Đề xuất đổi xây dựng văn hóa tổ chức UBND THành phố Hạ Long BÀI LÀM I THÔNG TIN VỀ TỔ CHỨC: a Tên tổ chức: UBND THÀNH PHỐ HẠ LONG Thành phố Hạ Long có địa hình đa dạng phức tạp, khu vực hình thành lâu đời lãnh thổ Việt Nam, bao gồm đồi núi, thung lũng, vùng ven biển hải đảo, chia thành vùng rõ rệt: TP Hạ Long có địa hình đa dạng phức tạp Uỷ ban nhân dân thành phố Hạ Long Hội đồng nhân dân Thành phố bầu, quan chấp hành Hội đồng nhân dân Thành phố, quan hành nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân Thành phố UBND tỉnh Quảng Ninh UBND thành phố Hạ Long chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật, văn Trung ương, UBND Tỉnh, HĐND cấp Nghị Hội đồng nhân dân Thành phố, nhằm bảo đảm thực chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh thực sách khác địa bàn Thành phố b) Lĩnh vực : UBND Thành phố thực chức quản lý Nhà nước thành phố Hạ Long, lãnh đạo đạo , triển khai tổ chức thực kế hoạch phát triển kinh tế xã hội, đảm bảo an ninh quốc phòng thành phố quản lý thống máy hành từ thành phố đến phường gồm 34 phòng ban ,đơn vị 20 phường C) CƠ CẤU TỔ CHỨC: Các phòng ban - đơn vị: - Ban huy qn - Ban QLDA cơng trình - Ban quản lý chợ Hạ Long - Ban quản lý Rừng Đặc dụng & CQMT - Bảo hiểm xã hội - Công an - Chi cục Thi hành án dân - Chi cục thuế - Đài PT - TH - Đội quản lý thị trường số - Đội Thanh Tra Xây dựng TTDT - Hạt kiểm lâm - Kho bạc Nhà nước - Phòng Giáo dục Đào tạo - Phòng Kinh tế - Phòng Lao động Thương binh & Xã hội - Phòng Nội vụ - Phòng Tài - Kế hoạch - Phòng Tài ngun - Mơi trường - Phòng Thống kê - Phòng Văn hố - Thơng tin - Phòng Y tế - Tồ án Nhân dân - Tư pháp - Thanh tra nhà nước - Trạm thú y - Trung tâm Dân số - KHHGD - Trung tâm phát triển quỹ đất - Trung tâm quy hoạch thiết kế kiến trúc - Trung tâm Văn hoá - Thể thao - Trung Tâm Y Tế - Văn phòng Đăng ký QSD đất - Văn phòng HĐND-UBND - Viện Kiểm sát Nhân dân Các phường: - UBND phường Hồng Gai, - UBND phường Bạch Đằng, - UBND phường Bạch Đằng, - UBND phường Trần Hưng Đạo, - UBND phường Hồng Hải, - UBND phường Yết Kiêu, - UBND phường Hồng Hà, - UBND phường Bãi Cháy, - UBND phường Hà Tu, - UBND phường Đại Yên, - UBND phường Hà Phong, - UBND phường Việt Hưng, - UBND phường Hà Lầm, - UBND phường Tuần Châu - UBND phường Cao Thắng, - UBND phường Hùng Thắng, - UBND phường Cao Xanh, - UBND phường Hà Khẩu, - UBND phường Hà Khánh, - UBND phường Hà Trung II Văn hóa Tổ chức Định nghĩa: Có nhiều định nghĩa khác văn hố Theo E.Heriơt “Cái lại tất khác bị quên - văn hố” Còn UNESCO lại có định nghĩa khác văn hoá: “Văn hoá phản ánh thể cách tổng quát, sống động mặt sống (của cá nhân cộng đồng) diễn khứ, diễn tại, qua hàng kỷ cấu thành hệ thống giá trị, truyền thống, thẩm mỹ lối sống dựa dân tộc khẳng định sắc riêng mình” Vậy văn hố tổ chức gì? Văn hố tồn giá trị văn hố gây dựng lên suốt trình tồn phát triển tổ chức, trở thành giá trị, quan niệm tập quán, truyền thống ăn sâu vào hoạt động tổ chức chi phối tình cảm, nếp suy nghĩ hành vi thành viên tổ chức việc theo đuổi thực mục đích xây dưng tổ chức tốt Văn hoá tổ chức tạo nét đặc trưng riêng cho tổ chức, thể chung, khác biệt tạo nên giá trị niềm tin Văn hoá tổ chức thể bên nội tổ chức nhân viên với nhau, với lãnh đạo tổ chức với bên ngồi a Văn hố tổ chức từ khía cạnh nội tổ chức: Trong nội bộ, văn hoá tổ chức thể tầm nhìn, hành vi ứng xử, quan hệ hợp tác cá nhân với nhau, cách ứng xử giao tiếp lãnh đạo nhân viên, nhân viên với Đồng thời việc tuân thủ quy định, nguyên tắc, kỷ luật tưng quan, đơn vị thiết lập thông qua hệ thống nội quy quy chế làm việc hiệu công việc cá nhân quan đơn vị b Văn hoá tổ chức khía cạnh thể với nhân dân,doanh nghiệp đối tác bên ngồi: Văn hố tổ chức thể cách ứng xử củả tưng cá nhân tổ chức đối cá nhân,tổ chức đến giao dịch liên hệ cơng tác với quyền cộng đồng xã hội Một tổ chức có văn hố tốt thể tơn trọng khách hàng uy tínvà lợi ích lâu dài họ c Phải làm cho tất người nhận thức nhân dân tổ chức đến giao dịch, liên hệ công tác người mang lại công việc thu nhập cho họ vơi mục tiêu phát triển thành phố Từ phải đưa giải pháp thuận lợi nhât có lợi cho họ thay chạy theo lợi ích cá nhân ảnh hưởng đến uy tín, niềm tin tổ chức Tầm quan trọng Văn hóa tổ chức Sự thành cơng tổ chức, đặc biệt nước châu thường dựa mối quan hệ cá nhân người lãnh đạo, nước Tây Âu thành cơng tổ chức lại dựa yếu tố khả quản lý nguồn lực, suất làm việc, tính động nhân viên…nhưng nói đến văn hố Việt nam nhấn mạnh phẩm chất đạo đức vai trò lãnh đạo vai trò kích thích sáng tạo, đổi tổ chức,cung cấp tầm nhìn chiến lược Ngồi yếu tố chủ quan, để xây dựng văn hoá tổ chức phải trọng tới yếu tố khách quan Đó việc tạo lập uy tín chinh qun lợi ích nhân dân doanh nghiệp, thể qua “Các nguyên tắc đạo để bảo vệ quyền lợi đáng người dân doanh nghiệp”, trình sớm tham gia hội nhập vào kinh tế khu vực giới Văn hóa tổ chức định trường tồn tổ chức Nó giúp tổ chức trường tồn vượt xa đời người sáng lập Nhiều người cho văn hố tổ chức tài sản vơ hình tổ chức Cụ thể hơn, văn hố tổ chức giúp ta: giảm xung đột; điều phối kiểm soát; tạo động lực làm việc; tạo lợi cạnh tranh - Giảm xung đột: Văn hoá tổ chức keo gắn kết thành viên tổ chức Nó giúp thành viên thống cách hiểu vấn đề, đánh giá, lựa chọn định hướng hành động Khi ta phải đối mặt với xu hướng xung đột lẫn văn hố yếu tố giúp người hoà nhập thống - Điều phối kiểm soát: Văn hoá tổ chức điều phối kiểm soát hành vi cá nhân câu chuyện, truyền thuyết; chuẩn mực, thủ tục, quy trình, quy tắc Khi phải định phức tạp, văn hoá tổ chức giúp ta thu hẹp phạm vi lựa chọn phải xem xét - Tạo lợi cạnh tranh tổ chức: Tổng hợp yếu tố gắn kết, điều phối, kiểm soát, tạo động lực làm tăng hiệu hoạt động tạo khác biệt thị trường Hiệu khác biệt giúp tổ chức cạnh tranh tốt thị trường - Tạo động lực làm việc: "Động lực làm việc 50% đến từ cá nhân người 50% lại đến từ mơi trường làm việc, đặc biệt từ phía người lãnh đạo, quản lý" - From effective motivation by John Adair Động lực làm việc vấn đề quan trọng người lao động quản lý nhân lực tổ chức Người lao động đạt kết làm việc tốt thiếu động lực làm việc Do tạo động lực làm việc cho người lao động có ý nghĩa quan trọng tổ chức kỹ cần thiết người lãnh đạo Xây dựng văn hóa tổ chức sở nào: Trước hết phải có quan điểm cụ thể vai trò văn hoá tổ chức Sự thắng tổ chức khơng phải chỗ có vốn sử dụng cơng nghệ mà định việc tổ chức người Con người ta lên từ tay không vốn không từ tay khơng văn hố Văn hố có tảng khơng có điểm mốc đầu, cuối Do vậy, xuất phát điểm tổ chức cao xây dựng tảng văn hoá Các tổ chức xây dựng phải có nhận thức niềm tin triệt để, lúc văn hố xuất Mọi cải cách thực có tính thuyết phục tách khỏi lợi ích cá nhân, văn hố tổ chức phải bảo vệ cho quyền lợi lợi ích cá nhân Khi xây dựng văn hóa tổ chức cần phải có biện pháp cụ thể Biện pháp phải xây dựng hệ thống định chế tổ chức, bao gồm: Chính danh, tự kiểm sốt, phân tích cơng việc, u cầu Sau xây dựng kênh thơng tin; xây dựng thể chế thiết chế tập trung dân chủ như: Đa dạng hố loại hình đào tạo phát triển nguồn nhân lực; tiêu chuẩn hoá chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn; xây dựng chế kết hợp hài hồ lợi ích để tổ chức trở thành nhà chung, thuyền vận mệnh người phải xác định rõ trách nhiệm người đứng đầu tổ chức Các hạt nhân văn hóa tổ chức: Đây sở để hình thành văn hóa tổ chức Các hạt nhân văn hóa kết tác động qua lại thành viên tổ chức với Khi tổ chức bắt đầu hoạt động, văn hóa tổ chức xuất hiện, phát triển tự bảo vệ Văn hóa tổ chức có tính đặc thù nên hạt nhân văn hóa hình thành có tính chất riêng biệt.Văn hố tổ chức quyền có điểm khác văn hóa tập đồn đa quốc gia khác với văn hóa tổ chức liên doanh văn hóa tổ chức gia đình Hạt nhân văn hóa tổ chức bao gồm triết lý, niềm tin, chuẩn mực làm việc hệ giá trị III Các giải pháp mang tính thực tiễn dựa sở lý thuyết hành vi tổ chức? “ Nhân chi sơ tính thiện”, người sinh ai, tính lương thiện Trải qua giai đoạn sống phát triển, tuỳ thuộc vào điều kiện sống nhận thức người, nhân cách người định hình trở thành tính cách cá nhân họ Thơng thường người có hai mặt Một mặt hướng tới giới bên gồm hoạt động sơi nổi, thường cởi mở khích lệ ngừời hay vật giới bên ngoài, mặt khác hướng vào giới bên gồm có suy nghĩ, sở thích, tư tưởng tưởng tượng Dù hai mặt khác hai mặt bù trừ cho chất người Tính cách cá nhân có nhiều loại, nhiên qua nghiên cứu học giả tổng kết lại thành “Năm mảng lớn tính cách cá nhân” (CANOE), bao gồm Sự tận tâm (conscentiousness), Dễ chấp nhận hay thân thiện (agreeableness), Hoảng loạn (neuroticism), Sự cởi mở (Openness to experience), Hướng ngoại (extraversion) Năng lực hành vi cá nhân bị chi phối động lực, khả , ý thức công việc yếu tố tình cam kết nhân viên liên quan đến việc làm để nhân viên nhận cam kết theo đuổi cơng việc cách đầy xúc cảm, tập trung khả nhận thức vào cơng việc, sở hữu khả nguồn lực để làm việc Khái niêm liên quan đến bốn tác nhân mơ hình MARS: Động lực (Motivation), Năng lực (Ability), Ý thức nhiệm vụ (Role perceptions), yếu tố tình (Situational factors) Động lực tiêu biểu cho sức mạnh bên người có ảnh hưởng đến định hướng, cường độ, tính bền bỉ hành vi tự giác Năng lực bao gồm khiếu bẩm sinh điều học cần thiết để hoàn thành nhiện vụ Ý thức nhiệm vụ niền tin cá nhân hành vi thích hợp hay cần thiết tình cụ thể Các yếu tố tình điều kiện mơi trường kìm nén hay thúc đẩy hành vi thành tích cơng việc cá nhân Năm loại hành vi trong tổ chức Thành tích cơng việc (Task performance); Ý thức trách nhiệm nhân viên tổ chức (Organization citizenship); Hành vi gây cản trở công việc (Counterproductive behaviours); Tham gia gắn bó với quan (Joining and staying with the organization), Sự chuyên cần (Work attendance) Tính cách cá nhân liên quan đến mơ hình ổn định hành vi cư xử tính thống suy nghĩ dùng để giải thích xu hướng cư xử người Tính cách cá nhân hình thành yếu tố di truyền mơi trường Hầu hết đặc điểm tính cách cá nhân đề miêu tả trắc nghiệm tính cách cá nhân (personality test) tiêu chuẩn hóa định làm cách cá nhân ghi điểm theo phương pháp Big xem tích cực hay tiêu cực Chẳng hạn, người đạt điểm âm hướng ngoại người hướng nội thiên cách cư xử rụt rè rút lui Một người đạt điểm âm ổn định tâm lý có tính cách hay nóng nảy, căng thẳng, giận dữ, lo lắng Các điểm số người theo phương pháp Big tiết lộ hồ sơ tính cách cá nhân cách đồng với dấu tay người Xây dựng Văn hóa tổ chức UBND TP Hạ Long : - Đề tầm nhìn, mục tiêu chiến lược rõ ràng thống từ thành phố đến phường, tư lanh đạo đến nhân viên cấ đến cá nhân người lao động ,xây dưng mơ hình văn hố cơng sở đơn vị - Thay đổi , xếp phòng làm việc ,bổ xung trang thiết bị văn phòng đáp ứng với yêu cầu đổi phù hợp với việc cải cách hành chính, tạo nên phong cách riêng tổ chức - Dần bước trang bị đông phục cho cán công nhân viên đơn vị phù hợp với yêu cầu nhiệm vụ (đồng phục nghiêm túc, lịch hay thoải mái, tự ) - Cải tiến phong cách làm việc, ứng xử cơng ty xưng hơ, nói chào hỏi (thái độ thân thiện, bình đẳng, khuyến khích tất nhân viên đưa quan điểm cá nhân, đóng góp sáng kiến đẩy mạnh thi đua hay đưa quan điểm, lạnh lùng ) Ngoài làm việc người vui chơi môn thể thao rèn luyện sức khoẻ hội để thắt chặt mối quan hệ đồng nghiệp Mọi người thân thiện, vui vẻ, sống hoà nhập từ nhân viên cán lãnh đạo Kỷ cương công việc thắt chặt, thực nghiêm túc sinh hoạt đời thường Tất người quan tâm giúp đỡ công việc mà quan tâm nhiều đời sống thường ngày Phải cho người lao động thấy cá nhân tổ chức mắt xích toàn dây chuyền sản xuất - Cải tiến sách, nguyên tắc kỉ luật, quy định UBND chế độ tiền lương, tiền thưởng, phúc lợi, đào tạo, đề bạt ( Các đơn vị tự chủ tài theo nghị định 43/CP ngày 25/4/2006 Chính phủ) Áp dụng nguyên tắc quy định luật công chức chuẩn mực đạo đức tác phong nghề nghiệp giỏi chuyên môn vững chuyên môn, giỏi quản lý - UBND TP Hạ Long ln khuyến khích người thi đua lao động ,phát huy sáng kiến có sách khen thưởng: tăng lương, đề bạt cán xứng đáng, kịp thời Với mơi trường làm việc phòn ban đơn vị cá nhân cảm thấy thoải mái, tự tin tự nguyện đóng góp phát triển thành phố cá nhân họ Tạo điều kiện để người lao động nâng cao kiến thức, kĩ chuyên môn hiểu biết xã hội, giúp người hướng tới phát triển tồn diện - Tạo kênh truyền đạt thơng tin, ý kiến phản hồi nội : hòm thư góp ý, buổi họp, buổi sinh hoạt tập thể, buổi nói chuyện trao đổi trực tiếp ban lãnh đạo với cán công nhân viên,lắng nghéy kiến nhân dân cán quan UBND Thành phố giúp cán ,nhân viên nói suy nghĩ nguyện vọng mình, để từ tạo thoải mái q trình làm việc, đồn kết nội tổ chức Tạo động lực thúc đẩy người hăng say làm việc, thoải mái tư tưởng sáng tạo cải tiến suất chất lượng, cải tiến kĩ thuật - Thiết lập quy trình, cách thức chia sẻ thông tin phối hợp cá nhân, phòng ban nội - Xây dựng quan điểm cộng đồng xã hội: Đó xây dựngnếp sống văn minh thị, nếp sống văn hố khu dân cư khu phố tổ dân phuờng từ xây dựng nếp sống cộng đồng,sự hoà nhập, hành động để chung tay xây dựng xã hội phát triển cộng đồng bền vững Bên cạnh thường xuyên hưởng ứng phong trào bảo vệ môi trường xanh đẹp, hoạt động từ thiện Từ giai pháp bẩn bước góp phần xây dựng thành phố Hạ long bền vững IV Kết luận: Xây dựng văn hóa tổ chức hướng tiếp cận để nâng cao lực cho tổ chức Mỗi tổ chức có mục tiêu riêng hướng tới đích chung không ngừng phát triển lực cá nhân phát triển cách bền vững Con người tài sản quý tổ chức bạn đồng hành tổ chức đường tới mụcc tiêu cao nhất,tốt Trên định hướng để tổ chức xây dựng sách đãi ngộ cách khoa học hợp lý để thu hút toàn cán nhân viên phát huy cao khả , lực sáng tạo họ, kết hợp thành khối thống để đạt tới đích chung V Các tài liệu tham khảo: Giáo trình Quản trị Hành vi tổ chức - chương trình Đào tạo thạc sỹ Quản trị kinh doanh quốc tế Tài liệu tham khảo- Lưu hành nội bộ- Đại học Griggs  ... thành viên tổ chức với Khi tổ chức bắt đầu hoạt động, văn hóa tổ chức xuất hiện, phát triển tự bảo vệ Văn hóa tổ chức có tính đặc thù nên hạt nhân văn hóa hình thành có tính chất riêng biệt .Văn. .. để tổ chức trở thành nhà chung, thuyền vận mệnh người phải xác định rõ trách nhiệm người đứng đầu tổ chức Các hạt nhân văn hóa tổ chức: Đây sở để hình thành văn hóa tổ chức Các hạt nhân văn hóa. .. tính chất riêng biệt .Văn hố tổ chức quyền có điểm khác văn hóa tập đồn đa quốc gia khác với văn hóa tổ chức liên doanh văn hóa tổ chức gia đình Hạt nhân văn hóa tổ chức bao gồm triết lý, niềm