TRƯỜNG ĐÀO TẠO NHÂN LỰC DẦU KHÍ SOẠN THẢO VĂN BẢN VỚI MICROSOFT WORD Chương I: GIỚI THIỆU VỀ MICROSOFT WORD Microsoft Word chương trình xử lý văn cao cấp nằm ứng dụng văn phòng Microsoft Office Tập tin chương trình có tên Winword.EXE I./ KHỞI ĐỘNG : Dùng cách sau Start \ Programs \ Microsoft Word Click vào biểu tượng Word (W) Shortcut Bar Nhắp đúp vào biểu tượng Word (W) hình (Desktop) II MÀN HÌNH GIAO TIẾP: Title bar: Thanh tiêu đề chứa dòng chữ Microsoft Word tên tài liệu hành Trên có chứa nút : Thu nhỏ; Phóng to; thoát Title bar Menu bar Toolbar Cách 1: Cách 2: Cách 3: Trang Vùngsoạ soạnnthả thảoo Ruler Status bar Scroll bar Menu bar: thực đơn lệnh- chứa tên cụm lệnh, qua ta chọn lệnh để thao tác tài liệu Toolbars : Thanh công cụ – bao gồm biểu tượng thể số lệnh thơng dụng, ta chọn lệnh cách nhanh chóng cách Click chuột nút lệnh thay phải chọn lệnh từ thực đơn a) Thanh công cụ chuẩn (Standard): Các công cụ chuẩn b) Thanh định dạng (Formatting): Các Công cụ định dạng c) Drawing- Các cơng cụ vẽ hình Word d) Và số công cụ khác  Thông thường nên cho hiển thị ba công cụ thông dụng là: Standard; Formatting; Drawing Thước đo ( ruler ): - Làm tiêu chuẩn canh chỉnh văn không thấy vào [menu]View/Ruler Trang soạn thảo: - Chiều rộng chiều thước ngang, chiều dài chiều thước dọc, vùng sáng thước vùng soạn thảo Thanh trạng thái ( status bar ) : Cho biết vị trí điểm trỏ văn TÀI LIỆU MƠN TIN HỌC – MICROSOFT WORD TRƯỜNG ĐÀO TẠO NHÂN LỰC DẦU KHÍ  Page : trỏ text trang số  Sec : trỏ text thuộc section  Số / số : Số  số thứ tự trang chứa trỏ text Số  tổng số trang  Tắt / mở trạng thái : View \ Status Bar \ Ok Thanh cuộn ( scoll bar ) :  Cuộn để xem phần văn bị che khuất trang  Tắt / mở cuộn : Tools \ Options , chọn mục Horizontal Scoll Bar Và Vertical Scoll Bar \ Ok Môi trường làm việc : a Normal : Chỉ xuất phần để nhập liệu thước ngang khơng có thước dọc Thao tác nhanh hình khơng trình bày đầy đủ số dạng: Chia cột (Column); Hình ảnh (Picture); Khung hình b Page layout (Print layout) : thể toàn trang văn bản, có chừa phần lề trên, dưới, phải, trái trang văn Thích hợp cho văn có định dạng phức tạp columns, drawing,… c Web layout : Là chế độ sử dụng để thiết kế trang Web, có nhiều công cụ phần mềm khác mạnh Word để phục vụ mục đích III CHUỘT – BÀN PHÍM: TÀI LIỆU MÔN TIN HỌC – MICROSOFT WORD TRƯỜNG ĐÀO TẠO NHÂN LỰC DẦU KHÍ CHUỘT: Chúng ta thường sử dụng hai phím sau: - Left: Phím bên trái - Right: Phím bên phải Thao tác với chuột:  Click (nhắp): nhấn thả phím trái chuột lần  Double click (nhắp đúp): nhấn nhanh phím trái chuột lần liên tiếp  Drag (kéo, di chuột): Giữ phím trái chuột kéo chuột  Right Click (Nhắp phải): nhấn thả phím phải chuột lần BÀN PHÍM: a Di chuyển trỏ bàn phím:  : Lên dịng  : Xuống dòng  : Qua trái ký tự  : Qua phải ký tự Ctrl + : Qua trái từ Ctrl + : Qua phải từ Ctrl +  : Lên đoạn Ctrl + : Xuống đoạn Home : Về đầu dòng End : Về cuối dòng Ctrl + Home: Về trang đầu văn Ctrl + End: Về trang cuối văn Page Up: Lên trang hình Page Down: Xuống trang hình Ctrl + Page Up: Lên trang văn Ctrl + Page Down: Xuống trang văn b Phím xố ký tự:  Delete: Xố ký tự bên phải vị trí trỏ hay phía sau trỏ  Backspace: ():Xố ký tự bên trái vị trí trỏ hay phía trước trỏ  Ctrl + Delete: Xoá hết từ bên phải điểm chèn  Ctrl + BackSpace: Xoá hết từ bên trái điểm chèn  Nếu nhấn Delete phím BackSpace chọn khối văn xố tồn nội dung khối c Phím ESC: Dùng để ngắt thao tác thực d Phím Alt: Để chọn lệnh menu bàn phím Di chuyển đến trang định: - Edit / Go to / Go to … - Ở mục Go to What: Chọn Page Nhập trang cần đến vào Enter page Number Nhắp Go to Đóng hộp thoại nhắp lệnh Close IV./ THỐT : Dùng cách sau: TÀI LIỆU MÔN TIN HỌC – MICROSOFT WORD TRƯỜNG ĐÀO TẠO NHÂN LỰC DẦU KHÍ Cách 1: File\ Exit Cách 2: Bấm tổ hợp phím Atl +F4 Cách 3: Click vào nút Close ( X ) góc phải hình Cách 4: Double Click vào biểu tượng W góc trái hình - Khi thoát chưa lưu xuất hộp thoại sau:    Ta chọn Yes muốn lưu Chọn No khơng muốn lưu khỏi chương trình Chọn Cancel muốn huỷ bỏ lệnh đóng tập tin (chưa muốn khỏi chương trình) IV THÊM BỚT CÁC THANH LỆNH VÀ NÚT LỆNH: THÊM BỚT THANH LỆNH: - Chọn [menu]View / Toolbars - Chọn vào lệnh cần lấy bỏ chọn để bớt THÊM BỚT NÚT LỆNH TRÊN THANH LỆNH: a) Thêm nút lệnh: - [menu]View/Toolbars/Customize/ chọn Tab command - Chọn nhóm lệnh cửa sổ Categories Drag nút lệnh cần lấy cửa sổ command đặt vào lệnh chương trình Nhấn Colse để kết thúc b) Bớt: [menu]View/Toolbars/Customize Drag nút lệnh cần bớt khỏi lệnh Nhấn Close để kết thúc NHẬP VĂN BẢN TÀI LIỆU MÔN TIN HỌC – MICROSOFT WORD TRƯỜNG ĐÀO TẠO NHÂN LỰC DẦU KHÍ I CÁC BƯỚC THỰC HIỆN: Bước 1: Soạn thảo thô: - Chọn Font (phông chữ), Size: 13 để nhập: + Với font:VNI-times  dùng bảng mã VNI + Hiện theo tiêu chuẩn Việt Nam sử dụng Font chữ Times New Roman để tương thích với tất máy  dùng bảng mã Unicode - Nhập với chữ thường - từ trái sang không cân chỉnh đầu dịng., q trình nhập khơng sử dụng phím Enter để ngắt dịng đoạn (Paragragh), từ trình nhập tự động xuống dịng theo khn trang định sẵn - Chỉ sử dụng phím Enter kết thúc đoạn, muốn xuống dịng đoạn dùng tổ hợp phím Shift + Enter - Nhấn phím Spacebar (khoảng trắng - phím dài nhất) lần để ngăn cách từ - Các dấu chấm, phẩy, hai chấm, Phải liền sau câu (trước dấu khơng có khoảng trắng, sau dấu có khoảng trắng) - Một số ký tự đặc biệt (như ký hiệu toán học, ký tự hình) khơng thể nhập trực tiếp bàn phím, nhập ký tự cách: (a) Di chuyển trỏ đến vị trí muốn chèn ký tự đặc biệt (b) Thực lệnh: Insert/Symbol hộp thoại Symbol trình bày với Font chữ Symbol + Có thể chọn Font chữ khác Font chữ Symbol khơng có ký tự cần trình bày Ví dụ Font Wingdings (c) Nhắp vào ký tự cần chèn, nhắp vào nút Insert, sau nhắp vào nút close, ký tự cần chèn đưa vào văn vị trí trỏ Bước 2: Hiệu chỉnh - Chỉ hiệu chỉnh lần sau kết thúc nhập liệu Bước 3: Xem trước trang in, in ấn tài liệu II CÁCH NHẬP CHỮ VIỆT: TÀI LIỆU MÔN TIN HỌC – MICROSOFT WORD TRƯỜNG ĐÀO TẠO NHÂN LỰC DẦU KHÍ * Muốn nhập chữ Việt phải có chương trình phần mềm điều khiển VIETKEY hay UNIKEY, … phần mềm có chức kết hợp phím lại để thể dấu tiếng Việt * Qui tắc gõ dấu: Có kiểu gõ chuẩn là: Kiểu gõ VNI Kiểu gõ TELEX Kiểu gõ VNI: Dùng hàng phím số chữ để thể dấu qui định sau: Sắc huyền hỏi Ngã nặng ô, â Ơ, ă đ Kiểu gõ TELEX: Dùng chữ không theo nguyên tắc chữ Việt để thể dấu theo qui định sau: oo aa ee dd ow aw uw S F R X J ô â ê đ ă sắc huyền hỏi ngã nặng III NHẬP CƠNG THỨC TỐN HỌC Thiết lập: - Insert / Objects / chọn Microsoft Equation 3.0 /OK - Chọn dạng thức toán học lệnh bàn phím để nhập liệu - Nhắp ngồi để kết thúc L ưu ý :  Có thể dùng thao tác Ctrl + C, Ctrl + V để chép liệu dạng Hiệu chỉnh công thức: - Nhắp đúp lên công thức cần hiệu chỉnh - Tiến hành hiệu chỉnh nhắp ngồi để kết thúc TÀI LIỆU MƠN TIN HỌC – MICROSOFT WORD TRƯỜNG ĐÀO TẠO NHÂN LỰC DẦU KHÍ THAO TÁC CƠ BẢN A THAO TÁC VỚI TẬP TIN Tập tin văn soạn thảo Microsoft word, sau lưu có phần mở rộng DOC Ví dụ tập tin HOPDONG.DOC I TẠO MỘT TẬP TIN VĂN BẢN MỚI Thơng thường vào Winword, hình sẵn file chưa đặt tên nên có tên document ( document 2…) Trong trình làm việc, muốn tạo file thực cách sau: Chọn File \ New Click vào nút NEW ( ) cơng cụ chuẩn Nhấn tổ hợp phím Ctrl + N II LƯU TẬP TIN Dùng cách sau: * LƯU VỚI TÊN MỚI: Vào File \ Save Click vào biểu tượng Save ( ) cơng cụ chuẩn Nhấn tổ hợp phím Ctrl + S Hộp thoại Save As xuất - - - Nhập tên tập tin hộp File name - Chọn địa lưu (ổ đĩa, thư mục) mục Save in - Nhấn lệnh SAVE ENTER để lưu Khi văn lưu vào đĩa tạo thành tập tin có tên Khi hiệu chỉnh muốn lưu thay đổi ta thực lệnh File/ save Click vào biểu tượng Save cơng cụ Trong q trình lưu ta tạo thư mục cách Click vào biểu tượng Create new folder hộp thoại Save as Sau nhập tên thư mục vào thay cho tên New folder hộp thoại * Thiết lập chế độ lưu tự động để máy tính tự lưu sau lưu lần đầu: - Tools / Options/Tab Save - Đánh dấu vào mục Save Autorecover info every xác lập thời gian lưu - Nhấn lệnh OK TÀI LIỆU MÔN TIN HỌC – MICROSOFT WORD TRƯỜNG ĐÀO TẠO NHÂN LỰC DẦU KHÍ III MỞ TẬP TIN ĐÃ LƯU: Dùng cách sau: Click vào nút OPEN STANDARD Chọn file \ Open Nhấn tổ hợp phím CTRL +O Hộp thoại Open xuất hiện: o Chọn địa cần mở tập tin mục Look in o Chọn tập tin tập tin muốn mở o Nhấn OPEN để thực ( Hoặc nhấn Enter) IV Lưu lại tập tin với tên khác địa khác: - File / Save as - Nhập lại tên File name, chọn lại địa Save in - Nhấn lệnh Save (hay Enter) để kết thúc V Đóng tập tin: - File / Close để đóng tập tin hành - Shift + File /Close All để đóng tất cá tập tin B LÀM VIỆC VỚI KHỐI VĂN BẢN I CHỌN KHỐI VĂN BẢN: Khi định dạng đoạn văn ta phải ta phải thực thao tác chọn khối, khối chọn đánh dấu đen chữ màu trắng Ta thực sau: Dùng chuột : Đưa trỏ chuột vào đầu khối Drag để mở rộng khối Dùng bàn phím : Di chuyển trỏ chuột đến đầu khối, giữ phím Shift gõ phím di chuyển trỏ để chọn khối Dùng phím kết hợp với dùng chuột : Nhắp chuột vào đầu khối , giữ Shift nhắp chuột vào cuối khối Chọn hàng : Trỏ chuột đầu hàng muốn chọn vùng chọn click Chọn nhiều hàng: Trỏ chuột đầu hàng muốn chọn vùng chọn, kéo rê chuột đến hàng để rộng vùng chọn Chọn từ : Double click vào từ II CÁC THAO TÁC ĐỐI VỚI KHỐI Sao chép :  Chọn khối muốn chép  thực lệnh Edit/copy (chép) nhắp vào biểu tượng copy Standard gõ Ctrl + C TÀI LIỆU MÔN TIN HỌC – MICROSOFT WORD TRƯỜNG ĐÀO TẠO NHÂN LỰC DẦU KHÍ  Di chuyển trỏ chuột đến vị trí  Thực lệnh Edit / Paste (dán) nhắp vào biểu tượng Paste Standard gõ Ctrl + V Chuyển khối:  Chọn khối muốn chuyển  Thực lệnh Edit/Cut (cắt) nhắp vào biểu tượng Cut Standard gõ Ctrl + X  Di chuyển trỏ chuột đến vị trí  thực lệnh Edit / Paste (dán) nhắp vào biểu tượng Paste Standard gõ Ctrl + V Xoá khối:  Chọn khối muốn xoá  Gõ phím Delete III SAO CHÉP – DI CHUYỂN ĐOẠN VĂN BẢN TỪ TẬP TIN NÀY SANG TẬP TIN KHÁC: Sao chép:  Mở văn hai cửa sổ  Chọn khối muốn chép thực lệnh Edit /copy với khối muốn chép  Chọn cửa sổ làm việc lại  Di chuyển trỏ đến vị trí mong muốn thực lệnh Edit /Paste để dán Di chuyển:  Mở văn hai cửa sổ  Chọn khối muốn chép thực lệnh Edit /Cut với khối muốn chuyển  Chọn cửa sổ làm việc lại  Di chuyển trỏ đến vị trí mong muốn thực lệnh Edit /Paste để dán Dùng lệnh Edit /Undo hay nhắp vào biểu tượng để phục hồi lại tình trạng văn trước thực hay nhiều thao tác vừa bị sai IV MỘT SỐ BIỂU TƯỢNG CƠ BẢN TRÊN THANH CÔNG CỤ: THANH CÔNG CỤ CHUẨN (STANDARD) New Save Print_Preview Paste Undo Insert table Open Cut Copy Format Painter Insert column Ý nghĩa biểu tượng:  New: Tạo văn  Save: Lưu văn  Open: Mở văn  Print: In văn  Print Preview: Xem văn trước in  Cut: Cắt khối  Copy: Sao chép khối  Paste: Dán khối zoom m      TÀI LIỆU MÔN TIN HỌC – MICROSOFT WORD Format Painter: Chép định dạng Undo: Phục hồi tình trạng Insert table: Tạo bảng biểu Insert column: chia cột Drawing: Mở công cụ vẽ hình Zoom: Mở rộng tỉ lệ % hình soạn thảo TRƯỜNG ĐÀO TẠO NHÂN LỰC DẦU KHÍ TÀI LIỆU MƠN TIN HỌC – MICROSOFT WORD 10 ... dụng để thiết kế trang Web, có nhiều cơng cụ phần mềm khác mạnh Word để phục vụ mục đích III CHUỘT – BÀN PHÍM: TÀI LIỆU MƠN TIN HỌC – MICROSOFT WORD TRƯỜNG ĐÀO TẠO NHÂN LỰC DẦU KHÍ CHUỘT: Chúng ta... biệt (b) Thực lệnh: Insert/Symbol hộp thoại Symbol trình bày với Font chữ Symbol + Có thể chọn Font chữ khác Font chữ Symbol khơng có ký tự cần trình bày Ví dụ Font Wingdings (c) Nhắp vào ký tự... kiểm tra lỗi tả B2) Chọn lệnh Tools / Spelling and Grammar (F7) Word bắt đầu kiểm tra cách đối chi? ??u từ tài liệu với từ từ điển Word, phát từ không đúng, xuất hộp đối thoại:  Suggestions: Danh