Đang tải... (xem toàn văn)
Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý vật tư tại Công ty VINACONEX 10
PT&thiết kế HTTT Quản Lý Vật Tư GVHD:Nguyễn Quang ÁnhTRƯỜNG ĐẠI HỌC DUY TÂNKHOA KẾ TOÁN*****************BÀI TẬP CÁ NHÂN MÔN :HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN Đề tài: Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý vật tư tại Công ty VINACONEX 10. GVHD: Nguyễn Quang ÁnhSVTH : Nguyễn Thị Thúy Hằng Lớp : K13KKT3MSSV : 132315665 Nguyễn Thị Thúy Hằng-K13KKT3 Trang- 1 - Đà Nẵng 04/2009 PT&thiết kế HTTT Quản Lý Vật Tư GVHD:Nguyễn Quang Ánh Trong thời đại ngày nay việc quản lý, điều hành và phát triển một doanh nghiệp lớn hay nhỏ cũng đều đòi hỏi phải có sự quản lý chặt chẽ từ cấp lãnh đạo đến từng nhân viên, từ các phòng ban đến các bộ phận của doanh nghiệp.Chính vì vậy,phương pháp thủ công trên giấy tờ không còn phù hợp và hiệu quả. Do đó việc áp dụng CNTT vào trong quản lý là điều cần thiết.Hệ thống quản lý là một trong các hệ thống được nhiều DN sử dụng và đã được thiết kế một cách đa dạng và phong phú. Một trong những ứng dụng CNTT vào việc quản lý, đó là quản lý hệ thống vật tư.Với sự hỗ trợ của các phần mềm tin học, việc quản lý điều hành DN sẽ trở nên thuận lợi hơn, đem lại lợi nhuận cao hơn. Nhân viên quản lý vật tư sẽ không mất nhiều thời gian để ghi chép các hóa đơn nhập, xuất,hàng tồn kho. Các kế toán viên hạch toán thu chi nhanh chóng,chính xác và hiệu quả hơn, tạo điều kiện thuận lợi cho các nhà quản lý. Nếu các DN Việt Nam không kịp thời thay đổi thì nguy cơ tụt hậu về nền kinh tế càng lớn.Đề tài mà em chọn để nghiên cứu và thực hiện là :"Phân tích và thiết kế HTTT quản lý vật tư". Để thực hiện đề tài em đã chọn Công ty VINACONEX 10, địa chỉ lô 12C-Phan Đăng Lưu-Đà Nẵng.Đây là một DN vừa mới thành lập nên việc áp dụng CNTT vào trong quản lý đặc biệt là hệ thống quản lý vật tư là rất ít hầu như không.Nên lợi nhuận DN thu được trong những qua là không đáng kể. I.Lời cam đoan Đề tài này được thực dựa trên những kiến thức mà em đã được học ở môn học Hệ Thống Thông Tin Kế Toán, cùng sự tham khảo ý kiến của giảng viên bộ môn và một số tài liệu liên quan. Em xin cam đoan đây là đề tài em tự thực hiện không sao chép hay copy bài của ai khác.Đây là tất cả sự cố gắng và nổ lực của em trong thời gian qua mặc dù đề tài không tránh khỏi những sai sót. II. Bảng kế hoạch triển khai thực hiện Nguyễn Thị Thúy Hằng-K13KKT3 Trang- 2 - PT&thiết kế HTTT Quản Lý Vật Tư GVHD:Nguyễn Quang Ánh• Tuần 31:Lập kế hoạch triển khai đề tài • Tuần 32:Tiến hành tìm hiểu tham khảo và lựa chọn đề tài• Tuần 33:Khảo sát thực tế ,thu thập tài liệu• Tuần 34:Phác thảo khung đề tài• Tuần 35:Tiến hành triển khai đề tài :Phần mở đầu • Tuần 36:Thiết kế biểu đồ phân cấp chức năng FHD và biểu đồ luồng dữ liệu –DFD(4-Level)• Tuần 37:Thiết kế các kiểu thực thể và mô hình ER(Entity Relationship). Thiết kế các Form nhập liệu và các báo cáo• Tuần 38:Bổ sung và hoàn chỉnh đề tài. III .Khảo sát thực tế : Công ty VINACONEX là công ty chuyên kinh doanh và sản xuất vật liệu xây dựng nên việc quản lý vật tư là vô cùng quan trọng.Nhưng hiện tại việc quản lý vật tư tại DN đang thực hiện bằng phương pháp thủ công, khả năng tin học của đội ngũ nhân viên còn quá kém. Nguyễn Thị Thúy Hằng-K13KKT3 Trang- 3 - PT&thiết kế HTTT Quản Lý Vật Tư GVHD:Nguyễn Quang Ánh1. Biểu đồ phân cấp chức năng - FHD. Nguyễn Thị Thúy Hằng-K13KKT3 Trang- 4 - Cập nhậtdanh mụcQuản lý vật tưMua hàngBán hàngKT hàng tồn khoBáo cáohàng hóa khoĐặt hàngNhập hàngBáo cáo mua hàngCập nhật phiếu xuấtGiao hàngCập nhật hàng tồn đầu kỳLàm thẻ khoBáo cáo bán hàng thángBáo cáo hàng tồnThống kê hàng hóaDự trù xuất nhậpkhách hàng nhà cung cấpnhân viên loại vật tưBáo cáo bán hàng PT&thiết kế HTTT Quản Lý Vật Tư GVHD:Nguyễn Quang ÁnhChức năng cập nhật danh mục: Chức năng này sẽ thực hiện viêc cập nhật danh mục khách hàng, danh mục nhà cung cấp, danh mục nhân viên, danh mục loại, danh mục hàng hóa và danh mục kho.Chức năng mua hàng: + Đặt hàng:DN đặt hàng ở nhà cung cấp với số lượng từng mặt hàng cần đặt. Mỗi lần đặt hàng, DN in đơn hàng gửi đến nhà cung cấp. + Nhập hàng: nhiệm vụ nhập hàng vào kho khi nhà cung cấp giao hàng cho công ty + Báo cáo mua hàng: nhiệm vụ báo cáo việc mua hàng của khách hàng lên các nhà quản lý .Chức năng bán hàng:+ Cập nhật phiếu xuất: khi khách hàng có yêu cầu mua hàng thì chức năng này có nhiệm vụ cập nhật những mặt hàng bán cho khách với số lượng và mặt hàng khách yêu cầu. + Giao hàng: khi xuất hàng ra khỏi kho công ty sẽ có một bộ phận giao hàng tới địa chỉ đã yêu cầu đặt hàng. Đồng thời khi khách hàng có khiếu nại gì về số lượng cũng như chất lượng hàng hoá thì bộ phận này sẽ thu nhận thông tin và về báo cáo cho bộ phận quản lý.+ Báo cáo bán hàng: nhiệm vụ báo cáo việc bán hàng cho khách hàng lên các nhà quản lý Chức năng kiểm tra tồn hàng:+ Cập nhật hàng tồn đầu kỳ: cuối kì hay cuối tháng sẽ có các đợt thống kê, kiểm nghiệm các loại hàng còn tồn đọng ở trong kho hay bất chợt ban giám đốc yêu cầu thống kê trong kho và cập nhật số hàng tồn này.+ Làm thẻ kho: bao gồm việc làm các thẻ kho cho từng loại vật tư cụ thể để dễ dàng trong việc quản lý các loại vật tư.Chức năng báo cáo:+ Báo cáo bán hàng: Chức năng này có nhiệm vụ báo cáo việc bán hàng cho khách hàng lên các nhà quản lý cấp trên theo từng tháng khi có yêu cầu.+ Báo cáo hàng tồn: Hàng tháng sẽ có sự báo cáo cho người quản lý biết được tình hình về số lượng vật tư tồn cuối tháng cũng như xuất để từ đó họ sẽ có những quyết định tiếp tục nhập các loại vật tư đó hay không. Nguyễn Thị Thúy Hằng-K13KKT3 Trang- 5 - PT&thiết kế HTTT Quản Lý Vật Tư GVHD:Nguyễn Quang Ánh+ Thống kê hàng hóa: Thống kê những chủng loại vật tư đã bán và những loại đang còn tồn đọng trong kho và báo cáo lên cấp trên. + Dự trù xuất nhập: Chức năng này sẽ dựa vào chức năng thống kê hàng hóa để từ đó tính tồn kho nhằm đưa ra các quyết định có tiếp tục nhập các loại vật tư đang còn tồn trong kho hay không. II . Biểu đồ luồng dữ liệu - DFD . 1. DFD mức khung /bối cảnh (Mức 0) - Nhà cung cấp có trách nhiệm gửi những thông tin của mình, hóa đơn nhập, hóa đơn thanh toán cho DN. -DN nếu đồng ý mua hàng thì gửi cho nhà cung cấp một đơn đặt hàng yêu cầu số lượng vật tư cần mua, thanh toán tiền khi nhận được hàng. -Đồng thời giữa hệ thống quản lý vật tư và nhà cung cấp có thể trao đổi hoặc khiếu nại với nhau khi có những vấn đề vướng mắc xảy ra. - KH khi có nhu cầu sẽ gửi yêu cầu mua hàng cùng những thông tin của mình đến nhà quản lý vật tư của DN. Nguyễn Thị Thúy Hằng-K13KKT3 Trang- 6 - Nhà cung cấpKhách hàngQuản lý vật tưLãnh đạoKhiếu nại Đơn đặt hàngHóa đơn nhậpPhiếu thanh toánThông tin nhà cung cấp Hóa đơn bán hàng Khiếu nạiTừ chối bán hàng Thông tin khách hàng Yêu cầu mua hàngYêu cầu báo cáoBáo cáo PT&thiết kế HTTT Quản Lý Vật Tư GVHD:Nguyễn Quang Ánh -Kế toán quản lý vật tư tiến hành: +Trả lời đơn hàng, lập hóa đơn bán hàng, giao hàng cho KH . +Lập báo cáo theo yêu cầu của ban lãnh đạo 2. DFD mức đỉnh(Mức 1) Nguyễn Thị Thúy Hằng-K13KKT3 Trang- 7 - Yêu cầu báo cáo Nhân viên1.Cập nhật danh mục Nhân viên Khách hàngKhách hàngThông tin khách hàng3. Bán hàngYêu cầu mua hàngKhiếu nạiHóa đơn xuấtTừ chối bán hàng HàngNhà cung cấpHóa đơn xuất4. Kiểm tra tồn hàngThông báo xử lýYêu cầu kiểm tra hàngLãnh đạo5. Báo cáoBáo cáo Hàng Khách hàngHóa đơn nhập HàngThông tin hàng tồnNhà cung cấp2. Mua hàngYêu cầu mua hàng Nhân viênThông tin hàng nhậpNhà cung cấpHóa đơn nhậpKhiếu nạiĐơn đặt hàng Phiếu thanh toán PT&thiết kế HTTT Quản Lý Vật Tư GVHD:Nguyễn Quang Ánh 3. DFD mức dưới đỉnh 3.2ức năng Cập nhật danh mục Nguyễn Thị Thúy Hằng-K13KKT3 Trang- 8 - Khách hàng1.1 Cập nhật danh mục khách hàngThông tin khách hàng Khách hàngNhà cung cấp1.2 Cập nhật danh mục nhà cung cấpThông tin nhà cung cấp1.3 Cập nhật danh mục nhân viên Nhân viênNhà cung cấp1.4 Cập nhật danh mục loại1.5 Cập nhật danh mục hàng hóa Hàng PT&thiết kế HTTT Quản Lý Vật Tư GVHD:Nguyễn Quang Ánh c2. DFD mức dưới đỉnh – Chức năng Mua hàng Nguyễn Thị Thúy Hằng-K13KKT3 Trang- 9 - Nhà cung cấp2.1 Đặt hàngNhà cung cấpKiểm tra tồn hàngĐơn đặt hàng Nhân viênKhách hàngYêu cầu của khách hàngYêu cầu mua hàng2.2 Nhập hàng2.3 Báo cáo mua hàngHóa đơn nhập hàngHóa đơn nhậpLãnh đạoPhiếu thanh toánYêu cầu báo cáoBáo cáo HàngThông tin hàng nhậpDự trù xuất nhậpĐơn đặt hàngKhiếu nại PT&thiết kế HTTT Quản Lý Vật Tư GVHD:Nguyễn Quang Ánh c3. DFD mức dưới đỉnh – Chức năng Bán hàng Nguyễn Thị Thúy Hằng-K13KKT3 Trang- 10 - Khách hàngXét đơn đặt hàngYêu cầu mua hàngTừ chối bán hàng3.1 Cập nhật phiếu xuấtĐồng ý3.2 Giao hàng Nhân viênKhiếu nạiHóa đơn xuất3.3 Báo cáo bán hàngLãnh đạoYêu cầu báo cáoBáo cáo bán hàngKiểm tra tồn hàngThông tin xử lýYêu cầu kiểm tra hàng Khách hàngHóa đơn xuấtThông tin hàng xuấtThông tin hàng xuất [...]... PT& ;thiết kế HTTT Quản Lý Vật Tư GVHD:Nguyễn Quang Ánh TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Phân tích và thiết kế hệ thống thơng tin quản lý - Thạc Bình Cường ĐHBKHN, 2001. 2. Phân tích và thiết kế hệ thống thơng tin quản lý - Ngô Trung Việt, Viện CNTT, 1993 NXB GTVT. 3. Phân tích và thiết kế hệ thống thơng tin quản lý - Trần Thành Trai, Trung tâm CNTT, ĐHKHTN HCM, 1997. 4. Phân tích và thiết kế hệ thống thơng tin. .. tin xử lý Yêu cầu kiểm tra hàng Khách hàng Hóa đơn xuất Thơng tin hàng xuất Thơng tin hàng xuất PT& ;thiết kế HTTT Quản Lý Vật Tư GVHD:Nguyễn Quang Ánh TRƯỜNG ĐẠI HỌC DUY TÂN KHOA KẾ TỐN ***************** BÀI TẬP CÁ NHÂN MƠN :HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN Đề tài: Phân tích và thiết kế hệ thống thơng tin quản lý vật tư tại Công ty VINACONEX 10. GVHD: Nguyễn Quang Ánh SVTH : Nguyễn Thị Thúy Hằng ... - 18 - PT& ;thiết kế HTTT Quản Lý Vật Tư GVHD:Nguyễn Quang Ánh C. KẾT LUẬN 1.Tự đánh giá những mặt thuận lợi và không thuận lợi của hệ thống mới so với hệ thống cũ Qua q trình khảo sát, phân tích và thiết kế hệ thống quản lý vật tư chúng ta thấy rằng với việc sử dụng máy tính vào các cơng việc kiểm sốt nợ, kiểm kê và kế tốn thì tiến trình cơng việc sẽ có phần nhanh chóng và chính xác hơn... tin quản lý - Nguyễn Văn Ba, ĐHBKHN, 2002. Nguyễn Thị Thúy Hằng-K13KKT3 Trang - 31 - PT& ;thiết kế HTTT Quản Lý Vật Tư GVHD:Nguyễn Quang Ánh trở thành một bộ phận quan trọng trong một hệ thống quản lý thống nhất. Khi đó các thao tác thủ công sẽ được thay thế bởi hệ thống tự động hố trong hệ thống quản lý. Vì đây là lần đầu tiên chúng tôi làm bài tập lớn về đề tài Phân tích thiết kế Hệ Thống. .. yêu cầu về máy móc và thiết bị hiện đại như trên, nếu như hệ thống mới có tính khả thi nghĩa là được thực hiện theo đúng quy trình và thực chất thiết kế thì sẽ có nhiều khả năng cho kết quả tốt hơn hệ thống cũ. Hệ thống mới có khả năng đưa đến những tiện dụng hữu ích cho cả cơng nhân viên và cơng việc nói chung, những sai sót mắc phải là để xử lý và khắc phục. Hệ thống quản lý vật tư là một phần nhỏ... chiến lược phát triển tin học quản lý, kinh doanh vì vậy hệ thống thơng tin có thể liên kết và Nguyễn Thị Thúy Hằng-K13KKT3 Trang - 28 - PT& ;thiết kế HTTT Quản Lý Vật Tư GVHD:Nguyễn Quang Ánh THÀNH VIÊN NHÓM 1. Trần Thị Thu Hà 2. Phạm Ngọc Linh 3. Lê Thị Kim Nhàn 4. Hoàng Thị Thùy Nga Nguyễn Thị Thúy Hằng-K13KKT3 Trang - 32 - PT& ;thiết kế HTTT Quản Lý Vật Tư GVHD:Nguyễn Quang Ánh TenKH... đến nhà quản lý vật tư của DN. Nguyễn Thị Thúy Hằng-K13KKT3 Trang- 6 - Nhà cung cấp Khách hàng Quản lý vật tư Lãnh đạo Khiếu nại Đơn đặt hàng Hóa đơn nhập Phiếu thanh tốn Thơng tin nhà cung cấp Hóa đơn bán hàng Khiếu nại Từ chối bán hàng Thông tin khách hàng Yêu cầu mua hàng Yêu cầu báo cáo Báo cáo PT& ;thiết kế HTTT Quản Lý Vật Tư GVHD:Nguyễn Quang Ánh 7. Thiết kế các báo... các loại vật tư đó hay khơng. Nguyễn Thị Thúy Hằng-K13KKT3 Trang- 5 - PT& ;thiết kế HTTT Quản Lý Vật Tư GVHD:Nguyễn Quang Ánh 5.4 Tìm HD Nguyễn Thị Thúy Hằng-K13KKT3 Trang - 24 - Bắt đầu Di chuyển về mẩu tin đầu tiên Nhập số chứng từ cần tìm Tìm theo số chứng từ Hiện mẫu tin F Thơng báo khơng tìm thấy Kết thúc T PT& ;thiết kế HTTT Quản Lý Vật Tư GVHD:Nguyễn Quang Ánh 5. Thiết kế các thuật... cấp nhân viên loại vật tư Báo cáo bán hàng PT& ;thiết kế HTTT Quản Lý Vật Tư GVHD:Nguyễn Quang Ánh + Thống kê hàng hóa: Thống kê những chủng loại vật tư đã bán và những loại đang còn tồn đọng trong kho và báo cáo lên cấp trên. + Dự trù xuất nhập: Chức năng này sẽ dựa vào chức năng thống kê hàng hóa để từ đó tính tồn kho nhằm đưa ra các quyết định có tiếp tục nhập các loại vật tư đang còn tồn trong... cho các nhà quản lý. Tuy nhiên, vẫn chưa thừa hưởng được những tiện ích của hệ thống cũ từ quản lý thủ cơng sang quản lý bằng máy tính, vì vậy chương trình vẫn cịn sai sót và chưa được hoàn thiện. Do sự phát triển của khoa học cơng nghệ địi hỏi phải có một lực lượng nhân viên có tay nghề để đáp ứng được cơng việc quản lý trong xã hội hiện nay. 2. Khả năng và hướng phát triển của hệ thống Với yêu . Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý vật tư tại Công ty VINACONEX 10. GVHD: Nguyễn. để nghiên cứu và thực hiện là :" ;Phân tích và thiết kế HTTT quản lý vật tư& quot;. Để thực hiện đề tài em đã chọn Công ty VINACONEX 10, địa chỉ lô
