TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG - Khoa Quản trị Kinh doanh - KỸ NĂNG TỔ CHỨC CÔNG VIỆC VÀ QUẢN LÝ THỜI GIAN Hà Nội, tháng 02/2012 MỘT SỐ THỰC TẾ VỀ SINH VIÊN KHI LÀ SINH VIÊN FTU… BỐ MẸ NGHĨ XÃ HỘI NGHĨ LÚC BAN ĐẦU, BẠN NGHĨ SAU ĐÓ, THỰC TẾ LÀ www.themegallery.com www.themegallery.com VẬY NGUYÊN NHÂN LÀ ???? CẤU TRÚC  Tổng quan Kỹ tổ chức công việc hiệu quả: Khái niệm, Phân loại, Vai trò  Các phương pháp để quản lý công việc hiệu  Kỹ Quản lý thời gian: Khái niệm, Vai trò Phương pháp quản lý thời gian hiệu I KỸ NĂNG TỔ CHỨC CÔNG VIỆC Khái niệm: .Nghĩa hẹp: Tổ chức xếp công việc giao .Nghĩa rộng: Tổ chức trình xác định công việc cần phải làm phân công cho cá nhân, đơn vị liên quan tạo mối liên hệ ngang dọc nội công việc, tổ chức Nguyên nhân lãng phí thời gian  Làm việc kế hoạch  Mục đích không rõ ràng  Quá nhiều mục đích  Giám sát chặt chẽ   Cố tình trì hoãn công việc  Lo lắng thái    Giấy tờ nhiều  Hoàn hảo thái Sửa chữa Họp hành    Chờ đợi Về sớm Tức giận Quảng giao quan hệ  Vòng vo 95 Quản lý thời gian nào?  Bạn có biết giá trị thời gian bạn?  Giá thời gian:  Chi phí =1,5x tổng chi phí năm bạn/số làm việc  Chi phí phút = chi phí giờ/60 phút để tính  Mỗi người tính thử chi phí bao nhiêu?  Đồng tiền liền khúc ruột ? 96 Thực hành  Thử tính xem ngày bạn lãng phí $? Giờ …………/2012 Giờ 8.30 Ghi rõ công việc bạn làm 13.30 9.00 14.00 9.30 14.30 10.00 15.00 10.30 15.30 11.00 16.00 11.30 16.30 12.00 17.00 12.30 17.30 13.00 18.00 (C) Nguyễn Văn Minh …………/2012 97 Thực hành  Xem lại ghi chép công việc để đánh giá xem bạn lãng phí thời gian nào?  Bạn làm gì?  Làm để làm gì?  Làm có hiệu không?  Muốn hiệu phải làm gì? (C) Nguyễn Văn Minh  Dành thời gian để suy nghĩ:  Muốn hiệu phải có cách quản lý 98 Cách quản lý thời gian Cách - Nhắc việc Cách – Lập kế hoạch   Sử dụng sổ tay liệt kê đầu việc hàng ngày  Kết quả:  Không quên đầu việc  Việc quan trọng việc trước mắt Hoạch định tương lai  Kết quả:  Không quên đầu việc  Có thời hạn đầu – cuối  Việc quan trọng việc nằm lịch trình 99 Cách quản lý thời gian Cách - Lập kế hoạch, ưu tiên hóa, kiểm soát Cách – Ma trận quản lý thời gian Không khẩn cấp Quan trọng I II  Có thứ tự ưu tiên Không quan III IV  Việc quan trọng việc ưu tiên trọng  Xác định giá trị ưu tiên  Kết quả: 100 (C) Nguyễn Văn Minh Khẩn cấp Ma trận phân bổ thời gian làm việc + Khẩn cấp Khẩn cấp không quan trọng Vừa quan trọng vừa khẩn cấp - Quan trọng + Quan trọng Không khẩn cấp chẳng quan trọng Không khẩn cấp quan trọng - Khẩn cấp Thực hành  Đánh giá lại thời gian biểu hàng ngày mr Dũng.Excercice for Student.doc  Trò chơi tình VP Tiếp dân UBND TP Hà Nội HƯỚNG DẪN THỰC HiỆN TRÒ CHƠI Chuẩn bị  Hình thức chơi Chia thành nhóm:  Nhóm – Người dân  Nhóm – Cán phòng tiếp dân  Nhóm – Quan sát  Người dân gọi điện liên tục đến TT đặt yêu cầu  Nhân viên VP nhận phân loại theo ma trận dán lên bảng  Người dân tự xây dựng ma trận  Các nhóm tự phân vai theo nội dung khiếu nại  Nhóm Quan sát xây dựng ma trận  Chuẩn bị trước loại yêu cầu  So sánh ma trận rút kết luận  Phân công trước thứ tự nhận gọi ĐỀ SỬ DỤNG THỜI GIAN HÀNG NGÀY HIỆU QUẢ HƠN  Tạo không gian yên tĩnh cho thân: Mỗi ngày tạo khoảng không thật yên tĩnh dành thời gian để hoạch định đời  Suy nghĩ tích cực tiết kiệm thời gian làm thời gian trở nên đáng yêu:  Một ngày cố gắng làm việc thích  Biết tận hưởng sống, sống vui vẻ, khỏe mạnh  Tập trung nhìn điểm tích cực người khác,cũng xã hội  Ghi vào sổ điểm yếu để khắc phục dần Tạo hứng khởi công việc  Tạo góc làm việc ngăn nắp, gọn gàng,sạch sẽ:  Giữ mặt bàn làm việc  Giữ ngăn kéo gọn gàng  Để bút, bút chì,kéo thước vào hộp dễ lấy  Khi không sử dụng để bàn phím sang bên để mặt bàn thêm chỗ trống  Sắp xếp giấy tờ  Sắp xếp không gian làm việc  Chú trọng xếp lưu giữ hồ sơ Làm việc với người khác  Tôn trọng quí thời gian người khác  Chỉ thời gian quí  Suy nghĩ kỹ trước làm phiền  Giả định sai cách sử dụng thời gian người khác:  Chỉ bận rộn, người khác chơi chính;  Nhân viên thường việc để làm;  Nước sông, công lính (nhân viên)  Nhìn bạn bè nửa ánh mắt Sử dụng thời gian lúc chờ đợi  Trên phương tiện công cộng  Trong lúc đợi gặp khách hàng  Trong phòng khám bác sỹ  Trong lúc chờ máy bay  Trong chờ điện thoại  Khi bạn đến CQ sớm … Tìm thời mà bạn tập trung làm việc nhất?  Sáng?  Tối?  Đêm khuya? 108 (C) Nguyễn Văn Minh THANKS FOR YOUR LISTENING ! ... Thực tế, không viển vông  T-Time bound: Thời hạn để đạt mục tiêu vạch Hiện nay, số quan điểm phát triển nguyên tắc SMART thành SMARTER, đó, E Engagement – liên kết R Relevant – thích đáng SPECIFIC