Header Page of 126 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG ĐẶNG THỊ KIM XUÂN HỆ THỐNG TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ CHẤT LƯỢNG CÁC PHẦN MỀM KẾ TỐN VIỆT NAM Chun ngành: Kế tốn Mã số: 60.34.30 TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH Đà Nẵng - Năm 2011 Footer Page of 126 Header Page of 126 Công trình hồn thành ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS Nguyễn Mạnh Toàn Phản biện 1: PGS.TS Hoàng Tùng Phản biện 2: PGS.TS Võ Văn Nhị Luận văn ñược bảo vệ Hội ñồng chấm luận văn tốt nghiệp thạc sĩ Quản trị kinh doanh họp Đại học Đà Nẵng vào ngày 08 tháng 01 năm 2012 Có thể tìm hiểu luận văn tại: - Trung tâm Thông tin - Học liệu, Đại học Đà Nẵng - Thư viện trường Đại học Kinh tế, Đại học Đà Nẵng Footer Page of 126 Header Page of 126 MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Kế tốn cơng cụ quan trọng khơng thể thiếu hoạt động tổ chức, người nắm giữ phân tích hoạt động tài doanh nghiệp Sự phát triển cơng nghệ thơng tin giúp cho kế tốn viên chuyển dần từ cập nhật thủ cơng sang sử dụng tin học hóa cơng tác kế tốn, phổ biến thông qua việc sử dụng phần mềm kế tốn, giảm thiểu chi phí đem lại lợi nhuận cao cho doanh nghiệp Chỉ thị số 58-CT/TW ngày 17/10/2000 Bộ Chính Trị khẳng định: "Cơng nghệ thơng tin động lực quan trọng phát triển, với số ngành cơng nghệ cao khác làm biến đổi sâu sắc đời sống kinh tế, văn hóa, xã hội giới đại" Phần mềm kế tốn sản phẩm ứng dụng công nghệ thông tin giúp việc xử lý cơng việc kế tốn nhanh chóng, từ cho báo cáo kế tốn cần thiết ñáp ứng yêu cầu nhà quản lý cách xác Phần mềm kế tốn khơng giải mặt phương pháp kế toán mà cịn giải liên quan hàng loạt vấn đề thu thập, xử lý, kiểm soát, bảo mật, tuân thủ quy ñịnh Nhà nước Trên thị trường có nhiều phần mềm hãng sản xuất khác nhau, nước nước Do thiếu định hướng nên khơng nhà sản xuất phần mềm lúng túng khơng chọn lựa chiến lược phát triển phù hợp, ñối với doanh nghiệp sử dụng phần mềm khơng tìm phần mềm thích hợp phục vụ cho nhu cầu thông tin quản lý Footer Page of 126 Header Page of 126 Từ trước tới chưa có quy định để thẩm định chất lượng sản phẩm phần mềm kế tốn, vấn đề chưa có quan đứng để kiểm chứng thơng tin Vì vậy, việc xây dựng hệ thống tiêu chuẩn ñánh giá chất lượng phần mềm kế toán Việt Nam vấn ñề cần thiết nhằm thiết kế, xây dựng lựa chọn phần mềm kế tốn Ngồi ra, cịn cung cấp sở lý luận quan trọng cho việc phát triển tổ chức sử dụng phần mềm kế tốn đáp ứng nhu cầu doanh nghiệp q trình phát triển kinh tế Muc đích nghiên cứu luận văn Mục đích luận văn nghiên cứu hệ thống tiêu chuẩn ñánh giá chất lượng phần mềm kế tốn Việt Nam nhằm đưa giải pháp lựa chọn sử dụng phần mềm kế toán doanh nghiệp phù hợp Đồng thời để đồng hóa với giải pháp tổ chức sử dụng, luận văn ñề xuất giải pháp tổ chức thiết kế, xây dựng phần mềm kế tốn Với mục đích trên, phạm vi nghiên cứu luận văn tập trung vào vấn ñề: Lý luận tổng quan phần mềm kế toán, chất lượng phần mềm kế toán; Tiêu chuẩn việc sử dụng phần mềm kế toán theo pháp luật Việt Nam; Khảo sát thực tế việc thiết kế phần mềm kế toán doanh nghiệp Việt Nam; Hệ thống tiêu chuẩn đánh giá chất lượng phần mềm kế tốn Việt Nam; Giải pháp tổ chức thiết kế, lựa chọn sử dụng phần mềm kế toán Việt Nam Trong phạm vi nghiên cứu ñề tài, tác giả ñề cập ñến phương pháp tổ chức khảo sát, phân tích thiết kế phần mềm kế tốn Khơng đề cập đến giải thuật, thuật tốn, lập trình phần mềm kế tốn Phương pháp nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu chủ yếu ñược tác giả vận dụng phương pháp thống kê, so sánh, phân tích tổng hợp Luận văn thu thập thơng tin liên quan đến đề tài sở lý thuyết thực tiễn Footer Page of 126 Header Page of 126 Với thơng tin thu thập, thống kê qua nghiên cứu, khảo sát số phần mềm kế tốn ñược sử dụng Việt Nam, tác giả chọn lọc, phân loại theo ñối tượng nghiên cứu phân tích, đánh giá nhằm đưa nhận định đối tượng nghiên cứu Ý nghĩa khoa học thực tiễn ñề tài Luận văn ñã cung cấp lý luận khoa học hệ thống tiêu chuẩn ñánh giá chất lượng phần mềm kế toán Việt Nam xây dựng hệ thống tiêu chuẩn ñánh giá chất lượng phần mềm kế toán Việt Nam áp dụng thực tế bao gồm: - Hệ thống hóa lý luận chất lượng phần mềm kế toán - Cung cấp kết khảo sát ñánh giá thực trạng phần mềm kế tốn thiết kế sử dụng thị trường Việt Nam - Đề xuất hệ thống tiêu chẩu ñánh giá chất lượng phần mềm kế tốn Việt Nam Ngồi ra, luận văn cịn cung cấp cho chuyên gia tin học sở lý luận kế tốn cần thiết để hiểu biết kế toán Đồng thời cung cấp số kiến thức phần mềm kế toán quản lý tồn diện hệ thống người làm kế tốn, nhà quản lý doanh nghiệp Kết cấu luận văn Chương 1: Một số vấn ñề phần mềm chất lượng phần mềm kế toán Chương 2: Đánh giá phần mềm kế toán Việt Nam Chương 3: Hệ thống tiêu chí đánh giá phần mềm kế tốn giải pháp đề xuất việc lựa chọn sử dụng, thiết kế phần mềm kế toán Footer Page of 126 Header Page of 126 CHƯƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ VỀ PHẦN MỀM KẾ TOÁN VÀ CHẤT LƯỢNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN 1.1 PHẦN MỀM KẾ TOÁN VÀ TỔ CHỨC DỮ LIỆU KẾ TỐN 1.1.1 Phần mềm kế tốn lợi ích việc sử dụng phần mềm kế toán 1.1.1.1 Khái niệm phần mềm kế toán Phần mềm kế toán chương trình dùng để tự động xử lý thơng tin kế tốn máy vi tính, khâu nhập chứng từ gốc, phân loại chứng từ, xử lý thơng tin chứng từ theo quy trình chế độ kế tốn đến khâu in sổ kế tốn báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị (Theo Luật Kế toán) Phần mềm kế tốn phát triển, thiết lập cơng ty hay tổ chức sử dụng nó, ñược mua từ bên thứ ba, kết hợp gói phần mềm bên thứ ba với yêu cầu sửa ñổi tổ chức, cá nhân sử dụng Có nhiều phần mềm kế tốn khác độ phức tạp chi phí 1.1.1.2 Tính ưu việt lợi ích việc sử dụng phần mềm kế toán a Tính ưu việt phần mềm kế tốn - Tính xác - Tính hiệu - Tính chuyên nghiệp - Tính cộng tác b Lợi ích việc sử dụng phần mềm kế tốn Với đặc điểm nhanh chóng, kịp thời kiết xuất số liệu cách xác nhanh chóng lúc có yêu cầu, Footer Page of 126 Header Page of 126 phần mềm kế tốn hồn tồn khắc phục yếu điểm so với kế tốn thủ cơng trước kia, đáp ứng u cầu ngày cao cho cơng tác quản lý, điều hành lãnh ñạo hoạt ñộng ñơn vị Đồng thời, phần mềm kế tốn loại bỏ hầu hết sai sót chủ quan người trình ghi sổ kế tốn lập báo cáo tài chính, phản ánh số liệu kế toán khách quan trung thực Các nghiệp vụ kế tốn ngày đa dạng phong phú phức tạp hơn, với phần mềm kế toán, việc phát sinh nghiệp vụ mới, hạch toán phức tạp ñều ñược giải cách dễ dàng, chuẩn xác Các phần mềm kế tốn ln cơng cụ hiệu để kiểm sốt trì hoạt động cho “bộ não tài chính” cơng ty, chúng ñược sử dụng ñể phục vụ nhu cầu quản lý kế tốn báo cáo cơng nợ khách hàng chi tiết xác, báo cáo số lượng hàng hóa nhập - xuất - tồn kho, liệt kê danh sách khách hàng mối quan hệ với cơng ty… 1.1.2 Tổ chức liệu kế tốn điều kiện sử dụng phần mềm kế tốn Trong ñiều kiện ứng dụng tin học vào công tác hạch tốn kế tốn doanh nghiệp, việc tổ chức liệu kế tốn có điểm khác biệt so với hạch tốn thủ cơng Nhìn chung, hệ thống thơng tin kế tốn điều kiện sử dụng phần mềm kế tốn có đặc điểm chung khái qt sau: a Cơng đoạn 1: Nhập liệu đầu vào Đây bước thu thập ban ñầu hoạt ñộng sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Trong công ñoạn này, từ chứng từ gốc ñã kiểm tra xong, người sử dụng tiến hành phân tích, phân loại Footer Page of 126 Header Page of 126 chứng từ phát sinh trình hoạt động kinh tế sau nhập liệu vào hệ thống tùy theo ñặc ñiểm phần mềm cụ thể Các chứng từ sau ñược nhập vào phần mềm lưu trữ vào máy tính dạng nhiều tệp liệu b Cơng đoạn 2: Xử lý Cơng đoạn thực việc lưu trữ, tổ chức thơng tin, tính tốn thơng tin tài kế tốn dựa thơng tin chứng từ nhập cơng đoạn để làm kết xuất báo cáo, sổ sách, thống kê cơng đoạn sau Trong cơng đoạn sau người sử dụng định ghi thơng tin chứng từ ñã nhập vào nhật ký (ñưa chứng từ vào hạch tốn), phần mềm tiến hành trích lọc thơng tin cốt lõi chứng từ ñể ghi vào nhật ký, sổ chi tiết liên quan, ñồng thời ghi bút tốn hạch tốn lên sổ tính tốn, lưu giữ kết cân đối tài khoản c Cơng đoạn 3: Kết xuất liệu đầu Căn kết xử lý liệu kế tốn cơng đoạn 2, phần mềm tự động kết xuất báo cáo tài chính, báo cáo thuế, sổ chi tiết, báo cáo thống kê, phân tích, Từ ñó, người sử dụng xem, lưu trữ, in ấn xuất liệu,… ñể phục vụ cho mục đích phân tích, thống kê, quản trị kết nối với hệ thống phần mềm khác Tùy theo nhu cầu người sử dụng thực tế khả phần mềm kế toán, người sử dụng thêm, bớt chỉnh sửa báo cáo nhằm ñáp ứng ñược yêu cầu quản trị ñơn vị Footer Page of 126 Header Page of 126 1.2 Chất lượng phần mềm kế toán 1.2.1 Chất lượng 1.2.1.1 Khái niệm Trong dự thảo DIS 9000:2000, Tổ chức Quốc tế Tiêu chuẩn hóa ISO đưa định nghĩa sau: “Chất lượng khả tập hợp đặc tính sản phẩm, hệ thống hay q trình để đáp ứng yêu cầu khách hàng bên có liên quan" 1.2.1.2 Đặc điểm chất lượng - Chất lượng ñược ño thỏa mãn nhu cầu Nếu sản phầm lý mà khơng nhu cầu chấp nhận phải bị coi có chất lượng kém, cho dù trình độ cơng nghệ để chế tạo sản phẩm ñại - Do chất lượng ñược ño thỏa mãn nhu cầu, mà nhu cầu luôn biến động nên chất lượng ln ln biến động theo thời gian, khơng gian, điều kiện sử dụng - Khi ñánh giá chất lượng ñối tượng, ta phải xét xét đến đặc tính ñối tượng có liên quan ñến thỏa mãn nhu cầu cụ thể Các nhu cầu không từ phía khách hàng mà cịn từ bên có liên quan, ví dụ yêu cầu mang tính pháp chế, nhu cầu cộng ñồng xã hội - Nhu cầu cơng bố rõ ràng dạng qui định, tiêu chuẩn có nhu cầu miêu tả rõ ràng, người sử dụng cảm nhận chúng, có phát trong q trình sử dụng chúng - Chất lượng khơng phải thuộc tính sản phẩm, hàng hóa mà ta hiểu hàng ngày Chất lượng áp dụng cho hệ thống, trình Footer Page of 126 Header Page 10 of 126 1.2.2 Đánh giá chất lượng Hiện nay, Việt Nam, nhà sản xuất lẫn người tiêu dùng thiếu thơng tin kiến thức tiêu chuẩn đánh giá chất lượng nói chung chất lượng phần mềm nói riêng Vì vậy, việc sản xuất, ñịnh giá tiêu thụ sản phẩm ñều thiếu tính khoa học, gây ảnh hưởng đến hiệu sản xuất ñầu tư ứng dụng Mặt khác, nhiều nhà đầu tư nước ngồi phân vân mua hay ñặt hàng doanh nghiệp Việt Nam gia cơng phần mềm khơng an tâm chất lượng sản phẩm Để đánh giá chất lượng cần phải xây dựng tiêu chí chất lượng cho sản phẩm, hàng hóa dịch vụ cần đánh giá Căn vào tiêu chí đề ra, người ta xác ñịnh chất lượng theo mức ñộ, cấp bậc 1.2.3 Chất lượng phần mềm kế toán Chuẩn ISO 9126 chất lượng phần mềm ñược ñưa vào năm 1991 quy định đặc tính chất lượng phần mềm Có đặc tính lớn thể thơng qua 21 đặc tính Phần mềm kế tốn phần mềm nói chung, nên phần mềm kế tốn phải đáp ứng ñược yêu cầu sau ñây ñể làm ñánh giá: 1.2.3.1 Đặc tính chức 1.2.3.2 Độ tin cậy 1.2.3.3 Sử dụng 1.2.3.4 Tính hiệu 1.2.3.5 Bảo trì 1.2.3.6 Khả chuyển Footer Page 10 of 126 Header Page 12 of 126 1.4.1 Quản trị hệ thống 1.4.1.1 Khai báo hệ thống - Thông tin doanh nghiệp - Hình thức kế tốn áp dụng 1.4.1.2 1.4.2 10 Quản lý hệ thống - Khai báo người sử dụng - Quản lý người sử dụng 1.4.1.3 Quản trị mạng 1.4.1.4 Giao diện nhập liệu Quản lý ñối tượng kế tốn Quản lý đối tượng kế tốn phần mềm kế tốn bao gồm chức sau: 1.4.3 1.4.4 - Quản lý tiền - Quản lý hàng tồn kho - Quản lý công nợ - Quản lý vật tư, công cụ dụng cụ - Quản lý tài sản cố ñịnh Chức tổng hợp 1.4.3.1 Các bút toán tổng hợp 1.4.3.2 Báo cáo kế toán 1.4.3.3 Báo cáo quản trị 1.4.3.4 Các báo cáo khác Bảo mật kết xuất liệu 1.4.4.1 Bảo mật liệu 1.4.4.2 Lưu trữ phục hồi liệu 1.4.4.3 Truy xuất liệu Footer Page 12 of 126 Header Page 13 of 126 11 CHƯƠNG 2: ĐÁNH GIÁ VỀ CÁC PHẦN MỀM KẾ TOÁN VIỆT NAM 2.1 Một số ñánh giá chức phần mềm kế toán Việt Nam Qua kết nghiên cứu, khảo sát ý kiến ñánh giá số ñơn vị ñã ñang sử dụng phần mềm kế toán Việt Nam dựa chức phần mềm kế tốn đề cập phần trên, tác giả ñánh giá khái quát phần mềm kế toán Việt Nam sau: 2.1.1 Quản trị hệ thống 2.1.1.1 - Khai báo hệ thống Thông tin doanh nghiệp Thông tin doanh nghiệp bao gồm thông tin tên doanh nghiệp, ñơn vị sử phần mềm, ñịa chỉ, mã số thuế, ñơn vị cấp trên,… doanh nghiệp, ñơn vị - Hình thức kế tốn áp dụng Hình thức kế tốn áp dụng báo gồm chế độ kế tốn áp dụng, hình thức sổ kế tốn sử dụng, phương pháp đánh giá hàng tồn kho, phương pháp tính gía thành, phương pháp khấu hao tài sản cố ñịnh, ñơn vị tiền tệ áp dụng doanh nghiệp, ñơn vị sử dụng phần mềm 2.1.1.2 Quản lý hệ thống - Khai báo người sử dụng - Quản lý người sử dụng - Kiểm sốt quyền đăng nhập sử dụng hệ thống - Kiểm sốt chương trình - Bảo mật liệu Footer Page 13 of 126 Header Page 14 of 126 2.1.1.3 12 Quản trị mạng Là việc quản lý truy nhập phần mềm kế tốn thơng qua việc quản lý máy chủ máy trạm liên quan ñến sử dụng, khai khác phần mềm kế tốn đơn vị 2.1.1.4 Giao diện nhập liệu Giao diện nhập liệu hình máy tính giao tiếp người sử dụng phần mềm kế tốn thiết lập, dùng để nhập số liệu khai thác sử dụng phần mềm kế tốn 2.1.2 Quản lý đối tượng kế tốn Việc quản lý đối tượng kế tốn hầu hết phần mềm kế tốn thiết kế ñều quản lý ñối tượng kế toán cách khoa học, thể cụ thể mối liên hệ ñối tượng chi tiết tổng hợp Quản lý đối tượng kế tốn điều kiện áp dụng phần mềm kế tốn bao qt chức sau phần mềm kế toán: 2.1.2.1 Quản lý tiền 100% phần mềm khảo sát ñều thực tốt chức theo dõi tình hình biến động tăng giảm tiền doanh nghiệp Các tiêu thiết kế, mẫu biểu in phiếu thu, phiếu chi ñảm bảo yêu cầu quy định chế độ kế tốn hành Chỉ số 16 phần mềm khảo sát có theo dõi tính tuổi nợ, quản lý hợp đồng khế ước vay 2.1.2.2 Quản lý hàng tồn kho: Hầu chưa có phần mềm có chức quản trị hàng tồn kho dự báo nhu cầu hàng tồn kho, báo cáo hàng hết hạn sử dụng, hàng hết hạn sử dụng, báo cáo nhu cầu tiền mặt phải tốn hàng tồn kho, hoạch định ngun vật liệu ñưa vào sản xuất,… Footer Page 14 of 126 Header Page 15 of 126 13 Đa số phần mềm khảo sát ñều thực ñược chức tự động hạch tốn định khoản kế tốn Phương pháp tính giá hàng tồn kho đa số phần mềm áp dụng bình quân gia quyền Về vấn ñề khả quản lý sản xuất, tập hợp chi phí sản xuất tính giá thành sản phẩm ña số phần mềm ñược khảo sát hầu hết có khả tập hợp chi phí sản xuất, đối tượng tập hợp chi phí sản xuất tập hợp theo phân xưởng, theo nhóm mặt hàng, theo mặt hàng, theo cơng đoạn Đa số phần mềm phải nhờ thêm cơng cụ bên ngồi để xử lý số bước trung gian phân bổ chi phí sản xuất, quy đổi sản phẩm, xác định tỷ lệ,… tính giá thành sản phẩm ñơn vị in phiếu tính giá thành sản phẩm ñược Việc lập báo cáo theo dõi hàng tồn kho ñược thực ña số phần mềm kế tốn 2.1.2.3 Quản lý cơng nợ Theo khảo sát, 100% phần mềm ñược khảo sát ñều thực ñược chức quản lý, theo dõi cơng nợ chi tiết tổng hợp Để đáp ứng yêu cầu quản lý ngày cao, thiết kế phần mềm tốt cần bổ sung chức theo dõi tuổi nợ khoản nợ, ñồng thời cảnh báo lưu ý cơng nợ xấu, q hạn tốn 2.1.2.4 Quản lý tài sản cố định Quản lý tài sản cố ñịnh phân hệ theo dõi tình tình biến động tăng, giảm tài sản cố định doanh nghiệp theo ñối tượng sử dụng Các báo cáo liên quan ñến quản lý tài sản cố ñịnh chưa thực ñược thực báo cáo ñơn giản Footer Page 15 of 126 Header Page 16 of 126 2.1.2.5 14 Quản lý vật tư, công cụ dụng cụ Cũng tương tự phân hệ khác, chức cho phép theo dõi tình hình biến động vật tư, cơng cụ dụng cụ đơn vị Theo dõi, phân bổ cơng cụ dụng cụ khoản trích trước, 2.1.2.6 Quản lý doanh thu, chi phí Hầu hết phần mềm thiết kế chức lồng ghép phân hệ bán hàng, quản lý hàng tồn kho ñể theo dõi doanh thu chi phí giá vốn hàng bán Các chi phí khác theo dõi, hạch tốn việc lập bút toán tổng hợp cuối kỳ, phân bổ 2.1.3 Chức tổng hợp 2.1.3.1 - Các bút toán tổng hợp Các bút toán phân bổ: Phần lớn phần mềm khơng thực tự động bút toán này, mà cuối kỳ kế toán phải cập nhật bút tốn phân bổ, khai báo định khoản kế toán cho bút toán - Xử lý bút tốn trùng: Các phần mềm kế tốn khác cho phép xử lý vấn đề bút tốn trùng theo cách thức khác Một vài phần mềm kế tốn Việt Nam thiết kế tốt có cho phép người sử dụng khai báo chứng từ trùng hạch tốn vật tư, hàng hóa kế tốn tiền, sở phần mềm tự động xử lý trùng lắp khâu hạch toán tổng hợp - Bút tốn kết chuyển tự động: Đa số phần mềm ñược thiết kế sắn bút toán kết chuyển tự ñộng này, phần mềm cho phép người sử dụng khai báo đề phịng trường hợp có phát sinh thay ñổi Footer Page 16 of 126 Header Page 17 of 126 2.1.3.2 15 Báo cáo kế toán Một số phần mềm cho phép người sử dụng thiết kế mẫu báo cáo tài theo mức độ chi tiết khác tiêu Các phần mềm ñều lập ñược báo cáo tài theo yêu cầu chế độ kế tốn hành Mẫu biểu báo cáo ñược phần mềm thiết kế cài ñặt sẵn cơng thức, người sử dụng việc nhắp chuột để thực in báo cáo theo yêu cầu 2.1.3.3 Báo cáo quản trị Khả lập báo cáo liên quan kế tốn quản trị hầu hết phần mềm cịn đơn giản AccNet, Fast Accounting, Bravo, … Những báo cáo quản trị báo cáo chi tiết báo cáo phục vụ cho kế toán quản trị tầm doanh nghiệp nhỏ báo cáo phân tích số tài bản, so sánh kỳ kỳ trước,… 2.1.3.4 Các báo cáo khác Phần mềm cho phép thực số báo cáo thống kê khác như: thống kê bán hàng, xuất vật tư, công cụ dụng cụ theo kho Thực báo cáo kiểm kê như: báo cáo kiểm kê vốn tiền, báo cáo kiểm kê hàng hóa, báo cáo kiểm kê vật tư, công cụ dụng cụ, báo cáo kiểm kê tài sản cố định, báo cáo kiểm kê vật tư, hàng hóa phẩm chất,… hỗ trợ việc ñối chiếu số liệu phận, kiểm tra phát ñể điều chỉnh sai sót q trình hạch tốn 2.1.3.5 Phân tích báo cáo Phân tích báo cáo chức ñánh giá số tiêu tình hình thực tế sản xuất kinh doanh ñơn vị so với kế hoạch, dự toán ñược lập trước theo tháng, q, năm Các tiêu so sánh tỷ lệ %, giá trị chênh lệch thực tế so với kế hoạch Footer Page 17 of 126 Header Page 18 of 126 16 dự tốn, tỷ trọng có phần mềm kế toán thiết kế chức 2.1.3.6 Hợp báo cáo Đối với đơn vị có nhiều chi nhánh, đơn vị trực thuộc, cơng ty việc lập báo cáo tài hợp khơng thời gian cuối kỳ kế tốn Việc thiết kế phần mềm kế tốn thực tốt cơng tác vấn đề quan tâm khơng đội ngũ người làm cơng tác kế tốn Tuy vậy, khơng phải phần mềm kế tốn ñáp ứng ñược yêu cầu thực cần thiết đơn vị có quy mơ lớn 2.1.3.7 Hoạch ñịnh Các phần mềm Bravo, DAS, Effect, Lemon tree, Advan có hệ thống lập dự tốn cho hàng tồn kho Hầu hết phần mềm có báo cáo kiểm kê hàng tồn kho, nhiên hạn chế mức tính chênh lệnh tồn kho thực tế với sổ sách sau có kiểm kê, việc có thơng tin chất lượng hàng tồn kho (hư hỏng, bể, rách, chất lượng, hết hạn, …) khơng quản lý 2.1.4 2.2 Bảo mật kết xuất liệu 2.1.4.1 Bảo mật liệu 2.1.4.2 Lưu trữ phục hồi liệu 2.1.4.3 Truy xuất liệu 2.1.4.4 Kiểm soát liệu 2.1.4.5 Quản trị mạng Những ưu ñiểm tồn phần mềm kế tốn Việt Nam Chưa có thống kê đầy đủ, ước tính Việt Nam có 100 nhà cung cấp phần mềm kế toán Mỗi nhà cung cấp Footer Page 18 of 126 Header Page 19 of 126 17 thường có từ đến vài sản phẩm phần mềm kế tốn khác phù hợp với nhu cầu quy mô tổ chức, doanh nghiệp Nhìn chung phần mềm kế tốn có ưu điểm tồn sau: Những ưu ñiểm: - Các phần mềm kế tốn Việt Nam giá tương đối rẻ, dễ dàng thâm nhập thị trường - Các phần mềm ñược xây dựng tài liệu hướng dẫn sử dụng chủ yếu tiếng Việt Việc tạo thuận lợi cho việc khai thác sử dụng chương trình phần mềm nhân viên kế toán người Việt - Hệ thống kế toán xây dựng số phần mềm phù hợp với chuẩn mực kế tốn chế độ kế toán hành Việt Nam Những tồn tại: - Các phần mềm kế toán Việt Nam phần lớn chưa có tính chun nghiệp cao - Khơng tương thích, tích hợp với phần mềm khác - Chi phí để phát triển ứng dụng cao, thời gian thực ứng dụng dài, khơng tận dụng tối đa khả phát triển công nghệ - Các phần mềm kế toán Việt Nam túy phục vụ cho kế tốn tài chính, tính quản trị, ñặc biệt quản trị bán hàng, quản trị sản xuất, quản trị nhân sự, lập dự toán dự báo sơ sài - Dễ dàng sửa chữa lại sổ kế tốn sau khố sổ - Phần mềm kế tốn thiết kế sai với quy trình hạch tốn bắt buộc, hạch tốn tắt, bỏ sót số nghiệp vụ theo quy định pháp luật kế toán Footer Page 19 of 126 Header Page 20 of 126 18 - Không tuân thủ quy định chế độ kế tốn, tính phân bổ khấu hao, phân bổ chi phí, tập hợp chi phí khơng đối tượng theo quy định - Trong số trường hợp (thường gặp ñơn vị đầu tư nước ngồi) cơng tác kế tốn thực theo chương trình khơng tn thủ chế độ kế tốn đăng ký Footer Page 20 of 126 Header Page 21 of 126 19 CHƯƠNG 3: HỆ THỐNG TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ PHẦN MỀM KẾ TỐN VÀ CÁC GIẢI PHÁP ĐỀ XUẤT VỀ VIỆC LỰA CHỌN SỬ DỤNG VÀ THIẾT KẾ PHẦN MỀM KẾ TOÁN 3.1 Hệ thống tiêu chí đánh giá chất lượng phần mềm kế tóan Việt Nam Qua q trình nghiên cứu, khảo sát, ñánh giá tổng hợp sản phẩm phần mềm kế toán Việt Nam nay, phần mềm kế tốn xem có chất lượng tốt xem xét theo hệ thống tiêu chí đánh giá sau ñây: 3.1.1 Tuân thủ quy ñịnh chế ñộ kế toán Việt Nam Phần mềm kế toán trước hết phải ñảm bảo việc tuân thủ quy ñịnh chế ñộ kế toán theo quy ñịnh hành, ñã ñề cập chương Đây tiêu chí đánh giá quan trọng phần mềm kế tốn 3.1.2 Đảm bảo tính khoa học quản lý đối tượng kế tốn 3.1.2.1 Xác định khai báo thông số hệ thống 3.1.2.2 Xây dựng khai báo mã 3.1.3 Tính xác 3.1.4 Tính mở Đảm bảo tính mở, tính ñộng ñể phần mềm kế toán thiết kế phải thực mềm dẻo: người sử dụng khai báo, sửa ñổi tiêu cần thiết ñể hiệu chỉnh phù hợp với yêu cầu quản lý theo loại hình doanh nghiệp Đặc tính phần mềm kế tốn thiết kế cho phép người sử dụng thực việc ñây: 3.1.4.1 Lựa chọn hình thức sổ kế tốn Footer Page 21 of 126 Header Page 22 of 126 3.1.5 20 3.1.4.2 Lựa chọn phương pháp ñánh giá hàng tồn kho 3.1.4.3 Lựa chọn phương pháp tính khấu hao TSCĐ 3.1.4.4 Lựa chọn phương pháp tính giá thành 3.1.4.5 Lựa chọn phương pháp lập báo LCTT 3.1.4.6 Phần mềm cho phép sửa ñổi mẫu biểu báo cáo 3.1.4.7 Sửa ñổi, thiết lập cơng thức kết xuất số liệu Mức độ tự động hóa cao - Các báo cáo kế tốn ñược lập tự ñộng - Phần mềm thực bút tốn kết chuyển tự động - Phần mềm thực xử lý bút toán trùng 3.1.6 Dễ sử dụng 3.1.7 Tính bảo mật, kiểm sốt thơng tin - Kiểm sốt thơng tin kế tốn - Đảm bảo tính bảo mật thông tin nội bộ: - Phân quyền sử dụng phần mềm kế tốn 3.1.8 An tồn liệu 3.1.9 Tương thích với phần mềm khác 3.2 Giải pháp lựa chọn sử dụng phần mềm kế toán Để thành cơng việc lựa chọn phần mềm để giới hóa nâng cấp cơng việc kế toán, dù doanh nghiệp nhỏ vừa doanh nghiệp lớn phải có cách nhìn nhận mức ñể việc trang bị phần mềm Như ñã phân tích, việc lựa chọn phần mềm kế tốn phù hợp ñể áp dụng cho doanh nghiệp thật không ñơn giản Doanh nghiệp cần thực bước sau: Bước 1: Căn các yêu cầu doanh nghiệp, như: Footer Page 22 of 126 Header Page 23 of 126 21 - u cầu tính tốn chi phí giá thành, lỗ lãi theo đơn hàng, theo lơ hàng, v.v…; - Yêu cầu quản lý hàng tồn kho theo nhiều đơn vị tính; đánh giá hàng tồn kho theo phương pháp mà chế ñộ kế tốn quy định; - Các u cầu độ rộng mã hóa tài khoản, mã hóa danh điểm vật tư; - Các yêu cầu quy trình luân chuyển, xác nhận chứng từ doanh nghiệp Từ yêu cầu phận, phịng ban cá nhân có trách nhiệm yêu cầu nhà cung cấp xác nhận có đáp ứng u hay khơng? Bước 2: Liệt kê mơ-đun nghiệp vụ mà doanh nghiệp yêu cầu ñối với nhà cung cấp Doanh nghiệp ñơn vị sử dụng phải xác ñịnh mô-ñun cho phân hệ phải cần sử dụng ngay, mơđun nghiệp vụ cần tương lai mơ-đun có tốt Các nhà cung cấp phải xác nhận có khả đáp ứng phần hành nghiệp vụ Doanh nghiệp tham khảo tiêu chuẩn, yêu cầu phần mềm (chương 2) ñây ñể yêu cầu ñối với nhà cung cấp Bước 3: Cung cấp thông tin hệ thống máy tính có doanh nghiệp u cầu nhà cung cấp ñưa yêu cầu phần cứng ñối với phần mềm kế tốn, xác nhận thời gian hồn tất ñáp ứng phần mềm nhà cung cấp Bước 4: Báo giá nhà cung cấp duyệt giá, lựa chọn nhà cung cấp thực ký hợp ñồng 3.3 Các giải pháp thiết kế phần mềm kế toán Footer Page 23 of 126 Header Page 24 of 126 22 Hầu hết phần mềm ñược thiết kế theo hệ thống mơđun, dễ dàng cho việc bổ sung, sửa đổi Sau số mơ-đun cần thiết cho phần mềm kế toán Việt Nam: 3.3.1 Mơ-đun Hệ thống 3.3.2 Mơ-đun kế tốn: 3.3.2.1 Mơ – đun quản lý tiền 3.3.2.2 Mơ-đun Kế tốn hàng hóa 3.3.2.3 Mơ-đun quản lý ngun vật liệu, vật tư công cụ dụng cụ 3.3.3 3.3.4 3.3.2.4 Mơ-đun quản lý cơng nợ 3.3.2.5 Mơ-đun quản lý tài sản cố định Mơ-đun Kế tốn tổng hợp 3.3.3.1 Xử lý bút toán trùng 3.3.3.2 Các bút toán tự động 3.3.3.3 Các biểu mẫu báo cáo Mơ-đun bảo mật, kiểm sốt 3.3.4.1 Quản lý đăng nhập, thay ñổi mật 3.3.4.2 Lưu trữ số liệu 3.3.4.3 Bảo trì kiểm tra số liệu Bảo trì phần mềm xem phần mở rộng lặp lại chu trình phát triển phần mềm Mỗi hoạt động bảo trì thực tương tự hoạt ñộng giai ñoạn phát triển, yêu cầu để dẫn đến hành động bảo trì yêu cầu thay ñổi 3.3.4.4 Kiểm tra báo cáo Kiểm tra số liệu báo cáo việc kiểm tra sai sót số liệu, phần việc quan trọng cấp ñộ quản lý chung Trước tiến hành tổng hợp báo cáo chung tồn đơn vị, Footer Page 24 of 126 Header Page 25 of 126 23 thiết phải kiểm tra ñầy ñủ bác báo cáo toán ñơn vị thành viên ñơn vị (bao gồm chi nhánh, xí nghiệp, thân khối văn phịng ñơn vị) Sau ñã có báo cáo tổng hợp tồn đơn vị, cần thiết kiểm tra lại báo cáo tổng hợp chung trước gửi báo cáo ñi 3.3.4.5 Hướng dẫn sử dụng phần mềm Việc cung cấp tài liệu hướng dẫn sử phần mềm việc làm cần thiết, giúp người sử dụng dễ dàng thao tác, sử dụng phần mềm cách hiệu Qua tài liệu hướng dẫn người sử dụng tham khảo thêm, trình thực tránh sai sót khơng đáng có thực sai quy trình Footer Page 25 of 126 Header Page 26 of 126 24 KẾT LUẬN Thế kỷ 21 với phát triển không ngừng công nghệ thông tin ứng dụng đặc biệt, với chủ trương cơng nghiệp hóa, đại hóa Đảng Nhà nước ta việc ứng dụng nhũng thành tựu khoa học kỹ thuật nhằm phát triển tốt lĩnh vực kinh tế - xã hội cần thiết Phần mềm kế toán ứng dụng quan trọng việc thực tin học hóa cơng tác kế tốn Phần mềm kế tốn giúp đơn vị sử dụng có hiệu cơng tác quản lý, kinh doanh ñơn vị Trên sở phân tích tổng hợp nghiên cứu, khảo sát ñơn vị sử dụng phần mềm kế tốn thơng qua Phiếu khảo sát kinh nghiệm thân trực tiếp sử dụng q trình cơng tác thực tế Luận văn ñã ñưa Hệ thống tiêu chí đánh giá chất lượng phần mềm kế tốn Việt Nam Luận văn ñã ñề xuất giải pháp nhằm giúp người sử dụng, doanh nghiệp lựa chọn phần mềm kế tốn tối ưu cho đơn vị Bên cạnh đó, luận văn cịn đề xuất giải pháp nhằm thiết kế phần mềm kế toán thật mềm dẻo, linh hoạt ñáp ứng yêu cầu quản lý ngày cao cơng tác kế tốn Những kiến nghị, giải pháp tác giả đưa luận văn cịn mẻ khơng tránh khỏi khiếm khuyết Rất mong nhận quan tâm, giúp đỡ Q thầy cơ, bạn bè, đồng nghiệp ñể luận văn ñược hoàn thiện Footer Page 26 of 126 ... lượng phần mềm kế toán; Tiêu chuẩn việc sử dụng phần mềm kế toán theo pháp luật Việt Nam; Khảo sát thực tế việc thiết kế phần mềm kế toán doanh nghiệp Việt Nam; Hệ thống tiêu chuẩn ñánh giá chất... cung cấp lý luận khoa học hệ thống tiêu chuẩn ñánh giá chất lượng phần mềm kế toán Việt Nam xây dựng hệ thống tiêu chuẩn đánh giá chất lượng phần mềm kế tốn Việt Nam áp dụng thực tế bao gồm: - Hệ... Hiện nay, Việt Nam, nhà sản xuất lẫn người tiêu dùng thiếu thơng tin kiến thức tiêu chuẩn đánh giá chất lượng nói chung chất lượng phần mềm nói riêng Vì vậy, việc sản xuất, ñịnh giá tiêu thụ sản