Công ty Luật Minh Gia BỘ TÀI CHÍNH -Số: 155/2013/TT-BTC www.luatminhgia.com.vn CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc -Hà Nội, ngày 06 tháng 11 năm 2013 THÔNG TƯ Quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động ngành tài -Căn Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011; Căn Nghị định số 118/2008/NĐ-CP ngày 27/11/2008 Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ Tài chính; Căn Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Luật Lưu trữ; Thực Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức; Theo đề nghị Chánh Văn phòng Bộ Tài chính, Bộ trưởng Bộ Tài ban hành thông tư quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động ngành tài sau: Điều Phạm vi điều chỉnh đối tượng áp dụng Thông tư quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động ngành tài Thông tư áp dụng quan, đơn vị thuộc trực thuộc Bộ Tài Điều Giải thích từ ngữ “Thời hạn bảo quản tài liệu” khoảng thời gian cần thiết để lưu giữ hồ sơ, tài liệu tính từ năm công việc kết thúc “Tài liệu bảo quản vĩnh viễn” tài liệu có ý nghĩa giá trị sử dụng không phụ thuộc vào thời gian LUẬT SƯ TƯ VẤN PHÁP LUẬT 24/7: 1900 6169 Công ty Luật Minh Gia www.luatminhgia.com.vn “Tài liệu bảo quản có thời hạn” tài liệu không thuộc trường hợp quy định khoản điều xác định thời hạn bảo quản 71 năm Điều Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu Ban hành kèm theo Thông tư Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động ngành tài áp dụng nhóm hồ sơ, tài liệu sau: A Tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, đơn vị - Nhóm 1: Tài liệu tổng hợp - Nhóm 2: Tài liệu quy hoạch, kế hoạch, thống kê - Nhóm 3: Tài liệu tổ chức, cán bộ, đào tạo bảo vệ trị - Nhóm 4: Tài liệu lao động, tiền lương - Nhóm 5: Tài liệu tài chính, kế toán, tài sản - Nhóm 6: Tài liệu xây dựng - Nhóm 7: Tài liệu khoa học công nghệ ứng dụng công nghệ thông tin - Nhóm 8: Tài liệu hợp tác quốc tế - Nhóm 9: Tài liệu tra, giải khiếu nại, tố cáo; phòng chống tham nhũng, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí - Nhóm 10: Tài liệu thi đua, khen thưởng - Nhóm 11: Tài liệu pháp chế - Nhóm 12: Tài liệu xuất bản, báo chí, tuyên truyền - Nhóm 13: Tài liệu hành văn thư, lưu trữ, quản trị công sở - Nhóm 14: Tài liệu tổ chức Đảng - Nhóm 15: Tài liệu tổ chức Công đoàn - Nhóm 16: Tài liệu tổ chức Đoàn Thanh niên B Tài liệu chuyên ngành phân theo lĩnh vực hoạt động - Nhóm 1: Tài liệu quản lý tài - ngân sách - Nhóm 2: Tài liệu quản lý vốn đầu tư phát triển thuộc ngân sách nhà nước - Nhóm 3: Tài liệu quản lý nhà nước kế toán, kiểm toán - Nhóm 4: Tài liệu quản lý nợ tài đối ngoại - Nhóm 5: Tài liệu quản lý tài doanh nghiệp LUẬT SƯ TƯ VẤN PHÁP LUẬT 24/7: 1900 6169 Công ty Luật Minh Gia www.luatminhgia.com.vn - Nhóm 6: Tài liệu quản lý nhà nước giá - Nhóm 7: Tài liệu quản lý tài ngân hàng tổ chức tài - Nhóm 8: Tài liệu quản lý giám sát bảo hiểm - Nhóm 9: Tài liệu quản lý công sản - Nhóm 10: Tài liệu lĩnh vực thuế nội địa - Nhóm 11: Tài liệu lĩnh vực hải quan thuế xuất nhập - Nhóm 12: Tài liệu lĩnh vực kho bạc Nhà nước - Nhóm 13: Tài liệu lĩnh vực dự trữ Nhà nước - Nhóm 14: Tài liệu lĩnh vực chứng khoán - Nhóm 15: Tài liệu lĩnh vực giáo dục đào tạo Điều Sử dụng Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu ngành tài dùng để xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu hình thành lĩnh vực quản lý nhà nước ngành tài Thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu ngành tài quy định gồm hai mức sau: - Bảo quản vĩnh viễn: tài liệu bảo quản không xác định thời gian Những hồ sơ, tài liệu thuộc mức bảo quản lưu trữ hành (lưu trữ quan lưu trữ quan cấp trực tiếp), sau lựa chọn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử đến hạn theo quy định pháp luật lưu trữ Khi lựa chọn tài liệu giao nộp vào Lưu trữ lịch sử, phải xem xét mức độ đầy đủ khối (phông) tài liệu, giai đoạn, thời điểm lịch sử; cần thiết nâng hồ sơ, tài liệu thuộc đối tượng bảo quản có thời hạn lên mức bảo quản vĩnh viễn - Bảo quản có thời hạn: tài liệu xác định cụ thể thời hạn bảo quản số năm tính từ ngày văn ban hành, từ ngày hồ sơ công việc giải xong Những hồ sơ, tài liệu thuộc mức bảo quản lưu trữ hành (lưu trữ quan lưu trữ quan cấp trực tiếp), đến hết hạn bảo quản thống kê, trình Hội đồng Xác định giá trị tài liệu quan xem xét để định tiếp tục giữ lại bảo quản hay loại tiêu huỷ Việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị phải thực theo quy định pháp luật lưu trữ Căn Thông tư này, quan, đơn vị trực thuộc Bộ Tài cụ thể hoá thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu lĩnh vực chuyên ngành Mức xác LUẬT SƯ TƯ VẤN PHÁP LUẬT 24/7: 1900 6169 Công ty Luật Minh Gia www.luatminhgia.com.vn định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu không thấp mức quy định Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu ban hành kèm theo Thông tư Trường hợp thực tế có hồ sơ, tài liệu chưa quy định Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu ban hành kèm ...ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI T T R R Ư Ư Ờ Ờ N N G G Đ Đ Ạ Ạ I I H H Ọ Ọ C C K K H H O O A A H H Ọ Ọ C C X X Ã Ã H H Ộ Ộ I I V V À À N N H H Â Â N N V V Ă Ă N N - - - - - - - - - -       - - - - - - - - - - H H O O À À N N G G T T Ù Ù N N G G P P H H O O N N G G X X Â Â Y Y D D Ự Ự N N G G D D A A N N H H M M Ụ Ụ C C V V À À X X Á Á C C Đ Đ Ị Ị N N H H T T H H Ờ Ờ I I H H Ạ Ạ N N B B Ả Ả O O Q Q U U Ả Ả N N H H Ồ Ồ S S Ơ Ơ , , T T À À I I L L I I Ệ Ệ U U H H Ì Ì N N H H T T H H À À N N H H P P H H Ổ Ổ B B I I Ế Ế N N Ở Ở S S Ở Ở N N Ộ Ộ I I V V Ụ Ụ L L U U Ậ Ậ N N V V Ă Ă N N T T H H Ạ Ạ C C S S Ĩ Ĩ C C H H U U Y Y Ê Ê N N N N G G À À N N H H L L Ư Ư U U T T R R Ữ Ữ H H À À N N Ộ Ộ I I - - 2 2 0 0 1 1 1 1 Luận văn thạc sĩ Hoàng Tùng Phong 1 MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1 1. Mục đích của đề tài 1 2. Mục tiêu của đề tài 3 3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu 3 4. Nhiệm vụ nghiên cứu 5 5. Lịch sử nghiên cứu 6 6. Nguồn tƣ liệu tham khảo 9 7. Phƣơng pháp nghiên cứu 11 8. Đóng góp của đề tài 12 9. Bố cục của đề tài 13 CHƢƠNG 1 THÀNH PHẦN, NỘI DUNG TÀI LIỆU HÌNH THÀNH PHỔ BIẾN Ở SỞ NỘI VỤ 15 1.1. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ 15 1.1.1. Chức năng của Sở Nội vụ 15 1.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của Sở Nội vụ 15 1.1.3. Cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ 23 1.1.4. Tổ chức bộ máy của một số Sở Nội vụ 25 1.2. Thành phần, nội dung tài liệu hình thành phổ biến ở Sở Nội vụ 28 Luận văn thạc sĩ Hoàng Tùng Phong 2 1.2.1. Thành phần và nội dung tài liệu 28 1.2.2. Khối lượng của hồ sơ, tài liệu thuộc Phông Lưu trữ Sở Nội vụ 33 1.2.3. Giá trị của hồ sơ, tài liệu thuộc Phông Lưu trữ Sở Nội vụ 34 Tiểu kết chƣơng I 37 CHƢƠNG 2 XÂY DỰNG DANH MỤC HỒ SƠ VÀ XÁC ĐỊNH THỜI HẠN BẢO QUẢN HỒ SƠ TÀI LIỆU HÌNH THÀNH PHỔ BIẾN TRONG HOẠT ĐỘNG Ở SỞ NỘI VỤ 38 2.1. Cơ sở khoa học của việc xây dựng danh mục hồ sơ và bảng thời hạn bảo quản hồ sơ tài liệu 38 2.1.1. Cơ sở khoa học của việc xây dựng danh mục hồ sơ 38 2.1.2. Cơ sở khoa học của việc xác định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu 38 2.2. Xây dựng danh mục hồ sơ áp dụng chung Sở Nội vụ 44 2.2.1. Cơ sở thực tiễn của việc xây dựng Danh mục hồ sơ 44 2.2.2. Danh mục hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của Sở Nội vụ 45 2.3. Xác định thời hạn bảo quản đối với hồ sở, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của Sở Nội vụ 59 2.3.1. Cơ sở thực tiễn của việc Xác định thời hạn bảo quản 59 2.3.2. Danh mục và thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của Sở Nội vụ 61 Tiểu kết Chƣơng 2. 77 Luận văn thạc sĩ Hoàng Tùng Phong 3 CHƢƠNG 3 HƢỚNG DẪN XÂY DỰNG VÀ ÁP DỤNG DANH MỤC HỒ SƠ VÀO THỰC TIỄN 77 3.1. Hƣớng dẫn sử dụng Danh mục hồ sơ hình thành trong hoạt động của Sở Nội vụ 77 3.1.1. Các loại hình tài liệu và cách quy định thời hạn bảo quản 78 3.1.2. Kết cấu của Danh mục hồ sơ mẫu 79 3.2. Hƣớng dẫn xây dựng Danh mục hồ sơ hình thành trong hoạt động của Sở Nội vụ 82 3.3. Đề xuất một số giải pháp nâng cao chất lƣợng Danh mục hồ sơ và hiệu quả khi áp dụng Danh mục hồ sơ vào thực tiễn. 107 3.3.1. Giải pháp thứ nhất: Nâng cao nhận thức về công tác văn thư nói chung và việc lập hồ sơ hiện hành nói riêng của lãnh đạo, cán bộ, chuyên viên Sở Nội vụ 107 3.3.2. Giải pháp thứ hai: Xây dựng và ban hành văn bản quy định, hướng dẫn về công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ. 110 3.3.3. Giải pháp thứ ba: Tăng cường hướng dẫn, bồi dưỡng nghiệp vụ và kiểm tra việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ và thực hiện các hình thức thi đua, khen thưởng trong toàn thể cán bộ, chuyên viên của sở. 112 Tiểu kết chƣơng 3. 116 KẾT LUẬN 118 Xây dựng danh mục và xác định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến ở Sở Nội vụ Hoàng Tùng Phong Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn Luận văn ThS ngành: Lưu trữ; Mã số: 60 32 24 Người hướng dẫn: TS. Nguyễn Liên Hương Năm bảo vệ: 2011 Abstract. Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức Sở Nội vụ qua các văn bản quy định của nhà nước. Nghiên cứu, thống kê thành phần, nội dung tài liệu hình thành trong hoạt động của Sở Nội vụ. Khảo sát thực tế tài liệu hình thành ở Sở Nội vụ các tỉnh Nghệ An, Hà Tĩnh, Quảng Bình để so sánh, đánh giá, nhận xét, đối chiếu và lọc ra những tài liệu, hồ sơ mang tính phổ biến. Phỏng vấn tình hình lập hồ sơ hiện hành và tính chủ động trong việc lập hồ sơ, xác định thời hạn bảo quản và giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ của các chuyên viên Sở Nội vụ. Phân tích, đánh giá mức độ chủ động lập hồ sơ trong xử lý công việc của các chuyên viên. Nhận xét thực trạng, ưu điểm và hạn chế của công tác lập và quản lí hồ sơ hiện hành ở Sở Nội vụ. Đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác lập và quản lí hồ sơ hiện hành ở Sở Nội vụ. Trên cơ sở nghiên cứu lí thuyết và kết quả khảo sát tài liệu hình thành trong hoạt động của Sở Nội vụ một số tỉnh tiến hành xây dựng Danh mục hồ sơ cơ quan. Xây dựng bảng thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Sở Nội vụ và hướng dẫn thực hiện. Keywords. Lưu trữ; Sở Nội vụ; Bảo quản; Hồ sơ; Tài liệu Content MỞ ĐẦU 1 1. Mục đích của đề tài 1 2. Mục tiêu của đề tài 3 3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu 3 4. Nhiệm vụ nghiên cứu 5 5. Lịch sử nghiên cứu 6 6. Nguồn tƣ liệu tham khảo 9 7. Phƣơng pháp nghiên cứu 11 8. Đóng góp của đề tài 12 9. Bố cục của đề tài 13 CHƢƠNG 1 THÀNH PHẦN, NỘI DUNG TÀI LIỆU HÌNH THÀNH PHỔ BIẾN Ở SỞ NỘI VỤ 15 1.1. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ 15 1.1.1. Chức năng của Sở Nội vụ 15 1.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của Sở Nội vụ 15 1.1.3. Cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ 23 1.1.4. Tổ chức bộ máy của một số Sở Nội vụ 25 1.2. Thành phần, nội dung tài liệu hình thành phổ biến ở Sở Nội vụ 28 1.2.1. Thành phần và nội dung tài liệu 28 1.2.2. Khối lượng của hồ sơ, tài liệu thuộc Phông Lưu trữ Sở Nội vụ 33 1.2.3. Giá trị của hồ sơ, tài liệu thuộc Phông Lưu trữ Sở Nội vụ 34 Tiểu kết chƣơng I 37 CHƢƠNG 2 XÂY DỰNG DANH MỤC HỒ SƠ VÀ XÁC ĐỊNH THỜI HẠN BẢO QUẢN HỒ SƠ TÀI LIỆU HÌNH THÀNH PHỔ BIẾN TRONG HOẠT ĐỘNG Ở SỞ NỘI VỤ 38 2.1. Cơ sở khoa học của việc xây dựng danh mục hồ sơ và bảng thời hạn bảo quản hồ sơ tài liệu 38 2.1.1. Cơ sở khoa học của việc xây dựng danh mục hồ sơ 38 2.1.2. Cơ sở khoa học của việc xác định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu 38 2.2. Xây dựng danh mục hồ sơ áp dụng chung Sở Nội vụ 44 2.2.1. Cơ sở thực tiễn của việc xây dựng Danh mục hồ sơ 44 2.2.2. Danh mục hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của Sở Nội vụ 45 2.3. Xác định thời hạn bảo quản đối với hồ sở, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của Sở Nội vụ 59 2.3.1. Cơ sở thực tiễn của việc Xác định thời hạn bảo quản 59 2.3.2. Danh mục và thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của Sở Nội vụ 61 Tiểu kết Chƣơng 2. 77 CHƢƠNG 3 HƢỚNG DẪN XÂY DỰNG VÀ ÁP DỤNG DANH MỤC HỒ SƠ VÀO THỰC TIỄN 77 3.1. Hƣớng dẫn sử dụng Danh mục hồ sơ hình thành trong hoạt động của Sở Nội vụ 77 3.1.1. Các loại hình tài liệu và cách quy định thời hạn bảo quản 78 3.1.2. Kết cấu của Danh mục hồ sơ mẫu 79 3.2. Hƣớng dẫn xây dựng ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN - NGUYỄN THỊ THU LAN NGUYỄN THỊ THU LAN NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG BẢNG THỜI HẠN NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG BẢNG THỜI HẠN BẢO QUẢN HỒ SƠ, TÀI LIỆU BẢO QUẢN HỒ SƠ, TÀI LIỆU NGÀNH THI HÀNH ÁN DÂN SỰ NGÀNH THI HÀNH ÁN DÂN SỰ Luận văn Thạc sĩ chuyên Mã số: 60 32 03ngành 01 Lưu trữ Mã số: 60 32 03 01 LUẬN VĂN THẠC SĨ NGÀNH LƢU TRỮ HƯỚNG DẪN: HỌC: NGƯỜINGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA PGS PGS.Nguyễn NguyễnVăn VănHàm Hàm Hà Nội, 2015 Hà Nội, 2015 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan luận văn công trình nghiên cứu riêng Các tư liệu kết nêu luận văn trung thực Nếu có điều sai sót, xin hoàn toàn chịu trách nhiệm Hà Nội, ngày tháng năm 2015 Tác giả luận văn Nguyễn Thị Thu Lan ii LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành luận văn này, trước hết xin bày tỏ lòng biết ơn đến Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng – Trường Đại học Khoa học xã hội nhân văn Hà Nội thầy cô giáo tận tình giảng dạy, bảo, tạo điều kiện cho suốt thời gian học tập Tôi xin chân thành cảm ơn giúp đỡ nhiệt tình Lãnh đạo Văn phòng Tổng cục Thi hành án dân đồng nghiệp phòng, cán bộ, công chức Tổng cục Thi hành án dân Đặc biệt, xin trân trọng cảm ơn hướng dẫn bảo tận tình PGS Nguyễn Văn Hàm giúp hoàn thành luận văn Trong trình thực đề tài, nỗ lực nghiên cứu, tìm hiểu thân tôi, có kế thừa, tổng hợp tài liệu nhà nghiên cứu trước; nhiên, tính chất phức tạp đề tài trình độ thân hạn chế nên luận văn không tránh khỏi thiếu sót Kính mong giúp đỡ góp ý thầy cô bạn để luận văn hoàn thiện iii MỤC LỤC Mở đầu 1 Lý chọn đề tài Đối tượng phạm vi nghiên cứu 3 Mục tiêu nghiên cứu Nhiệm vụ nghiên cứu Lịch sử nghiên cứu vấn đề Nguồn tư liệu tham khảo 7 Phương pháp nghiên cứu 8 Bố cục luận văn Chƣơng Hệ thống tổ chức tài liệu hình thành hoạt động quan thi hành án dân 10 1.1 Hệ thống quan thi hành án dân 10 1.1.1 Tổng cục Thi hành án dân 12 1.1.2 Cục Thi hành án dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương 16 1.1.3 Chi cục Thi hành án dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh 17 1.2 Đặc điểm, nội dung thành phần tài liệu hình thành hoạt động quan thi hành án dân 19 1.2.1 Đặc điểm 19 1.2.2 Nội dung, thành phần 22 Chƣơng Vận dụng lý luận, thực tiễn xác định giá trị xây dựng Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu ngành thi hành án dân 39 2.1 Tổng quan Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu 39 2.1.1 Khái niệm Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu 39 2.1.2 Ý nghĩa tác dụng Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu 42 2.1.3 Cơ sở phương pháp chung xây dựng Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu 44 iv 2.2 Sự cần thiết phải xây dựng Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu ngành thi hành án dân 47 2.3 Vận dụng lý luận, thực tiễn xác định giá trị để định thời hạn bảo quản cho tài liệu ngành thi hành án dân 51 2.3.1 Cơ sở lý luận xác định giá trị tài liệu 51 2.3.1.1 Khái niệm xác định giá trị tài liệu 51 2.3.1.2 Vận dụng nguyên tắc, phương pháp tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu 52 2.3.2 Cơ sở thực tiễn xác định giá trị tài liệu ngành thi hành án dân 64 2.3.2.1 Quy định pháp luật xác định thời hạn bảo quản tài liệu 64 2.3.2.2 Nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu thực tế quan thi hành án dân 71 2.3.3 Xác định thời hạn bảo quản cho nhóm hồ sơ, tài liệu hình thành hoạt động quan thi hành án dân 74 Chƣơng Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu ngành thi hành án dân 90 3.1 Phạm vi đối tượng sử dụng 90 3.2 Kết cấu Bảng thời hạn bảo quản tài liệu 90 3.3 Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu ngành thi hành án dân 92 3.4 Hướng dẫn sử dụng Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu ngành thi hành án dân 113 Kết luận 116 Danh mục tài liệu tham khảo 118 Phụ lục 123 v MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Tài BỘ NỘI VỤ - CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc - Số: 09/2011/TT-BNV Hà Nội, ngày 03 tháng 06 năm 2011 THÔNG TƯ QUY ĐỊNH VỀ THỜI HẠN BẢO QUẢN HỒ SƠ, TÀI LIỆU HÌNH THÀNH PHỔ BIẾN TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC Căn Nghị định số 48/2008/NĐ-CP ngày 17 tháng năm 2008 Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ Nội vụ; Căn Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia; Xét đề nghị Cục trưởng Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước, Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức sau: Điều Phạm vi điều chỉnh đối tượng áp dụng Thông tư quy định thời hạn bảo quản nhóm hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức Thông tư áp dụng quan nhà nước, tổ chức trị, tổ chức trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế đơn vị vũ trang nhân dân (sau gọi chung quan, tổ chức) Điều Thời hạn bảo quản tài liệu Thời hạn bảo quản tài liệu khoảng thời gian cần thiết để lưu giữ hồ sơ, tài liệu tính từ năm công việc kết thúc Thời hạn bảo quản tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức quy định gồm hai mức sau: a) Bảo quản vĩnh viễn: Những hồ sơ, tài liệu thuộc mức bảo quản Lưu trữ quan, sau lựa chọn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử đến hạn theo quy định pháp luật lưu trữ b) Bảo quản có thời hạn: Những hồ sơ, tài liệu thuộc mức bảo quản Lưu trữ quan, đến hết thời hạn bảo quản thống kê trình Hội đồng xác định giá trị tài liệu quan xem xét để định tiếp tục giữ lại bảo quản hay loại tiêu hủy Việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị phải thực theo quy định pháp luật lưu trữ Điều Bảng thời hạn bảo quản tài liệu phổ biến Bảng thời hạn bảo quản tài liệu bảng kê nhóm hồ sơ, tài liệu có dẫn thời hạn bảo quản 2 Ban hành kèm theo Thông tư Bảng thời hạn bảo quản tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức (gọi tắt Bảng thời hạn bảo quản tài liệu phổ biến) áp dụng đơn vị nhóm hồ sơ, tài liệu sau: Nhóm Tài liệu tổng hợp Nhóm Tài liệu quy hoạch, kế hoạch, thống kê Nhóm Tài liệu tổ chức, nhân Nhóm Tài liệu lao động, tiền lương Nhóm Tài liệu tài chính, kế toán Nhóm Tài liệu xây dựng Nhóm Tài liệu khoa học công nghệ Nhóm Tài liệu hợp tác quốc tế Nhóm Tài liệu tra giải khiếu nại, tố cáo Nhóm 10 Tài liệu thi đua, khen thưởng Nhóm 11 Tài liệu pháp chế Nhóm 12 Tài liệu hành chính, quản trị công sở Nhóm 13 Tài liệu lĩnh vực chuyên môn nghiệp vụ Nhóm 14 Tài liệu tổ chức Đảng Đoàn thể quan Điều Sử dụng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu phổ biến Bảng thời hạn bảo quản tài liệu phổ biến dùng để xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức Khi xác định giá trị tài liệu phải đảm bảo yêu cầu sau: a) Mức xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu cụ thể không thấp mức quy định Thông tư b) Khi lựa chọn tài liệu giao nộp vào Lưu trữ lịch sử, phải xem xét mức độ đầy đủ khối (phông) tài liệu, đồng thời lưu ý đến giai đoạn, thời điểm lịch sử để nâng mức thời hạn bảo quản tài liệu lên cao so với mức quy định c) Đối với hồ sơ, tài liệu hết thời hạn bảo quản, Hội đồng xác định giá trị tài liệu quan xem xét, đánh giá lại, cần kéo dài thêm thời hạn bảo quản Bảng thời hạn bảo quản tài liệu phổ biến dùng làm xây dựng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu chuyên ngành Các quan, tổ chức quản lý ngành Trung ương vào Thông tư để cụ thể hóa đầy đủ lĩnh vực nhóm hồ sơ, tài liệu chuyên môn nghiệp vụ ngành, đồng thời, quy định thời hạn bảo quản cho nhóm hồ sơ, tài liệu tương ứng Trường hợp thực tế có hồ sơ, tài liệu chưa quy định Bảng thời hạn bảo quản tài liệu phổ biến quan, tổ chức vận dụng mức thời hạn bảo quản nhóm hồ sơ, tài liệu tương ứng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu phổ biến để xác định Điều Điều khoản thi hành Thông tư có hiệu lực sau 45 ngày kể từ ngày ký Thông tư bãi bỏ Bảng thời hạn bảo quản tài liệu văn kiện mẫu ban hành theo Công văn số 25/NV ngày 10 tháng năm 1975 Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng Điều Tổ chức thực Các Bộ, ... thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu ngành tài dùng để xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu hình thành lĩnh vực quản lý nhà nước ngành tài Thời hạn. .. tư Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động ngành tài áp dụng nhóm hồ sơ, tài liệu sau: A Tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, đơn vị - Nhóm 1: Tài liệu tổng... www.luatminhgia.com.vn Tài liệu bảo quản có thời hạn tài liệu không thuộc trường hợp quy định khoản điều xác định thời hạn bảo quản 71 năm Điều Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu Ban hành kèm theo Thông tư