Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu 2 3. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu 2 4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 3 5. Phương pháp nghiên cứu 3 6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài 3 7. Cấu trúc của đề tài 3 CHƯƠNG I. KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH LẠNG SƠN 4 1.1. Lịch sử hình thành 4 2.2.Cơ cấu tổ chứcBộ máy tổ chức 8 1.3.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 9 1.3.1 Chức năng 9 1.2. Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh có tư cách pháp nhân, con dấu và tài khoản riêng. 9 1. 3.2 Nhiệm vụ và quyền hạn 9 1.3.2.1. Nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng UBND tỉnh 9 1.3.2.2. Nhiệm vụ quyền hạn của Chánh Văn Phòng UBND tỉnh 13 Tiểu kết 15 CHƯƠNG II. KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ TRÁCH NHIỆM CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH LẠNG SƠN TRONG CÔNG TÁC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ 16 2.1. Trách nhiệm của Lãnh đạo văn phòng UBND tỉnh Lạng Sơn trong việc tổ chức thiết lập bộ phận VTLT 16 2.1.1. Khảo sát các trách nhiệm chung của Lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh trong công tác VTLT 16 2.1.2. Trách nhiệm của Lãnh đạo văn phòng UBND tỉnh trong việc tổ chức thiết lập bộ phận VTLT 17 2.2. Trách nhiệm của Lãnh đạo văn phòng UBND tỉnh trong tuyển chọn cán bộ VTLT 19 2.2.1.Trách nhiệm trong quá trình tổ chức tuyển dụng 19 2.2.2. Quá trình tuyển dụng cán bộ công chức VTLT của UBND tỉnh Lạng Sơn được thực hiện như sau: 21 2.3. Trách nhiệm của Lãnh đạo văn phòng UBND tỉnh trong tổ chức xây dựng các văn bản của UBND tỉnh về VTLT 23 2.4.Trách nhiệm của Lãnh đạo văn phòng UBND tỉnh trong tổ chức huớng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, đánh giá về VTLT 24 Tiểu kết 26 CHƯƠNG III. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO TRÁCH NHIỆM, NĂNG LỰC CHO LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG UBND TỈNH LẠNG SƠN TRONG CÔNG TÁC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ 27 3.1.Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của Lãnh đạo Văn phòng UBND Tỉnh Lạng sơn trong công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ 27 3.1.1. Ưu điểm 27 3.1.2 Nhược điểm 28 3.1.3.Nguyên nhân 29 3.2.Một số giải pháp nhằm nâng cao trách nhiệm, năng lực cho lãnh đạo văn phòng UBND tỉnh Lạng sơn trong công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ 30 3.2.1.Về tuyển dụng, bổ nhiệm Chánh văn phòng cho văn phòng UBND tỉnh 30 3.2.2. Chủ tịch UBND tỉnh cần phải có các văn bản quy định trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng đối với việc thực hiện công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư lưu trữ như: 31 3.2.3. Tuyên truyền, phổ biến pháp luật về VT LT cho các cán bộ công chức trong cơ quan 31 3.2.4. Cần có sự động viên khích lệ từ phía Chủ tịch UBND đối với Chánh văn phòng, sự phân công nhiệm vụ rõ ràng giữa Chủ tịch UBND với Chánh văn phòng để từ đó có sự chủ động trong công việc: 32 3.2.5. Cần có sự chỉ đạo, hướng dẫn của Nhà nước, các cơ quan cấp trên đối với công tác VTLT ở UBND các cấp 32 Tiểu kết 33 KẾT LUẬN 34 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 35
LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành Bài tập lớn này, trình khảo sát thu thập, tổng hợp thông tin em nhận giúp đỡ tận tình Anh chị Lãnh đạo nhân viên Văn phòng Ủy ban nhân dân Tỉnh Lạng Sơn, Thầy Khoa Quản trị văn phòng Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Nhân đây, cho phép em bày tỏ lời cảm ơn lòng biết ơn chân thành với Anh chị Lãnh đạo nhân viên Văn phòng Ủy ban nhân dân Tỉnh Lạng Sơn, Thầy Khoa Quản trị văn phòng Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội bảo giúp đỡ em tận tình cung cấp cho em thơng tin q báu để em hồn thành Bài tập lớn Trong trình khảo sát nghiên cứu em gặp nhiều khó khăn, mặt khác trình độ nghiên cứu hạn chế ngun nhân khác nên dù cố gắng song Bài tập lớn em khơng tránh khỏi hạn chế thiếu sót Vì thế, em mong nhận góp ý Thầy cô Em xin chân thành cảm ơn! DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT VT: Văn thư VTLT: Văn thư lưu trữ UB: Ủy ban UBND: Ủy ban nhân dân QPPL: Quy phạm pháp luật MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Mặc dù công tác văn thư, lưu trữ có từ lâu, tồn song song với chiều dài lịch sử dân tộc, chiều dài lịch sử hình thành quan, tổ chức trách nhiệm tổ chức, quản lý, thực thuộc tất cá nhân quan, tổ chức Nhưng nay, suy nghĩ khơng người, cơng tác có từ vài năm trở lại cơng việc vụ, giấy tờ đơn người làm văn thư, lưu trữ nên chưa có quan tâm, trọng, đầu tư xứng đáng Đây suy nghĩ, quan niệm chưa đánh giá công tác văn thư, lưu trữ trách nhiệm cá nhân đạo quản lý công tác Do vậy, cần thiết phải nhìn nhận lại Như biết, cơng tác văn thư bao gồm nội dung như: Quản lý văn đến, văn đi, quản lý sử dụng dấu, lập hồ sơ Theo đó, việc tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao văn đến, văn đi, quản lý, sử dụng dấu, phát hành văn trách nhiệm người làm văn thư; việc cho ý kiến đạo, phân phối giải văn đến, ký văn để phát hành thuộc thẩm quyền thủ trưởng quan, tổ chức; việc soạn thảo văn bản, lập hồ sơ trách nhiệm cá nhân giao giải công việc… Như để thấy rằng, tất cá nhân, từ thủ trưởng đến nhân viên quan, tổ chức tham gia thực nội dung công tác văn thư, chịu trách nhiệm với công việc giao Công tác văn thư, lưu trữ hoạt động khơng thể thiếu quan Làm tốt công tác văn thư, lưu trữ giúp lãnh đạo có đầy đủ chứng làm để định quản lý, điều hành quan xác Muốn làm điều trước hết công tác văn thư, lưu trữ quan phải tổ chức quản lý khoa học, hiệu Trong cơng tác văn thư, lưu trữ lại văn phòng phụ trách, Mà văn phòng người lãnh đạo văn phòng chịu trách nhiệm tất khâu từ đạo, xây dựng, quản lý đến tổ chức thực Trong công đổi đất nước nay, cải cách hành nhiệm vụ quan trọng nhằm xây dựng hành đáp ứng yêu cầu phát triển đất nước Đổi nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức nội dung chương trình cải cách hành Nhà nước Do nâng cao lực tổ chức, quản lý của lãnh đạo khơng nằm ngồi mục tiêu đó.Muốn làm điều phải nâng cao lực trách nhiệm quản lý từ đơn vị, đặc biệt Văn phòng quan, tổ chức Mà người lãnh đạo văn phòng đối tượng cần quan tâm hàng đầu Đào tạo, bồi dưỡng cán lãnh đạo để hình thành đội ngũ lãnh đạo chuyên nghiệp có lực tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ giúp cho hoạt động quản lý điều hành quan đạt hiệu cao Tuy nhiên, lãnh đạo Văn phòng Ủy ban Tỉnh nhiều hạn chế kỹ năng, trình độ tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ nên chủa phát huy hết chức nhiệm vụ Văn phòng Do tơi lựa chọn đề tài: Khảo sát, đánh giá trách nhiệm Lãnh đạo văn phòng cơng tác tổ chức, quản lý cơng tác văn thư, lưu trữ cho quan Lịch sử nghiên cứu Từ năm đầu thống đất nước, Nhà nước quan tâm đến việc tổ chức, quản lý công tác VTLT cụ thể nhiều văn QPPL liên quan ban hành như: Điều lệ công tác giấy tờ công tác lưu trữ (NĐ 142/CP ngày 28/9/1962) Hội đồng Chính phủ Các giáo trình, sách tham khảo dùng giảng dạy như: Giáo trình quản trị văn phòng Trường Đại học kinh tế Quốc dân; Giáo trình quản trị văn phòng Viện Đào tạo – Nghiên cứu tổ chức hành chính; Lý luận phương pháp cơng tác văn thư PGS Vương Đình Quyền; Giáo trình Quản trị văn phòng Trường Đại học Sài Gòn… Các luận văn, khóa luận sinh viên nghiên cứu cơng tác quản trị văn phòng, cơng tác VTLT Đối tượng nghiên cứu phạm vi nghiên cứu a.Đối tượng nghiên cứu: Trách nhiệm Lãnh đạo Văn phòng cơng tác tổ chức, quản lý cơng tác VTLT b.Phạm vi nghiên cứu: Khảo sát, đánh giá trách nhiệm Lãnh đạo Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh Lạng Sơn công tác tổ chức, quản lý cơng tác VTLT Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu -Đi sâu nghiên cứu khảo sát, đánh giá trách nhiệm Lãnh đạo Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh Lạng Sơn công tác tổ chức, quản lý công tác VTLT -Các giải pháp đặt nhằm nâng cao trách nhiệm Lãnh đạo Văn phòng công tác tổ chức, quản lý công tác VTLT Phương pháp nghiên cứu - Để hoàn thành Bài tập lớn sử dụng số phương pháp như: +Phương pháp nghiên cứu tài liệu: kế thừa thơng tin, tài liệu có + Phương pháp phân tích tổng hợp: phương pháp tơi sử dụng suốt trình làm đề tài + Phương pháp điều tra, khảo sát, đánh giá trách nhiệm Lãnh đạo Văn phòng cơng tác tổ chức, quản lý công tác VTLT Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài *Về mặt lý luận: Đề tài góp phần làm rõ trách nhiệm lãnh đạo văn phòng cơng tác tổ chức, quản lý công tác VTLT cấp tỉnh *Về mặt thực tiễn: Đề tài giúp cho Lãnh đạo văn phòng nhận thức ưu điểm, nhược điểm trách nhiệm công tác tổ chức, quản lý công tác VTLT quan Cùng với đề xuất giải pháp để nâng cao trách nhiệm công tác tổ chức, quản lý công tác VTLT Cấu trúc đề tài Ngoài phần mở đầu phần kết luận, lời cảm ơn, danh mục chữ viết tắt, tài liệu tham khảo, mục lục đề tài chia làm chương: Chương 1: Khái quát tổ chức hoạt động Văn phòng UBND Tỉnh Lạng Sơn Chương 2: Trách nhiệm Lãnh đạo Văn phòng công tác tổ chức, quản lý công tác VTLT Chương 3: Các giải pháp nâng cao trách nhiệm, lực tổ chức, quản lý công tác VTLT của Lãnh đạo Văn phòng UBND Tỉnh Lạng Sơn CHƯƠNG I KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH LẠNG SƠN 1.1 Lịch sử hình thành Lịch sử đời phát triển quan Văn phòng hành nhà nước gắn liền với đời phát triển máy Nhà n ước Đ ối v ới tỉnh Lạng sơn, theo tài liệu lịch sử, sau giành quy ền th ắng l ợi 23/8/1945, Chính quyền cấp tỉnh thành l ập k ể t ngày 3/9/1945 Đến tháng 02/1946 tiến hành bầu cử Đại bi ểu HĐND tỉnh Lạng sơn Khóa I tháng 6/1946 bầu cử Đại biểu HĐND cấp xã Sau bầu c ử, HĐND cấp bầu Ủy ban Hành thay cho UBND Cách m ạng Lâm thời thành lập giành Chính quy ền tháng 8/1945 Đến th ời kỳ toàn quốc kháng chiến, đầu năm 1947 theo chủ trương trên, Chính quy ền lúc thành lập Ủy ban Kháng chiến hành cấp Dưới s ự lãnh đạo Đảng, Chính quyền cấp lãnh đạo nhân dân đánh bại âm mưu lấn chiếm địch, xây dựng phát triển kinh tế, văn hoá, xã h ội, đ ộng viên toàn dân huy động nhân tài vật lực cho công kháng chiến c tỉnh, vừa làm nhiệm vụ hậu phương chiến tr ường Chi Lăng Từ sau năm 1954, theo Hiệp định Giơnevơ, Lạng sơn trở thành tỉnh thuộc quyền quản lý đế quốc Mỹ Ngụy quyền Sài Gòn Chúng t ập trung xây dựng quyền từ Trung ương đến xã ấp đàn áp dã man phong trào cách mạng quần chúng Giai đoạn ch ưa thành l ập quyền Cách mạng, song lãnh đạo Đảng, toàn quân, toàn dân Lạng sơn với truyền thống đấu tranh kiên c ường, b ất khu ất tinh thần cách mạng góp phần xuất sắc với n ước th ực hi ện trọn di chúc Chủ tịch Hồ Chí Minh: “Đánh cho Mỹ cút, đánh cho Ng ụy nhào”, kết thúc thắng lợi kháng chiến chống Mỹ c ứu n ước, ch ấm d ứt vĩnh viễn ách thống trị kỷ chủ nghĩa đế quốc đ ất nước ta, làm cho Tổ quốc ta vĩnh viễn độc lập, th ống nh ất đ ưa n ước tiến lên chủ nghĩa xã hội Sau giải phóng tỉnh nhà (31/3/1975), UBND Cách m ạng ch ỉ định đồng chí Nguyễn Trung Tín làm Bí th kiêm Ch ủ tịch UBND Cách mạng lâm thời tỉnh Lạng sơn, đồng chí Lương Hồng Vân, Bí th huy ện Đình lập làm Chánh Văn phòng UBND Cách mạng lâm th ời tỉnh L ạng sơn Từ nhiệm kỳ HĐND tỉnh Lạng sơn Khoá I (tháng 4/1977 - 1981) đồng chí Nguyễn Nghĩa bầu làm Chủ tịch UBND tỉnh Giữa nhiệm kỳ, đồng chí Võ Văn Đinh bầu làm Chủ tịch UBND tỉnh thay cho đồng chí Nguyễn Nghĩa chuyển cơng tác khác Chánh Văn phòng UBND tỉnh Lạng Sơn giai đoạn đ ồng chí Lương Hồng Vân Giữa nhiệm kỳ đồng chí Lê Thanh Vân cơng tác t ại Nhà máy chè Thái bình Lạng sơn bổ nhiệm làm Chánh Văn phòng UBND tỉnh thay cho đồng chí Lương Hồng Vân bổ nhiệm sang làm Giám đ ốc Sở Lương thực tỉnh Từ nhiệm kỳ HĐND tỉnh Lạng sơn Khóa II (tháng 4/1981 - 1985), đ ồng chí Võ Văn Đinh tiếp tục bầu làm Chủ tịch UBND tỉnh đến tháng 8/1982 đồng chí Tơ Đình Cơ bầu làm Chủ tịch UBND tỉnh thay cho đồng chí Võ Văn Đinh (mất ngày 16/01/1982) Chánh Văn phòng UBND tỉnh Lạng sơn giai đoạn đ ồng chí Lê Thanh Vân Đến năm 1982 đồng chí Trương Đình Lang, Chủ tịch UBND huyện Văn Quan bổ nhiệm làm Chánh Văn phòng UBND tỉnh kiêm Trưởng ban Thư ký HĐND tỉnh thay cho đồng chí Lê Thanh Vân chuy ển sang làm Phó ban Kinh tế Tỉnh uỷ Tại nhiệm kỳ HĐND tỉnh Lạng sơn Khóa VIII nhiệm kỳ 1994 - 1999, đồng chí Tơ Tử Thanh tiếp tục bầu làm Chủ tịch UBND tỉnh Ngày 19/7/1996 đồng chí Mai Ái Trực, Phó Chủ tịch UBND tỉnh đ ược bầu làm Chủ tịch UBND tỉnh thay cho đồng chí Tô T Thanh bầu gi ữ ch ức v ụ Bí thư Tỉnh uỷ Chánh Văn phòng HĐND UBND tỉnh th ời kỳ đồng chí Nguyễn Minh Trung Đến tháng 02/1998 đồng chí Nguyễn Văn Thiện, Phó Văn phòng bổ nhiệm làm Chánh Văn phòng thay cho đồng chí Nguy ễn Minh Trung nghỉ hưu Đến tháng 01/9/1998 đồng chí Hồng Nh Ý, T ỉnh ủy viên, Phó Trưởng Ban thường trực Ban Tuyên giáo Tỉnh ủy đ ược bổ nhiệm làm Chánh Văn phòng HĐND UBND tỉnh thay cho đ ồng chí Nguyễn Văn Thiện bổ nhiệm làm Giám đốc Sở Nông nghiệp Phát triển nông thôn tỉnh Tại kỳ họp thứ 9, HĐND tỉnh khóa XI nhiệm kỳ 2011 - 2016 b ầu đ ồng chí Hồ Quốc Dũng - Phó Bí thư Tỉnh ủy, Phó Chủ tịch thường tr ực UBND tỉnh làm Chủ tịch UBND tỉnh thay cho đồng chí Lê H ữu L ộc, ngh ỉ h ưu theo chế độ Chánh Văn phòng UBND tỉnh 31/5/2016 v ẫn đ ồng chí Trương Thanh Kết Từ ngày 01/6/2016, đồng chí Nguyễn Thái Bình, T ỉnh ủy viên, Phó Văn phòng UBND tỉnh bổ nhiệm giữ ch ức Chánh Văn phòng thay cho đồng chí Trương Thanh Kết nghĩ hưu Có thể nói rằng, với đời phát triển c Chính quy ền, trải qua giai đoạn phát triển tỉnh nhà, tr ải qua nh ững năm tháng phấn đấu gian khổ, hy sinh, Văn phòng Ủy ban Kháng chiến hành chính, Văn phòng HĐND UBND, Văn phòng UBND, Văn phòng S ở, ngành tự hào quan tham mưu giúp việc tin cậy cho đạo điều hành UBND cách mạng lâm thời, Ủy ban Kháng chiến hành chính, HĐND UBND cấp lãnh đạo Sở, ngành tỉnh Trong trình phấn đấu, phát triển tổ chức hoạt động Văn phòng quan hành nhà nước bước nâng cao m ọi mặt: Lề lối làm việc, quy trình xử lý văn bản, chế độ thông tin báo cáo, công tác tham mưu đề xuất, cơng tác cải cách thủ tục hành chính, tin h ọc hóa Văn phòng ngày cải tiến nâng cao chất l ượng Ngồi cơng tác tham mưu tổng hợp, trãi qua nhiều thời kỳ khó khăn gian kh ổ, cán b ộ công chức, viên chức Văn phòng tận tuỵ phấn đấu đáp ứng tốt điều kiện vật chất phục vụ cho yêu cầu lãnh đạo Cán lãnh đạo đến công chức, viên chức Văn phòng bước tr ưởng thành, th ể tận tụy cống hiến thủy chung nhiệt tình cơng tác; có lĩnh trị vững vàng, trình độ chun mơn nghiệp vụ lý luận trị tăng cường Cũng q trình đó, Văn phòng ti ếp t ục tuyển chọn, đào tạo bồi dưỡng lực lượng công ch ức kế th ừa, mà lực xử lý công việc lãnh đạo, cán cơng ch ức, viên ch ức Văn phòng tiến bộ, trưởng thành; nhiều đồng chí đ ược c gi ữ nhi ều vị trí lãnh đạo tỉnh, huyện sở ngành, đóng góp vào s ự nghiệp chung 10 văn UBND tỉnh VTLT Căn vào chức năng, nhiệm v ụ c Văn phòng UBND tỉnh mà Chánh văn phòng tỉnh thực công tác t ổ ch ức, xây dựng, ban hành văn VTLT cho UBND nh ư: - Quy chế công tác văn thư- lưu trữ; - Quy định việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hành; - Quy trình quản lý, giải văn đi- đến; - Quy định việc quản lý sử dụng dấu; - Quy định nghiệp vụ giao nộp thủ tục giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ; chỉnh lý tài liệu quan; xây dựng bảng thời hạn bảo quản mẫu tài liệu lưu trữ quan; tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ; quy chế bảo vệ bí mật Nhà nước; chế độ báo cáo thường xuyên, định kỳ cơng tác lưu trữ - Ngồi nhữngvăn nói trên, theo yêu cầu cụ thể Chủ tịch UBND mà cán UB giao kiêm nhiệm thêm số công việc nh đánh máy văn bản, trực điện thoại, kiểm tra hướng dẫn nghiệp v ụ văn thư quan, đơn vị trực thuộc UBND Căn vào đó, Chánh văn phòng tổ chức xây dựng, ban hành thêm số văn bản, điều khoản quy định khác liên quan Sau xây dựng quy chế, quy định Chánh văn phòng tham mưu cho Chủ tịch UBND hình thức, cách thức phổ biến hướng dẫn quy trình thực cho đơn vị, phận tồn thể cán cơng chứcVTLT nhằm đảm bảo tính thống khoa học q trình thực công việc như: - Trong phạm vi nhiệm vụ UBND tỉnh cần xác định soạn thảo 30 loại văn gì, loại ban hành nhiều nhất; - Xác định đối tượng soạn thảo văn UBND; - Xây dựng tiêu chí, yêu cầu soạn thảo văn bản; - Xây dựng văn quy định soạn thảo ban hành văn bản; -Trách nhiệm thân người Chánh văn phòng việc hướng dẫn, kiểm tra, duyệt văn sau soạn thảo đơn vị để sau trình Chủ tịch UBND xem xét phê duyệt trước văn thư làm thủ tục phát hành Để làm tốt cơng việc này, ngồi lực quản lý, điều hành yêu cầu Chánh văn phòng phải nắm vững kỹ nghiệp vụ văn phòng soạn thảo văn bản, văn thư- lưu trữ v.v… 2.4.Trách nhiệm Lãnh đạo văn phòng UBND tỉnh tổ chức huớng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, đánh giá VTLT Theo khoản 2, điều 3, chương Thông t số 04/2013/TT-BNV: Hướng dẫn xây dựng quy chế VTLT quan, tổ chức có quy đ ịnh rõ ràng Trách nhiệm Chánh văn phòng tổ chức huớng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, đánh giá VTLT Trách nhiệm Chánh Văn phòng: Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành người phụ trách cơng tác hành (sau gọi chung Chánh Văn phòng) giúp Thủ trưởng quan, tổ chức (nêu rõ tên quan, t ổ chức) trực tiếp quản lý, kiểm tra, giám sát việc thực công tác văn th ư, lưu trữ quan, tổ chức (nêu rõ tên quan, tổ chức), đồng thời tổ ch ức hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ cho quan, tổ chức (nêu rõ tên quan, tổ chức) đơn vị trực thuộc Ngồi ra, Chánh văn phòng UBND tỉnh lạng sơn cần phải tham m ưu 31 cho Chủ tịch UBND việc hướng dẫn, phổ biến văn quy đ ịnh công tácVTLT cho cán công chức VTLT UBND tỉnh Thường xuyên tổ chức hội nghị tập huấn, tuyên truyền công tácVTLT UBND tỉnh Căn vào văn quy phạm pháp luật Nhà n ước quy định công tác VTLT, Chánh văn phòng giúp Chủ tịch UBND soạn th ảo, ban hành quy chế, quy định công tácVTLT; hướng dẫn việc tổ ch ức, th ực toàn quan Cùng với việc ban hành Quy định, Quy chế công tác văn thư- lưu trữ, Chánh văn phòng UBND tỉnh Lạng sơn có trách nhiệm tham mưu giúp Chủ tịch UBND kiểm tra, đánh giá tình hình thực phạm vi quan đơn vị trực thuộc Chánh đạo văn phòng có trách nhiệm thường xun kiểm tra nghiệp vụ nhằm hướng dẫn chấn chỉnh công tác soạn thảo, ban hành quản lý văn đến; công tác lập hồ sơ, thu thập chỉnh lý tài liệu, khai thác tài liệu lưu trữ Qua kết kiểm tra cuối năm, Chánh văn phòng với văn phòng UBND tổng hợp đánh giá tình hình thực nhiệm vụ công tác văn thư - lưu trữ để bình xét khen thưởng cá nhân đơn vị hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ; đồng thời rà soát, kiểm điểm khuyết điểm hạn chế q trình thực hiện; xem xét khó khăn, vướng mắc quy chế, quy định Nhà nước so với tình hình thực tế áp dụng UB để kịp thời đưa giải pháp khắc phục phù hợp Như ta kết luận đc rằng, cơng tác văn thư- lưu trữ có ý nghĩa quan trọng hoạt động quản lý, điều hành củaUBND tỉnh, để công tác thực có hiệu quả, đảm bảo thường xuyên, liên tục trước hết Chánh văn phòng phải: 32 - Có nhận thức đầy đủ, có tinh thần trách nhiệm cao cơng việc; Về trình độ học vấn: Từ Đại học trở lên… - Đã qua đào tạo lớp quản lý Nhà nước lý luận trị - Về trình độ chun mơn: Phải đào tạo bồi dưỡng ngắn hạn trung cấp Hành văn phòng, văn thư- lưu trữ quản trị văn phòng 33 Tiểu kết Qua việc khảo sát, đánh giá vai trò trách nhiệm Chánh văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh Lạng Sơn nhận thấy rằng, vai trò c ng ười làm Chánh văn phòng cơng tác tổ chức, quản lý cơng tác VT-LT vơ quan trọng Chánh văn phòng tham gia tổ chức xây dựng, qu ản lý, ều hành vào tất khâu từ tổ chức máy, nhân đến quy định nhi ệm v ụ quyền hạn cho tổ VTLT Làm tốt công tác này, Chánh văn phòng giúp tham mưu cho Chủ tịch Ủy ban nhân dân kiện tồn cơng tác VTLT cho UBND tỉnh Những mà Chánh văn phòng làm thực đáng hoan nghênh cần giữ vững phát huy việc thực công tác 34 CHƯƠNG III MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO TRÁCH NHIỆM, NĂNG LỰC CHO LÃNH ĐẠO VĂN PHỊNG UBND TỈNH LẠNG SƠN TRONG CƠNG TÁC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ 3.1.Nhận xét, đánh giá trách nhiệm Lãnh đạo Văn phòng UBND Tỉnh Lạng sơn công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ 3.1.1 Ưu điểm Qua thực tế khảo sát, xin đưa số nhận xét, đánh giá ưu điểm Lãnh đạo Văn phòng UBND Tỉnh Lạng sơn cơng tác tổ ch ức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ sau: - Thứ nhất, Chánh Văn phòng UBND tỉnh xác định vai trò, trách nhiệm việc giúp Chủ tịch UBND tỉnh thiết lập phận văn thư lưu trữ Tổ chức thiết lập phận VTLT tốt góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động điều hành, quản lý; cung cấp tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ công việc cho UBND Đồng thời, cung cấp thông tin khứ, cứ, chứng phục vụ cho hoạt động quản lý UB - Thứ hai, tuyển chọn cán VTLT: Tại văn phòng UBND tỉnh, nhu cầu cơng tác văn thư - lưu trữ quan ngày tăng lên kéo theo gia tăng số lượng cán VTLT Trình độ, lực cán nâng lên đáng kể, trước đa phần cán có trình độ trung cấp số lượng cán có trình độ phần lớn cao đẳng đại học Ở phòng Văn thưLưu trữ Trưởng Phó phòng có trình độ đại học trở lên Có thể thấy thay đổi nhận thức Chánh Văn phòng trọng đến lực trình độ chun mơn tuyển chọn cán VTLT để 35 giúp phục vụ tốt cho công tác quản lý đạo điều hành thân người Chánh văn phòng Chủ tịch UBND tỉnh - Thứ ba, Văn phòng UBND tỉnh, Chánh văn phòng tham mưu giúp Chủ tịch UBND xây dựng ban hành Quy định, Quy chế công tác văn thư- lưu trữ quy định hướng dẫn cụ thể công tác soạn thảo văn bản, thể thức trình bày văn bản, quy trình quản lý văn đến; lập hồ sơ hành; thu thập, bổ sung tài liệu; chỉnh lý tài liệu; xác định giá trị, tiêu huỷ tài liệu hết giá trị; thống kê, bảo quản phục vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ.Có thể đánh giá chung công tác phần vào nề nếp 3.1.2 Nhược điểm Bên cạnh ưu điểm nêu trách nhiệm, lực tổ chức quản lý cơng tác văn thư- trữ lãnh đạo văn phòng UBND t ỉnh có nhiều hạn chế, thể sau: Thứ nhất, công tác tham mưu cho lãnh đạo việc thi ết l ập máy làm cơng tác văn thư- lưu trữ có tồn nh ch ưa tích c ực việc đề xuất thiết lập phòng VTLT cho phù h ợp v ới tình hình hoạt động UB Trong phần chương đưa văn b ản Số: 41/QĐ-VP ( Lạng Sơn, ngày 28 tháng 02 năm 2011) việc thành lập Tổ Văn thư Lưu trữ trực thuộc phòng Hành - Tổ chức Văn phòng UBND tỉnh Lạng sơn UBND tỉnh Lạng s ơn đ ời từ lâu th ế nh ưng quy ết định thành lập Tổ Văn thư Lưu trữ tới năm 2011 ban hành Thứ hai tuyển dụng nhân chưa đào tạo văn th ưlưu trữ phải đào tạo, bồi dưỡng kỹ nghề nghiệp có kinh nghiệm cơng tác để đảm nhiệm nhiệm vụ UB lại không qua đào t ạo mà phân công nhiệm vụ ngay, ch ưa có kinh nghi ệm, ch ưa tập huấn quy trình nghiệp vụ Thứ ba, văn hướng dẫn nghiệp vụ, Chánh văn phòng khơng phân cơng nhiệm vụ cụ thể cho cán phòng văn th ư- l ưu tr ữ mà ch ỉ 36 giao nhiệm vụ chung cho đơn vị Bên cạnh đó, quy ch ế ch ưa đ ủ mạnh, chưa có chế tài chặt chẽ việc lập hồ sơ, chế độ nộp lưu hồ s Điều ảnh hưởng đến chất lượng hiệu làm việc Tổ VTLT Thứ tư, phần lớn lãnh đạo văn phòng chưa đào tạo cách có hệ thống kiến thức văn thư- lưu trữ Mặc dù Chánh, Phó Văn phòng qua lớp đào tạo hành chính, nh ưng theo chúng tơi mơn học có liên quan cơng tác ch ưa đ ủ đ ộ c ần thiết cho lãnh đạo làm tốt cơng tác Do khơng lãnh đ ạo văn phòng gặp khó khăn, lúng túng soạn th ảo văn b ản tham mu cho Bộ công tác văn thư- lưu trữ Thứ năm, tồn lớn quan cấp Bộ chưa làm tốt việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ đầy đủ vào lưu trữ, ảnh hưởng đến vi ệc giao nộp vào lưu trữ quốc gia Thứ bảy, Diện tích phòng kho thiếu, kinh phí đầu t cho hoạt động nghiệp vụ lưu trữchưa quan tâm mức, m ột số tồn không tốt công tác lưu trữ tài liệu Chánh Văn phòng chưa có giám sát, kiểm tra, đánh giá đắn ch ưa dành nhi ều s ự quan tâm đạo công tác Thứ sáu, lãnh đạo văn phòng UBND tỉnh nhìn chung ch ưa có bi ện pháp cụ thể đạo sát việc đại hóa cơng tác văn th ư- l ưu tr ữ theo tinh thần đạo Đảng Nhà nước 3.1.3.Nguyên nhân Những nhược điểm trách nhiệm,năng lực lãnh đạo văn phòng UBND tỉnh tổ chức, quản lý công tác văn thư- lưu trữ nói theo tơi số nguyên nhân sau: - Thứ nhất: Chủ tịch UBND tỉnh chưa quan tâm cách thích đáng đến cơng tác văn thư- lưu trữ nên chưa đôn đốc, nhắc nh ở, kiểm tra, giám sát thường xuyên kịp thời việc thực trách nhiệm vai trò Chánh văn phòng cơng tác tổ chức, quản lý cơng tác VT- LT Ch ủ t ịch UBND chưa có văn quy định cụ thể trách nhiệm Chánh 37 văn phòng UBND cơng tác tổ chức, quản lý công tác VTLT mà ch ỉ giao nhiệm vụ thực công việc cách mệnh lệnh đơn thuần, dựa vào văn QPPL nhà nước để giao việc cách chung chung cho Chánh văn phòng - Thứ hai: Lãnh đạo văn phòng nhiều chưa chủ động việc thực chức năng, nhiệm vụ quyền hạn mà phụ thuộc nhiều vào đạo Chủ tịch UBND Tỉnh - Thứ ba: Do phần lớn lãnh đạo văn phòng không đ ược đào t ạo v ề lĩnh vực văn thư- lưu trữ, chưa nắm vững nghiệp vụ tổ ch ức quản lý công tác này, chưa nhận th ức sâu sắc v ề trách nhi ệm vai trò c quản lý cơng tác văn thư- lưu trữ - Thứ tư: Do trình độ chun mơn nghiệp Lãnh đạo văn phòng kém; ý thức, tinh thần trách nhiệm với công việc ch ưa cao 3.2.Một số giải pháp nhằm nâng cao trách nhiệm, lực cho lãnh đạo văn phòng UBND tỉnh Lạng sơn công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ Dựa việc đánh giá ưu, nhược điểm bên trên, tơi xin đóng góp số ý kiến giúp nâng cao trách nhiệm, lực cho lãnh đạo văn phòng UBND tỉnh Lạng sơn công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ sau: 3.2.1.Về tuyển dụng, bổ nhiệm Chánh văn phòng cho văn phòng UBND tỉnh - Chủ tịch UBND tỉnh cần tuyển dụng người đủ lực: Yêu cầu cho người nắm giữ vị trí Chánh văn phòng phải đáp ứng tiêu chuẩn sau: + Tốt nghiệp trình độ từ Đại học trở lên + Đã qua đào tạo, bồi dưỡng ngắn hạn trung c ấp v ề văn th ưlưu trữ, hành văn phòng Chánh văn phòng ph ải đ ược trang b ị ki ến thức tin học kiến thức tin học giúp cho Chánh văn phòng có s ự đổi việc tổ chức mơ hình văn phòng truyền th ống sang mơ hình 38 văn phòng đại, giúp Chánh văn phòng thực tốt ch ức c cơng tác văn thư- lưu trữ + Đã đào tạo kiến thức quản lý Nhà n ước, lý luận tr ị Chánh văn phòng phải trang bị kiến th ức v ề Quản lý hành chính, Quản lý Nhà nước qua khóa dài hạn, ngắn h ạn Bởi lẽ kh ối ki ến thức giúp cho lãnh đạo văn phòng ph ương pháp t ổ ch ức, ều hành công việc: cách tuyển chọn,sử dụng, bố trí, xếp nhân sự; cách ứng xử cán bộ, nhân viên thuộc quyền quản lý + Có phẩm chất đạo đức tốt, chăm chỉ, nhiệt tình có trách nhiệm với cơng việc… → Tuyển dụng Chánh văn phòng đào tạo, bồi dưỡng công tác văn thư- lưu trữ làm công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư- lưu trữ, để họ có quan tâm lãnh đạo điều hành tốt công tác Có đào tạo, bồi dưỡng người Chánh văn phòng hiểu đầy đủ vị trí, ý nghĩa tầm quan trọng công tác VTLT giúp cho việc tổ chức, quản lý công tác đắn đầy đủ 3.2.2 Chủ tịch UBND tỉnh cần phải có văn quy định trách nhiệm lãnh đạo văn phòng việc thực công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư- lưu trữ như: + Trách nhiệm Chánh văn phòng tổ chức thiết lập phận VTLT + Trách nhiệm Chánh văn phòng việc ển chọn cán b ộ VTLT + Trách nhiệm tổ chức xây dựng văn UBND v ề VTLT + Trách nhiệm Chánh văn phòng tổ chức h ướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, đánh giá, kỉ luật, khen thưởng công tác VTLT + Trách nhiệm Chánh văn phòng việc tổ ch ức m l ớp tập huấn, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho cán công ch ức quan; mở lớp bồi dưỡng nghiệp vụ quản lý văn th ư- lưu tr ữ cho 39 lãnh đạo đơn vị; + Trách nhiệm việc ứng dụng tiến khoa học - công nghệ vào công tác văn thư - lưu trữ 3.2.3 Tuyên truyền, phổ biến pháp luật VT- LT cho cán công chức quan + Tăng cường Tuyên truyền, phổ biến pháp luật VT- LT cho Chánh văn phòng lãnh đạo đơn vị phòng ban UBND + Tổ chức nhiều nói chuyện chuyên đề mời chun gia giỏi nói cơng tác văn thư- lưu trữ để nâng cao nhận thức cho Chánh văn phòng lãnh đạo đơn vị cơng tác VTLT 3.2.4 Cần có động viên khích lệ từ phía Chủ tịch UBND Chánh văn phòng, phân cơng nhiệm vụ rõ ràng Chủ tịch UBND với Chánh văn phòng để từ có chủ động công việc: + Chủ động công tác tuyển chọn cán làm công tác VTLT + Chủ động việc thiết lập, tổ chức xây dựng ph ận làm công tác văn thư- lưu trữ cho phù hợp với tình hình c UB + Chủ động việc xây dựng văn hướng dẫn, quy định v ề công tác văn thư - lưu trữ hướng dẫn đơn vị c quan đơn vị thuộc công tác văn thư- lưu trữ + Kiểm tra, đánh giá việc thực công tác VTLT 3.2.5 Cần có đạo, hướng dẫn Nhà nước, quan cấp công tác VTLT UBND cấp *Do chương trình đào tạo quản lý Nhà n ước chung chung chưa sâu vào nội dung tổ chức, quản lý công tác văn thư- lưu trữ nên cần: - Cơ quan lập pháp (Quốc Hội) cần nghiên cứu hoàn thiện hệ thống văn quy định chức năng, thẩm quyền, tổ chức VTLT UBND cấp Đó sở pháp luật quan trọng để UBND lãnh đạo văn phòng UB thực thi nhiệm vụ tổ chức, quản lý, ch ỉ đạo công tác VTLT đắn, hiệu đảm bảo thống chuyên môn, 40 nghiệp vụ -Bộ Nội vụ quan thuộc Chính phủ thực chức quản lý Nhà nước lĩnh vực hành quyền địa phương…trong có chức quản lý VTLT Nhà nước nên Bộ Nội Vụ cần: + Rà soát lại văn hướng dẫn, đạo Nhà nước ban hành xem có điểm bất cập, khơng phù hợp với thực tế UBND để từ đề xuất, tham mưu cho Quốc hội Chính phủ điều chỉnh, sửa đổi bổ sung cho phù hợp với tình hình thực UBND +Tham mưu cho Nhà nước xây dựng quy định, chế tài công tác văn thư- lưu trữ Tiểu kết Nâng cao trách nhiệm, lực cho Chánh văn phòng UBND tỉnh cơng tác cần cấp quan lập pháp Nhà nước quan tâm cách đầy đủ tương lai Bởi để nâng cao hiệu hoạt động VTLT UBND với phải nâng cao trách nhiệm lực cho người quản lý công tác Do vậy, từ cần đẩy mạnh việc triển khai xây dựng thực văn QPPL quy định trách nhiệm cho người lãnh đạo văn phòng Ủy ban để kịp thời đáp ứng tình hình UBND tỉnh giai đoạn phát triển đất nước 41 KẾT LUẬN Qua kết khảo sát, đánh giá trách nhiệm Lãnh đạo văn phòng UBND tỉnh Lạng sơn đóng góp số ý kiến nâng cao l ực trách nhiệm cho người làm lãnh đạo văn phòng tơi nhận th r ằng v ị trí vai trò họ công tác tổ chức, quản lý VTLT không th ể thi ếu đ ược B ởi giúp cho Chủ tịch UBND có nh ững quy ết định qu ản lý xác, kịp thời hiệu Từ ưu điểm, mà lãnh đạo văn phòng UB tỉnh làm giúp cho công tác VTLT Ủy ban phần vào n ề n ếp có t ổ chức, giám sát chặt chẽ Lãnh đạo văn phòng xây dựng đ ược văn quản lý hay ban hành hạn chế sai sót công tác soạn thảo văn bản, thể thức kỹ thuật trình bày việc lập hồ sơ nh mà thực quy trình Các văn c Nhà n ước quy đ ịnh v ề cơng tác VTLT Chánh văn phòng với văn phòng UBND t ỉnh thực cách nghiêm túc Nhưng bên cạnh m ặt tích c ực v ần tồn nhiều hạn chế cần phải quan cấp có th ẩm quy ền quan tâm đạo để nâng cao trách nhiệm lực quản lý công tác VTLT cho lãnh đạo văn phòng UB tỉnh Những khảo sát, đánh giá giải pháp đ ưa ch ỉ ý ki ến cá nhân nhiều thiếu sót thời gian nghiên cứu hạn chế Do r ất nhiều vấn đề, tồn chưa tìm hiểu kỹ Tơi mong rằng, v ới nghiên cứu nhận ý kiến đóng góp để nghiên c ứu hồn chỉnh hơn! 42 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO PGS.TS.Nguyễn Ngọc Quân, Ths.Nguyễn Văn Điền - Giáo trình quản trị văn phòng, năm 2014, NXB Đại học kinh tế quốc dân PGS.TS.Nguyễn Hữn Tri – Giáo trình quản trị văn phòng, Hà Nội 2005, NXB Khoa học Kỹ thuật Luật số 11/2003/QH11 Quốc hội : Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân; Quyết định số:621 /QĐ-UBND ngày 16/01/2016 UBND tỉnh việc Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Văn phòng UBND tỉnh Lạng Sơn; Căn Quyết định số 43/2016/QĐ-UBND ngày 19/9/2016 UBND tỉnh ban hành Quy chế làm việc UBND tỉnh nhiệm kỳ 2016-2021; Quyết định số 150/QĐ-VP việc ban hành Quy chế làm việc Văn phòng UBND tỉnh Lạng Sơn Trường Đại học Khoa học xã hội nhân văn, Đại học Quốc gia Hà nội – Sách quản trị văn phòng –lý luận thực tiễn, Hà nội 2005, NXB Đại học Quốc gia Hà nội Hồng Lê Minh - Giáo trình Nghiệp vụ văn thư l ưu tr ữ Thông tin thu thập từ trang mạng Internet 43 44 ... mạnh, văn minh 20 CHƯƠNG II KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ TRÁCH NHIỆM CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH LẠNG SƠN TRONG CÔNG TÁC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ 2.1 Trách nhiệm Lãnh đạo văn. .. cứu: Trách nhiệm Lãnh đạo Văn phòng cơng tác tổ chức, quản lý cơng tác VTLT b.Phạm vi nghiên cứu: Khảo sát, đánh giá trách nhiệm Lãnh đạo Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh Lạng Sơn công tác tổ chức,. .. chủa phát huy hết chức nhiệm vụ Văn phòng Do tơi lựa chọn đề tài: Khảo sát, đánh giá trách nhiệm Lãnh đạo văn phòng cơng tác tổ chức, quản lý cơng tác văn thư, lưu trữ cho quan Lịch sử nghiên