BỘ CÔNG THƯƠNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH TIỂU LUẬN MÔN : QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP ĐỀ TÀI : TẦM QUAN TRỌNG CỦA VIỆC PHÂN CHIA TRÁCH NHIỆM,QUYỀN HẠN ĐỐI VỚI HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC 1.Khái niệm mục tiêu chức tổ chức 1.1 Khái niệm - Một mục tiêu, chiến lược kế hoạch tổ chức xác định, nhà quản trị cần phải xây dựng cấu trúc tổ chức hiệu nhằm hỗ trợ cho việc đạt mục tiêu Chức tổ chức đứng vị trí thứ hai tiến trình quản trị, có ý nghĩa định đến hiệu tổ chức Nói cách khác, tổ chức hoạt động quan tr ọng quản trị Thật vậy, nhiều công trình nghiên cứu khoa học cho thấy 70 - 80% khiếm khuyết việc thực mục tiêu yếu công tác tổ chức Nh ưng chức tổ chức định nghĩa nào? Trong thực tiễn có nhiều cách hiểu khác thuật ngữ Theo từ điển tiếng Việt Viện ngơn ngữ tổ chức có nghĩa sau đây: + Làm cho thành chỉnh thể, có cấu tạo, cấu trúc chức định + Làm cần thiết đế tiến hành hoạt động nhằm có hiệu lớn + Làm công tác tổ chức cán Tổ chức theo từ gốc Hy Lạp ‘Organon’ nghĩa ‘hài hòa’, từ tổ chức nói lên quan điểm tổng quát “đó đem lại chất thích nghi với sống” Theo Chester I Barnard tổ chức hệ thống hoạt động hay nỗ lực hai hay nhiều người kết hợp với cách có ý thức Theo Harold Koontz, Cyril Odonnell Heinz Weihrich cơng tác tổ chức “việc nhóm gộp hoạt động cần thiết để đạt mục tiêu, việc giao phó nhóm cho ng ười quản lý với quyền hạn cần thiết để giám sát nó, việc tạo điều kiện cho liên kết ngang dọc cấu doanh nghiệp” - Có thể dẫn nhiều quan niệm tác giả khác điều quan trọng vấn đề cần xem xét chất chức tổ chức từ góc độ khoa học quản trị Tổng hợp từ khái niệm khác chức tổ chức, hiểu chất chức tổ chức thiết kế cấu trúc tổ chức hiệu nhằm đảm bảo cho hoạt động quản trị đạt mục tiêu Nói cách khác, chức tổ chức bao gồm công việc liên quan đến xác định phân chia cơng việc phải làm, người nhóm người làm việc gì, chịu trách nhiệm kết nào, công việc phối hợp với nào, báo cáo cho quy ết định làm cấp hay phận - Trong chương này, để hiểu vận dụng vào cơng việc quản trị thực tiễn, nội dung chức tổ chức xem xét bao gồm việc phân chia hình thành phận tổ chức, xây dựng cấu tổ chức nhằm xác lập mối quan hệ nhiệm vụ, quyền hạn trách nhiệm phận, sở khoa học để thiết kế cấu trúc tổ chức ví dụ vấn đề tầm hạn quản trị, tập quyền phân quyền, ủy quyền quản trị 1.2Mục tiêu công tác tổ chức - Mục tiêu công tác tổ chức gì? Có thể nói mục tiêu tổng qt công tác tổ chức thiết kế cấu trúc tổ chức vận hành cách hiệu nhằm đạt mục tiêu mà tổ chức xác định Cấu trúc tổ chức phù h ợp nghĩa hình thành nên cấu quản trị cho phép phối hợp hoạt động nỗ lực phận cấp tốt - Những mục tiêu cụ thể công việc tổ chức mà tổ chức thường hay nhắm tới là: (1) Xây dựng máy quản tr ị gọn nhẹ có hiệu lực; (2) Xây dựng nếp văn hóa tổ ch ức lành mạnh; (3) Tổ chức công việc khoa học; (4) Phát hiện, uốn nắn điều chỉnh kịp thời hoạt động yếu tổ chức; (5) Phát huy mạnh nguồn tài nguyên vốn có; (6) Tạo lực cho tổ chức thích ứng với hồn cảnh thuận lợi khó khăn bên bên đơn vị - Cũng loại mục tiêu quản trị khác, mục tiêu công tác tổ chức phải khoa học, khả thi, phải phù hợp với hoàn cảnh thực tiễn Khác với yêu cầu loại mục tiêu quản tr ị khác, yêu cầu mục tiêu tổ chức phải tuân thủ qui luật khách quan đặc thù cơng tác tổ chức Ví d ụ qui luật tầm hạn quản trị, qui luật cấu trúc tổ chức, qui luật phân chia quyền hạn, bổ nhiệm, đề cử, đề bạt, thăng chức v.v Phương pháp phân chia phận cấu tổ chức 2.1 Phân chia theo thời gian - Một hình thức phân chia phận lâu đời thường sử dụng cấp thấp tổ chức việc nhóm gộp hoạt động theo thời gian (theo ca, theo kíp) Hình chức phân chia thường áp dụng đơn vị phải hoạt động liên tục để khai thác công suất máy với hiệu cao 2.2 Phân chia theo chức - Việc nhóm gộp hoạt động chun mơn thành chức sử dụng rộng rãi thực tế, ví dụ xí nghiệp thành lập phận đảm nhiệm chức kỹ thuật, kế toán, sản xuất, nhân kinh doanh (Hình 7.3) Trong phận đó, lại tiếp tục phân công thành lập đơn vị nhỏ lo việc nghiên cứu marketing, tuyên truyền quảng cáo, phát triển sản phẩm mới, cung ứng nguyên vật liệu v.v Ưu nhược điểm cách thức Hình 7.3 Ph ân chia phận theo chức Phân chia theo lãnh thổ Phân Chia phận theo lãnh thổ - Là cách thức áp dụng xí nghiệp hoạt động địa bàn rộng thường kinh doanh sản phẩm giống Cách thức áp dụng việc thành lập phận hành chánh nghiệp theo lãnh thổ, ví dụ Phòng Thương nghiệp Quận, Huyện Nhà quản trị chọn cách thức đặc điểm địa phương quan trọng đầu vào sản xuất, tiêu thụ sản phẩm Hình 7.4 việc phân chia điểm cách thức phân chia 2.3Phân chia theo sản phẩm - Là cách thức tổ chức xí nghiệp sản xuất kinh doanh nhiều sản phẩm, thành lập nên đơn vị chuyên doanh theo loại sản phẩm Cách thức áp dụng sản phẩm có qui trình cơng nghệ sản xuất chiến l ược tiếp thị khác Ví dụ, cơng ty xe Mỹ thường thành lập nhà máy theo loại xe Ưu điểm cách thức nâng cao trình độ chun mơn hóa sản xuất kinh doanh, đồng thời có nhược điểm cách thức phân chia theo lãnh thổ Phân chia phận theo sản phẩm Phân chia theo khách hàng - Phản ánh quan tâm xí nghiệp việc thỏa mãn yêu cầu khác biệt loại khách hàng Hình 7.6 (trang sau) phân chia theo khách hàng ưu nhược điểm cách thức phân chia - Cách thức tổ chức áp dụng rộng rãi sở kinh doanh, ngày áp dụng nhiều c sở hành chánh nghiệp ân Chia phận theo khách hàng 1.4 - Ph Phân chia theo quy trình hay thiết bị Cách thức phân chia minh họa ví dụ xí nghiệp hình thành phận phụ trách việc xi mạ, phận phụ trách sơn phủ, phận vi tính Tóm lại, có nhiều cách khác để phân chia ph ận tổ chức Tuy vậy, khơng có cách phân chia phận tốt cho tổ chức cho hoàn cảnh Nhà quản tr ị phải lựa chọn cho phù hợp với hoàn cảnh đặc điểm tình cụ thể tổ chức Cơ cấu tổ chức quản trị - Cơ cấu tổ chức quản trị tổng hợp phận khác nhau, chun mơn hóa có trách nhiệm, quyền hạn định, bố trí theo cấp nhằm bảo đảm thực chức quản trị phục vụ mục tiêu chung xác định C cấu tổ chức quản trị hoàn hảo tác động cách hiệu đến sản xuất, kinh doanh, dịch vụ làm gia tăng lợi nhuận Ngược lại, cấu tổ chức cồng kềnh, nhiều cấp, nhiều khâu, thiết kế công việc không tương quan quyền hành, xếp đặt nhân viên không trở thành nhân tố kìm hãm sản xuất, kinh doanh, dịch vụ giảm lợi nhuận Chú trọng phát triển hoàn thiện cấu tổ chức quản trị bảo đảm cho doanh nghiệp phản ứng nhanh chóng trước biến động sản xuất kinh doanh, tạo điều kiện nâng cao hiệu sử dụng nguồn lực khác doanh nghiệp - Mọi hoạt động quản trị có nhiều người tham gia cần có quản lý, để quản lý phải có tổ chức Quá trình thiết kế xây dựng tổ chức từ phận nhỏ hình thức thể qui luật khách quan chun mơn hóa lao động quản trị Chính tồn phận hoạt động tương đối độc lập liên quan chúng tổ chức tạo nên cấu Như cấu tổ chức máy tổng hợp phận (đơn vị cá nhân) khác nhau, có mối liên hệ quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, chun mơn hóa có trách nhiệm, quyền hạn định, bố trí theo cấp, khâu khác nhằm đảm bảo thực chức quản trị phục vụ mục đích chung xác định tổ chức - Để đảm bảo việc thiết kế cấu tổ chức quản trị phù hợp, cần phải nắm bắt nguyên tắc tổ chức, nhân tố ảnh hưởng đến cấu tổ chức hiểu biết kiểu cấu tổ chức quản trị Nguyên tắc xây dựng cấu tổ chức - Trong thực tiễn không bắt gặp trường h ợp nhân viên quan lúc họ nhận hai nhiệm vụ khác nhau: từ người thủ trưởng trực tiếp, từ người trợ lý thủ trưởng cấp Hiển nhiên thấy người nhân viên nghe ai? Việc không tuân th ủ nguyên tắc cán bộ, công nhân viên tổ chức chịu lãnh đạo trực tiếp thủ trưởng dẫn tới trường hợp dở khóc dở cười Ở xuất vấn đề công tác tổ chức phải tuân thủ nguyên tắc việc vận dụng chúng để đạt hiệu tốt Giải vấn đề vừa nêu có tầm quan trọng lớn đơn vị Thiết kế hoàn thiện cấu guồng máy, ban bệ, công việc.v.v công việc thường có tầm quan trọng chiến lược Sai sót cơng tác tổ chức có ảnh hưởng sâu sắc tới tất mặt ho ạt động quản trị khác Xây dựng tuân thủ hệ thống nguyên tắc tổ chức khoa học góp phần hạn chế sai l ầm kể Mặt khác công tác tổ chức hoạt động quản tr ị sáng tạo, cần trí đồng tình ủng hộ người có liên quan - Một sở khoa học trí việc tn thủ đòi hỏi khách quan nguyên tắc tổ chức khoa học Tiến hành hoạt động tổ chức không theo nguyên tắc (vô nguyên tắc) dẫn đến tùy tiện mà hậu tất nhiên nói tốt đẹp Tính tất y ếu khách quan việc xây dựng tuân thủ nguyên tắc khoa học v ề tổ chức quản trị nằm tính qui luật nguyên tắc đề Điều có nghĩa nguyên tắc t ổ chức đặt cách tùy tiện Nó thân đòi hỏi khách quan vận dụng sáng tạo c qui luật tổ chức quản trị Những nguyên tắc tổ chức thường sử dụng thực tế là: + Thống huy: Mỗi thành viên tổ chức chịu trách nhiệm báo cáo cho nhà quản trị trực tiếp + Gắn với mục tiêu: Bao máy doanh nghiệp phải phù hợp với mục tiêu Mục tiêu sở để xây dựng máy tổ chức doanh nghiệp + Cân đối: Cân đối quyền hành trách nhiệm, cân đối công việc đơn vị với Sự cân đối tạo ổn định doanh nghiệp phải có cân đối mơ hình t ổ chức doanh nghiệp nói chung + Hiệu quả: Bộ máy tổ chức phải xây dựng nguyên tắc tiết kiệm chi phí + Linh hoạt: Bộ máy quản trị phải linh hoạt để đối phó kịp thời với thay đổi mơi trường bên ngồi nhà quản trị phải linh hoạt hoạt động để có định đáp ứng với thay đổi tổ chức Ngoài ra, xây dựng máy tổ chức, nhà quản tr ị cần phải ý đến yêu cầu khác lấy chất lượng làm trọng không lấy số đông chủ yếu, tam quyền phân lập, chun mơn hóa, khoa học, hợp lý, phù hợp với hoàn cảnh thực tiễn, kết hợp quyền lợi, quyền hạn trách nhiệm, tổ chức theo công việc, theo nhiệm vụ không theo nhu cầu cá nhân, người, đáp ứng đòi hỏi qui luật khách quan tổ chức tầm hạn quản trị, áp dụng tiến khoa học kỹ thuật quản lý, không chồng chéo, kết hợp nhóm thức nhóm phi thức, kế thừa 5.Các yếu tố ảnh hưởng đến cấu tổ chức - Có yếu tố quan trọng chi phối việc xây dựng cấu tổ chức xí nghiệp hay quan mà nhà quản trị phải quan tâm Hay nói cách cụ thể tiến trình xây dựng cấu tổ chức xí nghiệp hay quan, nhà quản trị phải vào yếu tố sau đây: 5.1 Mục tiêu chiến lược hoạt động xí nghiệp - Cơ cấu tổ chức xí nghiệp tùy thuộc vào chiến lược hay nhiệm vụ mục tiêu mà xí nghiệp phải hồn thành vì: (a) Chiến lược xác định nhiệm vụ xí nghiệp c ứ vào nhiệm vụ mà xây dựng máy (b) Chiến lược định loại công nghệ kỹ thuật ng ười phù hợp với việc hoàn thành nhiệm vụ; cấu tổ chức phải thiết kế theo loại công nghệ sử dụng theo đặc điểm người xí nghiệp 10 (c) Chiến lược xác định hồn cảnh mơi trường xí nghi ệp hoạt động hồn cảnh môi trường ảnh hưởng đến việc thiết kế máy tổ chức 5.2 Bối cảnh kinh doanh hay bối cảnh xã hội - Hoàn cảnh bên cơng ty kiểu: ổn định, thay đổi xáo trộn - Một hồn cảnh ổn định hồn cảnh khơng có hay có thay đổi đột biến, có sản phẩm mới, nhu cầu th ị tr ường thăng trầm, luật pháp liên quan đến hoạt động kinh doanh thay đổi, khoa học kỹ thuật xuất Tình hình kinh t ế xã hội toàn giới đại với thay đổi nhanh chóng v ề khoa học kỹ thuật cho thấy khó để có hồn cảnh ổn định cho công ty Tuy nhiên cơng ty, xí nghiệp giữ ngun máy tổ chức họ trải qua trăm năm (như Công ty E.E Dickinson) v ới sản phẩm đặc bi ệt truyền thống họ - Trái lại, hồn cảnh thay đổi hồn cảnh có thay đổi thường xuyên xảy yếu tố k ể (sản phẩm, thị trường, luật pháp,.v.v.) Trong hoàn cảnh này, nhà quản trị thường phải thay đổi máy tổ chức họ theo thay đổi Nói chung, thay đổi d ự báo trước khơng gây bất ngờ Các văn phòng luật sư, công ty c ố vấn pháp luật thường phải ln ln bố trí cấu tổ chức để thích nghi với thay đổi thường xuyên pháp luật m ột ví dụ - Khi đối thủ cạnh tranh đưa sản phẩm cách bất ngờ, luật pháp bất ngờ thay đổi, khoa học kỹ thuật tạo thay đổi cách mạng phương pháp sản xuất, lúc mà hồn cảnh xí nghiệp gọi hồn cảnh xáo trộn 11 - Để thích nghi với hồn cảnh khác đó, c cấu tổ chức công ty phải thay đổi để phù hợp Burn Stalker cho thấy máy tổ chức có tính chất cứng nhắc, nhiệm vụ phân chia rõ ràng, quan hệ quyền hành chặt chẽ từ xuống dưới, phù hợp với hoàn cảnh ổn định Trái lại, hoàn cảnh xáo trộn, máy tổ chức có tính chất linh hoạt, người làm việc theo tinh thần hợp tác, trao đổi thoải mái v ới tất người, khơng phân chia rõ nhiệm vụ, cấp bậc lại phù hợp 5.3 Công nghệ sản xuất kỹ thuật kinh doanh xí nghiệp - Nhiều cơng trình nghiên cứu chứng minh công nghệ sản xuất xí nghiệp yếu tố quan trọng có ảnh hưởng đến việc thiết kế máy tổ chức Cơng trình nghiên cứu tiếng xác định mối quan hệ cấu công nghệ, nghiên cứu Joan Woodward South Essex thập niên 60 Khởi thủy, nghiên cứu nhằm tìm mối quan hệ thành quản trị với việc ứng dụng nguyên tắc tổ chức (ví dụ, tầm hạn quản trị) Các điều tra cho thấy khơng có mối quan hệ hai yếu tố trên, lại tìm thấy mối quan hệ cấu tổ chức xí nghiệp với cơng nghệ ứng dụng Woodward cho thấy xí nghiệp có cơng nghệ sản xuất, qui trình hoạt động phức tạp thường có cấu tổ chức nhiều cấp bậc, với đặc điểm mức độ giám sát phối hợp công việc thực với cường độ cao Woodward cho thấy tầm hạn quản trị thường hẹp xí nghiệp sản xuất thủ cơng, xí nghiệp có cơng nghệ tinh vi đại Trái lại, xí nghiệp làm việc theo lối dây chuyền, công nghệ tr thành đơn giản, tầm hạn quản trị lại rộng, nghĩa nhà quản trị giám sát cơng việc số đông công nhân M ột đặc điểm thứ ba mối quan hệ công nghệ cấu tổ chức cơng nghệ xí nghiệp tinh vi đại, số lượng viên chức thư ký văn phòng lại tăng để giải quy ết cơng việc giấy tờ, cơng việc bảo trì v.v 12 5.4 Năng lực trình độ người xí nghiệp - Cuối người xí nghiệp yếu tố có ảnh hưởng đến cấu tổ chức Loại cá nhân có ảnh hưởng tr ước hết công tác xây dựng máy tổ chức nhà quản tr ị cấp cao Sở thích, thói quen, quan niệm riêng họ thường để dấu ấn cách thức tổ chức xí nghiệp mà họ phụ trách Ngồi nhà quản trị cấu tổ chức thường phải phù hợp v ới đặc điểm trình độ, tác phong làm việc nhân viên xí nghiệp Như trình bày tầm hạn quản trị, yếu tố định máy tổ chức có nhiều hay cấp bậc, hoàn toàn m ột biến số phụ thuộc vào đặc trưng người xí nghiệp Các kiểu cấu tổ chức quản trị 6.1Cơ cấu tổ chức quản trị trực tuyến Cơ cấu xây dựng nguyên lý sau: + Mỗi cấp có thủ trưởng cấp trực tiếp + Quan hệ cấu tổ chức thiết lập chủ yếu theo chiều dọc + Công việc quản trị tiến hành theo tuyến 13 Sơ đồ Cơ cấu quản trị trực tuyến Sơ đồ cấu quản trị trực tuyến với ưu nhược điểm kiểu cấu trình bày Hình 7.7 Với ưu nhược điểm trình bày, cấu phù hợp với xí nghiệp có qui mơ nhỏ, sản phẩm khơng phức tạp tính chất sản xuất liên tục 6.2Cơ cấu tổ chức quản trị theo chức Cơ cấu thực nguyên lý là: + Có tồn đơn vị chức + Không theo tuyến + Các đơn vị chức có quyền đạo đơn vị trực tuyến, người cấp có nhiều cấp trực tiếp c Sơ đồ cấu quản trị chức ưu nhược điểm kiểu c cấu trình bày hình 7.8 Với nhược điểm c 14 kiểu cấu vi phạm nguyên tắc thống huy, cấu tồn lý thuyết mà S đồ cấu quản trị chức 6.3Cơ cấu tổ chức quản trị trực tuyến - chức - Đây kiểu cấu hỗn hợp hai loại cấu trực tuyến chức Kiểu cấu có đặc điểm tồn đơn vị chức đơn chun mơn, khơng có quyền đạo đơn vị trực tuyến Những người lãnh đạo trực tuyến chịu trách nhiệm kết hoạt động toàn quyền định đơn vị phụ trách Hinh 7.9 s đồ c cấu quản trị trực tuyến chức năng, ưu nhược điểm kiểu cấu 15 đồ cấu quản trị trực tuyến - chức Sơ 6.4 Cơ cấu quản trị ma trận - Đây mơ hình nhiều nhà quản tr ị quan tâm thiết kế máy quản trị tổ chức Cơ cấu có nhiều cách gọi khác nhau, tổ chức chia theo ma trận, bàn cờ, tạm thời, hay quản trị theo đề án, sản phẩm + Cơ cấu ma trận cho phép lúc thực nhiều dự án + Sản xuất nhiều loại sản phẩm khác + Cơ cấu người lãnh đạo theo tuyến theo chức giúp đỡ người lãnh đạo theo đề án + Trong cấu thành viên phận tr ực ến v ới phận chức gắn liền với việc thực đề án khu vực định 16 + Sau đề án hoàn thành, thành viên đề án tr vị trí, đơn vị cũ Sơ đồ cấu quản trị ma trận ưu nhược điểm mơ hình trình bày hình 7.10 Sơ đồ cấu quản trị ma trận Quyền hạn ủy quyền quản trị 7.1Quyền hạn quản trị - Lý luận thực tiễn rằng, hiệu trình định tổ chức thực định quản trị phụ thuộc nhiều vào việc phân quyền, ủy quyền, việc xác định quyền hạn quyền lực cho cá nhân, phận tổ chức Nghiên cứu cách sử dụng khoa học quyền hạn, quyền lực trách nhiệm có ý nghĩa to l ớn vi ệc 17 nâng cao hiệu việc tổ chức thực định quản trị Theo từ điển tiếng Việt Viện ngơn ngữ “quyền hạn có nghĩa quyền xác định nội dung, phạm vi mức độ Quyền lực có nghĩa quyền định đoạt sức mạnh để bảo đảm việc thực quyền ấy” - Chúng ta khơng thể hình dung nỗi tổ chức có quyền chẳng có có quyền Trong trường hợp dẫn tới việc vơ phủ, trường hợp thứ hai dẫn tới vô trách nhiệm Như vấn đề chỗ c ần phải phân định xác định rõ quyền hạn tổ chức để quản trị Nếu không giải thỏa đáng vấn đề hậu thật khó mà lường - Bản chất quyền hạn định quản trị (hay có) quyền ai, đâu vào lúc có nghĩa phải phục tùng quản lý điều hành - Quyền hạn thứ trời cho mà sinh từ nhu cầu phân công tổ chức, phục vụ tổ chức tuân thủ pháp luật Quyền hạn công cụ nhà quản trị, muốn quản trị phải có quyền Vấn đề đặt quyền hạn nhà quản tr ị xuất phát từ đâu, để nhà quản trị có quyền hạn? - Về nguồn gốc quyền hạn, có nhiều ý kiến khác Có người cho quyền hạn quản trị xuất phát từ chức vụ Ví dụ giám đốc xí nghiệp có quyền hạn người giữ chức giám đốc Lý thuyết chưa đủ, khơng giải thích tượng có giám đốc lệnh mà nhân viên khơng thi hành, t ức nhân viên không thừa nhận quyền hành giám đốc Vì vậy, có tác giả cho quyền giám đốc xuất phát từ chấp nhận cấp Chừng cấp chấp nhận đạo giám đốc làm theo đạo đó, giám đốc có quyền Trái lại, cấp từ chối không chấp nhận đạo giám 18 đốc, không làm theo đạo giám đốc, giám đốc hết quyền Cách lý giải thể tính chất song phương quan hệ người việc sử dụng quyền hạn, khơng giải thích trọn vẹn nguồn gốc quyền hạn Có nhiều trường hợp, cấp phủ định quyền hạn cấp trên, tức không chấp nhận, phải làm theo đạo cấp cưỡng bức, ép buộc - Chúng ta chấp nhận lý thuyết nhà xã hội học người Đức, Max Weber, cho quyền hạn nhà quản trị đầy đủ có đủ yếu tố: hợp pháp đảm nhận chức vụ, cấp thừa nhận quyền hạn đáng thân nhà quản trị có khả đức tính khiến cấp tin t ưởng Nếu khơng có đủ yếu tố trên, quyền hạn nhà quản tr ị khơng vững mạnh, khó điều khiển cấp - Tuy nhiên, thực tiễn hoạt động, quyền hạn nhà quản trị bị hạn chế nhiều yếu tố luật pháp, qui định nhà nước, đạo đức xã hội, điều kiện sinh học người Mặt khác, có mối quan hệ chặt chẽ cách thức nhà quản trị sử dụng quyền hạn nhân viên tinh thần, thái độ làm việc nhân viên Nếu nhà quản trị dùng biện pháp cưỡng bách, đe doạ nhân viên sợ mà làm việc thiếu nhiệt tình Nếu nhà quản trị dùng biện pháp mua chuộc quy ền lợi, nhân viên có thái độ tính tốn, cân nhắc theo l ợi h ại đ ối với thân Nếu muốn nhân viên làm việc nhiệt tình, quan tâm đến lợi ích chung doanh nghiệp, nhà quản trị nên sử dụng quyền hạn cách nhẹ nhàng, tinh thần hợp tác mục tiêu chung doanh nghiệp 7.2Tập quyền phân quyền - Một nhân tố ảnh hưởng đến cấu trúc tổ chức mức độ tập quyền hay mức độ quyền hạn phân chia, ủy thác nhiều hay cho cấp quản trị thấp Phân quyền xu hướng phân tán quyền định cấu tổ chức Trong trường hợp ngược lại, xu hướng quyền lực 19 tập trung vào tay nhà quản trị cấp cao mà khơng giao phó cho cấp thấp hơn, có tập quyền Nói rõ ràng hơn, mức độ phân quyền lớn khi: (1) Số lượng định đề cấp thấp ngày nhiều (2) Các định đề cấp thấp ngày quan trọng Ví dụ khoản chi tiêu cấp thấp duyệt chi lớn (3) Càng có nhiều chức chịu tác động quy ết định đề cấp thấp tổ chức Thí dụ công ty cho phép định sản xuất riêng xí nghiệp chi nhánh, có phân quyền cơng ty cho phép có thêm định tài nhân xí nghiệp (4) Một nhà quản trị phải kiểm tra định với người khác Sự phân quyền lớn khơng có kiểm tra phải thực nhỏ phải thông báo định với cấp sau ban nhỏ trước định phải tham khảo ý kiến cấp - Mục đích việc phân quyền quản trị chủ yếu nhằm tạo điều kiện cho tổ chức đáp ứng kịp thời, nhanh chóng phù hợp với yêu cầu tình hình Nếu không phân quy ền, việc phải đưa cho nhà quản trị cấp cao định chậm trễ khơng đáp ứng với đòi hỏi thực tế Việc phân quyền cần thiết doanh nghiệp có nhiều đơn vị rải rác khắp nơi, đơn vị sản xuất kinh doanh riêng biệt theo yêu cầu địa bàn - Ngoài ra, phân quyền nhằm giải phóng bớt khối lượng công việc cho nhà quản trị cấp cao, đồng thời tạo điều kiện đào tạo nhà quản trị trung cấp, chuẩn bị thay nhà quản trị cấp cao cần thiết 20 - Mức độ phân quyền nhiều hay tập trung quyền lực nhiều nhân tố hệ thống quản tr ị có ảnh hưởng đến tất sách quản trị Trong thực tiễn quản trị, để máy quản trị vận hành cách hiệu mức độ tập trung hay phân quyền cần xác định 8.Ủy quyền (ủy thác công việc) quản trị 8.1Khái niệm Ủy quyền (delegation) giao phó quyền hạn trách nhiệm cho người khác để họ thay quyền thực nhiệm vụ riêng biệt Uỷ quyền giúp cho người quản lý: - Đưa định sáng suốt - Tận dụng tối đa quỹ thời gian - Quản lý nhóm có đơng thành viên - Nâng cao hiệu cơng việc 8.3Qui trình ủy quyền Qui trình ủy quyền bao gồm bước sau: - Xác định kết mong muốn Việc giao quyền nhằm cho người khác có khả thực cơng việc Nếu việc giao quyền mà người giao thực cơng việc ủy quyền vơ nghĩa Do cần phải ủy quy ền tương xứng với công việc tạo điều kiện cho họ thực công tác giao - Chọn người giao nhiệm vụ - Giao quyền hạn để thực nhiệm vụ - Yêu cầu người ủy quyền phải chịu trách nhiệm 21 - Giám sát đánh giá 8.3Nguyên tắc ủy quyền Để việc ủy quyền thật có giá trị mang lại hiệu quả, ủy quyền cần phải tuân theo nguyên tắc sau: (1) Trong hệ thống tổ chức, việc ủy quyền thường ủy quyền cho cấp trực tiếp, nghĩa cấp ủy quyền cho cấp d ưới trực tiếp mà không vượt cấp (2) Sự ủy quyền không làm hay thu nhỏ trách nhiệm người ủy quyền (3) Quyền lợi, nghĩa vụ trách nhiệm người ủy quyền người ủy quyền phải bảo đảm gắn bó với Nguyên tắc đòi hỏi phải đảm bảo tương xứng nghĩa vụ, quyền lợi trách nhiệm (4) Nội dung, ranh giới nhiệm vụ ủy quyền phải xác định rõ ràng (5) Ủy quyền phải tự giác khơng áp đặt (6) Người ủy quyền phải có đầy đủ thông tin trước bắt tay vào việc (7) Ln ln phải có kiểm tra q trình thực ủy quyền Trong nhiều cơng trình nghiên cứu thất bại c công tác quản trị nguyên nhân giao quyền khơng mức thơ thiển Nói cách khác, phương diện đó, ủy quyền nghệ thuật quản trị Ủy quyền tạo cho cấp rèn luyện nhiệm vụ mới, sở để lựa chọn, bề bạt người có lực vào vị trí cần thiết máy quản trị 22 Tiến trình uỷ thác cơng việc hiệu Sự ủy quyền phải tiến hành cách có ý thức từ hai phía Do nhà lãnh đạo phải tin cậy vào cấp dưới, sẵn sàng hướng dẫn, chia sẻ cho phép cấp có sai sót mức độ định, đồng thời phải có kiểm tra đơn đốc thường xuyên cấp ủy quyền phải thấy trách nhiệm giới hạn quyền lực để không trở thành người lạm quyền gây thiệt hại cho tổ chức 9.Sự phân chia trách nhiệm quản trị nhân lực doanh nghiệp: - Chức quản lý nhân lực doanh nghiệp có hai mặt chức quản lý chức nghiệp vụ Bất doanh nghiệp chia lực lượng lao động thành hai loại nhân viên quản lý nhân viên nghiệp vụ - Nhân viên quản lý có quyền hạn định, huy lãnh đạo số nhân viên khác, họ làm chức quản lý Nhân viên nghiệp vụ khơng có quyền hạn họ phải chấp 23 hành nhiệm vụ lãnh đạo, huy điều hành người khác, họ làm chức nghiệp vụ - Sự phân chia trách nhiệm quản trị nguồn nhân lực phận chức người quản lý khác Quản trị nguồn nhân lực ngày có tầm quan trọng tổ chức Trách nhiệm quản lý nguồn nhân lực trước hết thuộc người quản lý lãnh đạo cấp, phận tổ chức Tổng giám đốc, Giám đốc, Quản đốc phân xưởng, Trưởng phòng, ban - Dù hoạt động lĩnh vực nào, đảm nhận vị trí tổ chức với quy mơ tất người quản lý phải trực tiếp giải vấn đề nguồn nhân lực Bộ phận chức nguồn nhân lực doanh nghiệp có trách nhiệm trợ giúp cho cán quản lý lãnh đạo thực hoạt động quản trị nguồn nhân lực phận Chẳng hạn phòng nhân lực xây dựng mẫu phiếu để giúp người quản lý đo lường thực công việc người quyền, việc đánh giá thực người quản lý Nói cách khác, nhà quản lý nhà quản lý nguồn nhân lực (Tài liệu tham khảo Giáo trình Quản trị học Website: voer.edu.vn) 24 ... tác tổ chức Ví d ụ qui luật tầm hạn quản trị, qui luật cấu trúc tổ chức, qui luật phân chia quyền hạn, bổ nhiệm, đề cử, đề bạt, thăng chức v.v Phương pháp phân chia phận cấu tổ chức 2.1 Phân chia. .. dụng vào công việc quản trị thực tiễn, nội dung chức tổ chức xem xét bao gồm việc phân chia hình thành phận tổ chức, xây dựng cấu tổ chức nhằm xác lập mối quan hệ nhiệm vụ, quyền hạn trách nhiệm... cần xem xét chất chức tổ chức từ góc độ khoa học quản trị Tổng hợp từ khái niệm khác chức tổ chức, hiểu chất chức tổ chức thiết kế cấu trúc tổ chức hiệu nhằm đảm bảo cho hoạt động quản trị đạt