Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN BẢNG CHỮ VIẾT TĂT LỜI MỞ ĐẦU 1 CHƯƠNG 1. KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI 3 1.1. Lịch sử hình thành Trường ĐHNV Hà Nội 3 1.2.Cơ cấu tổ chức của Trường ĐHNV Hà Nội 4 1.3.Chức năng và nhiệm vụ của Trường ĐHNV Hà Nội 5 CHƯƠNG 2. VAI TRÒ CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ TRONG TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI 7 2.1. Chức năng, nhiệm vụ , quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức. 7 2.2.1.Chức năng của Phòng Hành chính – Tổng hợp đối với công tác văn thưlưu trữ của trường : 7 2.2.2.Nhiệm vụ của Phòng Hành chính đối với công tác văn thư – lưu trữ của cơ quan : 7 2.2.3.Cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư, lưu trữ của Trường 8 2.2. Vai trò của công tác văn thư trong hoạt động của Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội. 8 CHƯƠNG 3. MỘT SỐ ĐÁNH GIÁ VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO NĂNG SUẤT, CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI 10 3.1. Một số đánh giá, nhận xét về công tác văn thư của Trường ĐHNV Hà Nội 10 3.2. Ưu điểm, nhược điểm 13 3.3. Kiến nghị, giải pháp. 14 KẾT LUẬN 16 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 17 PHỤ LỤC 18
LỜI CẢM ƠN Em xin gửi lời cảm ơn tới Lãnh đạo Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội anh chị phận Văn thư tận tình cung cấp đầy đủ thơng tin để em có điều kiện tốt hoàn thành tập cách thuận lợi điều kiện để em hoàn thành mơn học Tiêu chuẩn hóa tổ chức lao động khoa học công tác Văn thư- Lưu trữ Đặc biệt, em xin cảm ơn Trịnh Thị Kiều Oanh cô Trần Việt Hà, giảng viên môn Tiêu chuẩn hóa tổ chức lao động khoa học công tác Văn thư-Lưu trữ thầy, cô giáo khoa Văn thư-Lưu trữ tận tình hướng dẫn cho chúng em hội đến gần với thực tế Trong trình khảo sát Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội thời gian làm hạn chế nên khơng tránh khỏi sai sót Vì vậy, em mong nhận lời góp ý thầy giáo, giáo để em có thêm kinh nghiệm kiến thức cho môn học sau Em xin chân thành cảm ơn! BẢNG CHỮ VIẾT TĂT ĐHNV Hà Nội Đại học Nội Vụ Hà Nội MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN BẢNG CHỮ VIẾT TĂT LỜI MỞ ĐẦU Văn thư – Lưu trữ cơng tác có ý nghĩa quan trọng công tác thường xuyên quan lĩnh vực quản lý Hành nhà nước Trong quan, đơn vị công tác Văn thư – Lưu trữ quan tâm cơng tác đảm bảo hoạt động quản lý Hành thơng qua văn bản, tài liệu Cơng tác văn thư, lưu trữ có tầm quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động quan, tổ chức nói chung hoạt động Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội nói riêng Chính vậy, quan, tổ chức thực tốt công tác văn thư, lưu trữ góp phần vào việc đảm bảo cung cấp thơng tin phục vụ quản lý, điều hành, cải cách hành chính; đồng thời góp phần vào việc giữ gìn, bảo quản, khai thác sử dụng phát huy giá trị to lớn tài liệu lưu trữ phục vụ cho nghiệp cơng nghiệp hóa, đại hóa đất nước Lý chọn đề tài: Ngày nay,cùng với phát triển khoa học công nghệ,mối lĩnh vực đại hóa, hành nhà nước có phát triển để phù hợp Làm tốt công tác công văn giấy tờ đảm bảo cung cấp thông tin giải cơng việc nhanh chóng,chính xác đảm bảo bí mật cho quan Và lý em lựa chọn đề tài : “ Khảo sát tư vấn, đề xuất giải pháp nhằm nâng cao suất, chất lượng công tác văn thư Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội” làm đề tài cho để hồn thành tập mơn Tiêu chuẩn hóa tổ chức lao động khoa học công tác văn thư-lưu trữ Đối tượng nghiên cứu đề tài: công tác văn thư trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Mục đích nghiên cứu: Dựa khảo sát công tác văn thư Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội để thấy điểm đạt chưa công tác Từ đề xuất số kiến nghị nhằm nâng cao suất chất lượng công tác văn thư Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Phương pháp nghiên cứu đề tài: Để thực đề tài em sử dụng phương pháp nghiên cứu tài liệu với khảo sát thực tế công tác văn thư Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Đề tài gồm có phần: Chương : Khái quát tổ chức hoạt động Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Chương : Vai trò cơng tác văn thư trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Chương : Đề xuất nâng cao suất chất lượng công tác văn thư Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội CHƯƠNG KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI 1.1 Lịch sử hình thành Trường ĐHNV Hà Nội Trường Đại học Nội vụ Hà Nội sở giáo dục đại học công lập trực thuộc Bộ Nội vụ, thành lập ngày 14/11/2011 sở nâng cấp từ trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội.Trước có tên gọi Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I Tiền thân Trường Trung học văn thư Lưu trữ Trung ương I, thành lập năm 1971 theo Quyết định số 109/BT ngày 18/12/1971 Bộ trưởng Phủ Thủ tướng Năm 1996, Trường đổi tên thành Trường Trung học Lưu trữ Nghiệp vụ Văn phòng I, việc đổi tên Trường tạo điều kiện đa dạng hoá loại hình đào tạo, mở rộng ngành nghề, đáp ứng tốt yêu cầu xã hội Trước đòi hỏi ngành xã hội nguồn nhân lực có chất lượng phục vụ nghiệp cơng nghiệp hố, đại hoá, sở kinh nghiệm khả thực tế Trường sở vật chất, ngành nghề đào tạo, đội ngũ giáo viên, ngày 15/6/2005 Bộ trưởng Bộ Giáo dục Đào tạo ban hành Quyết định số 3225/QĐ-BGD&ĐT-TCCB việc thành lập Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I sở Trường Trung học Văn thư Lưu trữ Trung ương I, Trường trực thuộc Bộ Nội vụ, chịu quản lý nhà nước giáo dục Bộ Giáo dục Đào tạo, Trường hoạt động theo điều lệ Trường Cao đẳng Ngày21/4/2008 Bộ trưởng Bộ Giáo dục Đào tạo ký Quyết định số 2275/QĐ-BGDĐT đổi tên Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I thành Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội Đứng trước yêu cầu, đòi hỏi tình hình đất nước, thực trạng nguồn nhân lực ngành Nội vụ hạn chế, số lượng, chất lượng chưa ngang tầm với đòi hỏi tình hình Trình độ lực cán cơng chức, viên chức cònthiếu hụt Công tác phát triển nguồn nhân lực từ khâu tạo nguồn, đào tạo gặp nhiều khó khăn nên chưa đạt kết mong muốn Trong thực tế Bộ Nội vụ chưa có trường đại học đào tạo nguồn nhân lực phục vụ nhiệm vụ quản lý Bộ Do vậy, Ban cán Đảng Bộ Nội vụ chủ trương sớm thành lập trường đại học để đào tạo nguồn nhân lực có trình độ cao, đáp ứng yêu cầu kỹ thuật, nghiệp vụ, bám sát nhiệm vụ quản lý Bộ, lĩnh vực mà chưa có trường đại học đào tạo Chủ trương triển khai Quyết định số 1121/QĐ-BNV ngày 04/10/2010 Bộ trưởng Bộ Nội vụ phê duyệt Đề án “Quy hoạch Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội từ năm 2010 đến năm 2020”, có việc nâng cấp Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội thành Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Ngày 14/11/2011 Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số 2016/QĐ-TTg việc thành lập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 1.2.Cơ cấu tổ chức Trường ĐHNV Hà Nội Về cấu tổ chức, Trường ĐHNV Hà Nội gồm có: a) Ban giám hiệu, gồm: Hiệu trưởng Phó Hiệu trưởng b) Hội đồng khoa học đào tạo, Hội đồng tư vấn khác c) Các phòng chức năng: - Phòng Quản lý đào tạo - Phòng Tổ chức cán - Phòng Hành – Tổng hợp - Phòng Kế hoạch – Tài - Phòng Quản trị - Thiết bị - Phòng Khảo thí bảo đảm chất lượng - Phòng Quản lý khoa học sau đại học - Phòng Hợp tác quốc tế - Phòng Cơng tác sinh viên d) Các khoa: - Khoa Tổ chức xây dựng quyền - Khoa Tổ chức quản lý nhân lực - Khoa Hành học - Khoa Văn thư – Lưu trữ - Khoa Quản trị văn phòng - Khoa Văn hóa – Thơng tin xã hội - Khoa Nhà nước pháp luật - Khoa Khoa học Chính trị - Khoa Đào tạo chức bồi dưỡng đ) Các tổ chức khoa học – công nghệ dịch vụ: - Viện Nghiên cứu phát triển Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Trung tâm Tin học - Trung tâm Ngoại ngữ - Trung tâm Thơng tin Thư viện - Tạp chí Đại học Nội vụ - Ban Quản lý ký túc xá e) Cơ sở đào tạo trực thuộc: - Trung tâm đào tạo nghiệp vụ văn phòng dạy nghề - Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Miền Trung - Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thành phố Hồ Chí Minh g) Đảng Bộ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội h) Cơng đồn Trường Đại học Nội vụ Hà Nội i) Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh Trường Đại học Nội vụ Hà Nội k) Các tổ chức đoàn thể tổ chức xã hội khác 1.3.Chức nhiệm vụ Trường ĐHNV Hà Nội - Chức năng: Trường Đại học Nội vụ Hà Nội sở giáo dục đại học công lập thuộc hệ thống giáo dục quốc dân, trực thuộc Bộ Nội vụ, có chức năng: Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực có trình độ đại học sau đại học lĩnh vực cơng tác nội vụ ngành nghề khác có liên quan; hợp tác quốc tế; nghiên cứu khoa học triển khai áp dụng tiến khoa học công nghệ phục vụ phát triển kinh tế - xã hội - Nhiệm vụ : Xây dựng chiến lược, kế hoạch tổng thể phát triển Trường qua giai đoạn, kế hoạch hoạt động hàng năm; tổ chức đào tạo nguồn nhân lực có trình độ đại học sau đại học ngành, lĩnh vực quản lý nhà nước Bộ Nội vụ ngành nghề khác theo nhu cầu xã hội quan có thẩm quyền cho phép;xây dựng triển khai chương trình bồi dưỡng chun mơn, nghiệp vụ đáp ứng nhu cầu xã hội hội nhập quốc tế; cấp, xác nhận văn bằng, chứng theo thẩm quyền;Tuyển dụng, quản lý công chức, viên chức; xây dựng đội ngũ giảng viên Trường đủ số lượng, cân đối cấu trình độ, cấu ngành nghề, cấu độ tuổi giới, đạt chuẩn trình độ đào tạo; tham gia vào trình điều động quan quản lý nhà nước có thẩm quyền nhà giáo, cán bộ, nhân viên,… CHƯƠNG VAI TRỊ CỦA CƠNG TÁC VĂN THƯ TRONG TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI 2.1 Chức năng, nhiệm vụ , quyền hạn, cấu tổ chức phận văn thư, lưu trữ quan, tổ chức Phòng văn thư lưu trữ trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội phận trực thuộc Phòng Hành – Tổng hợp trường 2.2.1.Chức Phòng Hành – Tổng hợp cơng tác văn thư-lưu trữ trường : Phòng Hành Tổng hợp đơn vị thuộc Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, có chức tham mưu, giúp việc cho Hiệu trưởng thực quản lý công tác văn thư – lưu trữ 2.2.2 Nhiệm vụ Phòng Hành công tác văn thư – lưu trữ quan : Đầu mối, gắn kết điều phối chung hoạt động đơn vị Trường để triển khai thực chương trình, kế hoạch cơng tác; truyền đạt định, thị, thông báo Trường đến đơn vị cá nhân toàn Trường; Thực công tác văn thư - lưu trữ Trường; xây dựng quy chế hướng dẫn đơn vị thực quy chế công tác văn thư - lưu trữ theo quy định Trường Nhà nước 10 2.2.3.Cơ cấu tổ chức phận văn thư, lưu trữ Trường Danh sách cán bộ, viên chức Phòng Hành – Tổng hợp: ST T HỌ VÀ TÊN Ths Hoàng Văn Thanh Ths Dương Thị CHỨC DANH HÒM THƯ Q Trưởng phòng thanh_vtlt@yahoo.com Phó trưởng duongdungcdvp@gmail.com Dung Ths Nguyễn Văn phòng Phó trưởng Dũng phòng Phạm Thế Cường Chun viên phamthecuong76@gmail.com Chuyên viên nongson4285@gmail.com Nông Trương Ngọc Sơn nguyenvandungcathai@gmail.com nguyenthithanh:dhnv@gmail.co Nguyễn Thị Thanh Chuyên viên Hoàng Thị Thúy Lan Chuyên viên hoa_phong_lan_87@yahoo.com Chuyên viên hoanguyen1986@gmail.com Nguyễn Thị Thanh Hòa m Hà Thị Tuyết Mai Chuyên viên maituyet130692@gmail.com 10 Phạm Thị Duyên Nhân viên Y tế phamthiduyen@gmail.com 11 Đặng Thị Lý Nhân viên Y tế dangthilydhnv@gmail.com 12 Nguyễn Thị Tý 13 Nguyễn Thị Vượng Nhân viên Y tế (HĐ) Nhân viên Nhân viên 14 Đỗ Thị Thúy Hạnh 2.2 Vai trò cơng tác văn thư hoạt động Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Công tác văn thư xác định hoạt động quan trọng , mắt xích, cầu nối hoạt động Trường ĐHNV Hà Nội với quan tổ chức bên phòng ban Trường 11 Đồng thời, phận văn thư phận tham mưu giúp việc cho Lãnh đạo Trường cơng tác Hành Trường, tổng hợp thông tin phục vụ cho lãnh đạo Trường việc lãnh đạo, đạo, quản lý điều hành hoạt động Trường Giúp Lãnh đạo Trường đạo cơng việc xác, hiệu qur, khơng chậm trễ, sai sót, tránh nạn quan liêu giấy tờ, mệnh lệnh hành Góp phần giữ gìn bí mật quan Đảm bảo đầy đủ chứng cứ, tài liệu phản ánh hoạt động Trường ĐHNV Hà Nội Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ Trường thực tốt 12 CHƯƠNG MỘT SỐ ĐÁNH GIÁ VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO NĂNG SUẤT, CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI 3.1 Một số đánh giá, nhận xét công tác văn thư Trường ĐHNV Hà Nội Qua đợt khảo sát, em thấy công tác văn thư Trường ĐHNV Hà Nội thực tốt khâu nghiệp vụ Về việc ban hành văn bản: công tác xây dựng ban hành văn Trường hầu hết tuân thủ theo quy định Nhà nước đạo Phòng Hành chính- Tổng hợp Trường ĐHNV Hà Nội - Đánh máy văn bản: Sau có ý kiến Thủ trưởng quan, nhân viên đánh máy văn thư có trách nhiệm đánh máy in ấn văn bản, tài liệu Văn nhân để làm thủ tục gửi đến các phòng ban ( văn nội bộ) gửi đến quan khác ( văn quan) Nhận xét: qua khảo sát em thấy công tác đánh máy, in văn để ban hành Trường ĐHNV Hà Nội tiến hành tương đối quy trình Văn đánh máy đúng, rõ ràng, trình bày thể thức kỹ thuật, kích cỡ giấy theo quy đinh Nhà nước Trình ký văn để ban hành: khâu quan trọng thể hiệu lực pháp lý văn bản, văn trình ký kiểm tra thể thức nội dung chặt chẽ Việc ký văn tiến hành theo nguyên tắc văn sau đánh máy xong, in Trưởng phòng Hành chính- Tổng hợp kiểm tra thể thức, nội dung văn xem chưa, hoàn chỉnh chưa trình lên Lãnh đạo Trường ký theo thẩm quyền quy định quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan Nhận xét: Việc trình ký văn Trường thực đầy đủ quy định trình ký theo quy định Nhà nước Quản lý giải văn đến: Việc tổ chức quản lý văn đến việc quan trọng.Trường 13 ĐHNV Hà Nội thực việc giải văn đến theo quy định Nhà nước + Trình chuyển giao văn đến: Tât văn đến sau phân loại, bóc bì, đóng dấu đến đăng ký vào sổ để chuyển giao để quản lý, cán văn thư tập hợp lại trình lên Lãnh đạo Trường để xin ý kiến phân phối đến phận quan Sau nhận ý kiến đạo, giải quyết, Văn thư đăng ký tiếp chuyển văn theo ý kiến đạo Khi chuyển giao văn đến, người nhận văn phairkys nhận vào sổ chuyển giao để đảm bảo tính nguyên tắc để quản lý văn chặt chẽ Nhận xét: Việc trình chuyển giao văn đến Trường ĐHNV Hà Nội tiến hành theo nguyên tắc quan + Tổ chức giải kiểm tra việc giải văn đến: Các văn đến Trường giải cách nhanh chóng Cán Văn thư quan tâm đến việc giải văn đến phận, có nhắc nhở kịp thời văn chưa giải quyết, đặc biệt văn có dấu mật khẩn Quản lý văn đi: Việc quản lý văn Trường trọng quan tâm Tất công văn, giấy tờ trước ban hành Trưởng phòng Hành chínhTổng hợp kiểm duyệt sau làm thủ tục ban hành nhằm mục đích hạn chế việc ban hành văn hiệu lực thi hành chưa đầy đủ, chưa thể thức Nhận xét Ưu điểm: Trường ĐHNV Hà Nội thực công tác tổ chức quản lý giải văn theo trình tự quy định Nhà nước, nội dung khâu nghiệp vụ tổ chức quản lý giải văn diễn theo quy trình định Nhược điểm : Mặc dù thực theo quy định văn Nhà nước ban hành 14 q trình giải cơng việc khơng tránh khỏi sai sót soạn thảo văn lỗi tả, đóng dấu văn chưa đúng, chưa ngắn Cơng tác nhập liệu vào máy tính trang bị chưa sử dụng rộng rãi, sử dụng phương pháp truyền thống đăng ký vào sổ nên cơng tác tra tìm gặp nhiều khó khăn, tốn nhiều thời gian Việc lập nhiều loại sổ gây tốn khó khăn cho việc bảo quản Việc quản lý văn trọng song cơng tác xếp, bảo quản tài liệu chưa hợp lý Lập hồ sơ Việc lập hồ sơ hành công việc cuối công tác văn thư, việc lập hồ sơ mắt xích nối liền công tác văn thư với công tác lưu trữ,việc lập hồ sơ hành tốt khâu văn thư tạo điều kiện thuận lợi cho cán lưu trữ tra tìm văn tài liệu nhanh, làm xác để giải cơng việc nhanh chóng, xác có hiệu cho việc tra tìm, nghiên cứu trước mắt lâu dài quan Nhận xét Ưu điểm: Qua khảo sát em thấy công tác lập hồ sơ hành Trường ĐHNV Hà Nội đảm bảo yêu cầu, tài liệu hồ sơ có liên quan chặt chẽ với nhau, văn hồ sơ chủ yếu gốc nên hồ sơ lập có giá trị nghiên cứu dùng làm chứng pháp lý Nhược điểm: Trong năm gần đây, Trường ĐHNV Hà Nội tổ chức việc lập hồ sơ hành chất lượng hồ sơ chưa tốt, quan chưa xây dựng danh mục hồ sơ Các đơn vị, cá nhân phụ trách công việc có liên quan đến văn bản, tài liệu hồ sơ hồ sơ khác, tập hợp tài liệu liên quan vấn đề để vào cặp chưa lập cụ thể hồ sơ Quản lý sử dụng dấu: Một nội dung công tác văn thư quan 15 việc quản lý sử dụng dấu theo quy định Nhà nước sử dụng dấu theo quy định nhà nước dấu yếu tố quan trọng thủ tục hành hành Nhận xét Ưu điểm: Qua khảo sát em thấy công tác quản lý sử dụng dấu Trường ĐHNV Hà Nội thực tốt theo quy định nhà nước Dấu bảo quản chặt chẽ Dấu đóng vào văn có đầy đủ thơng tin chữ ký hợp lệ, dấu đóng lên 1/3 chữ ký phía bên trái dùng mự đỏ để đóng lên văn Nhược điểm: Con dấu chưa cọ rửa thường xuyên nên đóng dấu chưa rõ nét, bị nhòe 3.2 Ưu điểm, nhược điểm Ưu điểm - Không gian làm việc bố trí hợp lý, thống mát - Các trang thiết bị đại đáp ứng đầy đủ phục vụ thuận lợi cho yêu cầu - công việc Các văn đi, đến quan quản lý theo hình thức tập trung - mối thuận tiện cho công táctổ chức quản lý văn Công việc quản lý, giải văn đi, đến thực nhanh chóng, - xác, kịp thời, đáp ứng yêu cầu công việc Việc tổ chức quản lý sử dụng dấu cán Phòng Văn thư Trường thực chấp hành nghiêm chỉnh theo quy định Nhà nước - quy định Trường Các văn đươc tiến hành lập thành tập lưu theo năm đưa vào bìa hồ - sơ, vào hộp cẩn thận Cán văn thư cập nhật văn hành Nhà nước việc - thực công tác theo quy định Nhà nước Do nhận thức tầm quan trọng công tác văn thư, ban lãnh đạo Trường quan tâm đến công tác nên có quy định chặt chẽ nhằm - đưa công tác vào nề nếp ổn định Lãnh đạo Trường ln có kế hoạch đạo, hướng dẫn công tác văn thư 16 đào tạo, bồi dưỡng trình độ chun mơn cho cán thông qua hội nghị tổng kết tập huấn công tác Văn thư- Lưu trữ Nhược điểm: - Do việc soạn thảo văn việc nhiều đơn vị cá nhân có liên quan có nhiều văn thành phần thể thức chưa với quy định chung - Nhà nước quy định Trường Do ý thức tinh thần làm việc chưa cao nên việc quản lý sử dụng dấu tồn số hạn chế nhiều văn đóng dấu bị mờ, nhòe, dấu đóng chưa - ngắn,… Trang thiết bị phục vụ cho cơng việc bị lỗi, bị tắc nghẽn hoạt động - (ví dụ bàn phím máy tính bị kẹt,…), gây ảnh hưởng tới suất cơng việc Nhân viên quan chưa có thói quen lập hồ sơ theo quy định Hồ sơ nộp vào lưu trữ hầu hết tài liệu tình trạng rời lẻ, lộn xộn, 3.3 Kiến nghị, giải pháp - Đối với việc soạn thảo văn phải kiểm tra chặt chẽ thể thức, kỹ thuật trình bày văn có theo quy định Nhà nước quan không, tất văn phải có chữ ký nháy chịu trách nhiệm nội dung thể thức văn Khi Văn thư đóng dấu vào văn phải kiểm tra lại đầy đủ yếu tố theo quy định đóng dấu vào văn để ban hành - Đề biện pháp xử lý trường hợp ban hành văn sai thể thức để nâng cao chất lượng văn ban hành - Thường xuyên cập nhật, phổ biến, hướng dẫn, kiểm tra thực hiên văn quy định pháp luật công tác văn thư cho đơn vị, cá nhân quan - Tăng cường công tác kiểm tra đạo, động viên khen thưởng kịp thời xử lý vi phạm pháp luật công tác văn thư - Tổ chức lớp tập huấn, bồi dưỡng trình độ chun mơn cho cán Văn thư, cần thu hút đầu tư cấp cho công tác - Hàng năm, cần tổ chức công tác kiểm tra thực công tác cán văn thư kiểm tra việc lập hồ sơ cơng việc phòng, ban quan 17 - Cần ban hành văn hướng dẫn, đôn đốc, xây dựng đề án nhằm đưa cơng tác văn thư vào hoạt động có nề nếp,hiệu - Cần phải lập Danh mục hồ sơ cho quan - Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thơng tin đăng ký tra tìm văn theo dõi công việc hàng ngày quan Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý văn phần mềm quản lý văn đi, quản lý văn lập hồ sơ giúp công tác văn thư tiết kiệm thời gian, công sức hạn chế khối lượng văn giấy tờ ngày gia tăng Trên ý kiến đề xuất thân em Mong ý kiến đề xuất em góp phần nhỏ hồn thiện phát triển cơng tác Văn thư quan nói chung Trường ĐHNV Hà Nội nói riêng KẾT LUẬN Qua buổi khảo sát thực tế Trường ĐHNV Hà Nội, thân em trau dồi thêm số kiến thức cho em nhận thấy quan tổ chức tồn nhiều hạn chế công tác văn thư mà cần phải khắc phục như: tinh thần làm việc cán chưa cao, quản lý chưa chặt chẽ,…khiến cho công tác văn thư quan, tổ chức nói chung Trường ĐHNV Hà Nội nói riêng chưa thể phát triển mạnh công tác văn thư Với nỗ lực cố gắng kết hợp với vốn kiến thức trang bị 18 giúp em hoàn thành báo cáo thời hạn điều kiện để em hồn thành mơn học Tiêu chuẩn hóa tổ chức lao động khoa học công tác Văn thư- Lưu trữ Một lần em xin chân thành cảm ơn lãnh đạo Trường ĐHNV Hà Nội anh chị tổ văn thư- lưu trữ tạo điều kiện cho buổi khảo sát thực tế em thành công mong đợi Em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới thầy giáo, cô giáo khoa Văn thư- Lưu trữ tạo hội cho chúng em trải nghiệm buổi học thực tế bổ ích DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Thông tư 01/2011/-TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 thông tư Bộ Nội Vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04nawm 2004 Chính phủ công tác Văn thư 19 PHỤ LỤC PHỤ LỤC I Phòng Văn thư Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội 20 21 ... GIÁ VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO NĂNG SUẤT, CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI 3.1 Một số đánh giá, nhận xét công tác văn thư Trường ĐHNV Hà Nội Qua đợt khảo sát, ... trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Chương : Đề xuất nâng cao suất chất lượng công tác văn thư Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội CHƯƠNG KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI 1.1... khoa học công tác văn thư- lưu trữ Đối tư ng nghiên cứu đề tài: công tác văn thư trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Mục đích nghiên cứu: Dựa khảo sát cơng tác văn thư Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội để