Đang tải... (xem toàn văn)
Trong hoạt động của các cơ quan Hành chính nhà nước, thực tế đã cho thấy công tác quản lý văn bản nếu được tổ chức, thực hiện một cách hợp lý, nghiêm túc và khoa học sẽ góp phần: Đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp những tài liệu, tư liệu, phục vụ cho mục đích, nhu cầu giải quyết công việc. Đồng thời cung cấp những thông tin quá khứ, những căn cứ, bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của cơ quan khi cần thiết. Giúp cho cán bộ, công chức cơ quan nâng cao hiệu suất công việc và giải quyết, xử lý nhanh chóng các vấn đề (trên cơ sở các văn bản, tài liệu đã được kiểm tra, tập hợp ). Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra, giám sát công việc một cách có hệ thống, theo đó sẽ góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý. Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng quan trọng, những thông tin bí mật về hoạt động của cơ quan. Đồng thời công tác quản lý văn bản cũng là cơ sở để tổng hợp tình hình văn bản của cơ quan, tổ chức. Trong tiến trình đẩy mạnh cải cách nền hành chính quốc gia, thiết lập hệ thống các mục tiêu, tiêu chí và các nhiệm vụ tối ưu nhằm đưa nền hành chính nhà nước từng bước hiện đại, hoạt động quản lý văn bản có vai trò: Đảm bảo tính hiệu lực, hiệu quả của bộ máy quản lý; nâng cao chất lượng phục vụ của đội ngũ cán bộ, công chức, đóng góp vào quá trình cải cách thể chế theo hướng phù hợp. Văn bản vừa được coi là một trong những sản phẩm của quá trình quản lý, đồng thời văn bản cũng được nhìn nhận như một phương tiện hữu hiệu, phục vụ đắc lực và có hiệu quả cho hoạt động quản lý. Vì thế, hoạt động quản lý văn bản có vai trò như một công cụ để các cơ quan có thẩm quyền, trách nhiệm kiểm soát quá trình hoạt động quản lý nhà nước cũng như cung ứng các dịch vụ thiết yếu cho người dân theo chức năng, nhiệm vụ được giao.
MỞ ĐẦU Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ HIỆU QUẢ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN 1.1 Những khái niệm liên quan đến văn đến, văn 1.1.1 Khái niệm văn đến 1.1.2 Khái niệm văn 1.1.3 Khái niệm quản lý văn 1.1.4 Phân loại văn hành 1.2 Hiệu công tác quản lý văn đến, văn 12 1.2.1 Khái niệm hiệu hiệu công tác quản lý văn 12 1.2.2 Tiêu chí đánh giá hiệu công tác quản lý văn đi, văn đến 13 1.2.3 Yếu tố ảnh hưởng đến hiệu 39 TIỂU KẾT 41 Chương THỰC TRẠNG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI SỞ Y TẾ 42 2.1 Khái quát chung Sở Y tế 42 2.2.Thực trạng công tác quản lý văn đi, đến Sở Y tế 42 2.2.1 Tình hình quản lý văn Sở Y tế từ 2013-2016 42 2.2.2 Tổ chức máy quản lý văn bản- văn thư 2.2.3 Nhân 2.2.4.Trang thiết bị 2.2.5.Quy trình hiệu công tác quản lý văn đi, đến .4 2.3.Đánh giá chung 13 2.3.1.Kết đạt 13 2.3.2 Hạn chế .17 2.3.3 Nguyên nhân .19 TIỂU KẾT .21 Chương .22 VĂN BẢN TẠI SỞ Y TẾ 22 3.1 Quan điểm, mục tiêu 22 3.2 Giải pháp 23 3.2.1 Kiện toàn tổ chức Bộ phận Văn thư Sở Y tế 23 3.2.2 Nâng cao kiến thức, trình độ, chuyên môn nghiệp vụ văn thư, 24 lưu trữ, bảo vệ bí mật 24 3.2.3 Tổ chức lớp bồi dưỡng nhằm nâng cao nhận thức cho cán bộ, 25 công chức 25 3.2.4 Hoàn thiện quy trình xử lý văn 26 3.2.5 Đầu tư, nâng cấp trang thiết bị phục vụ công tác văn thư, lưu trữ 27 3.3 Kiến nghị 28 3.3.1 Bộ Nội vụ 28 3.3.2 UBND Thành phố 29 3.3.3 Sở Y tế 31 TIỂU KẾT 97 KẾT LUẬN 98 MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài luận văn Trong hoạt động quan Hành nhà nước, thực tế cho thấy công tác quản lý văn tổ chức, thực cách hợp lý, nghiêm túc khoa học góp phần: - Đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp tài liệu, tư liệu, phục vụ cho mục đích, nhu cầu giải công việc Đồng thời cung cấp thông tin khứ, cứ, chứng phục vụ cho hoạt động quản lý quan cần thiết - Giúp cho cán bộ, công chức quan nâng cao hiệu suất công việc giải quyết, xử lý nhanh chóng vấn đề (trên sở văn bản, tài liệu kiểm tra, tập hợp ) Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra, giám sát công việc cách có hệ thống, theo góp phần thực tốt mục tiêu quản lý - Góp phần giữ gìn cứ, chứng quan trọng, thông tin bí mật hoạt động quan Đồng thời công tác quản lý văn sở để tổng hợp tình hình văn quan, tổ chức Trong tiến trình đẩy mạnh cải cách hành quốc gia, thiết lập hệ thống mục tiêu, tiêu chí nhiệm vụ tối ưu nhằm đưa hành nhà nước bước đại, hoạt động quản lý văn có vai trò: - Đảm bảo tính hiệu lực, hiệu máy quản lý; nâng cao chất lượng phục vụ đội ngũ cán bộ, công chức, đóng góp vào trình cải cách thể chế theo hướng phù hợp - Văn vừa coi sản phẩm trình quản lý, đồng thời văn nhìn nhận phương tiện hữu hiệu, phục vụ đắc lực có hiệu cho hoạt động quản lý Vì thế, hoạt động quản lý văn có vai trò công cụ để quan có thẩm quyền, trách nhiệm kiểm soát trình hoạt động quản lý nhà nước cung ứng dịch vụ thiết yếu cho người dân theo chức năng, nhiệm vụ giao Đối với đơn vị quản lý nhà nước lĩnh vực Y tế Sở Y tế , hoạt động liên quan tới sức khỏe tính mạng người dân địa bàn Thủ đô việc quản lý hệ thống văn đi, đến giữ vai trò đặc biệt: - Bảo đảm phục vụ thông tin văn cho hoạt động quản lý nhà nước y tế địa bàn Thành phố ; - Giải công việc quản lý nhà nước y tế có chất lượng; giữ gìn bí mật Đảng, Nhà nước quan; phòng ngừa vi phạm pháp luật; - Hình thành hệ thống hồ sơ quản lý nhà nước y tế có giá trị phục vụ nhu cầu tra cứu, giải công việc hàng ngày chuẩn bị nộp vào lưu trữ để nghiên cứu sử dụng lâu dài; - Góp phần thúc đẩy nhanh tiến trình cải cách hành nhà nước; Việc tổ chức quản lý giải văn đúng, nhanh chóng, kịp thời góp phần nâng cao suất hiệu hoạt động quan, tổ chức Đây tiêu chí quan trọng để đánh giá trình độ, lực, tinh thần trách nhiệm công tác cán bộ, công chức, viên chức việc thực thi nhiệm vụ chuyên môn Vì thế, cần có nghiên cứu mới, phù hợp với đặc thù ngành, lĩnh vực thực tế thi hành công vụ để hoàn thiện nâng cao hiệu công tác quản lý văn cho quan Văn phòng Sở Y tế Với mục đích nêu trên, tác giả chọn thực luận văn : Hiệu công tác quản lý văn đi, đến Sở Y tế làm luận văn tốt nghiệp Thạc sỹ chuyên ngành Quản lý công Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài luận văn Tại Việt Nam, năm gần chủ đề nghiên cứu công tác văn thư nói chung công tác quản lý văn đi, đến nói riêng thu hút quan tâm nhiều nhà khoa học từ góc độ phạm vi khác Nhiều công trình nghiên cứu công bố, đặc biệt phần lớn công tác quản lý văn đi, đến Trước hết phải kể đến quy định pháp lý Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ công tác văn thư[12], Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08-4-2004 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia[13]; Nghị định số 64/2007/NĐCP ngày 10/7/2007 Chính phủ ứng dụng Công nghệ thông tin hoạt động quan nhà nước[64] Ngoài có nhiều giáo trình, tài liệu trường, nhà khoa học, quan viết lĩnh vực này, như: TS Lê Văn In, Nghiêm Kỳ Hồng(2015), Giáo trình quản trị văn phòng, NXB ĐH Quốc gia TP Hồ Chí Minh[4], TS Lưu Kiếm Thanh(2008), Văn kỹ thuật soạn thảo văn quản lý hành nhà nước, HVHCQG[17] Bên cạnh số công trình nghiên cứu học viên cao học Học viện Hành Quốc gia như: Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động quản lý hành trường Đại học Vũ Thị Thanh Hương, khóa 14[6], Soạn thảo ban hành văn quản lý hành nhà nước cấp xã tỉnh Ninh Bình học viên Đinh Thị Hoa, khóa 16[3], Ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn đến Văn phòng Chính phủ học viên Tạ Tuyết Nhung khóa 17[14]; đề tài khoa học cấp Bộ năm 2002: Nghiên cứu xây dựng tài liệu thực hành môn kỹ thuật xây dựng ban hành văn quản lý nhà nước theo phương pháp tình PGS TS Lưu Kiếm Thanh[18] Tuy nhiên, văn quy phạm sở pháp lý quy định hoạt động công tác quản lý văn đi, đến; giáo trình , tài liệu chủ yếu nghiên cứu sở lý luận công tác văn thư nói chung, đơn vị cụ thể Sở Y tế thời điểm chưa có công trình hay đề tài đề cập cách chuyên sâu phương diện lý luận thực tiễn vấn đề Nâng cao hiệu công tác quản lý văn đi, đến Mục đích nhiệm vụ luận văn Mục đích đề tài nghiên cứu vấn đề nâng cao hiệu công tác quản lý văn đi, đến Sở Y tế qua thực tiễn hoạt động Sở Y tế , đề xuất nguyên tắc phương pháp cụ thể để đánh giá nâng cao chất lượng công tác quản lý văn đi, đến; tạo sở pháp lý cho đảm bảo tăng cường pháp chế, nâng cao hiệu pháp luật, đáp ứng yêu cầu hội nhập quốc tế bối cảnh cải cách hành công tác quản lý hành Sở Y tế Với mục đích trên, nhiệm vụ luận văn phải giải là: - Nghiên cứu sở lý luận công tác quản lý văn - Nghiên cứu thực trạng hiệu công tác quản lý văn Sở - Chỉ kết đạt hạn chế tồn Y tế ảnh hưởng đến hiệu công tác quản lý văn đơn vị Sở Y tế - Đưa kiến nghị, giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác quản lý văn Sở Y tế Đối tượng phạm vi nghiên cứu luận văn đi, đến Đối tượng nghiên cứu: Hiệu công tác quản lý văn Sở Y tế - Phạm vi nghiên cứu: Công tác quản lý văn đi, đến phận Văn thư Sở Y tế Phương pháp nghiên cứu luận văn Đề tài sử dụng phương pháp nghiên cứu tổng hợp Cụ thể là: từ sở lý luận, vào tình hình thực tế hoạt động quản lý văn tạo Sở Y tế , tổng hợp thông tin, phân tích dựa lý thuyết có sẵn, từ nêu số giải pháp, kiến nghị Ý nghĩa lý luận thực tiễn luận văn Về lý luận: Luận văn nêu cách khái quát lý luận pháp lý công tác quản lý văn tiêu chí tính hiệu hoạt động Về thực tiễn: Luận văn làm tài liệu tham khảo cho cấp lãnh đạo việc xây dựng quy trình quản lý văn quan quản lý hành nhà nước, đồng thời bổ sung tài liệu cho cán bộ, sinh viên công tác nghiên cứu học tập Kết cấu luận văn: Luận văn gồm chương Chương 1: Cơ sở lý luận pháp lý liên quan đến hiệu công tác quản lý văn Chương 2: Thực trạng hiệu công tác quản lý văn Sở Y tế Chương 3: Các giải pháp để nâng cao hiệu công tác quản lý văn đi, đến quan Sở Y tế Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ HIỆU QUẢ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN 1.1 Những khái niệm liên quan đến văn đến, văn 1.1.1 Khái niệm văn đến Khái niệm văn đến trình bày Giáo trình nghiệp vụ văn thư lưu trữ tác giả Hoàng Lê Minh sau: “Văn đến văn quan, tổ chức, cá nhân khác gửi đến quan để yêu cầu, đề nghị giải vấn đề mang tính chất công” [7] Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 Bộ Nội vụ “Hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan” định nghĩa: “Tất văn bản, bao gồm văn quy phạm pháp luật, văn hành văn chuyên ngành (kể fax, văn chuyển qua mạng văn mật) đơn thư gửi đến quan, tổ chức gọi chung văn đến.[19] Các loại văn đến chứa đựng nội dung thông tin liên quan đến chức năng, nhiệm vụ mà quan nhận văn phải giải Văn đến phong phú thể loại, đa dạng nội dung: luật, pháp lệnh, nghị Quốc hội UBTV Quốc hội, nghị định, nghị Chính phủ, lệnh, định Chủ tịch nước, thông tư Bộ, định (cá biệt), thị (cá biệt), báo cáo, hướng dẫn, công văn, công hàm, hiệp định Văn đến từ nhiều quan, tổ chức khác nhau: loại từ cấp gửi xuống để đạo, hướng dẫn; loại từ cấp gửi lên để báo cáo tình hình, đề xuất xin ý kiến giải công việc cụ thể; loại quan ngang cấp gửi đến để phối hợp công tác; loại đơn thư nhân dân gửi đến để góp ý hay khiếu nại, tố cáo Là công cụ phương tiện quan trọng đạo, điều hành hoạt động quan, tổ chức, văn đến phải giải triệt để nhằm nâng cao hiệu suất chất lượng công tác quan, tổ chức 1.1.2 Khái niệm văn Khái niệm văn giải thích nhiều tài liệu khác Ta xem văn “tất văn bản, giấy tờ quan soạn thảođể gửi đến quan, đơn vị khác nhằm giải công việc có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ đươn vị mình” Điều 17, Nghị định 110/2004/NĐCP ngày 08-4-2004 quy định: “Văn tất văn quan, tổ chức phát hành”[8] Bên cạnh đó, Thông tư 07/2012/TTBNV ngày 22/11/2012 định nghĩa: “ Tất loại văn bao gồm văn quy phạm pháp luật, văn hành văn chuyên ngành (kể văn bản, văn lưu chuyển nội văn mật) quan, tổ chức phát hành gọi chung văn đi”[10] Như vậy, dù có diễn đạt khác hiểu văn tất loại văn quan, tổ chức phát hành Văn phong phú thể loại, đa dạng nội dung Đó văn quy phạm pháp luật như: nghị định Chính phủ, định Thủ tướng Chính phủ, thông tư Bộ trưởng, Thủ trưởng quan ngang Bộ, thị, định Uỷ ban nhân dân Đó văn hành như: kế hoạch, thông báo, báo cáo, công văn văn chuyên ngành công hàm, hiệp định, dự toán, hóa đơn, chứng từ Văn quan, tổ chức phát hành chuyển giao nội quan, không chuyển phát bên coi văn Ngoài ra, văn văn quan khác gửi đến quan tiến hành lại Sao y chính, lục, trích phục vụ cho trình giải công việc quan, tổ chức 1.1.3 Khái niệm quản lý văn Quản lý văn việc áp dụng biện pháp khoa học, nghiệp vụ để nhằm tiếp nhận, chuyển giao nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo an toàn văn hình thành hoạt động hàng ngày quan, tổ chức; lưu giữ văn phục vụ cho nhu cầu khai thác sử dụng Việc quản lý văn khâu công tác văn thư “Công tác văn thư hoạt động bảo đảm thông tin văn phục vụ cho việc lãnh đạo, đạo, quản lý, điều hành công việc quan Đảng, quan Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức Chính trị - Xã hội, đơn vị Vũ trang Nhân dân” (dưới gọi chung quan, tổ chức)[16] Quản lý văn nhằm mục tiêu phục vụ thông tin công việc “Quản trị hành văn phòng đặc biệt quản trị thông tin nhằm mục đích phục vụ cho hoạt động quan” (Nghiêm Kỳ Hồng, Kỷ yếu Hội nghị khoa học Quản trị văn phòng - Lý luận thực tiễn Trường Đại học Khoa học xã hội nhân văn, (2005)[5] Hành động quản lý văn quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ theo quy định pháp luật thực lĩnh vực mình, nhằm tiếp nhận, xử lý, chuyển giao văn nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo an toàn cho văn hình thành hoạt động hàng ngày quan, tổ chức; lưu giữ văn phục vụ cho nhu cầu khai thác sử dụng thông tin văn vì: “Trong giới thương mại, công nghiệp quyền nay, thông tin nguồn lực quan trọng có” [1] “Việc tổ chức giải tốt văn góp phần giải công việc nhanh chóng, xác quan tổ chức”.[15] 1.1.4 Phân loại văn hành Việc phân loại văn có vai trò quan trọng, giúp cho người soạn thảo văn lựa chọn loại văn phù hợp với mục đích sử dụng mình, 10 Hình 3.1 Lưu đồ mô tả văn đến môi trường mạng 32 Mô tả chi tiết Người thực Nội dung công việc 33 Văn thư a) Đối với văn giấy: quan Tiếp nhận văn đến; - Phân loại sơ (loại bóc bì: loại gửi cho quan loại không bóc bì: loại bì có ghi dấu mức độ mật gửi đích danh cho cá nhân tổ chức đoàn thể quan); - Bóc bì văn đến (đối với loại bóc bì); - Đóng dấu “Đến”, ghi số ngày đến; Đăng ký văn đến PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN (Mục: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 9,10, 11 - Phụ lục I); - Scan văn đến (đối với loại bóc bì) đính kèm biểu ghi văn đến PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN (Mục 14 - Phụ lục I); - Chuyển cho người có trách nhiệm cho ý kiến phân phối văn đến (lãnh đạo văn phòng lãnh đạo quan, tổ chức) Văn đến giấy sau scan văn thư quan giữ lại Sau nhận ý kiến phân phối văn đến qua mạng, văn thư quan chuyển văn giấy cho CCVC chuyên môn giao chủ trì giải Loại văn phải scan thực theo quy định quan b) Đối với văn điện tử gửi đến qua mạng: - Kiểm tra tính xác thực nguồn gốc nơi gửi toàn vẹn 34 văn bản; Đăng ký văn đến PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN (Mục: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 9,10, 11 - Phụ lục I); - Đính kèm biểu ghi văn đến PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN (Mục 14 - Phụ lục I); Chuyển cho người có trách nhiệm cho ý kiến phân phối văn đến (lãnh đạo văn phòng lãnh đạo quan, tổ chức) Lãnh đạo Căn quy định quan, tổ chức; người cho ý kiến phân phối văn đến chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng/lãnh phòng hành quan văn phòng), đạo người đứng đầu quan, tổ chức (hoặc cấp phó người đứng quan, tổ đầu ủy quyền trường hợp người đứng đầu vắng) văn chức Trường hợp chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) cho ý kiến phân phối: Căn vào chức năng, nhiệm vụ đơn vị quan, tổ chức nội dung, mức độ quan trọng văn đến, chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) cho ý kiến đề xuất PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN (Mục: 12, 13 - Phụ lục I) chuyển cho: - Lãnh đạo quan, tổ chức (để báo cáo xin ý kiến đạo văn có nội dung quan trọng); - Lãnh đạo đơn vị chủ trì (để tổ chức thực hiện); Lãnh đạo đơn vị phối hợp (nếu có, để phối hợp tổ chức thực hiện) 35 Trường hợp người đứng đầu quan, tổ chức cho ý kiến phân phối: Căn vào chức năng, nhiệm vụ đơn vị quan; lĩnh vực công tác phân công cấp phó phụ trách, người đứng đầu cho ý kiến phân phối (hoặc đạo) PHÂN HỆ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN (Mục: 12, 13 - Phụ lục I) chuyển cho: - Cấp phó để đạo giải (thuộc lĩnh vực phụ trách); - Chánh văn phòng/Trưởng phòng hành (để theo dõi); - Lãnh đạo đơn vị chủ trì (để tổ chức thực hiện); Lãnh đạo đơn vị phối hợp (nếu có, để phối hợp tổ chức thực hiện) Trường hợp cấp phó người đứng đầu quan, tổ chức cho ý kiến phân phối: Trường hợp cấp phó người đứng đầu quan, tổ chức ủy quyền cho ý kiến phân phối cấp phó thực công việc người đứng đầu quan, tổ chức báo cáo người đứng đầu quan, tổ chức Lãnh đạo Đơn vị hiểu là: vụ, ban, phòng quan, tổ chức đơn vị Trưởng đơn vị: 36 Căn nội dung văn đến, ý kiến đạo lãnh đạo quan vị trí việc làm công chức, viên chức đơn vị, trưởng đơn vị cho ý kiến đạo PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN (Mục 12 - Phụ lục I) chuyển cho: - Phó trưởng đơn vị để tổ chức thực (nếu cần); - CCVC chuyên môn đơn vị (chủ trì giải trường hợp đơn vị giao chủ trì giải phối hợp giải trường hợp đơn vị giao phối hợp giải quyết); - Lãnh đạo đơn vị phối hợp giải (nếu cần) Phó trưởng đơn vị: Trường hợp phó trưởng đơn vị trưởng đơn vị giao tổ chức thực phó trưởng đơn vị thực công việc trưởng đơn vị báo cáo trưởng đơn vị CCVC CCVC chủ trì giải quyết: chuyên môn - Nhận văn giấy văn điện tử văn thư quan chuyển đến; 37 - Căn nội dung văn đến, ý kiến đạo lãnh đạo quan, lãnh đạo đơn vị, xác định nhập thông tin “Mã hồ sơ” PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN (Mục - Phụ lục I); - Nghiên cứu nội dung văn đến để thực Trường hợp văn đến yêu cầu phải phúc đáp soạn thảo văn trả lời (xem phần quản lý văn môi trường mạng); - Tập hợp văn liên quan đến công việc giao chủ trì giải thành hồ sơ (hồ sơ dạng giấy hồ sơ dạng liệu điện tử); Đối với văn đến không cần lập hồ sơ xác định “Mã hồ sơ” CCVC phối hợp giải quyết: Nghiên cứu nội dung văn đến để phối hợp giải gửi ý kiến cho: - Lãnh đạo đơn vị (để báo cáo); - CCVC chủ trì * Quản lý văn môi trường mạng Hình 3.2: Lưu đồ mô tả văn môi trường mạng 38 Mô tả chi tiết: Người thực Nội dung công việc 39 CCVC chuyên môn - Dự thảo văn - Trường hợp cần thiết chuyển dự thảo văn xin ý kiến đóng góp, tiếp thu hoàn thiện dự thảo; - Chuyển dự thảo văn hoàn thiện cho lãnh đạo đơn vị xem xét; - Chỉnh sửa dự thảo văn bản; - In trình lãnh đạo đơn vị (trường hợp văn thuộc Danh mục văn trao đổi hoàn toàn mạng không cần in); - Chuyển văn giấy văn điện tử cho văn thư quan; Đăng ký văn PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN chuyển văn thư quan Lãnh đạo Trưởng đơn vị: đơn vị Kiểm tra nội dung văn bản; - Trường hợp cần bổ sung, sửa đổi cho ý kiến chuyển cho: + Phó trưởng đơn vị (trường hợp ủy quyền cho phó trưởng đơn vị đạo giải quyết); + CCVC chuyên môn soạn thảo văn Chuyển pháp chế quan/văn phòng để kiểm tra pháp chế, hình thức, thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; 40 - Tiếp thu ý kiến đạo CCVC chuyên môn chỉnh sửa dự thảo; - Ký tắt nội dung (ký số văn điện tử) Phó trưởng đơn vị: Trường hợp phó trưởng đơn vị trưởng đơn vị giao đạo giải phó trưởng đơn vị thực công việc trưởng đơn vị chuyển văn cho trưởng đơn vị để báo cáo Pháp chế quan Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý văn trước trình ký, chuyển ý kiến cho nơi gửi lãnh đạo văn phòng Lãnh đạo văn phòng Chánh văn phòng (hoặc văn thư quan ủy quyền) kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn trước trình ký, chuyển ý kiến cho nơi gửi lãnh đạo quan, ký tắt pháp chế, hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày văn (ký số văn điện tử) Trường hợp người đứng đầu quan đạo giải quyết: - Kiểm tra văn (cả nội dung, hình thức, thể thức kỹ thuật trình bày); Lãnh đạo quan - Trường hợp không chấp thuận cho ý kiến chuyển lại cho trưởng đơn vị giao chủ trì giải để đạo bổ /Người có thẩm quyền sung, sửa đổi; ký ban Trường hợp chấp thuận cho ý kiến đồng ý chuyển hành cho: 41 + Trưởng đơn vị giao chủ trì giải (để biết đạo CCVC chuyên môn); + Chánh văn phòng (để biết) - Ký ban hành (ký số văn điện tử) Trường hợp cấp phó người đứng đầu giao phụ trách lĩnh vực người giao ký thừa lệnh, ký thừa ủy quyền đạo giải quyết: Thực công việc người đứng đầu quan, tổ chức báo cáo người đứng đầu quan, tổ chức Văn thư - Nhận văn giấy văn điện tử từ CCVC chuyên quan môn có chữ ký tắt nội dung (chữ ký số văn 42 điện tử) trưởng đơn vị; - Chuyển cho pháp chế quan lãnh đạo văn phòng để ký tắt pháp chế, hình thức, thể thức, kỹ thuật (ký số văn điện tử); - Trình lãnh đạo quan để ký ban hành (ký số văn điện tử); - Đăng ký làm thủ tục phát hành văn bao gồm công việc: + Đóng dấu văn (dấu quan/ký số quan, tổ chức văn điện tử, dấu khẩn, dấu mật dấu khác); + Đăng ký văn PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN (Mục: 1,2 - Phụ lục II); + Làm thủ tục chuyển phát văn đi; + Lưu văn Văn giấy gửi đi, văn thư quan lưu lại 02 bản: 01 lập thành tập lưu văn 01 chuyển cho CCVC chuyên môn chủ trì giải để lập hồ sơ công việc Văn lưu tập lưu văn phải gốc Bản lưu văn văn thư quan phải xếp theo thứ tự đăng ký - Văn điện tử gửi thực theo Mục Phần Hướng dẫn chung Nguồn: Hướng dẫn số 822/HD-VTLTNN ngày 26 tháng năm 2015 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước Hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến lập hồ sơ môi trường mạng (26/08/2015) [3] 43 44 TIỂU KẾT Dựa vào sở lý luận chương thực trạng công tác quản lý văn đi, văn đến chương 2, tác giả nêu số nhóm giải pháp nhằm nâng cao chất lượng, hiệu công tác quản lý văn đi, văn đến Sở Y tế dựa sở quan điểm, mục tiêu mà tác giả đề cập Các nhóm giải pháp bao gồm giải pháp tổ chức máy, nhân sự, tay nghề chuyên môn, quy trình xử lý văn hệ thống trạng thiết bị phục vụ, hỗ trợ Từ tác giả nêu số kiến nghị bao gồm kiến nghị công tác quản lý chuyên môn chung Bộ Nội vụ, công tác quản lý Nhà nước địa Thủ đô kiến nghị nhằm thực giải pháp thuộc lĩnh vực chuyên môn đặc thù Sở Y tế Các giải pháp hướng đến cải thiện chất lượng đội ngũ nhân kiện toàn tổ chức máy, nâng cao chất lượng sở vật chất phục vụ cho công việc 97 KẾT LUẬN Nâng cao hiệu công tác quản lý văn vấn đề cần thiết quan Sở Y tế nói riêng quan quản lý hành nhà nước nói chung Thực tốt công tác quản lý văn góp phần đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ công tác tham mưu đạo, điều hành cung cấp thông tin kịp thời, xác cho quan, tổ chức, cá nhân, góp phần phát huy giá trị tài liệu lưu trữ nghiệp xây dựng phát triển kinh tế xã hội, bảo đảm an ninh quốc phòng Thủ đô Luận văn phân tích, đánh giá thực trạng tổ chức máy chế hoạt động mối quan hệ so sánh với yêu cầu công việc Luận văn làm rõ nguyên nhân làm cho lực thực thi công vụ đơn vị văn thư Sở thấp, chưa đáp ứng yêu cầu công việc Luận văn đưa quan điểm; giải pháp chủ yếu nhằm nâng cao lực hoạt động cho hệ thống quản lý xử lý văn Sở 98 ... đến hiệu công tác quản lý văn Chương 2: Thực trạng hiệu công tác quản lý văn Sở Y tế Chương 3: Các giải pháp để nâng cao hiệu công tác quản lý văn đi, đến quan Sở Y tế Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ... trạng hiệu công tác quản lý văn Sở - Chỉ kết đạt hạn chế tồn Y tế ảnh hưởng đến hiệu công tác quản lý văn đơn vị Sở Y tế - Đưa kiến nghị, giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác quản lý văn Sở Y tế. .. nghiên cứu luận văn đi, đến Đối tượng nghiên cứu: Hiệu công tác quản lý văn Sở Y tế - Phạm vi nghiên cứu: Công tác quản lý văn đi, đến phận Văn thư Sở Y tế Phương pháp nghiên cứu luận văn Đề tài