vô cùng mạnh mẽ, mang tính chất đột biến của khoa học kỹ thuật. Cùng với công cuộc đi lên xây dựng XHCN, Đảng và Nhà nước đã tiến hành mở cửa để phát triển một nền kinh tế thị trường theo hướng “công nghiệp hóa – hiện đại hóa”, quá trình đổi mới, mở cửa hội nhập quốc tế, đã đưa nền kinh tế nước ta phát triển tăng tốc mà trong đó việc trao đổi thông tin đã trở thành một yêu cầu tất yếu của con người dưới nhiều hình thức khác nhau. Đặc biệt là việc trao đổi thông tin bằng văn bản ngày càng phong phú và đa dạng hơn, văn bản đã trở thành một phương tiện quan trọng không thể thiếu trong hoạt động quản lý của các cơ quan tổ chức, các đơn vị doanh nghiệp. Công tác văn thư được xem là một bộ phận tham mưu giúp việc gắn liền với hoạt động chỉ đạo và điều hành công việc của cơ quan, tổ chức. Làm tốt công tác này sẽ góp phần hoàn thiện việc cải cách thủ tục hành chính, xa hơn là công cuộc cải cách nền hành chính Nhà nước hướng tới mục tiêu xây dưng, phát triển thể chế nền kinh tế quốc gia, đẩy mạnh công cuộc “công nghiệp hóa – hiện đại hóa” đất nước. Công tác văn thư là công tác có ý nghĩa hết sức quan trọng và là công tác thường xuyên của mỗi cơ quan trong lĩnh vực quản lý hành chính Nhà nước. Trong các cơ quan, đơn vị công tác văn thư luôn được quan tâm bởi đó là công tác đảm bảo hoạt động quản lý hành chính thông qua các văn bản, tài liệu. Làm tốt công tác công văn, giấy tờ sẽ đảm bảo cung cấp thông tin, giải quyết công việc nhanh chóng, chính xác, đảm bảo bí mật cho mỗi cơ quan. Uỷ ban nhân dân huyện Chợ Đồn là cơ quan thực hiện quản lý nhà nước ở địa phương, hàng năm sản sinh ra nhiều loại văn bản giấy tờ do đó công tác quản lý văn bản giấy tờ càng có ý nghĩa quan trọng. Công tác văn thư mang tính chất nghiệp vụ, kỹ thuật; mang tính chính trị cao bởi vì những nội dung của công tác này đều nhằm phục vụ cho hoạt động quản lý, phục vụ cho việc ban hành các chủ trương, chính sách của Đảng, Nhà nước và UBND. Công tác văn thư liên quan đến cán bộ, viên chức trong cơ quan, tổ chức. Chính vì vậy khi thực hiện tốt các nghiệp vụ văn thư sẽ hạn chế được bệnh quan liệu giấy tờ và là cơ sở tiền đề thực hiện tốt công tác lưu trữ. Từ các lý do trên em xin lựa chọn đề tài “Nâng cao năng suất, chất lượng công tác văn thư tại Uỷ ban nhân dân huyện Chợ Đồn – tỉnh Bắc Kạn”. 2. Đối tượng, mục đích, nhiệm vụ Nhằm khảo sát thực trạng của công tác văn thư tại Uỷ ban nhân dân huyện Chợ Đồn, qua đó thấy được vai trò ý nghĩa của của công tác văn thư trong nền hành chính nhà nước tại UBND nói riêng và hoạt động của các cơ quan tổ chức nói chung. Trên cơ sở đó, nhận xét đánh giá đưa ra các giải pháp nâng cao năng suất và chất lượng công tác văn thư tại ủy ban nhân dân huyện Chợ Đồn. 3. Phương pháp nghiên cứu Nghiên cứu các văn bản quy định của nhà nước ban hành về công tác văn thư hiện nay và thực tiễn của cơ quan sau đó áp dụng phương pháp phân tích tổng hợp, so sánh, đối chiếu để hoàn thành đề tài này. 4. Cấu trúc của đề tài Đề tài được chia làm 3 chương như sau: • Chương 1: Khái quát về tổ chức và hoạt động của Uỷ ban nhân dân huyện Chợ Đồn; • Chương 2: Vai trò của Công tác Văn thư trong hoạt động của Uỷ ban nhân dân Huyện Chợ Đồn; • Chương 3: Đề xuất giải pháp nâng cao năng suất chất lượng công tác Văn thư tạo Uỷ ban nhân dân huyện Chợ
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT Stt Chữ viết tắt UBND HDND CSDL Cụm từ viết tắt Uỷ ban nhân dân Hội đồng nhân dân Cơ sở liệu LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan cơng trình nghiên cứu thân, tơi khơng chép thành nghiên cứu người khác Tôi xin chịu trách nhiệm trước cô giáo nhà Trường cam đoan Hà Nội, ngày 14 tháng 12 năm 2016 LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành để tài em xin chân thành lãnh đạo Uỷ ban nhân dân huyện Chợ Đồn tạo điều kiện cho em khảo sát, thu thập thông tin Em xin chân thành cảm ơn Ths Trần Việt Hà – Giảng viên mơn “Tiêu chuẩn hóa tổ chức lao động khoa học công tác văn thư lưu trữ” giảng viên hướng dẫn Ths Ngô Thị Kiều Oanh truyền đạt kiến thức bổ ích từ em có đẩy đủ sở lý luận để thực đề tài Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 14 tháng 12 năm 2016 MỞ ĐẦU Lý lựa chọn đề tài Hòa với xu hội nhập quốc tế, q trình tồn cầu hóa giới diễn hệ phát triển vơ mạnh mẽ, mang tính chất đột biến khoa học kỹ thuật Cùng với công lên xây dựng XHCN, Đảng Nhà nước tiến hành mở cửa để phát triển kinh tế thị trường theo hướng “cơng nghiệp hóa – đại hóa”, q trình đổi mới, mở cửa hội nhập quốc tế, đưa kinh tế nước ta phát triển tăng tốc mà việc trao đổi thông tin trở thành yêu cầu tất yếu người nhiều hình thức khác Đặc biệt việc trao đổi thông tin văn ngày phong phú đa dạng hơn, văn trở thành phương tiện quan trọng thiếu hoạt động quản lý quan tổ chức, đơn vị doanh nghiệp Công tác văn thư xem phận tham mưu giúp việc gắn liền với hoạt động đạo điều hành công việc quan, tổ chức Làm tốt cơng tác góp phần hồn thiện việc cải cách thủ tục hành chính, xa cơng cải cách hành Nhà nước hướng tới mục tiêu xây dưng, phát triển thể chế kinh tế quốc gia, đẩy mạnh cơng “cơng nghiệp hóa – đại hóa” đất nước Cơng tác văn thư cơng tác có ý nghĩa quan trọng công tác thường xuyên quan lĩnh vực quản lý hành Nhà nước Trong quan, đơn vị công tác văn thư quan tâm cơng tác đảm bảo hoạt động quản lý hành thơng qua văn bản, tài liệu Làm tốt công tác công văn, giấy tờ đảm bảo cung cấp thông tin, giải cơng việc nhanh chóng, xác, đảm bảo bí mật cho quan Uỷ ban nhân dân huyện Chợ Đồn quan thực quản lý nhà nước địa phương, hàng năm sản sinh nhiều loại văn giấy tờ cơng tác quản lý văn giấy tờ có ý nghĩa quan trọng Cơng tác văn thư mang tính chất nghiệp vụ, kỹ thuật; mang tính trị cao nội dung công tác nhằm phục vụ cho hoạt động quản lý, phục vụ cho việc ban hành chủ trương, sách Đảng, Nhà nước UBND Công tác văn thư liên quan đến cán bộ, viên chức quan, tổ chức Chính thực tốt nghiệp vụ văn thư hạn chế bệnh quan liệu giấy tờ sở tiền đề thực tốt công tác lưu trữ Từ lý em xin lựa chọn đề tài “Nâng cao suất, chất lượng công tác văn thư Uỷ ban nhân dân huyện Chợ Đồn – tỉnh Bắc Kạn” Đối tượng, mục đích, nhiệm vụ Nhằm khảo sát thực trạng công tác văn thư Uỷ ban nhân dân huyện Chợ Đồn, qua thấy vai trò ý nghĩa của cơng tác văn thư hành nhà nước UBND nói riêng hoạt động quan tổ chức nói chung Trên sở đó, nhận xét đánh giá đưa giải pháp nâng cao suất chất lượng công tác văn thư ủy ban nhân dân huyện Chợ Đồn Phương pháp nghiên cứu Nghiên cứu văn quy định nhà nước ban hành công tác văn thư thực tiễn quan sau áp dụng phương pháp phân tích tổng hợp, so sánh, đối chiếu để hoàn thành đề tài Cấu trúc đề tài Đề tài chia làm chương sau: • Chương 1: Khái quát tổ chức hoạt động Uỷ ban nhân dân huyện Chợ Đồn; • Chương 2: Vai trò Cơng tác Văn thư hoạt động Uỷ ban nhân dân Huyện Chợ Đồn; • Chương 3: Đề xuất giải pháp nâng cao suất chất lượng công tác Văn thư tạo Uỷ ban nhân dân huyện Chợ Đồn CHƯƠNG1 KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN CHỢ ĐỒN 1.1 Lịch sử hình thành, cấu tổ chức, chức nhiệm vụ Uỷ ban Nhân dân huyện Chợ Đồn, tỉnh Bắc Kạn 1.1.1 Lịch sử hình thành *Giới thiệu khái quát đặc điểm, tình hình huyện Chợ Đồn Huyện Chợ Đồn nằm phía Tây tỉnh Bắc Kạn, có diện tích tự nhiên 91.115,00 (ha) chiếm 18,75% diện tích tự nhiên tỉnh Bắc Kạn Huyện Chợ Đồn có thị trấn (Bằng Lũng) 21 xã Có ranh giới tiếp giáp sau: phía Bắc giáp huyện Ba Bể; phía Nam giáp huyện Chợ Mới; phía Đơng giáp huyện Bạch Thơng; phía Tây giáp tỉnh Tuyên Quang Trải qua thời gian dài hình thành phát triển, ngày dân số Chợ Đồn lên tới khoảng 50.000 người, với dân tộc sinh sống: Tày, Nùng, Dao, Kinh Hoa Kinh tế huyện Chợ Đồn Vẫn lấy Nông nghiệp làm chủ đạo, địa hình thuộc vùng kinh tế đặc biệt khó khăn nên khả phát triển cơng nghiệp dịch vụ hạn chế *Đơi nét Uỷ ban nhân dân huyện Chợ Đồn Căn vào Hiến pháp, pháp luật hành luật tổ chức HĐND UBND năm 2003, UBND huyện Chợ Đồn HĐND cấp bầu, quan hành nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân cấp quan nhà nước cấp trực tiếp Có thể nói chặng đường xây dựng phát triển UBND huyện Chợ Đồn để lại nhiều trang sử vẻ vang đáng tự hào, giữ vai trò tham mưu giúp việc cho quan cấp trên, nêu cao truyền thống tập thể đồn kết, đầy trí tuệ, động sáng tạo, tận tụy trung thành với nghiệp nước nhà UBND huyện Chợ Đồn biết lấy dân làm mục đích nên có nhiều thành cơng to lớn giai đoạn Trụ sở đặt tổ 6A, thị trấn Bằng Lũng, huyện Chợ Đồn, Tỉnh Bắc Kạn 1.1.2 Cơ cấu tổ chức Căn Nghị định số 14/2008/NĐ-CP ngày 04/02/2008 Chính phủ quy định tổ chức quan chuyên môn thuộc UBND huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, UBND huyện có phòng, ban sau: • Văn phòng HĐND UBND; • Phòng Nội vụ; • Phòng cơng thương; • Phòng Tài – Kế hoạch; • Phòng Kinh tế; • Phòng Dân tộc; • Phòng Văn hóa – Thơng tin Thể thao; • Phòng Lao động – Thương binh Xã hội; • Phòng Tài ngun – Mơi trường; • Phòng Tư pháp; • Phòng Y tế; • Phòng Giáo dục; • Ban quản lý dự án Các phòng chun mơn thuộc UBND huyện Chợ Đồn giúp UBND huyện thực chức quản lý nhà nước nhiều ngành, lĩnh vực địa bàn huyện theo quy định Pháp luật đảm bảo thống quản lý ngành lĩnh vực công tác từ tỉnh đến sở Các phòng chịu quản lý, đạo trực tiếp UBND huyện, đồng thời chịu đạo hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ Sở quản lý ngành, lĩnh vực tỉnh Mỗi phòng có 01 Trưởng phòng, có từ 01 đến 02 phó Thủ trưởng cơng chức giúp việc Biên chế phòng, đơn vị nghiệp UBND huyện phân công nằm tổng biên chế UBND huyện UBND tỉnh giao hàng năm (Sơ đồ cấu tổ chức UBND huyện Chợ Đồn Phụ lục số 01) 1.1.3 Chức năng, nhiệm vụ 1.1.3.1 Vị trí, chức Uỷ ban nhân dân huyện Chợ Đồn chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, văn quan nhà nước cấp nghị Hội đồng nhân dân cấp nhằm bảo đảm thực chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh thực sách khác địa bàn.Uỷ ban nhân dân thực chức quản lý nhà nước địa phương, góp phần bảo đảm đạo, quản lý thống máy hành nhà nước từ trung ương tới sở UBND huyện Chợ Đồn tổ chức hoạt động theo nguyên tắc tập trung dân chủ; thực nhiệm vụ, quyền hạn theo Hiến pháp, luật văn quan nhà nước cấp trên; phát huy quyền làm chủ nhân dân, tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa, ngăn ngừa phòng chống biểu quan liêu, hách dịch, cửa quyền, tham nhũng, lãng phí, vơ trách nhiệm biểu tiêu cực khác cán bộ, công chức máy quyền huyện UBND huyện Chợ Đồn chịu đạo UBND tỉnh Bắc Kạn Hiệu hoạt động UBND đảm bảo hiệu hoạt động tập thể UBND thành viên khác UBND quan chuyên môn Trong hoạt động UBND phối hợp chặt chẽ với ban thường trực UBMTTQ Việt Nam thành viên mặt trận, tổ chức xã hội khác chăm lo bảo bảo vệ lợi ích người dân, vận động nhân dân tham gia vào việc thực nghĩa vụ với nhà nước, kiểm tra việc thực văn Trong phạm vi quyền hạn pháp luật quy định, UBND huyện định, thị tổ chức thực 1.1.3.2 Nhiệm vụ, quyền hạn Theo luật tổ chức HĐND UBND năm 2003, UBND huyện Chợ Đồn Cơ quan Hành Nhà nước địa phương, quản lý phạm vi lãnh thổ Huyện theo Hiến pháp, Luật, Pháp lệnh, Nghị HĐND cấp Cơ quan cấp lĩnh vực: Kinh tế, Chính trị, An ninh, Xã hội, Quốc phòng,…cụ thể là: • Về phát triển kinh tế, cơng nghiệp, lâm nghiệp, thương nghiệp, văn hố, giáo dục, dịch vụ y tế, cơng nghiệp mơi trường,… • Về thu chi ngân sách địa phương địa bàn Huyện theo quy định pháp luật đồng thời phối hợp với quan hữu quan đảm bảo việc thu đúng, thu đủ thu kịp thời loại thuế loại thu khác • Về tuyên truyền Giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành pháp luật, với văn quan nhà nước cấp Nghị HĐND cấp • Đảm bảo an ninh, trị, trật tự an toàn xã hội: thực nhiệm vụ xây dựng lực lượng vũ trang nhân dân xây dựng lực lượng quốc phòng tồn dân, thực chế độ nghĩa vụ qn • Phòng chống thiên tai, lũ lụt, bảo vệ tài sản Nhà nước tổ chức công dân, bảo vệ quyền tự dân chủ nhân dân • Về cơng tác thi hành án, giải đơn thư, khiếu nại công dân theo thẩm quyền Huyện • Về quản lý tổ chức biên chế lao động, tiền lương, bảo hiểm xã hội cho cán viên chức Huyện UBND huyện Chợ Đồn thực chức quản lý Nhà nước địa phương, góp phần đảm bảo đạo, quản lý thống máy Hành Nhà nước từ Trung ương đến sở, đại diện cho ý chí, nguyện vọng quyền làm chủ nhân dân địa phương CHƯƠNG II VAI TRỊ CỦA CƠNG TÁC VĂN THƯ TRONG HOẠT ĐÔNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN CHỢ ĐỒN 2.1 Tình hình thực cơng tác văn thư Văn phòng Uỷ ban nhân dân huyện Chợ Đồn 2.1.1 Về tổ chức công tác văn thư Hiện thường tồn loại mơ hình tổ chức văn phòng như: văn phòng bố trí theo kiểu tập trung, phân tán hay hỗn hợp Tùy theo tính chất cơng việc khác nhau, quy mơ hoạt động quan khác mà người ta chọn cho văn phòng cách bố trí phù hợp, mơ hình tổ chức hợp lý để có hiệu hoạt động cao Ở Văn phòng UBND huyện Chợ Đồn cơng tác văn thư tổ chức theo hình thức tập trung: tồn khâu thao tác nghiệp vụ tiếp nhận, đăng ký, kiểm tra, nhân bản, công tác phục vụ tra cứu….tất tập trung văn thư quan để xử lý giải Công tác văn thư UBND huyện bao gồm nhiều bước, không túy thuộc nhiệm vụ đơn vị hay cá nhân quan mà liên quan đến nhiều đơn vị, phận toàn quan, gồm công việc cụ thể sau: soạn thảo, ban hành văn bản, tiếp nhận giải công văn – đến, ký văn bản, đăng ký văn bản, đóng dấu, lưu văn bản, lập danh mục hồ sơ…….theo yêu cầu lãnh đaọ đơn vị, cá nhân quan nhằm phục vụ cho nhu cầu Từ mang lại nguồn lợi nhuận tối ưu cho quan Qua thấy công tác văn thư trở thành trung tâm hoạt động quản lý văn quan Do đó, việc tổ chức cơng tác văn thư cho hợp lý, khoa học góp phần nâng cao hiệu suất chất lượng việc giải cơng việc UBND nhanh chóng, xác mang lại hiệu quả, tiết kiệm thời gian 2.1.1 Về tình hình cán làm cơng tác văn thư Để cơng tác văn thư hoạt động có hiệu với việc bố trí phòng làm việc đầu tư sở vật chất phục vụ công tác văn thư yếu tố người đóng vai trò vơ quan trọng tạo nên phòng làm việc khơng đầy đủ trang thiết bị mà người làm cơng tác văn thư phải chun nghiệp Phòng văn thư đặt vị trí trung tâm UBND huyện (Tầng từ cổng vào cạnh cầu thang lên tầng) để tiện cho việc giải cơng việc ngồi quan Để thuận tiện cho cơng việc uỷ ban, phòng văn thư trang bị 2máy tính, máy in…và uỷ ban nhân dân huyện Chợ Đồn ứng dụng phần mềm quản lý văn đến, tích hợp phần chuyển nhận văn cơng tác văn thư 2.2 Vai trò Cơng tác văn thư hoạt động UBND huyện Chợ Đồn 2.2.1 Đối với hoạt động quản lý Hoạt động quản lý thể thông qua việc ban hành văn giải công việc hàng ngày quan tổ chức Văn quản lý huyết mạch quan từ xuống Giúp lãnh đạo quan việc giải nhiệm vụ liên quan đến chức nhiệm vụ Uỷ ban nhân dân Uỷ ban nhân dân bao gồm nhiều đợn vị trực thuộc việc soạn thảo văn quan quan trọng thể chức năng, nhiệm vụ quyền hạn quan, nhiệm vụ giao đơn vị, cá nhân Do cần ban hành văn thể thức, nội dung điều cần thiết Đảm bảo cung cấp thông tin cần thiết phục vụ cho hoạt động quản lý, điều hành công việc chuyên môn văn quan cấp trên, quan cấp dưới, hay đơn vị quan gửi đến văn thư tiếp nhận chuyển giao kịp thời, đảm bảo tiến độ, nâng cao suất chất lượng công việc Đảm bảo giữ gìn đầy đủ chứng cớ hoạt động Uỷ ban nhân dân Nội dung tài liệu phản ánh hoạt động quan qua th ời kỳ đồng chí lãnh đạo Nếu tài liệu gi ữ lại đ ầy đủ, n ội dung văn xác, phản ảnh trung thực hoạt động quan cần thiết, tài liệu chứng pháp lý quan 2.2.2 Đối với cán quan Giúp lãnh đạo quan giải nhiệm vụ xác, hiệu Khơng để chậm trễ, sai xót tránh nạn quan liêu, mệnh lệnh, gi tờ Qua đánh giá xuất chất lượng t ừng đ ơn v ị nói chung cán quan nói riêng Cơng tác văn thư giúp cho cán bộ, công chức, viên ch ức nâng cao hiệu suất công việc giải xử lý nhanh chóng đáp ứng đ ược yêu cầu tổ chức, cá nhân Hồ sơ tài liệu trở thành ph ương ti ện theo dõi, kiểm tra cơng việc cách có hệ thống, qua cán bộ, cơng ch ức có th ể kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực tốt m ục tiêu qu ản lý: suất, chất lượng, hiệu nh ững mục tiêu, yêu c ầu cải cách hành nhà nước nước ta 2.2.3 Đối với thực công tác lưu trữ Công tác văn thư cơng tác lưu trữ ln có mối liên hệ m ật thi ết v ới Thực tốt công tác văn th tiền đề để th ực tốt công tác lưu trữ Lập hồ sơ tốt giúp giao nộp vào lưu trữ tài liệu có giá tr ị Việc quản lý văn lập hồ sơ hành có ảnh h ưởng quan tr ọng đến việc thực tốt công tác lưu trữ Có thể xem cơng tác lập h s nh cầu nối công tác văn thư với công tác lưu trữ Nếu hồ s đ ược l ập khoa học tiết kiệm thời gian, công sức tạo điều kiện thuận l ợi đ ể cơng tác lưu trữ phát triển, từ phát huy giá tr ị c tài li ệu l ưu tr ữ Tài liệu hình thành hoạt động đơn vị, cá nhân UBND nguồn bổ sung thường xuyên, chủ yếu cho lưu tr ữ hành Vì vậy, làm tốt cơng tác văn thư, công việc quan, tổ ch ức văn hố Giải xong cơng việc, tài liệu lập hồ sơ đ ầy đủ, nộp lưu vào lưu trữ quan quy định tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ tiến hành khâu nghiệp vụ phân loại, xác định giá trị, thống kê, bảo quản phục vụ tốt cho công tác khai thác, s d ụng tài liệu hàng ngày lâu dài sau Cơng tác văn thư có vai trò mặt hoạt động quan tổ chức, với giá trị to lớn mà mang lại Uỷ ban nhân dân huyện Chợ Đồn nói riêng quan tổ chức nói chung cần có sách phù hợp để thúc đẩy công tác CHƯƠNG III ĐỀ XUẤT NÂNG CAO NĂNG SUẤT CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN CHỢ ĐỒN 3.1 Nhận xét, đánh giá 3.1.1 Ưu điểm Thực theo quy định nhà nước quy định quy chế UBND Ban lãnh đạo quan quan tâm tới công tác văn thư, tạo điều kiện cho cán văn thư tham gia khóa đào tạo ngắn hạn nhằm nâng cao hiệu công việc, áp dụng tiến vào công việc Cán văn thư người đào tạo tốt khâu nghiệp vụ công tác văn thư người u nghề, nhiệt tình cơng tác nên có nhận thức tốt vị trí, vai trò, tầm quan trọng công tác văn thư - lưu trữ Tác phong làm việc cán văp phòng ln nhanh nhẹn, chấp hành tốt nội quy, quy định quan làm, nghỉ Nâng kỹ nghiệp vụ cán văn thư thông qua lớp bồi dưỡng quan cấp tổ chức Nhìn chung cơng tác văn thư UBND huyện Chợ Đồn trọng thực tương đối tốt, thể việc xếp, phân công việc đến việc phối hợp nhịp nhàng tổ, phận quan giúp cho công tác “soạn thảo, ban hành quản lý văn – đến’’ triển khai tốt đáp ứng công việc mà ban lãnh đạo giao cho Cơ sở vật chất UBND huyện trang bị đầy đủ, mà cán văn thư bước đại hóa khâu làm việc Bộ phận văn thư nằm tầng một, cạnh với cổng quan nên thuận tiện cho việc tiếp khách trao đổi thông tin chuyển giao văn – đến Để đạt ưu điểm đạo đắn, thường xuyên lãnh đạo quan, đặc biệt Chánh văn phòng, phó chánh văn phòng tham mưu giúp việc cho lãnh đạo quan, giúp lãnh đạo nắm bắt kịp thời để có điều chỉnh hợp lý, phù hợp với hoạt động quan 3.1.2 Hạn chế Bên cạnh thành tựu đạt được, công tác văn thư ủy ban nhan dân tồn số hạn chế sau: Hiện UBND bố trí người làm văn thư không tiêu chuẩn ngạch công chức văn thư; việc trang bị trang thiết b ị, ứng d ụng cơng nghệ thơng tin nhiều hạn chế, khâu nghiệp vụ chủ y ếu theo phương pháp thủ công truyền thống; hồ sơ (tập lưu văn đi) c văn thư quan, đơn vị chưa lập việc nộp lưu hồ sơ, tài liệu văn thư vào lưu trữ hành quan chưa thực hiện, văn th quan tự lưu giữ bảo quản hồ sơ, tài liệu phòng làm việc tình tr ạng ph ổ biến Lập hồ sơ nội dung công việc công tác văn th ư, nh ưng có hai cách hiểu lập hồ sơ cơng việc lập hồ sơ l ưu tr ữ Vi ệc l ập hồ sơ công việc phải các thừa hành thực trình giải cơng việc phản ánh đầy đủ, xác q trình hình thành, giải kết thúc cơng việc hay vấn đề, việc cụ th ể (l ập h s giai đoạn văn thư); phận lưu trữ có nhiệm vụ kế th ừa ch ỉnh lý l ại h sơ lập cần thiết (hồn chỉnh, khơi phục, phục h ồi hồ sơ giai đoạn lưu trữ) Thế việc lập hồ sơ công việc cán bộ, công ch ức quan chưa thực hiện, h ạn chế r ất l ớn công tác văn thư Đội ngũ cán bộ, công chức với số lượng cán làm cơng tác văn thư "mỏng", tình trạng cán làm công tác văn th kiêm nhiệm lưu trữ nhiều Mặt khác, trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cán làm công tác văn thư, lưu trữ chưa theo kịp yêu cầu công vi ệc đề Lãnh đạo quan phần chưa hiểu rõ đánh giá h ết đ ược nội dung quan trọng công tác văn thư, lưu tr ữ nên ch ưa dành s ự quan tâm, đầu tư yêu cầu cơng tác Hạn chế kinh phí đầu tư trang thiết bị, ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư Về hoạt động quản lý công tác tham mưu cho lãnh đạo để ban hành quy chế, quy định văn thư lưu trữ hạn chế Chưa có biện pháp nghiêm khắc để xử lý những vi phạm chế độ khen thưởng trong công tác văn thư lưu trữ 3.1.3 Nguyên nhân hạn chế Do công tác đạo, hướng dẫn, kiểm tra chưa thường xuyên, việc ban hành văn quản lý, đạo cơng tác thi ếu; Cán cơng chức quan coi nhẹ cơng tác này, ch ưa n ắm vai trò quan trọng cơng tác văn th Tổ chức máy thiếu ổn định, đội ngũ cán cán làm công tác văn thư mỏng so với yêu cầu ngành; cán làm công tác văn thư chưa thực yêu cầu nghiệp vụ, đơi x ảy sai xót Lãnh đạo quan, chưa quan tâm mức đến công tác văn th ư, lưu trữ dẫn đến việc đôn đốc, đạo thực thiếu sát sao, đầu t kinh phí, sở vật chất chưa đáp ứng nhu cầu công tác 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư UBND huyện Chợ Đồn 3.2.1 Về tổ chức quản lý Văn thư Để đưa công tác văn thư lưu trữ vào nề nếp đạt bước tiến dài, cần thay đổi nhận thức quan, đ ơn vị, đặc biệt cấp lãnh đạo Cần có đội ngũ cán đ ược đào t ạo t ốt v ề chuyên môn, đạo quán hoạt động c c quan nhà nước quan chức chuyên ngành, phát huy trách nhiệm người đứng đầu quan việc đạo, điều hành công tác văn thư, lưu trữ; cập nhật phổ biến văn pháp luật công tác văn thư, lưu trữ cho cán bộ, công chức, viên chức nhằm nâng cao nhận th ức vị trí, tầm quan trọng công tác văn thư, lưu trữ th ực hi ện nghiêm túc quy định Nhà nước, văn hướng dẫn nghiệp v ụ c Trung ương văn đạo UBND tỉnh Sở N ội v ụ v ề công tác văn thư, lưu trữ Căn vào văn quy phạm pháp luật văn th l ưu tr ữ hướng dẫn Cục Văn thư lưu trữ nhà nước, phận quản lý văn th tham mưu xây dựng văn quy định, quy ch ế c quan, xây d ựng văn hướng dẫn thực chế độ quy định công tác văn th l ưu trữ để trình thủ trưởng quan ban hành cho đơn vị Hàng năm, cần xây dựng kế hoạch để thống việc thực công tác VTLT để đảm bảo công tác soạn thảo, quản lý văn bản, lập hồ sơ tài liệu theo pháp luật; giúp cho cán bộ, viên chức quan nhận thức rõ ý nghĩa, tầm quan trọng, trách nhiệm cơng tác văn thư quan 3.2.2 Về bố trí nhân làm cơng tác Văn thư Cơng tác văn thư có hiệu phụ thuộc nhiều vào đội ngũ cán làm công tác văn thư Vì việc bố trí, tuyển dụng cán đủ trình độ chun mơn nghiệp vụ cần thiết Thực tổ chức lao động khoa học công tác văn thư Cần lựa chọn cán đào tạo công tác văn thư Nâng cao tinh thần trách nhiệm cán công tác vă thư Tổ chức lớp tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán văn thư quan hay quan cấp tổ chức Tổ chức tập huấn công tác lập hồ sơ cho cán nhân viên toàn quan để cải thiện nghiệp vụ 3.2.3 Tăng cường đầu tư trang thiết bị, sở vật chất phục vụ cho công tác Văn thư Để thực tốt khâu nghiệp vụ cơng tác VTLT đòi hỏi phải có hệ thống trang thiết bị nâng cao chất lượng hiệu công việc cán bộ, viên chức Vì vậy, cán văn thư cần tham mưu cho lãnh đạo quan việc đầu tư trang thiết bị, sở vật chất để đảm bảo việc thực khâu nghiệp vụ cách xác nhanh chóng Cần có quan tâm mức lãnh đạo quan việc trang bị thiết bị đại, phù hợp với điều kiện Cần bố trí tổ chức trang thiết bị phù hợp với phạm vi phòng văn thư 3.2.4 Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin Tổ chức nghiên cứu khoa học công tác văn thư UBND, đặc biệt đầu tư kinh phí cho phát triển ứng dụng khao học công tác văn thư Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào cơng tác văn thư, đồng thời phối hợp với phòng Công nghệ thông tin phát triển ứng dụng vào công tác văn thư như: quản lý văn đi, đến CSDL, quản lý hồ sơ, xây dựng CSDL để tra tìm tài liệu cách nhanh chóng xác nhất…từ giảm thời gian cơng sức tra tìm tài liệu 3.2.5 Chú trọng cơng tác kiểm tra giám sát công tác VTLT Để đảm bảo cho công tác văn thư thực tốt việc tra kiểm tra đóng vai trò quan trọng, thúc đẩy cơng tác văn thư phát triển, góp phần nâng cao tinh thần trách nhiệm cán nhân viên hoạt động quan nói chung cơng tác văn thư nói riêng Tổ chức kiểm tra việc thực văn hướng dẫn, quy định công tác văn thư Thanh tra kiểm tra định kỳ đột xuất có chế độ khen thưởng cán thực công tác văn thư.Tăng cường công tác hướng dẫn nghiệp vụ, đôn đốc, kiểm tra, giám sát việc thực công tác văn thư đơn vị Thực nghiêm túc chế độ báo cáo thông kê theo quy định Bộ Nội Vụ 3.2.6 Tuyên truyền vai trò, ý nghĩa tầm quan trọng cơng tác văn thư Để góp phần nâng cao hiểu biết, nhận thức đắn ý nghĩa cong tác văn thư cán bộ, viên chức phụ trách cần phải tuyên truyền cho cán bộ, nhân viên quan hiểu rõ tầm quan trọng TLLT Từ đó, nâng cao tình thần trách nhiệm cán xử lý khâu nghiệp vụ công tác văn thư Công tác văn thư nghiệp vụ quan trọng hoạt đ ộng Uỷ ban nhân dân huyện Chợ Đồn Để phát triển công tác c ần có s ự định hướng nhà nước quan chủ quản ngành sở ti ến hành áp dụng vào quan tổ chức Công tác văn th gồm nhiều nghi ệp v ụ khác cần áp dụng tiêu chuẩn ban hành v ề công tác văn thư xây dựng tiêu chuẩn hoạt động nghiệp vụ qua giúp thống thực nghiệp vụ Văn thư KẾT LUẬN Trên số nhân xét đánh giá tổ chức hoạt động nghiệp vụ công tác văn thư UBND huyện Chợ Đồn Thông qua kh ảo sát thu thập thông tin cho thấy vai trò cơng tác văn th ho ạt động quản lý hành nhà nước nói chung UBND huy ện Ch ợ Đ ồn nói riêng Mặc dù tồn số định công tác văn th UBND ngày kiện toàn, đạt số thành tựu nh ất đ ịnh Góp phần khơng nhỏ hoạt động quản lý hành c quan, t ổ chức Dựa thực tiễn quan đưa số giải pháp nhằm nâng cao suất, chất lượng cơng tác văn thư Góp ph ần thúc đ ẩy công tác văn thư phát triển phù hợp với xu đại hóa Khi th ực tốt cơng tác văn thư góp phần đảm bảo cho hoạt động quản lý hành nhà nước thơng suốt nhờ thúc đẩy nhanh chóng cơng c ải cách hành Mỗi quan tổ chức cần có nhận thức đ ắn vai trò ý nghĩa cơng tác văn th để đưa bi ện pháp phù h ợp nhằm đưa công tác văn thư quan vào nề nếp nâng cao hiệu quản lý quan, đơn vị Qua nhận thức ý nghĩa to lớn lao công tác văn th l ưu tr ữ giai đoạn Vì cách cơng tác m ột nhi ệm v ụ đ ặt cho đảng nhà nước nói chung UBND huy ện Ch ợ Đ ồn nói riêng Trong q trình thực đề tài kiến thức hạn chế khơng tránh khỏi thiếu sót định mong đóng góp ý kiến q th ầy, TÀI LIỆU THAM KHẢO Thông tư 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng năm 2013 Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư , lưu trữ quan tổ chức Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 công tác Văn thư Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 Chính phủ sửa đổi bổ sung số điều Nghị định !!)/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ Cơng tác văn thư Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Luật tổ chức HĐND & UBND Huyện; Cổng thông tin điện tử Huyện Chợ Đồn; PHỤ LỤC Phụ lục số 1: SƠ ĐỒ BỘ MÁY HÀNH CHÍNH CỦA UBND HUYỆN CHỢ ĐỒN ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN VĂN PHỊNG HĐND & UBND PHỊNG VĂN HĨA THƠNG TIN PHỊNG DÂN TỘC PHỊNG NỘI VỤ PHỊNG TAI CHÍNH KẾ HOẠCH P TÀI NGUNMƠI TRƯỜNG PHỊNG CƠNG THƯƠNG PHỊNG Y TẾ P NƠNG NGHIỆP & PTNT P THANH TRA PHỊNG LĐTB & XÃ HỘI PHÒNG GIÁO DỤC ĐÀO TẠO PHÒNG TƯ PHÁP BAN QUẢN LÝ CÁC DỰ ÁN ĐÀI PHÁT THANHTRUYỀN HÌNH Phụ lục số 02: Mẫu sổ đăng ký văn Đến Mẫu bìa: ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN CHỢ ĐỒN SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN Năm… Từ ngày……Đến ngày…… Từ số…… Đến số……… Quyển số …… Trình bày bên “SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN” Ngày, tháng đến Số đến Nơi gửi Số, ký hiệu Ngày,tháng văn Tên loại trích yếu nội dung Đơn Ký nhận Ghi Phụ lục số 03: Mẫu sổ đăng ký văn Mẫu bìa: ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN CHỢ ĐỒN SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI Năm… Từ ngày……Đến ngày…… Từ số…… Đến số……… Quyển số …… Trình bày bên “SỔ ĐĂNG KÝ CƠNG VĂN ĐI” người nhận Số ký hiệu, văn Ngày, tháng văn Tên loại trich yếu nội dung văn Người ký Nơi nhận văn Đơn vị người nhận lưu Số lượng Ghi Chú ... tác lưu trữ Có thể xem cơng tác lập h s nh cầu nối công tác văn thư với công tác lưu trữ Nếu hồ s đ ược l ập khoa học tiết kiệm thời gian, công sức tạo điều kiện thuận l ợi đ ể công tác lưu trữ. .. Cơng tác văn thư có hiệu phụ thuộc nhiều vào đội ngũ cán làm cơng tác văn thư Vì việc bố trí, tuyển dụng cán đủ trình độ chun mơn nghiệp vụ cần thiết Thực tổ chức lao động khoa học công tác văn thư. .. đào tạo công tác văn thư Nâng cao tinh thần trách nhiệm cán công tác vă thư Tổ chức lớp tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán văn thư quan hay quan cấp tổ chức Tổ chức tập huấn công tác lập hồ