Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài: 1 2. Lịch sử nghiên cứu: 2 3. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu đề tài: 2 4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu: 3 5. Phương pháp nghiên cứu: 3 6. Giả thuyết khoa học: 3 7. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài : 3 8. Cấu trúc đề tài: 4 CHƯƠNG I. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG VÀ VÀI NÉT KHÁI QUÁT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN HOÀNG MAI HÀ NỘI 5 1.1. Vài nét về văn phòng: 5 1.1.1 Khái niệm văn phòng: 5 1.1.2 Tầm quan trọng của công tác văn thư – lưu trữ trong văn phòng 5 1.2. Sự hình thành và phát triển của Ủy ban nhân dân Quận Hoàng Mai Hà Nội: 6 CHƯƠNG II. THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG ISO 9001:2008 TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN HOÀNG MAI HÀ NỘI 8 2.1 Cơ sở lý luận về ISO 8 2.1.1 Khái niệm ISO 8 2.1.2 . Khái niệm Công tác Văn thư – Lưu trữ 10 2.1.3 Mục đích, sự cần thiết của việc áp dụng ISO 9001 trong Công tác Văn thư – Lưu trữ UBND Quận Hoàng mai. 11 2.1.4 Quy trình xây dựng Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 trong Công tác Văn thư – Lưu trữ UBND Quận Hoàng mai 11 2.2. Mục đích, yêu cầu , nội dung và trình tự áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 vào công tác Văn thư – Lưu trữ trong UBND Quận Hoàng mai. 11 2.2.1. Mục đích của việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001 vào công tác Văn thư – lưu trữ. 12 2.2.2. Yêu cầu của việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 vào công tác Văn thư – lưu trữ. 12 2.2.3. Nội dung áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001 vào công tác Văn thư – lưu trữ. 12 2.2.4. Trình tự áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 vào công tác Văn thư – lưu trữ. 13 2.3. Thực trạng việc ứng dụng ISO 9001:2008 trong Công tác Văn thư – Lưu trữ tại UBND Quận Hoàng mai 14 2.3.1 Những kết quả trong bước đầu xây dựng và áp dụng ISO 9001. 15 2.3.2. Những thuận lợi và khó khăn khi ứng dụng ISO 9001 trong Công tác Văn thư – Lưu trữ tại UBND Quận Hoàng Mai . 15 2.4. Nguyên nhân 17 CHƯƠNG III. PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP ỨNG DỤNG ISO 9001:2008 TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN HOÀNG MAI HÀ NỘI 19 3.1. Phương hướng và kế hoạch phát triển trong thời gian tới. 19 3.2. Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu của thực thiện việc ứng dụng ISO 9001:2008 trong Công tác Văn thư – Lưu trữ tại UBND Quận Hoàng mai 19 KẾT LUẬN 21 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 22 PHỤ LỤC
LỜI CẢM ƠN Để thực đề tài nghiên cứu : ”Từ thực tế làm việc quan, trình bày nội dung ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cơng tác văn phòng Đánh giá thực trạng ứng dụng đưa số kiến nghị.” Ngoài cố gắng thân Tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành tới Giảng viên: Ths.Đinh Thị Hải Yến giảng dạy môn Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9000 cơng tác Quản trị văn phòng nhiệt tình bảo, giảng dạy em để em hoàn thành nghiên cứu cách tốt hồn chỉnh Tơi xin gửi lời cảm ơn tới lãnh đạo, cán công nhân viên Ủy ban nhân dân Quận Hồng mai cung cấp cho tơi tài liệu đáng quý hữu ích để phục vụ tốt đảm bảo tính trung thực thực tiễn cho luận văn đạt kết cao Tôi xin cảm ơn tất quan tâm đọc nghiên cứu tơi, góp ý kiến cho tơi để nghiên cứu tơi hồn thiện Xin chân thành cảm ơn ! LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan: Luận văn công trình nghiên cứu thực cá nhân tơi, thực hướng dẫn khoa học Giảng viên: Ths.Đinh Thị Hải Yến giảng dạy môn Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9000 công tác Quản trị văn phòng Kết hợp với tài liệu tham khảo Bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Các số liệu, kết luận nghiên cứu trình bày đề tài nghiên cứu trung thực chưa công bố hình thức Tất tài liệu tham khảo trích dẫn tác giả Nếu có sai, xin chịu trách nhiệm nghiên cứu Xin chân thành cảm ơn! Người thực MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN MỤC LỤC BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT .5 MỞ ĐẦU 1.Lý chọn đề tài: .1 2.Lịch sử nghiên cứu: 3.Đối tượng nghiên cứu phạm vi nghiên cứu đề tài: 4.Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu: 5.Phương pháp nghiên cứu: 6.Giả thuyết khoa học: 7.Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài : 8.Cấu trúc đề tài: CHƯƠNG I NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG TRONG CƠNG TÁC VĂN PHỊNG VÀ VÀI NÉT KHÁI QUÁT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN HOÀNG MAI HÀ NỘI .5 1.1.Vài nét văn phòng: 1.1.1Khái niệm văn phòng: 1.1.2Tầm quan trọng cơng tác văn thư – lưu trữ văn phòng 1.2 Sự hình thành phát triển Ủy ban nhân dân Quận Hoàng Mai Hà Nội: CHƯƠNG II THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG ISO 9001:2008 TRONG CƠNG TÁC VĂN PHỊNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN HOÀNG MAI HÀ NỘI 2Cơ sở lý luận ISO 2.1.1 Khái niệm ISO Khái niệm Công tác Văn thư – Lưu trữ 10 3Mục đích, cần thiết việc áp dụng ISO 9001 Công tác Văn thư – Lưu trữ UBND Quận Hoàng mai .11 4Quy trình xây dựng Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 Công tác Văn thư – Lưu trữ UBND Quận Hoàng mai .11 2.2 Mục đích, yêu cầu , nội dung trình tự áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 vào công tác Văn thư – Lưu trữ UBND Quận Hoàng mai 12 2.2.1 Mục đích việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001 vào công tác Văn thư – lưu trữ 12 2.2.2 Yêu cầu việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 vào công tác Văn thư – lưu trữ 12 2.2.3 Nội dung áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001 vào công tác Văn thư – lưu trữ 12 2.2.4 Trình tự áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 vào công tác Văn thư – lưu trữ 13 2.3 Thực trạng việc ứng dụng ISO 9001:2008 Công tác Văn thư – Lưu trữ UBND Quận Hoàng mai .14 2.3.1 Những kết bước đầu xây dựng áp dụng ISO 9001 15 Những thuận lợi khó khăn ứng dụng ISO 9001 Công tác Văn thư – Lưu trữ UBND Quận Hoàng Mai 15 3.Nguyên nhân 17 CHƯƠNG III PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP ỨNG DỤNG ISO 9001:2008 TRONG CÔNG TÁC VĂN PHỊNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN HỒNG MAI HÀ NỘI 19 3.1 Phương hướng kế hoạch phát triển thời gian tới 19 3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu thực thiện việc ứng dụng ISO 9001:2008 Công tác Văn thư – Lưu trữ UBND Quận Hoàng mai .19 KẾT LUẬN .21 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .22 PHỤ LỤC 23 BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT STT TỪ VIẾT TẮT UBND HN HM Đ/c CVP TÊN CỤM TỪ VIẾT TẮT Ủy ban nhân dân Hà nội Hồng Mai Đồng chí Chánh văn phòng MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài: Ở tất quan, đơn vị, tổ chức trị, xã hội, cơng ty ngồi nước, tổ chức có phận khơng thể thiếu văn phòng Văn phòng máy quan, tổ chức giúp lãnh đạo quan quản lý điều hành công việc, đồng thời đảm bảo điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung quan, tổ chức Nhìn chung nhiệm vụ văn phòng tổng hợp thành hai nội dung bản, : tham mưu, tổng hợp hậu cần Chức tham mưu tổng hợp giải mối quan hệ văn phòng thủ trưởng quan, đơn vị Văn phòng phải thu thập phân tích tổng hợp thơng tin vấn đề cần giải tham vấn cho lãnh đạo tổ chức điều hành quan Chức hậu cần giải mối quan hệ văn phòng với toàn quan đơn vị Với chức văn phòng phải bảo đảm vận hành bình thường hoạt động quan, tổ chức Ngày nay, vai trò văn phòng hoạt động quan, tổ chức ngày khẳng định nhiệm vụ đặt cho văn phòng phức tạp hơn, đa dạng hơn, việc lớn nhỏ liên quan đến Văn phòng Khi tổ chức, quan thành lập phải có hoạt động, trao đổi thơng tin, cung cấp thơng tin,…Chính mà văn phòng cần phải đáp ứng việc cho đời công tác văn thư – lưu trữ gồm công việc: thu thập tài liệu văn bản, xử lý văn bản, tiếp nhận văn đến, văn đi, chuyển giao văn bản, đóng dấu, lưu trữ tài liệu,… Công tác văn thư - lưu trữ vô quan trọng hoạt dộng văn phòng, đảm bảo thơng tin văn phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo quản lý điều hành công việc, giải công việc hàng ngày, chất lượng hiệu hoạt dộng quan tổ chức Tuy quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng có đặc điểm chung trình hoạt động sản sinh giấy tờ liên quan văn bản, tài liệu có giá trị lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng cần thiết Bởi gốc, chính, xác nhận việc xảy có giá trị pháp lý cao phát huy giá trị tài liệu lưu trữ quan trọng nhiều Do đó, quan, tổ chức thành lập, công tác văn thư, lưu trữ tất yếu hình thành Việc soạn thảo, ban hành văn quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an tồn "huyết mạch" trọng hoạt động quan, tổ chức Công tác văn thư, lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin văn phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải công việc ngày, tới chất lượng hiệu hoạt động quan, tổ chức Hiểu tầm quan trọng công tác văn thư - lưu trữ, Ủy ban nhân dân Quận Hồng Mai – Hà Nội ln cố gắng khơng ngừng, phát triển công tác văn thư – lưu trữ ngày hồn thiện đảm bảo chức thơng tin, tra cứu,…bẳng việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 Cũng mà cần có cơng trình nghiên cứu cơng tác ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cơng tác văn phòng để đánh giá hoạt dộng công tác Là sinh viên chun ngành Quản trị văn phòng việc nghiên cứu đề tài đáp ứng yêu cầu nghiên cứu học tập Với lý trên, chọn đề tài công tác ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cơng tác văn phòng ở Ủy ban nhân dân Quận Hoàng Mai làm đề tài nghiên cứu khoa học Với mong muốn góp phần phát triển hệ thống quản lý chất lượng phục vụ cơng tác văn phòng Lịch sử nghiên cứu: Công tác ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công tác văn phòng ln góp phần quan trọng hoạt dộng quan tổ chức Do có nhiều sách, tài liệu, giáo trình viết công tác văn thư – lưu trữ, tiêu biểu như: - Nguyễn Kim Định (1997) , Quản lý chất lượng ISO 9001, Nxb Khoa học - Minh Đức – “ ISO 9001, Tài liệu hướng dẫn thực , Nhà xuất Trẻ - GS.TS Nguyễn Đình Phan (2003) , Giáo trình quản lý chất lượng , Nhà xuất Hà Nội - GS Nguyễn Quang Toản, ISO 9000 , Nhà xuất Thống kê - Tổng cục tiêu chuẩn đo lường chất lượng 1996 Đối tượng nghiên cứu phạm vi nghiên cứu đề tài: 3.1 Đối tượng nghiên cứu: - Công tác ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cơng tác văn phòng Ủy ban nhân dân Quận Hoàng Mai – Hà Nội 3.2 Phạm vi nghiên cứu: - Thời gian: Giai đoạn năm 2014 đến năm 2015 - Không gian: Công tác ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công tác văn phòng Ủy ban nhân dân Quận Hồng Mai Hà Nội Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu: - Tìm hiểu việc áp dụng ISO 9001: 2008 cơng tác Văn phòng Ủy ban nhân dân Quận Hoàng mai - Đánh giá ưu – nhược điểm đưa giải pháp nhằm giải vấn đề tồn đọng - Làm sáng tỏ vấn đề nghiên cứu: ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cơng tác văn phòng Ủy ban nhân dân Quận Hoàng Mai Hà Nội - Luận văn nghiên cứu trung thực với thực tế, áp dụng vào thực tế Phương pháp nghiên cứu: - Phương pháp thu thập phân tích liệu + Phương pháp định tính + Phương pháp định lượng - Phương pháp diễn dịch - Phương pháp quy nạp - Phương pháp nghiên cứu tài liệu - Phương pháp thực thi nghiệm - Phương pháp quan sát - Phương pháp vấn - Phương phá điều tra, hỏi - Phương pháp thực nghiệm - Phương pháp tổng hợp thông tin Giả thuyết khoa học: Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cơng tác văn phòng bước tiến vượt bậc hoạt động Ủy ban nhân dân Quận Hoàng mai Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài : - Đưa kết luận, đánh giá cụ thể, phân tích có hệ thống tác động có tính tích cực tiêu cực việc áp dụng ISO 9001:2008 công tác văn thư lưu trữ - Các giải pháp đề xuất đề tài giải vấn đề tồn đọng - Đề tài nghiên cứu góp phần nhằm hoàn thiện nâng cao hoạt dộng ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cơng tác văn phòng quan - Đề tài nghiên cứu phát triển, có ý nghĩa tích cực hoạt động cơng tác nghiệp vụ văn phòng - Đề tài làm tài liệu tham khảo cho viên chức phục vụ công tác văn thư lưu trữ ở quan Cấu trúc đề tài: Ngoài phần mở đầu, danh mục tài liệu tham khảo phụ lục đề tài có cấu trúc gồm chương sau: Chương I Những vấn đề chung cơng tác Văn phòng vài nét khái quát Ủy ban nhân dân Quận Hoàng mai-HN Chương II Thực trạng ứng dụng ISO 9001:2008 cơng tác văn phòng Ủy ban nhân dân Quận Hồng mai-HN Chương III Phương hướng giái pháp ứng dụng ISO 9001:2008 cơng tác văn phòng Ủy ban nhân dân Quận Hoàng mai-HN KẾT LUẬN CHƯƠNG I NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG TRONG CƠNG TÁC VĂN PHỊNG VÀ VÀI NÉT KHÁI QUÁT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN HỒNG MAI HÀ NỘI 1.1 Vài nét văn phòng: 1.1.1 Khái niệm văn phòng: Văn phòng máy điều hành tổng hợp quan, doanh nghiệp, nơi thu thập, xử lý thông tin, thực đảm bảo công tác hậu cần, sở vật chất nhằm hỗ trợ, phục vụ cho điều hành đạo lãnh đạo hoạt động quan, doanh nghiệp Văn phòng gồm phận: Hành chính, kế toán, văn thư-lưu trữ, lễ tân, y tế, quản trị, tổ xe, bảo vệ 1.1.2 Tầm quan trọng công tác văn thư – lưu trữ văn phòng - Có thể khẳng định, cơng tác văn thư, lưu trữ có vai trò quan trọng tất lĩnh vực đời sống xã hội Vì vậy, Đảng nhà nước ta, đặc biệt Chủ tịch Hồ Chí Minh ln đánh giá cao ý nghĩa, tầm quan trọng công tác lưu trữ tài liệu lưu trữ - Ngay từ ngày đầu nước nhà giành độc lập, Hồ Chí Minh, Chủ tịch Chính phủ Cách mạng Lâm thời nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa ký Thơng đạt số 1C/VP ngày 03 tháng 01 năm 1946 công tác công văn, giấy tờ, Người rõ "tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt phương diện kiến thiết quốc gia" đánh giá "tài liệu lưu trữ tài sản qúy báu, có tác dụng lớn việc nghiên cứu tình hình, tổng kết kinh nghiệm, định hướng chương trình kế hoạch cơng tác phương châm sách mặt trị, kinh tế, văn hóa, khoa học kỹ thuật Do đó, việc lưu trữ công văn, tài liệu công tác quan trọng" - Nhà nước Việt Nam ta coi công tác văn thư lưu trữ mắt xích khơng thể thiếu máy quản lý - Đối với quan, tổ chức, cơng tác văn thư, lưu trữ có vai trò đặc biệt quan trọng Tuy quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng có có nghĩa gắn liền với cơng tác văn thư Do vậy, chất lượng công tác văn thư có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng hiệu công việc quan, tổ chức 2.2.4 Trình tự áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 vào công tác Văn thư – lưu trữ Để nâng cao chất lượng hiệu công tác văn thư, cần áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2008 vào việc xây dựng thực quy trình sau: - Quy trình soạn thảo ban hành văn - Quy trình quản lý văn đi; - Quy trình quản lý văn đến; - Quy trình tiếp nhận hồ sơ; - Quy trình lập hồ sơ quản lý hồ sơ; - Quy trình nộp hồ sơ vào lưu trữ quan; - Quy trình quản lý sử dụng dấu cụng tác văn thư… Đối với công tác lưu trữ Công tác lưu trữ bao gồm công việc lựa chọn, bổ sung tài liệu; bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu phục vụ hoạt động thực tiễn nghiên cứu lịch sử Để nâng cao chất lượng công tác lưu trữ, cần áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2008 vào việc xừy dựng thực quy trình sau: - Quy trình thu thập, bổ sung tài liệu; - Quy trình phân loại tài liệu; - Quy trình chỉnh lý tài liệu (tài liệu hành chính, tài liệu kỹ thuật, tài liệu nghe nhìn…); - Quy trình tiêu huỷ tài liệu hết giá trị; - Quy trình phục vụ, khai thỏc sử dụng tài liệu phòng đọc; - Quy trình tu bổ tài liệu; - Quy trình vệ sinh tài liệu; - Quy trình khử trùng tài liệu; 13 - Quy trình lập bảo hiểm tài liệu lưu trữ (Quy trình chụp phim; Quy trình rửa; Quy trình kiểm tra chất lượng phim tay chất lượng, văn quy phạm pháp luật, văn hướng dẫn…); Xác định thuật ngữ cần giải thích cụm từ viết tắt cần diễn giải; Xác định nội dung cơng việc trình tự cơng việc (mơ tả ở dạng lưu đồ diễn giải ở dạng lời văn đồng thời hai) trách nhiệm đơn vị, cá nhân liên quan đến việc thực quy trình; Xác định tên gọi hồ sơ, thành phần tài liệu hình thành trình thực quy trình để đưa vào hồ sơ nơi lưu giữ hồ sơ; 2.3 Thực trạng việc ứng dụng ISO 9001:2008 Công tác Văn thư – Lưu trữ UBND Quận Hoàng mai - Việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng ISO 900:2008 vào công tác Văn thư – Lưu trữ ban lãnh đạo Quận quan tâm coi nội dung hoạt động quản lý quan - Cùng với việc thực chuẩn hóa quy trình quy định phòng ban phận Tổ chức – Hành tiến hành nhanh chóng với việc áp dụng quy trình, quy định vào trình giải văn bản, giấy tờ - Việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng thực ở đơn vị, phòng ban cơng ty Và toàn thể đơn vị, cá nhân chấp hành nghiêm chỉnh Hiện Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng mà phận tổ chức – hành đại hóa quy trình cơng tác văn thư – lưu trữ - Quy trình soạn thảo, ban hành, sửa đổi tài liệu - Quy trình khai thác, sử dụng tài liệu - Quy trình bảo quản tài liệu - Quy trình lập hồ sơ cơng việc - Quy trình tiêu hủy tài liệu hết giá trị Bên cạnh hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 hoạt động cơng tác văn thư – lưu trữ thiếu số q trình chưa 14 hồn chỉnh Ban Chỉ đạo ISO xây dựng số quy trình tiếp tục xây dựng thêm số quy trình quy trình quản lý sử dụng dấu, Quy trình bảo quản tài liệu để tiếp tục hoàn thiện theo tiêu chuẩn hệ thống quản lý chất lượng 9001:2008 ban hành (phụ lục 1) 2.3.1 Những kết bước đầu xây dựng áp dụng ISO 9001 - Giúp chuẩn hóa quy trình hành chính, đảm bảo hồ sơ giải trình tự, thời gian theo thủ tục ban hành - Giúp loại trừ điểm không phù hợp trách nhiệm, quyền hạn vị trí cơng tác xác định rõ ràng, lực cán bộ, nhân viên UBND Quận HM được xác định, bồi dưỡng nâng cao Từ kiểm sốt cơng việc, tạo mơi trường làm việc động, thoải mái - Hệ thống tài liệu, văn kiểm soát chặt chẽ, tạo đủ điều kiện để xác định thực phương pháp, giảm thủ tục gây phiền hà - Giúp lãnh đạo Quận dễ dàng kiểm tra, kiểm soát q trình thực cơng việc tất phòng ban Đ/c: Nguyễn Cơng Hiệp-CVP cho hay: “ hiệu rõ ràng sau thời gian ngắn, tâm lý cán văn phòng khơng ngại ISO, nhanh chóng thích nghi, ủng hộ nghiêm túc chấp hành hệ thớng quản lý chất lượng Các quy trình cơng việc bước hồn thiện, cụ thể trách nhiệm cá nhân, tổ chức công đoạn nên khơng tình trạng cán bộ, nhân viên giải tùy tiện Từ tiến độ đến chất lượng dễ dàng kiểm tra, góp phần nâng cao chất lượng hoàn thành nhiệm vụ Nhờ thực áp dụng hệ thớng quản lý chất lượng ISO, văn phòng giải khối lượng lớn công việc” Những thuận lợi khó khăn ứng dụng ISO 9001 Công tác Văn thư – Lưu trữ UBND Quận Hồng Mai *Thuận lợi - Văn phòng phòng ban lớn, có chức nhiệm vụ quan trọng nên 15 lãnh đạo quan tâm - Đội ngũ cán có kinh nghiệm đào tạo chuyên sâu lĩnh vực hành chính, cơng tác Văn thư – lưu trữ - Hệ thống quản lý chất lượng đảm bảo ngày hoàn thiện - Cơ sở vật chất kỹ thuật ngày nâng cao đầu tư thiết bị đại công tác Văn thư – lưu trữ * Khó khăn Song song với thuận lợi nêu trên, việc áp dụng ISO 9001 cơng tác văn thư lưu trữ vấp phải số khó khăn Một là: Áp dụng ISO 9001 công tác văn thư lưu trữ bước mới, lần áp dụng lĩnh vực nghiệp vụ văn thư lưu trữ Vì vậy, phải chịu sức ép tâm lý xây dựng mô hình hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001 mang tính điển hình cho tồn thể Ủy ban sau Điều đòi hỏi thống ý chí hành động Chủ tịch UBND Quận đến đơn vị phòng ban Hai là: Hiện nay, sở pháp lý cho công tác văn thư lưu trữ hạn chế Vấn đề quy định chung văn quy phạm pháp luận Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia Nghị định 111/2004/NĐ-CP, văn đạo, hướng dẫn nghiệp vụ cụ thể công tác văn thư lưu trữ Bộ Nội vụ Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước ban hành chưa đồng Trên thực tế, để áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001, vấn đề thuộc nghiệp vụ văn thư lưu trữ cần quy định cụ thể, chi tiết Chính vậy, sở pháp lý chưa đầy đủ trở ngại lớn cho việc áp dụng ISO 9001 công tác văn thư – lưu trữ Ủy ban Ba là: Cơ sở vật chất công tác văn thư Lưu trữ chưa đầy đủ để tiến hành áp dụng ISO 9001 cách có hiệu quả.Cơ sở vật chất việc áp dụng ISO 9001 không giới hạn đơn trang thiết bị phục vụ hỗ trợ cho nhân viên Hành – Văn thư thực nghiệp vụ cần thiết trình áp dụng ISO Cơ sở vật chất việc áp dụng ISO 9001 hiểu theo nghĩa rộng hơn, sâu hơn, toàn nguồn 16 lượng giúp cho hệ thống quản lý chất lượng theo mơ hình ISO 9001 vận hành Nguồn lượng để hệ thống quản lý chất lượng theo mơ hình ISO 9001 vận hành công tác văn thư lưu trữ hoạt động văn phòng bao gồm đối tượng tham gia trực tiếp vào trình hoạt động hệ thống như: đội ngũ nhân viên, hệ thống hồ sơ tài liệu trang thiết bị đóng vai trò hỗ trợ cho vận hành hệ thống nhý: máy móc, trang thiết bị tài liệu hệ thống Đội ngũ nhân viên công ty chưa trang bị đầy đủ kiến thức chuyên môn kiến thức ISO 9001 tin học; hệ thống văn nghiệp vụ chưa thật đầy đủ đồng bộ, việc đạo quản lý công việc chưa thực khoa học, máy móc trang thiết bị cho q trình thực ISO thiếu số lượng, tốc độ chậm, chưa nâng cấp kịp thời Nguyên nhân Một việc áp dụng ISO 9001:2008 công tác văn thư lưu trữ bước mới, lần áp dụng lĩnh vực nghiệp vụ văn thư lưu trữ doanh nghiệp Cho nên hiểu chưa đúng, chưa đầy đủ phải chịu áp lực tâm lý phải làm việc theo quy trình quyền lực số cá nhân có liên quan bị hạn chế Vì vậy, cần phải có cam kết lãnh đạo tâm cao nhân viên thừa hành việc áp dụng tiêu chuẩn thành cơng Hai năm gần đây, Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước cú nhiều cố gắng việc nghiên cứu biên soạn trình quan nhà nước có thẩm quyền ban hành tự ban hành nhiều văn để quản lý, đạo công tác văn thư, lưu trữ, tiêu biểu Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia nghị định, định, thông tư hướng dẫn thi hành hệ thống quản lý văn nhìn chung thiếu văn hướng dẫn nghiệp vụ cụ thể văn thư lưu trữ Chính sở pháp lý chưa đầy đủ thiếu đồng trở ngại lớn cho việc áp dụng ISO 9001:2008 công tác văn thư lưu trữ Ba khó khăn kinh phí phí cho tư vấn, cho huấn luyện, đào tạo nguồn nhân lực, cho xây dựng quy trình, đánh giá cấp chứng 17 cho mua sắm máy móc, thiết bị cần thiết Bốn đội ngũ nhân viên công ty chưa trang bị đầy đủ kiến thức chuyên môn kiến thức TCVN ISO 9001:2000 tin học khó khăn thách thức lớn cho việc áp dụng Qua việc tìm hiểu thực trạng việc áp dụng hệ thống tiêu chuẩn chất lượng ISO 9001 công tác Văn thư – lưu trữ thấy những ưu điểm, nhược điểm tờn việc áp dụng hệ thớng tiêu ch̉n Chính vậy để hồn thiện hệ thớng quản lý chất lượng ISO cần phải có quan tâm nữa Ban lãnh đạo Quận, cũng cớ gắng tồn thể cán Văn phòng 18 CHƯƠNG III PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP ỨNG DỤNG ISO 9001:2008 TRONG CƠNG TÁC VĂN PHỊNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN HOÀNG MAI HÀ NỘI 3.1 Phương hướng kế hoạch phát triển thời gian tới Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 vào công tác văn thư, lưu trữ nhằm xây dựng thực quy trình xử lý công việc hợp lý, phù hợp với yêu cầu tiêu chuẩn Đồng thời tạo điều kiện để lãnh đạo quan kiểm sốt q trình giải công việc nội quan, thông qua bước nâng cao chất lượng hiệu công tác quản lý việc thực nghiệp vụ văn thư lưu trữ văn phòng - Xây dựng chương trình tổng thể dài hạn kế hoạch cụ thể áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 vào công tác Văn thư – lưu trữ năm cụ thể Các chương trình, kế hoạch phải ban lãnh đạo phê duyệt để đảm bảo triển khai cách có hiệu 3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu thực thiện việc ứng dụng ISO 9001:2008 Công tác Văn thư – Lưu trữ UBND Quận Hoàng mai Để áp dụng thành công hệ thống quản lý chất lượng vào công tác văn phòng, cụ thể phận văn thư lưu trữ văn phòng UBND Quận Hồng mai, tơi kiến nghị số giải pháp sau: + Với công tác văn thư, lưu trữ - Hồn thiện mơ hình quản lý công tác văn thư lưu trữ cải cách hành - Ban Chỉ đạo ISO, làm nhiệm vụ tư vấn hướng dẫn việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng cho quy trình nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ cần chặt chẽ nghiêm chỉnh - Rà soát đánh giá hệ thống quản lý lưu trữ, xây dựng hệ thống quản lý chất lượng theo mơ hình ISO 9001:2008 công tác văn thư, lưu trữ sở phân tích, đánh giá khắc phục hạn chế quan 19 - Hoàn thiện sở lý luận thực tiễn cho việc áp dụng ISO 9001:2008 vào cơng tác lưu trữ UBND Quận Hồng mai - Xây dựng chương trình, kế hoạch áp dụng ISO 9001:2008 vào công tác lưu trữ - Xây dựng kho lưu trữ tài liệu, trách thất lạc tài liệu - Chuẩn bị nguồn nhân lực cho việc thực hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 hình thức mở khoá học ngắn hạn nhằm nâng cao hiểu biết cán văn phòng Ủy ban; nội dung tiêu chuẩn ISO 9001:2008; tinh thần trách nhiệm cá nhân việc thực nhiệm vụ giao áp dụng ISO 9001:2008; kỹ giải công việc, kỹ phương pháp áp dụng ISO 9001:2008 công tác văn thư, lưu trữ - Hồn thiện sở vật chất cho q trình áp dụng ISO 9001 quan Trên cở sở đưa những phương pháp kiến nghị việc áp dụng hệ thống tiêu chuẩn chất lượng ISO 9001:2008 cơng tác Văn phòng phận Văn thư, lưu trữ sẽ góp phần việc khắc phục những hạn chế thiếu sót trước Nhằm củng cớ, hồn thiện nữa việc xây dựng áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công tác hành văn phòng phận Văn thư – lưu trữ 20 KẾT LUẬN Trước hết cần ý thức việc áp dụng hệ thống chất lượng phù hợp với ISO 9001:2008 vào công tác văn thư lưu trữ nỗ lực bước tiến công tác văn phòng Nó đòi hỏi tư mới, tâm nỗ lực toàn thể cán đơn vị, trước hết quan tâm cam kết Ban lãnh đạo, bởi lẽ cam kết lãnh đạo việc thực sách chất lượng việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng điều kiện tiên thành cơng việc áp dụng trì hệ thống quản lý ISO 9001:2008 công tác văn phòng phận văn thư lưu trữ Đồng thời, yếu tố người vơ quan trọng, trình độ hiểu biết cán văn phòng ISO 9001:2008 tham gia tích cực họ vào việc áp dụng ISO 9001:2008 giữ vai trò định Áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 vào công tác văn phòng phận văn thư lưu trữ góp phần giúp cho ủy ban đạt mục tiêu chất lượng, phát huy thuận lợi giảm thiểu hạn chế q trình hoạt động Đó hoạt động có ý nghĩa thiết thực việc thực tiêu chuẩn hóa cơng tác hành quan Ngoài ra, áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 thống chế, phương pháp, nguyên tắc việc quản lý văn Xác định trách nhiệm, thẩm quyền quan, đơn vị cá nhân tham gia trình soạn thảo, kiểm soát, ký duyệt ban hành văn Việc xây dựng áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 gắn với việc xây dựng, thực quy trình làm việc khoa học, hiệu quả, xác định rõ trách nhiệm cá nhân, đơn vị q trình thực thi cơng việc nhằm đảm bảo chất lượng hiệu công tác văn phòng, góp phần vào việc nâng cao hiệu lực hiệu cơng tác hành quan Trên nghiên cứu “Ứng dụng ISO cơng tác văn phòng” tơi Bài nghiên cứu khơng tránh khỏi sai sót Một lần kính mong Giảng viên: Ths.Đinh Thị Hải Yến giảng dạy môn Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9000 công tác Quản trị văn phòng đóng góp ý kiến để nghiên cứu tơi hồn thiện Tơi xin chân thành cảm ơn./ 21 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO - Nguyễn Kim Định (1997), Quản lý chất lượng ISO 9001:2008, Nhà xuất Khoa học - Minh Đức – “ ISO 9001:2008, Tài liệu hướng dẫn thực , Nhà xuất Trẻ - GS.TS Nguyễn Đình Phan (2003) , Giáo trình quản lý chất lượng , Nhà xuất Hà Nội - GS Nguyễn Quang Toản, “ISO 9001:2008” , Nhà xuất Thống kê - Tổng cục tiêu chuẩn đo lường chất lượng 1996 22 PHỤ LỤC PHỤ LỤC SƠ ĐỒ MỘT SỐ QUY TRÌNH TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY Lưu đồ soạn thảo, ban hành, sửa đổi tài liệu Trách nhiệm Ban lãnh đạo Nội dung Nhu cầu sử dụng tài liệu Biểu mẫu đính kèm phiếu đề nghị sửa đổi, bổ sung tài liệu ISO/BM01-02 Cán bộ/ nhân viên phân công phân công soạn thảo/sửa đổi tài liệu Thư ký ISO/ NV Hành Trưởng Hồn chỉnh tài liệu phòng/Chánh văn phòng Chuyên viên Văn thư Thư ký ISO/ NV Hành Chuyên viên văn thư đơn vị xem xét phê duyệt nhân bản, đóng dấu kiểm sốt ghi sổ phân phối thu hồi tài liệu lỗi thời có liên quan Lưu hồ sơ Danh mục hành tài liệu ISO/BM-01-03 Lưu đồ lập hồ sơ công việc Trách nhiệm Chuyên viên Nội dung Mở hồ sơ Văn thư Chuyên viên Văn thư Chuyên viên Văn thư Thu thập, cập nhật văn đưa vào hồ sơ xếp văn bản, tài liệu hồ sơ Chuyên viên Văn thư Hồ sơ công việc ISO/BM- 02-05 Văn thư Chuyên viên Biểu mẫu đính kièm Phân chia tài liệu hồ sơ thành đơn vị bảo quản Kết thúc hồ sơ Lưu đồ quy trình tiêu hủy tài liệu hết giá trị Trách nhiệm Chuyên viên Văn thư Hội đồng xác Nội dung Lập danh mục TL hết giá trị Biểu mẫu Hồ sơ tiêu hủy tài liệu ISO/BM- 02-06 định giá trị tài liệu Chủ tịch hội Xtôi xét, kiểm tra đồng Phòng TC-HC Ra Quyết định tiêu hủy tài liệu Chuyên viên Văn thư Tổ chức tiêu hủy tài liệu Lập lưu hồ sơ TLTH MỘT SỐ HÌNH ẢNH TIÊU BIÊU CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN HỒNG MAI Ảnh: Tồn cảnh UBND Quận Hồng mai Hà nội Ảnh: Kho lưu trữ UBND Quận Hoàng mai ... cán công nhân viên nâng lên rõ rệt Tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 tiêu chuẩn tiêu chuẩn ISO 9001: 2008: 2008 (ISO 9001: 2008: 2008 series) ISO 9001: 2008 (tiêu chuẩn Việt Nam tương đương: TCVN ISO 9001: 2008) ... lượng” ISO 9001: 2008 tiêu chuẩn ISO 9001 ban hành lần thứ vào năm 2008 phiên tiêu chuẩn ISO 9001 ISO 9001 tiêu chuẩn quốc tế hệ thống quản lý chất lượng Tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế (ISO) ban... theo tiêu chuẩn ISO 9001 vào công tác Văn thư – lưu trữ Nội dung áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001: 2008 vào ông tác văn thư, lưu trữ Đối với công tác văn thư Công tác văn thư
