Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT LỜI MỞ ĐẦU 1 1. Tính cấp thiết của đề tài. 1 2. Lịch sử nghiên cứu 1 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 1 4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 2 5. Cơ sở phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu 2 6. Giả thuyết khoa học 2 7. Ý nghĩa luận và thực tiễn của đề tài 2 8. Cấu trúc của đề tài 3 CHƯƠNG 1. LÝ LUẬN CHUNG VỀ ỨNG DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 4 1.1 Lý luận chung về ISO 4 1.1. 1 ISO là gì. 4 1.1.2 Khái quát chung về bột tiêu chuẩn ISO 9000 4 1.1.3 Khái quát chung về bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008 5 1.1.4 Nội dung bộ tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 5 1.1.5 Áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 trong công tác văn phòng 6 Tiểu kết: 8 CHƯƠNG 2. NỘI DUNG ỨNG DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN ĐÔNG HƯNG 9 2.1. Khái quát chung về UBND Huyện Đông Hưng 9 2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND Huyện Đông Hưng. 9 2.2. Nội dung ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng tại UBND Huyện Đông Hưng 13 2.2.1 Quy trình xử lý Văn bản đi, đến tại Uỷ ban nhân dân huyện Đông Hưng 13 2.3 Quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư : 26 2.3.1 Quản lý con dấu 26 2.3.2 Sử dụng con dấu 27 2.3.3 Quy định về đóng dấu 27 2.4. Quy trình xử lý các cuộc họp 28 2.4.1. Mục đích 28 2.4.2. Phạm vi áp dụng 28 2.4.3. Định nghĩa 29 2.4.4. NỘI DUNG 30 CHƯƠNG 3. THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG VÀ ĐƯA RA MỘT SỐ KIẾN NGHỊ TẠI UBND HUYỆN ĐÔNG HƯNG 32 3.1. Thực trạng ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng tại UBND Huyện Đông Hưng 32 3.1.1. Những kết quả trong việc triển khai xây dựng ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong quận. 32 3.1.2. Những kết quả đạt được trong việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng của huyện. 33 3.1.3. Một số kết quả đạt được: 36 3.1.4 Kiến nghị: 38 Tiểu kết: 39 PHẦN KẾT LUẬN 40 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 41
LỜI CẢM ƠN Tôi xin cảm ơn chân thành và sâu sắc đến các Thầy Nguyễn Phú Thành- Giảng viên khoa Quản trị văn phòng hướng dẫn, bảo, giúp đỡ tơi suốt quá trình học tập bợ môn Ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO công tác quản trị văn phòng Tôi xin chân thành cảm ơn! LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đề tài: “Từ thực tế làm việc tại UBND Hụn Đơng Hưng,trình bày nội dung ứng dụng tiêu chuẩn iso 9001:2008 cơng tác văn phịng Đánh giá thực trạng ứng dụng và đưa số kiến nghị ” là một cơng trình nghiên cứu khơng có chép người khác Trong quá trình làm bài báo cáo này, tơi có tham khảo mợt số tài liệu sách ; giúp đỡ tận tình các cán bợ UBND Huyện Đơng Hưng và có hướng dẫn các thầy suốt quá trình học tại trường Tơi xin cam đoan bài báo cáo mình, có vấn đề sai sót xin hoàn toàn chịu trách nhiệm! Hà Nội, ngày 07 tháng 09 năm 2017 MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT LỜI MỞ ĐẦU 1 Tính cấp thiết của đề tài Lịch sử nghiên cứu Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Muc đích và nhiêm vu nghiên cứu Cơ sở phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu Giả thuyết khoa học Y nghia luân và thưc tên của đề tài Cấu trúc của đề tài CHƯƠNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ ỨNG DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 1.1 Lý luận chung về ISO 1.1 ISO là 1.1.2 Khái quát chung về bột têu chuẩn ISO 9000 1.1.3 Khái quát chung về têu chuẩn ISO 9001:2008 1.1.4 Nội dung têu chuẩn ISO 9001: 2008 1.1.5 Áp dung têu chuẩn ISO 9001: 2008 cơng tác văn phịng Tiểu kết: CHƯƠNG NỘI DUNG ỨNG DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN ĐÔNG HƯNG .9 2.1 Khái quát chung về UBND Huyện Đông Hưng 2.1.1 Chức năng, nhiệm vu, quyền hạn và cấu tổ chức của UBND Huyện Đông Hưng 2.2 Nôi dung ứng dung têu chuẩn ISO 9001:2008 cơng tác văn phịng UBND Huyện Đơng Hưng .13 2.2.1 Quy trình xử lý Văn bản đi, đến Uỷ ban nhân dân huyện Đông Hưng 13 2.3 Quản lý và sử dung dấu công tác văn thư : 26 2.3.1 Quản lý dấu 26 2.3.2 Sử dung dấu 27 2.3.3 Quy định về đóng dấu 27 2.4 Quy trình xử lý họp 28 2.4.1 Muc đích 28 2.4.2 Phạm vi áp dung 28 2.4.3 Định nghia 29 2.4.4 NỘI DUNG 30 CHƯƠNG 32 THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG VÀ ĐƯA RA MỘT SỐ KIẾN NGHỊ TẠI UBND HUYỆN ĐÔNG HƯNG 32 3.1 Thưc trạng ứng dung têu chuẩn ISO 9001:2008 công tác văn phịng UBND Huyện Đơng Hưng 32 3.1.1 Nhưng kết quả viêc triển khai xây dưng ứng dung têu chuẩn ISO 9001:2008 qu ân 32 3.1.2 Nhưng kết quả đạt viêc ứng dung têu chuẩn ISO 9001:2008 cơng tác văn phịng của huyện 33 3.1.3 Một số kết quả đạt được: 36 3.1.4 Kiến nghị: 38 Tiểu kết: 39 PHẦN KẾT LUẬN 40 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 41 BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT Từ viết tắt Viết đầy đủ tiếng việt UBND NQ CP UBND CBCNV CCHC TTHC QMR TCVN HTQLCL Uỷ ban nhân dân Nghị Quyết Chính phủ Ủy ban nhân dân Cán bộ công nhân viên Cải cách hành chính Thủ tục hành chính Quản lý chất lượng Tiêu chuẩn Việt Nam Hệ thống quản lý chất lượng LỜI MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 ở các quan hành chính nhà nước là một bước tiến công cuộc hội nhập kinh tế đất nước Việc ứng dụng này được lan rộng khắp các tỉnh thành, là hoạt đợng nhằm góp phần đại hành chính nhà nước, cải thiện nữa mối quan hệ giữa cán bộ quản lý với tổ chức, cơng dân quá trình giải thủ tục hành chính Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 tất các lĩnh vực và đặc biệt công tác văn phòng việc ứng dụng này đem lại cho lãnh đạo, cán bộ, công chức, viên chức được nhận thức rõ trách nhiệm, vai trò cơng cuộc xây dựng đất nước giàu đẹp, văn minh.; công chức là cầu nối giữa luật pháp và tổ chức, cơng dân, có trách nhiệm hướng dẫn tở chức, cơng dân thực quyền và nghĩa vụ theo quy định pháp ḷt Chính vậy, tơi mạnh dạn nghiên cứu và tìm hiểu để tài: “Từ thực tế làm việc tại hụn Đơng Hưng,trình bày nội dung ứng dụng tiêu chuẩn iso 9001:2008 cơng tác văn phịng Đánh giá thực trạng ứng dụng và đưa số kiến nghị ” để phần nào làm sáng tỏ việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO công tác văn phòng tại đơn vị và góp mợt phần kiến thức được học ghế nhà trường để góp phần cải thiện công tác này Lịch sử nghiên cứu Nợi dung nghiên cứu này có nhiều các nhà và nghiên cứu dừng lại ở tầm vi mơ mà chưa có nhìn nhận và đánh giá từ nhiều người Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 3.1 Đối tượng nghiên cứu Nội dung ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công tác văn phòng, đánh giá thực trạng ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 để từ đưa một số giải pháp nhằm hoàn thiện 3.2 Phạm vi nghiên cứu Không gian và địa điểm: Uỷ ban nhân dân Huyện Đông Hưng Thời gian: Bài báo cáo được thực tháng 09 năm 2017 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu Qua việc nghiên cứu, tìm hiểu nợi dung ứng dụng tiêu ch̉n ISO 9001:2008 cơng tác văn phòng từ phân tích, đánh giá thực trạng ứng dụng ISO công tác văn phòng tại quan để có thể rút điểm mạnh, điểm yếu công tác này Đồng thời đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu ứng dụng ISO công tác văn phòng Cơ sở phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu - Phương pháp thu thập thông tin trực tiếp: quan sát - Phương pháp thu thập thông tin gián tiếp: phân tích và tổng hợp số liệu - Phương pháp điều tra, phỏng vấn, phiếu điều tra - Nghiên cứu tài liệu, tư liệu tham khảo Giả thuyết khoa học Việc ứng dụng ISO công tác văn phòng có vai trò và ý nghĩa vơ cùng quan trọng hoạt động các quan, tổ chức Nhìn nhận thực tế việc ứng dụng này công tác văn phòng được quan tâm và là mắt xích quan trọng hoạt động quan Cơ quan càng triển khai và đưa nợi dung ứng dụng ISO vào cơng việc hiệu càng cao Ý nghĩa luận và thực tiễn đề tài 7.1 Ý nghĩa luận đề tài: Đề tài góp phần làm sáng tỏ thêm nợi dung ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công tác văn phòng được các quan áp dụng, quan tâm và đưa các giải pháp nhằm hoàn thiện việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công tác văn phòng 7.2 Về mặt thực tiễn đề tài: Đề tài giúp các lãnh đạo quan, doanh nghiệp đặc biệt là lãnh đạo văn phòng nhận thức được những ưu điểm,nhược điểm, lực tổ chức, quản lý việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công tác văn phòng tại quan đờng thời đề xuất các giải pháp để lãnh đạo văn phòng có thể tổng kết, áp dụng vào thực tiễn nhằm nâng cao chất lượng công tác văn phòng tại các quan, doanh nghiệp Cấu trúc đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, đề tài nghiên cứu gồm ba chương: Chương 1: Lý luận chung ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công tác văn phòng Chương 2: Nội dung ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công tác văn phòng tại Uỷ ban nhân dân huyện Đông Hưng Chương 3: Thực trạng ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công tác văn phòng và đưa một số kiến nghị tại Uỷ ban nhân dân huyện Đông Hưng Chương LÝ LUẬN CHUNG VỀ ỨNG DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 1.1 Lý luận chung về ISO 1.1 ISO là ISO là một tổ chức quốc tế tiêu chuẩn hóa, đời và hoạt đợng từ ngày 23-2-1947 ISO có tên đầy đủ là THE INTERNATIONAL ORGANIZATION FOR STANDARD-IZATION Các thành viên là các tở chức tiêu chuẩn quốc gia một trăm nước giới Trụ sở chính ISO đặt tại Geneve (Thụy Sỹ) Ngôn ngữ sử dụng là tiếng Anh, Pháp, Tây Ban Nha ISO là một tổ chức phi chính phủ Nhiệm vụ chính tổ chức này là nghiên cứu xây dựng, cơng bố các tiêu ch̉n (khơng có giá trị pháp lý bắt buộc áp dụng) thuộc nhiều lĩnh vực khác ISO có 120 thành viên Việt Nam là thành viên chính thức từ năm 1977 và là thành viên thứ 72 ISO Cơ quan đại diện là Tổng cục tiêu chuẩn – Đo lường - Chất lượng 1.1.2 Khái quát chung về bột tiêu chuẩn ISO 9000 Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 ban kỹ thuật tiêu chuẩn 176 ban hành lẩn đẩu vào năm 1987, được sửa đổi ba lần năm 1994, nãm 2000 năm 2008 ISO 9000 là bộ tiêu chuẩn quốc tế và các hướng dẫn quản lý chất lượng áp dụng lĩnh vực sản xuất, kinh doanh, dịch vụ ISO 9000 đưa chuẩn mực cho hệ thống quản lý chất lượng là tiêu chuẩn cho sản phấm Và được áp dụng cho hình thức kinh doanh, dịch vụ với mọi quy mô khác ISO 9000 là gia đình tiêu chuẩn hệ thống quản trị chất lượng các tổ chức ISO ban hành vào năm 1987 Mục đích cùa ISO 9000 là giúp tở chức hoạt đợng có hiệu quà, tạo những quy định chung nhằm giúp quá trinh trao đổi thương mại được dễ dàng và giúp tổ chức hiểu mà không cần trọng nhiều tới các vân đê kv thuật Gia đinh tiêu cnuẩn ISO 9000 bao gồm những tiêu chuẩn sau: ISO 9000:2005 Hệ thống quàn lý chất lượng - sở và từvựng ISO 9001:2008 Hệ thống quản lý chất lượng - các yêu cầu ISO 9004:2009 Quản trị thành công bền vững một tổ chức ISO 19011:2011 Hướng dẫn đánh giá các hệ thống quản lý Hiện có thêm phicn ISO năm 2015 Phương châm gia dinh tiêu chuẩn ISO 9000 là “Nếu một tổ chức có hệ thống quàn trị chất lượng tốt sản phẩm mà tổ chức này sản xuất hoặc dịch vụ mả tổ chức này cung úng cỏ chẳt lượng tốt nhất” ISO 9000 có thể áp dụng cho mọi loại hình tở chức, mọi lĩnh vực Kể từ ban hành nay, 1.1.3 Khái quát chung về tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Bộ tiêu ch̉n ISO 9000 gờm có 04 tiêu chuẩn bản: - ISO 9001:2005 Hệ thống quản lý chất lượng – sở và từ vựng - ISO 9001:2008 Hệ thống quản lý chất lượng – các yêu cầu - ISO 9004:2009 Quản trị thành công bền vững một tổ chức - ISO 19011:2011 Hướng dẫn đánh giá các hệ thống quản lý Tiêu chuẩn ISO 9001 là một tiêu chuẩn bộ tiêu chuẩn ISO 9000 sử dụng để chứng nhận cho các hệ thống quản lý chất lượng Các tiêu chuẩn khác bộ tiêu chuẩn ISO 9000 là các tiêu chuẩn để hướng dẫn xây dựng và áp dụng các hệ thống quản lý chất lượng, không dùng để chứng nhận 1.1.4 Nội dung tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 Tiêu chuẩn ISO 9001:2008 thuộc bộ tiêu chuẩn ISO 9000 Quy định các yêu cầu hệ thống quản lý chất lượng một tồ chức cần chứng tỏ lực cùa việc cung cấp sản phẩm đáp ứng yêu cầu khách hàng và các yêu cầu chế định tưcmg ứng nhằm nâng cao thỏa mãn khách hàng Nội dung tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 - Yêu cầu hệ thống quản lý chất lượng - Yêu cầu trách nhiệm lãnh đạo - Yêu cầu quản lý nguồn lực - Yêu cầu tạo sản phẩm -Yêu cầu đo lường giám sát và cải tiến Các ngun tắc hình thành nên nợi dung tiêu chuẩn ISO 9001 ISO 9001 là một tiêu chuẩn được hình thành nhờ tích lũy kinh nghiệm thực tiễn từ nhiều trường hợp thành công lẫn thất bại nhiều công ty toàn giới Qua Đóng dấu văn chính thức: Văn thư đóng dấu văn thể thức và có chữ ký người có thẩm quyền ký văn bản; Khi dấu đóng lên chữ ký dấu phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký phía bên trái Đóng dấu treo và dấu vào phụ lục kèm theo: Đối với những văn đóng dấu treo dự thảo, các phụ lục kèm theo, dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên quan hoặc tên phụ lục; Đóng dấu treo tên đơn vị vào góc bên trái phụ lục trùm lên hàng chữ đầu trang khoảng 1/3 đường kính dấu; Nếu văn bản, phụ lục có từ tờ trở lên phải đóng dấu giáp lai cho các trang Dấu được đóng vào khoảng giữa lề phải văn Đối với sở sách được đóng đấu giáp lai ở giữa Đối với những văn không lấy số văn bản, khơng có lưu ở văn thư như: Hợp đồng, Biên kiểm tra, nghiệm thu, các loại giấy chứng nhận trước đóng cần kiểm tra xem có chữ ký người có thẩm quyền hay không và phải mở sổ để theo dõi riêng những loại văn này 2.4 Quy trình xử lý họp 2.4.1 Mục đích Văn phòng UBND là quan tham mưu, tổng hợp, nơi diễn nhiều các cuộc họp giao ban, họp chun mơn vậy việc áp dụng quy trình ISO 9001: 2008 dảm bảo công tác tổ chức cuộc họp được thực theo mợt qui trình thống nhất, nâng cao chất lượng các cuộc họp; nâng cao hiệu đạo, điều hành Văn phòng UBND 2.4.2 Phạm vi áp dụng Áp dụng các cuộc họp giao ban tuần, tháng, quý, các cuộc họp chuyên mơn 28 2.4.3 Định nghĩa Họp là mợt hình thức hoạt động quản lý nhà nước, một cách thức giải cơng việc, thơng qua thủ trưởng quan hành chính nhà nước trực tiếp thực lãnh đạo, đạo, điều hành hoạt động việc giải các công việc thuộc chức năng, thẩm quyền quan theo quy định pháp luật; Gồm các cuộc họp: Họp giao ban định kỳ hoặc đột xuất và họp chuyên môn Họp giao ban là cuộc họp giữa lãnh đạo Văn phòng với các các trưởng phó phòng để nắm tình hình triển khai thực nhiệm vụ công tác; trao đổi ý kiến và thực đạo giải các công việc thường xuyên; Họp giao ban đột xuất: Là cuộc họp giao ban để triển khai các nhiệm vụ cấp bách theo yêu cầu cấp trên; Họp chuyên môn là cuộc họp để trao đổi, thảo luận những vấn đề thuộc chuyên môn kỹ thuật, nghiệp vụ nhằm xây dựng và hoàn thiện các dự án, đề án, xử lý các vấn đề phát sinh quá trình hoạt đợng, tác nghiệp đơn vị; Người chủ trì c̣c họp là người có thẩm quyền điều hành c̣c họp, đưa ý kiến kết luận cuộc họp; Người tham dự cuộc họp là người được mời họp hoặc người đại diện cho quan, đơn vị được mời họp hoặc người được ủy quyền dự cuộc họp; 29 2.4.4 NỢI DUNG • Họp giao ban và họp chun mơn Trách nhiệm Trình tự cơng việc Phòng Hành chính, tiếp dân phòng Hành chính tiếp dân và các phòng chuyên môn Phòng Hành chính, tiếp dân Đăng ký và thông báo lịch họp Chuẩn bị nôi dung báo cáo cuôc họp Tổng hợp nợi dung báo cáo, xác lập chương trình c̣c họp Chuẩn bị phòng họp Phòng Hành chính, tiếp dân Lãnh đạo Văn phòng và trưởng các phòng Phòng Hành chính, tiếp dân Phụ lục, mẫu biểu Triển khai tổ chức họp Thông báo kết cuộc họp và lưu hình Lưu đồ tổ chức họp • Mơ tả quy trình Thực định kỳ, hàng tuần hàng tháng hoặc họp đột xuất Bước 1: Đăng ký và thông báo lịch họp: Phòng hành chính tiếp dân đăng ký lịch họp với Chánh văn phòng và thông báo lịch họp, nội dung họp cho các phòng văn phòng Bước 2: Chuẩn bị nội dung báo cáo tại cuộc họp: Các phòng, đơn vị chuẩn bị nội dung báo cáo tại cuộc họp và gửi cho Lãnh đạo và các phòng tham dự cuộc họp (nếu là cuộc họp giao ban) Bước 3: Tổng hợp nội dung báo cáo, xác lập chương trình c̣c họp: 30 Trên sở nội dung báo cáo các phòng gửi, phòng Hành chính tổng hợp các nội dung chính c̣c họp, xác lập chương trình c̣c họp Bước 4: Chuẩn bị phòng họp: Phòng Quản trị chuẩn bị phòng họp, thiết bị (nếu cần) để phục vụ họp Bước 5: Triển khai tổ chức họp: Phòng Hành chính, tiếp dân gửi chương trình c̣c họp và báo cáo tởng hợp (nếu có) cho Lãnh đạo Văn phòng và các phòng thuộc Văn phòng UBND Chánh văn phòng (hoặc người được ủy quyền) chủ trì c̣c họp; Trưởng các phòng hoặc cán bộ được ủy quyền đọc báo cáo kết các công việc thực và dự kiến công việc triển khai Báo cáo những nội dung cơng tác, những vấn đề vướng mắc cần có thống đạo và thực nhiệm vụ chun mơn Các phòng có liên quan phát biểu, thảo luận; Chánh văn phòng (hoặc người được ủy quyền) kết luận những nội dung thực hiện, đánh giá những kết đạt được, những tồn tại, khuyết điểm; đồng thời đạo biện pháp khắc phục và những nội dung công tác cần triển khai trước mắt hoặc những biện pháp thống đạo và nghiệp vụ chuyên môn Phòng Hành chính tiếp dân ghi kết luận Chánh Văn phòng (hoặc người được ủy quyền) để thông báo kết cuộc họp Bước Thông báo kết họp: Phòng Hành chính tiếp dân hoàn thiện, gửi thông báo kết cuộc họp tới Lãnh đạo Sở, các phòng Sở chậm sau ngày làm việc kể từ ngày tổ chức cuộc họp Văn thư Văn phòng UBND lưu chính 31 Chương THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG VÀ ĐƯA RA MỘT SỐ KIẾN NGHỊ TẠI UBND HUYỆN ĐÔNG HƯNG Thực áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 vào hoạt động văn phòng là một nhu cầu và xu hướng tất yếu Về tởng thể, quá trình này cần trải qua các giai đoạn: trang bị kiến thức các bước để xây dựng hệ thống quản lý chất lượng: lập kế hoạch, đào tạo chuyên môn; khảo sát hệ thống có đơn vị, viết hệ thống tài liệu; cơng bố thực hiện; đánh giá nội bộ và cải tiến; chứng nhận đạt tiêu chuẩn và trì chất lượng hệ thống Đây là khởi động cần thiết để tối ưu hoá và nâng cao chất lượng phục vụ văn phòng nhằm đóng góp tích cực và thiết thực vào thực những nhiệm vụ chính trị và chuyên môn quan, tổ chức; tạo chuyển biến đột phá vào chất lượng phục vụ và phong cách làm việc khoa học, hiệu 3.1 Thực trạng ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cơng tác văn phịng UBND Huyện Đơng Hưng 3.1.1 Những kết quả việc triển khai xây dựng ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 quận Thực Quyết định số: 19/2014/QĐ-TTg, ngày 05/3/2014 Thủ tướng Chính phủ việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001: 2008 vào hoạt động các quan, tổ chức thuộc hệ thống hành chính Nhà nước và định UBND Tỉnh Thái Bình việc phê duyệt kế hoạch xây dựng, áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động các quan hành chính nhà nước địa bàn quận Từ những bước đầu UBND huyện triển khai đến toàn bộ cán bộ, công chức, viên chức, các quan đóng địa bàn huyện - UBND huyện xây dựng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 tại 07/12 quan chuyên môn là: Văn phòng UBND huyện, Phòng Tư pháp, Phòng Kinh tế, Phòng Giáo dục và Đào tạo, Phòng Tài chính-Kế hoạch, 32 Phòng Tài nguyên-Môi trường, Phòng Lao động-Thương binh và Xã hội, và tại UBND các xã , thị trấn - Đối với quan chuyên môn UBND Huyện áp dụng Hệ thống QLCL ISO 9001:2008, UBND Huyện đạo việc xây dựng các quy trình sở danh mục TTHC tḥc thẩm quyền giải cấp quận bao gồm 147 thủ tục các lĩnh vực: Đất đai (13 thủ tục); Môi trường (03 thủ tục); Giáo dục-đào tạo (18 thủ tục); Quy hoạch (04 thủ tục); Xây dựng (08 thủ tục); Hạ tầng kỹ thuật đô thị, khu công nghiệp, khu kinh tế, khu công nghệ cao (02 thủ tục); Nhà ở, công sở (01 thủ tục); Công nghiệp tiêu dùng, công nghiệp thực phẩm và công nghiệp chế biến khác (04 thủ tục); Lưu thơng hàng hóa nước và xuất nhập khẩu (06 thủ tục); Đầu tư nước, đầu tư nước ngoài và đầu tư Việt Nam nước ngoài (02 thủ tục); Đấu thầu (03 thủ tục); Kế toán, kiểm toán (01 thủ tục); Khu vực kinh tế tập thể, Hợp tác xã (17 thủ tục); Thành lập và phát triển doanh nghiệp (06 thủ tục); Người có cơng (24 thủ tục); Bảo trợ xã hội (08 thủ tục); Thủy sản (04 thủ tục); Bồi thường nhà nước (07 thủ tục); Chứng thực (12 thủ tục); Phát triển nông thôn (04 thủ tục) Hiện nay, các lĩnh vực phát sinh như: Hộ tịch (16 thủ tục); Đăng ký giao dịch đảm bảo (14 thủ tục); Phổ biến giáo dục pháp luật (02 thủ tục) và hòa giải sở (01 thủ tục); Hoạt động khoa học và công nghệ (02 thủ tục) UBND huyện đạo các quan, đơn vị tiếp tục rà soát và xây dựng các quy trình Đờng thời, rà soát, sửa đởi, bở sung các quy trình sở các định hủy bỏ, bãi bỏ, sửa đổi bổ sung hoặc ban hành UBND Tỉnh Thái Bình danh mục các thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải UBND cấp huyện 3.1.2 Những kết quả đạt việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công tác văn phòng huyện Kết thu được quá trình xây dựng và thực theo tiêu chuẩn ISO quận là quán, thể tâm, cam kết lãnh đạo Văn phòng và đồng tình, tham gia tích cực hầu hết cán bợ, cơng chức Tập thể CBCNV vượt qua khó khăn, thách thức trước công việc mẻ, phức tạp, đòi hỏi nhiều 33 công sức, thời gian để hoàn thành nhiệm vụ được giao kế hoạch Đó là kết thiết thực, góp phần thực CCHC quận Đội ngũ cán bộ, công chức chủ chốt Văn phòng được đào tạo kiến thức quản lý chất lượng công tác, hệ thống quản lý chất lượng quốc tế nói chung và áp dụng dịch vụ hành chính cơng Trong quá trình xây dựng HTQL chất lượng, các đơn vị có hợi rà soát chức năng, nhiệm vụ, xác định chức danh và nghiệp vụ yêu cầu từng thành viên đơn vị vị trí công tác, phân công, phối hợp thực từng loại công việc Xác định liên quan, những việc đòi hỏi phối hợp các đơn vị liên quan và ngoài Văn phòng Tổ chức rà soát, thu thập, xếp các loại văn làm thực chức năng, nhiệm vụ và tham chiếu cần Cải tiến việc quản lý tài liệu, hờ sơ đảm bảo dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy Thông qua hoạt động kiểm soát tài liệu, kiểm soát hồ sơ việc cập nhật văn quy phạm pháp luật được thường xuyên, đảm bảo công tác lưu trữ, bảo mật Lãnh đạo dễ dàng kiểm tra tiến độ và kết công việc từng bộ phận, cá nhân Tạo phong cách, môi trường làm việc khoa học, cải thiện lề lối, tác phong làm việc cán bộ công chức nhà nước Thực nhiệm vụ giúp cán bộ, công chức làm việc khoa học hơn, giải công việc khẩn trương hơn, nâng cao ý thức trách nhiệm và chủ động công việc đồng thời phối hợp chặt chẽ với các thành viên khác và ngoài đơn vị Đó là hội sâu, nâng cao nghiệp vụ, kỹ công tác cho cán bộ, công chức Mặt khác đề được yêu cầu đào tạo lâu dài, bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ, kỹ làm việc cho cán bộ, công chức, người lao động bảo đảm ở các vị trí công tác Từ tiến hành áp dụng thử hệ thống quản lý chất lượng đến nay, có chuyển biến rõ rệt các hoạt động Văn phòng, nâng cao hiệu lực, mang lại hiệu thiết thực thể ở các mặt Các đơn vị chủ động tổ chức thực công việc theo quy định, kể việc phối hợp với các đơn vị liên quan và ngoài Văn phòng Bảo đảm chất lượng 34 phục vụ điều hành, đạo lãnh đạo Bộ, nâng cao hiệu hoạt động Văn phòng, chất lượng công việc đo đếm được theo chuẩn mực quy định ngày càng đáp ứng u cầu khách hàng (thơng qua góp ý, đánh giá các đơn vị, cá nhân quan) Nền nếp làm việc, quản lý công việc chặt chẽ hơn, xếp chấn chỉnh tài liệu, là việc lập hồ sơ để theo dõi việc đánh giá kết công việc được khách quan, chính xác Mặt khác rõ các lỗi, khiếm khuyết ở cá nhân, bộ phận giúp cho việc khắc phục được nhanh chóng Về mặt ý thức, tạo chuyển biến quan trọng nhận thức từ cán bộ quản lý đến cán bộ, công chức, người lao động trước trách nhiệm thực thi công vụ và chất lượng công tác; mọi thành viên thấy rõ trách nhiệm trước yêu cầu công việc mà phụ trách để tự trau dời, nâng cao kỹ nghiệp vụ nhằm đáp ứng công việc được giao Kết áp dụng tiêu chuẩn ISO Văn phòng được các đơn vị quan đờng tình, ủng hộ và phối hợp chặt chẽ với Văn phòng các hoạt đợng a.Thuận lợi: Có hướng dẫn, đạo trực tiếp cấp cùng hỗ trợ tích cực Ban đạo Công nghệ thông tin các quan đảng Trung ương Có được tâm, ý thức nâng cao hiệu suất làm việc, lợi ích ISO từ các lãnh đạo Văn phòng Các cán bợ, cơng chức văn phòng có ý thức tránh nhiệm cao cơng việc mình, cùng phối hợp, hợp tác nhịp nhàng, cố gắng cùng học hỏi, ham gia góp ý kiến cho hệ hơng được vận hành tốt Được kế thừa tài liệu, quá trình vận hành, học hỏi kinh nghiệm từ thực tiễn các tỉnh bạn xây dựng hệ thống quản lý ISO áp dụng thành cơng quan - Trình độ tin học văn phòng cán bộ, công chức được nâng cao, thiết bị công nghệ được trang bị tương đối đầy đủ, được nối mạng, một số quan giải công việc qua hệ thống phần mềm và hệ điều hành Được thống đạo, hướng dẫn Ban đạo tỉnh, cấp kinh phí đầy đủ theo tiến đợ 35 b Khó khăn: Là một công cụ quản lý mới, nhiều thuật ngữ tiêu chuẩn trừu tượng, khó hiểu dẫn đến việc tiếp cận với hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2008 một số lãnh đạo và công chức, ngưòi lao động còn hạn chế Lãnh đạo một số phòng chưa thực muốn triển khai xây dựng và áp dụng Việc luân chuyển cán bộ, tách nhập các bộ phận, chậm ban hành chức năng, nhiệm vụ tại mợt phòng ảnh hưởng đến quá trình và tiến độ triển khai Tất thành viên Ban đạoTCVN ISO 9001:2008, đặc biệt là đại diện lãnh đạo chất lượng tại các quan là kiêm nhiệm nên ảnh hưởng tới tiến độ và chất lượng việc kiểm tra, đôn đốc việc xây dựng, áp dụng hệ thống quản lý chất lượng tại đơn vị Thói quen làm việc máy móc, thụ đợng mợt số bợ phận, cơng chức gây khó khăn quá trình triển khai Các văn pháp luật thường xuyên thay đổi, không đồng bộ Kinh phí cho việc áp dụng, trì hệ thống còn hạn chế Các tở chức tư vấn ở xa gây khó khăn cho việc tháo gỡ vướng mắc phát sinh quá trình xây dựng hệ thống tài liệu Việc cập nhật tài liệu pháp luật liên quan vào hệ thống quản lý chất lượng chưa được thực thường xuyên Thói quen xử lý cơng việc theo kinh nghiệm, theo lói mòn nên ảnh hưởng đến quá trình cài tiến hệ thống chất lượng 3.1.3 Một số kết quả đạt được: Mặc dù còn gặp khó khăn quá trình xây dựng, áp dụng và trì hệ thống quản lý chất lượng Văn phòng UBND Huyện đưa hệ thống vào vận hành đạt được những kết sau: Quy định rõ chức năng, nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn các bộ phận, cá nhân tránh được chống chéo, đồng thời tăng cường được phối hợp xử lý công việc 36 Lãnh đạo dễ dàng kiểm tra tiến độ và kết công việc từng bộ phận, cá nhân Tạo phong cách, môi trường làm việc khoa học, cải thiện lề lối, tác phong làm việc cán bộ công chức nhà nước Các quy trình giải cơng việc được cụ thể hoá, minh bạch rõ ràng dễ thực hiện, dễ kiểm soát, hạn chế được sai sót Thuận tiện cho các cán bộ, công chức, cá nhân đến liên hệ công tác, góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ hành chính Rút ngắn được thời gian tiếp nhận, xử lý hồ sơ theo yêu cầu tổ chức, cá nhân tại một số bộ phận; tỷ lệ hồ sơ giải thời gian được nâng lên Cải tiến việc quản lý tài liệu, hờ sơ đảm bảo dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy Thông qua hoạt động kiểm soát tài liệu, kiểm soát hồ sơ việc cập nhật văn quy phạm pháp luật được thường xuyên, đảm bảo công tác lưu trữ, bảo mật Tiếp nhận ý kiến các tở chức, cá nhân quá trình xử lý cơng việc qua có biện pháp chấn chỉnh, khắc phục, phòng ngừa tạo môi trường làm việc minh bạch, thuận lợi Trợ giúp văn thư văn phòng tổ chức lưu trữ các công văn đi, công văn đến, cơng văn nợi bợ (có thể hiểu bao gờm các tài liệu cho mượn) Lãnh đạo, trợ lý các bợ phận quan có thể tìm kiếm, tra cứu các công văn đi, công văn đến, công văn nội bộ để phục vụ công tác chuyên môn Trợ giúp Lãnh đạo, cán bợ, trợ lý tở chức các “qui trình xử lý” riêng quá trình giải các vụ việc Lãnh đạo quan có thể biết được tình hình xử lý cơng văn các cán bợ quan (thơng qua các trạng thái xử lý các loại công văn, các văn liên quan có lưu hờ sơ xử lý từng văn vụ việc) Cung cấp cách “in lưu trữ” các loại văn riêng biệt phục vụ công tác lưu trữ văn bản, hồ sơ quan Khuyến khích công chức, viên chức chủ động hướng đến việc nâng cao thành tích cở đơn vị quan 37 3.1.4 Kiến nghị: Đề nghị BCĐ ISO thường xuyên mở các lớp tập huấn nhằm nâng cao trình đợ chun mơn, nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ, công chức thực công tác quản lý, vận hành HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 và cán bộ, công chức làm việc tại Văn phòng Tỉnh uỷ Tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến nâng cao nhận thức cho cán bộ, công chức tại quan phát huy vai trò và tham gia Đảng, đoàn thể công cuộc thực áp dụng, quản lý theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 ở quan Cần nâng cao trách nhiệm người đướng đầu qaun việc đạo thực hiện, gắn kết thực với đánh giá thi đua, khen thưởng hàng năm Cần co phối hợp chặt chẽ với Ban đạo ISO tỉnh mọi hoạt động liên quan đến tổ chức thực là công tác bồi dưỡng, nâng cao kiến thức, trình đợ chun mơn, nghiệp đợi ngũ cán bợ, cơng chức là đầu mối sử dụng ISO Cần phân công trách nhiệm phù hợp để đảm bảo HTQLCL được xây dựng và áp dụng mang lại hiệu cao nhất, cần găn liền cơng tác xây dựng và áp dụng HTQLCL với công tác kiểm soát, kiểm tra quy trình thực hệ thống quản lý chất lượng tại đơn vị Kết nối chặt chẽ hệ thông các quan, đơn vị có liên quan hệ thống khối đảng, đoàn thể thành một khối thông nhất, hoàn chỉnh và có tính liên thơng Cần tích cực học hỏi, giao lưu, trao đổi kinh nghiệp chuyên môn, nghiệp vụ 38 Tiểu kết: Tiếp tục hoàn thiện các chính sách, giải pháp để hoàn thiện nữa việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công tác văn phòng ở tại và tương lai Cần lãnh đạo, đạo sát nữa lãnh đạo văn phòng Quản lý phải song hành với hành động, phải bám sát kế hoạch, mục tiêu đặt để việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO công tác văn phòng ngày càng đạt hiệu cao Nhà lãnh đạo văn phòng phải nghiêm minh công tác xử lý vi phạm, khen thưởng những cán bộ, công chức hoàn thành tốt nhiệm vụ, kỷ luật những cán bộ, cơng chức có hành vi chống đối để hoàn thiện bộ máy quan bộ phận văn phòng, giữ những người có đủ đức, đủ tài để hoàn thành công việc Cần trọng đến công nghệ thông tin, ứng dụng công nghệ thông tin công tác quản lý, điều hành để giảm thiểu thời gian, công sức, tiền mà lại đạt kết cao 39 PHẦN KẾT LUẬN Qua thời gian tìm hiểu thực tế các quan, nhận thấy rằng việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công tác văn phòng là công cụ đắc lực chính công tác quản lý điều hành lãnh đạo Để góp phần giải những tồn tại lãnh đạo văn phòng cần có những đề xuất với lãnh đạo để cải tiến hệ thống quản lý chất lượng ứng dụng ISO, hệ thống máy tính quan bố trí nhân và đủ cho phù hợp với yêu cầu công tác Trong xu hội nhập kinh tế quốc tế mở cho các doanh nghiệp Việt Nam nhiều hội bên cạnh là khá nhiều sức ép và thách thức phía trước, để tờn tại và phát triển các doanh nghiệp cần phải xây dựng nguồn lực cho chính mình, phải đáp ứng được u cầu khách hàng.Mợt hệ thống quản lý chất lượng được áp dụng phổ biến giới đố là bộ tiêu chuẩn Quốc tế ISO 9001 Hiện tại Việt Nam các doanh nghiệp và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001 hoạt động sản xuất, kinh doanh công tác văn phòng và việc làm này là thực cần thiết Đề tài khái quát được những vấn đề chung quản lý chất lượng và Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 Tập trung nêu rõ mục đích, ý nghĩa việc ứng dụng ISO 9001:2008 công tác văn phòng các quan, doanh nghiệp để từ nêu thực trạng và khó khăn việc ứng dụng ISO UBND Huyện Đơng Hưng nói riêng và các quan doanh nghiệp nói chung và đưa một số đề xuất các biện pháp để doanh nghiệp ứng dụng hiệu tiêu chuẩn này vào cải tiến chất lượng làm việc Trên là nội dung báo cáo thực tập Một lần nữa xin chân thành cảm ơn ban lãnh đạo Nhà trường, các thầy, cô giáo; các cấp Lãnh đạo huyện giúp hoàn thành báo cáo này Xin chân thành cảm ơn! Sinh viên 40 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Nguyễn Thị Bích Hằng, Nguyễn Xuân Khôi (2000), Các công cụ cho quản lý cải tiến chất lượng, Nhà xuất khoa học và kỹ thuật Bùi Nguyên Hùng, Nguyễn Thúy Quỳnh Loan (2004) Quản lý chất lượn, Nhà xuất Đại học Quốc gia thành phố Hồ Chí Minh Đặng Minh Trang (2012), Quản lý chất lượng doanh nghiệp, Nhà xuất Thống kê thành phố Hồ Chí Minh TCVN ISO 9001:2008, Hệ thống quản lý chất lượng, yêu cầu Tập bài giảng Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 900 cơng tác văn phịng 41 ... đề tài: ? ?Từ thực tế làm việc tại UBND Hụn Đơng Hưng,trình bày nội dung ứng dụng tiêu chuẩn iso 9001: 2008 cơng tác văn phịng Đánh giá thực trạng ứng dụng và đưa số kiến nghị ” là... tài: ? ?Từ thực tế làm việc tại hụn Đơng Hưng,trình bày nội dung ứng dụng tiêu chuẩn iso 9001: 2008 cơng tác văn phịng Đánh giá thực trạng ứng dụng và đưa số kiến nghị ” để phần nào làm. .. chung ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 công tác văn phòng Chương 2: Nội dung ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 công tác văn phòng tại Uỷ ban nhân dân huyện Đông Hưng Chương 3: Thực trạng
