LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đề tài “Một số biện pháp hoàn thiện quy trình xử lý chứng từ hàng hóa xuất nhập Công ty TNHH S5 Asia chi nhánh Hải Phòng” đề tài nghiên cứu Những số liệu sử dụng phân tích luận văn hoàn toàn trung thực có nguồn gốc rõ ràng Các kết nghiên cứu luận văn tự tìm hiểu, phân tích cách trung thực, khách quan với thực tiễn Công ty TNHH S5 Asia chi nhánh Hải Phòng Hải Phòng, ngày tháng năm 2016 Học viên Nguyễn Thảo Linh i LỜI CẢM ƠN Qua trình học tập nghiên cứu, đƣợc giúp đỡ, dạy tâm huyết thầy cô giáo trƣờng Đại học Hàng hải Việt Nam, Viện Đào tạo sau Đại học, hoàn thành chƣơng trình học tập nghiên cứu luận văn với đề tài “Một số biện pháp hoàn thiện quy trình xử lý chứng từ hàng hóa xuất nhập Công ty TNHH S5 Asia chi nhánh Hải Phòng” Tôi xin trân trọng cảm ơn PGS.TS Vũ Trụ Phi tạo điều kiện tận tình giúp đỡ trình nghiên cứu đề tài Bên cạnh đó, xin chân thành gửi lời cảm ơn đến bạn bè, đồng nghiệp giúp đỡ tìm hiểu nghiên cứu tài liệu liên quan trình hoàn thành luận văn tốt nghiệp Mặc dù nỗ lực cố gắng để hoàn thành luận văn nhƣng thời gian kiến thức hạn chế nên luận văn không tránh khỏi mặt tồn định Tôi mong nhận đƣợc đóng góp ý kiến từ quý thầy cô để hoàn thiện tốt luận văn Xin trân trọng cảm ơn! Hải Phòng, ngày tháng năm 2016 Học viên Nguyễn Thảo Linh ii MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN i LỜI CẢM ƠN ii MỤC LỤC iii DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT v DANH MỤC BẢNG BIỂU vi DANH MỤC HÌNH vi MỞ ĐẦU CHƢƠNG 1: NHỮNG CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ GIAO NHẬN VÀ CHỨNG TỪ HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU 1.1.Giới thiệu chung giao nhận hàng hóa 1.1.1.Khái niệm giao nhận, ngƣời giao nhận 1.1.2.Phạm vi dịch vụ giao nhận 1.1.3.Vai trò ngƣời giao nhận thƣơng mại quốc tế 1.1.4 Hoạt động ngƣời giao nhận 1.1.5.Quyền hạn, nghĩa vụ, trách nhiệm ngƣời giao nhận 1.2 Giao nhận hàng hóa xuất nhập đƣờng biển 11 1.2.1.Cơ sở pháp lý cho hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập đƣờng biển 11 1.2.2 Đặc điểm giao nhận hàng hóa xuất nhập đƣờng biển 12 1.2.3 Phân loại chứng từ giao nhận hàng hóa xuất nhập đƣờng biển 12 1.3.Chỉ tiêu đánh giá hoạt động giao nhận quy trình xử lý chứng từ giao nhận hàng hóa xuất nhập 14 1.3.1 Thời gian giao chứng từ, hàng hóa 14 1.3.2 Độ tin cậy giao chứng từ, hàng hóa 14 1.3.3 Giải phát sinh kịp thời 15 1.3.4 Hiệu công việc 16 CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG QUY TRÌNH XỬ LÝ CHỨNG TỪ HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY TNHH S5 ASIA CHI NHÁNH HẢI PHÒNG 18 2.1 Giới thiệu công ty TNHH S5 Asia 18 2.1.1 Giới thiệu lịch sử hình thành phát triển công ty S5-Asia 18 2.1.2 Lĩnh vực hoạt động 18 2.1.3 Chức nhiệm vụ công ty 19 iii 2.1.4.Cơ cấu tổ chức máy quản lý công ty chi nhánh Hải Phòng 20 2.1.5 Tình hình kinh doanh công ty năm gần 23 2.1.6 Đánh giá chung tình hình hoạt động kinh doanh công ty 24 2.2.Phân tích quy trình xử lý chứng từ hàng xuất nhập công ty TNHH S5 Asia - chi nhánh Hải Phòng 29 2.2.1 Quy trình xử lý chứng từ hàng hóa xuất nhập công ty TNHH S5 Asia chi nhánh hải Phòng 29 2.2.2 Thực trạng thực quy trình xử lý chứng từ hàng hóa xuất nhập Công ty 43 2.3.Đánh giá quy trình xử lý chứng từ hàng hóa xuất nhập Công ty 54 2.3.1.Những kết đạt đƣợc 54 2.3.2 Những hạn chế nguyên nhân tồn 55 CHƢƠNG 3: MỘT SỐ BIỆN PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH XỬ LÝ CHỨNG TỪ HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY TNHH S5 ASIA CHI NHÁNH HẢI PHÒNG 58 3.1 Định hƣớng chiến lƣợc công ty giai đoạn tới 58 3.1.1 Tăng trƣởng kinh doanh, mở rộng thị trƣờng 58 3.1.2 Tăng cƣờng biện pháp quản lý, thực tiết kiệm 58 3.2 Một số biện pháp hoàn thiện quy trình xử lý chứng từ hàng hóa xuất nhập Công ty TNHH S5 ASIA chi nhánh Hải Phòng 59 3.2.1 Biện pháp hoàn thiện quy trình 59 3.2.2 Biện pháp hoàn thiện công tác tổ chức quy trình 63 3.2.3 Một số biện pháp khác 65 KẾT LUẬN 71 TÀI LIỆU THAM KHẢO 72 PHỤ LỤC 73 iv DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT Từ viết tắt Giải thích B/L Vận đơn đƣờng biển BK Confirmation Xác nhận chỗ cho khách hàng ETA Ngày đến ETD Ngày D/O ( Delivery Order) Lệnh giao hàng INV ( Invoice ) Hóa đơn thƣơng mại MB/L ( Master Bill ) Vận đơn P/L ( Packing List) Phiếu đóng gói C/O (Certificate of origin) Giấy chứng nhận xuất xứ TNHH Trách nhiệm hữu hạn XK Xuất XNK Xuất nhập VTĐPT Vận tải đa phƣơng thức VGM (Verified Gross Khối lƣợng container chứa hàng Mass) SI ( Shipping instruction ) Chi tiết lập vận đơn v DANH MỤC BẢNG BIỂU Số bảng Tên bảng Trang 2.1 Số lƣợng nhân viên phòng ban 22 2.2 Tình hình kinh doanh công ty năm gần 25 2.3 Tổng hợp kết tiêu phiếu "Thăm dò ý kiến khách hàng" 43 2.4 Tổng hợp kết tiêu"Thời gian giao chứng từ, hàng hóa " 44 2.5 Tổng hợp kết tiêu"Độ tin cậy giao chứng từ, hàng hóa" 46 2.6 Tổng hợp kết tiêu " Giải phát sinh kịp thời " 48 2.7 Số ngày trung bình để hoàn thành mục tiêu với KPI 51 Số hình DANH MỤC HÌNH Tên hình Trang 2.1 Cơ cấu tổ chức công ty chi nhánh Hải Phòng 22 2.2 Sơ đồ thể trình độ nhân viên công ty 23 2.3 Quy trình xử lý chứng từ hàng xuất 32 2.4 Quy trình xử lý chứng từ hàng nhập 38 2.5 Tổng hợp kết tiêu"Thời gian giao chứng từ, hàng hóa " 44 2.6 Tổng hợp kết tiêu"Độ tin cậy giao chứng từ, hàng hóa" 46 2.7 Tổng hợp kết tiêu " Giải phát sinh kịp thời " 48 2.8 Số ngày trung bình để hoàn thành mục tiêu 51 2.9 Số ngày trung bình để hoàn thành mục tiêu với KPI 52 vi MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Quá trình hội nhập vào kinh tế khu vực giới mang lại nhiều hội cho phát triển hoạt động xuất nhập Việt Nam năm gần Song song với phát triển nhu cầu vận chuyển hàng hóa quốc tế không ngừng tăng lên thúc đẩy phát triển công ty hoạt động lĩnh vực giao nhận hàng hóa quốc tế Hiện Việt Nam có 1000 công ty lớn nhỏ hoạt động lĩnh vực Nhƣng trình xử lý chứng từ hàng hóa xuất nhập nhiều thời gian tốn nhiều chi phí Trong trình tìm hiểu hoạt động Công ty TNHH S5 Asia chi nhánh Hải Phòng chọn để tài "Một số biện pháp hoàn thiện quy trình xử lý chứng từ hàng xuất nhập Công ty TNHH S5 Asia chi nhánh Hải Phòng ” Mục đích nghiên cứu: Thông qua trình tìm hiểu quy trình xử lý chứng từ công ty S5 Asia để rút đƣợc khác biệt trình xử lý chứng từ hàng hóa XNK thực tế lý thuyết Đồng thời qua có ý kiến đóng góp để công ty hoạt động có hiệu Đối tƣợng , phạm vi, phƣơng pháp nghiên cứu: Qua trình tìm hiểu, nghiên cứu cụ thể đối tƣợng phạm vi nghiên cứu đồ án là: Đối tượng : “Quy trình xử lý chứng từ hàng xuất nhập Công ty TNHH S5 Asia chi nhánh Hải Phòng” Phạm vi nghiên cứu : Toàn quy trình xử lý có liên quan đến chứng từ công ty Phƣơng pháp nghiên cứu : Nghiên cứu phƣơng pháp quan sát, phân tích tổng hợp , phƣơng phóa só sánh thống kê… Qua việc thống kê tình hình, tìm hiểu quy trình xử lý chứng từ hàng xuất nhập thực tế sau sâu vào phân tích, đánh giá nhằm đƣa để xuất, khuyến nghị thích hợp nhằm hoàn thiện quy trình Kết cấu đề tài: Bài luận văn gồm chƣơng: Chương 1: Những sở lý luận chung giao nhận chứng từ hàng hóa xuất nhập Chương : Thực trạng quy trình xử lý chứng từ hàng hóa xuất nhập công ty TNHH S5 Asia chi nhánh Hải Phòng Chương 3: Một số biện pháp hoàn thiện quy trình CHƢƠNG 1: NHỮNG CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ GIAO NHẬN VÀ CHỨNG TỪ HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU 1.1 Giới thiệu chung giao nhận hàng hóa 1.1.1 Khái niệm giao nhận, người giao nhận a) Giao nhận Giao nhận vận tải hoạt động nằm khâu lƣu thông phân phối, khâu quan trọng nối liền sản xuất với tiêu thụ, hai mặt chủ yếu chu trình tái sản xuất xã hội Giao nhận vận tải thực chức đƣa sản phẩm từ nơi sản xuất đến nơi tiêu thụ, hoàn thành mặt thứ hai lƣu thông phân phối phân phối vật chất, mặt thứ thủ tục thƣơng mại hình thành Giao nhận gắn liền song hành với trình vận tải Thông qua giao nhận tác nghiệp vận tải đƣợc tiến hành: tập kết hàng hoá, vận chuyển, xếp dỡ, lƣu kho, chuyển tải, đóng gói, thủ tục, chứng từ…Với nội hàm rộng nhƣ vậy, nên có nhiều định nghĩa giao nhận Theo quy tắc mẫu FIATA dịch vụ giao nhận, dịch vụ giao nhận đƣợc định nghĩa nhƣ bất ký loại dịch vụ liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lƣu kho, bốc xếp, đóng gói hay phân phối hàng hóa nhƣ nhƣ dịch vụ tƣ vấn hay có liên quan đến dịch vụ trên, kể vấn để hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, toán, thu thập chứng từ liên quan đến hàng hoá Theo luật thƣơng mại Việt Nam Giao nhận hàng hoá hành vi thƣơng mại, theo ngƣời làm dịch vụ giao nhận hàng hoá nhận hàng từ ngƣời gửi, tổ chức vận chuyển, lƣu kho, lƣu bãi, làm thủ tục giấy tờ dịch vụ khác có liên quan để giao hàng cho ngƣời nhận theo uỷ thác chủ hàng, ngƣời vận tải ngƣời giao nhận khác [2] Nhƣ bản, giao nhận hàng hóa tập hợp nghiệp vụ, thủ tục có liên quan đến trình vận tải nhằm thực việc di chuyển hàng hóa từ nơi gửi hàng (ngƣời gửi hàng) đến nơi nhận hàng (ngƣời nhận hàng) Ngƣời giao nhận làm dịch vụ cách trực tiếp thông qua đại lý thuê dịch vụ ngƣời thứ ba khác b) Ngƣời giao nhận: Ngƣời ta thƣờng hiểu ngƣời kinh doanh dịch vụ giao nhận vận tải đa phƣơng thức hay doanh nghiệp giao nhận ngƣời giao nhận (Forwarder, Freight Forwarder, Forwarding Agent) Theo FIATA, “ngƣời giao nhận ngƣời lo toan để hàng hóa đƣợc chuyên chở theo hợp đồng ủy thác hành động lợi ích ngƣời ủy thác Ngƣời giao nhận đảm nhận thực công việc liên quan đến hợp đồng giao nhận nhƣ bảo quản, lƣu kho trung chuyển, làm thủ tục hải quan, kiểm hoá” Ngƣời giao nhận chủ hàng (khi chủ hàng tự đứng đảm nhận công việc giao nhận hàng hóa mình), chủ tàu (khi chủ tàu thay mặt chủ hàng thực dịch vụ giao nhận), công ty xếp dỡ hay kho hàng, ngƣời giao nhận chuyên nghiệp hay ngƣời khác có đăng ký kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa Người giao nhận với trình độ chuyên môn như: Biết kết hợp nhiều phƣơng thức vận tải với Biết tận dụng tối đa dung tích, trọng tải công cụ vận tải nhờ vào dịch vụ giao hàng Biết kết hợp vận tải – giao nhận – xuất nhập liên hệ tốt với tổ chức có liên quan đến trình vận chuyển hàng hóa nhƣ hải quan, đại lý hãng tàu, bảo hiểm, bến cảng… Ngƣời giao nhận tạo điều kiện kinh doanh xuất nhập hoạt động có hiệu nhờ vào dịch vụ giao nhận Nhƣ vậy, nhà xuất nhập sử dụng kho bãi ngƣời giao nhận hay ngƣời giao nhận thuê, từ giảm đƣợc chi phí sử dụng kho bãi Bên cạnh giảm đƣợc chi phí nhƣ quản lý hành chính, máy tổ chức đơn giản, có điều kiện tập trung vào kinh doanh xuất nhập Dù nƣớc khác nhau, tên gọi ngƣời giao nhận có khác nhau, nhƣng tất mang tên chung giao dịch quốc tế “ngƣời giao nhận hàng hóa quốc tế” (international freight forwarder), làm dịch vụ tƣơng tự nhau, dịch vụ giao nhận công nhân viên có kỷ luật – đạo đức – chuyên môn cao mục tiêu quan trọng đƣợc công ty tâm thực Công ty cần phải nghiêm túc thực quy định nhà nƣớc quản lý kinh tế, thực đầy đủ khoản nộp ngân sách, thuế theo luật định, quản lý chặt chẽ vốn lƣu động tài sản cố định, công nợ thu hồi công nợ, quản lý tốt nguồn vốn để tăng hiệu sử dụng, toán kịp thời chế độ quy định Bên cạnh đó, công ty lập kế hoạch tài kinh doanh nhằm sử dụng mục đích, tiết kiệm nguồn lực để tăng lợi nhuân, giảm chi phí 3.2 Một số biện pháp hoàn thiện quy trình xử lý chứng từ hàng hóa xuất nhập Công ty TNHH S5 ASIA chi nhánh Hải Phòng 3.2.1 Biện pháp hoàn thiện quy trình Qua phân tích thực trạng thực quy trình xử lý chứng từ Chƣơng 2, thấy quy tình đƣợc xây dựng cách khoa học, đảm bảo hiệu chất lƣợng dịch vụ cung cấp tới khách hàng Các bƣớc quy trình nhìn chung logic, có liên kết chặt chẽ, mang tính chuyên nghiệp Tuy trình thực số bƣớc không cần thiết, lƣợc giản số bƣớc cần ý để khắc phục tránh sai sót ( cụ thể trình bày dƣới đây) Những thiếu sót lỗi chủ quan khách quan Vì cá nhân xin đƣa số ý kiến nhằm hoàn thiện quy trình, khắc phục lỗi a Đối với hàng xuất  Ở bƣớc 1: “ Báo giá, nhận Booking từ khách hàng ” Đây bƣớc vô quan trọng toàn quy trình Nếu sai sót từ dẫn đến tổn thất hậu đáng tiếc Vì vậy, nhân viên chứng từ cần xử lý nhanh chóng thông tin khách hàng đƣa ra, hạn chế việc nhầm lẫn, sai sót Nếu thiếu lƣợng container rỗng phải xin chuyển container rỗng cảng vỏ container Việc phức tạp, tốn nhiều thời gian chi phí vận 59 chuyển Và cấp cho khách hàng vỏ container rỗng chuyển cảng (không phải container rỗng lấy hàng nhập về) cấp thêm cho khách hàng công văn chuyển vỏ container rỗng → thủ tục phức tạp Vì vậy, nhân viên phải ƣớc lƣợng số container cho phù hợp với số Booking cân đối container rỗng cảng chuyên chở Nếu không cân đối đƣợc với lƣợng container bên phận Booking dẫn đến tình trạng cấp nhầm container cấp thiếu container cho khách hàng Dẫn đến khách hàng phải đổi container, lên lấy lại lệnh lấy container rỗng… nhiều thời gian công sức, dẫn đến uy tín doanh nghiệp Nhiều lƣợng container thƣờng rỗng cảng không đủ để cấp cho khách phải cấp phần số container booking phải chuyển từ container thƣờng sang cấp cho khách container cao mà thu giá tiền nhƣ với container thƣờng Điều làm giảm lợi nhuận doanh nghiệp Phải tìm Booking chỗ trống tàu gom hàng cách nhanh chóng xác Việc xin chỗ gặp nhiều khó khăn lƣợng hàng nhiều Nếu không book đƣợc chỗ tàu hàng phải rớt lại dẫn đến việc hủy Booking hay chuyển Booking sang chuyển sau( nối kịp tàu mẹ , đội phải nối tàu mẹ khác) gây ảnh hƣởng không nhỏ đến uy tín doanh nghiệp với khách hàng bị lỡ thời gian chuyển hàng khách hàng Một số tuyến đƣờng từ khu vực Châu Á có thời gian vận chuyển nhanh ( khoảng 2-7 ngày ) Ví dụ: Hải Phòng – Yantain: ngày; Hải Phòng – Portkelang: ngày Do cần ƣu tiên việc gửi chứng từ tuyến đƣờng trƣớc, hạn chế việc trễ chứng từ, ảnh hƣởng đến công tác giao nhận khách hàng  Ở bƣớc 7: “Gửi mail Loading Advise cho bên đại lý cảng chuyển tải” Bƣớc không cần thiết Vì tất thông tin có liên quan đến lô hàng có sẵn, chi tiết hệ thống mạng nội Việc dựa vào chứng từ có liên quan để làm thủ công Loading advice không xác dễ nhầm lẫn với việc lấy thông tin từ hệ thống mạng nội Do đó, bỏ qua bƣớc để làm gọn nhẹ quy trình để tránh xảy sai sót, nhầm lẫn Bên cạnh đó, 60 giúp nhân viên có thêm thời gian để chuẩn bị, hoàn thiện khâu khác quan trọng thay  Ở bƣớc 8: Nhận chi tiết lập vận đơn từ khách hàng: Theo nguyên tắc, sau đóng hàng xong hãng tàu yêu cầu khách hàng phải gửi chi tiết lập vận đơn (SI - Shipping instruction) cho hãng tàu để hãng tàu làm vận đơn (bill of lading) cho lô hàng Nhƣng trƣờng hợp khách hàng có sẵn Packing list (Chi tiết đóng hàng) để tạo thuận lợi cho khách hàng, hãng tàu nên lấy Packing list không yêu cầu khách hàng gửi SI Trƣờng hợp Packing list không đầy đủ liệu nhƣ Chi tiết làm vận đơn (ví dụ nhƣ thiếu : trọng lƣợng, thể tích, mã HS(nếu hàng châu Âu)) phận Chứng từ cần phải liên hệ qua email điện thoại để hỏi lại khách hàng, yêu cầu khách hàng xác nhận lại nhằm điền thông tin thiếu Tóm lại, tùy trƣờng hợp đối tƣợng khách hàng, công ty nên linh hoạt để xử lý bƣớc này, không cần gò bó theo nguyên tắc Nhƣng quan trọng phải đảm bảo tính xác thuận tiện cho khách hàng b Đối với hàng nhập  Ở bƣớc 1: “ Gửi lƣợc khai hàng hóa ” Trƣờng hợp ngƣời trực tiếp khai thác tàu ( tức hãng có tàu trực tiếp cập cảng Việt Nam, cụ thể cảng Hải Phòng đƣợc phân quyền) trực tiếp gửi lƣợt khai hàng hóa lên hệ thống khai e-manifest điện tử Hải Quan trƣớc tàu vào (Khoảng trƣớc 24 tiếng) Vì thời gian có 24h nên nhân viên chứng từ cần phải nhanh chóng hoàn thiện xác để gửi lên Hải Quan, tránh tình trạng sai sót phải sửa đổi, bổ sung thủ tục phức tạp Trƣờng hợp đại lý phận chứng từ phải thƣờng xuyên theo dõi lịch trình tàu đến để kịp thời trình Manifest cho hãng tàu, thông báo kịp thời với khách hàng Nếu chƣa có đủ chứng từ, liên lạc với khách hàng kịp thời để xử lý nhanh chóng Công ty cần hỗ trợ khách hàng khâu chứng từ, phát sinh 61 chứng từ từ phía Khi hãng tàu cần liên hệ với cảng xếp hàng để có đƣợc thông tin xác với đại lý để trả lời khách hàng tìm phƣơng án giải quết tối ƣu Cần giao lệnh nhanh chóng để khách hàng kịp thời nhận hàng, tránh chi phí lƣu kho, lƣu bãi phát sinh Khâu chứng từ đƣợc thực xác, nhanh chóng, hạn chế sai sót đến mức thấp làm cho khách hàng tin tƣởng vào khả nhƣ dịch vụ công ty  Ở bƣớc : Gửi giấy báo nhận hàng cho khách hàng Cần yêu cầu khách hàng gửi xác nhận nhận đƣợc thông báo hàng đến để tránh tranh chấp sau khách hàng phản ánh không nhận đƣợc thông báo hàng đến phát sinh lƣu kho lƣu bãi Nếu không nhận đƣợc email xác nhận khách hàng cần gọi điện trực tiếp để xác nhận lại với khách hàng Nếu không liên lạc đƣợc với khách hàng phải phản hồi với đầu cảng xếp để cảng xếp liên hệ lại với shipper lô hàng Theo dõi xem khách hàng xem lấy hàng hay không Nếu khách hàng không lấy hàng khách hàng phải gửi công văn yêu cầu từ chối lấy hàng hãng tàu có quyền xử lý số hàng (trả cảng load, lý số hàng đó…) Nhƣng khách hàng không gửi công văn từ chối lấy hàng hãng tàu quyền xử lý số hàng không khách hàng đòi hàng sau hãng tàu xử lý xong số hàng Lý phải làm việc hãng tàu bị thiệt hại nặng nề container bị nằm chết cảng khiến không xoay vòng đƣợc vỏ container Đặc biệt nhiều thời điểm nhƣ cuối năm, nhu cầu xuất nhập khẩu, vận chuyển tăng cao, việc thiếu hụt container trầm trọng container bị "giam lỏng" hàng vô chủ Đó chƣa kể, với container nằm lâu cảng sau thu hồi bị hƣ hại, mục ruỗng đƣa vào kinh doanh đƣợc khiến hãng tàu thiệt hại nặng nề Ví dụ : Hãng tàu UASC có trƣờng hợp khách hàng không lấy hàng gần năm dẫn đến phát sinh tiền lƣu container, lƣu bãi lớn nhƣng khách hàng lại từ chối lấy hàng dẫn đến hãng tàu phải chịu khoản tổn thất lớn 62  Khi khoản tiền cƣợc lớn khách hàng yêu cầu giảm tiền cƣợc gây khó khăn cho phận kế toán chứng từ tiền cƣợc container đƣợc ghi bảng giá hãng tàu nên nhân viên phận phải xin ý kiến đạo từ cấp dẫn đến hao phí thời gian làm việc Vì vậy, công ty cần có bảng giá ƣu đãi, linh hoạt với đối tƣợng khách hàng bảng giá niêm yết để không làm khách hàng Ví dụ: hàng cám có giá cƣợc container 4.000.000 VND/ cont 20‟ , 8.000.000VND/ cont 40‟ nhƣng với khách hàng Agrimax khách hàng có sản lƣợng lớn Sài Gòn Hải Phòng nên đƣợc áp dụng mức cƣợc 200.000VND/ cont 20 400.000VND/ cont 40‟ 3.2.2 Biện pháp hoàn thiện công tác tổ chức quy trình a Về nhân lực  Bộ phận đại lý tàu (Boarding đại lý): Đại lý tàu bên chịu trách nhiệm pháp lý nhà nƣớc có tranh chấp pháp lý nhƣ phát sinh pháp luật xảy Vì có khả nhiều rủi ro nhận làm đại lý tàu Ví dụ: Khi tàu phải kiểm dịch (do có động vật chết…) đại lý tàu phải kết hợp với quyền sở để kiểm dịch xếp chỗ ăn cho toàn thủy thủ đoàn → gây tốn tiền bạc thời gian Các nhân viên bị hạn chế ngôn ngữ giao tiếp Đa số thuyền trƣởng ngƣời bắc Triều Tiên đến 80% thuyền viên ngƣời Trung Quốc không sử dụng tiếng anh giao tiếp Vì nhân viên đại lý tàu thƣờng phải dùng ngôn ngữ hình thể để giao tiếp nên khó để bên hiểu đƣợc lẫn lẫn hợp tác nhuần nhuyễn bên Để khắc phục nhƣợc điểm cần tạo điều kiện cho nhân viên học tập nâng cao nghiệp vụ thực tế nhƣ trình độ ngoại ngữ  Bộ phận Chứng từ: 63 Hiện tại, phận chứng từ công ty có ngƣời vừa làm hàng xuất vừa làm hàng nhập có Phó Giám Đốc công ty Khối lƣợng công việc lớn ( khoảng 3000 TEU/ tháng ) dẫn đến áp lực thời gian làm việc nhân viên cao Thời gian gửi (submit) e-manifest, EMS… đòi hỏi phải kịp trƣớc deathline Chậm hạn đề ra, sau tàu thông quan mà chƣa gửi e-manifest cho Hải Quan làm việc trở lên rắc rối phải xử lý với Hải Quan, bị công ty mẹ nhắc nhở khiển khiển trách Bên cạnh đó, việc vừa làm hàng xuất vừa làm hàng nhập dẫn đến việc nhân viên bị nhầm lẫn quy trình sang quy trình Để giải đƣợc khó khăn , công ty cần tuyển thêm nhân viên vào phận để phân chia khối lƣợng công việc, tách mảng công việc dẫn đến lƣợng công việc đƣợc giải kịp thời tiến trình hiệu Cụ thể, công ty cần tuyển thêm nhân viên chứng từ để chia nhóm công việc Hai ngƣời chuyên làm hàng xuất, hai ngƣời chuyên làm hàng nhập ngƣời nhóm trƣởng: - Mỗi mảng xuất nhập có ngƣời tránh đƣợc sai sót, chậm trễ thay có ngƣời phụ trách toàn quy trình chứng từ nhƣ Hai nhân viên phụ trách mảng hỗ trợ khâu chuẩn bị chứng từ, kiểm tra chứng từ, kê khai hải quan Dẫn đến thời gian xử lý chứng từ đƣợc rút ngắn hơn, chứng từ đƣợc làm kỹ Vì dễ dàng kiểm tra sai sót phận có trách nhiệm khâu - Một ngƣời nhóm trƣởng chuyên lập báo cáo, đƣa kế hoạch, chiến lƣợc, tổ chức lịch trình, phân công công việc cách hợp lý Ngƣời nhóm trƣởng có chức giám sát, đánh giá hiệu việc thành viên phận Ngƣời có nhiệm vụ kiểm tra lại tất chứng từ sau chứng từ đã hoàn thành để hạn chế sai sót đến mức thấp b.Về trang thiết bị kỹ thuật Ở Hải Phòng công ty server riêng ( hệ thống trang chủ riêng), công ty dùng chung với serve mail trụ sở Hong Kong, Hồ 64 Chí Minh có serve riêng văn phòng trụ sở S5 Asia Việt Nam Do công ty cần có server riêng Hải Phòng để đẩy nhanh hệ thống quản lý liệu server tránh trƣờng hợp liệu có trục trặc hay tác nhân bên xảy với máy tính Công ty nên đầu tƣ đƣờng truyền internet tốc độ cao , nâng cấp hệ thống máy chủ để đảm bảo đƣờng truyền thuận lợi Mặt khác trình sử dụng, giá trị máy móc, trang thiết bị công ty giảm dần theo thời gian Để tăng cƣờng giá trị sử dụng, phục vụ cho công việc, tƣơng lai công ty cần đầu tƣ đồng nâng cao hệ thống máy tính, máy fax, trang thiết bị hệ thống toàn công ty Việc cung cấp thiết bị văn phòng đại, tạo điều kiện làm việc tốt cho nhân viên dẫn tới hiệu làm việc cao 3.2.3 Một số biện pháp khác 3.2.3.1 Biện pháp trì khách hàng cũ, mở rộng tìm kiếm khách hàng Đây việc vô quan trọng công ty Khách hàng tài công ty, đƣợc ví nhƣ đôi chân vững doanh nghiệp Công ty nên có dự báo tƣơng lai giúp bình ổn giá cƣớc, tìm khách hàng tiềm giữ vững mối quan hệ thân thiết bền vững với khách hàng ruột  Đối với khách hàng cũ: - Công ty cần quan tâm đến yêu cầu mong muốn khách hàng, vậy, cần giữ vững mối quan hệ song phƣơng Bên cạnh công ty cần giữ liên lạc thƣờng xuyên với khách hàng để nắm bắt đƣợc thông tin nhƣ phản hồi khách hàng để đƣa sách hợp lý - Đối với khách hàng lâu năm công ty nên có quỹ riêng để mua quà tặng khách hàng vào dịp nhƣ thành lập công ty, lễ, tết, mời tham gia hoạt động vui chơi du lịch với công ty để tạo gần gũi gắn bó, thân thiện Từ dễ cảm thông trình làm việc, hợp tác lâu dài 65  Đối với khách hàng Công tác nghiên cứu thị trƣờng công ty chƣa đƣợc thực thƣờng xuyên chƣa mang tính chuyên sâu, hợp tác lâu dài Việc tìm kiếm khách hàng chủ yếu hàng hãng tàu tìm kiếm làm giá từ đầu bên nƣớc định S5 Asia làm đại lý tiến hành thủ tục hàng định Một số khách hàng công ty tự tìm kiếm nhƣng chƣa cao Vì vậy, thời gian tới, công ty cần phải đẩy mạnh nghiệp vụ marketing nhằm tìm kiếm khách hàng Thông qua marketing bƣớc hạ giá thành nhƣng giữ nguyên chất lƣợng dịch vụ, mở rộng thị trƣờng, tăng cƣờng hợp tác với hãng tàu để họ định công ty làm đại lý cho họ Việt Nam Trong điều kiện cạnh tranh gay gắt nhƣ nay, việc tìm kiếm khách hàng nƣớc nhƣ nƣớc vốn khó khăn, công ty cần chủ động tìm kiếm thông tin chủ hàng nhƣ ngƣời nhận hàng nhằm cung cấp thông tin cho đại lý nƣớc để nhận đƣợc giúp đỡ họ việc giành đƣợc lô hàng định Khi nhận đƣợc thông tin có khách hàng mới, công ty cần lập kế hoạch tiếp cận với khách hàng, tạo ấn tƣợng ban đầu tốt đẹp, thể mong muốn hợp tác làm ăn lâu dài Thiết lập mối quan hệ với hãng tàu, công ty giao nhận, vận tải nƣớc để tìm kiếm khách hàng S5 công ty ngành phải liên kết với tạo nên khối vững mạnh, đƣa nhiều biện pháp hữu hiệu nhằm đẩy mạnh cạnh tranh Để chứng tỏ cho khách hàng nƣớc thấy Việt Nam chuyên nghiệp lĩnh vực xuất nhập nói chung ngành vận chuyển hàng hóa quốc tế nói riêng Việt Nam nơi cung cấp, sản xuất sản phẩm chất lƣợng mà Việt Nam đem lại dịch vụ uy tín chất lƣợng Trong công tác môi giới, chủ tàu, chủ hàng hay tổ chức đại diện cá nhân khác giới thiệu cho công ty khách hàng mới, ký đƣợc hợp đồng phải tính hoa hồng cần thông báo rõ tỷ lệ theo khối lƣợng giá trị hàng hóa 66 3.2.3.2 Biện pháp nâng cao chất lượng cán công nhân viên Nguồn nhân lực đóng vai trò quan trọng, chủ thể trình kinh doanh, định thành công hay thất bại công ty Vì công tác đào tạo, bồi dƣỡng nguồn nhân lực đƣợc công ty trọng Sử dụng nguồn nhân lực hợp lý nâng cao hiệu kinh doanh công ty Muốn công ty cần phải thực hoạt động sau: - Tiến hành bố trí, xếp lao động hợp lý, trình độ, chuyên môn lực sở trƣờng Không sử dụng sai ngƣời sai vị trí dẫn đến lãng phí nguồn nhân lực - Khi có công tác tuyển chọn ngƣời mới, cần tuyển chọn ngƣời có chuyên môn tốt, sáng tạo nhiệt tình với công việc Sau đó, kết hợp bố trí công tác ngƣời với ngƣời có kinh nghiệm lâu năm công ty để họ giúp đỡ - Tạo gắn bó quyền lợi nghĩa vụ ngƣời lao động với công ty, phát động phong trào thi đua công việc, đƣa tiêu, mục tiêu cho tất ngƣời cố gắng Với tình hình cạnh tranh gay gắt nhƣ đòi hỏi công ty nói chung nhân viên nói riêng phải tìm tòi học hỏi, nắm rõ thị trƣờng kỹ kinh doanh để xây dựng kế hoạch kinh doanh hợp lý Do công ty cần quan tâm số biện pháp nâng cao trình độ nghiệp vụ nhân viên nhƣ sau: - Mở lớp đào tạo theo nghiệp vụ ngắn hạn dài hạn cho cán trực tiếp làm tham gia để củng cố kiến thức, nâng cao hiệu Thƣởng xuyên có kiểm tra trình độ để bổ sung kiến thức kịp thời cho nhân viên, giúp họ hoàn thành tốt nhiệm vụ công tác - Công ty phải thƣờng xuyên tổ chức buổi thảo luận, nghiên cứu lĩnh vực xuất nhập nhằm giúp cho nhân viên nhanh chóng có đƣợc kinh nghiệm, kiến thức, kỹ mềm tiếp xúc với khách hàng để gây ấn tƣợng tốt cho công ty 67 - Công ty cần tăng chi phí bồi dƣỡng nâng cao trình độ nhân viên nhƣ trình độ ngoại ngữ, tin học văn phòng nghiệp vụ ngoại thƣơng, để nâng cao kiến thức kinh nghiệm công tác dịch vụ khách hàng, rút ngắn thời gian ngày hoàn thiện quy trình xử lý chứng từ hàng hóa xuất nhập công ty Bên cạnh đó, công ty cần ý tới môi trƣờng kinh doanh công ty, tạo môi trƣờng làm việc thân thiện, chuyên nghiệp Nâng cao đời sống nhân viên, tăng phúc lợi xã hội việc làm cần thiết để nhân viên gắn bó lâu dài với công ty, coi công ty nhƣ gia đình Một số biện pháp nhƣ: - Thực sách khen thƣởng, tăng lƣơng, thƣởng theo doanh thu, thƣởng ngày lễ, tết, tăng trợ cấp cho ngƣời lao động - Quan tâm, chăm sóc đến đời sống cán nhân viên, động viên thăm hỏi kịp thời, quà tặng xảy ốm đau 3.2.2.3 Tổ chức tốt công tác toán thu hồi nợ Trong điều kiện nay, mà việc kinh doanh Công ty có bƣớc chuyển biến tích cực, doanh thu tăng đồng nghĩa với khoản phải thu tăng việc quản lý tốt khoản phải thu có ý nghĩa định tới việc nâng cao hiệu sử dụng tài sản lƣu động công ty Do đó, Công ty cần lƣu ý số vấn đề sau, Công ty nên thực thi sách tín dụng nới lỏng song phải giới hạn an toàn, phải có hợp lý với khả tài Công ty, nhƣ gia hạn nợ vào giá trị thực tế lô hàng tình hình thực tế khách hàng cho vừa mềm mỏng vừa có khả thu hồi nợ nhanh Để thúc đẩy công tác thu hồi nợ Công ty lập cho hệ thống theo dõi quản lý thời gian khoản nợ, xem xét khoản đến hạn khoản chƣa đến hạn toán để từ lập kế hoạch thu hồi Hết thời hạn toán mà khách hàng chƣa trả tiền Công ty tiến hành quy trình thu hồi nợ sau, gọi điện, gửi thƣ nhắc nợ khách hàng, cử ngƣời trực tiếp đến gặp khách hàng để đòi nợ, cuối biện pháp không thành công phải uỷ quyền cho ngƣời đại diện tiến hành thủ tục pháp lý 68 Trƣớc ký kết hợp đồng chấp nhận tín dụng Công ty cần phải làm tốt công tác thẩm định uy tín khả toán khách hàng Cụ thể phải xem xét: Khả toán, hệ số tín nhiệm, uy tín khách hàng thƣơng trƣờng, tình hình hoạt động kinh doanh yếu tố tiềm Nếu chƣa có điều kiện sâu thẩm định bắt buộc bên đối tác phải sử dụng đến biện pháp nhƣ đặt cọc, trả trƣớc phần giá trị hợp đồng Trong hợp đồng Công ty cần phải quy định rõ thời hạn toán, phƣơng thức toán yêu cầu bên phải chịu trách nhiệm thực đầy đủ, nghiêm túc điều khoản quy định hợp đồng phù hợp với chế độ sách tài hành Nếu toán chậm so với thời hạn quy định đối tác phải chịu phạt vi phạm hợp đồng, phạt nợ hạn phải chịu lãi theo lãi suất nợ hạn ngân hàng Bản thân Công ty phải áp dụng biện pháp để theo dõi, quản lý chặt chẽ khoản phải thu nhƣ: Phải mở sổ theo dõi chi tiết khoản nợ phải thu công ty, thƣờng xuyên đôn đốc thu hồi nợ hạn, phân loại khoản nợ hạn, tìm nguyên nhân khoản nợ (nguyên nhân khách quan, nguyên nhân chủ quan) để có biện pháp xử lý kịp thời thích hợp Tóm lại, mặt dài hạn , doanh nghiệp cần phát triển đội ngũ nhân viên viên có trình độ đƣợc đào tạo bản, chuyên nghiệp, đòi hỏi phải cẩn thận xác việc xử lý chứng từ - Xác định cụ thể đơn hàng vận chuyển, mặt hàng giao nhận theo thời vụ theo cấu mặt hàng - Điều độ tàu vận tải, có quan hệ rộng rãi với hệ thống hãng tàu nƣớc, tạo điều kiện lƣu khoan dễ dàng cho hàng hóa xuất nhập - Xây dựng phát triển hệ thống đại lý khắp giới, đề quyền hạn trách nhiệm bên nhằm tránh rủi ro, cố trình vận chuyển 69 - Ngày hoàn thiện đơn giản hóa quy trình xử lý chứng từ nhằm hoàn tất chứng từ hàng hóa xuất nhập cho khách hàng thời gian nhanh Nhân viên có làm việc hăng say, đội ngũ nhân viên lịch , chuyên nghiệp bƣớc đà tốt để phát triển doanh nghiệp tạo ấn tƣợng tốt với khách hàng 70 KẾT LUẬN Có thể nói hoạt động giao nhận, vận tải đòn bẩy kinh tế Tại nƣớc có kinh tế phát triển giới giao nhận vận chuyển hàng hoá phát triển trở thành ngành kinh doanh dịch vụ hiệu đất nƣớc, đóng phần đáng kể vào hoạt động buôn bán lƣu thông hàng hoá quốc gia Hoạt động giao nhận làm giảm bớt chi phí xuất nhập khẩu, phân công lao động quốc tế, tăng mối quan hệ hợp tác nƣớc, cánh tay nối dài mối quan hệ ngƣời xuất ngƣời nhập Trong năm gần đây, sách mở cửa Đảng Nhà nƣớc tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động giao nhận vận tải nƣớc ta ngày mở rộng phát triển Nhiều hãng tàu tiếng giới đặt đại lý Việt Nam, điều có lợi cho hoạt động giao nhận xuất nhập Những vấn đề liên quan đến xuất nhập nói chung lĩnh vực giao nhận hàng nói riêng có thay đổi đƣờng lối sách, thủ tục Do đó, để làm tốt đƣợc công việc đòi hỏi công ty vận tải, hãng tàu phải có kiến thức, kinh nghiệm lĩnh vực ngoại thƣơng Qua thời gian tìm hiểu quy trình xử lý chứng từ hàng hóa xuất nhập Công ty TNHH S5 Asia chi nhánh Hải Phòng cho thấy quy trình xử lý chứng từ công ty mang tính chuyên nghiệp, có nhiều ƣu điểm nhƣng tồn số điểm bất cập có mang tính khách quan chủ quan Trong khuôn khổ luận văn, bƣớc đầu đƣa số vấn đề lý luận giao nhận xuất nhập khẩu, phân tích quy trình xử lý chứng từ công ty thời gian qua, rút hạn chế nguyên nhân, đề xuất số biện pháp nhằm hoàn thiện quy trình Mặc dù có nhiều cố gắng, song trình độ hạn chế nên đề tài nghiên cứu chắn không tránh khỏi thiếu sót Tôi mong nhận đƣợc đóng góp ý kiến từ quý thầy cô để hoàn thiện tốt luận văn 71 TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Dƣơng Hữu Hạnh, 2000, Cẩm nang nghiệp vụ Xuất Nhập Khẩu, NXB Thống Kê [2] Dƣơng Hữu Hạnh, 2004, Vận tải – giao nhận quốc tế bảo hiểm Hàng hải, NXB Thống Kê [3] PGS.TS Đoàn Thị Hồng Vân, 2007, Giáo trình kỹ thuật ngoại thƣơng, NXB Lao động – Xã hội [4] PGS.TS Hoàng Văn Châu, 1999, Vận tải – giao nhận hàng hóa Xuất Nhập khẩu, NXB Khoa học kỹ thuật [5] Phạm Mạnh Hiền, 2004, Nghiệp vụ giao nhận vận tải quốc tế, NXB Thống kê [6] Phạm Mạnh Hiền, 2007, Nghiệp vụ giao nhận vận tải bảo hiểm ngoại thƣơng, NXB Thống kê Các website: [7] Voer.edu.vn [8] Tapchigiaothong.vn [9] Logistics4vn.com 72 PHỤ LỤC Phụ lục 1: Phiếu thăm dò ý kiến khách hàng 73 ... "Một số biện pháp hoàn thiện quy trình xử lý chứng từ hàng xuất nhập Công ty TNHH S5 Asia chi nhánh Hải Phòng ” Mục đích nghiên cứu: Thông qua trình tìm hiểu quy trình xử lý chứng từ công ty S5. .. cƣờng biện pháp quản lý, thực tiết kiệm 58 3.2 Một số biện pháp hoàn thiện quy trình xử lý chứng từ hàng hóa xuất nhập Công ty TNHH S5 ASIA chi nhánh Hải Phòng 59 3.2.1 Biện pháp hoàn thiện. .. 29 2.2.1 Quy trình xử lý chứng từ hàng hóa xuất nhập công ty TNHH S5 Asia chi nhánh hải Phòng 29 2.2.2 Thực trạng thực quy trình xử lý chứng từ hàng hóa xuất nhập Công ty