Đang tải... (xem toàn văn)
PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Việt Nam đã chính thức gia nhập WTO. Cùng với những cơ hội, các doanh nghiệp Việt Nam nói chung và các doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh và chế biến thực phẩm nói riêng đang phải đứng trước những thách thức vô cùng to lớn. ISO được coi như là một quy trình công nghệ quản lý mới, giúp cho mỗi tổ chức có khả năng tạo ra sản phẩm (dịch vụ) có chất lượng thỏa mãn lợi ích khách hàng và lợi ích của bản thân tổ chức. Việc ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng không chỉ là các lĩnh vực về kinh tế mà trong hoạt động văn phòng nó cũng là vô cùng quan trọng và thiết yếu. Việc áp dụng ISO 9001: 2008 vào quản lý hành chính là nhằm xây dựng một hệ thống hoạt động có chất lượng . Hầu hết mọi người đều cho rằng Quản lý chất lượng chỉ thực hiện trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh sản phẩm vật chất.Do đó Tôi chọn đề tài “ Ứng dụng ISO 9001: 2008 trong công tác Soạn thảo và ban hành văn bản tại Công ty Cổ phần đồ chơi Mykingdom” để làm đề tài cho bài tiểu luận của mình. Mong muốn được dùng vốn kiến thức được học và tích luỹ cung cấp cho mọi người hiểu thêm về hệ thống Quản lý chất lượng và có cái nhìn đúng hơn về nó. .2. Lịch sử nghiên cứu Đề tài về ISO 9001:2008 thu hút rất nhiều sự quan tâm của các nhà nghiên cứu. Một số các công trình nghiên cứu về ISO 9001:2008 như: Nguyễn Kim Định (1997) , Quản lý chất lượng và ISO 9001, Nxb Khoa học. Minh Đức – “ ISO 9001, Tài liệu hướng dẫn thực hiện , Nhà xuất bản Trẻ. GS.TS Nguyễn Đình Phan (2003) , Giáo trình quản lý chất lượng , Nhà xuất bản Hà Nội. GS Nguyễn Quang Toản, ISO 9000 , Nhà xuất bản Thống kê. Tổng cục tiêu chuẩn đo lường chất lượng 1996 . 3. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu 3.1. Đối tượng nghiên cứu. Đối tượng nghiên cứu của đề tài là Ứng dụng ISO 9001: 2008 trong Công tác Soạn thảo và ban hành văn bản tại Công ty Cổ phần đồ chơi Mykingdom 3.2. Phạm vi nghiên cứu. + Phạm vi không gian: Bài tiểu luận chủ yếu tìm hiểu về việc ứng dụng ISO 9001: 2008 trong công tác Soạn thảo và ban hành văn bản tại Công ty Cổ phần đồ chơi Mykingdom + Phạm vi thời gian: Bài luận tìm hiểu về việc ứng dụng ISO 9001:2008 vào công tác Soạn thảo và ban hành văn bản tại Công ty Cổ phần đồ chơi Mykingdom từ năm 2014 và đã đưa đến những thay đổi nhất định. 4. Mục đích nghiên cứu Mục tiêu nghiên cứu của đề tài là tìm hiểu về việc áp dụng ISO 9001: 2008 trong công tác Soạn thảo và ban hành văn bản tại Công ty Cổ phần đồ chơi Mykingdom. Đánh giá các ưu – nhược điểm và đưa ra các giải pháp nhằm giải quyết các vấn đề còn tồn đọng. 5. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng Đề tài sử dụng các phương pháp nghiên cứu của khoa học chính trị xã hội, mà chủ yếu là: + Tiếp cận, phân tích tài liệu, thu thập thông tin, tài liệu lưu trữ tại cơ quan. + Chú trọng phương pháp tổng kết hoạt động thực tiễn của cơ quan, chọn lọc phân tích thông tin, số liệu từ các báo cáo sơ kết, tổng kết công tác áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008 6. Giả thuyết khoa học Việc ứng dụng tốt bộ tiêu chuẩn iso 9001:2008 vào công tác soạn thảo và ban hành văn bản sẽ góp phần giúp cho doanh nghiệp đạt được những mục tiêu chất lượng, phát huy những thuận lợi và giảm thiểu những hạn chế, rủi ro trong quá trình hoạt động 7. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài Đề tài sau khi hoàn thành sẽ góp phần: + Đưa ra những kết luận, đánh giá cụ thể, phân tích có hệ thống các tác động có tính tích cực và tiêu cực về việc áp dụng ISO 9001:2008 trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản. + Các giải pháp được đề xuất trong đề tài có thể giải quyết các vấn đề còn tồn đọng. + Đề tài sau khi hoàn thành sẽ trở thành tư liệu tham khảo hữu ích cho mọi người. 8. Cấu trúc của đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục, danh mục tài liệu tham khảo, nội dung báo cáo tổng kết đề tài được thể hiện trong ba chương: Chương 1: Cơ sở lý luận và thực tiễn về việc ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008 vào công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại công ty Cổ phần trò chơi Mykingdom. Chương 2: Thực trạng về việc ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008 tại công ty Cổ phần trò chơi Mykingdom. Chương 3: Phương hướng và giải pháp để nâng cao chất lượng hiệu quả việc áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008 tại công ty Cổ phần trò chơi Mykingdom.
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TÊN ĐỀ TÀI …………………………………………………… ……………………………………………………………… BÀI TẬP CÁ NHÂN / BÀI TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN Học phần:………………………………………… Giảng viên giảng dạy:…………………………… Mã phách:………………………………….(Để trống) Hà Nội – 2016 PHIẾU CHẤM ĐIỂM HÌNH THỨC THI BÀI TẬP LỚN/TIỂU LUẬN Điểm, Chữ kí (Ghi rõ họ tên) cán Điểm thống Chữ kí chấm thi thi xác nhận CB chấm thi số CB chấm thi số Bằng số cán Bằng chữ nhận thi Trang sinh viên đóng vào cuối tiểu luận (sau trang bìa sau) PHIẾU LÀM PHÁCH HÌNH THỨC THI BÀI TẬP LỚN/TIỂU LUẬN Mã phách Họ tên sinh viên:………………………………… Ngày sinh:……… …….;Mã sinh viên:………… Lớp:…………………………………………Khoa:……………… ……………………………………… Tên Tiểu …………… luận/Bài tập …… lớn:……………………………………………………… …… … ………… ……………………………………………………………………………………………… Học phần: ……………………………………………………………………………………………… … Giảng viên phụ trách: …………………………………………………………………………………… Sinh viên kí tên LỜI CẢM ƠN Tơi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới giáo viên hướng dẫn Cô Đinh Thị Hải Yến- Giảng viên khoa Quản trị văn phòng- Trường Đại Học Nội Vụ nhiệt tình hướng dẫn Tơi suốt tồn q trình làm chun đề này, tơi ln ln nhận hướng dẫn tận tình ý kiến đóng góp Cơ giáo Tơi bày tỏ cảm ơn chân thành đến giảng viên nhân viên Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, họ cho tơi kiến thức hữu ích, hỗ trợ tạo điều kiện cho tơi hồn thành khóa học LỜI CAM ĐOAN Tơi xin cam đoan tồn tiểu luận tơi cơng trình nghiên cứu tơi, khơng coppy khác Tơi xin hồn toàn chịu trách nhiệm nội dung tiểu luận PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Việt Nam thức gia nhập WTO Cùng với hội, doanh nghiệp Việt Nam nói chung doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh chế biến thực phẩm nói riêng phải đứng trước thách thức vô to lớn ISO coi quy trình cơng nghệ quản lý mới, giúp cho tổ chức có khả tạo sản phẩm (dịch vụ) có chất lượng thỏa mãn lợi ích khách hàng lợi ích thân tổ chức Việc ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng không lĩnh vực kinh tế mà hoạt động văn phòng vơ quan trọng thiết yếu Việc áp dụng ISO 9001: 2008 vào quản lý hành nhằm xây dựng hệ thống hoạt động có chất lượng Hầu hết người cho Quản lý chất lượng thực lĩnh vực sản xuất kinh doanh sản phẩm vật chất.Do Tơi chọn đề tài “ Ứng dụng ISO 9001: 2008 công tác Soạn thảo ban hành văn Công ty Cổ phần đồ chơi Mykingdom” để làm đề tài cho tiểu luận Mong muốn dùng vốn kiến thức học tích luỹ cung cấp cho người hiểu thêm hệ thống Quản lý chất lượng có nhìn .2 Lịch sử nghiên cứu Đề tài ISO 9001:2008 thu hút nhiều quan tâm nhà nghiên cứu Một số cơng trình nghiên cứu ISO 9001:2008 như: - Nguyễn Kim Định (1997) , Quản lý chất lượng ISO 9001, Nxb Khoa học - Minh Đức – “ ISO 9001, Tài liệu hướng dẫn thực , Nhà xuất Trẻ - GS.TS Nguyễn Đình Phan (2003) , Giáo trình quản lý chất lượng , Nhà xuất Hà Nội - GS Nguyễn Quang Toản, ISO 9000 , Nhà xuất Thống kê - Tổng cục tiêu chuẩn đo lường chất lượng 1996 Đối tượng nghiên cứu giới hạn phạm vi nghiên cứu 3.1 Đối tượng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu đề tài Ứng dụng ISO 9001: 2008 Công tác Soạn thảo ban hành văn Công ty Cổ phần đồ chơi Mykingdom 3.2 Phạm vi nghiên cứu + Phạm vi không gian: Bài tiểu luận chủ yếu tìm hiểu việc ứng dụng ISO 9001: 2008 công tác Soạn thảo ban hành văn Công ty Cổ phần đồ chơi Mykingdom + Phạm vi thời gian: Bài luận tìm hiểu việc ứng dụng ISO 9001:2008 vào công tác Soạn thảo ban hành văn Công ty Cổ phần đồ chơi Mykingdom từ năm 2014 đưa đến thay đổi định Mục đích nghiên cứu Mục tiêu nghiên cứu đề tài tìm hiểu việc áp dụng ISO 9001: 2008 công tác Soạn thảo ban hành văn Công ty Cổ phần đồ chơi Mykingdom Đánh giá ưu – nhược điểm đưa giải pháp nhằm giải vấn đề tồn đọng Cơ sở phương pháp luận phương pháp nghiên cứu sử dụng Đề tài sử dụng phương pháp nghiên cứu khoa học trị xã hội, mà chủ yếu là: + Tiếp cận, phân tích tài liệu, thu thập thông tin, tài liệu lưu trữ quan + Chú trọng phương pháp tổng kết hoạt động thực tiễn quan, chọn lọc phân tích thơng tin, số liệu từ báo cáo sơ kết, tổng kết công tác áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Giả thuyết khoa học Việc ứng dụng tốt tiêu chuẩn iso 9001:2008 vào công tác soạn thảo ban hành văn góp phần giúp cho doanh nghiệp đạt mục tiêu chất lượng, phát huy thuận lợi giảm thiểu hạn chế, rủi ro trình hoạt động Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài Đề tài sau hoàn thành góp phần: + Đưa kết luận, đánh giá cụ thể, phân tích có hệ thống tác động có tính tích cực tiêu cực việc áp dụng ISO 9001:2008 công tác soạn thảo ban hành văn + Các giải pháp đề xuất đề tài giải vấn đề tồn đọng + Đề tài sau hoàn thành trở thành tư liệu tham khảo hữu ích cho người Cấu trúc đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục, danh mục tài liệu tham khảo, nội dung báo cáo tổng kết đề tài thể ba chương: Chương 1: Cơ sở lý luận thực tiễn việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 vào công tác soạn thảo ban hành văn công ty Cổ phần trò chơi Mykingdom Chương 2: Thực trạng việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công ty Cổ phần trò chơi Mykingdom Chương 3: Phương hướng giải pháp để nâng cao chất lượng hiệu việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công ty Cổ phần trò chơi Mykingdom CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ VIỆC ỨNG DỤNG BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 VÀO CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TRÒ CHƠI MYKINGDOM Giới thiệu tổng quan công ty Tên công ty : Công ty cổ phần đồ chơi Mykingdom Giám đốc: Lê Đình Minh Ngày thành lập : Ngày 12/10/2002 Mã số thuế: 0102283653 Địa : Trụ sở Số 335 Cầu Giấy, quận Cầu Giấy, TP Hà Nội Sản phẩm : Đồ chơi thơng minh cho trẻ em 1.1 Q trình hình thành phát triển Công ty Công ty Cổ phần đồ chơi Mykingdom thành lập ngày 12/10/2002 Công ty bắt đầu sản xuất vào tháng năm 2001 khu cơng nghiệp hyện Hồi Đức, TP Hà Nội 1.1.1 Sứ mệnh: Là nhà cung cấp cho khách hàng sản phẩm tốt với dịch vụ hoàn hảo 1.1.2 Chiến lược: Mục tiêu tương lai Cơng ty trở thành tập đồn đứng đầu Việt Nam lĩnh vực cung cấp loại đồ chơi thơng minh , ngày đa dạng hóa sản phẩm, tăng cường chất lượng dịch vụ, đáp ứng nhu cầu khách hàng thị trường, hướng quan trọng chiến lược kinh doanh Công ty 1.1.3 Triết lý kinh doanh – Sản phẩm, dịch vụ hoàn hảo – sống doanh nghiệp – Thành cơng Cơng ty đồng hành thành công khách hàng – Táo bạo, đột phá, tắt đón đầu, tạo cạnh tranh lành mạnh – Cải tiến liên tục 10 Chương THỰC TRẠNG VỀ VIỆC ỨNG DỤNG BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 TRONG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN 2.1 Mục đích, yêu cầu , nội dung trình tự áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 vào công tác soạn thảo ban hành văn 2.1.1 Mục đích Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001: 2008 vào công tác soạn thảo ban hành văn nhằm xừy dựng thực quy trình xử lý cơng việc thuộc nội dung công tác soạn thảo ban hành văn cách khoa học, đồng thời tạo điều kiện để lãnh đạo quan kiểm sốt cơng việc dễ dàng 2.1.2 Yêu cầu Để việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001: 2008 vào công tác soạn thảo ban hành văn đạt hiệu cần phải đáp ứng yêu cầu sau: - Quy trình xử lý cơng việc phải cụ thể hố trình hoạt động thành bước xếp theo trình tự định, tương ứng với thực tế phù hợp - Quy trình xây dựng phải rõ trách nhiệm cụ thể cá nhân tham gia vào quy trình Điều không giúp cho lãnh đạo quan, đơn vị kiểm sốt cơng việc mà chứng để kiểm tra, đánh giá chất lượng, hiệu công việc cá nhân quan - Các quy trình xây dựng phải xem quy chế quan, buộc đối tượng có liên quan phải thực 2.1.3 Nội dung Nội dung áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001: 2008 vào công tác soạn thảo ban hành văn Đối với công tác soạn thảo ban hành 19 văn bao gồm công việc xác định nội dung thể loại văn bản, thu thập tài liệu để xây dựng văn bản, phác thảo đề cương, trình duyệt sửa chữa văn bản, hồn thiện văn bản, ban hành văn 2.1.4 Trình tự áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 vào công tác soạn thảo ban hành văn Để nâng cao chất lượng hiệu công tác soạn thảo ban hành văn bản, cần áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2008 vào việc xây dựng thực quy trình sau: - Quy trình xây dựng văn - Quy trình tìm tài liệu soạn thảo văn - Quy trình ban hành văn 2.2.Thực trạng việc ứng dụng ISO 9001:2008 Công tác soạn thảo ban hành văn công ty Cổ phần đồ chơi Mykingdom 2.2.1 Thực trạng quy trình soạn thaorban hành văn cơng ty Cổ phần Mykingdom theo tiêu chuẩn Iso 9001:2008 • Quy trình soạn thảo ban hành văn Mục đích Nhằm thống q trình ban hành văn quy phạm pháp luật, đảm bảo văn ban hành theo quy định pháp luật hành, phục vụ công việc quản lý nhà nước công cải cách hành địa bàn huyện Phạm vi áp dụng - Quy trình áp dụng cho việc ban hành văn quy phạm pháp luật Lãnh đạo công ty thực - Các phòng ban, đơn vị thuộc Cơng ty áp dụng quy trình trình tham mưu xây dựng ban hành văn QPPL liên quan đến chức năng, nhiệm vụ phòng Tài liệu liên quan - Nghị định số 135/2003/NĐ-CP ngày 14/11/2003 kiểm tra xử lý văn quy phạm pháp luật; 20 - Thông tư Liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng năm 2005 Bộ Nội vụ Văn phòng Chính phủ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; - Cơng văn số 63/VTLTNN-TTNC ngày 06/10/2003 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước việc vận dụng TCVN 5700:2002 quản lý giảng dạy; - Quy trình kiểm sốt khơng phù hợp hành động khắc phục, phòng ngừa QT.HT.03; - Quy trình kiểm sốt tài liệu hồ sơ QT.HT.01; - Quy trình quản lý văn đến - QT.VP.02; - Bộ tiêu chuẩn TCVN ISO 9000:2000 Định nghĩa thuật ngữ - Dùng từ viết tắt định nghĩa Sổ tay chất lượng văn quy phạm pháp luật Nội Dung Sơ đồ trình: Trách nhiệm Các lãnh đạo phòng ban chun mơn Văn phòng Cơng ty Tiến trình thực Xác định nhu cầu Tổng hợp nhu cầu trình Lãnh đạo Mơ tả/Tài liệu 2.2.1.1 Mẫu 2.2.1.2 Mẫu 2.2.1.3 Lãnh đạo công ty Lãnh đạo cơng ty, Lãnh đạo Phòng Cán phân công Phê duyệt Phân công xây dựng văn Lập kế hoạch tiến độ chi tiết 21 2.2.1.4 2.2.1.5 BM.TP.01.02 Trách nhiệm Tiến trình thực Cán phân công Thu thập tài liệu liên quan Cán phân cơng Cơ quan chủ trì, đơn vị liên quan Mô tả/Tài liệu 2.2.1.6 BM.TP.01.03 2.2.1.7 Xây dựng dự thảo Lấy ý kiến góp ý hồn thiện dự thảo tthảo Phòng pháp chế 2.2.1.8 BM.TP.01.04 2.2.1.9 Thẩm định 2.2.1.10 Lãnh đạo công ty Phê duyệt/ ký ban hành Các phận liên quan Tổ chức triển khai Lãnh đạo công ty 2.2.1.11 2.2.1.12 Theo dõi thực đánh giá hiệu lực 2.2.1.1 Xác định nhu cầu Hằng năm, với việc xây dựng kế hoạch hoạt động cho năm kế hoạch tiếp theo, phòng thuộc Cơng ty có nhu cầu xây dựng kế hoạch ban hành văn quy phạm pháp luật theo biểu mẫu BM.TP.01.01gửi Văn phòng cơng ty, để xây dựng kế hoạch thực tiễn công tác quản lý thời gian qua, định hướng phát triển năm tiếp theo, yêu cầu quan cấp trên, đời văn cấp cao (luật, nghị định, thông tư,…) cần có văn cấp để triển khai thực Cần xác định rõ nhu cầu cần ban hành loại văn gì, tên văn bản, phòng chủ trì soạn thảo, phòng phối hợp, thời gian ban hành Lãnh đạo phòng chịu trách nhiệm kiểm tra tính đầy đủ, xác loại văn cần tham mưu trước gửi Văn phòng Cơng ty 22 Ngồi ra, có nhu cầu ban hành văn quy phạm pháp luật đột xuất 2.2.1.2 Tổng hợp nhu cầu, trình Lãnh đạo cơng ty Văn phòng tổng hợp nhu cầu trình Lãnh đạo cơng ty phê duyệt kếhoạch xây dựng ban hành văn quy phạm pháp luật Bộ phận tổng hợp thuộc Văn phòng cơng ty tổng hợp nhu cầu từ đơn vị phận, dự thảo kế hoạch xây dựng ban hành văn quy phạm pháp luật cho tồn Cơng ty Lãnh đạo công ty phê duyệt kế hoạch Thời gian xử lý cơng việc vòng ngày, kể từ có đủ nhu cầu từ phận 2.2.1.3.Phê duyệt kế hoạch xây dựng ban hành văn quy phạm pháp luật Lãnh đạo công ty phê duyệt kế hoạch xây dựng ban hành văn Trong q trình tổchức thực nhiệm vụ, có nhu cầu cần xây dựng văn kếhoạch phê duyệt, Phòng báo cáo văn lên lãnh đạo công ty để xin ý kiến đạo 2.2.1.4 Phân công nghiên cứu xây dựng văn Tuỳ thuộc vào chức nhiệm vụ lực chuyên viên, Lãnh đạo công ty phân công (bằng văn bản) việc nghiên cứu xây dựng văn pháp quy cách hợp lý, cụthể 2.2.1.5 Lập kế hoạch tiến độ chi tiết Người phân công xây dựng dựthảo văn phải lập kếhoạch tiến độ nghiên cứu xây dựng văn theo biểu mẫu BM.TP.01.02trình lãnh đạo Phòng thơng 2.2.1.6 Thu thập tài liệu, văn liên quan Người phân công tự tổ chức thu thập tài liệu văn liên quan phân công người khác giúp thu thập tài liệu văn liên quan đến nội dung văn cần xây dựng, ban hành (Các cứ) Lưu ý tính pháp lý giá trị hiệu lực văn thu thập Tổng hợp, phân loại tài liệu theo cấp ban hành, theo thời gian, theo mức độ sử dụng để lập danh mục báo cáo tổng thuật tài liệu theo biểu mẫu BM.TP.01.03 2.2.1.7 Xây dựng dự thảo 23 Người phân công xây dựng văn nghiên cứu quy định hành, nghiên cứu thực tế yêu cầu phát triển vấn đề nghiên cứu, lập đề cương chi tiết thảo luận nội nhóm chuyên viên chức (nếu cần), trình Trưởng phòng thơng qua trước xây dựng dự thảo Dự thảo văn pháp quy phải tuân thủ quy định hành nội dung hình thức văn bản, đáp ứng yêu cầu thực tế định hướng phát triển vấn đề Sau dự thảo xong, người phân công báo cáo với lãnh đạo Phòng tổ chức lấy ý kiến góp ý 2.2.1.8 Tổ chức lấy ý kiến góp ý • Phòng giao xây dựng dự thảo chủ trì thảo luận, góp ý nội phòng Trưởng phòng định nội dung cần điều chỉnh trước tổ chức lấy ý kiến góp ý phòng liên quan khác • Các phòng gửi lấy ý kiến góp ý lập biên bản/phiếu góp ý theo biểu mẫu BM.TP.01.04 gửi phòng chủ trì • Phòng chủ trì hồn chỉnh dự thảo sau nhận góp ý từ phòng • Phòng chủ trì gửi dự thảo đến phòng pháp chế thẩm định Phòng tư pháp thẩm định trả kết theo biểu mẫu BM.TP.01.05 • Phòng chủ trì trình lãnh đạo xem xét thông qua Nếu lãnh đạo không thông qua phòng chủ trì thực lại từ bước 2.2.1.9 Chỉnh sửa Trên sở Biên góp ý, người/bộ phận phân công xây dựng văn chỉnh sửa để hồn chỉnh dự thảo Nếu có vấn đề chưa thống nhất, người phân công lập văn báo cáo xin ý kiến lãnh đạo công ty để giải Khi cần thiết, để đảm bảo phù hợp dự thảo trước trình duyệt, phận liên quan xây dựng văn lặp lại bước 2.2.1.8 nêu 2.2.1.10 Trình Lãnh đạo duyệt nội dung 24 Sau dự thảo chỉnh sửa xong, người phân cơng trình lãnh đạo đề nghị duyệt nội dung Sau duyệt nội dung xong, lãnh đạo Phòng trình lãnh đạo cơng ty ký ban hành; đồng thời, gửi đơn vị có thẩm quyền khác, 2.2.1.11 Tổ chức triển khai Các văn quy phạm pháp luật sau ký ban hành, lãnh đạo huyện đạo phận chức tổ chức triển khai theo hình thức sau: - Sao gửi cá nhân/đơn vị có liên quan thuộc công ty , yêu cầu quán triệt nội dung để triển khai - Sao gửi tổ chức, cá nhân có liên quan - Tổ chức tập huấn phổ biến nội dung văn cho tổ chức, cá nhân có liên quan (Nếu cần) 2.2.1.12 Theo dõi thực đánh giá hiệu lực - Trong trình triển khai thực văn quy phạm pháp luật, lãnh đạo cơng ty phân cơng phòng chức thường xun theo dõi, tổng hợp báo cáo Lãnh đạo công ty để đạo - Việc kiểm sốt khơng phù hợp văn quy phạm pháp luật so với yêu cầu, thực theo quy trình kiểm sốt cơng việc khơng phù hợp QT.HT.04 Ngồi ra, thấy có nhiều khả tái diễn vấn đề không phù hợp, phận liên quan đến việc tham mưu, soạn thảo văn phải thực hành động khắc phục, phòng ngừa theo quy trình QT.HT.03 Hồ sơ Stt 01 02 03 04 05 Tên hồ sơ Kế hoạch xây dựng ban hành văn quy phạm pháp luật Kế hoạch tiến độ chi tiết xây dựng văn quy phạm pháp luật Danh mục tài liệu liên quan Biên góp ý Báo cáo thẩm định Mã hiệu Nơi lưu Thời gian lưu PP huỷ Đến văn Văn phòng, đơn vị BM.TP.01.01 thức Đốt phân cơng duyệt BM.TP.01.02 Bộ phận/đơn vị phân công BM.TP.01.03 BM.TP.01.04 BM.TP.01.05 Bộ phận/đơn vị phân công Đơn vị liên quan - nt - Đốt năm Đốt năm Đốt Văn phòng, Bộ Đến văn phận/đơn vị thức Đốt phân cơng duyệt Văn phòng, Đến có Khơng phận liên quan Quyết định thay 06 Các dự thảo 07 Quyết định ban hành văn 25 Stt Tên hồ sơ Mã hiệu Nơi lưu Thời gian lưu PP huỷ huỷ bỏ hiệu lực Phụ lục Stt 01 02 03 04 05 Nội dung Kế hoạch xây dựng ban hành văn quy phạm pháp luật Kế hoạch tiến độ chi tiết xây dựng văn quy phạm pháp luật Danh mục tài liệu liên quan đến việc xây dựng văn Biên góp ý Dự thảo Báo cáo thẩm định dự thảo văn Mã hiệu BM.TP.01.01 BM.TP.01.02 BM.TP.01.03 BM.TP.01.04 BM.TP.01.05 Việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 vào công tác soạn thảo ban hành văn ban lãnh đạo Cơng ty quan tâm coi nội dung hoạt động quản lý doanh nghiệp Sau hồn thành cơng việc chuẩn bị việc xây dựng quy trình ISO bước đầu thực Việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng thực đơn vị, phòng ban cơng ty Và toàn thể đơn vị, cá nhân chấp hành nghiêm chỉnh Đối với phòng Hành không ngoại lệ Việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng 9001: 2008 công tác soạn thảo ban hành văn công ty thực từ năm 2002 đến Bên cạnh hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 hoạt động công tác soạn thảo ban hành văn thiếu số q trình chưa hồn chỉnh Bởi Doanh nghiệp mà chuẩn hóa 100 % chưa có, Ban Chỉ đạo ISO xây dựng số quy trình tiếp tục nghiên cứu xây dựng thêm số quy trình khác để tiếp tục hoàn thiện theo tiêu chuẩn hệ thống quản lý chất lượng 9001:2008 ban hành 26 2.3.Những kết bước đầu xây dựng áp dụng ISO 9001:2008 - Giúp chuẩn hóa bước làm việc, đảm bảo giải trình tự, thời gian theo thủ tục ban hành.− Giúp loại trừ điểm không phù hợp trách nhiệm, quyền hạn vị trí cơng tác xác định rõ ràng, lực cán bộ, nhân viên Công ty được xác định, bồi dưỡng nâng cao Từ kiểm sốt cơng việc, tạo mơi trường làm việc động, thoải mái - Giúp Ban giám đốc dễ dàng kiểm tra, kiểm sốt q trình thực cơng việc tất phòng ban Nhìn chung, Thấy hiệu rõ ràng sau thời gian ngắn, tâm lý cán bộ,nhân viên công ty khơng ngại ISO, nhanh chóng thích nghi, ủng hộ nghiêm túc chấp hành hệ thống quản lý chất lượng Các quy trình cơng việc bước hồn thiện, cụ thể trách nhiệm cá nhân, tổ chức cơng đoạn nên khơng tình trạng cán bộ, nhân viên giải tùy tiện Từ tiến độ đến chất lượng dễ dàng kiểm tra, góp phần nâng cao chất lượng hồn thành nhiệm vụ Là Doanh nghiệp tương đối lớn, nhờ thực áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO, công ty giải khối lượng lớn công việc 2.4.Những thuận lợi khó khăn ứng dụng ISO 9001 Công tác soạn thảo ban hành văn công ty Cổ phần đồ chơi Mykingdom 2.4.1.Thuận lợi Đây Công ty xây dựng tổ chức với quy mơ lớn, khơng có hoạt động kinh doanh đầu tư phát triển mà hoạt động tổ chức hành lãnh đạo quan tâm đầu tư - Đội ngũ cán bộ, nhân viên có kinh nghiệm đào tạo chun sâu lĩnh vực hành chính, công tác soạn thảo ban hành văn trọng - Hệ thống quản lý chất lượng đảm bảo ngày hoàn thiện 27 - Cơ sở vật chất kỹ thuật ngày nâng cao đầu tư thiết bị đại 2.4.2.Khó khăn Song song với thuận lợi nêu trên, việc áp dụng ISO 9001 công tác soạn thảo ban hành văn vấp phải số khó khăn: Áp dụng ISO 9001:2008 công tác soạn thảo ban hành văn mẽ Vì vậy, phải chịu sức ép tâm lý xây dựng mô hình hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001 mang tính điển hình cho tồn Cơng ty sau Điều đòi hỏi thống ý chí hành động từ Ban Giám đốc cao đến đơn vị Hiện nay, sở pháp lý cho công tác soạn thảo ban hành văn hạn chế Vấn đề quy định chung văn hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư Những văn hướng dẫn chưa đồng Đội ngũ nhân viên công ty chưa trang bị đầy đủ kiến thức chuyên môn kiến thức ISO 9001 tin học; hệ thống văn nghiệp vụ chưa thật đầy đủ đồng bộ, việc đạo quản lý cơng việc chưa thực khoa học, máy móc trang thiết bị cho q trình thực ISO thiếu số lượng, tốc độ chậm, chưa nâng cấp kịp thời 2.4.3 Nguyên nhân Ban Chỉ đạo chưa tổ chức phổ biến kịp thời văn hướng dẫn việc xây dựng áp dụng ISO, thiếu tập huấn chuyên sâu kiến thức kỷ vận hành cách trì hệ thống ISO vào cơng tác soạn thảo ban hành văn Việc áp dụng ISO 9001:2008 công tác văn soạn thảo ban hành văn bước mới, lần áp dụng lĩnh vực nghiệp vụ văn thư doanh nghiệp Cho nên hiểu chưa đúng, chưa đầy đủ phải chịu áp lực tâm lý phải làm việc theo quy trình quyền lực số cá nhân có liên quan bị hạn chế Vì vậy, cần phải có cam kết lãnh đạo tâm cao nhân viên thừa hành việc áp dụng tiêu chuẩn thành công 28 Cơ sở pháp lý chưa đầy đủ thiếu đồng trở ngại lớn cho việc áp dụng ISO 9001:2008 công tác soạn thảo ban hành văn Những khó khăn kinh phí phí cho tư vấn, cho huấn luyện, đào tạo nguồn nhân lực, cho xây dựng quy trình, đánh giá cấp chứng cho mua sắm máy móc, thiết bị cần thiết Nhận thức, hiểu biết cán bộ, công chức chưa sâu, lúng túng việc vận dụng, cách phát điểm chưa phù hợp việc ứng dụng Qua việc tìm hiểu thực trạng việc áp dụng hệ thống tiêu chuẩn chất lượng ISO 9001:2008 công tác soạn thảo ban hành văn thấy ưu điểm, nhược điểm tồn việc áp dụng hệ thống tiêu chuẩn Chính để hồn thiện hệ thống quản lý chất lượng ISO cần phải có quan tâm Ban giám đốc công ty, cũng cố gắng tồn thể cán bộ, nhân viên Cơng ty 29 Chương PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP ĐỂ NÂNG CAO HIỆU QUẢ THỰC HIỆN VIỆC ỨNG DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 TRONG CÔNG TÁC SOẠN THẢOVÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐỒ CHƠI MYKINGDOM Phương hướng kế hoạch phát triển Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 vào công tác soạn thảo ban hành văn nhằm xây dựng thực quy trình xử lý cơng việc hợp lý, phù hợp với yêu cầu tiêu chuẩn Đồng thời tạo điều kiện để lãnh đạo quan kiểm soát trình giải cơng việc nội quan Xây dựng chương trình tổng thể dài hạn kế hoạch cụ thể áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 vào công tác soạn thảo ban hành văn năm cụ thể Các chương trình, kế hoạch phải Ban Giám đốc phê duyệt để đảm bảo triển khai cách có hiệu - Tổ chức đợt đánh giá chất lượng nội phối hợp đánh giá giám sát hệ thống theo quy định; - Tiếp tục cử cán tham gia khóa đào tạo chuyên gia đánh giá nội tập huấn cho CBCC tiêu chuẩn ISO; 3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu thực thiện việc ứng dụng ISO 9001:2008 Công tác soạn thảo ban hành văn Công ty Cổ phần đồ chơi Mykingdom Để áp dụng thành công hệ thống quản lý chất lượng vào công tác soạn thảo ban hành văn Công ty Tôi kiến nghị số giải pháp sau: - Ban Chỉ đạo ISO, làm nhiệm vụ tư vấn hướng dẫn việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng cho quy trình nghiệp vụ cơng tác soạn thảo ban hành văn cần chặt chẽ nghiêm chỉnh - Hoàn thiện sở lý luận thực tiễn cho việc áp dụng ISO 9001:2008 vào công tác soạn thảo ban hành văn cơng ty 30 - Xây dựng chương trình, kế hoạch áp dụng ISO 9001:2008 vào công tác soạn thảo ban hành văn - Chuẩn bị nguồn nhân lực cho việc thực hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 hình thức mở khố học ngắn hạn nhằm nâng cao hiểu biết cán bộ, nhân viên công ty : nội dung tiêu chuẩn ISO 9001:2008; tinh thần trách nhiệm cá nhân việc thực nhiệm vụ giao áp dụng ISO 9001:2008; kỹ giải công việc, kỹ phương pháp áp dụng ISO 9001:2008 công tác soạn thảo ban hành văn - Hồn thiện sở vật chất cho q trình áp dụng ISO 9001 quan Trên cở sở đưa phương pháp kiến nghị việc áp dụng hệ thống tiêu chuẩn chất lượng ISO 9001:2008 công tác soạn thảo ban hành văn góp phần việc khắc phục hạn chế thiếu sót trước Nhằm củng cố, hồn thiện việc xây dựng áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cơng tác hành nói chung công tác soạn thảo ban hành văn nói riêng 31 KẾT LUẬN Áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 vào công tác soạn thảo ban hành văn góp phần giúp cho Cơng ty đạt mục tiêu chất lượng, phát huy thuận lợi giảm thiểu hạn chế, rủi ro trình hoạt động Việc xây dựng áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 gắn với việc xây dựng, thực quy trình làm việc khoa học, hiệu quả, xác định rõ trách nhiệm cá nhân, đơn vị q trình thực thi cơng việc nhằm đảm bảo chất lượng hiệu công tác soạn thảo ban hành văn bản, góp phần vào việc nâng cao hiệu lực hiệu cơng tác hành quan Đó hoạt động có ý nghĩa thiết thực việc thực chuẩn hóa cơng tác hành Doanh nghiệp Qua tiểu luận kết thúc môn xin gửi lời cảm ơn chân thành tới cô giáo Đinh Thị Hải Yến - Giảng viên Khoa Quản trị văn phòng trường Đại học Nội vụ Hà Nội, giúp đỡ, hướng dẫn, bảo tận tình, chu tơi hồn thành tốt tiểu luận Do kinh nghiệm hiểu biết thân nhiều hạn chế nên tiểu luận kết thúc học phần không tránh khỏi thiếu sót, mong nhận đóng góp ý kiến Thầy để tiểu luận tơi hồn thiện Tơi xin chân thành cảm ơn ! 32 TÀI LIỆU THAM KHẢO ISO 9000:2005 (tiêu chuẩn Việt Nam tương đương: TCVN ISO 9000:2007) để hiểu ý nghĩa thuật ngữ dùng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Tên tiêu chuẩn ISO 9000:2005 “Cơ sở từ vựng hệ thống quản lý chất lượng” ISO 9001:2008 (tiêu chuẩn Việt Nam tương đương: TCVN ISO 9001:2008) để biết yêu cầu mà hệ thống quản lý quan cần phải đáp ứng Soạn thảo văn công tác văn thư, lưu trữ - PGS Đồng Thị Thanh Phương, Th.S Nguyễn Thị Ngọc An, NXB Lao động xã hội, năm 2006 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ cơng tác văn thư Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 Chính phủ cơng tác văn thư Thơng tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 BNV hướng dẫn thể thức trình bày văn hành 33 ... tác Soạn thảo ban hành văn Công ty Cổ phần đồ chơi Mykingdom + Phạm vi thời gian: Bài luận tìm hiểu việc ứng dụng ISO 9001: 2008 vào công tác Soạn thảo ban hành văn Công ty Cổ phần đồ chơi Mykingdom. .. ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 vào công tác soạn thảo ban hành văn công ty Cổ phần trò chơi Mykingdom Chương 2: Thực trạng việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 công ty Cổ phần trò chơi Mykingdom. .. liệu soạn thảo văn - Quy trình ban hành văn 2.2.Thực trạng việc ứng dụng ISO 9001: 2008 Công tác soạn thảo ban hành văn công ty Cổ phần đồ chơi Mykingdom 2.2.1 Thực trạng quy trình soạn thaorban hành