MỤC LỤC Chương 1: Một số kiến thức thường dùng Excel………………… …………… 1.1 Cài đặt thông số thể số Excel……………………………………… 1.2 Một số thao tác bảng tính………………………………………………………… 1.3 Một số hàm thông dụng Excel…………………………………………3 1.4 Một số chương trình thường trú Excel………………………………………….8 Chương 2: Thực hành lập sổ kế toán báo cáo tài …………………………………….11 2.1 Sơ đồ luồng liệu Kế toán theo hình thức Nhật ký chung………… 11 2.2.Tổ chức liệu kế toán………………………… ………………………… ……… 11 CHƯƠNG MỘT SỐ KIẾN THỨC CƠ BẢN THƯỜNG DÙNG TRONG EXCEL 1.1 CÀI ĐẶT CÁC THÔNG SỐ THỂ HIỆN SỐ TRONG EXCEL  Định dạng cho tiền tệ với qui ước sử dụng: Trong Control Panel chọn tuỳ chọn Regional settings, chọn Currency, định lại thông số sau: o Negative currency formats : “-” (dấu “-” biểu dấu âm) o Currency Symbol : “Đồng” (tiếp vị ngữ “Đồng” ký hiệu tiền tệ) o Decimal Symbol: “,” (dấu phân cách thập phân dấu “,”) o Digit grouping Symbol: “.” (dấu phân cách hàng nghìn dấu “.”) o Number of digit in group: (số lượng phân cấch nhóm hàng nghìn số)  Định dạng số (Number) với quy ước sử dụng: Trong Control Panel chọn tuỳ chọn Regional settings Chọn phiếu Number, định lại thông số sau: o Negative number format: “-“(dấu “-” biểu diễn dấu âm) o Decimal Symol: “,”(dấu phân cách hàng thập phân dấu “,”) o Digit group Symbol: “.”(dấu phân cách hàng nghìn dấu “.”) o No of digits in group: (số lượng phân cách hàng nghìn số) o No of digits after group : 2(số chữ thập phân chữ số) o List separator: “,” (dấu phân cách danh sách (hay phân cách tham số công thức dấu “,”) 1.2 MỘT SỐ THAO TÁC VỀ BẢNG TÍNH: 1.2.1 Chèn thêm Column vào bảng tính  Đặt trỏ vào cột muốn chèn  Ra lệnh Insert  Column 1.2.2 Chèn thêm Row vào bảng tính:  Đặt trỏ vào dòng muốn chèn  Ra lệnh Insert  Row 1.2.3 Chèn thêm sheet (bảng tính) vào workbook:  Ra lệnh Insert/ Work sheet 1.2.4 Đặt tên cho Worksheet:  Chọn sheet muốn đặt tên sheet hành  Format  Rename (hoặc double click phần tên sheet) – gõ tên worksheet 1.2.5 Dấu (hiện) Row, column, worksheet:  Chọn Row, column hay sheet muốn dấu  Ra lệnh format  (Row, column hay sheet tương ứng)  Muốn dấu chọn Hide (hiện chọn Unhide) 1.2.6 Phép tham chiếu ô Phép tham chiếu dùng để ô cụ thể theo phối hợp hàng cột, ví dụ ô A1 giao điểm cột A hàng Nếu muốn chuyển qua lại tham chiếu tương đối, tham chiếu tuyệt đối tham ch iếu hỗn hợp cần nhấn phìm F4  Phép tham chiếu ô tuyệt đối Ký hiệu đô la ($) đặt trước phối hợp hàng cột xác định phép th am chiếu mang tính tuyệt đối không thay đổi Ví dụ: tham chiếu $A$1 dùng công thức ô A1, c ông thức đặt đâu có chép hay không  Phép tham chiếu ô tương đối Tham chiếu tương đối ký hiệu $ Nó ô thông qua định vị tương đối Ví dụ: Nếu nhập =C8 vào ô D8, công thức ô phía trái, hàng Nếu công thức chép từ ô D8 đến ô D9 đến ô C9 – ô phía trái, hàng  Phép tham chiếu ô hỗn hợp Tham chiếu ô hỗn hợp chứa tham chiếu tương đối lẫn tham chiếu tuyệt đối Nếu p hần cột tham chiếu tuyệt đối cột không thay đổi, phần hàng tương đối thay đổi Ngược lại, tham chiếu hỗn hợp với cột thay đổi hàng cố định Ví dụ: $G4 tham chiếu hỗn hợp có cột cố định hàng thay đổi; G$4 tham chiếu hỗn hợp có cột thay đổi hàng cố định 1.2.7 Đặt tên khối (Cell Range):  Chọn khối cần đặt tên cách rê chuột từ ô đến ô cuối khối ( Cell range) Ra lệnh Insert  Name  Define  Nhập tên khối vào hộp Name In Work book: (lưu ý: tên khối khoảng trắng có từ)  Chọn ADD để khai báo 1.2.8 Áp fonts Timesnewroman cho toàn bảng tính:  Ra lệnh Tools  Options…  General  Chọn font Timesnewroman, size 12 khung Standard font:  Thoát Excel, sau khởi động lại 1.2.9 Ý nghĩa thông báo lỗi Khi Excel ước định xác công thức, trả thông báo lỗi Tất lỗi Tên lỗi Nguyên nhân Đây lỗi divide – by – zero (chia cho 0), thông báo mẫu số Ex el bắt đầ #DIV/0 thực phép tính Exel mặc định ô trắng có giá trị bằ u d ng Lỗi 0, nàycho có ý nghĩa tuỳ theo công thức Có lẽ công thức tham chiếu đ ấu (#) M ột số bá ến giá trị không tồn tại, ví dụ, hàm Vlookup (tìm kiếm), #N/A o lỗi (tuỳ #N/A sử theo dạn dụng ký tự gữi chỗ (palaceholder) liệu chưa có sẵn Đ g lỗi) hiể c tính lập n thị dướ biểu đồ quakhông #N/A,thể kýdiện hiệu #N/A tên hữu dụngtrong bạ i dạng: Lỗi xảy Exel khibỏExel nhận sử dụng #NAME? ông thức Tên không tồn tại, bị xoá so sơ xuất, bị đánh vần sai Cũng Nghĩacó có vấn đề với số - số phiên dịch #NUM! uá lớn hay bé, không tồn Có lẽ bạn sử dụng đối số khôn g Lỗiphù nàyhợp cho biết có vấn đề với tham chiếu ô, thường việc xoá #REF! hàng cột – sử dụng công thức Lỗi phép am giá chiếu trị số nguyên nhân, thường đôi với việc #VALUE! Lỗi nh toán ký tự (thay số),không nhập đốigiao số không hàm Null chovìbiết tồn tạimột phép đối vớiphù cáchợp dãycho ô công #NULL! Lỗi ức (phần giao rỗng) 1.3 MỘT SỐ HÀM THÔNG DỤNG CƠ BẢN TRONG EXCEL 1.3.1 Hàm Left( )  Cú pháp: =Left(Str,n) Trong Str chuỗi văn địa ô a giá trị chuỗi, n số nguyên dương  Công dụng: Hàm trả giá trị chuỗi cắt từ bên trái Str sang n ký tự  Ví dụ: =Left(“Excel”,2)  trả chuỗi “Ex“ 1.3.2 Hàm Right( )  Cú pháp: =Right(Str,n) Trong Str chuỗi văn địa ô chứa gi trị chuỗi, n số nguyên dương  Công dụng: Hàm trả giá trị chuỗi cắt từ bên phải Str sang n ký tự  Ví dụ: =Right (“Excel”,2)  trả chuỗi “el” 1.3.3 Hàm Mid( )  Cú pháp: =Mid(Str, n, m) Trong đố Str chuỗi văn bẳn địa ô chứa giá trị chuỗi, n m hai số nguyên dương  Công dụng: Hàm trả giá trị chuỗi cắt Str ký tự n sang m ký tự  Ví dụ: =Mid(“Thực hành kế toán Excel”, 10, 7)  trả chuỗi “kế toán” 1.3.4 Hàm If( )  Cú pháp: =IF(TestValue, Value If True, Value If False) Trong TestValue biểu thức điều kiện, Value If True Value If False giá trị trả hàm (hoặc địa chỉ ô chứa giá trị)  Công dụng: Khi thực hàm tính toán xét biểu thức điều kiện TestValu e, hàm trả giá trị Value If True, sai hàm trả giá trị Value If False  Ví dụ: =IF(4>6,4,6)  Hàm trả số 1.3.5 Hàm Or( )  Cú Pháp: =Or(Btđk1, Btđk2, Btđk3,…) Trong đó: Btđk1, Btđk2,… biểu thức điều kiện trả giá trị kiểu Logical  Công dụng: Hàm trả giá trị kiểu Logical, True biểu thứ c điều kiện hàm Bằng False tất biểu thức điều kiện sai  Ví dụ: =Or(2>3, 4>3, 5>7)  Hàm trả giá trị True =Or(2>3, 47)  Hàm trả giá trị False 1.3.6 Hàm And( )  Cú pháp: =And(Btđk1, Btđk2, Btđk3,…) đó: Btđk1, Btđk2,… biểu thức điều kiện trả giá trị kiểu Logical  Công dụng: Hàm trả giá trị kiểu Logical, False cần biể u thức điều kiện hàm sai Bằng True tất biểu thức điều kiện  Ví dụ: =And(2>3, 4>3, 5>7)  Hàm trả giá trị False 1.3.7 Hàm Count( )  Cú pháp: =Count(Gtrị 1, gtrị 2, gtrị 3,…) Trong giá trị địa ô chứa giá trị, biểu thức, địa nhóm ô chứa giá trị kiểu số…  Công dụng: Hàm đếm tổng giá trị kiểu số liệt kê hàm, hay đếm tổng ô chứa giá trị kiểu số hàm  Ví dụ: =Count(3, 5, 6, 2)  Kết quả: 4(có số) 1.3.8 Hàm Sum( )  Cú pháp: =Sum(gtrị 1, gtrị 2, gtrị 3…), giá trị địa ô chứa giá trị, biểu thức, địa nhóm ô chứa giá trị kiểu số…  Công dụng: Hàm tính tổng giá trị liệt kê hàm hay tính tổng giá trị ô chứa giá trị hàm  Ví dụ: =Sum(3, 5, 6, 2)  kết quả: 16 1.3.9 Hàm Round( )  Cú pháp: =Round(n,m), n số lẻ, địa ô chứa số lẻ: m số nguyê n hàng thứ m  Công dụng: Nếu m âm làm tròn sang phân nguyên, m dương hàm l àm tròn sang phần thập phân  Ví dụ: n=1234,5678  Round(n,2) = 1234,56; Round(n,-2) = 1200 1.3.10 Hàm Max()  Cú pháp: =Max(n1, n2, n3…), n1, n2, n3… số, địa ô chưa số , địa nhóm ô chứa số  Công dụng: Hàm Max( ) trả giá trị kiểu số số lớn dãy số n1, n2, n3 …  Ví dụ: =Max(1, 3, 5, 2, 9)  Mã TK 111 112 113 152 Tên TK TM TG NH TĐC HTK … 1.3.11 H àm Min( )  Cú pháp: =Min(n1, n2, n3…), n1, n2, n3… c ác số, địa ô chưa số, địa nhóm ô chứa số  Công dụng: Hàm Min( ) trả giá trị kiểu số số nhỏ dãy số n1, n2, n3 …  Ví dụ: =Min(1, 3, 5, 2, 9)  1.3.12 Hàm Average( )  Cú pháp: =Average(n1, n2, n3…) n1, n2, n3… số, địa ô chứa số, địa nhóm ô chưa số  Công dụng: Hàm Average( ) trả giá trị kiểu số số bình quân cộng dãy số n1, n2, n3,…  Ví dụ: =Average (1, 3, 5, 2, 7)  3,6; =Average(5, 6)  1.3.13 Hàm Vlookup( )  Cú pháp: Vlookup(LookupValue, Table Array, ColunmIndexNumber, RangeLookup) Trong đó: − LookupValue giá trị (hoặc địa ô chứa giá trị) mà hàm mang dò tìm cột bảng TableArray − TableArray: bảng chứa giá trị dò tìm giá trị lấy hàm Giá trị dò tìm phải cột bảng, giá trị lấy hàm phải cột từ thứ hai trở − ColunmIdexNumber: số cột định chứa giá trị trả bảng(chỉ số cột phải >=2, giá trị trả cột từ số trở bảng) − RangeLookup: True(), False() Nếu việc dò tìm hàm phải xác, việc dò tìm giá trị bảng không cần xác cần g ần  Công dụng: Nếu tìm thấy giá trị LookupValue cột bảng hàm trả v ề giá trị ô bảng TableArray ứng với dòng chứa giá trị dò tìm cột ColunmIndexNumber, ngược lại hàm trả giá trị #NA# (không tìm thấy) Ta biểu diễn lại cú pháp hàm dạng bảng sau: =Match (“A01”, 0,) 04 89 42 12 42 57 23 65 13 14 dòng bảng chứa giá trị mang dò tìm “111”, 30 15 55 78 83 số cột x ác định hàm Nếu ta B C D A thay giá trị d ò tìm “112” hàm trả giá trị ô giao dòng cột (TGNH) Nếu ta thay giá trị dò tìm “511” hàm trả giá trị #N/A (không tìm thấy) Vì TK 511 k MH01 MH02 MH03 MH04 MH05 MH06 hông 12 55 97 24 20 41 có bảng dò tìm.TP VT ) 13 14 19 23 14 12 1.3.14 Hàm Match(  Cú pháp: =Match(LookupValue, LookupArray, BD 56 45 55MatchType) 58 44 21 Trong đó: MT 85 61 67 80 51 23 − LookupValue: giá trị (hoặc địa ô chứa giá trị) mà hàm mang dò tìm mảng Array 11 trị − LookupArray: mảng chiều chứa giá trị dò tìm (dãy giá trị) hàm Giá =VLOOKUP( “111”, ,2 ,0) dò tìm LookupValue phải kiểu liệu với giá trị LookupArray − Match Type: Là True() False() Nếu việc dò tìm hàm phải xác, Với hàm trên, kết trả chuổi “TM” (giá trị ô giao dòng cột 2) Vì việc tìm giá trị bảng không cần phải xác cần gần đư ợc  Công dụng: Hàm trả giá trị kiểu số số thứ tự phân tử mảng ch ứa Lookup Value, ngược lại hàm trả giá trị #N/A (không tìm thấy) Ta biểu diễn lại cú pháp hàm dạng bảng ví dụ sau: A01 A01 B01 B02 B03 Kết trả hàm số Nếu thay giá trị dò tìm “B02” hàm trả giá trị l số Nếu thay giá trị dò tìm “B06” hàm trả giá trị #N/A (vì không tìm thấy) 1.3.15 Hàm Index( )  Cú pháp: Index(Array, RowNumber, ColunmNumber), đó: − Array: bảng hai chiều chứa giá trị trả hàm − Rownumber, ColunmNumber: số dòng số cột ô định chứa gi trị trả bảng  Công dụng: hàm trả giá trị ô bảng Array ô giao gi ữa RowNumber ColunmNumber số cột kết trả 13 Nếu thay số dòng số cột kết trả 14 Nếu thay số dòng số cột kết trả “D” Ta thường dùng kết hợp hàm Index với hàm Match để tham chiếu đến giá trị bảng, cách sau:hàm dạng ví dụ sau: Ta biểudùng diễn lạinhư cú pháp Ví dụ: Cho bảng đơn giá vận chuyển loại hàng hoá đến khu vực sau: =INDEX( ,2,3) Kết trả 57 (giá trị ô giao dòng cột 3) Nếu thay số dòng vực BD Ta thấy khu vực BD dòng 3, mã hàng MH04 cột sử dụng hàm Index sau: =Index ($B$2:$G$5,3,4) kết trả 58 A D E ta có F mã hàngGvà khu vực thay đ  Nhưng cáchBdùng nhưCtrên không linh hoạt ổi để sử dụng hàm linh hoạt ta kết hợp với hàm Match Hàm Match đóng vai trò xác định3 4số dòng số cột cho hàm Index Ví dụ:  Dùng hàm Index để tham chiếu đơn giá8vận tải mặt hàng có mã số MH04 khu =Index ($B$2:$G$5,Match(“BD”,$A$2:$A$5,0),Match(“MH04”,$B$1:$G$1,0)) Kết hàm Match thứ trả số 3, hàm Match thứ hai trả số Do h àm Index trả giá trị ô bảng $B$2:$G$5 giao dòng côt (58)  Ta thường dùng kết hợp hàm Vlookup với hàm Match để tham chiếu trê n giá trị bảng, trường hợp hàm Match giúp xác định s ố cột colunmIndexNumber chứa giá trị trả Ví dụ: =Vlookup (“BD”,$B$1:$G$5,Match(“BD”,$A$1:$G$1,0),0)  Ta thường dùng kết hợp hàm Hlookup với hàm Match để tham chiếu trê n giá trị bảng, trường hợp hàm Match giúp xác định số dòng RowIndexNumber chứa giá trị trả Ví dụ: =Hlookup (“MH04”,$B$1:$G$5,Match(“BD”,$A$1:$A$5,0),0)  Kết hàm Index, Vlookup, Hlookup 1.3.16 Hàm Sumif()  Cú pháp: =Sumif(Range, criteria, SumRange), đó: − Range: cột chứa giá trị để so sánh với điều kiện Criteria tính toán − Criteria : Điều kiện tính toán, có kiểu liệu trùng với kiểu liệu cột Range − SumRange: cột chứa giá trị kiểu số, cột SumRange có chiều cao với cột Range v tương ứng giá trị  Công dụng: Hàm tính tổng theo điều kiện  Nguyên tắc tính toán hàm: Khi thi hành so sánh điều kiện Criteria với giá trị tổng cột Range Nếu lấy giá trị tương ứng (cùng dòng) bên cột SumRange c ộng lại Ta biểu diễn lại ví dụ sau: =Sumif( =Sumif( Range, MÃ HÀNG A01 A02 A03 A01 A02 Criteria, , “A01”, Sumrange) SỐ LƯỢNG 10 10 100 100 20 ) Kết hàm trả số lượng 110 Nếu thay điều kiện thành mã hàng A02 kết trả số lượng 30 Nếu thay điều kiện thành mã hàng A03 kết trả số lượng 100 1.3.17 Hàm Dsum( ):  Cú pháp: =Dsum(Database, Field/Number, Criteria), đó: − Database: Địa (hoặc tên) bảng liệu nguồn bao gồm dòng tiêu đề cột bảng − Field/Number: số thứ tự cột bảng DataBase, cột có liệu kiểu số dù ng làm cột tính tổng cộng giá trị cột điều kiện Criteria thoả mãn Field/Number có t hể dùng để số thứ tự cột bảng hay dùng tiêu đề cột cần tính bảng (dùng địa ô chứa tiêu đề cột) − Criteria: Bảng điều kiện dùng làm tính tổng TK ghi nợ Tk ghi cóSố CT TK ghi nợ Tk ghi cóSố lượngSố tiền 57 1521 111 111 112 3.000 112 111 13 12.000  Công dụng: Hàm Dsum() tính tổng giá trị cột Field/Number ứng 111 78 2.500 1521 với 112 90.000 1521 dụng chứa điều kiện (thõa điều kiện) bảng điều kiện criteria TK ghi nợ Tk ghi có  Nguyên lý làm việc: điều kiện criteria so sánh 112với giá trị củ 1521 a cột 111 1521 =Dsum ,5 Nếu có tiêu đề cột trùng với tiêu đề cột bảng điều kiện lấy giá trị cột FieldNumber cộng lại, ngược lại không làm  Ta biểu diễn lại hàm Dsum() ví dụ sau: )  Nếu thay bảng điều kiện thành:  Hàm tính tổng giá trị cột số tiền (cột thứ bảng) ứng với định (  Kết hàm trả giá trị: 2.500 A TKGHINO “111” khoản có TK ghi nợ 1521 đối ứng với 111 có TK ghi nợ 1521 đối ứng với 112 Các định khoản khác có TK ghi nợ 1521 tài khoản ghi có khác 111, 112 không th oả mãn điều kiện không tính Kết hàm theo điều kiện trả về: 92.500 1.4 MỘT CHƯƠNG TRÌNH THƯỜNG TRÚ TRONG EXEL 1.4.1 Dò tìm List Database Microsoft Excel cung cấp cho người sử dụng chương trình dùng để dò tìm mẩu tin (record) bảng liệu (Database) AutoFiter AdvanceFilter  AutoFiter: Là chương trình dùng để tìm kiếm mẩu tin cách che n hững mẩu tin không thoả điều kiện cho bảng mẩu tin thoả điều kiệ n mô tả ban đầu Chương trình lọc mẩu tin cho chỗ mà đem 10 52 + Tương tự tài khoản 337: số dư có ghi vào tiêu “Phải trả theo tiến độ kế hoạ ch hợp đồng xây dựng” có mã TS_NV thiết lập tương ứng “300.310.318”, số dư nợ ghi vào tiêu “Phải thu theo tiến độ kế hoạch hợp đồng xây dựng” ứng với mã TS_NV “100.130.134” Như tất tài khoản chi tiết 337 có số dư bên có mã TS_NV không thay đổi, tài khoản chi tiết 337 có số dư bên nợ mã TS_NV phải đổi thành “100.130.134” cho phù hợp với số dư cuối kỳ Để nhận biết tài khoản có số dư ngược với tính chất hay không ta thêm cột vào bảng danh mục tài khoản ( BDMTK ) có tên cột là: mã “TS_NV điề u chỉnh” sử dụng công thức sau: =IF(AND(LEFT(B3;3)="131"; J3