Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài: 1 2. Lịch sử nghiên cứu: 1 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2 4. Mục đích nghiên cứu: 2 5. Phương pháp nghiên cứu: 2 6. Cấu trúc đề tài: 2 CHƯƠNG 1. NHẬN THỨC CHUNG VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 3 1.1. Quản lý chất lượng 3 1.1.1. Khái niệm quản lý chất lượng: 3 1.1.2. Khái niệm Hệ thống quản lý chất lượng: 3 1.2. Hệ thống QLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 3 1.2.1. Khái niệm 3 1.2.2. Mục đích, ý nghĩa của ISO 9001:2008 4 1.2.3. Yêu cầu áp dụng ISO 9001:2008 trong quản trị văn phòng: 4 1.2.4. Nội dung áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng: 6 1.3. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản: 7 1.4. Ứng dụng ISO 9001:2008 trong soạn thảo và ban hành văn bản: 7 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG ISO 9001:2008 TRONG SOẠN THẢO, BAN HÀNH VĂN BẢN CỦA TẬP ĐOÀN ĐIỆN LỰC VIỆT NAM 8 2.1. Sơ lược về Tập đoàn Điện Lực Việt Nam 8 2.2. Quy trình triển khai áp dụng ISO 9001:2008 vào công tác soạn thảo ban hành văn bản của Tập đoàn Điện lực Việt Nam: 11 2.2.1. Lập kế hoạch và tổ chức nguồn lực: 11 2.2.2. Biên soạn và phổ biến các tài liệu của hệ thống quản lý chất lượng: 11 2.2.3. Triển khai áp dụng các quy trình trong hệ thống quản lý chất lượng trước khi tiến hành đánh giá, cấp Giấy chứng nhận Phù hợp Tiêu chuẩn. 12 2.2.4. Đánh giá hệ thống quản lý chất lượng 12 2.2.5. Đánh giá chất lượng của cơ quan Chứng nhận hệ thống 13 2.2.6. Duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng sau chứng nhận 13 2.3. Nội dung ứng dụng ISO trong soạn thảo ban hành văn bản: 14 2.3.1. Nguyên tắc soạn thảo văn bản 14 2.3.2. Thực trạng quy trình soạn thảo văn bản ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 của Tập đoàn Điện lực Việt Nam. 15 CHƯƠNG 3: ĐÁNH GIÁ VIỆC ÁP DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 TRONG CÔNG TÁC SOẠN THẢO BAN HÀNH VĂN BẢN CỦA TẬP ĐOÀN ĐIỆN LỰC VIỆT NAM. 23 3.1. Ưu điểm: 23 3.2. Nhược điểm, tồn tại và nguyên nhân 23 3.3. Các giải pháp 24 KẾT LUẬN 26 TÀI LIỆU THAM KHẢO 27 PHỤ LỤC 28
LỜI CẢM ƠN Tôi xin chân thành cám ơn giảng viên Đinh Thị Hải Yến – khoa Quản trị văn phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội giảng dạy hướng dẫn học phần Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9000 cơng tác quản trị văn phòng, để tơi hồn thành tốt đề tài này.Có thể nói đề tài cố gắng nỗ lực thân tơi.Tuy nhiên kiến thức hạn chế nên thiếu sót điều khơng thể tránh khỏi.Kính mong nhận đóng góp ý kiến quý thầy cô Tôi xin chân thành cảm ơn! LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan nội dung ngiên cứu đưa tiểu luận dựa cấc kết thu trình tìm hiểu phân tích tài liệu Nội dung tiểu luận có tham khảo sử dụng số thơng tin tài liệu từ nguồn sách, tạp chí, trang Web liệt kê danh mục tài liệu tham khảo MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài: Văn phòng với chức tham mưu giúp việc tổng hợp phục vụ quản lý, đạo điều hành đầu mối tổng hợp thu thập xử lý thông tin của quan, tổ chức Văn phòng ngày tỏ rõ vai trò quan trọng hệ thống quan tổ chức, đặc biệt quan nhà nước, đầu mối giao dịch, xử lý thông tin quan tổ chức Với vai trò phận cơng tác hành văn phòng, cơng tác văn thư, lưu trữ có ý nghĩa quan trọng thành cơng hoạt động quan, tổ chức đặc biệt có ý nghĩa quan, tổ chức có quy mơ lớn Cơng tác văn thư, lưu trữ gắn liền với hầu hết hoạt động quản lý, điều hành quan, góp phần quan trọng vào việc đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý, đặc biệt việc soạn thảo ban hành văn Soạn thảo ban hành văn đóng vai trò quan trọng cơng tác văn thư lưu trữ nói chung quản lý hành nói riêng Do việc áp dụng ISO 9001: 2008 vào quản lý hành nhằm xây dựng hệ thống quản lý, hoạt động có chất lượng, đảm bảo nhu cầu thông tin Điều quan trọng không áp dụng hệ thống quản lý chất lượng mà HTQLCL phải áp dụng để đảm bảo có hiệu lsực, phù hợp quán, qua góp phần giúp tổ chức áp dụng đạt kết tin cậy phù hợp với mục tiêu chiến lược đề trì niềm tin khách hàng Áp dụng HTQLCL giúp tổ chức kiểm sốt cách có hệ thống minh bạch q trình cung cấp thơng tin Trong đó, tính minh bạch trách nhiệm giải trình điều đặc biệt quan trọng giúp quan đạt tín nhiệm tin cậy khách hàng Vì vậy, tơi lựa chọn đề tài: “Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công tác soạn thảo ban hành văn Tập đoàn Điện lực Việt Nam” Lịch sử nghiên cứu: Đề tài ISO quan tâm nhà nghiên cứu: - Giáo trình Quản trị chất lương- GS.TS Nguyễn Đình Phan (2003) Quản lý chất lượng ISO 9001:2008- Nguyễn Kim Định (1997) Đối tượng phạm vi nghiên cứu - Đối tượng: ứng dụng ISO 9001:2008 công tác soạn thảo, ban hành văn - Tập đoàn Điện lực Việt Nam Phạm vi: Tập đoàn đơn vị liên quan Mục đích nghiên cứu: Tìm hiểu việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công tác soạn thảo ban hành văn Phương pháp nghiên cứu: - Tìm hiểu, nghiên cứu tài liệu Kế thừa nghiên cứu trước Tổng hợp thơng tin Cấu trúc đề tài: Ngồi phần mở đầu kết luận, đề tài gồm chương: Chương 1: Nhận thức chung hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Chương 2: Thực trạng ứng dụng ISO 9001:2008 soạn thảo ban hành văn tập đoàn Điện lực Việt Nam Chương 3: Đánh giá việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công tác soạn thảo ban hành văn Tập đoàn Điện lực Việt Nam CHƯƠNG NHẬN THỨC CHUNG VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 1.1 Quản lý chất lượng 1.1.1 Khái niệm quản lý chất lượng: Quản lý chất lượng hoạt động chức quản lý chung để nhằm xác định sách chất lượng, mục đích chất lượng thực chúng phương tiện lập kế hoạch tổ chức, đảm bảo chất lượng cải tiến khuôn khổ hệ thống chất lượng 1.1.2 Khái niệm Hệ thống quản lý chất lượng: Hệ thống quản lý chất lượng tập hợp yếu tố liên quan tương - tác để lập sách mục tiêu chất lượng đạt mục tiêu Tập hợp bao gồm yếu tố: Cơ cấu tổ chức Các q trình có liên quan đến chất lượng sản phẩm, dịch vụ Các quy tắc điều hành tác nghiệp Nguồn lực bao gồm: sở hạ tầng, nhân lực 1.2 Hệ thống QLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 1.2.1 Khái niệm ISO chữ viết tắt của International Standadition Organization dịch “Tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế” ISO tổ chức phi phủ, thành lập từ năm 1947, trụ sở Geneva, Thụy Sỹ gồm 163 quốc gia thành viên (Việt Nam thành viên thức năm 1977) Nhiệm vụ: Ban hành tiêu chuẩn quốc tế (bao quát gần tất ngành từ cơng nghiệp, an tồn thực phẩm, nơng nghiệp y tế,…và liên quan đến hầu hết lĩnh vực từ hệ thống quản lý, sản phẩm, dịch vụ, người,…) ISO có khoảng 200 ban kỹ thuật ban hành 20.000 tiêu chuẩn ISO 9001:2008 tiêu chuẩn quy định chuẩn mực cho hệ thống quản lý khoa học, chặc chẽ quốc tế công nhận, ISO 9001:2008 dành cho tất loại hình Doanh nghiệp, từ Doanh nghiệp lớn tập đòan đa quốc gia đến Doanh nghiệp nhỏ với nhân nhỏ 10 người Một Doanh nghiệp muốn liên tục tăng trưởng, đạt lợi nhuận cao liên tục trì tỷ suất lợi nhuận cao, Doanh nghiệp định phải có hệ thống quản lý khoa học chặc chẽ ISO 9001:2008 để sử dụng phát huy hiệu nguồn lực có 1.2.2 Mục đích, ý nghĩa của ISO 9001:2008 Mục đích: Tiêu chuẩn ISO 9001:2008 quy định yêu cầu hệ thống quản lý chất lượng cho tổ chức: - Cần chứng tỏ khả cung cấp cách ổn định sản phẩm đáp ứng yêu cầu khách hàng yêu cầu luật định liên quan đến sản phẩm - Muốn nâng cao thỏa mãn khách hàng thông qua việc áp dụng trì hệ thống quản lý chất lượng theo theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Việc trì bao gồm việc cải tiến liên tục hệ thống nhằm đảm bảo phù hợp với yêu cầu khách hàng, yêu cầu luật định liên quan đến sản phẩm Ý nghĩa: - Cải thiện hình ảnh trì niềm tin cơng dân, khách hàng Tăng cường tính minh bạch, cơng khai q trình cung cấp sản phẩm, dịch - vụ Giảm chi phí khắc phục, sửa sai sở chủ động phòng ngừa sai lỗi từ - đầu Nền tảng cho việc cải tiến thường xuyên Nâng cao nhận thức người thực công việc 1.2.3 Yêu cầu áp dụng ISO 9001:2008 quản trị văn phòng: - Yêu cầu hệ thống văn mơ tả quy trình Hệ thống văn mơ tả quy trình quản lý chất lượng phải viết cách đơn giản, dễ hiểu, đồng bộ, có hiệu lực tương thích với điều kiện thực tế - Yêu cầu người: Yếu tố người yếu tố quan trọng nhất, có tính chất định quan, tổ chức Áp dụng ISO phải có tham gia tích cực tự giác tất đối tượng có liên quan Khi ban hành quy trình áp dụng ISO, tất đối tượng phải thực theo mô tả biên soạn phê duyệt, phải có tự giác tất đối tượng - Yêu cầu công nghệ thiết bị, sở vật chất: Công tác hành ngày khơng đơn nghề bàn giấy cách đơn thuần, yếu tố công nghệ thơng tin góp phần quan trọng cơng tác hành ngày đại, việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 vào cơng tác hành đòi hỏi trang thiết bị phát huy tối đa hiệu việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 - Yêu cầu quy mô quan, doanh nghiệp: Yếu tố quy mô tổ chức: Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 áp dụng cho loại hình tổ chức lĩnh vực sản xuất, kinh doanh, dịch vụ…và cho quy mô hoạt động Tuy nhiên, biên soạn, xây dựng quy trình phải bám sát quy mô, cấu tổ chức để tối ưu hóa khâu cơng việc để tạo hiệu cao nhất, phát huy tối đa nguồn lực tổ chức - Yêu cầu đảm bảo tính cơng khai minh bạch Trong q trình áp dụng ISO cơng tác văn phòng, cơng khai minh bạch thể chỗ tài liệu viện dẫn, lưu đồ, quy trình phải phổ biến rộng rãi cho tồn nhân viên văn phòng chí tồn doanh nghiệp - u cầu đảm bảo tính thống Áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 phải đảm bảo tính thống quan, tổ chức muốn áp dụng hệ thống quản lý chất lượng nói chung để cải thiện chất lượng công việc phải đảm bảo nguyên tắc Sự thống tư duy, phương pháp làm việc sở dẫn đến thành công tổ chức, tạo guồng máy làm việc trơi chảy, xác - Yêu cầu đảm bảo tính cải tiến liên tục: Việc áp dụng ISO 9001:2008 cơng tác văn phòng phải đảm bảo tính liên tục doanh nghiệp áp dụng cách ngắt quãng hiệu mang lại khơng cao, chí làm cho q trình giải cơng việc gặp nhiều khó khăn Để việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 vào công tác văn phòng quan, tổ chức hiệu quan cần phải xây dựng kế hoạch, định hướng nghiêm túc thực hiện, có việc ứng dụng ISO cơng tác văn phòng đạt kết cao 1.2.4 Nội dung áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cơng tác văn phòng: Trong cơng tác văn phòng khơng phải nội dung áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Những nội dung áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 văn phòng vào văn hướng dẫn nghiệp vụ có, từ thực tế triển khai văn hướng dẫn nghiệp vụ với quy định nhà nước hướng dẫn nghiệp vụ, xác định rõ trách nhiệm cá nhân tham gia vào quy trình đồng thời thảo mãn yêu cầu tiêu chuẩn ISO Hiện nay, cơng tác văn phòng số quan, doanh nghiệp triển khai áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 nghiệp vụ: - Soạn thảo ban hành văn bản\ - Quản lý văn đến - Quản lý nhân - Tổ chức kiện - Kiểm sốt tài liệu - Kiểm sốt cơng việc Ngồi nội dung áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cho cơng tác văn phòng, phận, phòng ban chun môn khác áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 xử lý công nợ, tiếp thị sản phẩm, theo dõi cà xử lý phản hồi khách hàng, đấu thầu,… 1.3 Quy trình soạn thảo ban hành văn bản: Quy trình soạn thảo ban hành văn khái niệm để trình tự cơng việc cần tiến hành trình soạn thảo văn để ban hành 1.4 Ứng dụng ISO 9001:2008 soạn thảo ban hành văn bản: Cung cấp phương pháp thống việc soạn thảo tài liệu - Đảm bảo tài liệu triển khai áp dụng cách quán hình thức cách trình bày - Nâng cao tính hiệu lực, hiệu qủa tài liệu 10 - có văn trình ký lên Ban Tổng Giám đốc (TGĐ) Tập đoàn Văn thư đơn vị trình ký: văn thư( đơn vị có biên chế Văn thư chuyên trách), người huy quan, đơn vị giao nhiệm vụ quản lý văn đi, văn đến (đối với đơn vị khơng có biên chế Văn thư chuyên - trách Trợ lý Ban TGĐ: phận giúp Ban TGĐ Tập đồn việc kiểm sốt, kiểm - duyệt văn trình ký Văn thư Tập đồn: phận có trách nhiệm kiểm duyệt, đăng ký, ban hành, quản lý văn Ban TGĐ Tập đoàn ký thuộc thẩm quyền ban hành Tập đồn 20 Quy trình: 5.1 Lưu đồ quy trình: 5.2 Mơ tả lưu đồ: 5.2.1 Soạn thảo, ban hành láy ý kiến thẩm định: Đơn vị trình ký soạn thảo văn thực theo Quyết định số 15/QĐ21 ĐLVN-VP ngày 02/01/2015 việc ban hành Quy định thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Tập đồn văn sửa đổi, bổ sung thay tùy thời điểm a Trách nhiệm đơn vị soạn thảo: - Khi soạn thảo xong văn cần trình ký, người soạn thảo trình Chỉ huy quan, đơn vị ký duyệt văn hình thức ký số (CA); sau gửi đồng thời dự thảo văn cần trình ký đến quan, đơn vị có chức thẩm định văn - thông qua chức “ Chuyển văn đi-đến V-Office Khi gửi văn lấy ý kiến thẩm định, đơn vị soạn thảo phải nêu rõ yêu cầu nội dung cần xin ý kiến thẩm định, yêu cầu thời gian gửi trả Phiếu Nhận - xét, user nhận Phiếu nhận xét b Trách nhiệm quan, đơn vị ban hành: Khi nhận văn gửi đến xin ý kiến thẩm định, quan, đơn vị chức đề nghị thẩm định văn phải nghiên cứu, cho ý kiến chuyên môn nội dung liên quan, lập phiếu nhận xét theo Mẫu số 01/QT.00.VP.05 huy quan ký hình thức CA, sau gửi Phiếu nhận xét cho user Người/ Đơn vị soạn thảo văn (đơn vị xin thẩm định) thông qua “Chức chuyển - văn đi- đến V-Office” Thời gian thẩm định gửi trả kết thẩm định(Phiếu nhận xét): Trong vòng ngày làm việc kể từ ngày nhận văn đề nghị thẩm định Trong trường hợp đặc biệt nội dung xin ý kiến thẩm định phức tạp, vòng ngày khơng thể trả Phiếu nhận xét quan, đơn vị thẩm định phải thông báo cho Đơn vị soạn thảo biết, đồng thời phải xác định thời hạn trả Phiếu nhận xét 5.2.2 Trình ký văn Khi nhận Phiếu nhận xét, Đơn vị soạn thảo hoàn thiện lại văn trình ký Đơn vị soạn thảo chỉnh sửa văn theo ý kiến Phiếu nhận xét có quyền bảo lưu nội dung văn Dự thảo gửi xin thẩm định - Đơn vị soạn thảo lập Phiếu trình giải cơng việc theo mẫu số 02/QT.00.VP.05 Nội dung phiếu trình phải nêu rõ: Văn xin ý kiến thẩm định quan nào, quan đơn vị có khơng có Phiếu nhận 22 - xét Nội dung chỉnh sửa, nội dung bảo lưu (nêu rõ lý do)… Khi thực trình ký, người trình ký lựa chọn Người có thẩm quyền kiểm duyệt, ký duyệt, ký ban hành theo thứ tự: Chỉ huy đơn vị trình ký, quan, đơn vị chức (chỉ áp dụng trường hợp văn trình ký nằm Danh mục văn trình ký thẩm định Phiếu nhận xét và/hoặc văn trình ký bắt buộc phải có chữ ký quan, đơn vị chức liên quan đến nội dung văn trình ký khơng phải lấy ý kiến thẩm định; Phó TGĐ Tập đồn chun trách (nếu có), Tổng Giám Đốc Tập đồn Trường hợp quan đơn vị có ý kiến khơng thống với nội dung văn trình ký - ký trình lên Phiếu trình giải cơng việc Trong q trình thẩm định văn ý kiến Phiếu nhận xét quan, đơn vị tăng cường trao đổi trực tiếp để bàn bạc, đồng nội dung văn - trình ký, đặc biệt việc mới, việc khó Người trình ký phải lựa chọn đúng, đủ cá nhân, quan, đơn vị có thẩm quyền - ký văn bản, chọn xác đơn vị ban hành văn Người trình ký phải thực thao tác chọn hiển thị hình ảnh chữ ký - người có phần đề ký trực tiếp văn Đơn vị soạn thảo vào chức “Chuyển văn đi- đến” V-Ofice để gửi lại “Bộ trình ký” cuối cho đơn vị lấy ý kiến thẩm định Mục đích - để đơn vị nắm nội dung cuối văn cần trình ký Việc áp dụng chữ ký số phê duyệt nội liên quan đến tài chính, văn lên quan đến kinh phí xin phê duyệt Tập đoàn đề nghị đơn vị thực theo hướng dẫn 179/ĐLVN- TC ngày 27/2/2014 5.2.3 Kiểm tra thể thức văn bản, kiểm duyệt thủ tục trình ký Văn thư đơn vị trình ký hồn toàn chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc Tập đoàn việc: Kiểm tra thể thức văn bản, Kiểm duyệt thủ tục liên quan đến văn trình ký Kiểm tra đầy đủ tính xác trường thơng tin Người trình ký (tên loại văn bản,lĩnh vực, độ khẩn, độ mật,… ) - Nếu văn thể thức, đủ thủ tục ký duyệt Nếu văn sai thể thức, sai lỗi tả khơng đúng, khơng đủ thủ tục trình ký Văn thư “Từ chối ký” nêu rõ lý mục Ghi cửa sổ 23 ký phần mềm Đối với văn ký qua nhiều cấp: Hệ thống mặc định bỏ qua bước ký duyệt Văn thư cấp trung gian Trách nhiệm kiểm duyệt thể thức văn thủ tục trình ký thuộc Văn thư đơn vị trình ký 5.2.4 Ký trình văn - Văn trình lên Ban TGĐ Tập đồn phải huy quan, đơn vị ký trình Riêng văn chủ trương, sách mới, văn liên quan đến kinh phí bắt buộc phải cấp trưởng quan, đơn vị ký trình - theo phân cấp ủy quyền Chỉ huy quan, đơn vị trình ký người chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc Tập đoàn pháp luật nhà nước nội dung, tính hợp pháp văn quan, đơn vị trình ký 5.2.5 Ký duyệt văn - Khi nhận văn trình ký V-Office, quan, đơn vị chức có trách nhiệm xem xét, giải văn theo chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền - thời hạn quy định Chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc Tập đoàn pháp luật nội dung liên quan đến quan, đơn vị văn ký từ chối ký 5.2.6 Kiểm duyệt văn Trợ lý Ban TGĐ Tập đoàn chịu trách nhiệm kiểm duyệt thủ tục trình ký, hồ sơ giải trình theo văn trình ký - Nếu văn tình ký thủ tục ký duyệt Nếu văn khơng khơng đủ thủ tục “Từ chối ký” phải nêu rõ - lý từ chối mục “Ghi chú” cửa sổ ký phần mềm Có quyền chuyển đổi người ký phê duyệt/ký ban hành quan, đơn vị trình ký văn lựa chọn không 5.2.7 Ký ban hành/ ký phê duyệt văn bản: - Người có thẩm quyền ký ban hành/ ký phê duyệt văn có quyền “Ký” - “Từ chối ký” văn Người ký ban hành/ Ký phê duyệt văn ký thẩm quyền quy định Quy chế công tác Văn thư Tập đồn, theo Quy định phân - cơng nhiệm vụ Ban TGĐ Tập đoàn văn ủy quyền Người ký ban hành/ Ký phê duyệt văn phải chịu trách nhiệm trước cấp 24 pháp luật nhà nước văn ký 5.2.8 Đăng ký, ban hành văn a Đăng ký văn Văn sử dụng chữ ký số Văn thư đăng ký để quản lý theo chế độ quy định b Thẩm quyền ban hành văn - Văn thư Tập đoàn chịu trách nhiệm đăng ký làm thủ tục ban hành văn thuộc thẩm quyền ban hành Tập đoàn (nếu văn - theo Quy định thể thức văn hành Tập đồn) Văn thư đơn vị trình ký chịu trách nhiệm đăng ký làm thủ tục ban hành văn xin phê duyệt xin ý kiến đạo từ lãnh đạo Tập đoàn c Lưu văn từ phần mềm ký số đóng dấu Tập đồn: - Văn thư Tập đồn có trách nhiệm in, chụp, đăng ký, đóng dấu phát hành văn dạng giấy văn Ban TGĐ Tập đoàn / người ủy quyền ký duyệt phép in từ phần mềm chữ ký số theo yêu cầu - đơn vị trình ký Để kiểm soát chặt chẽ số lượng văn in từ phần mềm ký số, trước đóng dấu, Văn thư phải ký nháy trực tiếp vào văn vị trí ký nháy sau dấu - chấm(.) dòng cuối phần “Nơi nhận” phía văn Văn thư chịu trách nhiệm tính tồn vẹn văn in từ phần mềm để đóng dấu Tập đoàn d Ban hành văn V-Office: - Văn thư có trách nhiệm phát hành số lượng, nơi nhận xác định - phần “Nơi nhận” văn Đối với văn có ý kiến thẩm định quan, đơn vị chức ban hành văn Văn thư phải gửi cho quan, đơn vị 02 - Không gửi lại văn cho người ký ban hành/phê duyệt văn 5.2.9 Lưu văn bản: Văn ký số lưu hệ thống V-Ofice Lưu hồ sơ: TT Tên hồ sơ Trách Thời gian lưu Ghi Phiếu nhận xét nhiệm lưu Cơ quan/ Theo QĐ BM.01/QT.00.VP đơn vị 25 06 Văn Cơ quan/ lãnh đạo Tập đơn vị Theo QĐ đoàn ký ban hành/ký phê duyệt Tập đoàn Điện lực doanh nghiệp có quy mơ lớn, bao gồm nhiều quan, đơn vị trực thuộc vậy, việc áp dụng ISO 9001:2008 việc soạn thảo ban hành văn cần thiết nhằm thực quy trình cách có hệ thống, đảm bảo xác, an toàn Hạn chế rủi ro việc cung cấp truyền tải thông tin 26 CHƯƠNG 3: ĐÁNH GIÁ VIỆC ÁP DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 TRONG CÔNG TÁC SOẠN THẢO BAN HÀNH VĂN BẢN CỦA TẬP ĐOÀN ĐIỆN LỰC VIỆT NAM 3.1 Ưu điểm: Xây dựng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 khơng thể bảo đảm q trình sản phẩm khơng có lỗi chắn hệ thống tạo nên sức mạnh tin cậy tổ chức, nhờ vào : - Có sách mục tiêu chất lượng rõ ràng, có quan tâm Lãnh - đạo cao thông qua việc xem xét định kỳ toàn hệ thống Xây dựng cấu tổ chức phân bổ nguồn lực hợp lý để thực - công việc tăng khả đạt yêu cầu mong muốn Các quy trình làm việc rõ ràng quán, đảm bảo công việc - thực thích hợp khoa học Một hệ thống mà ln có phản hồi, cải tiến để sai lỗi, sai sót tất phận ngày hạn chế khơng lặp lại sai lỗi, sai sót với nguyên - nhân cũ xảy Một chế để định kỳ đánh giá toàn diện nhằm liên tục cải tiến toàn - hệ thống Xây dựng trình bảo đảm yêu cầu khách hàng chắn đạt trước chấp nhận yêu cầu khách hàng 3.2 Nhược điểm, tồn nguyên nhân - Việc áp dụng ISO công tác soạn thảo ban hành văn bước mới, số nhân viên chưa hiểu thật đầy đủ phải làm việc theo quy trình gò bó, nghiêm ngặt Vì vậy, cần phải có quan tâm lãnh đạo với tâm cao cán cơng nhân viên Tập đồn giao thừa hành nhiệm vụ để việc áp dụng mang lại hiệu cao - CBCNV chuẩn bị sẵn sàng cho việc áp dụng, khai thác phần mềm quản lý văn sử dụng chữ ký số chưa hiểu được, nắm hết nguyên tắc, cách thức sử dụng công việc thường xuyên tập trung 27 số phận phân cơng - Quy trình vận hành sai phát sinh lỗi trình khai thác, sử dụng phần mềm nguyên nhân khách quan thao tác sai trình thẩm định, ký, ban hành văn (chọn nhầm từ chối văn thành phê duyệt, hệ thống chưa có chức báo sai) - Một số trường hợp văn trình ký xử lý chậm so với thời gian quy định: Quá trình ký bị kéo dài nhân tham gia ký thẩm định, ký ban hành không đủ thời gian xử lý (tiếp nhận muộn, bận công tác dài ngày, khơng xử lý kịp có q nhiều công việc phát sinh khác,…) - Việc phổ biến, tuyên truyền quán triệt tới CBCNV cấp tuân thủ nghiêm quy trình ISO chưa triệt để; khơng đánh giá chất lượng công việc thông qua việc áp dụng quy trình, khơng thực việc thi đua khen thưởng vào kết thực thi công việc theo quy trình ISO - Việc áp dụng chữ ký số, phần mềm quản lý văn bị ảnh hưởng trục trặc mang tính kỹ thuật, yếu tố an tồn thơng tin chủ quan/khách quan: o Người dùng bị lộ mật khẩu, cho người khác sử dụng tài khoản, mật để ký, khai thác văn o Phát sinh yếu tố hư hỏng, gây lỗi phần mềm: Bị phát tán thư rác virus vào hệ thống, bị cản trở, ngăn chặn trình truyền, gửi nhận văn bản, thay đổi xóa hủy, chụp, tiết lộ, làm sai lệch thông tin hệ thống 3.3 Các giải pháp Để đảm bảo thực hiệu việc áp dụng tiêu chuẩn ISO, cần lưu ý số nội dung sau: - Lãnh đạo huy quan đơn vị cần nhận thức đắn tầm quan trọng hiệu mang lại cho công tác quản lý áp dụng ISO; cần có tâm cao liệt công tác đạo, điều hành thực thi nhiệm vụ; - Tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến để nâng cao trách nhiệm thủ trưởng đơn vị thuộc quan, trách nhiệm công chức, viên chức quan tuân thủ quy trình ISO; - Trong trình triển khai xây dựng quy trình ISO, cần cân nhắc kỹ để tránh 28 hai xu hướng: (1) xây dựng quy trình theo hướng "chuẩn" thời gian thực hiện, dẫn tới thực tế triển khai công việc đáp ứng quy định nêu quy trình; (2) xây dựng quy trình giải cơng việc theo hướng diễn giải lại diễn thực tế quan, đơn vị để tránh bị "bắt lỗi" trình đánh giá, dẫn tới không nâng cao trách nhiệm cán bộ, công nhân viên giải công việc không phát huy hết ưu điểm ISO; - Cần phân công trách nhiệm phù hợp để đảm bảo HTQLCL xây dựng áp dụng mang lại hiệu cao nhất; - Cần có chế, sách phù hợp nhằm nâng cao trách nhiệm tính chủ động phận Thường trực ISO đơn vị, cá nhân trực tiếp thực thủ tục hành đơn vị - Tiếp tục trì nâng cao chất lượng, hiệu công tác kiểm tra, đánh giá nội bộ; kiểm soát tốt việc thực quy trình ISO đơn vị; đề xuất kịp thời, xác việc khen thưởng, phê bình đơn vị, cá nhân nhằm động viên, khuyến khích đơn vị, cá nhân thực tốt xử lý thích đáng đơn vị, cá nhân thực chưa tốt; 29 KẾT LUẬN Qua yếu tố nêu, đề tài tập trung phân tích, đánh giá kết việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001-2008 công tác soạn thảo ban hành văn Tập đoàn Điện lực Việt Nam Trong đó, rõ kết bật đạt được, số hạn chế, tồn phát sinh trình triển khai, nguyên nhân, đề xuất kiến nghị để khắc phục, tiếp tục hoàn thiện, nâng cao chất lượng, hiệu Áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001-2008 thông qua qua việc triển khai phần mềm quản lý văn việc sử dụng chữ ký số V-Ofice cách đồng văn thể ý chí lãnh đạo, CBCNV Theo thống chế, phương pháp, nguyên tắc việc quản lý văn Xác định trách nhiệm, thẩm quyền quan, đơn vị cá nhân tham gia q trình soạn thảo, kiểm sốt, ký duyệt ban hành văn 30 TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình Quản trị chất lương- GS.TS Nguyễn Đình Phan (2003) Quản lý chất lượng ISO 9001:2008- Nguyễn Kim Định (1997) Bài giảng ISO 9001:2008 31 PHỤ LỤC TẬP ĐOÀN ĐIỆN LỰC VIỆT NAM TÊN CƠ QUAN, ĐƠN VỊ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập- Tự do- Hạnh phúc Số:………… ….ngày… tháng… năm 20… PHIẾU NHẬN XÉT Về việc……………………………… - Kính gửi: Ý kiến Đồng ý hay khơng đồng ý nội dung văn bản? Tại sao? Đề nghị đơn vị chỉnh sửa bổ sung nội dung nào? Lý do? Nội dung có phù hợp với quy định pháp luật Tập đồn khơng? Căn ? Nội dung chưa phù hợp? lý (nếu có) Đã chỉnh sửa bổ sung nội dung nào? Lý do? Tính khả thi, hiệu quả? Căn cứ? Các ý kiến chuyện mơn khác Đề xuất (Nếu có) Nơi nhận: THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN ĐƠN VỊ Như Lưu: (chữ ký, cấp bậc, họ tên) 32 Mẫu số 02/QT.00.VP.05- Phiếu trình giải cơng việc TẬP ĐỒN ĐIỆN LỰC VIỆT NAM TÊN CƠ QUAN, ĐƠN VỊ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập- Tự do- Hạnh phúc Số:………… ….ngày… tháng… năm 20… Kính gửi: Lãnh đạo Tập đồn/ Đơn vị - Vấn đề trình: Tóm tắt nội dung cơng việc giải trình Nội dung trình Căn trình văn Tóm tắt nội dung cần trình Đối với trình văn quản lý nêu rõ: Lý xây dựng sửa đổi văn ST T … Vấn đề … Quy định/ Quyết định cũ Đề xuất, sửa đổi, Lý …… bổ sung … … + Khi sửa đổi, bổ sung văn so với văn trước phải nêu được: Bỏ gì? Tại sao? Sửa gì? Tại sao? Thêm gì? Tại - Ý kiến cửa quan, đơn vị: yêu cầu thống kê đầy đủ tất ý + Các ý kiến bảo lưu ( rõ nội dung ý kiến đơn vị)? Lý + Các ý kiến tiếp thu, chỉnh sửa? Lý do? Sửa mục nào? 33 Ý kiến bảo lưu ST Đơn vị Nội dung tham gia ý kiến đơn vị T … … ………… Ý kiến tiếp thu chỉnh sửa Đơn vị Nội dung tham gia ý ST kiến đơn vị T … ……… …… Ý kiến chỉnh sửa khác (nếu có) ST Nội Nội dung chỉnh sửa T Lý bảo Ghi lưu … … Lý tiếp Tham Ghi chiếu vb thu … Lý sửa dung ….… Tham chiếu Văn Ghi ban đầu - Sau lấy ý kiến quan, đơn vị liên quan, đơn vị soạn thảo có chỉnh sửa lại nội dung dự thảo văn phải nêu rõ Phiếu trình - Đối với văn quan, đơn vị trình trực tiếp Ban TGĐ Tập đồn mà khơng có đơn vị tham gia ý kiến đơn vị soạn thảo nêu tóm tắt nội dung - văn Phiếu trình giải cơng việc Hồ sơ trình ký kèm theo văn gồm: File trình ký File đính kèm Văn đính kèm Đề xuất Lãnh đạo/ Chỉ huy duyệt ký văn Đề xuất khác CƠ QUAN ĐƠN VỊ CHỨC NĂNG THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN ĐƠN VỊ Nơi nhận 34 ... trình soạn thảo ban hành văn bản: Quy trình soạn thảo ban hành văn khái niệm để trình tự cơng việc cần tiến hành trình soạn thảo văn để ban hành 1.4 Ứng dụng ISO 9001:2008 soạn thảo ban hành văn bản: ... tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Chương 2: Thực trạng ứng dụng ISO 9001:2008 soạn thảo ban hành văn tập đoàn Điện lực Việt Nam Chương 3: Đánh giá việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công tác soạn thảo. .. trạng quy trình soạn thảo văn ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 của Tập đoàn Điện lực Việt Nam QUY TRÌNH Mã hiệu: QT.VP.01 SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN Lần ban hành: 01 Ngày ban hành: Mục đích: