H Phiếu số: ……/… (Do Tư vấn ghi) Mẫu số: PHIẾU XÁC ĐỊNH TRỊ SỐ HOÀN THÀNH CÔNG VIỆC (Dành cho chức danh Giao dịch viên) A THÔNG TIN CHUNG Tên người thực hiện: Chức danh (Ghi đầy đủ, rõ ràng tên chức danh/ vị trí công việc thực hiện): Đơn vị (Ghi từ phận tương đương trở lên): B XÁC ĐỊNH TRỊ SỐ HOÀN THÀNH CÔNG VIỆC Tiêu chí, tiêu đánh giá hiệu công việc kết thực công việc Mô tả chi tiết tiêu chí đánh giá chất lượng công việc (khối lượng công việc, chất lượng công việc) tương ứng với vị trí đảm nhận 1.1 Khối lượng công việc Thống kê chi tiết số bưu gửi chấp nhận, doanh thu tính lương tiêu giao, kết đạt năm 2016, từ xác định tỷ lệ hoàn thành công việc năm TT Tiêu chí Chỉ tiêu giao Kết đạt Mức độ hoàn thành (Hi) Điểm Điểm (Cá nhân tự đánh giá) (Lãnh đạo đánh giá) Doanh thu tính lương EMS A1 Số bưu gửi chấp nhận EMS A2 Điểm trung bình (A1+A2)/2 Mức độ hoàn thành tính theo công thức: Hi = Cách xác định điểm theo bảng “Hướng dẫn chấm điểm tiêu chí” phần D 1.2 Chất lượng công việc TT - - Tiêu chí đo lường chất lượng công việc Về thực quy trình làm việc Tiếp nhận yêu cầu khách hàng, đưa phiếu gửi khách hàng điền thông tin, kiểm tra phiếu gửi, nhận phiếu gửi bưu gửi Bọc lại bưu gửi, gián băng dính niêm phong Cân trọng lượng Tính cước, ghi thông tin vào phiếu gửi/ nhập thông tin bưu gửi lên phần mềm quản lý Thu tiền khách hàng, yêu cầu khách hàng ký xác nhận, gắn liên vào bưu gửi, giao liên cho khách hàng, liên lưu Đóng chuyến thư Thống kê bao cáo Thời gian đóng chuyến thư/ giao bưu gửi Thái độ phục vụ khách hàng Số khách hàng khiếu nại bình quân theo tháng Sự phàn nàn khách hàng Điểm trung bình = Di x Ai Tỷ trọng cho tiêu chí (Di) Điểm (Ai) Điểm (Ai) (Cá nhân tự đánh giá) (Lãnh đạo đánh giá) 30% 4% 5% 5% 5% 3% 4% 4% 10% 20% 20% 20% Cách xác định điểm theo bảng “Hướng dẫn chấm điểm tiêu chí” phần D 1.3 Thái độ làm việc TT Tiêu chí đo lường thái độ làm việc Tỷ trọng cho tiêu chí (Di) Chấp hành nội quy, quy chế Công ty 40% Tinh thần trách nhiệm 30% Điểm (Ai) Điểm (Ai) (Cá nhân tự đánh giá) (Lãnh đạo đánh giá) TT Tiêu chí đo lường thái độ làm việc Tỷ trọng cho tiêu chí (Di) Tinh thần đồng đội Điểm (Ai) Điểm (Ai) (Cá nhân tự đánh giá) (Lãnh đạo đánh giá) 30% Điểm trung bình = Di x Ai Cách xác định điểm theo bảng “Hướng dẫn chấm điểm tiêu chí” phần D III Các sai phạm thực công việc mức độ sai phạm TT Các sai phạm thực công việc tháng …………………… Mức độ sai phạm/ mức độ kỷ luật tháng C HƯỚNG DẪN ĐIỀN THÔNG TIN PHIẾU KHẢO SÁT Câu Chức danh: Ghi đầy đủ, rõ ràng tên chức danh/vị trí công việc thực hiện.Ví dụ: CN khai thác hàng hóa liên tỉnh, CN khai thác hàng nhập… Câu Tên người thực hiện: Ghi đầy đủ họ tên hồ sơ cá nhân Câu Đơn vị: Ghi đầy đủ tên từ cấp phòng tương đương trở lên Câu Mô tả tóm tắt chức trách công việc Mô tả tóm tắt chức trách công việc cách ngắn gọn, thể hiện: vị trí, chức năng, phạm vi trách nhiệm chức danh (là ai? đâu? làm gì?) Ví dụ: Chức trách CN khai thác hàng liên tỉnh : Là công nhân khai thác hàng hóa liên tỉnh, thuộc Trung tâm khai thác nước khu vực Hà Nội Thực quy định, quy trình khai thác hàng hóa nước nói chung khai thác hàng hóa, bưu gửi liên tỉnh nói riêng theo qui định Câu Mô tả chi tiết nội dung công việc Các nhiệm vụ/công việc Mô tả chi tiết nhiệm vụ/công việc mà anh/chị giao chủ trì thực hiện, ước tính thời gian thực bình quân nhiệm vụ/công việc theo ngày tuần tháng quí năm( công việc xác định thời gian thực bình quân cột, cụ thể: - Cột “nhiệm vụ”: Liệt kê đầy đủ nhiệm vụ mà chức danh phải thực - Cột “công việc cụ thể” : Một số nhiệm vụ bao gồm nhiều công việc khác nhau, liệt kê hết công việc vào cột “công việc cụ thể” để xác định thời gian làm việc bình quân cho công việc TT Nhiệm vụ Nội dung công việc thực cụ thể Nhận hàng hóa từ phận vận chuyển - Kiểm đếm hành hóa - Đối chiếu mã vạch với vận đơn - Cân trọng lượng hàng hóa - Xếp lên xe chuyển khu vực khia thác Mở túi - Cắt cổ túi, kiểm đếm số lượng bưu gửi túi - Dốc túi Phân hướng - Phân hướng bưu gửi so theo khu vực bắc, Trung, Nam - Phân hướng bưu gửi chi tiết theo đường thư liên TT Nhiệm vụ Nội dung công việc thực cụ thể tỉnh; - Buộc cổ túi, gắn ấn phẩm theo quy định Đóng túi - Nhập số liệu, mã hàng hóa, bưu gửi theo tuyến đường thư, in vận đơn Giao túi liên tỉnh - Kiểm đếm số túi, trọng lượng với phận vận chuyển, ký vận đơn, giao vận chuyển + Các chức danh khác xác định tương tự Câu Mô tả quyền hạn trách nhiệm công việc chức danh Quyền hạn: Mô tả quyền hạn giao để thực công việc quyền hạn sử dụng nguồn lực tài chính, nhân sự, hoạt động, hay đại diện ký kết văn bản, định để thực nhiệm vụ.… (các quyền hạn ghi vào phiếu gạch đầu dòng) Ví dụ: Đối với Trưởng Bưu cục: Kiểm tra, giám sát việc thực quy định, quy trình nghiệp vụ đối vớiCN khai thác thuộc thuộc phạm vi quản lý - Kiểm tra, đề xuất bảo lưu ý kiến đánh giá việc thực quy định, quy trình nghiệp vụ, kỷ luật lao động CN khai thác thuộc phạm vi quản lý - Yêu cầu CN khai thác phải thực quy định, quy trình nghiệp vụ, kỷ luật lao động mà đơn vị Công ty ban hành Trách nhiệm: Trách nhiệm trình thực kết công việc: Mô tả cụ thể trách nhiệm việc kiểm tra, giám sát trình thực công việc chức danh cách trực tiếp hay gián tiếp chịu trách nhiệm kết công việc cuối Ví dụ Đội trưởng đội khai thác liên tỉnh có trách nhiệm: + Thực kiểm tra, giám sát việc khai thác hàng hóa ,bưu gửi theo quy định hành quy trình nghiệp vụ CN khai thác thuộc phạm vi quản lý + Chịu trách nhiệm số lượng chất lượng hàng hóa khai thác ca trước: Giám đốc Trung tâm Trách nhiệm tài sản tài chính: Mô tả cụ thể trách nhiệm tài sản tài trình thực công việc Ví dụ CN khai thác có trách nhiệm: + Quản lý sử dụng công cụ, dụng cụ, máy móc, thiết bị trog ca làm việc giao cho cá nhân; + Đảm bảo không làm hàng hóa ca làm việc Câu Mô tả mối quan hệ công tác a) Mối quan hệ công tác nội Đội/Tổ khai thác hàng hóa: Ghi rõ mối quan hệ công việc chức danh với chức danh khác Đội/Tổ để thực công việc Ví dụ: (1) CN khai thác có mối quan hệ với: Các vị trí công việc khác Đội/tương đương STT Nội dung công việc CN khai thác Cùng khai thác chung số tuyến đường thư Đội trưởng/Tổ trưởng Cập nhật thông tin quy định mới, thống kê sản lượng khai thác ca; báo cáo số hàng hóa phải lập biên … … b) Mối quan hệ công tác với phận khác đơn vị: Mô tả mối quan hệ thực công việc với chức danh khác phận khác Trung tâm Ví dụ: CN khai thác có mối quan hệ: STT Vị trí công việc/ Đội/tương đương Nội dung công việc Đội vận chuyển - Giao nhận hàng hóa, thông báo số hàng hóa bị chuyển nhầm hướng Các phận kháckhác - n … c) Mối quan hệ công tác với quan bên ngoài: Ghi rõ mối quan hệ trình thực công việc với quan bên Câu Tiêu chí, tiêu đánh giá công việc kết thực công việc Cách xác định điểm cho tiêu chí theo bảng ” Hướng dẫn chấm điểm tiêu chí” phần D Câu Các sai phạm mức độ sai phạm thực công việc Mô tả chi tiết sai phạm thực nhiệm vụ giao mức độ sai phạm Ví dụ: Đối với CN khai thác TT Các sai phạm thực công Mức độ sai phạm/ mức độ kỷ luật việc 05 bưu gửi khai thác lạc hướng -Bị trừ 200.000 đ vào lương tháng 01 bưu gửi bị vỡ có giá trị triệu - Bị khiển trách biên - Bị trừ 500.000 đ vào lương …………………… D BẢNG HƯỚNG DẪN CHẤM ĐIỂM CÁC TIÊU CHÍ TT Tiêu chí đánh giá Khối lượng công việc Mức độ hoàn thành doanh Phần trăm hoàn thành thu tính lương tháng doanh thu tính lương tháng thứ i đạt 75% so với tiêu giao Thang điểm đánh giá Phần trăm hoàn thành doanh thu tính lương tháng thứ i đạt từ 75% đến 90% so với tiêu giao Phần trăm hoàn thành doanh thu tính lương tháng thứ i đạt từ 90% đến 100% so với tiêu giao Mức độ hoàn thành số bưu Phần trăm hoàn thành gửi chấp nhận tháng số bưu gửi chấp nhận tháng thứ i đạt 75% so với tiêu giao Phần trăm hoàn thành số bưu gửi chấp nhận tháng thứ i đạt từ 75% đến 90% so với tiêu giao Phần trăm hoàn thành số bưu gửi chấp nhận tháng thứ i đạt từ 90% đến 100% so với tiêu giao II Chất lượng công việc Về việc tuân thủ quy trình thực công việc Tiếp nhận yêu cầu khách hàng, đưa phiếu gửi khách hàng điền thông tin, kiểm tra phiếu gửi, nhận phiếu gửi bưu gửi Bọc lại bưu gửi, gián băng dính niêm phong Không kiểm tra thông tin phiếu gửi khách hàng điền thông tin Hiếm kiểm tra Đôi kiểm tra thông thông tin phiếu gửi tin phiếu gửi khách khách hàng điền thông hàng điền thông tin tin Không bọc bưu gửi quy cách gián băng dính niêm phong Không cân trọng lượng I 1 1.1 1.2 1.3 Cân trọng lượng Phần trăm hoàn thành doanh thu tính lương tháng thứ i đạt từ 100% đến 110% so với tiêu giao Phần trăm hoàn thành số bưu gửi chấp nhận tháng thứ i đạt từ 100% đến 110% so với tiêu giao Phần trăm hoàn thành doanh thu tính lương tháng thứ i đạt trêm 110% so với tiêu giao Thường xuyên kiểm tra thông tin phiếu gửi khách hàng điền thông tin Luôn kiểm tra thông tin phiếu gửi khách hàng điền thông tin Hiếm bọc bưu gửi Đôi bọc bưu gửi Thường xuyên bọc quy cách gián quy cách gián bưu gửi quy cách băng dính niêm phong băng dính niêm phong gián băng dính niêm phong Hiếm cân trọng Đôi cân trọng Thường xuyên cân lượng lượng trọng lượng Luôn bọc bưu gửi quy cách gián băng dính niêm phong Phần trăm hoàn thành số bưu gửi chấp nhận tháng thứ i đạt trêm 110% so với tiêu giao Luôn cân trọng TT Tiêu chí đánh giá 1.4 1.6 Tính cước, ghi thông tin vào phiếu gửi/ nhập thông tin lên phần mềm quản lý Thu tiền khách hàng, yêu cầu khách hàng ký xác nhận, gắn liên lên bưu gửi, liên giao khách hàng, liên lưu Đóng chuyến thư 1.7 Thống kê báo cáo 1.5 2.1 III Thang điểm đánh giá Luôn tính sai Thường xuyên tính sai Đôi tính sai cước Hiếm tính sai cước Không tính sai cước bưu gửi cước bưu gửi bưu gửi bưu gửi cước bưu gửi Không gắn Hiếm gắn liên Đôi gắn liên lên Thường xuyên gắn Luôn gắn liên liên lên bưu gửi lên bưu gửi bưu gửi liên lên bưu gửi lên bưu gửi Không đóng chuyến thư thời gian giao bưu gửi Không thống kê báo cáo Hiếm đóng chuyến thư thời gian giao bưu gửi Hiếm thống kê báo cáo Đôi đóng chuyến thư thời gian giao bưu gửi Đôi thống kê báo cáo Thường xuyên đóng chuyến thư thời gian giao bưu gửi Thường xuyên thống kê báo cáo Luôn đóng chuyến thư thời gian giao bưu gửi Luôn thống kê báo cáo Hiếm đảm bảo thời gian giao chuyến thư theo quy định Không đồng ý Đôi đảm bảo thời gian giao chuyến thư theo quy định Đồng ý Thường xuyên đảm bảo thời gian giao chuyến thư theo quy định Tương đối đồng ý Luôn đảm bảo thời gian giao chuyến thư theo quy định Hoàn toàn đồng ý Số lần khiếu nại từ đến 10 Số lần khiếu nại từ đến Số lần khiếu nại tháng từ đến Số lần khiếu nại tháng Tương đối đồng ý Hoàn toàn đồng ý Thời gian đóng chuyến thư, giao bưu gửi Về việc tuân thủ thời gian Không đảm giao nhận chuyến xe theo quy bảo thời gian giao túi định công ty thư theo quy định Thái độ phục vụ khách Rất không đồng ý hàng tốt Số lần khiếu nại Số lần khiếu nại bình quân tháng từ 10 trở lên tháng Không có phàn nàn từ khách hàng Thái độ làm việc Rất không đồng ý Không đồng ý Đồng ý TT Tiêu chí đánh giá Chấp hành nội quy, quy chế Công ty Tinh thần trách nhiệm Tinh thần đồng đội Không có ý thức chấp hành quy định chung Công ty, vi phạm có tính hệ thông thường xuyên, phải có người giám sát, nhắc nhở việc chấp hành quy định Không có tinh thần trách nhiệm, thiếu tính tự giác làm ảnh hưởng tới hoạt động chuyên môn đơn vị Không có tinh thần đồng đội, thường xuyên nhân tố gây đoàn kết làm ảnh hưởng đến kết công việc đơn vị đơn khác Công ty Thang điểm đánh giá Chưa chấp hành tốt Nghiêm chỉnh chấp quy định Công hành quy định ty, bị cấp nhắc Công ty nhở vi phạm không lần quy định Công ty Tinh thần trách nhiệm chưa cao, bị cấp nhắc nhở không lần trách nhiệm thực công việc Tinh thần đồng đội yếu, miễn cướng hợp tác có yêu cầu thường xuyên kêu ca, phàn nàn có yêu cầu hợp tác Có tinh thần trách nhiệm công việc, không bị cấp nhắc nhở Chủ động cao việc chấp hành quy định Công ty (mọi trường hợp, hoàn cảnh), phù hợp với hợp với hình ảnh chung Công ty Toàn diện tự giác công việc, có tinh thần trách nhiệm cao không với công việc thân mà công việc chung đơn vị Gương mẫu, đọng viên có ảnh hưởng tốt đến người việc chấp hành quy định Công ty Toàn diện tự giác công việc, có tinh thần trách nhiệm cao không với công việc thân mà công việc chung đơn vị, gương mẫu động lực cho thành viên khác Hợp tác tốt đơn Là thành viên tốt, Chủ động động vị với đơn vị thể nhiệt tình lực cho nhân viên khác có yêu cầu hợp tác, chia sẻ khác công việc, trách nhiệm với đồng chủ động tìm kiếm nghiệp hợp tác thành công tập thể ... Tương đối đồng ý Hoàn toàn đồng ý Thời gian đóng chuyến thư, giao bưu gửi Về vi c tuân thủ thời gian Không đảm giao nhận chuyến xe theo quy bảo thời gian giao túi định công ty thư theo quy định... xuyên đóng chuyến thư thời gian giao bưu gửi Thường xuyên thống kê báo cáo Luôn đóng chuyến thư thời gian giao bưu gửi Luôn thống kê báo cáo Hiếm đảm bảo thời gian giao chuyến thư theo quy định... đồng ý Đôi đảm bảo thời gian giao chuyến thư theo quy định Đồng ý Thường xuyên đảm bảo thời gian giao chuyến thư theo quy định Tương đối đồng ý Luôn đảm bảo thời gian giao chuyến thư theo quy