Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN BẢNG CHỮ CÁI VIẾT TẮT MỞ ĐẦU 1 1 Lý do chọn đề tài 1 2 Lịch sử nghiên cứu 1 3 Đối tượng, mục đích, phạm vi và nhiêm vụ nghiên cứu 1 4 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 2 5 Cơ sở pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng 2 6 Giả thuyết khoa học 2 7 Ý nghĩa lý luận và ý nghĩa thực tiễn 3 8 Cấu trúc đề tài 3 CHƯƠNG 1. KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CƠ QUAN 4 1.1 Lịch sử hình thành, giới thiệu tổng quan về văn phòng UBND huyện Diễn Châu 4 1.2 Cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND huyện diễn châu 4 1.2.1 Chánh Văn Phòng: 5 1.2.2 Phó Chánh Văn Phòng Tổng Hợp – Nội Chính 5 1.2.3 Phó chánh Văn Phòng Quản Trị Hành Chính 6 1.2.4 Bộ phận văn thư lưu trữ: 7 1.2.5. Bộ phận kế toán: 7 1.2.6. Bộ phận đánh máy photo copy: 7 1.2.7. Bộ phận tài vụ: 8 1.2.8. Bộ phận bảo vệ, tạp vụ: 8 1.2.9. Lái xe: 8 1.3 Sơ đồ phòng làm việc của văn phòng 9 1.4 Chức nămg nhiệm vụ của văn phòng UBND Huyện diễn châu 9 1.4.1 Chức năng 9 1.4.2 Nhiệm vụ 10 CHƯƠNG 2. TRÁCH NHIỆM CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮU TẠI UBND HUYỆN DIỄN CHÂUTỈNH NGHỆ AN 12 2.1 Cơ sở lý luận về văn thư lưu trữ tại cơ quan 12 2.2 Thực trạng và vai trò của lãnh đạo trong tổ chức quản lý công tác lưu trữu tai UBND huyện diễn châu 13 2.2.1 Cơ cấu tổ chức phòng văn thư lưu trữu. 13 2.2.2 Vai trò của lãnh đạo văn phòng trong việc tuyển dụng sắp xếp nhân sự 13 2.3. Trách nhiệm tổ chức xây dựng các văn bản của cơ quan về văn thư lưu trữ 14 2.4 Trách nhiệm tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra đánh giá về văn thư lưu trữ. 15 CHƯƠNG 3. GIẢI PHÁP NÂNG CAO TRÁCH NHIỆM CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯU LƯU TRỮU TẠI UBND HUYỆN DIỄN CHÂU TỈNH NGHỆ AN 18 3.1 Nhận xét đánh giá 18 3.1.1 Ưu điểm: 19 3.1.2 Nhược điểm: 20 3.2 Ưu điểm và nhược điểm của lãnh đạo văn phòng trong công tác tổ chức quản lý tổ chức văn thư lưu trữu tại UBND huyện Diễn Châu 21 3.2.1 Ưu điểm 21 3.2.2 Nhược điểm 22 3.3 Giải pháp 22 3.3.1 Giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ tại cơ quan 22 3.3.2 Giải pháp nâng cao trách nhiệm của lãnh đạo đối với công tác văn thư lưu trữ 23 KẾT LUẬN 25 DANH MỤC THAM KHẢO 26 PHỤ LỤC 27
LỜI CẢM ƠN Tong trình nghiên cứu để hoàn thành tiểu luận , em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến toàn cán bộ, cơng chức, viên chức Văn phịng HĐND- UBND huyện Diễn Châu tạo điều kiện, giúp đỡ em suốt trình em thu thập số liệu khảo sát tình hình cơng tác văn phịng, đặc biệt tìm hiểu vai trị nhà quản trị văn phịng cơng tác hoạch định nhân huyện Hơn nữa, cho em gửi lời cảm ơn sâu sắc tới thầy Nguyễn Đăng Việt tận tình hướng dẫn, dẫn dắt em để em hồn thiện tiểu luận với yêu cầu giao Mặc dù cố gắng tham khảo nhiều tài liệu khác nhau, tiểu luận em cịn nhiều thiếu xót, em mong nhận đóng góp lthầy khoa quản trị văn phịng, để tiểu luận em hồn thiện Em xin chân thành cảm ơn! LỜI CAM ĐOAN Em tên Chu Cơng Chính, em thực tiểu luận với tên đề tài: “khảo sát, đánh giá trách nhiệm lãnh đạo văn phịng cơng tác tổ chức, quản lý công tác văn thư lưu trữ Văn phòng HĐND-UBND huyện Diễn châu, tĩnh Nghệ An” Em xin cam đoan tiểu luận mà em nghiên cứu thời gian qua Em xin chịu hồn tồn trách nhiệm có khơng trung thực thông tin sử dụng tiểu luận Hà nội, ngày 12 tháng 12 năm 2016 Sinh viên thực BẢNG CHỮ CÁI VIẾT TẮT STT CHỮ VIẾT TẮT QTVP UBND HĐND CBCC CHỮ VIẾT THƯỜNG Quản trị văn phòng Ủy ban nhân dân Hội đồng nhân dân Cán công chức MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Ngành Quản trị văn phòng đào tạo cử nhân ngành Quản trị văn phòng có kiến thức lý luận thực tiễn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ, quản trị hành chính, văn phịng có kiến thức chuyên sâu ứng dụng Công nghệ thông tin Truyền thông, chuẩn quốc tế Công nghệ thơng tin Truyền thơng việc tin học hóa công tác văn thư, lưu trữ quản trị hành chính, văn phịng Nhà quản trị văn phịng có vai trị to lớn việc điều hành quản lý tổ chức Nhà quản trị văn phịng có nhiều vai trị vai trị nhà quản trị văn phịng cơng tác tổ chức quản lý công tác văn thư lưu trữ quan vô quan trọng cần thiết, làm cho hoạt động công tác văn thư linh hoạt đáp ứng nhu cầu quan góp phần quan trong hoạt động quản lý nhà nước Vậy nên đề tài tơi thấy đề tài :’ khảo sát đánh giá trách nhiệm nhà lãnh đạo văn phịng cơng tác tổ chức, quản lý công tác văn thư lưu trữu quan ‘’ đề tài cần nghiên cứu tìm hiểu để vận dụng bổ sung kiến thức học Nội dung đề tài khảo sát quan văn phòng UBND huyện Diễn Châu, Tỉnh Nghệ An Lịch sử nghiên cứu Nghiên cứu trường với tài liệu có sẵn trung tâm thư viện Nghiên cứu khảo sát số liệu thông qua mạng internet thực tế văn phòng UBND Huyện Diễn Châu Xin ý kiến đánh gái từ anh chị quan Đối tượng, mục đích, phạm vi nhiêm vụ nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu : “ khảo sát đánh giá trách nhiệm củau nhà lãnh đạo văn phịng cơng tác tổ chức, quản lý công tác văn thư lưu trữu UBND Huyện Diễn Châu ‘ Phạm vi nghiên cứu : Phạm vi bao gồm lĩnh vực công tác văn thư thuộc văn phòng quan UBND huyện diễn châu Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Mục đích nghiên cứu : Tìm hiểu thu thập tàii liệu kiến thức phục vụ cho việc học tập ứng dụng công việc sống đề xuất giả pháp nâng cao trách nhiệm nhà lãnh đạo văn phịng cơng tác hoạch định Nhiệm vụ nghiên cứu : Nghiên cứu có hệ thống lý luận khảo sát, đánh giá vai trò trách nhiệm lãnh đạo văn phịng cơng tác văn thư lưu trữ quan doanh nghiệp cụ thể văn phòng UBND huyện diễn châu, tĩnh Nghệ An Cơ sở pháp luận phương pháp nghiên cứu sử dụng Cơ sở lý luận: Dựa hệ thống lý luận đánh giá công tác văn thư lưu trữ Cơ sở thực tiễn : thực tiễn đề tình hình thực tế quan Phương pháp sử dụng tài liệu: Phương pháp quan sát: phương pháp thu thập thông tin mà thông qua quan sát đối tượng nghiên cứu quan ,cụ thể quan Văn phòng UBND huyện Diễn Châu, tỉnh Nghệ An Đọc phân tích tài liệu sách báo, tạp chí chuyên ngành, số luận án, giáo trình liên quan đến đề tài Từ đó, tổng hợp, hệ thống hóa, rút nhận xét, kết luận cần thiết phục vụ cho hoạt động nghiên cứu Phương pháp điều tra thực tế: Phát phiếu điều tra nhằm tìm hiểu thực trạng vai trị văn phòng tai quan Phương pháp đàm thoại, vấn: Gọi điện để liên hệ quan nhăm tìm hiểu tài liệu thống kê Phương pháp thống kê toán học: Dùng để xử lý số liệu thu trình nghiên cứu Giả thuyết khoa học Nếu lãnh đạo hiểu rõ thực trách nhiệm nhà lãnh đạo cơng tác văn thư lưu trữ cơng tác văn thư lưu trữ quan hoạt động tốt phát triển điều chứng minh nhà lãnh đạo làm tốt cơng việc quản lý Ý nghĩa lý luận ý nghĩa thực tiễn Ý nghĩa lý luận: Góp phần làm phong phú sở lý luận kỹ quản lý hoạt động tổ chức công tác văn thư lưu trữ quan lãnh đaqj Ý nghĩa thực tiễn:Ứng dụng thực tiễn công tác quản lý cảu lãnh đạo giúp lãnh đạo có nhìn tổng thể thấy vai trò trách nhiệm quan Cấu trúc đề tài Bao gồm phần: Chương Khái quát tổ chức hoạt động quan Chương Trách nhiệm lãnh đạo văn phòng công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ Chương Giải pháp nâng cao trách nhiệm lãnh đạo văn phịng cơng tác tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ UBND Huyện Diễn Châu CHƯƠNG KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CƠ QUAN 1.1 Lịch sử hình thành, giới thiệu tổng quan văn phịng UBND huyện Diễn Châu Diễn Châu huyện đồng ven biển dọc theo Quốc lộ 1A Phía Bắc giáp huyện Quỳnh Lưu, phía Tây giáp huyện Yên Thành, phía Nam giáp với Nghi Lộc, phía Đơng giáp biển với chiều dài bờ biển 25 km Huyện Diễn Châu có diện tích 304,92 km2 dân số 295000 nguời, có 38 xã thị trấn Diễn Châu huyện có vị trí trị, kinh tế, xã hội, quốc phòng an ninh quan trọng tỉnh Nghệ An UBND huyện Diễn Châu có trụ sở đóng địa bàn trung tâm Thị trấn Diễn Châu với diện tích 1108m2 gồm khu nhà tầng ( 01 nhà 04 tầng, nhà tầng nhà tầng) nơi làm việc lãnh đạo quan, văn phịng phịng ban UBND Ngồi cịn có số phịng ban liền kề như: Phịng GD-ĐT, Ủy ban dân số gia đình trẻ em, Huyện uỷ, Huyện đồn Với vị trí tạo điều kiện thuận lợi cho việc theo dõi, đạo hoạt động công tác quản lý nhà nước xã thị trấn thuộc huyện Đồng thời tạo điều kiện dễ dàng cho quan, đơn vị tổ chức cá nhân báo cáo trình hoạt động với lãnh đạo huyện; quan đơn vị nơi khác đến liên hệ công tác Cơ quan UBND huyện Diễn Châu chịu đạo quản lý toàn diện UBND huyện, Chủ tịch UBND chịu lãnh đạo công tác Đảng Đảng uỷ quan UBND huyện có trách nhiệm tham mưu giúp UBND huyện, Chủ tịch UBND huyện quản lý, điều hành hoạt động kinh tế - xã hội địa bàn, đạo xã, thị trấn đơn vị trực thuộc UBND huyện thực chủ trương, sách Đảng, pháp luật Nhà nước 1.2 Cơ cấu tổ chức văn phòng UBND huyện diễn châu Văn phòng HĐND-UBND huyện Diễn Châu có 12 cán bộ, cơng chức biên chế 10 hợp đồng 68 người Sơ đồ máy Văn phòng HĐND-UBND: Chánh Văn phịng Phó Chánh văn phịng Tổng hợp Phó CVP Quản trị-Hành Văn thư Lưu trữ Đánh máy photo Kế toán copy Tài vụ Lái xe Bảo vệ tạp vụ Chánh Văn Phòng: Thừa lệnh Chủ tịch UBND huyện ký văn thuộc phạm vi điều hành, phối hợp, đôn đốc cấp, ban, ngành thuộc huyện chuẩn bị đề án trình HĐND UBND huyện; giấy mời; thông báo; công văn truyền đạt ý kiến UBND huyện Chủ tịch UBND huyện cho cấp, ngành Ký giấy công tác cho cán bộ, công chức thuộc UBND huyện quản lý Tiếp nhận xử lý văn đến, thẩm định văn phòng ban tham mưu cho Thường trực HĐND, Chủ tịch Phó chủ tịch UBND, y chính, lục văn cần thiết gửi cho cấp, ngành đơn vị - Tổ chức thực đầy đủ, sách Đảng Nhà nước, Nghị HĐND, thị, định UBND huyện quan Văn phòng HĐND-UBND huyện - Làm chủ tài khoản quản lý hoạt động thu - chi ngân sách Văn phòng HĐND-UBND huyện theo quy định pháp luật, bảo đảm chế độ thực hành tiết kiệm có hiệu 1.2.2 Phó Chánh Văn Phịng Tổng Hợp – Nội Chính Theo dõi, nắm bắt lĩnh vực công tác thuộc chức năng, nhiệm vụ HĐND UBND huyện phân công Thu thập, xử lý thông tin, làm báo cáo định kỳ văn báo cáo đột xuất UBND huyện; đề xuất tham mưu xây dựng chương trình cơng tác (tháng, q, năm) UBND huyện Quản lý, đạo, kiểm tra việc triển khai thực công tác Thi đua khen thưởng Theo dõi, quản lý đạo phận văn thư lưu trữ, đánh máy thực tốt nhiệm vụ Tham gia, dự thảo kết luận đồng chí chủ tịch UBND huyện phiên họp thường kỳ UBND huyện Theo dõi, quản lý công tác tiếp dân, đối ngoại nội Được quyền thẩm định văn quan đơn vị ban ngành Chịu trách nhiệm cơng việc chung Chánh Văn phịng uỷ quyền giải 1.2.3 Phó chánh Văn Phịng Quản Trị -Hành Chính Quản lý điều hành cơng tác quản trị - hành chính, bao gồm: Tổ chức tiếp nhận công văn, tài liệu phân phối, theo dõi trình giải cơng văn; Tổ chức quản lý hoạt động: In ấn tài liệu, phát hành công văn, bảo quản tài liệu, lưu trữ, quản lý mạng tin học nội chương trình 112 (kể máy trang bị cho phịng chun mơn quản lý sử dụng) Tổ chức quản trị, quản lý tài sản, trang thiết bị, phương tiện làm việc: tổ chức đảm bảo cho hoạt động hội họp, tiếp khách, công tác ,… quan UBND huyện; Đảm bảo hậu cần, tiếp tân phục vụ, bảo vệ quan, phòng cháy, chữâ cháy, vệ sinh môi trường, nhà khách Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra chấp hành kỷ luật lao động quy chế làm việc quan UBND huyện cán công chức Quản lý, điều hành phân công đội xe phục vụ cho lãnh đạo công tác làm việc Chịu trách nhiệm công việc chung Chánh Văn hịng uỷ quyền 10 nước, phù hợp với tình hình phát triển chung doanh nghiệp Quy hoạch, phát triển đội ngũ cán công nhân viên theo giai đoạn trung hạn, dài hạn Sắp xếp, bố trí, tiếp nhận, điều động cán bộ, công nhân viên phù hợp với chức năng, nhiệm vụ quy mô phát triển phận Làm đầu mối việc xây dựng văn quy định chức năng, nhiệm vụ đơn vị, phòng, ban Quản lý, cập nhật, bổ sung hồ sơ, lý lịch sổ Bảo hiểm xã hội cán bộ, viên chức hợp đồng lao động Thực chế độ sách cho cán bộ, công nhân viên như: nâng lương, chuyển xếp ngạch, nâng ngạch, nghỉ hưu, Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, độc hại, nghỉ ốm, thai sản phụ cấp khác theo qui định Nhà nước Thực quản lý công tác thi đua, khen thưởng tập thể cá nhân theo quy định hành Xây dựng kế hoạch, biện pháp để thực tốt công tác thi đua, khen thưởng cho giai đoạn Ngồi nhà lãnh đạo cịn cần có yếu tố khác việc lựa chọn nhân phù hợp yếu tố nhà lãnh đạo cách tuyển dụng nhân có tầm nhìn xa trơng rộng, am hiểu kiến thức nhân sự, có hoạch định kế hoạch lâu dài , khả giải vấn đề, quan trọng khả lãnh đạo uy tín cấp duới kính nể 2.3 Trách nhiệm tổ chức xây dựng văn quan văn thư - lưu trữ Bất kì quan đơn vị có quy định cụ thể cấu chức vai trò đơn vị phịng lưu trữ khơng ngoại lệ , phịng lãnh đạo ban hành văn thành lập có văn lãnh đạo xây dựng nên nhằm mục đích quản lý điều hành dựa quy định để vận hành máy phòng lưu trữu Công tác xây dựng văn quan công tác quan trọng để quản lý tốt cấp hết thể vai trò tầm ảnh hưởng nhà lãnh đạo văn phịng quan nói chung phịng lưu trữu nói riêng, 19 Các văn lãnh đạo xây dựng phải dựa sở pháp lý nhà nước quy đinh sở thực tiễn phòng cho phù hợp với điều kiện cấu máy Nhưng văn nhà lãnh đạo xây dựng để quy định nội dung quan như: Quy định cấu tổ chức máy Quy định cấu tổ chức nhân sự, bố trí nhân sự, vị trí làm việc, Quy định nội dung quy chế làm việc, nội quy phòng Quy định chức nhiệm vụ, quyền hạn cán cơng nhân viên phịng Quy định quyền hành vị trí làm việc, cơng việc cụ thể vị trí đảm nhiệm Ngồi cịn có văn hướng dẫn cơng tác thuộc văn thư lưu trữ để làm tiền đề cho cơng việc phịng thực cách hợp lệ xác khâu quy trình quy định, đồng thời làm tài liệu đào tạo phát triển nhân lực phòng Trong văn phòng UBND huyện diễn châu chánh văn phịng người có quyền ban hành văn phòng văn thư lưu trữ nhằm mục đích quản lý hướng dẫn nghiệp vụ văn thư lưu trữ 2.4 Trách nhiệm tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra đánh giá văn thư lưu trữ Trách nhiệm thuộc trách nhiệm cuối nhà lãnh đạo công tác văn thư lưu trữu, nói nhà lãnh đạo người ban hành văn văn thư lưu trữu đồng thời người có trách nhiệm hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra đánh giá nội dung thực Đầu tiên trách nhiệm hướng dẫn nghiệp vụ trách nhiệm hàng đầu nhà lãnh đạo, nhà lãnh đạo thi công việc chủ yếu đạo, đưa định thị cho cấp thực sau xem xét đánh giá, nên nhà lãnh đạo cần tổ chức hướng đẫn nghiệp vụ cho cấp để cấp lấy tiêu chuẩn thực , nghiệp vụ nhà lãnh đạo tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ soạn thảo văn bản, quy định dấu, nghiệp vụ 20 liên quan đến hồ sơ Đối chiếu với UBND huyện diễn châu, lãnh đạo văn phòng UBND huyện diễn châu có tổ chức hướng đẫn cho cán cơng nhân viên chức cấp duới thuộc phịng văn thư lưu trữ nghiệp vụ thông qua văn ban hành, hội nghị nghiên cứu khoa học, lớp học đào tạo bồi dưỡng cán văn phịng tổ chức , cơng đoạn từ tổ chức hướng dẫn tới tổ chức thực tiến hành theo quy định đề Sau hướng dẫn tổ chức thực nghiệp vụ văn thư để biết có phát huy hiệu hay khơng nhà lãnh đạo tiến hành đánh giá vê văn thư lưu cách toàn diện nhân nghiệp vụ hướng dẫn từ đưa giải pháp thiết thực Khâu tổ chức kiểm tra đánh giá nhà lãnh đạo có sở tiêu chí để đánh giá cách cụ thể nội dung thực ví dụ u cầu cơng tác thực soạn thảo văn bản, công tác sử dụng dấu, công tác lưu trữ hồ sơ tài liệu , có tiêu chí quy định rõ ràng thơng qua nhà lãnh đạo so sánh đối chiếu rút kết luận đưa ý kiến nhận xét đánh giá khách quan đảm bảo tính cơng xác, minh bạch cơng khai làm tiền đề sở lý luận cho việc đánh giá thi đua khen thưởng tập thể cá nhân, Các hình thức kiểm tra đánh giá sử dụng nhà lãnh đạo tổ chức thực kiểm tra đánh giá hình thức kiểm tra đánh giá thông qua báo cáo kết quả, kiểm tra đánh giá thông qua phản ánh cấp dưới, kiểm tra đánh giá thông qua khảo sát thực tế , đồng thời thơng qua kế hoạch cơng tác năm, kì, quý, lịch làm việc cấp Văn phòng UBND huyện diễn châu thường tổ chức kiểm tra đánh giá cán công nhân viên chức thông qua kết thi đua thông qua khảo sát thực tế lãnh đạo tất nhiên kết tốt cịn có kết chưa hồn thành chậm tiến độ có giải pháp riêng cho vấn đề Như vậy, tầm quan trọng khâu tổ chức thực kiểm tra đánh giá 21 lãnh đạo vô quan trọng,công tác mang lại cho lãnh đạo nhìn tổng thể phận để hiểu rõ nắm bắt tình hình quan từ đưa định tối ưu để thực tốt nhiệm vụ quản lý điều hành quan Vừa chức nhiệm vụ nhà lãnh đạo văn phòng việc thực hiên chức nhiệm vụ việc tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ cho cấp thơng qua lãnh đạo nắm bắt tình hình thực tế để đưa định cụ thể 22 CHƯƠNG GIẢI PHÁP NÂNG CAO TRÁCH NHIỆM CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHỊNG TRONG CƠNG TÁC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯU LƯU TRỮU TẠI UBND HUYỆN DIỄN CHÂU TỈNH NGHỆ AN 3.1 Nhận xét đánh giá Thực trạng cơng tác văn thư Mơ hình cơng tác: Trong tổ chức cần có cơng cụ hữu hiệu để ghi lại, truyền đạt xử lý thông tin Cơng tác văn thư tồn cơng việc liên quan đến soạn thảo văn bản, tổ chức quản lý văn bản, tổ chức quản lý sử dụng dấu để truyền đạt định quản lý Vì cơng cụ quan trọng sử dụng cho cơng tác văn thư – lưu trữ quản lý văn Xác định rõ tầm quan trọng chức năng, nhiệm vụ quan trọng Văn phòng HĐND _UBND huyện Diễn châu Lãnh đạo phong chuyên trách đảm nhận công tác văn thư đặc biệt quan tâm, đạo đến mặt hoạt động công tác Công tác văn thư UBND huyện Diễn châu thực tốt đảm bảo cho việc cung cấp thông tin cho lãnh đạo cách xác, kịp thời phục vụ việc quản lý Văn phịng HĐND – UBND nói riêng quan nói chung.Mơ hình cơng tác Văn Thư UBND Huyện Diễn châu mơ hình cơng tác văn thư tập trung.Mọi văn tập trung văn thư , đầu mối văn Căn vào chức nhiệm vụ Văn Phòng HĐND – UBND có chun trách phụ trách cơng tác văn thư – lưu trữ riêng , tất văn giấy tờ UBND huyện Diễn Châu liên quan đến hoạt động cở quan tập trung phận văn thư quan tiến hành đăng ký làm thủ tục trước ban hành quan Tuy nhiên khối lượng công việc nhiều lại cán chuyên trách phụ trách nhiều có cơng việc ko giải kịp thời dễ nhầm lẫn.Công tác văn thư khâu nghiệp vụ quan trọng, thự tốt công tác góp phần nâng cao st chất lượng cơng việc 23 quan, đảm bảo công việc không bị trì trệ văn thư nguồn bổ sung cho cơng tác lưu trữ Làm tốt cơng tác văn thư góp phần làm tốt cơng tác lưu trữ 3.1.1 Ưu điểm: Cơng tác văn phịng thực tốt Các văn ban hành theo quy định Thông tư Liên tịch số 55/2005/TTLT – VPCP ngày 06/5/2005 hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn Bộ máy văn phòng gọn nhẹ , linh hoạt công việc.Môi trường làm việc thân thiện có quy chế, nề nếp chấp hành nghiệm túc, hiệu cơng việc cao.Lãnh đạo văn phịng điều hành hoạt động phòng theo phương thức dân chủ, người tham gia đóng góp ý kiến cho hoạt động phòng, thực tốt chức năng, nhiệm vụ giao Đội ngũ CBCNV phịng ln phát huy tính sáng tạo tinh thần ham học hỏi công việc không vận dụng lý thuyết vào thực tiễn cách máy móc, chủ động đề xuất phương hướng mới, kế hoạch công tác đặt phù hợp với yêu cầu nhiệm vụ đề Phòng Nội vụ huyện Diễn Châu nơi tập trung đội ngũ cán có trình độ chun mơn lực làm việc tốt ln hồn thành tốt nhiệm vụ giao Nhìn chung cơng tác văn thư Phòng Nội vụ vào nề nếp thực theo quy định Nhà nước quan Công tác soạn thảo ban hành văn quy định thẩm quyền Quản lý giải quyêt văn quy định khơng để thát thốt, nhầm lần, giải nhanh đảm bảo thơng tin nhanh chóng kịp thời xác Quản lý phân cơng cơng việc nhìn chung hợp lý, trách chồng chéo ơm đồm cơng việc.Đội ngũ Phịng nổ, ham học hỏi có lực làm việc tốt Ứng dụng tôt công nghệ thông tin vào công tác phục vụ tốt cho cơng tác quản lý tra tìm tài liệu Cơ sở vật chất phục vụ cho Phòng ngày đầy đủ sử dụng 24 thuận lợi Hầu hết trang thiết bị kết nối với máy tinh nối mạng, máy in , máy fax, máy điện thoại… thuận tiện việc sử dụng.Ngồi phịng cịn trang bị ghế, tủ đựng , giá đựng hồ sơ…….Trang thiết bị phong ngày hoàn thiện đại phục vụ cho công việc ngày cao, hiệu tiến độ công việc nâng lên hàng ngày Hệ thống sỏ vật chất vưa xây dựng khang trang tạo nên Phòng làm việc đẹp thống mát, phục vụ tốt cho cơng việc tránh ảnh hưởng thời tiết môi trương bên 3.1.2 Nhược điểm: Bên cạnh ưu điểm tơi xin mạnh dạn trình bày số khuyết điểm hạn chế công tác văn thư lưu trữ Trang thiết bị Phòng chưa đáp ứng nhu cầu thông tin ngày cao xã hội, có số trang thiết bị bị cũ khả đáp ứng cho nhu cầu công việc chưa cao Khơng gian phịng làm việc cịn q bé , dễ ảnh hưởng tới công việc chuyên viên phịng mơi trường làm việc Tài liệu lưu lại chưa lập hồ sơ chủ yếu bỏ vào cặp hồ sơ để kệ giá tài liệu nên lôn xộn mức độ bảo vệ khơng bị hư hỏng yếu tố tư mơi trường bên ngồi Ngun nhân Trình độ cán văn thư cịn hạn chế, cơng việc giải tương đối nhiều Phân cơng bố trí nhân lực chưa phù hợp rõ ràng, cụ thể có người có nghiệp vụ chun mơn, có phẩm chất đạo đức trị Đưa phần mền quản lý văn lên máy ứng dụng cho khâu nghiệp vụ công tác văn thư chưa thực hiện.Hiện Văn phòng huyện Diễn Châu có phần mềm quản lý văn máy áp dụng chưa đồng thực cách đầy đủ.Nhưng Văm phòng văn thư quan chưa áp dụng chủ yếu vẫ thự quản lý văn phương thức thủ công Các trang thiết bị phục vụ cho nhu cầu cơng việc cịn thiếu như; máy 25 photo coppy, trang thiết bị phục vụ cho công tác lưu trữ hồ sơ ( tủ kính, cặp số tài liêu, Nhận xét: Nhìn chung tổng thể tình dình cơng tác văn thư UBND huyện Diễn Châu hoàn thành tốt nhiệm vụ thể vai trò chức công tác văn thư lưu trữu hoạt đơng quan điều cho thấy lãnh đạo quan hoàn thành tốt trách nhiệm khẳng định khả lãnh đạo điều hành văn phịng Tất nhiên khơng thể khơng nhắc đến thiếu sót hạn chế cơng tác văn thư lưu trữu quan UBND huyện Diễn Châu nhiều hạn chế 3.2 Ưu điểm nhược điểm lãnh đạo văn phịng cơng tác tổ chức quản lý tổ chức văn thư lưu trữu UBND huyện Diễn Châu 3.2.1 Ưu điểm Lãnh đạo người có lực chứng minh qua công tác lãnh đạo quản lý điều hành văn phòng qua nhiều năm kinh nghiệm học tập làm việc Có kiến thức chuyên môn nghiệp vụ ngành nghề cao, biết kết hợp giũa phong cách lãnh đạo, phong cách lãnh đạo nhà quản trị,qua thấy khơng có phong cách lãnh đạo phongcách sử dụng tối ưu, việc sử dụng phong cách phụ thuộc vào điều kiện hồn cảnh cụ thể Vì vậy, nhà quản trị cần kết hợp phong cách lãnh đạo nhằm phát huy ưu điểm khắc phục nhượcđiểm để thành nhà quản trị giỏi Được cấp kính nể tơn trọng, phục tùng mệnh lệnh thị lãnh đạo Các sách đường lối thể vai trò nhà lãnh đạo văn phòng Lãnh đạo người chịu trách nhiệm trước quan vấn đề công tác văn thư lưu trữ Cơ chế kiểm soát điều hành máy quan vận hành theo quy định Thực làm theo sách quy đinh pháp luật triệt trể 26 3.2.2 Nhược điểm Lãnh đạo văn phịng cịn nhiều cơng việc nên chưa có khoản thời gian đầu tư để quan tâm nhiều vê công tác văn thư lưu trữ Chỉ đạo hướng dẫn thực chưa triệt trể toàn diện nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ cho cấp Các khâu đánh giá kiểm tra công tác thi đua khen thưởng cịn số thiếu sót Cơ cấu tổ chức pận văn thư lưu trữ đáp ứng nhu cầu quan chưa thực sụ vận hành linh hoạt, xử lý vấn đề nghiệp vụ cịn nhiều cơng đoạn thủ tục phức tạp Phong cách lãnh đạo cảu nhà lãnh đạo phong cách lãnh đạo dân chủ ưu điểm phong cách mang lại cịn mặt hạn chế 3.3 Giải pháp 3.3.1 Giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ quan - Phòng cần biên chế cán đảm nhiệm công tác văn thư lưu trư có trình độ chun mơn nghiệp đảm nhiệm cơng tác lưu trữ nhà nước phòng tốt Do chưa có cán chuyên trách nên việc khối lượng công việc nhiều gây nên sư phân tán ảnh hưởng đến công việc - Lãnh đạo cần thương xuyên nhắc nhở cơng tác hành phịng.Phân cơng bố trí nhân lực phù hợp rõ ràng, cụ thể có người có nghiệp vụ chun mơn, có phẩm chất đạo đức trị - Đưa phần mền quản lý văn lên máy ứng dụng cho khâu nghiệp vụ cơng tác văn thư.Hiện Phịng Văn Thư huyện Diễn Châu có phần mềm quản lý văn máy áp dụng.Nhưng phòng văn thư quan chưa áp dụng chủ yếu vẫ thự quản lý văn phương thức thủ cơng - Phịng cần xin thêm kinh phí từ phía lãnh đạo quan cấp để mua sắm trang thiết bị phục vụ tốt cho nhu cầu công việc như; máy photo 27 coppy, trang thiết bị phục vụ cho cơng tác lưu trữ hồ sơ ( tủ kính, cặp số tài liêu, giá đựng tài liệu ……).Và thiết bị khác cần thiết cho nhu cầu công việc phịng - Cán bộ, cơng nhân việc phịng cần nhiệt tình, có thái độ trách nhiệm với cơng việc riêng thân giao nhiệm vụ cơng việc chung phịng.Cán bộ, cơng nhân viên phịng kêt thúc cơng việc thi nên lập hồ sơ cơng việc trách thất lạc, hư hỏng phục vụ tốt cho công tác khai thác sử dụng tài liệu cần thiết tránh thời gian tìm kiếm - Thường xuyên tiếp cận quy định Nhà nước công tác văn thư lưu trữ - Cần cử cán thự tế địa phương để nắm bắt tình hình giải cơng việc nhanh hiệu - Cần quan tâm phát triển nguồn nhân lực cử cán ,cơng nhân viên Phịng học lớp bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ phẩm chất đạo đức trị góp phần nâng cao trình độ, kiên thức, hiểu biết cho cán bộ, cơng nhân viên phịng góp phần nâng cao hiệu cơng việc phịng ngày lên.Cần trẻ hố đội ngũ cán Phịng - Cần phát triền đồng đến tất lĩnh vực đặc biệc cơng tác hành góp phần phát triển phòng 3.3.2 Giải pháp nâng cao trách nhiệm lãnh đạo công tác văn thư lưu trữ Nhà lãnh đạo cần nâng cao ý thức nhận lức lý tưởng phấn đấu cho CBCC phòng văn thư, đề cao tinh thần làm việc cống hiến cho tập thể, học tập làm theo sách đường lối đảng Nhà lãnh đạo phải thường xuyên nâng cao vai trị trách nhiệm việc làm cụ thể, nâng cao kiến thức không ngừng học tập phấn đấu rèn luyện làm gương đầu cho cấp noi theo Thực tốt quy trình ban hành xây dựng hướng dẫn tổ chức thực văn cho quan cụ thể quy trình thực Cần phát triển nâng cao công tác đào tạo tuyển dụng nhân cho quan, 28 hướng tới phát triển đại có chất lượng lâu dài cảu nguồn nhận lực Ngày xã hội phát triển tất lĩnh vực kể công tác quản lý nhà nước, nên nhà lãnh đạo nên nắm bắt tiếp thu ứng dụng công nghệ khoa học vào thực tiễn quy trình quản lý, phần mềm, trang thiết bị , để không bị tụt hậu so với phát triển xã hội nhằm mục đích đáp ứng nhu cầu quan hoạt động quản lý hành Bây thời đại cơng nghiệp hóa đại hóa, đất nước trình lên, kinh tế phát triển dẫn theo ngành lĩnh vực phát triển theo, xu hướng sử dụng sức lao động người dần chuyển sang lao động máy móc, cơng tác hoạt động hành cần phải đầu tư mua sắm đổi trang thiết bị phục vụ cho nhu cầu dụng công việc Nhận xét: Các giải pháp mang tính nhận định dựa sở khách quan chủ quan định nên có mặt ưu điểm hạn chế cần phải chọn lọc áp dụng cách thực tiễn tối ưu nhà lãnh đạo Nhưng mục đích làm cho lãnh đạo quản lý điều hành nâng cao phát triển quan chuyên trách bvaf thể vai trò chức nag nhiệm vụ nhà lãnh đạo quan quản lý 29 KẾT LUẬN Qua trình khảo sát, nghiên cứu vận dụng kiến thức học học phần môn “ Kĩ tổ chức kiểm tra quản trị văn phịng ’, tơi làm bật những khái niệm, đặc điểm, nhận thức, yếu tố cần thiết xung quanh vấn đề lý luận trách nhiệm lãnh đạo công tác tổ chức quản lý công tác văn thư lưu trữ quan văn phòng UBND huyện Diễn Châu Tỉnh Nghệ An Trước hết, thứ qua khảo sát thấy thực trạng công tác văn thư lưu trữ tai quan UBND huyện Diễn Châu nói riêng quan hành nước ta nói chung đề có thành tựu đạt mặt hạn chế công tác văn thư lưu trữ Thứ hai, thông qua khảo sát thấy trách nhiệm to lớn nhà lãnh đạo công tác quản lý điều hành tổ chức thực công tác văn thư lưu trữ vơ quan trọng góp phần tạo nên hoạt động quản lý khác cách linh hoạt Qua nghiên cứu mở rộng kiến thức thực tiễn trách nhiệm nhà lãnh đạo cơng tác quản lý nói chung công tác quản lý tổ chức văn thư lưu trữ nói riêng từ nhìn nhận lại kiến thức mà học rút kinh nghiệm học cho thân đặc biệt sinh viên thuộc chuyên nghành quản trị văn phòng thực kiến thức hữu ích Trong q trình nghiên cứu nguyên nhân khác mà nghiên cứu khơng tránh khỏi hạn chế thiếu sót Tơi hy vọng nhận ý kiến đóng góp từ thầy để xây dựng đề tài ngày hoàn thiện 30 DANH MỤC THAM KHẢO Thông tư 13/2011/TT-BNV, 24/10/2011 Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Văn hợp số 01/VBHN-BNV Ngày 25\02/2014 Bộ Nội Vụ cơng tác văn thư Giáo trình Quản trị văn phịng- PGS.TS Nguyễn Hữu Trí Thơng tư 04/2013 Hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ Bộ Nội Vụ 31 PHỤ LỤC Phụ lục 01 :Sơ Đồ máy Văn Phòng HĐND – UBND Huyện Diễn Châu Chánh văn phịng Phó Chánh Văn Phịng ( Phụ trách tổng hợp) Phó Chánh Văn phịng (Phụ trách quản trị - hành chính) Chun TráchChuyên Văn ThưTrách Nhân Kếviên Toánphoto, in ấn tàikho liệuNhân Nhân viên quỹ, tạp viênvụquản lýNhân nhà ăn viên láiBảo xe vệ quan 32 Phụ lục 02 : Sơ đồ cấu tổ chức UBND Huyện Diễn Châu Chủ Tịch UBND huyện Diễn Châu Phó Chủ Tịch Phó Chủ Tịch Phó Chủ Tịch (Phụ trách lĩnh vực kinh tế) ( Phụ trách lĩnh vực văn hóa –(xã Phụ hộitrách ) lĩnh vực nông nghiệp – PTNT) Phịng Tài - Kế hoạchCơngPhịng Nơng nghiệp vàPhịng PTNTTư pháp Phòng Y Tế Phòng Nội VănVụPhòng HĐND - UBND Phịng thương Phịng Thanh PhịngTra Tài ngunPhịng – Mơi Văn trường Phòng TạoLĐ - TBXH Phòng Phòng tộc Giáo Dục – Đào hóa – Thơng tin Dân 33 ... thư lưu trữ quan 16 CHƯƠNG TRÁCH NHIỆM CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHỊNG TRONG CƠNG TÁC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮU TẠI UBND HUYỆN DIỄN CHÂU-TỈNH NGHỆ AN 2.1 Cơ sở lý luận văn thư lưu trữ quan Khái... ĐOAN Em tên Chu Cơng Chính, em thực tiểu luận với tên đề tài: ? ?khảo sát, đánh giá trách nhiệm lãnh đạo văn phòng công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư lưu trữ Văn phòng HĐND -UBND huyện Diễn. .. NÂNG CAO TRÁCH NHIỆM CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHỊNG TRONG CƠNG TÁC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯU LƯU TRỮU TẠI UBND HUYỆN DIỄN CHÂU TỈNH NGHỆ AN 3.1 Nhận xét đánh giá Thực trạng cơng tác văn thư Mơ