Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài: 1 2. Lịch sử nghiên cứu: 2 3. Mục đích nghiên cứu: 2 4. Nhiệm vụ nghiên cứu: 3 5. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu: 3 6. Phương pháp nghiên cứu: 3 7. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài: 4 8. Cấu trúc của đề tài: 4 PHẦN NỘI DUNG 5 CHƯƠNG 1. LÝ LUẬN CHUNG VỀ TIÊU CHUẨN ISO 5 1.1. Khái quát về bộ tiêu chuẩn ISO: 5 1.1.1. Giới thiệu về tổ chức ISO: 5 1.1.2. Giới thiệu về bộ tiêu chuẩn ISO 9000: 6 1.2. Nội dung tiêu chuẩn ISO 9001:2008 : 7 1.2.1. Nội dung ứng dụng ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng: 8 1.2.2. Quy trình ứng dụng ISO 9001: 2008 trong công tác văn phòng: 9 1.2.3. Vai trò ứng dụng ISO trong công tác văn phòng: 10 1.2.4. Yêu cầu của việc ứng dụng ISO 9001:2008 trong công văn phòng: 11 TIỂU KẾT 12 CHƯƠNG 2. ỨNG DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI VỤ TỔ CHỨC CÁN BỘ BỘ NỘI VỤ 13 2.1.Giới thiệu sơ lược về tổ chức bộ máy của Vụ Tổ chức cán bộ Bộ Nội vụ: 13 2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Bộ Nội vụ: 13 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Nội vụ: 16 2.2. Ứng dụng ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng tại Vụ Tổ chức cán bộ Bộ Nội vụ: 27 2.2.1. Ứng dụng ISO trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản 27 2.2.2. Ứng dụng ISO trong công tác quản lý văn bản 29 2.2.3. Ứng dụng ISO trong công tác tổ chức sự kiện 34 2.2.4. Ứng dụng ISO trong phần mềm một cửa 36 TIỂU KẾT 37 CHƯƠNG 3. ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG VÀ ĐỀ XUẤT CÁC GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG ISO TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI VỤ TỔ CHỨC CÁN BỘ BỘ NỘI VỤ 38 3.1. Thực trạng ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008 38 3.1.1. Ưu điểm: 38 3.2.2. Nhược điểm: 40 3.2. Giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng ISO trong công tác văn phòng tại Vụ Tổ chức cán bộ Bộ Nội vụ: 40 3.2.1. Thay đổi nhận thức của Ban lãnh đạo văn phòng về việc ứng dụng ISO vào công tác hoạt động của Văn phòng: 40 3.2.2. Tăng cường hoạt động hướng dẫn, phổ biến, tuyên truyền về ứng dụng ISO trong công tác văn phòng 41 3.2.3. Tăng cường liên kết các cơ sở đào tạo về nghiệp vụ văn phòng và các đơn vị tư vấn ứng dụng tiêu chuẩn ISO: 42 3.2.4. Ban hành hướng dẫn, quy chế về nghiệp vụ văn phòng, quy định về ứng dụng ISO một cách chi tiết, cụ thể tại cơ quan: 42 TIỂU KẾT 44 KẾT LUẬN 45 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 47 PHỤ LỤC
LỜI CẢM ƠN Với 40 năm xây dựng trưởng thành, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội số sở đào tạo bồi dưỡng nguồn nhân lực có trình độ đại học, thấp công tác Nội vụ lĩnh vực liên quan Trong đó, Quản trị Văn phòng khoa thành lập với quan tâm đầu tư nhà trường nên không ngừng phát triển qua năm học Nhằm tạo điều kiện cho sinh viên tốt nghiệp trường thuận lợi nhất, nhà trường nói chung khoa nói riêng thay kì thi tốt nghiệp môn học điều kiện “Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001 quản trị văn phòng”, với mục đích giúp sinh viên củng cố thêm kiến thức chuyên môn trau dồi thêm kiến thức thực tế để trường làm khỏi bỡ ngỡ với cơng tác văn phòng Với mong mỏi trau dồi kiến thức cá nhân khảo sát môi trường làm việc chuyên nghiệp với nhận thức tầm quan trọng cơng tác văn phòng đặc biệt việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cơng tác văn phòng quan nên em chọn nghiên cứu đề tài sau “Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công tác Văn phòng Vụ Tổ chức cán - Bộ Nội vụ Đánh giá thực trạng ứng dụng đề xuất giải pháp để nâng cao hiệu ứng dụng ISO 9001:2008 cơng tác Văn phòng” Vụ Tổ chức cán - Bộ Nội vụ làm chuyên đề cho tiểu luận Để hoàn thành chuyên đề tiểu luận Em xin chân thành cảm ơn thầy giáo tận tình hướng dẫn, giảng dạy em suốt trình học tập vừa qua Đặc biệt, em xin cảm ơn bảo tận tình sâu sắc giảng viên hướng dẫn Nguyễn Mạnh Cường thầy Nguyễn Phú Thành giúp em hoàn thành báo cáo đồng thời cảm ơn giúp đỡ chị Nguyễn Thu Trang – chuyên viên Vụ Tổ chức cán Bộ Nội vụ cung cấp tài liệu hướng dẫn giúp đỡ em q trình hồn thành viết Dưới báo cáo em chuyên đề “Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cơng tác Văn phòng Vụ Tổ chức cán - Bộ Nội vụ Đánh giá thực trạng ứng dụng đề xuất giải pháp để nâng cao hiệu ứng dụng ISO 9001:2008 cơng tác Văn phòng” Mặc dù có nhiều cố gắng để thực đề tài cách hoàn chỉnh Song trình độ hiểu biết hạn chế, thời gian nghiên cứu có hạn báo cáo khơng tránh khỏi thiếu sót Em mong nhận đóng góp ý kiến quý báu từ phía thầy, giáo mơn giảng viên khoa để tiểu luận thêm phần hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, Ngày 01 tháng năm 2017 LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan: Bài tiểu luận cơng trình nghiên cứu thực cá nhân em, kết nghiên cứu trình bày đề tài nghiên cứu khoa học trung thực, khách quan Các số liệu, kết luận nghiên cứu trình bày báo cáo chưa công bố hình thức Em xin cam đoan giúp đỡ cho việc thực đề tài nghiên cứu khoa học cám ơn, thơng tin trích dẫn đề tài nghiên cứu khoa học rõ nguồn gốc cụ thể Em xin chịu trách nhiệm chuyên đề tiểu luận mình./ MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT Từ viết tắt TCCB BNV CBCC VB QPPL VB QPPL VB HC BTP KTSTVB VP VBQLNN STVB BHVB HTQLCL TCVN CC,VC Ghi chu Tổ chức cán Bộ Nội vụ Cán công chức Văn Quy phạm pháp luật Văn quy phạm pháp luật Văn hành Bộ tư pháp Kĩ thuật soạn thảo văn Văn phòng Văn quản lý nhà nước Soạn thảo văn Ban hành văn Hệ thống quản lý chất lượng Tiêu chuẩn Việt Nam Công chức, viên chức MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài: - Nhằm tạo điều kiện cho sinh viên tốt nghiệp trường thuận lợi nhất, nhà trường nói chung khoa nói riêng thay kì thi tốt nghiệp mơn học điều kiện “Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001 quản trị văn phòng”, với mục đích giúp sinh viên củng cố thêm kiến thức chuyên môn trau dồi thêm kiến thức thực tế để trường làm khỏi bỡ ngỡ với cơng tác văn phòng sau - Ngày nay, với trình phát triển kinh tế, hội nhập quốc tế mặt đời sống xã hội, vấn đề chất lượng trở thành yếu tố quan trọng định đến khả cạnh tranh thành cơng tổ chức Chính lý đó, quản lý chất lượng xem q trình định sống tổ chức Trong thực tế với phát triển không ngừng kinh tế, khoa học kĩ thuật, dân chủ, đời sống người dân không ngừng cải thiện yêu cầu người dân chất lượng ngày tăng Trên sở nhận thức đó, nhà quản lý phải lựa chọn cách thức quản lý chất lượng phù hợp với thực tiễn tổ chức - Hiện nay, giới tồn nhiều hệ thống quản lý chất lượng hệ thống Kiểm sốt Chất Lượng tồn bộ, hệ thống quản lý chất lượng theo ISO, Từ đó, tổ chức vận dụng lựa chọn mơ hình cách thức quản lý chất lượng cho phù hợp với yêu cầu thực tiễn tổ chức Ngồi ra, thơng qua việc nghiên cứu ISO việc so sánh, đánh giá chúng giúp cho bạn sinh viên có lượng kiến thức mới, cách nhìn ISO Đây kiến thức cần thiết cho công việc tương lai tất bạn tảng để bạn nghiên cứu học tập sâu quản lý chất lượng Chính nhận thức tầm quan trọng vấn đề em định tìm hiểu để tài “Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công tác Văn phòng Vụ Tổ chức cán - Bộ Nội vụ Đánh giá thực trạng ứng dụng đề xuất giải pháp để nâng cao hiệu ứng dụng ISO 9001:2008 cơng tác Văn phòng” Lịch sử nghiên cứu: Đã có nhiều đề tài nghiên cứu xung quanh vấn đề nhiên chưa có đề tài nghiên cứu cụ thể vấn đề “Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công tác Văn phòng Vụ Tổ chức cán - Bộ Nội vụ Đánh giá thực trạng ứng dụng đề xuất giải pháp để nâng cao hiệu ứng dụng ISO 9001:2008 cơng tác Văn phòng” Bộ Nội vụ Nhưng nhà nước ta ban hành số Luật cụ thể quy định Ứng dụng ISO: - Luật Tiêu chuẩn quy chuẩn kỹ thuật số 68/2006/QH11 ngày 29 tháng năm 2006 Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam; - Luật Chất lượng sản phẩm, hàng hóa số 05/2007/QH12 ngày 21 tháng 11 năm 2007 Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Ngồi văn quy định để sâu vào tìm hiểu nghiên cứu có số người viết tiêu chuẩn này, điển hình là: - Nguyễn Chí Phương (2014), Hướng dẫn áp dụng ISO 9001:2008 Việt Nam, Nhà xuất Khoa học Kỹ thuật, Hà Nội; - Nguyễn Đình Phan, Đặng Ngọc Sự (2012), Giáo trình Quản trị chất lượng, Nhà xuất Đại học Kinh tế quốc dân, Hà Nội; - Bùi Doãn Nề (2002), Một số biện pháp quản trị theo trình nhằm đảm bảo nâng cao chất lượng sản phẩm doanh nghiệp in Việt Nam; - Cam Anh Tuấn (2002), Áp dụng ISO 9000 lĩnh vực dịch vụ hành – Một hướng cơng cải cách hành nước ta nay… Mục đích nghiên cứu: Trên sở lý luận công tác ứng dụng tiêu chuẩn ISO cơng tác văn phòng Bộ Nội vụ nói chung Vụ Tổ chức cán nói riêng; nghiên cứu cơng tác nhằm đưa tranh tồn cảnh thực trạng ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cơng tác văn phòng Vụ tổ chức cán - Bộ Nội vụ để từ đưa giải pháp cụ thể Nhiệm vụ nghiên cứu: Để đạt mục đích trên, cần hồn thành nhiệm vụ sau: - Trình bày cách khái quát nội dung công tác ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cơng tác văn phòng Vụ Tổ chức cán - Bộ Nội vụ - Qua thực tế mơ tả tình hình ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Vụ Tổ chức cán - Bộ Nội vụ Đồng thời, vận dụng lý thuyết để đánh giá vấn đề thực trạng ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công tác văn phòng - Đưa số giải pháp nhằm nâng cao hiệu ứng dụng ISO 9001:2008 cơng tác văn phòng Vụ Tổ chức cán - Bộ Nội vụ Đối tượng nghiên cứu phạm vi nghiên cứu: 5.1 Đối tượng nghiên cứu Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 vào công tác văn phòng Vụ Tổ chức cán - Bộ Nội vụ 5.2 Phạm vi nghiên cứu - Thời gian: 2010 – 2017 - Không gian: Thực trạng ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công tác văn phòng Vụ Tổ chức cán - Bộ Nội vụ Phương pháp nghiên cứu: Để hoàn thành nghiên cứu em sử dụng phương pháp nghiên cứu sau: - Phương pháp luận chủ nghĩa Mac – Lê nin; - Phương pháp nghiên cứu, phân tích, so sánh, tổng hợp tài liệu; - Phương pháp xử lý, phân tích, tổng hợp thơng tin; - Phương pháp quan sát thực tế; - Phương pháp vấn; - Phương pháp điều tra khảo sát; - Phương pháp thống kê, đánh giá vấn đề sở đặc thù quan công tác … Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài: - Ý nghĩa lý luận: Đề tài “Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cơng tác Văn phòng Vụ Tổ chức cán - Bộ Nội vụ Đánh giá thực trạng ứng dụng đề xuất giải pháp để nâng cao hiệu ứng dụng ISO 9001:2008 cơng tác Văn phòng” giúp sâu vào nghiên cứu công tác mà Vụ Tổ chức cán - Bộ Nội vụ áp dụng tiêu chuẩn quản lý chất lượng từ đưa ưu, nhược điểm giải pháp nhằm nâng cao hiệu ứng dụng - Ý nghĩa thực tiễn: Nhằm giúp cho người đọc có nhìn xác nhất, hiểu rõ hệ thống quản lý chất lượng vai trò tác dụng cơng tác văn phòng nói chung cơng tác văn phòng Vụ Tổ chức cán - Bộ Nội vụ nói riêng Cấu truc đề tài: Đề tài gồm phần: A PHẦN MỞ ĐẦU B PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ TIÊU CHUẨN ISO CHƯƠNG 2: ỨNG DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 TRONG CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI VỤ TỔ CHỨC CÁN BỘ - BỘ NỘI VỤ CHƯƠNG 3: ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG VÀ ĐỀ XUẤT CÁC GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG ISO TRONG CÔNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI VỤ TỔ CHỨC CÁN BỢ BỢ NỢI VỤ C PHẦN KẾT LUẬN D PHỤ LỤC PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ TIÊU CHUẨN ISO 1.1 Khái quát tiêu chuẩn ISO: 1.1.1 Giới thiệu tổ chức ISO: ISO tên viết tắt Tổ chức Quốc tế Tiêu chuẩn hóa có tên tiếng Anh International Organization for Standardization Đây tổ chức phi phủ thành lập vào năm 1947, đặt trụ sở Geneva Thụy Sỹ ISO có khoảng 200 ban kỹ thuật ban hành 20.000 tiêu chuẩn bao gồm tiêu chuẩn kỹ thuật, tiêu chuẩn quản lý Mục đích ISO thúc đẩy phát triển tiêu chuẩn hóa cơng việc có liên quan đến q trình này, nhằm mục đích tạo thuận lợi cho hoạt động trao đổi hàng hóa dịch vụ quốc gia khác giới thông qua việc xây dựng ban hành tiêu chuẩn sản xuất, thương mại thông tin Tất tiêu chuẩn ISO đặt có tính chất tự nguyện ISO ví cầu nối khu vực công khu vực tư nhân cầu nối lĩnh vực khác thơng qua tiêu chuẩn ISO có khoảng 180 Ủy ban kỹ thuật (Technical Committee) chuyên dự thảo tiêu chuẩn lĩnh vực Các nước thành viên ISO lập nhóm tư vấn kỹ thuật nhằm cung cấp tư liệu đầu vào cho Ủy ban kỹ thuật phần q trình xây dựng tiêu chuẩn ISO tiếp nhận tư liệu đầu vào từ phủ ngành bên liên quan trước ban hành tiêu chuẩn Sau tiêu chuẩn dự thảo nước thành viên chấp thuận, cơng bố tiêu chuẩn quốc tế Sau nước lại chấp nhận phiên tiêu chuẩn làm tiêu chuẩn quốc gia Mức độ tham gia xây dựng tiêu chuẩn ISO nước khác Tổ chức ISO có ba hình thức thành viên: Tổ chức thành viên; thành viên thông tấn; thành viên đăng ký Tính đến ngày 03/02/2015, ISO có 178 10 chức thể ý thức tự giác, trách nhiệm cơng việc nhóm chun gia đánh giá nội xem xét, đánh giá định kỳ Từ phát hạn chế, bất cập việc thực nhiệm vụ có đề xuất biện pháp cải tiến, nâng cao chất lượng dịch vụ cơng: - Các quy trình hồ sơ giải công việc công khai nơi làm việc Trách nhiệm cán bộ, công chức nội dung thời gian làm việc xác định rõ ràng Do sai sót hạn chế tối đa Cán lãnh đạo bao quát kiểm sốt q trình thực cơng việc - Việc quản lý hồ sơ công việc thực khoa học theo quy trình giúp cho việc triển khai thực tra cứu nhanh chóng, dễ dàng Hạn chế đến mức thấp tình trạng áp dụng văn quy phạm hết hiệu lực - Nhận thức tầm quan trọng hiệu việc áp dụng HTQLCL theo TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động quản lý quan nhà nước TIỂU KẾT Việc thực quy trình BNV thực từ số quy trình điểm, sau triển khai áp dụng tất quy trình theo Danh mục thủ tục hành ban hành kèm theo Quyết định Bộ Hàng năm Ban đạo ISO đạo phòng chun mơn rà sốt lại quy trình, thiết lập lại mục tiêu chất lượng; kết hợp với việc thu thập thông tin phản hồi người dân thơng qua đường dây nóng, hòm thư góp ý tiếp xúc cử tri để kịp thời có cải tiến cho phù hợp Kịp thời kiện tồn Ban đạo nhóm chun gia có thay đổi, ln chuyển cơng tác, không để việc đạo, thực áp dụng hệ thống quản lý chất lượng bị gián đoạn Trên minh chứng xác cho việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cơng tác văn phòng Vụ Tổ chức cán - Bộ Nội vụ mang lại hiệu cao cho quan 41 CHƯƠNG ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG VÀ ĐỀ XUẤT CÁC GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG ISO TRONG CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI VỤ TỔ CHỨC CÁN BỘ - BỘ NỘI VỤ 3.1 Thực trạng ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 3.1.1 Ưu điểm: Với kết đạt được, năm qua Vụ Tổ chức cán nói riêng Bộ Nội vụ nói chung Tổng cục trưởng Tổng cục Tiêu chuẩn đo lường chất lượng thuộc Bộ Khoa học Công nghệ ký Quyết định số 1777/QĐ-TĐC cấp giấy chứng nhận phù hợp với TCVN ISO 9001:2008 HTQLCL Bộ Nội vụ Bộ Nội vụ Bộ nhận Giấy chứng nhận Phù hợp Tiêu chuẩn phạm vi tất hoạt động thực chức quản lý nhà nước khối quan Bộ Cơng tác trì HTQLCL theo TCVN ISO 9001:2008 thực thuận lợi; việc áp dụng cấc quy trình mang lại hiệu thiết thực, phù hợp với xu xây dựng hành đại theo hướng cơng khai, minh bạch, đáp ứng yêu cầu cải cách hành Nhà nước + Với việc áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 lãnh đạo quan vụ trưởng trưởng phòng ban đánh giá nghiên cứu thực tế hoạt động quan vai trò hỗ trợ đơn vị tư vấn ISO + Về lợi ích đạt với việc xây dựng thành cơng HTQLCL ISO 9001:2008 Vì nhận thức đúng, Lãnh đạo Bộ toàn thể CCVC BNV dễ dàng thực cam kết áp dụng, trì cải tiến thường xuyên HTQLCL theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 theo sách chất lượng Hệ thống VB xây dựng rõ ràng, kiểm sốt chặt chẽ, có chuẩn mực đánh giá cơng việc, phân công trách nhiệm rõ ràng vị trí cơng việc 42 Các quy trình, quy định theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 tương đối phù hợp với công việc thực tế Vụ Tổ chức cán - BNV, giúp cho hoạt động khối quan luôn không ngừng cải tiến hoạt động để giảm thiểu thủ tục, quy trình khơng cần thiết nhằm giảm tối đa chi phí phát sinh + Về hoạt động kiểm tra, đo lường, phân tích, cải tiến Khi ứng dụng ISO vận hành quy trình làm việc, lãnh đạo văn phòng dễ dàng kiểm tra tiến độ kết làm việc phận, cá nhân Từ nâng cao nhận thức, trình độ, ý thức trách nhiệm lãnh đạo CCVC Tạo cách thức làm việc khoa học, logic, từ tăng hội tăng lợi nhuận thu nhập cho người lao động - Cơng tác trì HTQLCL theo TCVN ISO 9001:2008 thực thuận lợi; việc áp dụng quy trình mang lại hiệu thiết thực, phù hợp với xu xây dựng hành đại theo hướng công khai, minh bạch, đáp ứng yêu cầu cải cách hành Nhà nước - Việc áp dụng HTQLCL phương pháp để giám sát thực tế việc áp dụng văn quy phạm pháp luật Nhà nước HTQLCL công cụ hỗ trợ đáng kể cho việc công khai, minh bạch, cụ thể hóa quy trình, thủ tục giải công việc theo yêu cầu tổ chức công dân Hồ sơ công việc tổ chức thu thập, xếp, lưu trữ khoa học Hiệu công tác quản lý cung cấp dịch vụ hành công nâng cao rõ rệt; bước tạo lòng tin hài lòng người dân tới làm việc BNV Cũng từ đây, CCVC quan nhận thấy công việc thực chu hơn, đỡ thời gian hơn, hiệu trước nhiều Cách làm việc khoa học, logic áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 giúp lãnh đạo khỏi cơng việc vụ ngày để tập trung nghiên cứu kế hoạch phát triển chiến lược cửa quan 43 Với kết đạt được, Bộ Nội vụ nói chung Tổng cục trưởng Tổng cục Tiêu chuẩn đo lường chất lượng thuộc Bộ Khoa học Công nghệ ký Quyết định số 1777/QĐ-TĐC cấp giấy chứng nhận phù hợp với TCVN ISO 9001:2008 HTQLCL Bộ Nội vụ Qua bảy năm triển khai thực Quyết định số 144/2006/QĐ-TTg Thủ tướng Chính phủ, việc áp dụng HTQLCL theo TCVN ISO 9001 vào hoạt động Bộ Nội vụ mang lại hiệu thiết thực, hỗ trợ đắc lực mục tiêu cải cách hành nội quan, nâng cao chất lượng phục vụ tổ chức, cơng dân - "khách hàng" - trình thực "giao dịch" với Bộ Nội vụ 3.2.2 Nhược điểm: Bên cạnh ưu điểm nêu vẫn tồn số hạn chế sau: - Việc kiểm tra đánh giá nội có lúc, có việc chưa thực thường xuyên - Nhận thức tầm quan trọng việc trì, áp dụng hệ thống quản lý chất lượng chưa đồng cán bộ, công chức phòng chun mơn khác Do việc trì, cải tiến, cập nhật thay đổi Văn QPPL liên quan đến hoạt động xử lý công việc vào hệ thống quản lý chất lượng có việc chậm trễ so với yêu cầu 3.2 Giải pháp nhằm nâng cao hiệu ứng dụng ISO công tác văn phòng Vụ Tổ chức cán - Bộ Nội vụ: Nhận thức tầm quan trọng việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 thời gian tới UBND Thành phố tiếp tục trì, cải tiến để việc áp dụng phát huy hiệu tốt hơn, cụ thể: 3.2.1 Thay đổi nhận thức Ban lãnh đạo văn phòng việc ứng dụng ISO vào cơng tác hoạt động Văn phòng: 44 Việc việc ứng dụng ISO hiệu quả, trước hết lãnh đạo văn phòng BNV phải thay đổi nhận thức đắn vai trò văn phòng lợi ích chung quan Nhận thấy khó khăn cơng tác hoạt động Văn phòng vai trò thiết thực hữu ích ứng dụng tiêu chuẩn ISO cơng tác Văn phòng, lãnh đạo văn phòng phải nhận thức tầm quan trọng, cấp thiết việc ứng dụng ISO trình quản lý giải cơng việc văn phòng Lãnh đạo văn phòng phải đầu tư vào sở vật chất, trang thiết bị để phục vụ tốt cho việc áp dụng ISO Như hệ thống giá tủ bảo quản hồ sơ, tài liệu xếp thống mát, sẽ, bố trí kho lưu trữ trang bị đầy đủ máy móc hỗ trợ cho công tác bảo quản hiệu quả: máy hút bụi, máy điều hòa, biển báo cháy nổ, bình chữa cháy, cặp hộp phục vụ cho lưu trữ tài liệu trang bị quy chuẩn chung Nhà nước, vị trí làm việc văn phòng trang bị đầy đủ thiết bị văn phòng như: máy tính, máy fax, máy scan, máy photo Điều thể cao đạo sát quan tâm lãnh đạo việc ứng dụng ISO cơng tác văn phòng Ngồi lãnh đạo văn phòng phải đưa văn quy định việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO để CBCNV thực theo quy định 3.2.2 Tăng cường hoạt động hướng dẫn, phổ biến, tuyên truyền ứng dụng ISO công tác văn phòng Đảm bảo việc tồn thể CBCNV phải nắm hiểu rõ quy trình xây dựng theo tiêu chuẩn ISO xây dựng quan Việc phổ biến ứng dụng ISO cần thực thường xun hơn, doanh nghiệp có nhiều CBCNV trẻ, vào, quy trình khơng biết đến dẫn đến tình trạng giải cơng việc khơng theo quy trình, mà chất việc ứng dụng ISO xây dựng bước thực hiện, cần người không thực không tuân theo quy trình xây dựng tồn quy trình 45 bị phá vỡ Ngồi việc hướng dẫn, phổ biến công tác ứng dụng ISO, quan nên tổ chức buổi chia sẻ cho toàn CCVC BNV tham dự để lắng nghe hết bất cập ứng dụng quy trình làm việc Việc phổ biến, hướng dẫn, tuyên truyền sâu rộng cho toàn thể CBCNV thông qua hội thảo chuyên đề ISO, việc ứng dụng ISO mẻ quan nhà nước Việt Nam nói chung CCVC BNV nói riêng cơng tác tun truyền quan trọng nâng cao kiến thức ISO cho CBCNV để thực công việc đạt hiệu cao 3.2.3 Tăng cường liên kết sở đào tạo nghiệp vụ văn phòng đơn vị tư vấn ứng dụng tiêu chuẩn ISO: Để thực tốt việc ứng dụng ISO việc nâng cao chất lượng công tác văn phòng đòi hỏi CBCNV phải am hiểu cơng tác chun mơn văn phòng có việc ứng dụng ISO đạt hiệu cao Hiện CBCNV quan hầu hết chưa đào tạo nghiệp vụ văn phòng Trong trình giải cơng việc CBNV thường thực theo thói quen đa số CBCNV tham gia lớp đào tạo ngắn hạn công tác văn phòng Việc hợp tác liên kết đào tạo góp phần nâng cao nghiệp vụ văn phòng Đồng thời, tạo tảng vững cho việc ứng dụng ISO cơng tác văn phòng hiệu 3.2.4 Ban hành hướng dẫn, quy chế nghiệp vụ văn phòng, quy định ứng dụng ISO cách chi tiết, cụ thể quan: Hiện nghiệp vụ văn phòng BNV như: soạn thảo ban hành văn bản, văn thư - lưu trữ, tổ chức kiện, công tác nhân sự, quản lý VB, … xây dựng quy trình làm việc biểu mẫu Quy chế, quy định cơng cụ hữu hiệu cho công tác quản lý, quy định yêu cầu cần phải thực hiện, việc xây dựng quy chế nâng cao ý thức trách nhiệm, thống nề nếp quy trình làm việc CBCNV 46 hoạt động quan Đây việc làm cấp thiết cần phải tiến hành khẩn chương để hoàn thiện làm sở định hướng hoạt động CBCNV thực nghiệp vụ văn phòng Muốn thống nhất, đồng thực nghiệp vụ văn phòng cơng tác ứng dụng ISO đòi hỏi quan phải có quy định, quy chế nghiêm ngặt Mặc dù thực tế giải công việc hầu hết CBCNV thực nghiệp vụ văn phòng theo thói quen cơng việc dựa theo quy định Nhà nước Xong để thời gian tới việc ứng dụng ISO đạt hiệu cao nhiệm vụ quan phải xây dựng hệ thống văn quy định, quy chế nghiệp vụ cơng tác văn phòng Ngồi có sớ biện pháp sau: - Tiếp tục đạo rà soát, cập nhật thay đổi văn quy phạm pháp luật liên quan đến quy trình giải cơng việc để kịp thời chỉnh sửa quy trình - Duy trì hoạt động Ban đạo ISO nhóm chuyên gia đánh giá nội - Kịp thời cập nhật, thực hướng dẫn quan cấp liên quan đến Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn Quốc gia TCVN ISO 9001:2008 - Chủ động lập, gửi hồ sơ đến Tổng cục Tiêu chuẩn đo lường chất lượng xin cấp lại Giấy chứng nhận Hệ thống quản lý chất lượng phù hợp với Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 Giấy chứng nhận hết hiệu lực 47 TIỂU KẾT Như biết văn phòng nơi thực trực tiếp công tác liên quan đến nghiệp vụ văn phòng, vị lãnh đạo văn phòng CBCNV văn phòng cần tham gia đóng góp ý kiến với ban lãnh đạo để xây dựng quy định, quy chế nghiệp vụ công tác văn phòng nhằm nâng cao hiệu việc ứng dụng ISO cơng tác văn phòng Việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO cơng tác văn phòng Vụ Tổ chức cán - BNV thực tốt bên cạnh vẫn số mặt vẫn hạn chế, yếu Trên số ưu điểm, nhược điểm hướng giải nhằm nâng cao hiệu hoạt động quan, cho thấy trách nhiệm lãnh đạo văn phòng việc thực nội quy, quy chế Rất mong ý kiến góp ý phần cho cơng tác chung quan 48 KẾT LUẬN Tầm quan trọng lớn mạnh Bộ Nội vụ ngày thể rõ Trưởng thành đất nước từ ngày quan chuyên môn quan trọng hệ thống quan hành nhà nước.Xác định vai trò tầm quan trọng mình, Bộ Nội vụ khơng ngừng xây dựng phát triển năm vừa qua Cơ cấu tổ chức dần hoàn thiện, đội ngũ cán bộ, cơng chức, viên chức, nhân viên có kỹ thuật trình độ ngày cao Khối lượng cơng việc Bộ Nội vụ lớn chất lượng hiệu vẫn ln nâng lên rõ rệt Có kết cố gắng không ngừng Ban lãnh đạo tập thể cán bộ, công chức viên chức toàn thể nhân viên Bộ Nội vụ Hiện việc áp dụng ISO công tác văn phòng có ý nghĩa vơ quan trọng, đóng góp tích cực vào chương trình cải cách hành nước nhà Mục tiêu việc ứng dụng ISO 9001:2008 Văn phòng Bộ Bộ Nội vụ giúp đưa phương pháp làm việc khoa học, đảm bảo cơng việc dịch vụ có chất lượng ổn định, đáp ứng nhu cầu công dân qua nâng cao tính chất phục vụ gắn bó nhà nước nhân dân Như biết quan, tổ chức doanh nghiệp ứng dụng tiêu chuẩn quản lý chất lượng vào cơng tác văn phòng quan mình, nhận thấy vơ quan trọng giúp ích nhiều cơng tác văn phòng, giúp giảm tối đa khối lượng cơng việc Trên em khái quát rõ nét nét bảo tiêu chuẩn ISO nói chung ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 vào cơng tác văn phòng BNV nói riêng, liệt kê nghiệp vụ mà quan ứng dụng cơng tác văn bản, tìm ưu điểm hạn chế đóng góp số giải pháp nhằm nâng cao việc ứng dụng ISO Việc ứng dụng ISO 9001:2008 cơng tác văn phòng ngày nhiều quan xác định rõ, khơng phí mà đầu tư cho chất lượng mang tính lâu dài Và giống đầu tư, 49 hiệu phải đặt lên hàng đầu Một đầu tư không hiệu mang tính hình thức trở thành gánh nặng, lãng phí lâu dài cho tổ chức Hãy biến hệ thống chất lượng thành công cụ để tạo chất lượng Trong quãng thời gian khảo sát ỏi Vụ Tổ chức cán - Bộ Nội, em có thời gian tìm hiểu,có điều kiện học hỏi kiến thức thực tế, củng cố lý thuyết học tập trường Tuy nhiên, thời gian nghiên cứu không nhiều với hạn chế lực thân nên báo cáo khơng thể tránh khỏi nhiều thiếu sót Vì vậy, em mong giúp đỡ thầy, cô để thu hoạch hoàn thiện nữa./ 50 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Báo cáo số 687/BC-VTLTNN tình hình thực Nghị định 110/2004/NĐ-CP, Nghị định 111/2004/NĐ-CP Chính phủ Chỉ thị 05/2007/CT-TTg Thủ tướng Chính phủ cơng tác văn thư, lưu trữ Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước ban hành; Công văn 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004; Công văn số 111/QĐ-BNV Bộ Nội vụ ngày 17 tháng năm 1998 việc đánh số, kí hiệu thẩm quyền ký văn Bộ; Công văn 3043/BNV-VP ngày 31/8/2006 Bộ Nội vụ thực thị Thủ tướng Chính phủ soạn thảo ban hành văn hướng dẫn luật pháp lệnh; Công văn 3109/BNV-PC ngày 20/9/2005 Bộ Nội vụ việc giám sát việc ban hành văn quy phạm pháp luật; Công văn số 1124/BNV-PC ngày 04/4/2007 Bộ BNV Đính Điều 10 Quy chế xây dựng ban hành văn quy phạm pháp luật kèm theo Quyết định số 437/QĐ-BNV ngày 30/3/2007; Đề án Hỗ trợ xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng cấp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; GS.TS Nguyễn Thành Độ (2013), Quản trị văn phòng; Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 Chính phủ Công tác văn thư; 10 Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định 110/2004/NĐ-CP công tác văn thư; 11 Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính; 12 Thông tư 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng năm 2013 Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức; 13 Nghị định số 58/2014/NĐ-CP, nghị định Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức BNV; 51 14 Luật Tiêu chuẩn quy chuẩn kỹ thuật số 68/2006/QH11 ngày 29 tháng năm 2006 Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam; 15 Luật Chất lượng sản phẩm, hàng hóa số 05/2007/QH12 ngày 21 tháng 11 năm 2007 Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam; 16 Luật lưu trữ; 17 Luật yếu; 18 Luật cán bộ, công chức; 19 Luật viên chức; 20 Tài liệu bồi dưỡng công chức quan BNV (tài liệu lưu hành nội bộ); 21 BNV 70 năm xây dựng phát triển (1945 – 2015); 22 Và số VB tài liệu khác Trang Web: http://vi.wikipedia.org http://tailieu.vn www.ebook.edu.vn http://www.moha.gov.vn/ 52 PHỤ LỤC PHỤ LỤC CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA BỘ NỘI VỤ PHỤ LỤC CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VỤ TỔ CHỨC CÁN BỘ BỘ NỘI VỤ Vụ trưởng (Nguyễn Quốc Khánh) Phó Vụ trưởng Phó Vụ trưởng (Trương Thị Liên) (Phạm Đình Lộc) Chun viên cao cấp Chuyên viên Chuyên viên Chuyên viên Chuyên viênChuyên viên Chuyên viên Chuyên viên Cán PHỤ LỤC SƯU TẦM MỘT SỐ VĂN BẢN CỦA CƠ QUAN