Chương 6: TỔ CHỨC • KHÁI NIỆM: TỔ CHỨC LÀ QUÁ TRÌNH XÁC ĐỊNH NHỮNG CÔNG VIỆC CẦN PHẢI LÀM & PHÂN CÔNG CHO CÁC ĐƠN VỊ, CÁ NHÂN ĐẢM NHẬN CÁC CÔNG VIỆC ĐÓ, TẠO RA MỐI QUAN HỆ NGANG DỌC TRONG NỘI BỘ TỔ CHỨC NHẰM THỰC HIỆN CÓ HIỆU QUẢ MỤC TIÊU CHIẾN LƯC CỦA TỔ CHỨC •NỘI DUNG CHỦ YẾU CỦA CÔNG TÁC TỔ CHỨC: q XÁC LẬP CƠ CẤU TỔ CHỨC (CẤU TRÚC TỔ CHỨC) ⇒ KHÁI NIỆM: LÀ QUÁ TRÌNH XÁC LẬP CÁC KHÂU QUẢN TRỊ (THEO CHIỀU NGANG) & CÁC CẤP QUẢN TRỊ (THEO CHIỀU DỌC) ĐẶC TRƯNG CỦA CƠ CẤU TỔ CHỨC: TÍNH PHỨC TẠP: BIỂU THỊ SỐ LƯNG CÁC KHÂU QUẢN TRỊ, CÁC CẤP QUẢN TRỊ, CÁC CHỨC DANH TRONG TỔ CHỨC TÍNH BÀI BẢN: TÍNH CÔNG THỨC, TÍNH ĐỊNH CHẾ, TÍNH HÌNH THỨC MỨC ĐỘ TẬP TRUNG & PHI TẬP TRUNG VỀ QUYỀN RA QUYẾT ĐỊNH TRONG HỆ THỐNG QUẢN TRỊ NHỮNG YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN CƠ CẤU TỔ CHỨC: NHIỆM VỤ & MỤC TIÊU & CHIẾN LƯC CỦA CÔNG TY MÔI TRƯỜNG HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY ĐẶC ĐIỂM NGÀNH NGHỀ CỦA CÔNG TY NĂNG LỰC & TRÌNH ĐỘ NHÂN SỰ CỦA CÔNG TY QUY MÔ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY Sơ đồ 7.1 CÁC NHÂN TỐ CỦA VIỆC THIẾT KẾ TỔ CHỨC TIẾN TRÌNH XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC: Bước 1: Nhận thức rõ mục đích & mục tiêu tổ chức (Kế hoạch hoạt động) Bước 2: Xác đònh hoạt độn g quan trọng cần thực Bước 3: Xếp loại hoạt động theo chức sản xuất kinh doanh Bước 4: Kết hợp chức quan trọng thành hệ thống vững Bước 5: Thẩm đònh tái tổ chức CÁC QUAN ĐIỂM VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC (CÁC MÔ HÌNH) ž MÔ HÌNH TỔ CHỨC KIỂU CỔ ĐIỂN (MÔ HÌNH KIỂU CƠ GIỚI) DO HENRY FAYOL & MAX WEBER ĐỀ XUẤT HIỆN NAY VẪN ĐANG ĐƯC ÁP DỤNG KHÁ THỊNH HÀNH ž MÔ HÌNH TỔ CHỨC LINH HOẠT (HỮU CƠ) ĐẶC BIỆT PHÙ HP VỚI KIỂU QUẢN TRỊ THEO TÌNH HUỐNG, NHẤT LÀ QUẢN TRỊ THEO MỤC TIÊU MÔ HÌNH NÀY CÒN GỌI LÀ MÔ HÌNH HIỆN ĐẠI, PHÁT TRIỂN RẤT THỊNH HÀNH TỪ NHỮNG NĂM CỦA THẬP NIÊN 1960 CHO ĐẾN NAY NHỮNG ĐẶC TRƯNG CHỦ YẾU CỦA HAI MÔ HÌNH: MÔ HÌNH CỔ ĐIỂ N (CƠ GIỚI) ĐẶC ĐIỂM - Tính hợp thứ c & tính cao - Nhiề u c danh (cấp quản trò) riê ng biệt - Quan hệ phâ n cấp chặt chẽ , trọ ng hợ p tá c - Quyền hạn đònh tập trung cấp cao - Các nhiệm vụ đònh sẵn - Kênh, luồ ng thô ng tin thức MÔ HÌNH LINH HOẠT (HỮ U CƠ) ĐẶC ĐIỂM - Tính hợp thức & tính thấp - Ít chức danh (cấp quản trò) riêng biệt - Hợp tác thống thuộc (chiều dọc trực tuyến) tương thuộc (chiều ngang, tham vấn phụ trợ tham mưu) - Phi tập trung hóa quyền hành (hướng phần quyền, ủy quyền thức không thức ) - Các nhiệm vụï tùy thuộc vào tình - Thông tin liên lạc không thức kết hợp với thức MÔ HÌNH CỔ ĐIỂN (CƠ GIỚI) MÔ HÌNH LINH HOẠT (HỮU CƠ) NHẬN XÉT PHẠM VI ÁP DỤNG - Các Công ty, tổ chức quy mô lớn, đơn vò hành nghiệp - Môi trường hoạt động tổ chức ổn đònh NHẬN XÉT PHẠM VI ÁP DỤNG - Các công ty vừa & nhỏ, đơn vò kinh doanh, dòch vụ - Phù hợp với môi trường biến động CẤU TRÚC CHỨC NĂNG ♦ MÔI TRƯỜNG ỔN ĐỊNH ♦ CHÚ TRỌNG VÀO HIỆU SUẤT ♦ CỤC BỘ THƯỜNG XẢY RA Sơ đồ 7.3 (Cấu trúc tổ chức theo chức nă ng) Chủ tòch Marketing Tài Sản xuất Nhân lực CẤU TRÚC THEO SẢN PHẨM ♦ NHIỀU SẢN PHẨM HOẶC SẢN PHẨM KHÁC BIỆT ♦ SẢN PHẨM HOẶC THỊ TRƯỜNG LÀ PHỨC TẠP Sơ đồ 7.4 (Cấu trúc tổ chức theo sản phẩm) Phó chủ tòch Marketing Marketing Tài Sản xuất Nhân lực CẤU TRÚC THEO KHÁCH HÀNG ♦ NHỮNG NHU CẦU CỦA KHÁCH HÀNG LÀ QUAN TRỌNG ♦ CÁC DẠNG KHÁCH HÀNG LÀ KHÁC NHAU Sơ đồ 7.5 (Cấu trúc theo khách hàng) Phó chủ tòch Marketing Bộ phận bán hàng công nghiệp Bộ phận bán hàng cho phủ Bộ phận bán hàng tiêu dùng 4 CẤU TRÚC THEO ĐỊA LÝ ♦ CÁC NĂNG LỰC BỐ TRÍ PHÂN TÁN ♦CÁC HOẠT ĐỘNG ĐỘC LẬP VỚI NHAU ♦ NHU CẦU ĐỊA PHƯƠNG CÓ SỰ KHÁC BIỆT ♦ĐƯC SỬ DỤN G THƯỜNG XUYÊN TRONG KINH DOANH QUỐC TẾ Sơ đồ 7.6 (Cấu trúc theo đòa lý) Phó chủ tòch Marketing Khu vực phía Nam Khu vực phía Tây Khu vực phía Đông CẤU TRÚC TỔ CHỨC THEO QUÁ TRÌNH ♦ CHUYÊN MÔN HÓA SẢN XUẤT ♦ TĂNG SỰ PHỤ THUỘC LẪN NHAU ♦ ÁP DỤNG TRONG SẢN XUẤT CÔNG NGHIỆP Sơ đồ 7.7 (Cấu trúc theo trình) Quản đốc phân xương Bộ phận cán Bộ phận mài Bộ phận Lắp ráp CẤU TRÚC THEO DỰ ÁN (DẠNG TỔ CHỨC TẠM THỜI) ♦ MỘT LOẠT CÁC DỰ ÁN CẦN ĐƯC HOÀN THÀNH BAO GỒM NHỮN G KỸ NĂNG PHỨC HP CÁC KỸ NĂNG LÀ QUAN TRỌN G HƠN CHỨC DANH RA QUYẾT ĐỊNH ĐƯC PHÂN CẤP ♦ KẾT HP NHỮN G NGÀNH CHUYÊN MÔN CHỨC NĂNG ♦ VI PHẠM NGUYÊN TẮC THỐNG NHẤT MỆNH LỆNH Sơ đồ 7.8 (Cấu trúc theo dự án) CẤU TRÚC MA TRẬN (DẠNG ỔN ĐỊNH TỒN TẠI LÂU DÀI HƠN SO VỚI CẤU TRÚC DỰ ÁN) ♦ HÌNH THỨC TƯƠNG TỰ NHƯ CẤU TRÚC THEO DỰ ÁN ♦ KHI CÁC HOT ĐỘNG CÓ TÍNH ỔN ĐỊNH & THƯỜNG XUYÊN HƠN ♦ MÂU THUẪN VỚI NGUYÊN TẮC CHỈ HUY ♦ THƯỜNG SỬ DỤNG TRONG CÁC CÔNG TY TƯ VẤN CẤU TRÚC KẾT HP (KẾT HP NHIỀU DẠNG CẤU TRÚC) PHÙ HP VỚI NHỮNG CÔNG TY LỚN & PHỨC TẠP Sơ đồ 7.9 (Cấu trúc kết hợp) CHỦ TỊCH Phó chủ tòch Sản xuất Phó chủ tòch Tài Phó chủ tòch Marketing Tổng giám đốc Sản phẩm côn g ngiệp Nhà quản trò phận phía Bắc Nhà quản trò phận phía Nam Phó chủ tòch Kỹ thuật Phó chủ tòch Nhân Tổng giám đốc Sản phẩm tiêu dùng Nhà quản trò phận phía Đông Nhà quản trò phận phía Tây THIẾT LẬP MỐI QUAN HỆ VỀ QUYỀN HÀNH TRONG CƠ CẤU TỔ CHỨC KHÁI NIỆM VỀ QUYỀN HÀNH: LÀ NĂNG LỰC CHO PHÉP NHÀ QUẢN TRỊ YÊU CẦU NGƯỜI KHÁC HÀNH ĐỘNG THEO SỰ CHỈ ĐẠO CỦA MÌNH NGUỒN GỐC CỦA QUYỀN HÀNH: ž SỰ HP PHÁP KHI ĐẢM NHẬN CHỨC VỤ ž CẤP DƯỚI THỪA NHẬN QUYỀN HÀNH ĐÓ LÀ CHÍNH ĐÁNG ž NHÀ QUẢN TRỊ PHẢI ĐỦ NĂNG LỰC & PHẨM CHẤT CẦN THIẾT KHIẾN CHO CẤP DƯỚI TIN TƯỞNG & TÔN TRỌNG CÁC XU HƯỚNG THỰC HIỆN QUYỀN LỰC: ž PHÂN QUYỀN: LÀ XU HƯỚNG PHÂN GIAO QUYỀN RA QUYẾT ĐỊNH CHO CẤP DƯỚI ž TẬP QUYỀN: LÀ QUÁ TRÌNH THÂU TÓM QUYỀN RA QUYẾT ĐỊNH VÀO TRONG TAY MỘT NGƯỜI SỰ CẦN THIẾT CỦA PHÂN QUYỀN: ♦ NHÀ QUẢN TRỊ CẤP THẤP GẦN VỚI TÌNH HUỐNG HƠN ♦ VIỆC THỰC HIỆN CÔNG VIỆC ĐƯC NHANH HƠN ♦ LÀ NHÂN TỐ ĐỘNG VIÊN CẤP DƯỚI ♦ GIÚP ĐÀO TẠO CẤP DƯỚI, TẠO ĐIỀU KIỆN CHO HỌ PHÁT TRIỂN ♦ GIẢM ÁP LỰC VỀ CÔNG VIỆC ĐỐI VỚI CẤP TRÊN MỘT SỐ VẤN ĐỀ CỦA PHÂN CẤP ♦ SỰ KIỂM SOÁT CHẶT CHẼ CỦA NGƯỜI LÃNH ĐẠO ♦ PHẠM VI QUYỀN HẠN CÓ THỂ KHÔNG RÕ RÀNG ♦ NGƯỜI DƯỚI QUYỀN KHÔNG ĐỦ NĂNG LỰC ♦ QUYỀN HẠN KHÔNG TƯƠNG XỨNG VỚI TRÁCH NHIỆM QH > TN: Sử dụng quyền hạn để xói mòn người khác QH < TN: Không nghe Anh ta QUAN HỆ QUYỀN HÀNH TRONG CƠ CẤU TỔ CHỨC: ž QUAN HỆ TRỰC TUYẾN ♦ QUAN HỆ TRỰC TIẾP THEO CHIỀU DỌC ♦ QUYỀN LỰC THỰC HIỆN THEO CHIỀU TỪ TRÊN XUỐNG ♦ THỰC HIỆN NGUYÊN TẮC THỐNG NHẤT CHỈ HUY ♦ QUYỀN HẠN, NGHĨA VỤ TRÁCH NHIỆM RÕ RÀNG ♦ GẮN LIỀN VỚI SẢN PHẨM HOẶC KHÁCH HÀNG QUAN HỆ CHỨC NĂNG ♦ THỰC HIỆN CÁC HOẠT ĐỘNG CHUYÊN MÔN KỸ THUẬT ♦ CHO PHÉP CÁC NHÀ QUẢN TRỊ THEO TUYẾN MỞ RỘNG PHẠM VI KIỂM SOÁT CÁC DẠNG CAN THIỆP THEO CHỨC NĂNG: CỐ VẤN : THAM MƯU CHO CÁC NHÀ QUẢN TRỊ THEO TUYẾN DỊCH VỤ : TẠO RA SỰ HỖ TR (NHÂN SỰ) KIỂM SOÁT : CAN THIỆP VÀO HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC NHÀ QUẢN TRỊ THEO TUYẾN CÓ KHẢ NĂNG VI PHẠM NGUYÊN TẮC THỐNG NHẤT CHỈ HUY CHỈ NÊN XÁC LẬP Ở NHỮNG KHÂU QUAN TRỌNG • CÔNG TÁC TỔ CHỨC & CÁC CẤP BẬC QUẢN TRỊ: CẤP QUẢN TRỊ QUẢN TRỊ VIÊN CAO CẤP MỤC TIÊU CỦA CÔNG TÁC TỔ CHỨC Gắ n với kế hoạc h chiế n lượ c CÁC KHÍA CẠ NH CƠ BẢN - Cần phải thành lậ p hay loại bỏ cấp nào, phòng ban nà o? - Phâ n quyề n cho cấ p nà o? - Cầ n ban hành chế độ, sá ch chung nà o? - Phâ n phối & chuyể n giao nguồ n lực cho cấp nà o? CẤP QUẢN TRỊ QUẢN TRỊ VIÊN TRUNG CẤP CẤP QUẢN TRỊ QUẢN TRỊ VIÊN CẤP CƠ SỞ MỤC TIÊU CỦA CÔNG TÁC TỔ CHỨC Gắ n với kế hoạc h chiế n thuật MỤC TIÊU CỦA CÔNG TÁC TỔ CHỨC Gắ n với kế hoạc h tác nghiệp CÁC KHÍA CẠ NH CƠ BẢN - Những hoạt độ ng nà o cầ n tiến hà nh? - Tổ chức hoạt động theo hướ ng nà o? - Phâ n cô ng quyền hạ n & trác h nhiệm nào? - Cần phải sử dụ ng nguồ n lực sao? CÁC KHÍA CẠ NH CƠ BẢN - Nhữ ng công việc cụ thể nà o cầ n phải làm ? Ai m? lúc nà o làm? - Cầ n phương tiện gì? - Tổ chức công việc , thiết kế cô ng việ c, quy trình thực hiệ n cá c cô ng việc nà o nhằm đảm bả o suất, chất lượng trá ch nhiệm cao nhất? 10 ... CỦA CÁC NHÀ QUẢN TRỊ THEO TUYẾN CÓ KHẢ NĂNG VI PHẠM NGUYÊN TẮC THỐNG NHẤT CHỈ HUY CHỈ NÊN XÁC LẬP Ở NHỮNG KHÂU QUAN TRỌNG • CÔNG TÁC TỔ CHỨC & CÁC CẤP BẬC QUẢN TRỊ: CẤP QUẢN TRỊ QUẢN TRỊ VIÊN CAO... ch chung nà o? - Phâ n phối & chuyể n giao nguồ n lực cho cấp nà o? CẤP QUẢN TRỊ QUẢN TRỊ VIÊN TRUNG CẤP CẤP QUẢN TRỊ QUẢN TRỊ VIÊN CẤP CƠ SỞ MỤC TIÊU CỦA CÔNG TÁC TỔ CHỨC Gắ n với kế hoạc h chiế... CHUYÊN MÔN KỸ THUẬT ♦ CHO PHÉP CÁC NHÀ QUẢN TRỊ THEO TUYẾN MỞ RỘNG PHẠM VI KIỂM SOÁT CÁC DẠNG CAN THIỆP THEO CHỨC NĂNG: CỐ VẤN : THAM MƯU CHO CÁC NHÀ QUẢN TRỊ THEO TUYẾN DỊCH VỤ : TẠO RA SỰ HỖ