MÔN HỌC: QUẢN TRỊ HÀNH VI TỔ CHỨC Đề bài: Bạn phát triển dự án đổi mô hình quản lý cá nhân nhóm làm việc cho doanh nghiệp/tổ chức bạn làm việc Hãy xác định doanh nghiệp/tổ chức bạn, có vấn đề hay hội liên quan đến chủ đề môn học hành vi tổ chức? Tại sao? Bạn có giải pháp mang tính thực tiễn dựa sở lý thuyết hành vi tổ chức? CHỦ ĐỀ PHÁT TRIỂN DỰ ÁN TẠO ĐỘNG LỰC CHO NHÂN VIÊN VÀ XÂY DỰNG MÔ HÌNH NHÓM TỰ QUẢN Tìm hiểu phân tích đặc tính đa dạng tính cách cá nhân khác giúp bạn nhận đánh giá điểm mạnh, điểm yếu người thân Với thông tin tốt bạn định hướng cho hành vi ứng xử, định giao tiếp thực công việc Nếu nhà quản lý điều quan trọng hiểu cá nhân tổ chức, tập hợp, quản lý người tốt hơn, hướng người đến thực mục tiêu chung tổ chức Mỗi cá nhân có tính cách riêng, khác biệt Những tính cách cá nhân thực qua hoạt động giao tiếp, cư xử; đồng thời ảnh hưởng chi phối tới hành động định cá nhân tổ chức sống Vậy làm để đánh giá quản lý tính cách cá nhân khác nhau? Làm để xây dựng nhóm làm việc hiệu quan tổ chức mình? Tôi tốt nghiệp Trường Học viện Tài Hà Nội năm 2004 Hiện công tác Sở Tài tỉnh Cao Bằng Cơ quan quản lý nhà nước có chức tham mưu, giúp Uỷ ban nhân dân tỉnh thực chức quản lý nhà nước tài chính, điều hành ngân sách nhà nước, cân đối thu - chi ngân sách nhà nước địa bàn tỉnh; quản lý tài sản nhà nước; quỹ tài nhà nước; đầu tư tài chính; tài doanh nghiệp, quản lý giá thị trường hoạt động dịch vụ tài địa phương Hiện Sở Tài Cao Bằng có 56 nhân viên, bố trí thành phòng ban khác điều hành đạo Ban lãnh đạo Sở Với phương châm làm việc “CÔNG KHAI, MINH BẠCH, ĐÚNG LUẬT, THUẬN LỢI, HIỆU LỰC VÀ HIỆU QUẢ” Lãnh đạo tập thể cán bộ, công chức, viên chức người lao động Sở Tài Cao Bằng cam kết: Đảm bảo xử lý theo yêu cầu văn pháp quy liên quan; Không ngừng hướng tời hài lòng cá nhân, tổ chức Bản thân cán chuyên quản phòng Kế hoạch Ngân sách Sở Một phòng chủ chốt trực tiếp tham mưu cho Lãnh đạo sở quản lý, điều hành ngân sách địa bàn tỉnh Công việc phòng nhiều phòng có biên chế với lực cán chưa đồng đều, chủ yếu tập trung vào số cán Việc hiểu rõ tính cách cá nhân tổ chức, nhận thức phân tích rõ điểm mạnh, điểm hạn chế cá nhân để từ có phương thức giao việc cho phù hợp tương lai việc cần thiết Có hội tham gia Chương trình MBA Quản trị kinh doanh Trường Đại học Griggs liên kết với Trung tâm ETC - Đại học Quốc gia Hà Nội may mắn định đắn Bởi tham gia khóa học, học môn thức chương trình – Môn học Quản trị hành vi tổ chức giúp hiểu tự đánh giá thân, xây dựng phương thức ứng xử cho phù hợp tương lai Quan trọng có hội ứng dụng kiến thức học vào công việc thực tế quan công tác Tôi mạnh dạn đề xuất với lãnh đạo Phòng việc phát triển mô hình quản lý cá nhân nhóm làm việc việc: tạo động lực cho nhân viên xây dựng mô hình nhóm tự quản Phòng Kế hoạch Ngân sách (KHNS) nhằm nâng cao hiệu công việc, góp phần đạt mục tiêu nhiệm vụ phòng mà Ban Lãnh đạo giao cho Lý đưa đề xuất cho phòng công tác vì: Thứ nhất, phòng KHNS có biên chế người nghỉ ốm dài hạn người bố trí sau: phó phòng phục trách thu người tổng hợp chung, người phụ trách chi, cán chuyên quản theo huyện bao gồm toàn vấn đề liên quan đến chế độ sách tài huyện lập dự toán ngân sách hàng năm, theo dõi thực dự toán, kiểm tra phê duyệt toán địa bàn huyện đó, theo dõi cập nhập tính toán kinh phí liên quan đến sách chế độ điều chỉnh lương tối thiểu hàng năm, sách an sinh xã hội khác (tuy nhiên có cán chuyên quản người tốt nghiệp đại học chuyên ngành kinh tế người lớn tuổi phòng); Thứ hai, chức phòng tổng hợp lập dự toán, theo dõi chấp hành ngân sách dự toán tổng hợp toán thu ngân sách nhà nước địa bàn, chi ngân sách địa phương phục vụ nhiệm vụ trị, phát triển kinh tế - xã hội, đảm bảo cho công tác quốc phòng an ninh theo quy định Luật ngân sách nhà nước Khối lượng công việc nhiều; công việc lập báo cáo theo chế độ sách chủ yếu người phụ trách phòng; cán chuyên quản hoạt động cá thể độc lập, cần lấy số liệu huyện chuyên quản huyện báo cáo trực tiếp với lãnh đạo phòng Tuy nhiên lấy số liệu theo mảng việc (an sinh xã hội, giáo dục, thực Nghị 30a/NQ-CP hỗ trợ huyện nghèo ) lại phải tổng hợp từ nhiều đầu mối, người phụ trách theo mảng việc Điều tạo nên áp lực công việc lớn toàn nhân viên phòng Thứ ba, môi trường làm việc quan môi trường nhà nước, chế độ lương thưởng theo sách nhà nước Với cấu tổ chức Sở cấu trúc theo phòng ban chức Ưu điểm quan trọng cấu trúc hỗ trợ xác định chuyên môn làm rõ đường thăng tiến nghiệp, đồng thời cho phép chuyên môn hoá cao hơn, tạo kho tri thức chung phục vụ tất người tổ chức Tuy nhiên, hạn chế luân chuyển tổ chức phòng ban chức với Mọi người có xu hướng tập trung vào mục tiêu cục phòng họ mục tiêu chức nhiệm vụ khác quan Trong trường hợp bố trí người việc không phù hợp với (như trường hợp chuyên quản lớn tuổi phòng KHNS) dễ dẫn đến tâm trạng ỷ lại chờ người khác làm hộ, phớt lờ làm việc khác rảnh dỗi lướt web… Với người trẻ tuổi dễ chán nản nảy sinh tư tưởng “nhảy việc” suy nghĩ tiếp tục giảm dần suất, cường độ làm việc Thứ tư, phòng KHNS phòng đầu mối, tiếp xúc với nhiều người nhiều lĩnh vực khác nhau, nơi phân bổ nguồn ngân sách địa phương cân đối thu chi ngân sách địa phương Căn vào thực tế hoạt động phòng dựa lý thuyết học môn Quản trị hành vi tổ chức nhận thấy việc khuyến khích nhân viên làm việc thực công việc quan trọng cấp thiết Do đề xuất hai giải pháp để nâng cao hiệu làm việc phòng KHNS sau: Tạo động lực cho nhân viên công việc: Bất tổ chức nhận thành công hay thất bại công việc, liên quan đến việc nhân viên thực công việc sao? Sự làm việc cá nhân kết hợp lực mong muốn thực công việc họ Động lực làm việc cá nhân xuất phát từ thân người Khi người vị trí khác nhau, với đặc điểm tâm lý khác có mục tiêu mong muốn khác Có thể thấy động lực yếu tố vô quan trọng thúc đẩy người trình làm việc, khích lệ kịp thời tổ chức cá nhân khác nguồn lực quan trọng để tạo nên động lực làm việc nhân viên Nghiên cứu môn học Quản trị hành vi tổ chức biết có nhiều học thuyết đề cập đến vấn đề tạo động lực làm việc cho người lao động, học thuyết có cách tiếp cận khác nói đến tầm quan trọng tạo động lực làm việc tạo suất lao động hiệu sản xuất cao Ví dụ như: - Thuyết kỳ vọng cho động lực hàm số giá trị mối liên hệ cố gắng trình thực công việc; trình thực công việc phần thưởng Hay nói cách khác theo thuyết kỳ vọng, hình thức khuyến khích phải xây dựng theo cách mà tạo niềm tin người lao động vào tính liên kết phần thưởng nỗ lực Người lao động phải nhận thức công việc, họ phải nỗ lực để hoàn thành tốt công việc giao chắn nỗ lực họ thưởng - Thuyết công cho người lao động thường so sánh đóng góp, cống hiến, đãi ngộ phần thưởng với người khác Nếu công người lao động thay đổi hành vi chọn so sánh khác Từ lý thuyết tạo động lực làm việc, thấy động làm việc người không để thoả mãn nhu cầu tồn (ăn, mặc, ) mà mong muốn thoả mãn, mở rộng hiểu biết, mở rộng quan hệ Để tạo động lực cho người lao động không hình thức thưởng tiền mà chịu ảnh hưởng nhiều yếu tố khác Là môi trường làm việc quan nhà nước thân người lao động trước tuyển dụng vào quan tìm hiểu biết chế tiền lương, tiền thưởng Nên tin người vào làm quan người tâm huyết với nghề, đặt niềm tin với công việc Vì việc để tạo động lực làm việc cho nhân viên phòng KHNS đề nghị với lãnh đạo phòng: Một là: Xác định đánh giá lại trình độ cá nhân, cá nhân giống họ có nhu cầu riêng biệt Việc thúc đẩy hiệu hiểu nhu cầu làm họ tăng nỗ lực Từ xếp lại nhân phù hợp với chuyên môn nghiệp vụ, phù hợp với lực cá nhân; tạo môi trường làm việc hiệu Đối với cá nhân có lực người có thâm niên công tác hay người tuyển giao thêm quyền lực người tổng hợp cuối Đó yếu tố thúc đẩy cá nhân công việc Tuy nhiên đặt vấn đề thêm quyền lực làm động lực thúc đẩy nhân viên phấn đầu phải đảm bảo yếu tố công minh bạch không gây hậu xấu cho hoạt động phòng Hai là: Đưa quy trình cụ thể cho giai đoạn thực công việc phòng cách rõ ràng, hạn chế băn khoăn người lao động cũ người tuyển (Như lập dự toán năm ngân sách bắt đầu nào? tham gia? người tổng hợp báo cáo lãnh đạo thuyết trình bảo vệ Bộ Tài chính? thời gian kết thúc giai đoạn lập dự toán nào?) Thiết lập trách nhiệm cụ thể cho vị trí công việc nhân viên hoàn thành phần việc khen thưởng Ba là: Tạo môi trường làm việc tích cực, hợp lý sở tin tưởng, bình đẳng tôn trọng Bốn là: Không tiếc kiệm lời khen Sẵn sàng, chủ động khen ngợi nhân viên làm tốt công việc giao Ghi nhận thành tích nhân viên, thể tình thân lãnh đạo nhân viên đồng thời khích lệ họ tiếp tục phấn đấu câu nói đơn giản, thiệp, thư tay hay email cảm ơn động viên Năm là: tạo hội học tập nhằm góp phần làm cho sống họ tốt đẹp hơn, mở cho họ hiểu biết Việc kết hợp đồng thời hình thức giúp cho nhân viên Phòng KHNS nỗ lực làm việc để đạt phần thưởng xứng đáng Xây dựng nhóm làm việc hiệu Nghiên cứu lý thuyết Nhóm tự quản thông qua môn học Quản trị hành vi tổ chức thấy: Mô hình nhóm tự quản hình thức quản lý tốt cho phép cá nhân thể tối đa tiềm Nhóm tự quản thành lập để thực công việc có nhiều nhiệm vụ liên quan đến nhóm có quyền tự định cách thức để hoàn thành nhiệm vụ Quan sát thực tế công việc phòng KHNS Sở Tài Cao Bằng, nhận thấy áp dụng theo mô hình nhóm tự quản nhằm tăng hiệu công việc phòng lý sau: Thứ nhất: công việc phòng KHNS công việc tổng hợp, liên quan đến trình lập ngân sách, điều hành ngân sách toán ngân sách hàng năm theo quy định Luật Ngân sách Nhà nước Ngoài phó phòng phụ trách chung phụ trách kế toán thu; cán phụ trách chi, số lại người làm công tác chuyên quản theo huyện (Cao có 13 huyện, thị) Công việc chuyên quản phải nắm bắt xử lý liên quan đến chế tài quan cấp đơn vị thu hưởng ngân sách Có thể nói chuyên quản hoạt động độc lập quản huyện khác khối lượng việc cần có chuyên quản lại Tuy nhiên người tổng hợp theo lĩnh vực (ví dụ như: lĩnh vực an sinh xã hội, kinh phí tiến độ thực Nghị 30a huyện nghèo ) lại phải lấy số liệu chuyên quản huyện Do thành lập nhóm tự quản với thành viên này.Với việc tạo thành nhóm tự quản công việc chuyên môn hoá hơn: người chuyên sách an sinh xã hội, người chuyên điều chỉnh lương tối thiểu chế độ sách liên quan đến tiền lương có quy định, người chuyên theo dõi tình hình thực Với việc phân nhóm này, cần báo cáo vấn đề cho lãnh đạo người sử dụng thông tin phòng có báo cáo xác nhanh Thứ hai: thành viên nhóm tự lập kế hoạch, tự tổ chức hoạt động nhóm, chủ động công việc, thay đổi vị trí cho thời gian hoạt động Điều tạo đa dạng công việc thành viên nhóm, khuyến khích tìm tòi, trao đổi thông tin với hướng tới thực tốt mục tiêu nhiệm vụ phòng Các bước hành động cụ thể thời gian tới: STT Nội dung công việc Nghiên cứu xây dựng mô hình T10/2011 Lãnh đạo phòng, cán nhóm tự quản phòng Triển khai thông tin thực T11/2011 Lãnh đạo phòng Thời gian thực Thành phần tham gia mô hình Đánh giá lại lực nhân T11/2011 Lãnh đạo phòng, cán viên phòng Căn kết đánh giá T11-T12/2011 Lãnh đạo phòng xếp vị trí, trách nhiệm người theo lực mô hình nhóm tự quản Nhóm tự quản hoạt động * Đánh giá, nhận phản hồi từ T3 T6/2012 T1/2012 Cán phòng Lãnh đạo phòng trình hoạt động nhóm tự quản Ghi chú: * Nhóm tự quản dự kiến bắt đầu hoạt động vào Tháng năm 2012 – Tháng bắt đầu năm ngân sách Qua trình nghiên cứu lý thuyết học môn Quản trị hành vi tổ chức, đặc biệt thích chủ đề động lực tạo động lực làm việc Bởi thực chất việc quản trị khuyến khích tính tích cực, chủ động, sáng tạo thành viên tổ chức nhằm đạt tới mục tiêu tổ chức Thực tế cho thấy, thành công tổ chức phụ thuộc lớn vào kết hiệu làm việc người lao động Tuy nhiên, tổ chức dù doanh nghiệp hay quan nhà nước; mức độ nỗ lực thực nhiệm vụ nhân viên khác nhiệm vụ nhà quản trị tìm nguyên nhân khác biệt Với học từ môn Quản trị hành vi tổ chức hiểu rõ sâu hành vi diễn môi trường làm việc, sống theo chất hành vi Từ áp dụng thành công lý thuyết học vào thực tiễn công việc nơi công tác Tôi hy vọng thời gian tới áp dụng nhiều lý thuyết học vào thực tiễn sống giúp thân có định hướng, hướng đắn định sáng tạo công việc Tôi xin chân thành cám ơn thầy giáo Giáo sư Douglas Jardine trợ giảng người Việt Nguyễn Đức Thiện mang đến cho học thú vị bổ ích môn Quản trị hành vi tổ chức TÀI LIỆU THAM KHẢO 1- Nguyễn Hữu Lam, 1996, Hành vi tổ chức, NXB Hồng Đức Trường Đại học Kinh tế TP Hồ Chí Minh 2- Quản trị hành vi tổ chức – Tài liệu tham khảo chương trình Đào tạo Thạc sĩ Quản trị Kinh doanh quốc tế 3- Rodney C Vandeveer, Michael L Menefee, 2010, Human Behavior in Organizations, 2th Edition Pearson Prentice Hall ... mạnh dạn đề xuất với lãnh đạo Phòng việc phát triển mô hình quản lý cá nhân nhóm làm việc việc: tạo động lực cho nhân viên xây dựng mô hình nhóm tự quản Phòng Kế hoạch Ngân sách (KHNS) nhằm nâng... thưởng xứng đáng Xây dựng nhóm làm việc hiệu Nghiên cứu lý thuyết Nhóm tự quản thông qua môn học Quản trị hành vi tổ chức thấy: Mô hình nhóm tự quản hình thức quản lý tốt cho phép cá nhân thể tối... gia mô hình Đánh giá lại lực nhân T11/2011 Lãnh đạo phòng, cán viên phòng Căn kết đánh giá T11-T12/2011 Lãnh đạo phòng xếp vị trí, trách nhiệm người theo lực mô hình nhóm tự quản Nhóm tự quản