QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC ĐỀ TÀI GIÚP TÔI - NHÂN SỰ CHỦ CHỐT CỦA TÔI ĐANG RA ĐI HELP ME! THE MOST IMPORTANT PERSONNEL ARE LEAVING Công ty may mặc Việt (Viet Fabrics), hãng sản xuất lớn Công ty sản xuất hàng may mặc chất lượng cao với mẫu thiết kế trang phục ba thương hiệu nước lớn, nguyên liệu nhập từ nước châu Á, Công ty trải qua giai đoạn khó khăn khủng hoảng kinh tế gây Tuy đơn đặt hàng có giảm, công ty trì khách hàng Hiện nay, công ty khôi phục trở lại, Nhưng sức ép doanh số, nhân viên làm việc tải, với cấu nhân không thay đổi, công nghệ lạc hậu, cấu lương thưởng cũ, lại thêm cạnh tranh công ty US Close không sản phẩm mà thu hút nhân viên Viet Fabrics, công ty Viet Fabrics lại rơi vào khủng hoảng khủng hoảng nhân Viet Fabrics Company (Viet Fabrics) is a big production firm The Company produces high quality garments whose design patterns and costume belong to three foreign trade marks; raw materials are imported from Asean countries The Company has spent difficult stages due to economic crisis In spite of the fact that the total number of order is reduced, the Company basically maintains its customers Currently, the Company has recovered again But due to the pressure about turn-over, overloaded working of workers, unchanged manpower mechanism, outdated technology, still remained salary system together with the competition of US Close Company not only about products but also the attraction of Viet Fabrics’s personnel; therefore, Viet Fabrics impinges on a new personnel crisis I ĐẶT VẤN ĐỀ: Giữ chân nhân viên vấn đề Doanh nghiệp lớn đặt vấn đề cần thiết cấp bách; cần tập trung xử lý Trong bối cảnh thị trường lao động thiếu thông tin đầy đủ, xác kịp thời, cung cấp lao đông thường xuyên bị cân bằng, cộng với khủng hoảng hay suy thoái kinh tế khiến Doanh nghiệp, người sử dụng lao động, đưa sách thắt lưng buộc bụng, cắt giảm chi tiêu, phúc lợi, điều kiện làm việc Tất lý kiến tỷ lệ nhân viên việc, dời bỏ Doanh nghiệp không ngừng tăng đến mức báo động Là doanh nghiệp lâm vào tình trạng đó, Viet Fabrics có khó khăn trình phát triển, phục hồi sau khủng hoảng Với tình trạng “chảy máu chất xám”, Viet Fabrics dần nhân vào đối thủ cạnh tranh nhân kiệt sức sau làm việc thoát khỏi khủng hoảng sức ép tài II HIỆN TRẠNG VÀ NHỮNG BẤT CẬP TẠI VIET FABRICS: Sau nghiên cứu, phân tích kỹ lưỡng Viet Fabrics, nhận thấy có điểm bật sau đây: - Là công ty chuyên sản xuất hàng may mặc lớn Việt Nam; - Chuyên gia sản xuất hàng may mặc chất lượng cao; - Mẫu thiết kế trang phục thương hiệu ngoại lớn; - Vải nhập từ nguồn khác Châu Á; - Có quan hệ tốt với khách hàng nhận hài lòng sản phẩm; - Chịu ảnh hưởng khủng hoảng kinh tế làm suy giảm đơn hàng, công nhân nghỉ việc chịu khoản lỗ lũy kế; - Chịu áp lực giá thương lượng với khách hàng; - Công ty người lao động chịu áp lực ngày tăng doanh số; - Sức khỏe gắn bó với công ty người lao động ngày suy giảm; - Xuất hiện tượng người lao động nghỉ việc, rời bỏ công ty; - Nguy đối thủ cạnh tranh lôi kéo nhân Viet Fabrics 1- Phân tích nguyên nhân nghỉ việc VIET FABRICS Qua trình nghiên cứu, phân tích, thấy tình trạng nghỉ việc Viet Fabrics xuất phát theo tiến trình sau: * Trước hết các nguyên nhân không hài lòng công việc, là: - Người lao động bị sức ép doanh thu mức xảy liên tục thời gian dài - Điều kiện trang thiết bị làm việc bị thiếu thốn, đặc biệt phận thiết kế - Do sách tiết kiệm, bù đắp khoản lỗ thời kỳ khủng hoảng công ty nên chế độ đãi ngộ, lương bổng người lao động không phù hợp, thấp không cải thiện - Xuất tình trạng thiếu việc khứ chưa giải triệt để tương lai - Chế độ nghỉ ngơi, hoạt động để bù đắp tái sản xuất sức lao động không coi trọng công ty dẫn đến tượng nghỉ ốm tăng lên - Xuất tình trạng thiếu niềm tin vào sách, tương lai công ty người lao động công ty chưa có sách đắn nhân Sau chịu không hài lòng công việc, người lao động Viet Fabrics nghĩ đến việc chuyển tìm hội * Việc dễ dàng rời bỏ công ty nhân tố quan trọng khiến người lao động mong muốn rời bỏ Viet Fabrics: - Xuất đối thủ cạnh tranh US close doanh nghiệp nhập thị trường, cạnh tranh trực tiếp với Viet Fabrics US Close có sách thu hút nhân có kinh nghiệm tay nghề cao Viet Fabrics - Điều kiện làm việc US Close tốt hẳn so với Viet Fabrics - Chế độ lương, đãi ngộ US Close cao 20% so với Viet Fabrics - Việc chuyển đổi công việc Viet Farbics sang US Close hoàn toàn đơn giản, thuận tiện không tốn chi phí Chính từ điều kiện nói trên, người lao động Viet Fabrics có hội, phương án thay từ xuất ý tưởng, mong muốn rời bỏ Viet Fabrics Nhất nhân viên có lực phận thiết kế (bộ phận quan trọng công ty May mặc) Việc dễ dàng rời bỏ công ty nhân tố quan trọng khiến người lao động mong muốn rời bỏ Viet Fabrics Như công ty Viet Fabrics có nguy rơi vào khủng hoảng nhân không giải kịp thời cách đưa phương án cải cách hệ thống nhân sự, khủng hoảng nguyên nhân để công ty rơi vào khủng hoảng kinh tế 2- Biện pháp trước mắt để khắc phục tượng nhảy việc: Để làm rõ ảnh hưởng nhân tố cá nhân người lao động, nhóm làm việc, hay tổ chức đến việc Viet Fabrics, tiến hành khảo sát nhân việc nhân làm việc Công ty * Nội dung khảo sát sau: - Đánh giá công việc - Đánh giá quản lý cấp - Đánh giá điều kiện, môi trường làm việc - Đánh giá lương, phúc lợi so với đối thủ cạnh tranh - Lấy ý định làm việc lâu dài - Lời khuyên với nhân viên khác làm công việc Để khắc phục triệt để tình trạng nghỉ việc Viet Fabrics, sau có kết nghiên cứu, đánh giá thăm dò ý kiến nhân viên Viet Fabrics nhân viên việc, cần phải xây dựng giải pháp, sách đồng dựa yếu tố sau: * Về sứ mệnh, giá trị cốt lõi công ty Viet Fabrics Một điểm mà nhóm thấy Viet Fabric chưa thể rõ trình phát triển chưa xác định rõ sứ mệnh giá trị cốt lõi Công ty Bất doanh nghiệp hoạt động thị trường phải xác định rõ cho sứ mệnh hay lý để DN tồn thị trường Và phải xác định giá trị cốt lõi mà DN mang lại cho bên Theo chúng tôi, doanh nghiệp xác định sản xuất sản phẩm chất lượng cao Viet Fabrics chất lượng lao động, trình độ họ, sáng tạo họ giá trị cốt lõi mà DN mang lại cho KH Công ty khó khăn, thua lỗ khứ mà làm giá trị cốt lõi Và việc công ty theo đuổi sách tiết kiệm chi phí, tăng sức ép doanh số, suất cho người lao động nhanh chóng khiến cho chất lượng sản phẩm Công ty xuống gia tăng tình trạng nghỉ việc, ốm đau người lao động * Về điều kiện làm việc Một trở lại lớn công việc nhân viên Viet Fabrics điều kiện làm việc Người lao động làm điều kiện thiếu thốn trang thiết bị, đặc biệt trang thiết bị máy móc, phần mềm đồ họa khâu thiết kế Điều gây cản trở sáng tạo, suất lao động công việc người lao động Vì vậy, công ty cần phải đầu tư hệ thống máy móc thiết bị, phần mềm ứng dụng công việc Chúng không giúp người lao động tăng suất lao động, nâng cao chất lượng công việc mà giúp Viet Fabrics đáp ứng nhu cầu khách hàng ngày cao khắt khe với sản phẩm may mặc chất lượng cao * Thời gian làm việc chế độ nghỉ ngơi Việc tăng thời gian làm việc không làm cho người lao động đủ thời gian để nghỉ ngơi, tái sản xuất sức lao động mà khiến cho người lao động bị bệnh nghề nghiệp, suy giảm sức khỏe dẫn đến ốm đau Từ dẫn đến khả đáp ứng đơn hàng, suất lao động chất lượng sản phẩm giảm xuống Chi phí sản xuất không giảm mà có xu hướng tăng lên Việc Viet Fabrics sử dụng lao động với thời gian làm việc căng thẳng, không ảnh hưởng đến hài lòng người lao động, suất chất lượng sản phẩm, phát sinh chi phí nghỉ ốm mà làm ảnh hướng không tốt đến thương hiệu, hình ảnh Viet Fabrics với Khách hàng, người không trọng sản phẩm mà trọng người làm sản phẩm chất lượng Để khắc phục tình trạng này, Viet Fabrics phải thay đổi lại thời gian việc theo quy định luật lao động Việt Nam tuân thủ theo SA 8000 * Công tác tuyển dụng Theo chúng tôi, cần thay đổi lại quy trình tiêu chí tuyển dụng Cần xác định rõ mức độ phù hợp người lao động với công việc, đặc thù Viet Fabrics định hướng nghề nghiệp mong muốn họ chiến lược doanh nghiệp Với nhân rời bỏ Viet Fabrics Hoàn toàn tiếp nhận lại nhân Tuy nhiên, cần phải xác định rõ nhân tố khiến họ rời bỏ Viet Fabrics, định hướng nghề nghiệp mong muốn phát triển họ có phù hợp với chiến lược phát triển nguồn nhân lực doanh nghiệp hay không Nếu thực sư thấy họ phù hợp, theo chúng tôi, Viet Fabrics nên tiếp nhận nhân Bên cạnh đó, việc thay đổi cách quản lý theo hướng chia sẻ thông tin với nhân viên nhiều khó khăn công ty, chiến lược sứ mệnh giá trị cốt lõi công ty Tạo bầu không khí, văn hóa DN hòa thuận, thân thiện cởi mở Phát huy sáng tạo, đóng góp ý kiến người lao động với lãnh đạo Viet Fabrics việc phải làm sớm trước muộn III PHƯƠNG ÁN CẢI CÁCH NHÂN SỰ: 1- Lập kế hoạch nhân Qua phân tích thấy vấn đề nhân công ty Viet Fabrics thiếu trầm trọng * Về môi trường bên ngoài, cạnh tranh thu hút nhân tài US Close sách lương bổng công nghệ thăng tiến nghề nghiệp * Về môi trường bên trong, khủng hoảng công ty Viet Fabrics cho nghỉ việc 10% nhân viên, khỏi khủng hoảng lại sách tuyển dụng thêm, tuyển dụng lại Do sức ép công việc nhân viên nghỉ ốm ngày tăng lại biện pháp ngăn chặn Trong CEO lại đưa mục tiêu tài không ý đến vấn đề nhân làm cho số nhân viên nhân viên có lực rời bỏ công ty Trong đó, công ty đà phát triển Để khắc phục công ty cần xếp lại nhân công ty, tuyển thêm nhân viên ưu tiên người trước làm việc công ty, thuê lại nhân viên có lực trước bỏ công ty với mức lương cao, cải cách lại chế độ lương bổng không cào bằng, trú trọng đào tạo nguồn nhân lực mới, tạo môi trường văn hóa làm việc tích cực, thân thiện công ty 2- Sơ đồ tổ chức Giám Đốc điều hành (1) Thư Ký Phó Giám Đốc Kinh doanh (1) Phòng kinh doanh phát triển thị trường (12) Thư ký Phó Giám Phòng Tài Đốc Kỹ thuật Kế toán (1) (4) Phòng nghiên Bộ phận sản cứu phát xuất triển công (150) nghệ - sản Trong có: phẩm Tổ SX1, 2, 3, (10) 4, 5, Phòng Quản trị nhân (6) Phòng tư vấn hỗ trợ khách hàng (6) 3- Hoạch định công việc - Giám đốc điều hành sản xuất: Lập chiến lược hoạt động cho công ty (hoạch định, đạo thực đánh giá chiến lược), thiết lập máy quản lý, xây dựng văn hóa công ty, thực hoạt động tài (huy động, sử dụng, kiểm soát vốn) xây dựng vận hành máy nhân hiệu Điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh công ty thông qua hai phó giám đốc trực tiếp lãnh đạo phòng quản trị nhân lực phòng tài kế toán - Phó giám đốc kinh doanh: giúp giám đốc thực công việc kinh doanh cách có hiệu quả, phát triển thị trường, quan hệ với khách hàng xem xét yếu tố thị trường điều tra nắm bắt yêu cầu khách hàng, xu hướng thị trường, đối thủ cạnh tranh … - Phó giám đốc kỹ thuật: giúp giám đốc nghiên cứu phát triển sản phẩm, điều hành sản xuất, tư vấn đề suất ứng dụng tiến kỹ thuật… - Phòng kinh doanh phát triển thị trường: Thực hoạt động kinh doanh cách hiệu quản; khảo sát đánh giá tiềm tìm hiểu nhu cầu phát sinh khách hàng; mở rộng thị trường; Tạo lập trì mối quan hệ tốt với khách hàng, chăm sóc khách hàng định kỳ nâng cao uy tín chất lượng công ty Tuyên truyền quảng bá sản phẩm, dịch vụ công ty; phân tích thực kế hoạch chăm sóc khách hàng cách tốt - Phòng tư vấn hỗ trợ khách hàng: Tư vấn cho khách hàng qua điện thoại, Email, web trụ sở khách hàng có nhu cầu tư vấn Vì thành công khách hàng không dừng lại khâu bán hàng mà mong muốn Viet Fabrics đem lại ý nghĩa đích thực cho khách hàng - Phòng quản trị nhân sự: quản lý, thực mặt công tác: tổ chức, nhân sự, tuyển dụng, hành chính, văn phòng phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty - Phòng kế toán tài chính: Thực chức quản lý tài hiệu quả; tổ chức hạch toán kế toán với quy định Pháp luật - Phòng nghiên cứu phát triển công nghệ - sản phẩm: thực chức tổ chức, quản lý khai thác hiệu hạ tầng kỹ thuật công ty; nghiên cứu ứng dụng công nghệ phù hợp vào việc xây dựng sản xuất mặt hàng mới; khắc phục hoàn thiện giải pháp kỹ thuật để trì vòng đời dịch vụ theo yêu cầu kinh doanh; tìm hiểu, nghiên cứu công nghệ để áp dụng định hướng cho việc sản xuất phát triển sản phẩm, dịch vụ, nghiên cứu mẫu mã sản phẩm phù hợp với yêu cầu khách hàng - Bộ phận sản xuất: tổ chức tiến hành sản xuất sản phẩm theo yêu cầu khách hàng lãnh đạo trực tiếp phó giảm đốc kỹ thuật Các phận gắn bó với thông qua điều hành liên kết giám đốc điều hành hai phó giám đốc 4- Chính sách đãi ngộ Với sách đãi ngộ không thay đổi, Viet Fabrics không làm hài lòng người lao động không ổn định công việc giai đoạn khủng hoảng mà khiến cho người lao động cảm thấy “bất mãn” tăng thời gian làm việc chịu sức ép doanh số ngày tăng Với việc gia nhập thị trường DN khác, đặc biệt US Close sách lương lại bất hợp lý thị trường lao động Việc thay đổi sách điều kiện tiên bắt buộc với Viet Fabrics nhằm cải thiện tình hình chảy máu chất xám Công ty Để thực tạo động lực làm việc, gắn bó với DN Viet Fabrics phải tăng mức lương lên 10% Bên cạnh đó, bổ sung thêm chế thưởng theo suất người lao động vượt định mức tăng thêm ca, làm Như vậy, sách đãi ngộ cần định kỳ xét điều chỉnh lương theo hiệu công việc, có cống hiến bật điều chỉnh lương trước thời hạn; Tiền lương trả theo kết hoạt động kinh doanh tiến độ công việc; Tiền thưởng theo định kỳ giữ lại năm trả lần có tính cộng lãi theo lãi suất ngân hàng người có thành tích tiêu biểu, tiền thưởng đột xuất sáng kiến đem lại hiệu cao trưởng trực tiếp tiền mặt Chính sách phúc lợi: Tất thành viên công ty Viet Fabrics hưởng sách phúc lợi theo quy định nàh nước; hưởng phúc lợi công ty chi trả bảo hiểm tai nạn, trợ cấp khó khăn đột xuất, quỹ tương trợ; công ty dành phần kinh phí tham gia công tác xã hội qua nâng cao giá trị xã hội công ty… 5- Tạo dựng văn hóa doanh nghiệp 10 nghe xem lợi ích khách hàng, đối tác lợi ích mình; Luôn tự đổi mới, tìm kiếm hội gặt hái thành công - Điều kiện làm việc: Công ty cung cấp đầy đủ phương tiện, trang thiết bị để thành viên có điều kiện làm việc tốt - Môi trường làm việc: Định khảo sát hài lòng thành viên nhằm điều chỉnh công tác quản lý, điều hành công ty; Luôn trì không khí thoải mái, vui vẻ làm việc, động viên người tham gia hoạt động xã hội hoạt động cộng đồng 5- Chính sách ưu đãi nhân tài Một công ty muốn khát triển cần nhân tài mà nhân tài muốn thể tài phải cần công ty việc công ty muốn có đội ngũ lãnh đạo tài ba dễ có đội ngũ nhân tài việc giữ chân họ điều mơ ước công ty thực chất nhiều công ty chưa biết cách lôi kéo thu hút nhân tài hay đầu tư nhân tài Việc sử dụng ưu đãi nhân tài phải thể qua công cụ sau (các công cụ phải sử dụng đồng bộ): Tiền lương để thu hút nhân tài ,theo để có đội ngũ nhân tài thực cần phải đầu từ thứ đầu tư tiền bạc thời gian Ta tìm kiến nhân tài đào tạo họ cách chuyên nghiệp có sách đãi ngộ cho hợp lí Điều kiện làm việc môi trường làm việc như: công nghệ, môi trường văn hóa công ty, ưu tôn trọng người tài nhà quản lý Sự đánh giá ghi nhận tôn vinh công lao người tài công ty qua hình thức khen thưởng không giá trị vật chất mà giá trị tinh thần Kết luận: Với xảy ra, nói công tác quản trị nguồn nhân lực Viet Fabrics có nhiều hạn chế, bất cập dẫn đến nguy báo động Doanh nghiệp 16 Việc phân tích chi tiết, kết hợp khảo sát cán công nhân viên giúp đưa giải pháp toàn diện để khắc phục tình trang Chúng tin tưởng việc thực đồng bộ, triệt để tích cực giải pháp nêu giúp Viet Fabrics nhanh chóng vượt qua khó khăn, thành công trình hoạt động kinh doanh I QUERY: Retaining their employees is one question raised by big enterprises This is also pressing and necessary and need concentration on treatment During the background of labor market whose information is insufficient, unexact and untimely; the labor supply is usually unbalanced; the crisis and economic recession make enterprises to issue “austerity” policies, curtailment of expenditure, welfare and working condition, etc All these reasons result to continuously increased rate of employees leaving off from work and achieving alarm level Being one enterprise burdened with this situation, Viet Fabrics also has difficulty in the development and recovery after crisis With the situation “brain drain”, Viet Fabrics gradually lose their employees who come to the competitors as well as worn out after working to recover crisis and financial pressure II CURRENT SITUATION AND UNSOUNDNESS AT VIET FABRICS: We realize some following prominent points after studying and thoroughly analyzing Viet Fabrics: - Be a big enterprise which specializes in producing garments in Vietnam; - Specialize in producing high quality garments; - Costume’s design patterns belong to three foreign big trade marks; - Cloth material imported from other resources in Asia; - Have good relationship with customers and customers are satisfied by products’ quality; - Influenced by economic crisis which decrease order numbers, workers have to leave off work and bear accumulated loss; - Bear pressure about price in the negotiation with customers; - The Company and employees bear pressure about turnover increasingly; 17 - Employees’ health and binding with the Company become decreased with every passing day; - Appearing the situation of leaving off work from the Company; - Having risk of engaging Viet Fabrics’ employees by competition partners 3- Analyzing reasons of leave off work at VIET FABRICS After our study and ananlysis, we could see the reasons of leave off work at Viet Fabrics proceeding from the following process: * Firstly, the reason is unsatisfaction about work, as follows: - Employees bear pressure about turnover excessively and consecutively for a long time - Lack of equipments for working, especially in the Design Department - Due to saving and loss compensation policies during the Company’s critical time, treatment and salary regulations for employees are not suitable, even low and no improval - Lack of work in the past and not yet thoroughly dealed with in the future - Rest regime and actions for labour compensation and reproduction have not been appreciated in the Company resulting to the higher rate of sick leave - Employees lack of belief in the Company’s policies and future due to the fact that the Company has not had a methodical policy and accurate knowledge about human resources yet Employees at Viet Fabrics started to think about looking for new opportunities after bearing unsatisfaction about work * The easiness to leave off work from the Company is also an important factor that employees desire to leave from Viet Fabrics: - Appearing competition partner - US Close which newly join the market and directly compete with Viet Fabrics US Close have attractive policies for experienced and skilled employees from Viet Fabrics - Working condition at US Close is much better than Viet Fabrics - US Close’s Salary and treatment system is 20% higher than Viet Fabrics 18 - The work conversion from Viet Fabrics into US Close is very simple, convenient and takes not so much expense From the above conditions, employees of Viet Fabrics have had opportunities and conversion plans and have had ideas or desire to leave off from Viet Fabrics, especially experienced staffs of Design Department (the important Department in the garment Company) The easiness to leave off work from the Company is also an important factor that makes the employees desire to leave from Viet Fabrics Therefore, Viet Fabrics have risks to impinge human affairs crisis if having no timely solution by issuing reformation plan of personnel system, this crisis will be a reason resulting the Company to the economic crisis 2- Above all solutions to overcome the job-hop situation: In order to clarify the influence of factor such as individual employees, working groups or organization for the terminal at Viet Fabrics, we have done a survey to the terminal employees and personnel who are working in the Company * Content of the survey as follows: - Evaluation of work - Evaluation of higher position management - Evaluation of working condition and environment - Evaluation of salary and welfare comparing with competition partners - Asking intention for long-term working - Advice to other personnel when doing this work In order to thoroughly overcome the situation of leave off work at Viet Fabrics, after having research and evaluation results of current employees as well as ones who terminated work at Viet Fabrics, it is necessary to construct a synchronous solution and policy basing the following features: * Mission and essential value of Viet Fabrics One of the points that our group found out about Viet Fabrics’s unclear expression during their development is not to define the mission and essential value of Viet Fabrics 19 Any enterprise which operates in the market has to clearly define his mission or reason so as that enterprise could exist in the market And also define the essential value bringing back to that enterprise In our opinion, one enterprise which defines to produce high quality products like Viet Fabrics, then, labor quality, employees’ level and creativity are always essential value that enterprise bring back to customers Not because of difficulty and loss in the past, the Company loses his essential value And the way which the Company is pursuing expense saving policies, increasing pressure about turnover and labor capacity will quickly make the quality worser as well increase rate of leave off work and illness of employees * Working condition One of the big hindrances to employees’ work at Viet Fabrics is working condition Employees are working in the condition of short of equipments, especially machineries and graphics software of design stage This creates hindrances to their creativity and labor capacity during their work Therefore, the Company should invest equipments, machineries and application softwares They not only help employees to increase labor capacity and quality but also meet the demand of the customers which are more and more austere to the high quality garment products * Working time and rest regime The increase of working time not only makes employees have no enough time to rest and reproduce labour but also engage to occupational disease and decrease health resulting to illness Then, the ability to meet orders and labor capacity and products’ quality are declined Production cost not only decreases but also have tendency to increase The fact that Viet Fabrics use labour with too stressfull working time not only affecting to the satisfaction of employees, capacity and products’ quality resulting to arising expenses due to sick leave, but also having negative results to trade mark, Viet 20 Fabrics’ picture to their customers who appreciate both products and humans making these high quality products In order to overcome this situation, Viet Fabrics should change working time in accordance with stipulation of Vietnamese Labor Law as well as SA 8000 standard * Recruitment activity In our opinion, it is necessary to revise recruitment procedures and criterion; clearly define the suitability level of the employees to the each kind of work and characteristic of Viet Fabrics as well as their desired occupation orientation and enterprise’s strategy For employees who terminated their work at Viet Fabrics could completely be reemployed However, it should clearly define all the aspects causing their decision of leave off work from Viet Fabrics, their occupation orientation and whether their desire is suitable with the enterprise’s human resources development strategy In our opinion, if actually they are still suitable, Viet Fabrics still accept these employees Besides, it should change management method by sharing information with their employees about the Company’s difficulty, strategy and mission as well as essential value of the Company; create atmosphere and enterprise’s culture which are friendly and harmonious and opening; promotion of the creativity and contribution of employees’ ideas to Viet Fabrics’ Management Board should be done soon before too late III HUMAN REFORMING PLAN: 1- Human planning We find that human resources of Viet Fabrics is missing seriously after these above analysis * For external environment, is due to the competition to attract talent of US Close by salary and technology system as well as occupational promotion * For internal environment, during the critical time in the past, Viet Fabrics quited 10% of employees After recovering crisis, the Company still has no policies to employ more or re-employ Due to the working pressure, rate of sick leave employee is higher and the Company has no solution of prevention While CEO only points out financial objectives but not concentrating on human matters resulting to the fact that 21 experienced and skilled staffs desire to leave off from the Company At this time, the Company is on the way of development In order to overcome the above situation, it is necessary to re-arrange human resources in the Company, recruite new employees, giving priority to those who worked in the Company in the past, re-hire experienced and skilled employees who left the Company with higher salary level, reform salary and treatment system which should not be leveled, concentrate on training new human resources and create actively, friendly working culture of the Company 4- Organisation Chart Managing Director (1) Vice Director of Business (1) Business and Market Development Dept (12) Secretary Secretary Human Accounting Finance Department (4) Administration Department (6) Vice Director of Technology (1) Product Technology Development and Research Dept (10) Customer Support and Consultany Dept (6) Production Department (150) In which: Production Group No 1, 2, 3, 4, 5, 3- Job Scheduling - Managing Director: Preparing operation strategy for the Company (scheduling, supervising and evaluating), setting up management system, founding the Company’s culture, executing financial operations (mobilizing, using and controlling capital), founding and operating personnel system effectively Managing business operation of the 22 Company through two Vice Directors and directly managing Personnel Department and Accounting Finance Department - Vice Director of Business: Giving assistance to Director of business field effectively, developing market, creating relationship with customers and considering all market factors such as customers’s demand, market tendency and competition partners, etc - Vice Director of Technology: Giving assistance to Director of researching products’ development, production management, consultancy and proposing technical progress application, etc - Business and Market Development Department: Managing business operations effectively, doing the survey to evaluate potential power, learning the arised demand of customers, periodically customer care in order to enhance the Company’s quality prestige Propagating to adverise products and Company’s services, analyzing and executing customer care planning in the best way - Customer Support and Consultancy Department: Consulting customers through telephone, email, webpage and in the head office as soon as customers have demand of consultancy Because of customers’ success, we not stop at sale stage but desire to bring the real sense to customers - Human Administration Department: Managing and executing: organization, human resources, employment, administration for business operation of the Company - Accounting Finance Department: Executing financial management system effectively, accurately keep business account in accordance with law stipulations - Product - Technology Development and Research Department: Executing organization function, managing and exploiting technical infrastructure of the Company effectively; researching technology application suitable to construction and production of new products; recovering and perfecting technical solutions in order maintain life cycle of services in accordance with business’s demand; learning, studying new technology in order to apply and orient to the production and development of the products, services and studying new products’s modes in accordance with customers’ requirements 23 - Production Department: organizing to produce products in accordance with customers’ requirements under direct management of Vice Director of Technology The above departments are combined with each other through connected management among Managing Director and two Vice Directors 4- Treatment policies With unchanged treatment policies, Viet Fabrics not only does not satisfy employees due to unstability during critical time but also make employees feel “dissatisfied” with the increase of working time and bearing pressure turnover increasingly With the entrance to the market of other enterprises, especially US Close, this salary system is more and more irrational in the labor market Changing this policy is the prerequisite and compulsory condition to Viet Fabrics in order to improve “brain drain” situation of the Company In order to actually create motive force for working and long-term combination with the Company, Viet Fabrics should increase salary level at least 10% Besides, the Company should supplement reward regime in accordance with employees’ capacity if exceeding production norm or increasing shifts/ working hours Therefore, treatment policies should be periodically controlled salary in accordance with the work’s effect Those who have prominent contribution should be adjusted their salary level before the fixed period Salary is paid according to business operation results or work progress Periodical bonus is retained and paid to employees one time per year with bank interest for those who have typical achievements Sudden bonus for innovation with high effectiveness is given cash Welfare policies: All members of Viet Fabrics enjoy welfare policies in accordance with the State’s stipulation; besides, they also enjoy welfare paid by the Company such as accident insurance, sudden difficult benefit, mutual assistance fund, etc The Company also remains one part of expense for attending social activities in order to enhance the social value of the Company 5- Built up enterprise culture 24 Enterprise culture is the whole cultural value which is founded during existence and development process of the enterprise It becomes value, conception and habit as well as tradition which deepen to the enterprise operation and govern feeling, thoughts and behavior of all member of the enterprise in the pursuit and executing enterprise cultural purposes Enterprise culture is the products of those who work in an enterprise and need solid values Viet Fabrics should build a friendly culture with the overall coordination of the Board of Management, creating a favourable environment for uniting all members to cooperate and help each other to develop, orienting occupational future for each member, creating opportunities for all members to promote their own capacity and drawing all members to participate in social activities in order to enhance the social value of the Company in socal community IV TRAINING AND HUMAN RESOURCES DEVELOPMENT PLAN 2- In-house training This is usual and the most effective work helping their employees to improve their skills and professional qualification because most of the company’s staffs are workers The following ways could be applied in Viet Fabrics - Assign tasks beyond the capacity of employees in order to help them improve their capacity This is the way to require their employees to go beyond what they already know and thereby learn more new skills The purpose of this approach is to help their employees have more opportunities to improve and develop more skills - Regurlarly conduct training and re-training of employees to improve and develop their skills, the training must be continuous but not intermittent The best training method is in groups or exchange among each pair of colleagues 2- External training 25 - Invite training companies or experts to open classes for the employees and the Company pay fees This is in-house training method but having intensive properties in order to improve workmanship as well as profession for all employees - Link with other prestigious training institutions in developing in-house training; send them to train at high quality universities and training centers in domestic and foreign countries - Training forms: training through extracurricular courses, courses at the universities, the Offices and the Institute which are designed for the field that the Company is operating Exterior training role: Enhancing the sensibility to the external environment Developing the flexible ability, having an effect on the different environment, widening relationship with other organization, having new approach and thoughts, accepting the new challenges 3- Other training forms Class training: This is a training model which is popularly applied and familiar with all enterprises In order to enhance working ability of employees, enterprises could train through internal training, assign their employees to attend the external training cources or invite training companies to directly train in the Company On-line training or E-learning: This model is relatively new to many enterprises and actually develops in Vietnam in some recent years We only need one computer connecting to the Internet, on access account of course supplier, employees could own their study process Training by these above methods is to combine the strong points as well as to overcome the existent limitation, many enterprises are now applying the combined training methods With the combined training methods, enterprise still could ensure the normal operation, save training expenses and enhance effectiveness for their employees Except for their self-study through the computer, employees could attend the concentrated courses which practice their skills, summarize and share their experience with the top position who are working in each field 26 V OTHER HUMAN POLICIES: 1- In short-term - It is necessary to recruite more employees for departments, especially production department These employees must have suitable skills in accordance with the missing positions In particular, the development of production should set up one more production team, so they need to recruit 30 workers directly engaged in production and one team leader Team leader could be recruited in the internal Company, workers could be employed outside but have reasonable policies It is necessary to recruit one more staff for Human Administration Department, one for Customer Consultancy Department, four for Product-Technology Development and Research Department, one for Accounting Finance Department These staffs are employed from the internal Company and outside the Company but give priority to good students which are suitable with the development of the Company in the future - Have plans to use employees who have lost their jobs due to crisis to come back the Company The use of these employees will reduce the training fees for the Company - Have preferential policies to the talent who have terminated the work and have plans to attract them to come back the Company - Re-arrange the key position in the Company to retain the right people to the right work and coordinate with each other effectively - Create cultural environment which is friendly, healthy, actively and cooperative in the Company 2- In long-term - Invest machineries and equipments, new advanced softwares for the product technology research and development, create the best conditions for the important component of effective operation - Invest in upgrading the equipments in the production, re-furnish facilities for all departments - Have training strategy of the workforce for the Company’s future development strategy 27 - Change salary and bonus mechanism so as to motivate employees who are active, talent and effective working Encourage employees to produce positively, creatively work, anti-lazy, dependence, anti-egalitarianism in the wage bonus - Actively engaging all employees to participate in social activities outside the Company to enhance the Company’s social responsibility (CSR), through which educate the pride about the Company to each member 3- Strengthening human resources brand We should look back and evaluate the current methods of management of the Company, profitability and enterprise culture, etc that have been achieved from management practices and then determine what nees to be removed or improved - Perform rapid survey about the Company’s image through the consultation of employees, job applicants and the public by a number of ways of interview or investigation - Promote diversified human development programs for all departments of the Company, and on the other hand, put those contents to the marketing materials and advertisement campaigns through all communication means - Identify the Company’s products and programs which are always enhanced and improved the quality of life and environmental protection in the Company’s materials - Compare each contents on the specific benefits that the Company has been received and human development programs comparing with the competition partners to determine which the advantage of the Company is Evaluate human programs which your competitors are pursuing, then developed its own strategy of your Company to highlight the difference between you and opponent - Select some typical employees with their stories about their success in the Company as a result of staff development programs to bring up them to the newspaper or on the the Company’s web site - Work with PR and sales departments in order to confirm the social activities which the Company is funding or commercial events that the Company is executing so as to assign managers or employees to speak HR Department should add some marketing 28 staffs into consultancy group so as that they could propose and guide employers tools and the latest marketing strategy - Apply training programmes with the balance between family’s life and employees’s occupation - This has a better effect compared with the words “Our Company have human development programme” - Establish relationship with local publishers and journalist to encourage them to have articles about the brand of human resources and personnel management system in the Company - Improve the ability of amplifying information about the Company’s image by inviting the employees’s family and friends visiting the Company to witness firsthand the working environment as well as the importance of employees’ occupation Good impression about working environment at your Company will be recognized and quickly spread to the public - Funding vocational programs in schools in order to create the initial image of your Company, and to encourage teachers to write articles about typical people in the Company 4- Working environment improval - Educating and mobilizing all employees in the Company to build up enterprise culture with combination tendency and overcoming all difficulty and challenges; always respect, listen and appreciate customers and partners’ interest which are our profit; always self renovate and look for opportunity and achieve success - Working condition: The Company supplies all facilities and equipments so as all members have the best working condition - Working environment: Periodically the survey about all members’ satisfaction in order to adjust the management and controlling system of the Company; always maintain the comfortable and friendly atmosphere; mobilize all people to attend the social and community activities 5- Talent preferential policies 29 One Company which wants to develop need to have talent and if talent desire to show their talent should need the Company However, it is not easy to have a talent management board When having a talent management board, the retaining them in the Company is a dream to all companies Actually, many companies not know how to attract talent or investing on talent The use and giving preferential to talent should be shown through the following tools (these tools must be used synchronously) Wages for attracting the talent, in our opinion, in order to have a real talent, the Company shoud firstly invest money and time You can find talents and then train them in a professional way and have suitable treatment policies Working conditions is working environment such as: technology, the Company’s cultural environment, the respect for the talent by the Board of Management, etc The assessment and recognition and honoring the employees of the Company are done by forms of rewarding not only by materials but also spiritual values Conclusion: For what is happening, we can say that the human resources management system in Viet Fabrics have many limitations and shortcomings and resulting to alarm risks The detailed analysis coordinated with employees’ survey will help us to offer comprehensive solutions to overcome this situation We believe that the implementation of all above solution synchronously, thoroughly and actively will help Viet Fabrics quickly overcome difficulty and more successful in the process of business activities 30 ... người lao động * Về đi u kiện làm việc Một trở lại lớn công việc nhân viên Viet Fabrics đi u kiện làm việc Người lao động làm đi u kiện thiếu thốn trang thiết bị, đặc biệt trang thiết bị máy móc,... III PHƯƠNG ÁN CẢI CÁCH NHÂN SỰ: 1- Lập kế hoạch nhân Qua phân tích thấy vấn đề nhân công ty Viet Fabrics thiếu trầm trọng * Về môi trường bên ngoài, cạnh tranh thu hút nhân tài US Close sách... 30 công nhân trực tiếp sản xuất tổ trưởng, Tổ trưởng tuyển công nhân công ty, người sản xuất tuyển bên cần có sách đào tạo hợp lý Cần tuyển thêm 01 nhân viên phòng quản trị nhân sự, 01 nhân viên