1 LỜI MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Công ty cổ phần sách thiết bị trường học với đặc điểm kinh doanh quy mô lớn, có mạng lưới tiêu thụ rộng khắp Miền Trung, Miền Nam Hoạt động sản xuất kinh doanh nhiều lĩnh vực: Kinh doanh sách, thiết bị trường học cho thuê mặt bằng, nhiên hoạt động mang lại doanh thu lớn cho Công ty kinh doanh sách thiết bị trường học thông qua hệ thống bán sĩ Văn phịng cơng ty bán lẻ thơng qua hệ thống Nhà sách Vì vậy, tình hình bán hàng thu tiền diễn thường xuyên liên tục nên dễ xảy gian lận rủi ro Việc kiểm soát tốt hoạt động điều kiện quan trọng để giúp Cơng ty trì, mở rộng hoạt động kinh doanh đạt mục tiêu đề Tuy nhiên, cơng tác KSNB chu trình bán hàng thu tiền Công ty tồn số bất cấp đòi hỏi phải tăng cường kiểm tra để đảm bảo doanh thu tính đúng, tính đủ tiền thu bán hàng hàng hố khơng bị thất Điều cho thấy Cơng ty CP sách thiết bị trường học cần hồn thiện KSNB chu trình bán hàng thu để phục vụ cho việc quản lý hoạt động kinh doanh Tởng quan đề tài nghiên cứu Đã có nhiều Đề tài nghiên cứu KSNB doanh thu thu tiền doanh nghiệp đặc thù như: Viễn thông, điện lực, Tuy nhiên chưa có Đề tài nghiên cứu KSNB chu trình bán hàng thu tiền công ty KD sách thiết bị trường học Mục đích nghiên cứu Nghiên cứu thực trạng KSNB chu trình bán hàng thu tiền cơng ty CP sách thiết bị trường học Đà Nẵng, phát tồn đưa giải pháp tăng cường KSNBchu trình bán hàng thu tiền phù hợp với đặc thù Công ty Đối tượng phạm vị nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu giới hạn cơng tác KSNB chu trình bán hàng thu tiền Công ty CP sách thiết bị trường học Đà Nẵng tập trung Văn phòng nhà sách trực thuộc Đà Nẵng Phạm vị nghiên cứu giới hạn việc tìm hiểu thực tế cơng tác KSNB chu trình bán hàng thu tiền lĩnh vực kinh doanh sách thiết bị trường học Văn phịng Nhà sách trực thuộc TP Đà Nẵng năm 2009 Phương pháp nghiên cứu Các phương pháp áp dụng gồm: Vận phương pháp luận vật biện chứng, vật lịch sử phương pháp tiếp cận thu thập thông tin, phương pháp tổng hợp, phương pháp phân tích, so sánh Đóng góp luận văn Thơng qua việc nghiên cứu tìm hiểu thực tế Cơng ty, luận văn phân tích, đánh giá thực trạng KSNB chu trình bán hàng thu tiền, thành tựu đạt được, rủi ro xảy cơng tác KSNB chu trình bán hàng thu tiền Công ty CP sách thiết bị trường học Đà Nẵng, từ đề giải pháp nhằm tăng cường KSNB chu trình bán hàng thu tiền lĩnh vực kinh doanh sách thiết bị trường học Công ty Kết cấu luận văn Ngoài phần mở đầu kết luận, luận văn bao gồm chương: Chương 1: Cơ sở lý luận KSNB chu trình bán hàng thu tiền doanh nghiệp 3 Chương 2: Thực trạng KSNB chu trình bán hàng thu tiền Công ty cổ phẩn sách thiết bị trường học Đà Nẵng Chương 3: Giải pháp tăng cường KSNB chu trình bán hàng thu tiền Cơng ty cổ phần sách thiết bị trường học Đà Nẵng CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 KHÁI QUÁT VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1.1.1 Khái niệm về kiểm soát nội Báo cáo COSO định nghĩa: “Kiểm sốt nội q trình bị chi phối Ban giám đốc, nhà quản lý nhân viên đơn vị, thiết kế để cung cấp đảm bảo hợp lý nhằm đạt mục tiêu sau đây: Mục tiêu hữu hiệu hiệu hoạt động Mục tiêu tin cậy báo cáo tài Mục tiêu tuân thủ luật lệ quy định” 1.1.2 Vai trị kiểm sốt nội - Giúp Ban lãnh đạo doanh nghiệp giảm bớt tâm trạng bất an rủi ro, người tài sản - Giúp Ban lãnh đạo doanh nghiệp giảm tải trọng công việc, vụ hàng ngày để tập trung vào vấn đề chiến lược - Giúp Ban lãnh đạo doanh nghiệp chuyên nghiệp hố cơng tác quản lý điều hành 1.1.3 Mục tiêu kiểm soát nội Bảo vệ tài sản đơn vị; Bảo đảm độ tin cậy thông tin; Bảo đảm việc thực chế độ pháp lý; Bảo đảm hiệu hoạt động lực quản lý 1.1.4 Các yếu tố kiểm sốt nội 1.1.4.1 Mơi trường kiểm soát : Bao gồm yếu tố: Triết lý quản trị phong cách điều hành; Cơ cấu tổ chức; Chính sách nhân sự; Cơng tác kế hoạch;…và Các nhân tố bên ngồi 1.1.4.2 Hệ thống kế tốn: Tính kiểm sốt hệ thống kế tốn thể thơng qua giai đoạn q trình kế tốn là: Lập chứng từ kế toán, phản ánh vào sổ kế toán lập báo cáo kế toán 1.1.4.3 Thủ tục kiểm soát: Được xây dựng dựa nguyên tắc: Nguyên tắc phân công, phân nhiệm; Nguyên tắc bất kiêm nhiệm; Nguyên tắc uỷ quyền phê chuẩn… 1.2 KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP 1.2.1 Đặc điểm chu trình bán hàng và thu tiền bán hàng 1.2.1.1 Nội dung đặc điểm chu trình bán hàng thu tiền bán hàng * Nội dung chu trình bán hàng thu tiền bán hàng: Để hàng hóa tiêu thụ cần phải trải qua trình: Tìm kiếm thị trường khách hàng; Quảng cáo khuyến mãi; Nhận đơn đặt hàng từ khách hàng; Ký kết hợp đồng với khách hàng; Cung cấp sản phẩm, hàng hóa cho khách hàng; Nhận tiền tốn khách hàng * Đặc điểm chu trình bán hàng thu tiền Bán hàng thu tiền trình chuyển nhượng quyền sở hữu hàng hóa cho khách hàng qua trao đổi hàng - tiền doanh nghiệp với khách hàng doanh nghiệp Chu trình bao gồm khâu: xử lý đơn đặt hàng khách hàng, xét duyệt bán chịu, giao hàng, lập hóa đơn, cuối theo dõi nợ phải thu thu tiền 5 Chu trình bán hàng thu tiền giai đoạn cuối hoạt động SXKD, đánh giá hiệu giai đoạn trước hiệu tồn hoạt động doanh nghiệp 1.2.1.2 Các rủi ro chủ yếu xảy chu trình bán hàng thu tiền Trong trình xử lý nghiệp vụ bán hàng thu tiền, phận kiểm tra cần phải ý rủi ro như: Rủi ro đơn đặt hàng; Rủi ro bán chịu; Rủi ro giao hàng; Rủi ro lập hoá đơn; Rủi ro thu tiền mặt 1.2.2 Nội dung kiểm soát nội chu trình bán hàng và thu tiền 1.2.2.1 Mục tiêu chu trình bán hàng thu tiền Các đơn đặt hàng phải xử lý kịp thời, khơng bỏ sót ; nghiệp vụ phải phê chuẩn đắn; nghiệp vụ phải ghi sổ đầy đủ đánh giá đắn; nghiệp vụ ghi sổ phải có hợp lý; nghiệp vụ kinh tế phải phản ánh lúc; nghiệp vụ kinh tế phải ghi đắn vào sổ phụ tổng hợp xác 1.2.2.2 Tở chức thơng tin phục vụ cơng tác kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền Các chứng từ sổ kế toán phải thực theo nội dung, phương pháp lập, ký chứng từ theo quy định Luật kế toán văn quy phạm hành bao gồm: Đơn đặt hàng khách hàng; Lệnh bán hàng; Phiếu xuất kho; Chứng từ vận chuyển; Hóa đơn bán hàng (Hóa đơn GTGT) ; Các chứng từ phê chuẩn; Giấy báo toán; Phiếu thu, giấy báo có ngân hàng; Sổ nhật ký bán hàng; Sổ nhật ký thu tiền mặt; Sổ nhật ký doanh thu bị trả lại giảm giá; Sổ quỹ tiền mặt, tiền gởi ngân hàng; Nhật ký theo dõi khoản CKTM, giảm giá hàng bán hàng bán bị trả lại ; Sổ chi tiết khoản phải thu khách hàng ; Sổ chi tiết thuế GTGT đầu ra; Bảng kê nghiệp vụ ; Các báo cáo hay bảng kê công nợ khách hàng; Báo cáo chi tiết toán hay bảng kê toán; Báo cáo doanh thu … 1.2.2.3 Quy trình KSNB chu trình bán hàng thu tiền bán hàng Xử lý đơn đặt hàng người mua: Căn nhu cầu khách hàng phận có trách nhiệm đưa định bán qua phiếu tiêu thụ có chữ ký Phiếu tiêu thụ định bán doanh nghiệp thể số lượng đặc tính… Một phiếu tiêu thụ gửi lên phận tín dụng để thực việc xét duyệt bán chịu Phê chuẩn phương thức bán chịu:Bộ phân tín dụng có trách nhiệm nhiệm xem xét quyền mua chịu khách hàng phê duyệt… Xuất kho hàng hóa: Căn lệnh bán hàng phê chuẩn phận tín dụng, thủ kho xuất hàng cho phận phụ trách chuyển hàng Chuyển giao hàng hóa: Bộ phận bán hàng lập phiếu xuất kho có chữ ký trưởng phòng chuyển cho thủ kho… Lập kiểm tra hoá đơn bán hàng: Hoá đơn ghi sổ theo dõi khoản phải thu… Xử lý ghi sở doanh thu: kế tốn doanh thu ghi nhận nghiệp vụ bán hàng vào số theo dõi doanh thu Đồng thời kế toán hàng tồn kho phản ánh giá vốn hàng bán theo nguyên tắc phù hợp với doanh thu Ghi sổ nghiệp vụ theo dõi toán: Sau thực chức bán hàng ghi sổ kế toán nghiệp vụ cần thực tiếp chức thu tiền điều kiện bình thường khơng bình thường Trong trường hợp cần xử lý ghi sổ khoản thông thường thu tiền bán hàng Xử lý ghi sổ hàng bán bị trả lại khoản giảm giá hàng bán: Kế toán phải kiểm tra lại chứng từ hàng bán bị trả lại khoản giảm giá phê duyệt đầy đủ đắn chưa trước vào sổ kế tốn… Thẩm định xố sở khoản nợ khơng thu : Bộ phận tín dụng có trách nhiệm xác định trình lên lãnh đạo phê duyệt khoản phải thu khơng có khả thu hồi văn chứng từ có liên quan Lập dự phòng nợ phải thu khó đòi: Định kỳ lập bảng theo dõi tuổi nợ khoản nợ đối tượng khách hàng để làm sở trích lập dự phịng phải thu khó địi Cuối năm, kế toán vào số chênh lệch mức trích lập năm trước với mức cần phải trích lập năm mà tiến hành lập dự phịng cho năm tới hay hồn nhập khoản dự phịng KẾT LUẬN CHƯƠNG Kiểm soát nội chức quan trọng quản lý Các nhà quản lý cần phải biết tình hình thực kết đạt q trình sử dụng sách đưa Họ phải làm chủ kiểm sốt q trình vận hành máy nhân đơn vị Do đó, tổ chức bất kỳ hoạt động đơn vị, nhà quản lý cần lồng vào kiểm sốt thơng qua nội quy, quy chế hoạt động đơn vị Và chương luận văn hệ thống hóa lý luận KSNB chu trình bán hàng thu tiền doanh nghiệp để làm sở quan trọng để đánh giá đối chiếu phân tích với thực trạng KSNB chu trình bán hàng thu tiền Cơng ty CP sách thiết bị trường học Đà Nẵng chương 2, từ luận văn đưa giải pháp để tăng cường KSNB chu trình bán hàng thu tiền Công ty CP sách thiết bị trường học Đà Nẵng CHƯƠNG THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SÁCH VÀ THIẾT BỊ TRƯỜNG HỌC ĐÀ NẴNG 2.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CP SÁCH VÀ THIẾT BỊ 2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển Công ty sách thiết bị trường học Đà Nẵng doanh nghiệp Nhà nước thành lập theo Thông tư số 14/TT-TC ngày 10/06/1982 Bộ Giáo dục Đào tạo, trực thuộc Sở Giáo dục Đào tạo tỉnh Quảng Nam Đà Nẵng (QNĐN) Năm 2004 chuyển thành Công ty cổ phần sách thiết bị trường học Đà Nẵng theo Quyết định số 26/2004/QĐ-UB ngày 24/02/2004 Ủy Ban Nhân Dân TP Đà Nẵng 2.1.2 Chức và nhiệm vụ công ty Chức năng: Kinh doanh sách giáo khoa, sách giáo viên, sách mở rộng nâng cao kiến thức, giấy, vở, thiết bị dạy học, văn phịng phẩm, văn hố phẩm, đồ thiết bị văn phòng; Nhiệm vụ: Tuyên truyền giới thiệu, thu thập thông tin thêm sách, thiết bị trường học ; Hướng dẫn, bồi dưỡng, kiểm tra đôn đốc nghiệp vụ xây dựng, bảo quản sử dụng thư viện, tủ sách, phịng thí nghiệm các trường học; Liên kết với Sở giáo dục Đào tạo in ấn các loại sách, hồ sơ, biểu mẫu phục vụ nhu cầu dạy học; Tổ chức dự trữ bảo quản hàng hoá, bảo đảm cho quá trình lưu thơng hàng hoá thường xuyên liên tục… 2.1.3 Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh Công ty * Đặc điểm mặt hàng kinh doanh và thị trường tiêu thụ Công ty CP sách thiết bị trường học Đà Nẵng kinh doanh mặt hàng sách thiết bị trường học đặc thù phục vụ cho việc dạy học giáo viên học sinh địa bàn Miền Trung Miền Nam… Các mặt hàng Công ty cung cấp dạng phong phú: Sách giáo khoa, sách tham khảo, giấy vở, đồ dùng học tập; Trang thiết bị cho phịng thí nghiệm, trang thiết bị nghe nhìn đồ dùng giảng dạy giáo viên; Văn phòng phẩm, đồ lưu niệm, đồ chơi trẻ em; Hiện Công ty thực phân phối cho nhiều nhà xuất như: Nhà xuất Đà Nẵng, NXB giáo dục, NXB trẻ, NXB Kim Đồng, NXB Thanh Niên Nguồn cung cấp thiết bị cho Công ty Công ty giáo dục Hà Nội, Công ty giáo dục thiết bị Sài Gịn; Ngồi Cơng ty cịn tổ chức in ấn, sản xuất sản phẩm phục vụ cho nhu cầu khách hàng Thị trường tiêu thụ rộng khắp Miền Trung Miền Nam thông qua hệ thống bán bn Văn phịng Cơng ty hệ thống bán lẻ nhà sách tự chọn * Đặc điểm tổ chức mạng lưới tiêu thụ: Hiện nay, Cơng ty có văn phịng đặt 78 Bạch ĐằngQuận Hải Châu - Thành Phố Đà Nẵng thực công tác quản lý kinh doanh bán buôn; Hệ thống nhà sách tự chọn bán lẻ nằm khắp Quận TP Đà Nẵng 2.2 CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG TỚI CƠNG TÁC KSNB CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CP SÁCH VÀ THIẾT BỊ TRƯỜNG HỌC ĐÀ NẴNG 2.2.1 Mơi trường kiểm sốt 10 2.2.1.1 Phân cấp quản lý Công ty đơn vị trực thuộc Cơng ty có 10 đơn vị trực thuộc: Nhà máy in Nhà sách TP Đà Nẵng; Chi nhánh Công ty Nhà sách TP Hồ Chí Minh 2.2.1.2 Cơ cấu tổ chức Bộ máy quản lý tổ chức theo mơ hình trực tuyến chức 2.2.1.3 Chính sách nhân sự Chính sách tuyển dụng, đào tạo; chế độ làm việc; điều kiện lao động; bố trí nhân phịng ban; sách tiền lương phúc lợi phù hợp với điều kiện nhu cầu phát triển sản xuất kinh doanh Công ty 2.2.1.4 Công tác lập kế hoạch Lập kế hoạch doanh thu hàng năm Cơng ty khơng xác, khơng sát với thực tế Công ty lấy kế hoạch doanh thu để định hướng hoạt động cho Cơng ty vào kế hoạch doanh thu hàng năm để khốn quỹ lương cho phận…Địi hỏi việc lập kế hoạch doanh thu hàng năm Công ty phải sát với thực tế phận, đơn vị trực thuộc… 2.2.1.5 Các nhân tố bên ngồi Chương trình giáo dục, sách thuế; Tình trạng in lậu, xuất tràn lan sách tham khảo có nội dung gắn với sách giáo khoa số nhà xuất lớn….; Trên thị trường có nhiều doanh nghiệp hoạt động chuyên nghiệp kinh doanh mặt hàng sách thiết bị trường học thách thức lớn Công ty 2.2.2 Đặc điểm hệ thống kế tốn 2.2.2.1 Mơ hình tở chức máy kế tốn Cơng ty Cơng ty áp dụng mơ hình tổ chức máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán 11 2.2.2.2 Hình thức sở kế tốn áp dụng Cơng ty Cơng ty áp dụng hình thức Chứng từ ghi sổ 2.2.3 Tổ chức thông tin phục vụ cơng tác kiểm sốt nội chu trình bán hàng và thu tiền 2.2.3.1 Tổ chức thu thập luân chuyển chứng từ Chứng từ sử dụng: Đơn đặt hàng; Hợp đồng kinh tế; Biên giao hàng; Bảng kê nộp tiền hàng ngày; Phiếu thu; Giấy báo có ngân hàng; Sổ phụ ngân hàng; Sổ theo dõi bán hàng; Hóa đơn GTGT; Bảng đối chiếu cơng nợ: lập; Báo cáo bán hàng-bán lẻ; Bảng kê hóa đơn bán Nhà sách; Tổng hợp doanh số bán hàng tháng Quá trình luân chuyển chứng từ Lập tiếp nhận chứng.từ Kiểm tra chứng từ Sử dụng chứng từ Đối chiếu chứng từ Bảo quản Lưu sử dụng lại hủy chứng từ 2.2.3.2 Hệ thống tài khoản sở sách kế tốn Hệ thống tài khoản Công ty sử dụng tuân thủ quy định Nhà nước Công ty lập đầy đủ báo cáo kế toán nội sử dụng nội Công ty đơn vị trực thuộc tuân thủ theo quy định Nhà nước số báo cáo Công ty thiết kế riêng phù hợp với đặc thù kinh doanh mình, chẳng hạn “Báo cáo bán hàng - bán lẻ”, “Bảng kê chi tiết hóa đơn GTGT” nhà sách định kỳ 30 ngày lần phải nộp cho Công ty… “Tổng hợp doanh số bán tháng Nhà sách” 2.3 THỰC TRẠNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SÁCH VÀ THIẾT BỊ TRƯỜNG HỌC ĐÀ NẴNG trữ chứng từ 12 2.3.1 Đặc điểm chu trình bán hàng và thu tiền Công ty Công ty hoạt động kinh doanh nhiều lĩnh vực kinh doanh sách thiết bị trường học; nhận hợp đồng in… hoạt động mang lại doanh thu lớn cho Công ty hoạt động kinh doanh sách thiết bị trường học thơng qua hoạt động bán bn Văn phịng Cơng ty hoạt động bán lẻ Nhà sách Vì vậy, Cơng ty tập trung phần lớn nguồn lực nhằm mục đích mở rộng địa bàn kinh doanh Để quản lý việc bán hàng thu tiền Công ty xây dựng mã vạch bao gồm: thuế suất, tên hàng, tên nhà sản xuất, tên tác giả, tên kho hàng để nhân viên vào để bán hàng cho khách 2.3.2 Thủ tục kiểm soát nội chu trình bán hàng và thu tiền Công ty CP sách và thiết bị trường học Đà Nẵng 2.3.2.1 Thủ tục KSNB chu trình bán hàng thu tiền Văn phòng Công ty Các khách hàng mua hàng Công ty theo hợp đồng kinh tế ký kết đơn đặt hàng có phê chuẩn người ủy quyền theo hình thức trả tiền hay mua nợ Hình thức tốn chủ yếu chuyển khoản trực tiếp vào tài khoản Cơng ty, đảm bảo độ xác, đầy đủ tránh rủi ro phát sinh q trình tốn… Việc kiểm sốt chu trình bán hàng thu tiền Văn phịng tiến hành qua giai đoạn: Thủ tục kiểm soát bán hàng; Thủ tục kiểm soát thu tiền bán hàng * Thủ tục kiểm soát bán hàng Sách thiết bị trường học bán Công ty theo đơn đặt hàng hợp đồng kinh tế Phòng Kinh doanh trực tiếp nhận đơn đặt hàng, kiểm tra khả đáp ứng hàng hóa → Phịng KD xử lý 13 đơn hàng theo phân cấp tài chính, viết hóa đơn GTGT chuyển cho phịng kế tốn theo dõi cơng nợ →Thủ kho chứng từ xuất hàng cho khách hàng Công ty áp dụng mức xét duyệt bán chịu theo phương pháp “gối đầu” yêu cầu khách hàng phải trả trước 80% giá trị lơ hàng, cịn 20% cịn lại cho khách hàng nợ tối đa khơng q năm Công ty sử dụng phần mền theo dõi quản lý hóa đơn GTGT theo kho ( ký hiệu thuế xuất theo kho như: thuế xuất 0%: kho K0; thuế xuất 5%: kho T5…), khách hàng mua lơ hàng có loại thuế suất cơng ty phải xuất tờ hóa đơn khác gây tốn kém, quản lý hóa đơn GTGT khơng khoa học gây phiền hà cho khách hàng Hiện đơn đặt hàng không đánh số thứ tự lưu phịng kinh doanh gây khó khăn việc kiểm soát chặt chẽ đơn đặt hàng theo trình tự thời gian kiểm sốt việc xuất hóa đơn GTGT… * Thủ tục kiểm sốt thu tiền: Khách hàng mua hàng -KTT Toán viết phiếu thu nhập số liệu vào máy -Thủ quỹ thu tiền Nhập số liệu vào máy - Nộp tiền vào ngân hàng - Thủ kho xuất hàng cho khách 2.3.2.2 Thủ tụcKSNB chu trình bán hàng thu tiền nhà sách Các nhà sách đơn vị trực thuộc Công ty với chức chủ yếu thực nhiệm vụ bán lẻ sách thiết bị văn phịng, văn phịng phẩm cho khách hàng Hình thức thu tiền 100% tiền mặt, luồng tiền phát sinh ngày lớn bố trí nhân Nhà sách chưa hợp lý, nhân viên phụ trách kiểm sốt khâu nhập hàng khâu xuất hàng Kiểm soát chặt chẽ hoạt động bán 14 hàng thu tiền Nhà sách để hạn chế rũi gian lận xảy … * Thủ tục kiểm soát bán hàng Khách hàng mua hàng -Nhân viên thu ngân thu tiền -Xuất phiếu tính tiền hàng cho khách - Cuối ngày NVTN ghi sổ theo dõi bán hàng - KT quầy hàng xuất hóa đơn GTGT - Nộp tiền cơng ty - KTQ lập các B/c chi tiết bán hàng hàng ngày - Cuối tháng chuyển các liệu các báo cáo bán hàng tháng công ty - Đối chiếu cơng nợ Kiểm sốt hàng hóa nhập từ Công ty Nhà sách mốc thời gian kiểm kê hàng hóa Nhà sách quan trọng liên quan đến hệ thống kiểm sốt chu trình bán hàng thu tiền Nhà sách Hiện nay, Nhà sách vào kế hoạch năm duyệt viết giấy đề nghị xuất hàng → trưởng phòng kinh doanh trưởng phòng KHTC phê duyệt → nhân viên PKD viết phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội Công ty tự in →Thủ kho vào phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội để xuất hàng cho nhân viên nhà sách → liên PXK kiêm vận chuyển nội chuyển cho kế tốn cơng nợ sau hàng nhập nhà sách có Cửa hàng trưởng ký xác nhận, nên dễ xảy gian lận khơng có kiểm sốt khâu hàng thực nhập so với PXK… Hàng năm Công ty kiểm kê hàng hóa đợt vào 30/9 31/12 Công ty giá trị hàng tồn kho để tính giá trị hàng thực bán cách nhà sách Số lượng bán kỳ = (Tồn đầu kỳ+ nhập kỳtồn cuối kỳ)- (xuất giao dịch + xuất dùng + hao hụt cho phép) Nếu số lượng thực tế kiểm kê chênh lệch với số liệu sổ sách, tất 15 nhân viên nhà sách phải bị bồi thường tùy theo trách nhiệm công việc giao… * Thủ tục kiểm soát thu tiền bán hàng - Cuối ngày KTQ viết phiếu thu - Nộp tiền Công ty Nhà sách gần Công ty Khách hàng mua hàng Bán nhiều Nhà sách xa Công ty Bán - Vài ngày KTQ viết phiếu thu - Nộp tiền Công ty Cuối tháng Đ/c công nợ với kế toán công nợ 2.4 ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG KSNB CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CP SÁCH VÀ THIẾT BỊ TRƯỜNG HỌC ĐÀ NẴNG 2.4.1 Những kết đạt được công tác KSNB chu trình bán hàng và thu tiền Tổ chức cơng tác kế tốn chu trình bán hàng thu tiền bán hàng tuân thủ pháp luật, sách, chế độ Nhà Nước, đáp ứng yêu cầu kinh doanh Công ty Công ty vận dụng phương pháp hạch tốn chu trình bán hàng thu tiền với hệ thống tài khoản kế tốn, trình tự hạch toán phù hợp với tổ chức kinh doanh Cơng ty Trình tự từ khâu tiếp nhận xử lý đơn đặt hàng, phê duyệt, lập hóa đơn, vào sổ theo dõi công nợ…, luân chuyển chứng từ phận đảm bảo logic, đầy đủ, kịp thời, chặt chẽ theo quy định… 2.4.2 Những hạn chế công tác KSNB chu trình bán hàng và thu tiền Chưa có phận kiểm tốn nội để đánh giá, xem xét đầy đủ hiệu KSNB, tình hình thực chế độ, quy định 16 sách Điều nhận thức Ban lãnh đạo Cơng ty vai trị phận Cơng ty cịn hạn chế Ứng dụng phần mền quản lý bán hàng Bravo từ năm 1994 chưa phát huy hiệu Hệ thống KSNB Công ty chưa đáp ứng kịp với tốc độ phát triển kinh doanh Cơng ty có q nhiều loại đơn đặt hàng khiến cho việc xử lý kiểm soát chứng từ gặp khó khăn; đơn đặt hàng chưa đánh theo số thứ tự lưu phòng kinh doanh… Thời điểm ghi nhận doanh thu bán hàng chưa kịp thời, hàng ngày nhà sách nghiệp vụ kinh tế phát sinh cán thu ngân xuất phiếu tính tiền, cuối ngày kế tốn quầy hàng tính tốn xuất hóa đơn GTGT cho nghiệp vụ kinh tế phát sinh Chưa kiểm soát khâu nhập hàng khâu xuất hàng nhà sách… Mặt hàng sách thiết bị trường học bị ảnh hưởng nhiều yếu tố như: Chính sách kinh tế vĩ mô nhà nước giáo dục đào tạo chưa ổn định (quyết định Bộ GD ĐT); Chính sách vĩ mơ Cơng ty Do đó, cơng tác lập kế hoạch doanh thu hàng năm công ty cho đơn vị trực thuộc khơng xác Cơng ty lấy kế hoạch doanh thu để định hướng cho hoạt động mình, mặc khác cơng ty lại lấy kế hoạch doanh thu hàng năm để khoán lương thưởng cho phận Hiện nay, công ty sử dụng phần mền quản lý hóa đơn GTGT theo kho có nghĩa hóa đơn GTGT lần xuất xuất loại thuế, nghiệp vụ phát sinh có loại thuế phải xuất nhiêu tờ hóa đơn GTGT gây khó việc quản lý hóa đơn GTGT, 17 gây lãng phí phiền hà cho khách hàng Công ty giá trị hàng tồn kho qua đợt kiểm kê để tính giá trị hàng thực bán nhà sách Do đặc thù kinh doanh theo mùa nên công ty tiến hành kiểm kê hàng tồn kho năm lần, lần vào 30 tháng 9, lần vào 30 tháng 12 hàng năm, dẫn đến tình trạng có gian lận chậm bị phát Để hạn chế tình trạng trên, công ty xây dựng kế hoạch kiểm kê hàng năm tăng lên Cơng ty chưa trích lập dự phịng cho khoản phải thu kéo dài khó có khả thu hồi KẾT LUẬN CHƯƠNG Việc phân tích đánh giá thực trạng KSNB chu trình bán hàng thu tiền Công ty CP sách thiết bị trường học Đà Nẵng cho thấy công ty vận dụng lý thuyết kiểm soát nội vào thực tế để kiểm soát quản lý hoạt động Cơng ty nhằm đạt mục tiêu đề Tuy nhiên, việc thiết kế mang tính tự phát, khơng hệ thống nên mức độ thành cơng chưa cao, cịn nhiều điểm khiến hệ thống kiểm soát nội chưa phát huy hết hiệu tổ chức nhân sự, phân định trách nhiệm, quyền hạn, kiểm soát hệ thống máy tính, đánh giá phân tích rủi ro doanh nghiệp Do KSNB chu trình bán hàng thu tiền Công ty CP sách thiết bị trường học Đà Nẵng hạn chế cần khắc phục nhằm phát huy tối đa tính hiệu KSNB, từ làm sở để đưa giải pháp nhằm tăng cường KSNB chu trình bán hàng thu tiền chương CHƯƠNG 18 GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CƠNG TY CP SÁCH VÀ THIẾT BỊ TRƯỜNG HỌC ĐÀ NẴNG 3.1 SỰ CẦN THIẾT PHẢI HỒN THIỆN KSNB CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CP SÁCH VÀ THIẾT BỊ TRƯỜNG HỌC ĐÀ NẴNG Tồn cầu hố, hội nhập kinh tế quốc tế xu tất yếu thời đại Để đứng vững môi trường cạnh tranh, thích ứng với điều kiện kinh doanh mang tính quốc tế, từ hồn thiện hệ thống KSNB, tăng cường công tác quản lý bước cần thiết công ty tiến trình đổi hội nhập 3.2 MỘT SỐ GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG KSNB CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CP SÁCH VÀ THIẾT BỊ TRƯỜNG HỌC ĐÀ NẴNG 3.2.1 Tăng cường tính độc lập và lực cho Ban kiểm soát Ban kiểm sốt hoạt động mang tính hình thức, mục đích, nhiệm vụ quyền hạn thể giấy tờ cịn thực tế vai trị phận mờ nhạt mà nguyên nhân thiếu độc lập lực cần thiết Do đó, Cơng ty cần phải tăng cường chức năng, quyền hạn ban kiểm soát, coi trọng ban kiểm soát với tư cách tra chủ sở hữu có tồn quyền kiểm tra doanh nghiệp, đặc biệt tài chính; họ phải có trách nhiệm kiểm tra kỹ để phát khoản chi phí bất hợp lý, chi vượt định mức, chứng từ giả mạo (nếu có) Trưởng ban kiểm sốt phải chun gia tài chính, có đạo đức, phẩm chất tốt thiết phải không thuộc biên chế phịng tài kế tốn tốt thành viên độc lập từ bên ngồi Cơng ty khơng trực 19 tiếp tham gia điều hành Cơng ty Chức danh trưởng ban kiểm sốt phải coi nhân vật số ba sau chủ tịch hội đồng quản trị tổng giám đốc hệ thống chức vụ doanh nghiệp phải có mức lương tương xứng với nhiệm vụ giao Kiểm soát viên cần phải đào tạo kiến thức phương pháp làm việc kiểm soát viên thực thụ, cần có quy định cơng tác đào tạo kiểm soát viên bầu vào Ban kiểm sốt Việc đào tạo kết hợp với chun gia kiểm tốn ngồi nước, giảng viên trường đại học kinh tế Có vậy, Ban kiểm sốt có đủ khả hồn thành nhiệm vụ Bên cạnh cần có quy định cụ thể trách nhiệm ban kiểm sốt đại hội đồng cổ đơng trường hợp không phát hiện, ngăn chặn kịp thời hành vi sai trái hội đồng quản trị, Ban giám đốc gây thiệt hại cho công ty 3.2.2 Thành lập Bộ phận kiểm tốn nội Cơng ty chưa có máy KTNB, hoạt động kiểm tra kiểm sốt hoạt động tài Cơng ty dựa vào công tác kiểm tra đơn vị kiểm tốn độc lập theo u cầu Cơng ty quan kiểm toán nhà nước Thành lập phận KTNB Công ty nên thành lập gồm đến người đứng đầu Trưởng phòng KTNB chịu trách nhiệm đạo trực tiếp từ Ban Giám Đốc Nhiệm vụ KTNB nhiều khuôn khổ đề tài nghiên cứu tác giả xin tập trung đưa ý kiến liên quan đến việc KSNB chu trình bán hàng thu tiền - Bộ phận KTNB thành lập cần chủ động rà soát để sửa đổi ban hành quy chế nội liên quan đến việc kiểm tra, kiểm soát chu trình bán hàng thu tiền 20 - Lập kế hoạch tổ chức kiểm tra việc xét Tổ chức định kỳ ba tháng lần kiểm tra việc phê chuẩn đơn đặt hàng; kiểm tra cho phép việc xét duyệt bán chịu; kiểm tra tính đắn kỳ việc ghi nhận doanh thu nợ phải thu khách hàng, đặc biệt tính có thật khoản tiền ghi sổ thực tế nhận được… Đồng thời , thực nghiêm túc việc báo cáo cơng tác kiểm tra, kiểm sốt cho Ban Giám Đốc theo định kỳ tháng báo cáo đột xuất theo yêu cầu Công ty - Quản lý, bố trí, phân cơng cơng việc cho kiểm toán viên thực biện pháp đào tào huấn luyện KTV, đảm bảo không ngừng nâng cao trình độ lực cơng tác KTV Đề xuất với Giám Đốc việc đề bạt, bổ nhiệm khen thưởng, kỷ luật KTV Đề nghị trưng lập KTV đơn vị thành viên chuyên viên phận khác đơn vị để thực kiểm toán cần - Kiểm tra đột xuất việc nộp tiền bán hàng nhà sách Cơng ty tình hình đối chiếu công nợ nhà sách với công ty, Công ty với khách hàng - Kiến nghị thay đổi sách, quy trình nhằm nâng cao hiệu công tác quản lý điều hành Công ty Khi phát hành vi vi phạm trái với sách, chế độ pháp luật, quy định cơng ty phải báo với cấp có thẩm quyền để đưa giải pháp để giải kịp thời nhằm hạn chế tổn thất xảy cách thấp 3.2.3 Hoàn thiện hệ thống thông tin phục vụ cho KSNB chu trình bán hàng và thu tiền Văn phịng Cơng ty và sáu nhà sách đóng địa bàn TP Đà Nẵng 3.2.3.1 Hoàn thiện trình tự luân chuyển chứng từ: 21 * Tại Văn phịng Cơng ty Đơn đặt hàng phải đánh số thứ tự liên tục đánh số theo số hóa đơn GTGT sau lưu kèm theo hóa đơn GTGT để cần tra cứu, kiểm tra, kiểm sốt dễ dàng tìm kiếm Riêng đơn đặt hàng qua mail cơng ty thực cách in giấy đánh số đơn đặt hàng khác để làm cho nghiệp vụ kinh tế phát sinh Hóa đơn GTGT phải quản lý chung loại thuế suất có nghĩa hóa đơn GTGT thiết kế lại phần mền quản lý hóa đơn hồn thiện Hóa đơn GTGT phải phịng kế tốn lập sở số liệu phòng kinh doanh cung cấp để hạn chế gian lận có sai sót sớm bị phát * Tại Nhà sách Xuất hóa đơn GTGT thay cho phiếu tính tiền; Quy định thời gian gửi chứng từ bán hàng hóa đơn GTGT phịng kế tốn thời gian kiểm tra, đối sốt cơng nợ Cơng ty nhà sách; tăng số đợt kiểm kê hàng hóa… 3.2.3.2 Xây dựng hệ thống báo cáo kế toán nội Mẫu Báo cáo tổng hợp đơn đặt hàng ( Bảng 3.1 ); Báo cáo tổng hợp tình hình cơng nợ khách hàng (Bảng 3.1); Báo cáo tổng hợp doanh thu tuần nhà sách ( Bảng 3.2) 3.2.4 Hoàn thiện thủ tục KSNB chu trình bán hàng và thu tiền 3.2.4.1 Xây dựng thêm sách liên quan đến tiêu thụ * Tại văn phịng cơng ty Cơng ty xây dựng sách tín dụng để giữ chân khách hàng truyền thống…; Cơng ty nên có sách tăng thêm chiết khấu cho khách hàng từ 2% đến 3% cho khách hàng mua hàng trả tiền 22 * Tại Nhà sách Phối hợp với trường tổ chức chương trình khuyến dịp cuối năm học; Tổ chức chương trình tơ ảnh miễn phí cho em học sinh mẫu giáo, học sinh tiểu học học sinh THCS dịp 1/6 15/8 3.2.4.2 Hoàn thiện thủ tục KSNB chu trình bán hàng thu tiền a/ Hoàn thiện thủ tục KSNB chu trình bán hàng và thu tiền văn phịng cơng ty * Thủ tục kiểm soát bán hàng: Lập hồ sơ khách hàng; Xây dựng trách nhiệm việc xét duyệt đơn đặt hàng; thành lập tổ đánh giá xếp loại tín dụng khách hàng; giao việc xuất hóa đơn GTGT cho phịng kế tốn; tăng cường thêm kế tốn cơng nợ; nâng cấp phần mền quản lý hóa đơn GTGT * Thủ tục kiểm soát thu tiền bán hàng Áp dụng phần mền ngân hàng vào công tác quản lý tiền thu bán hàng cho Giám Đốc kế toán trưởng; Quy định kế toán trưởng tham gia trực tiếp vào việc kiểm kê tiền mặt vào cuối tuần Hay đột xuất kiểm kê quỹ để kiểm tra tính trung thực kế tốn toán thủ quỹ; quy định thường xuyên kiểm tra chéo nhân viên kinh doanh với kế tốn cơng nợ tình hình tốn khách hàng b/ Tăng cường thủ tục KSNB chu trình bán hàng và thu tiền nhà sách * Thủ tục kiểm soát bán hàng Tăng cường kiểm soát khâu nhập xuất hàng; Quy định tất nghiệp vụ phát sinh phải xuất hóa đơn GTGT; tăng số đợt kiểm kê hàng hóa; nâng cấp phân mền quản lý bán hàng; phần mền quản lý bán lẻ 23 * Thủ tục kiểm soát thu tiền bán hàng Quy định lượng tiền mặt phép tồn quỹ; quy định thời gian nộp báo cáo tổng hợp doanh thu tuần cơng ty; Thiết kế hóa đơn GTGT riêng cho nhà sách; quy định thời gian kiểm kê hàng hóa 3.3 KIẾN NGHỊ ĐỂ THỰC HIỆN GIẢI PHÁP 3.3.1 Đối với quan quản lý Nhà nước Nhà nước cần tạo môi trường pháp lý lành mạnh; Sớm hồn thiện sách phát triển cho ngành giáo dục 3.3.2 Đối với Công ty CP sách và thiết bị trường học Đà Nẵng Nâng cấp hoàn thiện phần mền quản lý bán hàng nhà sách, phần mền bán lẻ; trao quyền chủ động kinh doanh cho Nhà sách trực thuộc, phân rõ trách nhiệm lợi ích kinh doanh cho Nhà sách; Xây dựng kế hoạch doanh thu hàng năm phải sát với thực tế phận, đơn vị trực thuộc… 3.3.3 Đối với nhà sách trực thuộc Tăng cường nhân viên kiểm tra kiểm soát việc nhập xuất hàng hóa; nâng cao đạo đức nghề nghiệp trình độ chun mơn cho đội ngũ nhân viên nhà sách; Các nhà sách cần chủ động xây dựng đề xuất với công ty ….nhằm thu hút khách hàng đến với nhà sách KẾT LUẬN CHƯƠNG Để khắc phục tồn đáp ứng yêu cầu quản lý giai đoạn nay, Trong chương luận văn đưa cần thiết, yêu cầu phải tăng cường kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền Luân văn nêu giải pháp hoàn thiện thủ tục kiểm sốt chu trình bán hàng thu tiền nhằm tăng cường cơng tác KSNB 24 chu trình bán hàng thu tiền Công ty CP sách thiết bị trường học, khâu quan trọng góp phần vào thành công Công ty KẾT LUẬN CHUNG Trước xu tồn cầu hóa nay, mức độ cạnh tranh hàng hóa, dịch vụ doanh nghiệp Việt Nam thị trường nước giới ngày khốc liệt Nền kinh tế nước ta có triển vọng hướng để hoà nhập với kinh tế giới, bối cảnh hội nhập kinh tế nay, việc Việt Nam gia nhập vào Tổ chức thương mại giới WTO mang lại cho doanh nghiệp Việt Nam nhiều hội vô to lớn bên cạnh khơng rủi ro thử thách, đặc biệt doanh nghiệp hoạt động lĩnh vực kinh doanh sách thiết bị trường học Do đó, để tồn phát triển doanh nghiệp phải có chiến lược phù hợp công tác quản lý đạt hiệu Muốn xây dựng chiến lược pháp triển hợp lý, doanh nghiệp phải nắm bắt thông tin doanh thu, chi phí, đồng thời phải có hệ thống kiểm sốt nội hợp lý, hữu hiệu với loại mục tiêu Thực hiệu việc kiểm tra, kiểm soát nguồn hữu ích cho nhà quản lý đối tượng quan tâm, sở để đưa định kinh doanh đảm bảo ổn định phát triển bền vững doanh nghiệp Nhận thức tầm quan trọng đó, Luân văn sâu nghiên cứu, kết hợp lý luận thực tiễn từ tìm giải pháp để tăng cường cơng tác kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền lĩnh vực kinh doanh sách thiết bị trường học Văn phịng cơng ty sáu nhà sách TP Đà Nẵng Công ty CP sách thiết bị trường học Đà Nẵng  ... trách nhiệm công việc giao… * Thủ tục kiểm soát thu tiền bán hàng - Cuối ngày KTQ viết phiếu thu - Nộp tiền Công ty Nhà sách gần Công ty Khách hàng mua hàng Bán nhiều Nhà sách xa Công ty Bán... khách hàng nợ tối đa không năm Công ty sử dụng phần mền theo dõi quản lý hóa đơn GTGT theo kho ( ký hiệu thuế xuất theo kho như: thuế xuất 0%: kho K0; thuế xuất 5%: kho T5…), khách hàng mua lơ hàng... giảm giá; Sổ quỹ tiền mặt, tiền gởi ngân hàng; Nhật ký theo dõi kho? ??n CKTM, giảm giá hàng bán hàng bán bị trả lại ; Sổ chi tiết kho? ??n phải thu khách hàng ; Sổ chi tiết thuế GTGT đầu ra; Bảng kê