Tổ chức hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương.doc

Tổ chức hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương

Lời nói đầu

Trong cuộc sống của con ngời, lao động không chỉ là tiền đề cho sự tiến hoá mà còn là yếu tố quyết định sự tồn tại và phát triển quá trình sản xuất Lao động đóng vai trò quan trọng trong việc tái tạo ra của cải vật chất và tinh thần cho xã hội Một xã hội, một doanh nghiệp đợc coi là phát triển khi lao động có năng suất, có chất lợng và đạt hiệu quả cao, do đó trong chiến lợc kinh doanh của một doanh nghiệp, yếu tố con ngời luôn đợc đặt ở vị trí hàng đầu Thế nhng, ngời lao động chỉ phát huy hết khả năng của mình khi sức lao động của họ đợc đánh giá đúng mức, đợc đền bù xứng đáng Và biểu hiện của sự đánh giá, sự đền bù đó là tiền lơng vì tiền lơng là biểu hiện bằng tiền của hao phí lao động sống cần thiết mà doanh nghiệp trả cho ngời lao động theo thời gian, khối lợng công việc mà ngời lao động đã cống hiến cho doanh nghiệp Gắn với tiền lơng là các khoản trích theo lơng gồm bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, đây là các quỹ xã hội thể hiện sự quan tâm của xã hội đến từng lao động.

Tiền lơng là nguồn thu nhập chủ yếu của ngời lao động, các doanh nghiệp sử dụng tiền lơng làm đòn bẩy kinh tế để khuyến khích tinh thần tích cực lao động, là nhân tố thúc đẩy tăng năng suất lao động Hơn thế nữa, tiền lơng và các khoản trích theo lơng là một trong số ít vấn đề đợc cả doanh nghiệp và ngời lao động quan tâm nên các doanh nghiệp phải sử dụng sức lao động có hiệu quả để tiết kiệm chi phí tiền lơng Quản lý lao động và tiền lơng là việc làm thiết yếu của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp hoàn thành mục tiêu của mình Để quản lý tốt ngời ta phải hạch toán phân bổ chính xác tiền lơng, các khoản trích theo lơng vào giá thành sản phẩm, tính đúng, đủ và thanh toán tiền lơng kịp thời cho ngời

lao động sẽ góp phần thúc đẩy tăng năng suất lao động và cải thiện đời sống ời lao động.

ng-Vì vậy, công tác hạch toán tiền lơng và các quỹ trích theo lơng là công việc kế toán không thể thiếu trong tất cả các doanh nghiệp Nhận thức đợc tầm quan trọng của nó đồng thời để tìm hiểu sâu hơn vấn đề này em đã chọn đề tài:

Tổ chức hạch toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng.

Đề tài có kết cấu nh sau:

Phần A: Lý luận chung về hạch toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng

Phần B: Nhận xét, kiến nghị về công tác hạch toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng.

Phần A

I Lý luận chung về tiền lơng và các quỹ trích theo lơng

1 Lao động, tiền lơng và ý nghĩa của việc quản lý lao động

Lao động là một trong ba yếu tố cơ bản và là yếu tố quyết định của quá trình sản xuất, chi phí về lao động là một trong các yếu tố chi phí cơ bản cấu thành giá trị sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp Trong điều kiện kinh tế thị trờng, các doanh nghiệp luôn phấn đấu sử dụng hợp lý lao động trong quá trình sản xuất kinh doanh để tiết kiệm lao động sống từ đó hạ giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp, nâng cao đời sống vật chất tinh thần cho ngời lao động trong doanh nghiệp Chi phí về lao động trong doanh nghiệp biểu hiện dới dạng tiền lơng, tiền công và các khoản trích theo lơng Tiền lơng, hay tiền công là phần thù lao lao động để tái sản xuất sức lao động, bù đắp hao phí lao động của công nhân viên đã bỏ ra trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, biểu hiện bằng tiền của hao phí lao động sống mà ngời sử dụng lao động phải trả cho ngời lao động theo số l-ợng và chất lợng của họ.

-Xét về mặt kinh tế: tiền lơng là một bộ phận của chi phí sản xuất, chiếm tỉ

trọng lớn thứ hai sau chi phí về vật liệu Do vậy, quản lý và hạch toán tốt chi phí nhân công sẽ góp phần làm hạ thấp chi phí sản xuất, thực hiện tốt các hình thức trả lơng sẽ có tác động kích thích ngời lao động hăng hái học tập, nâng cao tay nghề, phát huy sáng kiến tăng năng suất lao động và đem lại kết quả cao cho doanh nghiệp.

-Xét về mặt chính trị, xã hội: tiền lơng thể hiện mối quan hệ phân phối,

quan hệ sản xuất xã hội Do đó, trong những chừng mực nhất định thì mối quan hệ này sẽ chuyển hoá thành quan hệ chính trị nh đình công, bạo loạn, đảo chính gây mất ổn định trong doanh nghiệp cũng nh trong xã hội Vì vậy, ở chừng mực nào đó doanh nghiệp cần quan tâm đúng mức và giải quyết thoả đáng vấn đề thù lao lao động(mà cụ thể là tiền lơng và các khoản trích theo tiền lơng) Mà muốn để giải

quyết thoả đáng vấn đề đó thì doanh nghiệp phải sử dụng tốt công cụ hữu hiệu là kế toán tiền lơng và các khoản trích theo tiền lơng.

Trên thực tế ngời lao động ít quan tâm đến mức tiền lơng nhiều hay ít mà họ quan tâm nhiều đến khối lợng t liệu sinh hoạt và dịch vụ họ nhận đợc thông qua tiền lơng Nh vậy, thực ra tiền lơng đợc chia làm 2 dạng: tiền lơng danh nghĩa và tiền lơng thực tế Tiền lơng danh nghĩa là số tiền thực tế mà ngời lao động nhận đ-ợc, nhng giá cả hàng hoá ở mỗi khu vực, mỗi thời điểm là khác nhau nên với cùng một số tiền lơng ngời lao động sẽ mua đợc số hàng hóa dịch vụ không giống nhau, từ đó nảy sinh khái niệm tiền lơng thực tế Tiền lơng thực tế là khái niệm dùng để xác định số lợng hàng hóa tiêu dùng mà ngời lao động nhận đợc thông qua tiền l-ơng danh nghĩa của họ Tiền lơng thực tế phụ thuộc vào tổng số tiền nhận đợc ( tiền lơng danh nghĩa) và chỉ số giá cả hàng hóa tiêu dùng và dịch vụ Sự phụ thuộc này đợc biểu diễn qua công thức sau:

Tiền lơng thực tế =

Từ công thức trên ta thấy tiền lơng thực tế của ngời lao động tăng lên khi chỉ số tiền lơng danh nghĩa tăng nhanh hơn chỉ số giá cả, mà chức năng của tiền lơng là tái sản xuất sức lao động nên bên cạnh tiền lơng danh nghĩa, doanh nghiệp cần phải quan tâm đến tiền lơng thực tế.

Trong cơ chế kinh tế mới, tiền lơng tuân theo quy luật cung cầu của thị ờng sức lao động, đồng thời chịu sự điều tiết của nhà nớc Tiền lơng đợc hình thành thông qua việc ký kết hợp đồng lao động giữa ngời lao động với bên sử dụng lao động phù hợp với luật lao động và luật công đoàn Ngoài tiền lơng đợc hởng theo số lợng và chất lợng lao động của mình, ngời lao động còn đợc hởng sự phân phối ngoài thù lao lao động thông qua các quỹ phúc lợi tập thể trong xã hội nhằm đảm bảo tái sản xuất sức lao động và cuộc sống lâu dài của ngời lao động trong xã

Tiền lơng danh nghĩa

Chỉ số giá cả hàng hoá tiêu dùng và dịch vụ

hội Theo quy định của chế độ tài chính hiện hành thì doanh nghiệp còn phải trích vào chi phí sản xuất kinh doanh một bộ phận chi phí gồm các khoản trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và kinh phí công đoàn.

Bảo hiểm xã hội đợc trích lập để tài trợ cho những trờng hợp cán bộ công nhân viên tạm thời hay vĩnh viễn mất sức lao động nh: ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, mất sức, nghỉ hu Bảo hiểm y tế đợc trích lập để tài trợ cho việc phòng, chữa bệnh và chăm sóc sức khoẻ của ngời lao động Kinh phí công đoàn đợc trích lập chủ yếu dành cho hoạt động bảo vệ chăm sóc quyền lợi của ngời lao động.

Việc tính toán đúng, đủ và kịp thời tiền lơng, các quỹ trích theo lơng cho ời lao động sẽ khuyến khích ngời lao động hăng say lao động đem lại kết quả cao trong doanh nghiệp đồng thời thúc đẩy việc sử dụng lao động hợp lý và có hiệu quả Để tạo điều kiện thuận lợi trong quản lý, cần thiết phải phân loại công nhân viên của doanh nghiệp Ngời ta có thể phân thành hai loại là công nhân viên trong danh sách và công nhân viên ngoài danh sách.

ng Công nhân viên trong danh sách: là những ngời đợc đăng ký trong danh

sách lao động của doanh nghiệp do doanh nghiệp trực tiếp quản lý và trả lơng, công nhân viên trong danh sách lại có thể phân thành: Công nhân viên thờng xuyên là những ngời đợc tuyển dụng chính thức, làm việc lâu dài trong doanh nghiệp và những ngời tuy cha đợc tuyển dụng chính thức nhng làm việc thờng xuyên và liên tục trong doanh nghiệp và công nhân viên tạm thời là những ngời làm việc theo hợp đồng lao động có quy định rõ thời hạn làm việc hoặc có thể căn cứ vào tính chất công việc phân thành: Công nhân viên sản xuất kinh doanh cơ bản và công nhân viên thuộc các hoạt động khác.

-Công nhân viên ngoài danh sách: là những ngời tham gia làm việc tại

doanh nghiệp nhng không thuộc quyền quản lý và trả lơng của doanh nghiệp họ có thể là những ngời do đơn vị khác gửi đến nh thợ học nghề, sinh viên thực tập, cán bộ chuyên trách đoàn thể

Trên thực tế, số công nhân viên ngoài danh sách chiếm tỉ trọng rất nhỏ trong lực lợng lao động nên doanh nghiệp chủ yếu quan tâm đến công nhân viên trong danh sách Việc quản lý, huy động, sử dụng hợp lý lao động, phát huy đợc trình độ chuyên môn tay nghề của công nhân viên là một trong các vấn đề cần đợc doanh nghiệp quan tâm thờng xuyên Muốn làm đợc điều đó, doanh nghiệp cần quản lý lao động theo trình độ kỹ thuật, trình độ tay nghề của từng công nhân viên để có sự phân công sắp xếp lao động hợp lý.

2 Nhiệm vụ kế toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng

Tiền lơng và các khoản trích theo lơng là vấn đề quan tâm đặc biệt của cả ngời lao động và doanh nghiệp Trong mỗi doanh nghiệp, nếu làm tốt công tác kế toán tiền lơng thì sẽ giúp cho công tác quản lý lao động của doanh nghiệp vào nề nếp, thúc đẩy ngời lao động chấp hành tốt kỷ luật lao động, tăng năng suất lao động và hiệu suất công tác Đồng thời cũng tạo cơ sở cho việc tính lơng theo đúng nguyên tắc phân phối theo lao động Tổ chức tốt công tác hách toán lao động tiền lơng giúp cho doanh nghiệp quản lý tốt quỹ lơng, bảo đảm việc trả lơng và trợ cấp bảo hiểm xã hội đúng nguyên tắc, đúng chế độ, kích thích ngời lao động hoàn thành nhiệm vụ đợc giao Hơn thế nữa, còn tạo cơ sở cho việc phân bổ chi phí nhân công vào giá thành sản phẩm đợc chính xác Muốn công tác kế toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng thực hiện tốt ta phải xác định đợc nhiệm vụ chủ yếu của nó nh sau:

-Tổ chức ghi chép, phản ánh, tổng hợp số liệu về số lợng lao động, thời gian, kết quả lao động, tính lơng và trích các khoản theo lơng, phân bổ chi phí nhân công theo đúng đối tợng sử dụng lao động.

-Hớng dẫn, kiểm tra các nhân viên hạch toán ở các phân xởng, các bộ phận sản xuất-kinh doanh, các phòng ban thực hiện đầy đủ các chứng từ ghi chép ban đầu về lao động, tiền lơng, mở sổ cần thiết và hách toán nghiệp vụ lao động tiền l-ơng theo đúng phơng pháp, đúng chế độ quy định.

-Theo dõi tình hình thanh toán tiền lơng, tiền thởng, các khoản phụ cấp, trợ cấp cho ngời lao động Đảm bảo cho ngời lao động đợc nhận thù lao đúng thời hạn, đúng theo sức lao động bỏ ra.

-Định kỳ lập các báo cáo về lao động, tiền lơng, bảo hiểm xã hội, phân tích tình hình sử dụng lao động, tình hình sử dụng quỹ tiền lơng, quỹ bảo hiểm xã hội, đề xuất các biện pháp ngăn ngừa những vi phạm kỷ luật lao động, vi phạm chính sách chế độ về lao động, tiền lơng và bảo hiểm xã hội, cung cấp nhng thông tin kinh tế cần thiết cho các bộ phận có liên quan góp phần phục vụ cho công tác quản lý nhà nớc và quản lý doanh nghiệp.

-Để thực hiện tốt các nhiệm vụ nêu trên ta phải nắm đợc các loại tiền lơng phân theo các tiêu chí khác nhau, ví dụ theo quan hệ tiền lơng với chức năng của ngời lao động thì chia ra:

-Tiền lơng của ngời lao động ở các bộ phận sản xuất bao gồm: Tiền lơng của lao động trực tiếp ( công nhân sản xuất), tiền lơng của lao động gián tiếp (nhân viên phân xởng), tiền lơng của nhân viên bán hàng, tiền lơng của nhân viên quản lý doanh nghiệp.

-Tiền lơng của công nhân viên ở các bộ phận khác

Hoặc theo công dụng của tiền lơng thì có thể chia ra: tiền lơng chính ( là phần tiền lơng trả cho ngời lao động trong thời gian làm nhiệm vụ chính tại doanh nghiệp ) và tiền lơng phụ ( là tiền lơng trả cho ngời lao động trong thời gian làm nhiệm vụ khác nh: đi học, đi họp, nghỉ phép, ngừng sản xuất )

Ngoài ra cũng cần phải nắm rõ các nguyên tắc quản lý lao động tiền lơng cụ thể là: phải xây dựng hệ thống định mức thời gian lao động khoa học, phải xây dựng đơn giá tiền lơng hợp lý, phải xây dựng chế độ kỷ luật lao động để kiểm soát thời gian và kết quả của ngời lao động, phải xây dựng phơng án tích lơng, tích th-ởng, phụ cấp, trợ cấp cho ngời lao động để phát huy vai trò đòn bẩy kinh tế của tiền lơng, tiền thởng, phải xây dựng và thực hiện tốt kế hoạch đào tạo, nâng cao tay nghề, trình độ chuyên môn và nghiệp vụ cho ngời lao động Khi đã nắm rõ và thực

hiện tốt các nguyên tắc trên thì việc hạch toán tiền lơng và các khoản trích theo ơng trong doanh nghiệp sẽ đơn giản và hiệu quả hơn.

l-II Các hình thức tiền lơng và quỹ tiền lơng trong doanh nghiệp

1.Các hình thức tiền lơng

Mỗi loại hình doanh nghiệp, mỗi loại hình lao động cần phải có một hình thức trả lơng phù hợp, việc chọn lựa đúng một hình thức trả lơng hợp lýgiúp doanh nghiệp kết hợp chặt chẽ giữa lợi ích của xã hội với lợi ích của doanh nghiệp và ng-ời lao động, đồng thời khuyến khích ngời lao động giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí nhân công, thực hiện tốt chiến lợc hạ giá thành sản phẩm Trong điều kiện kinh tế xã hội hiện nay các doanh nghiệp ở nớc ta thờng áp dụng hai chế độ trả lơng cơ bản là chế độ trả lơng theo thời gian làm việc và chế độ trả lơng theo khối lợng sản phẩm Tơng ứng với hai chế độ trả lơng đó là hai hình thức tiền lơng cơ bản sau:

-Hình thức tiền lơng theo thời gian

-Hình thức tiền lơng theo sản phẩm

1.1 Hình thức trả tiền lơng theo thời gian

Thực hiện hình thức trả lơng theo thời gian là thực hiện việc tính trả lơng cho ngời lao động theo thời gian làm việc, theo ngành nghề và trình độ nghiệp vụ, kỹ thuật, chuyên môn của ngời lao động Hình thức này áp dụng theo thang lơng, tuỳ theo tính chất khác nhau mà mỗi ngành nghề cụ thể có một thang lơng riêng nh:Thang lơng của công nhân lái xe, thang lơng của nhân viên đánh máy, thang l-ơng của hành chính sự nghiệp Trong mỗi thang lơng lại tuỳ theo trình độ nghiệp vụ, kỹ thuật, chuyên môn, mà chia ra làm nhiều bậc lơng khác nhau, mỗi bậc lơng lại có một mức tiền lơng nhất định Tuỳ theo chế độ kinh tế ở từng giai đoạn khác nhau mà hệ số tính lơng, bậc lơng mức lơng tối thiểu cũng thay đổi Đơn vị tính tiền lơng thời gian là lơng tháng, lơng ngày hoặc lơng giờ.

-Lơng tháng: đợc qui định sẵn cho từng bậc lơng trong các thang lơng Ví

dụ trong hệ thống bảng lơng hành chính sự nghiệp ( Ban hành kèm theo nghị định số 25/CP ngày 23/5/2003 của chính phủ ) thì mức lơng của kế toán viên bậc 1 là 1,78, bậc 2 là 2,02 Lơng tháng thờng đợc áp dụng để trả lơng cho nhân viên làm công tác quản lý kinh tế, quản lý hành chính và các đối tợng lao động mà kết quả lao động của họ không xác định đợc bằng sản phẩm cụ thể Theo hình thức này l-ơng tháng đợc xác định nh sau:

Mức lơng =Mức lơng tối thiễu x Hệ số mức lơng đợc hởng + Phụ cấp (nếu có )-Lơng ngày: là tiền lơng trả cho ngời lao động theo mc lơng ngày và số ngày

làm việc trong tháng Mức lơng ngày đợc tính nh sau:

Mức lơng =

Lơng ngày đợc áp dụng để trả lơng cho lao động trực tiếp hởng lơng thời gian, tính trả lơng cho ngời lao động trong những ngày hội họp, học tập đông thời làm căn cứ tính trợ cấp bảo hiểm xã hội.

-Lơng giờ: là tiền lơng trả cho ngời lao động tính theo giờ làm việc thực tế

trong ngày Lơng giờ đợc dùng để trả cho những ngời lao động trực tiếp trong thời gian làm việc không hởng lơng theo sản phẩm Mức lơng giờ đợc tính nh sau:Mức lơng =

Theo quy định tại nghị định số 77 /2000/NĐ-CP ngày 15/12/2000 của chính phủ thì mức lơng tối thiểu đối với công nhân viên trong các doanh nghiệp trong n-ớc là 210.000đ/tháng, theo quyết định số181/1999 QĐ-TG ngày 04/10/1999 thì ngày lao động trong một tháng là 22 ngày, giờ làm việc trong một ngày là 08 giờ Tuy nhiên theo điều kiện kinh tế xã hội thì mức lơng và số ngày làm việc có thể thay đổi.

Trên thực tế áp dụng hình thức tiền lơng theo thời gian rất đơn giản , dễ tính, dễ áp dụng nhng lại mang tính bình quân, nhiều khi không thực sự phù hợp với kết quả lao động thực tế của ngời lao động Vì vậy, chỉ khi nào không đủ điều kiện thực hiện hình thức trả lơng theo sản phẩm mới nên áp dụng hình thức tiền lơng theo thời gian Đồng thời để khắc phục bớt những hạn chế của hình thức này, ngoài việc tổ chức ghi chép đầy đủ thời gian làm việc, doanh nghiệp phải thờng xuyên kiểm tra tiến độ làm việc và chất lợng công việc của công nhân viên kết hợp với chế độ khen thởng hợp lý.

1.2 Hình thức tiền lơng theo sản phẩm

Là hình thức tiền lơng tính trả cho ngời lao động căn cứ vào kết quả lao động, số lợng và chất lợng sản phẩm, công việc đã hoàn thành đảm bảo yêu cầu chất lợng, quy định và đơn giá tiền lơng cho một đơn vị sản phẩm công việc đó Việc xác định tiền lơng sản phẩm dựa trên cơ sở các tài liệu hạch toán kết quả lao động ( ví dụ: phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành ) và đơn giá tiền lơng mà doanh nghiệp áp dụng đối với từng loại sản phẩm, công việc cụ thể mức lơng đợc tính nh sau:

Tiền lơng sản phẩm = x Đơn giá tiền lơng.

So với hình thức tiền lơng thời gian thì hình thức tiền lơng sản phẩm có nhiều u điểm hơn Thực tế nó là hình thức tiền lơng phù hợp với nguyên tắc phân phối theo lao động gắn chặt năng suất lao động với thù lao lao động, do đó có tác dụng lớn với ngời lao động khuyến khích họ nâng cao năng suất lao động, quan tâm đến hiệu quả công việc, quan tâm đến số lợng cũng nh chất lợng sản phẩm Vì những u việt đó mà hình thức này đợc sử dụng rộng rãi với nhiều hình thức khác nhau tuỳ thuộc điều kiện thực tế từng doanh nghiệp Cụ thể có các hình thức sau:

Khối lợng ( số lợng) sản phẩm, công việc hoàn thành đủ tiêu

chuẩn chất lợng

Tiền lơng theo sản phẩm trực tiếp không hạn chế ( còn gọi là tiền lơng sản phẩm giản đơn ) Với hình thức này tiền trả cho ngời lao động đợc tính trực tiếp theo số lợng đã quy định Mức tiền lơng đợc tính nh sau:

Mức tiền lơng = (Sản lợng thực tế)x( Đơn giá tiền lơng)

Trong đó đơn giá tiền lơng là cố định và đợc tính theo công thức sau:

Đơn giá tiền lơng =

-Tiền lơng theo sản phẩm gián tiếp: đợc sử dụng để trả lơng cho lao động

gián tiếp ở các bộ phận sản xuất nh: Lơng công nhân phụ việc, vận chuyển bảo ỡng máy móc thiết bị Những ngời này tuy lao động của họ không trực tiếp tạo ra sản phẩm nhng lại ảnh hởng gián tiếp đến năng suất của lao động trực tiếp nên có thể căn cứ vào kết quả của lao động trực tiếp mà lao động gián tiếp phục vụ cho để tính lơng sản phẩm cho lao động gián tiếp.

d Tiền lơng sản phẩm tập thể: Cách trả lơng này đợc áp dụng đối với những

công việc cần một tập thể công nhân thực hiện nh: lắp ráp thiết bị, sản xuất các bộ phận, làm việc theo dây chuyền Do sản lợng của công nhân không trực tiếp quyết định đến tiền lơng của họ nên không kích thích đợc công nhân nâng cao năng suất lao động Vì vậy, cần tổ chức theo dõi mức độ tham gia của từng cá nhân trong tập thể mà vận dụng cách chia lơng cho phù hợp ( chia theo thời gian làm việc và cấp bậc kỹ thuật, chia theo thời gian làm việc, cấp bậc kỹ thuật và bình điểm, bình

-Tiền lơng sản phẩm có thởng: Theo hình thức này, ngoài tiền lơng theo sản

phẩm trực tiếp đợc hởng, ngời lao động còn đợc thởng khi hoàn thành vợt mức kế hoạch yêu cầu về chất lợng sản phẩm, về tăng năng suất lao động, về tiết kiệm vật t Bên cạnh đó nếu ngời lao động làm ra sản phẩm hỏng, lãng phí vật t quá quy định cho phép thì có thể bị phạt tiền từ thu nhập của họ.

Lơng cấp bậc công nhânMức sản lợng định mức

-Tiền lơng theo sản phẩm luý tiến: Với cách tính này thì ngoài tiền lơng

theo sản phẩm trực tiếp ngời lao động còn có một khoản đợc tính trên cơ sở tăng đơn giá tiền lơng ở các mức độ năng suất cao theo tỷ lệ luý tiến áp dụng hình thức này kích thích ngời lao động duy trì cờng độ lao động ở mức tối đa nhng sẽ làm tăng chi phí nhân công, tức tăng giá thành sản phẩm, do vậy chỉ nên áp dụng khi cần thiết nh cần hoàn thành gấp đơn đặt hàng hoặc trả cho ngời lao động ở khâu khó nhất mà thôi.

-Tiền lơng theo hình thức khoán sản phẩm: Theo hình thức này ngời lao

động sẽ nhận đợc 1 khoản tiền nhất định sau khi hoàn thành xong khối lợng công việc đợc giao theo đúng yêu cầu Hình thức này thờng đợc áp dụng cho những công việc giản đơn, có tính chất không thờng xuyên nh bốc dỡ nguyên vật liệu, sửa chữa nhà cửa

-Hình thức quỹ lơng: Đây là dạng đặc biệt của tiền lơng sản phẩm, thình

thức này đợc dùng để trả lơng cho những ngời làm việc tại các phòng ban của doanh nghiệp, doanh nghiệp sẽ căn cứ công việc của từng phòng ban mà khoán quý lơng Do đó tiền lơng thực tế của từng nhân viên sẽ vừa phụ thuộc vào quý lơng thực tế đợc khoán vừa phụ thuộc vào số lợng nhân viên, vì vậy để có mức lơng cao họ sẽ phải lựa chọn số ít nhân viên làm việc có hiệu quả.

2.Quỹ tiền lơng trong doanh nghiệp

Quỹ tiền lơng của doanh nghiệp là toàn bộ tiền lơng của doanh nghiệp trả cho tất cả các loại lao động thuộc dng quản lý và sử dụng Quỹ tiền lơng của doanh nghiệp bao gồm các khoản chủ yếu nh: tiền lơng trả cho ngời lao động trong thời gian thực tế làm việc (lơng theo thời gian, theo sản phảm ) tiền lơng trả cho ngời lao động trong thời gian ngừng việc, nghỉ phép, đi học ; các loại tiền thởng trong sản xuất, các khoản phụ cấp thòng xuyên (phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp khu vực, phục cấp học nghề, phụ cấp làm đêm, làm thêm giờ ) Về phơng diện hoạch toán, tiền lơng đợc chia thành 2 loại: tiền lơng chính và tiền lơng phụ.

+Tiền lơng chính: Là tiền lơng trả cho ngời lao động trong thời gian ngời

lao động thực hiện nhiệm vụ chính của họ bao gồm: tiền lơng trả theo cấp bậc, các khoản phụ cấp thờng xuyên và tiền thởng trong sản xuất.

+Tiền lơng phụ: Là tiền lơng trả cho ngời lao động trong thời gian họ thực

hiện nhiệm vụ khác ngoài nhiệm vụ chính của họ (tiền lơng đợc hởng theo quy định của chế độ).

Việc phân chia quỹ tiền lơng thành tiền lơng chính và tiền lơng phụ có ý nghĩa rất quan trọng đối với công tác kế toán và đối với việc phân tích tiền lơng cũng nh tình hình sử dụng quỹ lơng của các doanh nghiệp Vì tiền lơng chính của công nhân sản xuất gắn liền với quá trình sản xuất sản phẩm và đợc hạch toán trực tiếp vào chi phí sản xuất từng loại sản phẩm Tiền lơng phụ thì khác, nó không gắn liền với quá trình sản xuất sản phẩm nên chỉ đợc hạch toán gián tiếp vào CDSXSP.III Hạch toán lao động, tiền lơng, các khoản trích theo l-ơng.

1 Hạch toán lao động

1.1 Hạch toán số lợng lao động

Số lợng lao động của doanh nghiệp đợc phản ánh trên danh sách lao động do phòng tổ chức lập dựa trên những chứng từ ban đầu về tuyển dụng, thuyên chuyển công tác, nâng bậc, thôi việc Sổ danh sách lao động có thể lập chung cho toàn doanh nghiệp hoặc từng bộ phận để có thể thờng xuyên nắm đợc số lợng lao động hiện có Mọi sự biến động về số lợng lao động đều phải đợc ghi chép kịp thời để trên cơ sở đó làm căn cứ tính lơng phải trả và các chế độ khác cho ngời lao động một cách chính xác và kịp thời.

1.2 Hạch toán thời gian lao động

Là việc hạch toán thời gian lao động đợc sử dụng của từng công nhân, từng bộ phận trong doanh nghiệp, việc hạch toán này làm cơ sở để tính lơng cho ngời lao động Việc hạch toán này làm cơ sở để tính lơng cho ngời lao động Việc hạch

Chứng từ hạch toán

Chứng từ về tiền thưởng

Tính tiền lư

ơng trung

Tính tiền lư

ơng SP

Hạch toán sử dụng thời gian lao động dựa trên “bảng chấm công”, “Biên bản ngừng việc” hoặc các chứng từ nghỉ việc nh ốm đau, thai sản

1.3 Hạch toán kết quả lao động

Hạch toán kết quả lao động là căn cứ tính lơng, tính thởng và căn cứ sự phù hợp của tiền lơng phải trả với kết quả lao động thực tế, tính toán, xác định năng suất lao động, kiểm tra tình hình thực hiện định mức lao động của từng ngời, từng bộ phận và cả doanh nghiệp Việc hạch toán phải đảm bảo phản ánh chính xác số l-ợng và chất lợng sản phẩm hoặc khối lợng công việc cần hoàn thành của từng ngời Chứng từ sử dụng cho việc hạch toán này có thể là “phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành” (Mẫu số 06-LĐTL) hoặc “hợp đồng giao khoán” (Mẫu số 08-LĐTL).

2 Hạch toán tiền lơng, thởng, và thanh toán với ngời lao động

2.1 Tính lơng, thởng cho ngời lao động

Việc tính lơng, thởng và các khoản phải trả khác cho ngời lao động đợc kế toán thực hiện, thời gian tính lơng, thởng và các khoản phải trả diễn ra hàng tháng căn cứ các chứng từ theo dõi thời gian lao động, kết quả lao động và các chứng từ khác có liên quan Sau khi kiểm tra chứng từ kế toán tính lơng, thởng và các khoản phải trả khác theo từng hình thức cụ thể mà từng doanh nghiệp áp dụng Sau đó kế toán phân loại lơng, thởng để lập chứng từ phân bổ vào chi phí lao động Chứng từ làm căn cứ cho việc thanh toán tiền lơng là “Bảng thanh toán tiền lơng” và “Bảng thanh toán tiền thởng”.

2.2 Hạch toán tiền lơng và thanh toán với ngời lao động

-Các phiếu chi, các chứng từ tài liệu có liên quan

b Tài khoản sử dụng

-Thu nhập đã trả cho ngời lao động-Các khoản khấu trừ vào thu nhập của ngời lao động

-Giữ hộ thu nhập cho ngời lao động

-hu nhập phải trả cho ngời lao động

-Thông thờng tài khoản này d có nhng trong trờng hợp cá biệt có thể d nợ, phản ánh số tiền trả vợt quá số tiền phải trả cho ngời lao động Tài khoản này đợc phản ánh chi tiết theo nội dung từng khoản thu nhập & đợc chi tiết tối thiểu thành 2 TK cấp 2 nh sau:

3341: Lơng

3348: Các khoản khác (thu nhập không có tính chất lơng)

Ngoài TK334, kế toán tiền lơng còn sử dụng các TK nh TK662 “Chi phí nhân công trực tiếp”, TK627 “Chi phí sản xuất chung”, TK642 “Quản lý doanh nghiệp” Những TK này kết chuyển chi phí tiền công lao động vào tài khoản tính giá thành (145) và TK xác định kết quả kinh doanh.

Có TK334: Tiền lơng, tiền thởng, các khoản phụ cấp, trợ cấp có tính chất ơng mà doanh nghiệp phải trả cho công nhân viên (TK3341).

l Khi hạch toán tiền lơng nghỉ phép của công nhân sản xuất:

+Theo quy định của luật lao động thì ngời lao động đợc nghỉ một số ngày nhất định theo chế độ, trong thời gian nghỉ phép doanh nghiệp vẫn phải trả lơng cho ngời lao động dù những ngời lao động trực tiếp nghỉ phép sẽ ảnh hởng đến sản lợng sản phẩm của doanh nghiệp Vậy nếu doanh nghiệp có điều kiền bố trí cho lao động nghỉ phép đều đặn giữa các kỳ trong năm thì việc hạch toán tiền lơng nghỉ phép đợc tiến hành bình thờng nh tiền lơng của họ thực tế làm việc Nhng nếu

Mức tính trước tiền lương của lao

doanh nghiệp không có điều kiện để bố trí cho lao động nghỉ phép đều đặn hoặc những doanh nghiệp bắt buộc phải cho ngời lao động ngừng việc vì lý do thời vụ thì phải tiến hành dự toán lơng nghỉ phép của ngời lao động trực tiếp để tiến hành tính trớc theo dự toán.

-Khi phản ánh các khoản phụ cấp, trợ cấp, tiền thởng có nguồn bù đắp riêng ( không có tính chất lơng ) nh trợ cấp ốm đau từ quỹ bảo hiểm xã hội, tiền thởng thi đua trích từ quỹ khen thởng phải trả cho ngời lao động, kế toán ghi:

Nợ TK 4311: Tiền thởng thi đua trích từ quỹ khen thởngNợ TK 4312: Tiền trợ cấp từ quỹ phúc lợi

Nợ TK 3383: Tiền trợ cấp từ quỹ bảo hiểm xã hộiNợ TK 3348: Thu nhập khác phải trả cho ngời lao động

-Khi phản ánh các khoản khấu trừ vào thu nhập của ngời lao động nh tiền tạm ứng thừa bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế mà ngời lao động phải nộp, thuế thu nhập

Nợ TK 334: Phần khấu trừCó TK141: Tiền tạm ứng thừa

Tiền lơng nghỉ phép, ngừng sản xuất theo kế hoạch hằng năm của ngời lao động trực tiếp

Tổng lơng chính theo kế hoạch năm của lao động trực tiếp

Khoản trích trớc của tiền lơng nghỉ phép

Có TK 138: Khấu trừ các khoản tiền phạt, bồi thờng, doanh nghiệp chi hộCó TK 338: Thu hộ các cơ quan khác

Có TK 333: Thu hộ thuế thu nhập cá nhân cho nhà nớc-Khi thanh toán cho ngời lao đồng

Nợ TK 334 Có TK 111, 112

-Nếu doanh nghiệp đã chuẩn bị đủ tiền nhng ngời lao động cha lĩnh thì doanh nghiệp giữ hộ

Nợ TK 334Có TK 3388

-Nếu thanh toán số tiền đã giữ hộ cho ngời lao độngNợ TK3388

Có TK112,411

3 Hạch toán các khoản trích theo lơng

3.1 Chế độ các khoản trích theo lơng

Theo chế độ tài chính thì Việt Nam có 4 khoản trích theo lơng

-Quỹ bảo hiểm xã hội: Dùng để trợ cấp cho ngời lao động có thời gian đóng

góp trong các trờng hợp rủi ro nh ốm đau, tai nạn, thai sản, hu trí Theo quy định hiện tại thì quỹ này đợc hình thành bằng cách trích 20% tổng quỹ lơng của doanh nghiệp, trong đó ngời lao động phải nộp 15% trực tiếp đóng góp vào Khi ngời lao động đợc nghỉ hởng bảo hiểm xã hội thì kế toán lập phiếu nghỉ hởng bảo hiểm xã hội cho từng ngời & lập bảng thanh toán bảo hiểm xã hội làm cơ sở với cơ quan quản lý quỹ Các doanh nghiệp phải nộp toàn bộ BHXH trích đợc trong kỳ vào quỹ tập trung (Theo nguyên tắc, không đợc tính bù trừ).

-Quỹ bảo hiểm y tế: Là quỹ đợc sử dụng để trợ cấp cho những ngời có thời

gian đóng góp quỹ trong các hoạt động khám chữa bệnh Theo quyết định của chế

Số tiền phải trả

Phần giữ hộ

độ hiện hành thì doanh nghiệp phải trích 3% tổng quỹ lơng, trong đó doanh nghiệp phải chịu 2% (trích vào chi phí sản xuất kinh doanh) còn ngời lao động trực tiếp nộp vào 1% (trừ vào lơng) Quỹ này do cơ quan bảo hiểm y tế thống nhất quản lý và trợ cấp cho ngời lao động thông qua mạng lới y tế.

-KPCĐ: là nguồn tài trợ cho hoạt động CĐ ở cấp dới Theo quy định thì

KPCĐ đợc trích 2% từ tổng quý lơng do doanh nghiệp trả toàn bộ (doanh nghiệp trích vào chi phí sản xuất) Thông thờng sau khi trích doanh nghiệp phải nộp 1/2 lên công đoàn cấp trên & 1/2 đợc sử dụng để chi tiêu cho hoạt động công đoàn tại doanh nghiệp.

-Quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm: là quỹ dùng để cấp cho ngời lao động

cấp bậc) Khoản trích này đợc hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp trong kỳ.

3.2 Hạch toán các khoản trích theo lơng

a.TK sử dụng

Nợ TK3382: KPCĐ Có-Nộp KPCĐ lên cấp trên

-Chi tiêu KPCĐ tại đơn vị

: Bội chi KPCĐ

-KPCĐ đợc trích trong kỳ-

: KPCĐ cha nộp

Nợ TK3384: BHYT Có-Nộp bảo hiểm y tế

: Bảo hiểm y tế nộp thừa

-Trích bảo hiểm y tế trong kỳ

: Bảo hiểm y tế cha nộp

Nợ TK3353: Quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm Có

4.1 Kế toán tổng hợp thanh toán với ngời lao động

Sơ đồ hạch toán tổng hợp thanh toán với ngời lao động

Thanh toán thu nhập cho NLĐ

Tiền lươngphải trả cho NLĐ

TK335TLNP thực tế phải

4.2 Kế toán tổng hợp quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ

Sơ đồ hạch toán tổng hợp quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ

Nộp cho cơ quan quản lý quỹ

Trích theo TL của LĐTT tính vào chi phí

trong doanh nghiệp

Chi tiêu KPCĐtại doanh nghiệp

Trích theo TL của NVPXtính vào chi phí

Trích theo TL của NV bán hàng tính vào chi phí

Trích theo TL của NVQLDN tính vào chi phíTrích theo TL của NLĐ trừ

vào thu nhập của họ

4.3 Kế toán tổng hợp quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm

5.Kế toán chi tiết

5.1 Tổ chức hạch toán ban đầu

Theo sơ đồ hạch toán tổng hợp, để thanh toán tiền lơng, tiền công và các khoản phụ cấp, trợ cấp cho ngời lao động, hàng tháng kế toán doanh nghiệp phải căn cứ vào các chứng từ về lao động (nh: quyết định tuyển dụng; bổ nhiệm; bãi miễn; xa thải; khen thởng; kỷ luật; hu trí; mất sức ) các chứng từ hạch toán về thời gian lao động (phiếu giao nhận sản phẩm; phiếu giao khoán; phiếu báo làm thêm giờ; biên bản kiểm tra chất lợng sản phẩm-công việc hoàn thành ) để lập “Bảng thanh toán tiền lơng cho từng tổ, đội, phân xởng sản xuất và các phòng ban căn cứ vào kết quả tính lơng cho từng ngời, Trên bảng tính lơng cần ghi rõ từng khoản tiền lơng (lơng theo sản phẩm, lơng theo thời gian) các khoản phụ cấp, trợ cấp, các khoản khấu trừ và số tiền ngời lao động còn đợc lĩnh Khoản thanh toán về trợ cấp BHXH” cũng đợc lập tơng tự Sau khi kế toán trởng kiểm tra, xác nhận và ký, giám đốc duyệt “Bảng thang toán tiền lơng” & “Bảng thanh toán BHXH” sẽ đợc làm căn cứ để thanh toán tiền lơng và BHXH cho ngời lao động, việc thanh toán l-ơng và các khoản khác có thể đợc chia làm 2 kỳ: kỳ I tạm ứng và kỳ II nhận số tiền

Tiền trợ cấp mất việc làm cho người lao động

Trích quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm