Đang tải... (xem toàn văn)
Danh sach 10 tien ich danh cho office 2007 va 2010 tài liệu, giáo án, bài giảng , luận văn, luận án, đồ án, bài tập lớn...
10 tiện ích hay cho Office 2007 và 2010 Các tiện ích hỗ trợ (add in) cho phép người dùng có thể nâng cao hiệu quả thực hiện, tối ưu hóa các bước thực hiện,… trong các ứng dụng văn phòng, như Word, Excel, Power Point. Dưới đây là những tiện ích khá hay mà người dùng không muốn bỏ lỡ. 1. Bộ máy tìm kiếm Everything Dù Office 2007 và 2010 đã cải tiến khả năng tìm kiếm nhưng bạn vẫn muốn thêm tiện ích Everything. Đây không phải là các add-in truyền thống mà là một công cụ quản trị. Công cụ này xác định vị trí các tệp tin và thư mục bằng tên tệp tin. Người dùng gõ vào một chuỗi tìm kiếm, Everything ngay lập tức hiển thị một danh sách các tệp tin và thư mục cần tìm. Kết quả tìm kiếm được trả về ngay lập (thời gian thực) đối với cả các loại máy tính thông thường nhất. Ưu điểm của bộ máy tìm kiếm Everything trên Office là có dung lượng tệp tin cài đặt nhỏ, giao diện người dùng đơn giản và rõ ràng, chiếm ít tài nguyên của máy và tìm kiếm rất nhanh. 2. E-mail Follow-up E-mail Follow-up là một add-in dành cho ứng dụng Microsoft Outlook. Chúng cho phép người dùng gửi theo thư điện tử (email) một tin nhắn nếu thư phản hồi không nhận được trong một khoảng thời gian cụ thể. E-mail Follow-up sẽ theo dõi các tin nhắn và hiển thị một cảnh báo khi không nhận được phản hồi của lá thư đã gửi đi. Add-in này dành cho Outlook cũng cho phép người dùng gửi một tin nhắn tiếp theo sử dụng một mẫu sẵn có để nhắc nhở người nhận về việc chưa có thư phản hồi. 3. More Add-in More Add-in cho phép bạn nhanh chóng và dễ dàng ẩn các văn bản Word bằng cách tạo ra các mục có thể đóng lại. Bất cứ ai tạo ra các tài liệu dài sẽ cảm thấy tiện ích này thực sự hữu ích. Mặt khác, người dùng có thể ẩn các ghi chú hay bất cứ loại nội dung gì khi không muốn cho người khác biết được. 4. FreeFileViewer FreeFileViewer cho phép người dùng xem một lượng lớn các định dạng. Do đó, người dùng chỉ cần một chương trình duy nhất để xem mọi định dạng tệp tin. Sử dụng FreeFileViewer, bạn có thể đọc được các tệp tin PDF, Word, Excel,… thậm chí có thể chơi các tệp tin nhạc. 5. ASAP Utilities Chương trình Excel của Microsoft đã rất quen thuộc với người làm văn phòng và tính toán số liệu. Tuy nhiên, để tận dụng hết các tính năng của Excel thì không dễ, đặc biệt với các tính năng yêu cầu bạn kết hợp nhiều công thức và macro. Tuy nhiên, ASAP Utilities là tiện ích tuyệt vời cho cả những người dùng thường xuyên và không thường xuyên sử dụng Excel. Đối với người dùng thường xuyên, ứng dụng này cung cấp một giao diện dễ sử dụng, hiệu quả hơn nhiều so với Excel. Còn người dùng không thường xuyên sẽ dựa trên giao diện đó để tìm và thực hiện các phép tính dễ dàng hơn. Hơn nữa, ASAP Utilities còn bổ sung thêm cho Excel của bạn một số hàm mới tiện dụng cho công việc tính toán của mình. Ví dụ như hàm ASAPFullFileName, ASAPCountShades, ASAPStripNumbers,… 6. Proposal Pack Wizard Nếu bạn quản lý một lượng lớn tài liệu kinh doanh thì nên áp dụng tiện ích này trên ứng dụng Word. Sử dụng công nghệ hợp nhất, Proposal Pack Wizard cho phép bạn nhanh chóng tập hợp các tài liệu. Chúng tự động tạo ra nhiều loại đề xuất kinh doanh, hợp đồng và các tài liệu khác, bao gồm doanh số bán sản phẩm, dịch vụ bán hàng, kế hoạch kinh doanh,…Chúng có hơn 800 mẫu và 1.300 trang văn bản mẫu để người dùng lựa chọn sử dụng luôn. 7. VisualBee Tiện ích VisualBee cho phép người dùng nâng cao một bài thuyết trình hiện có. 10 tỉên • ích h§ trơ• dành cho Office 2007 2010 Như biết, tiện ích hẫ trợ cho phần mềm (hay gọi add - on) thường mang lại hiệu cao mức bình thường Trong viết đây, giới thiệu danh sách 10 add - on dành cho ứng dụng Office 2007 2010 Microsoft Thực chất, add - on file COM có tác dụng cải thiện hỉêu suất môt số chức đươc hỗ trơ, thỉ trường hiên • • o • «7 ■ o • a/ CÓnhững tiện ích hẫ trợ miễn phí trả phí Tùy theo mục đích sử dụng mà bạn lựa chọn cho phù họp Everything: Măc dù Office 2007 2010 đươc cải thiên nhiều khả • • • o tìm kiếm, chắn bạn muốn thử sử dụng công cụ Everything VoidTools Chỉ có điều khác lạ Everything add - on theo kiểu truyền thống, bạn hiểu nôm na công cụ quản trị có chức tìm kiếm file thư mục dựa theo tên (chương trình không bị giói hạn hoạt động vói Office mà với nhiều ứng dụng khác) Tất bạn phải làm điền từ khóa vào ô Search, Everything hiển thị toàn kết tìm Điểm đáng ý tốc độ thực nhanh chóng, người sử dụng gần chờ đợi 2 E-mail Follow-up: Thòi gian phải chờ đợi email hoạt động (gửi nhận) nói lãng phí, làm xao nhãng công việc ảnh hưởng đến hiệu suất chung Trong lúc vậy, bạn sử dụng E-mail Follow-up công cụ có chức giúp bạn thiết lập khoảng thòi gian tương tác với hành động email tương ứng, người nhận phản hồi chương trình hiển thị thông báo để nhắc nhở bạn Tiện ích nhỏ tỏ thực hữu ích đối vói • • */ */ Ö • • hầu hết More Add-in: Vói More Add - in người sử dụng nhanh chóng ẩn văn Word cách tạo phần đóng mở liền Bất muốn tạo văn cách kết hợp nhiều phần text nhỏ vói nhau, tiết kiệm nhiều thời gian, đồng thời hiệu suất làm việc tăng lên đáng kể sau khỉ sử dụng công cụ hỗ trợ Không cần phải gộp chia nhỏ toàn văn nữa, tất bạn cần làm nhấn chuột Bên cạnh đó, người sử dụng tạm giấu phần ý phần văn không muốn chia sẻ (nhưng lưu ý không nên áp dụng tiện ích với nội dung quan trọng mang tính riêng tư) FreeFileViewer: Đôi khỉ, thứ đơn giản lại mang lại hiệu bất ngờ Và trường họp laFreeFileViewer công cụ giúp bạn xem nhiều định dạng văn khác nhau, ví dụ file PDF, Word, Excel chí nghe nhạc 5 ASAP Utilities: Tiện ích add - ỉn dành cho Excel có lẽ công cụ hỗ trợ phổ biến ASAP Utilities phù họp với người sử dụng thường xuyên không thường xuyên, với lý khác Ví dụ, trường họp người dùng thường xuyên, chương trình cung cấp giao diện thân thiện, dễ sử dụng nhiều so với Excel, với trường họp ngược lại - người dùng không thường xuyên dựa phần giao diện để làm việc, tất nhiên đơn giản dễ dàng nhiều so với lúc trước Proposal Pack Wizard: Khỉ phải xử lý thao tác văn vói “quy mô” khỗng lồ tài liệu kỉnh doanh, đề xuất, họp đồng, báo giá, trợ cấp hồ sơ đấu thầu bạn sử dụng công cụ hỗ trợ Proposal Pack Wizard Được xây dựng chủ yếu công nghệ Merge, ứng dụng dễ dàng giúp người sử dụng “hòa trộn” đoạn file văn riêng biệt với 800 mẫu 1.300 trang ví dụ VisualBee: Khỉ phải chuẩn bị cho ỉĩle tài liệu, văn để trình chiếu, bạn tham khảo sử dụng VisualBee công cụ mang lại nhiều nét mẻ cho tài liệu trình chiếu Khỉ hoạt động, VisualBee tiến hành phân tích toàn nội dung text cấu trúc, qua đưa cải thiện cách xếp, hiệu ứng ỈSpring Pro: Chương trình có tác dụng chuyển đổi định dạng PowerPoint thành file Flash (.swf) Giờ đây, bạn gặp khó khăn trước tài liệu trình chiếu có yêu cầu số hiệu ứng chuyển động, video, audio trước Quá trình sử dụng đơn giản dễ dàng, phù họp với tất người sử dụng, chương trình có phiên 32 64 bit khác nhau, phần mềm có trả phí P o p - u p Excel Calendar: Khỉ sử dụng Excel, công cụ giúp bạn dễ dàng đơn giản việc chèn điều chỉnh thông số hàm công thức có liên quan đến ngày tháng mà không cần phải viết thay đồi code Người sử dụng cần chọn thẻ Pop - up Calendar chọn thao tác cần thực hiên 10 Fuzzy Duplicate Finder cho Microsoft Excel: Nếu muốn xóa bỏ liệu Excel, giải pháp toàn diện đối vói người sử dụng Fuzzy Duplicate Finder - hoạt động tốt với nhiều phiên Excel từ 2000 tới 2007 Công cụ dễ dàng tìm thấy lỗi hàm tính toán, lỗi tả, phần liệu thừa trùng Thanh menu kiểu 2003 cho Office 2007 và 2010 Một adds-on cho phép bạn dang dùng Office 2007 hay 2010 với menu là của Office 2003. Office 2007 và 2010 là hai phiên bản mới nhất của bộ ứng dụng văn phòng được hãng Microsoft nâng cấp từ bộ Office 2003. Nhưng hai phiên bản này vẫn chưa chiếm được sự quan tâm của nhiều người do đã quen sử dụng Office 2003 hay vì giao diện và tương tác lạ nên không quen xử lý. Do đó, bạn có thể dùng thanh menu của Office 2003 cho cả hai phiên bản 2007 và 2010. Đây là bản dùng thử, bạn có thể tải về tại đây (dành cho Office 2007) hay ở đây (bản dành cho Office 2010). Giao diện phiên bản dành cho Office 2007 và Office 2010 tương tự nhau nên các bạn chỉ việc thao tác theo hướng dẫn chung sau: Sau khi tải về và cài đặt thành công, chương trình sẽ tự khởi động. Nếu không, bạn vào Start > chọn All Programs > Classic Menu for Office > Classic Menu Manager. Sẽ xuất hiện hộp thoại như bên dưới: Bạn chọn tab tương ứng với tên ứng dụng sẽ được dùng menu theo kiểu cổ điển 2003 (như Word, Excel, PowerPoint ). Nếu vẫn muốn giữ lại menu theo kiểu mặc định của Office 2007 thì bạn đánh dấu vào Show Classic Menus And Toolbars in Microsoft® 2007. Giao diện còn cung cấp cho bạn hai tùy chọn là Hide the following build-in tabs (có thể tùy chọn ẩn đi menu nào trong tab, chỉ việc đánh dấu chọn vào những ô vuông tương ứng trong danh sách liệt kê bên dưới). Ngoài ra, bên phải giao diện còn cung cấp cho bạn hai tùy chọn với các tab. Tùy chỉnh xong, nhấn OK. Lúc này trên menu các ứng dụng trong bộ Office 2007 sẽ có thêm một menu mới đó là Menus. Khi chọn Menus, toàn bộ giao diện menu sẽ được hiển thị như trên Office 2003. Khi muốn sử dụng menu của Office 2007 nguyên thủy, chọn những menu lệnh đứng sau Menus. Lúc này các chức năng vẫn như trước, không có gì thay đổi. Ngọc Dung Thanh menu kiểu 2003 cho Office 2007 và 2010 Một adds-on cho phép bạn dang dùng Office 2007 hay 2010 với menu là của Office 2003. Office 2007 và 2010 là hai phiên bản mới nhất của bộ ứng dụng văn phòng được hãng Microsoft nâng cấp từ bộ Office 2003. Nhưng hai phiên bản này vẫn chưa chiếm được sự quan tâm của nhiều người do đã quen sử dụng Office 2003 hay vì giao diện và tương tác lạ nên không quen xử lý. Do đó, bạn có thể dùng thanh menu của Office 2003 cho cả hai phiên bản 2007 và 2010. Đây là bản dùng thử, bạn có thể tải về tại đây (dành cho Office 2007) hay ở đây (bản dành cho Office 2010). Giao diện phiên bản dành cho Office 2007 và Office 2010 tương tự nhau nên các bạn chỉ việc thao tác theo hướng dẫn chung sau: Sau khi tải về và cài đặt thành công, chương trình sẽ tự khởi động. Nếu không, bạn vào Start > chọn All Programs > Classic Menu for Office > Classic Menu Manager. Sẽ xuất hiện hộp thoại như bên dưới: Bạn chọn tab tương ứng với tên ứng dụng sẽ được dùng menu theo kiểu cổ điển 2003 (như Word, Excel, PowerPoint ). Nếu vẫn muốn giữ lại menu theo kiểu mặc định của Office 2007 thì bạn đánh dấu vào Show Classic Menus And Toolbars in Microsoft® 2007. Giao diện còn cung cấp cho bạn hai tùy chọn là Hide the following build-in tabs (có thể tùy chọn ẩn đi menu nào trong tab, chỉ việc đánh dấu chọn vào những ô vuông tương ứng trong danh sách liệt kê bên dưới). Ngoài ra, bên phải giao diện còn cung cấp cho bạn hai tùy chọn với các tab. Tùy chỉnh xong, nhấn OK. Lúc này trên menu các ứng dụng trong bộ Office 2007 sẽ có thêm một menu mới đó là Menus. Khi chọn Menus, toàn bộ giao diện menu sẽ được hiển thị như trên Office 2003. Khi muốn sử dụng menu của Office 2007 nguyên thủy, chọn những menu lệnh đứng sau Menus. Lúc này các chức năng vẫn như trước, không có gì thay đổi. 10 tiện ích hỗ trợ dành cho Office 2007 và 2010 Như chúng ta đã biết, các tiện ích hỗ trợ cho phần mềm (hay còn gọi là add – on) thường mang lại hiệu quả cao hơn mức bình thường. Trong bài viết dưới đây, chúng tôi sẽ giới thiệu danh sách 10 add – on dành cho ứng dụng Office 2007 và 2010 của Microsoft. Thực chất, những add – on này là các file COM có tác dụng cải thiện hiệu suất của một số chức năng được hỗ trợ, và trên thị trường hiện nay có những tiện ích hỗ trợ miễn phí và trả phí. Tùy theo mục đích sử dụng mà các bạn hãy lựa chọn sao cho phù hợp. 1. Everything: Mặc dù Office 2007 và 2010 đã được cải thiện khá nhiều về khả năng tìm kiếm, nhưng chắc chắn bạn vẫn muốn thử sử dụng công cụ Everything của VoidTools. Chỉ có điều khác lạ rằng Everything không phải là add – on theo kiểu truyền thống, bạn có thể hiểu nôm na đây là công cụ quản trị có chức năng tìm kiếm file và thư mục dựa theo tên (chương trình này không bị giới hạn hoạt động chỉ với Office mà còn với nhiều ứng dụng khác). Tất cả những gì bạn phải làm là điền từ khóa vào ô Search, và Everything sẽ hiển thị toàn bộ kết quả tìm được. Điểm đáng chú ý là tốc độ thực hiện rất nhanh chóng, người sử dụng gần như không phải chờ đợi. 2. E-mail Follow-up: Thời gian phải chờ đợi email hoạt động (gửi và nhận) có thể nói là khá lãng phí, nó làm chúng ta xao nhãng công việc và ảnh hưởng đến hiệu suất chung. Trong những lúc như vậy, các bạn hãy sử dụng E-mail Follow-up, công cụ này có chức năng giúp bạn thiết lập khoảng thời gian tương tác với từng hành động của email tương ứng, nếu người nhận không có phản hồi nào thì chương trình sẽ hiển thị thông báo để nhắc nhở bạn. Tiện ích này tuy nhỏ nhưng tỏ ra thực sự hữu ích đối với hầu hết chúng ta. 3. More Add-in: Với More Add – in, người sử dụng có thể nhanh chóng ẩn các văn bản Word bằng cách tạo ra những phần đóng hoặc mở liền nhau. Bất cứ ai nếu muốn tạo văn bản bằng cách kết hợp nhiều phần text nhỏ với nhau, sẽ tiết kiệm được nhiều thời gian, đồng thời hiệu suất làm việc sẽ tăng lên đáng kể sau khi sử dụng công cụ hỗ trợ này. Không cần phải gộp hoặc chia nhỏ toàn bộ văn bản nữa, tất cả những gì bạn cần làm là nhấn chuột. Bên cạnh đó, người sử dụng còn có thể tạm giấu những phần chú ý hoặc bất kỳ phần văn bản nào không muốn chia sẻ (nhưng lưu ý rằng không nên áp dụng tiện ích này với những nội dung quan trọng hoặc mang tính riêng tư). 4. FreeFileViewer: Đôi khi, những thứ đơn giản nhất lại mang lại hiệu quả bất ngờ nhất. Và trong trường hợp này làFreeFileViewer, công cụ này giúp bạn xem nhiều định dạng văn bản khác nhau, ví dụ như file PDF, Word, Excel thậm chí là nghe nhạc. 5. ASAP Utilities: Tiện ích add – in dành cho Excel này có lẽ là 1 trong những công cụ hỗ trợ phổ biến nhất hiện nay. ASAP Utilities phù hợp với những người sử dụng thường xuyên hoặc không thường xuyên, và với các lý do khác nhau. Ví dụ, trong trường hợp người dùng thường xuyên, chương trình cung cấp giao diện thân thiện, dễ sử dụng hơn nhiều so với Excel, còn với trường hợp ngược lại – những người dùng không thường xuyên sẽ dựa trên phần giao diện này để làm việc, tất nhiên là đơn giản và dễ dàng hơn rất nhiều so với lúc trước. 6. Proposal Pack Wizard: Khi phải xử lý hoặc thao tác những văn bản với “quy mô” khổng lồ như tài liệu kinh doanh, các bản đề xuất, hợp đồng, báo giá, trợ cấp và hồ sơ đấu thầu các bạn hãy sử dụng công cụ hỗ trợ Proposal Pack Wizard. Được xây dựng chủ yếu trên công nghệ Merge, ứng dụng này dễ dàng giúp người sử dụng “hòa trộn” các đoạn hoặc file văn bản riêng biệt nhau với hơn 800 mẫu và 1.300 trang ví dụ. 7. VisualBee: Khi phải chuẩn bị cho 10 tiện ích hay cho hộp thư Gmail Để cài đặt tiện ích có Gmail Labs, bạn vào mục Settings Gmail mình, chọn thẻ Labs (hay truy cập trực tiếp vào http://goo.gl/l56US) Bạn gõ tên tiện ích cần cài đặt vào ô Search for a lab bấm Enter Khi thấy tiện ích muốn tìm xuất phía dưới, bạn đánh dấu vào ô Enable bấm Save Changes để kích hoạt Tương tự, bạn đánh dấu ô Disable muốn tắt sau Undo Send Nếu lý muốn rút lại thư gửi, lệnh Undo Send giúp bạn thực việc Nhưng lưu ý, bạn lấy lại thư gửi vòng vài giây sau bấm nút Send Gửi thư xong, cạnh thông báo Your message has been sent xuất nút Undo để bạn hủy lệnh gửi thư (để sửa lại nội dung thư cho phù hợp chẳng hạn) Khi thư gửi đến hộp thư người nhận, nút Undo biến bạn rút lại thư Để thiết lập khoảng thời gian rút lại thư sau gửi, bạn vào Settings, chọn thẻ General Bạn bấm mũi tên xổ xuống mục Send cancellation period chọn lại số giây phù hợp, phạm vi từ đến 30 giây Extra Emoji Tiện ích Extra Emoji cung cấp 1.200 hình động thuộc nhiều thể loại để bạn tự thể cảm xúc thư Sau cài đặt, soạn thư, bấm vào biểu tượng hình mặt cười bạn thấy có thêm nhiều hình so với trước Custom keyboard shortcuts Sau cài đặt tiện ích, bạn thực tác vụ Gmail cách dùng phím tắt, chẳng hạn bấm c để soạn thư, bấm r để trả lời hay bấm / để tìm kiếm thư Bạn vào mục Settings, chọn Keyboard Shortcuts để xem toàn tính ứng với phím tắt Tuy nhiên, để dùng phím tắt Gmail, bạn cần thực thêm thao tác chuyển sang thẻ General, đánh dấu chọn vào ô Keyboard shortcuts on dòng Keyboard shortcuts Message Sneak Peek Tiện ích cho phép bạn xem trước nội dung thư mà không cần phải mở thư Khi bấm chuột phải vào thư bất kỳ, hộp thoại nhỏ xuất giúp bạn xem nhanh nội dung bên thư Google Docs previews in mail Tiện ích hỗ trợ xem trước nội dung tập tin Google Docs thông qua liên kết thư Bạn bấm Show preview để xem nội dung chứa tập tin, hay bấm Open in new window để mở tập tin Google Docs Message translation Tiện ích tích hợp thêm Google Translate vào Gmail, giúp dịch nhanh nội dung thư có ngôn ngữ khác sang tiếng Việt, hay sang ngôn ngữ khác theo nhu cầu bạn Bạn bấm vào mũi tên xổ xuống cạnh biểu tượngReply chọn Translate message để làm xuất dịch thuật Ở dịch thuật, bạn chọn ngôn ngữ nguồn ngôn ngữ đích, nội dung văn dịch hiển thị giao diện Gmail Unread message icon Sau cài đặt, thẻ Gmail trình duyệt có thêm biểu tượng cho biết số thư chưa đọc hộp thư Tiện ích hoạt động trình duyệt Chrome (phiên trở lên), Firefox (phiên trở lên) Opera Inserting images Thay phải gửi ảnh dạng tập tin đính kèm, tiện ích Inserting images hỗ trợ bạn chèn ảnh vào nội dung thư Bạn chọn ảnh từ máy tính hay dùng ảnh Internet Để chèn ảnh, bạn bấm vào biểu tượng Insert Image công cụ Right-side chat Nếu thấy giao diện Gmail “tù túng” bên trái, hiển thị hết nhãn quan trọng, bạn dùng Right-side chat để chuyển khung Chat and SMS sang bên phải giao diện Gmail 10 Background Send Mặc định, lần gửi thư, bạn phải chờ chốc lát để trình gửi diễn hoàn tất quay lại trang chủ Gmail Với Background Send, bạn không cần chờ đợi sau gửi nữa, sau bấm nút Send, bạn chuyển thẳng trang chủ Gmail mà trình gửi thư diễn không bị ảnh hưởng Dòng thông báo Sending in the background cho biết thư ngầm chuyển ... 10 Fuzzy Duplicate Finder cho Microsoft Excel: Nếu muốn xóa bỏ liệu Excel, giải pháp toàn diện đối vói người sử dụng Fuzzy Duplicate Finder - hoạt động tốt với nhiều phiên Excel từ 2000 tới 2007. .. 1.300 trang ví dụ VisualBee: Khỉ phải chuẩn bị cho ỉĩle tài liệu, văn để trình chiếu, bạn tham khảo sử dụng VisualBee công cụ mang lại nhiều nét mẻ cho tài liệu trình chiếu Khỉ hoạt động, VisualBee... khác nhau, ví dụ file PDF, Word, Excel chí nghe nhạc 5 ASAP Utilities: Tiện ích add - ỉn dành cho Excel có lẽ công cụ hỗ trợ phổ biến ASAP Utilities phù họp với người sử dụng thường xuyên không