MÔN HỌC QUẢN TRỊ HÀNH VI TỔ CHỨC BÀI TẬP CÁ NHÂN Đề bài: Bạn phát triển dự án đổi mơ hình quản lý cá nhân nhóm làm việc cho doanh nghiệp/tổ chức bạn làm việc Hãy xác định doanh nghiệp/tổ chức bạn, có vấn đề hay hội liên quan đến chủ đề mơn học hành vi tổ chức? Tại sao? Bạn có giải pháp mang tính thực tiễn dựa sở lý thuyết hành vi tổ chức? Bài làm PHẦN I: đổi mơ hình tổ chức hoạt động cơng ty cổ phần bất động sản điện lực dầu khí việt nam I Mơ hình tổ chức Cơng ty cổ phần Bất động Điện lực dầu khí Việt Nam Cơng ty cổ phần Bất động sản Điện lực Dầu khí Việt Nam với chức nhiệm vụ chủ yếu là: Dịch vụ tư vấn bất động sản; Dịch vụ đấu giá bất động sản; Dịch vụ quảng cáo bất động sản; Dịch vụ quản lý bất động sản; Lập dự án xây dựng dự án nhà, khách sạn, văn phịng, trung tâm thương mại, siêu thị, khu thị mới, khu công nghiệp, khu kinh tế, khu công nghệ cao, quản lý, khai thác kinh doanh dịch vụ khu chung cư, khu đô thị, khu dân cư tập trung, bãi đỗ xe, khách sạn du lịch * Các dự án chủ yếu thực hiên: - Dự án Petrolandmark – Phường An Phú, quận 2, thành phố Hồ Chí Minh - Dự án PetroGreen House- Phường Linh tây, quận Thủ Đức, thành phố Hồ CHí Minh * Sơ đồ hoạt động Công ty II ĐỔI MỚI TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN BẤT ĐỘNG SẢN ĐIỆN LỰC DẦU KHÍ VIỆT NAM II Tính cấp thiết việc đổi tổ chức hoạt động công ty cổ phần Bất động sản Điện lực dầu khí Việt Nam để khuyến khích cá nhân làm việc theo nhóm Tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty cổ phần Bất động sản Điện lực Dầu khí Việt Nam- PVL năm 2010 không đạt kế hoạch đặt Do cần phải xác định nguyên nhân để PVL rút kinh nghiệm có biện pháp thúc đẩy hoạt động sản xuất kinh doanh doanh năm 2011 - Nguyên nhân khách quan: Do tình hình bất động sản thời gian qua trầm lắng thành phố Hồ Chí Minh- nơi mà cơng ty đầu tư phần lớn dự án Bất động sản Lãi suất Ngân hàng lĩnh vực bất động sản tăng cao mức lớn 20% Những tác động ảnh hưởng lớn đến nguồn cầu hộ - Nguyên nhân chủ quan: Trong năm qua Ban lãnh đạo quản lý công ty đưa chiến lược kinh doanh không hiệu quả: Lĩnh vực kinh doanh dàn trải, mục tiêu kinh doanh không rõ ràng Bộ máy lãnh đạo không bám vào pháp luật nên PVL nhiều lần bị quan Nhà nước yêu cầu dừng triển khai dự án để hoàn thành thủ tục cho quy định Nhà nước Ban lãnh đạo cũ công ty bè phái cục bộ, khơng phát triển doanh nghiệp mà lợi ích cá nhân Chính vậy, PVL khơng phát huy sức mạnh tập thể, không tạo nên sức mạnh công ty đặc biệt không phát huy sức mạnh cá nhân Do để không làm ảnh hưởng đến quyền lợi cổ đông, đơn vị chủ quản cổ đông lớn - Tổng công ty cổ phần Xây lắp Dầu khí Việt Nam- PVC cử cán có lực, có tâm huyết với cơng ty thay Ban lãnh đạo cũ Ban lãnh đạo công ty xác định mục tiêu hoạt động sản xuất kinh doanh đầu tư vào xây dựng chung cư phân khúc dành cho người có thu nhập thấp thu nhập trung bình Thị trường có nhu cầu lớn lượng cung chưa nhà đầu tư bất động sản quan tâm đến, thị trường có nhiều tiềm PVL Bên cạnh đó, cơng ty thu hẹp lĩnh vực sản xuất kinh doanh cách chuyển nhượng cổ phần công ty con, công ty liên kết để lấy vốn dùng cho việc giải ngân nhà thầu thi công xây lắp dự án Doanh thu chủ yếu công ty bán hộ thuộc dự án mà công ty chủ đầu tư như: Dự án PetroVietnam Landmark, PetroGreen House Tuy nhiên công tác bán hàng cơng ty cịn nhiều hạn chế, hộ khơng bán được, cơng ty cần nhiều vốn để phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh, như: Lương, khấu hao tài sản, trả cho nhà thầu thi cơng, chi phí lãi vay… Do vấn đề đặt phải thúc đẩy việc bán hàng, thu hồi vốn nhanh tốt Mơ hình bán hàng truyền thống : Bộ phận bán hàng xây dựng giá bán, đưa xuống sàn sàn bán theo giá tính tốn Ưu điểm: Bộ phận bán hàng có nhiều kinh nghiệm việc xây dựng giá thành, dự đoán trước chi phí phát sinh xảy Khuyết điểm: Khơng phát huy mạnh phịng ban công ty công tác hỗ trợ đưa sách thúc đẩy bán hàng Bộ phận bán hàng công ty không trực tiếp tiếp xúc với khách hàng nên không nắm bắt nhu cầu thị trường, không nắm bắt nhu cầu vay vốn khách hàng III Sự đổi Công ty: Chiến lược xây dựng nhóm: Chính vậy, để thu hồi vốn nhanh từ dự án, Ban lãnh đạo cơng ty định thành lập nhóm bán hàng gồm phận có liên quan - với mục tiêu đặt là: phải bán hàng Tuy nhiên, Ban lãnh đạo PVL xác định phải có bước đột phá việc tạo nhóm: can thiệp sâu vào cấu nhóm, khiến nhóm hoạt động khơng khác tổ làm việc truyền thống trước đây; thả cho nhóm tự hoạt động ngồi tầm kiểm sốt, dẫn đến khơng hiệu hay kết cuối không phù hợp với nhu cầu doanh nghiệp Do cần phải xây dựng nhóm linh hoạt nhằm nâng cao động lực nhóm để hoàn thành mục tiêu bán hàng thành lập chế phản hồi có hệ thống q trình hồn thành mục tiêu nhóm Sản phẩm PVL so với đơn vị khác ngành tương tự giá sản phẩm gần tương đương nên cạnh tranh giá khó Thơng qua việc thành lập nhóm thành viên nhóm tư sáng tạo, phát huy ý tưởng sáng tạo mình: - Tự đưa suy nghĩ mình: tư sáng tạo khuyến khích ý tưởng kỳ quặc phi tính thực tế ý tưởng thúc đẩy trình sáng tạo nhân viên - Trong họp nhóm thành viên khơng trích lẫn kể thành viên có đưa ý nghĩ kỳ quặc phi tính thực tế Chính ý nghĩ kỳ quặc phi thực tế lại đưa cho nhóm ý tưởng táo bạo Vì nguyên tắc đặc trưng lối tư sáng tạo khơng phép trích ý tưởng trình bày - Phát huy nhiều ý tưởng tốt: Tư sáng tạo dựa quan điểm từ số lượng chất lượng Các nhóm tạo ý tưởng tốt họ có nhiều ý tưởng thành viên nhóm đưa hơn, từ họ vượt qua giải pháp truyền thống để đạt mục tiêu đạt - Phát huy ý tưởng người khác: Các thành viên nhóm khuyến khích dựa ý tưởng người khác để biến thành ý tưởng Điều có nghĩa họ biết thêm ý tưởng người khác sáng tạo thêm để thành ý tưởng Xây dựng ý tưởng người khác để nâng cao khả tư liên kết nhóm với Mục tiêu quan điểm làm việc nhóm: Lối tư sáng tạo tạo nhiều ý tưởng sáng tạo thành viên nhóm làm việc cho mục tiêu cụ thể Do lãnh đạo PVL định dự án bất động sản thành lập nhóm bán hàng Việc bán hàng cần phải linh động, số nội thất hộ điều chỉnh theo yêu cầu khách hàng PVL đưa mục tiêu thành viên nhóm bán hàng sau: - Bộ phận kế toán : Từng dự án ký hợp đồng hợp tác với Ngân hàng khác để khách hàng vay vốn, với lãi suất sau: Khách hàng vay 70% / tổng số tiền mà đợt cần đóng với lãi suất ưu đãi 18%/ năm Các Ngân hàng có chi nhánh miền Bắc, Trung, Nam ngân hàng có uy tín thị trường tiền tệ nước - Bộ phận khách hàng – Thuộc phòng kinh doanh: Bộ phần bán hàng phải liên tục cập nhật nguồn cung cầu thị trường để từ có sách linh hoạt giá bán : khuyến mãi, giảm giá , chiết khấu tăng giá bán… Ngoài phận khách hàng phải tiếp nhận yêu cầu trực tiếp khách thay đổi thiết kế chủng loại sản phẩm nội thất… để chuyển cho phận thiết kế, đầu tư chỉnh sửa - Bộ phận thiết kế, đầu tư - Thuộc phòng đầu tư quản lý: Sau nhận yêu cầu khách từ phận bán hàng- chủ yếu sửa đổi nội thất, phận thiết kế phác thảo lên thiết kế nhận định xem thiết kế có phù hợp với kết cấu tổng thể dự án khơng, phù hợp với tính thực tiễn không Từ đánh giá phận thiết kế, phận đầu tư tính tốn chi phí, đưa mức khái toán đầu tư cho phần sửa đổi nội thất đưa cho với khách hàng khách hàng chấp nhận cho tiến hành xây dựng - Bộ phận xây dựng- Thuộc phòng đầu tư quản lý: Dựa vào yêu cầu khách hàng ý kiến phận có liên quan, phận xây dựng tiến hành xây dựng theo yêu cầu khách hàng - Bộ phận quản lý kinh doanh khai thác tòa nhà- Phòng Kinh tế Kế hoạch (Bộ phận đặc biệt Ban lãnh đạo ý để tạo khác biệt) : + Rút kinh nghiệm từ việc quản lý vận hành tịa nhà khác phương tiện truyền thơng đề cập thu phí quản lý q cao, khơng nêu cụ thể phí quản lý hợp đồng cắt giảm dịch vụ so với ban đầu dịch vụ không đảm bảo chất lượng, tổ chức quản lý không khoa học gây nhiều bất tiện dẫn đến khiếu kiện, phiền hà cho cư dân trình sử dụng Tịa nhà Ngay từ đầu soạn thảo ký hợp đồng mua bán với khách hàng, PVL nêu rõ loại dịch vụ tòa nhà mức giá công khai quy định hợp đồng mua bán để khách hàng xem xét định trước mua nhà tránh kiện tụng, thắc mắc trình sử dụng sau + Với tâm xây dựng mơ hình quản lý vận hành tiên tiến, tổ chức chuyên nghiệp, phấn đấu trở thành tịa nhà có mơ hình quản lý vận hành kiểu mẫu Việt nam nhằm đem lại dịch vụ tiện ích với chất lượng tốt cho cư dân như: Đem đến cho khách hàng không gian sống thoải mái nhất, dịch vụ hoàn hảo tương lai, dịch vụ chăm sóc khách hàng sau đầu tư, tư vấn cho khách hàng cách hiệu để họ có lựa chọn đắn …) Việc nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng khơng địi hỏi quy trình làm việc, trang thiết bị sở vật chất, cơng nghệ mà cịn địi hỏi trình độ nỗ lực nhân viên Chỉ nhân viên có thái độ làm việc tốt, làm việc có động lực trì chất lượng dịch vụ Để khẳng định chất lượng dịch vụ phải cần thời gian trì liên tục ổn định theo dự án khách hàng thị trường ghi nhận Tóm lại : Các định nhóm đưa dựa vào mục tiêu chung mà nhóm đặt Các thành viên nhóm có lịng tin vào nhóm qn hành vi Thơng qua lịng tin dựa hiểu biết thành viên nhóm làm việc có tính trách nhiệm hiệu Lòng tin dựa tương đồng lòng tin mạnh mẽ Các thành viên nhóm có giá trị tư tưởng nhau, nên họ dễ làm việc với họ dễ dàng tha thứ cho hành vi vi phạm Họ nhớ lại kiến thức thực tế, học để xác định rõ công việc cần làm để gắn kết thành viên nhóm với Có lịng tin dựa tương đồng thành viên nhóm có nghĩa họ tự coi tương đồng với nhóm Họ khơng chấp nhận vi phạm lịng tin nhóm đánh vào đoàn kết thành viên nhóm Việc đưa định nhóm: Sau có mục tiêu thành viên nhóm làm việc độc lập đưa nhiều giải pháp tốt Trong giai đoạn họp nhóm thành viên đưa giải pháp cho thành viên khác nghe theo thứ tự cách tư sáng tạo tập thể khơng có phê bình hay tranh luận giai đoạn Trong q trình trình bày thành viên khác u cầu người trình trình giải thích rõ ý tưởng Sau thành viên độc lập xếp hạng giải pháp đề xuất Thứ tự tiêu chí lựa chọn phương pháp thành viên theo dõi kỹ phương án Kế hoạch triển khai dự án: - Giải thích vấn đề cho thành viên nhóm : Từ tháng 9-10/ 2010 - Truyền thơng, hướng dẫn: Tháng 11/ 2010 - Các thành viên độc lập viết giải pháp- Mô tả công việc: Từ tháng 11- 12/2010 - Trình bày giải pháp cho nhau: Tháng 12/2010 - Tiếp nhận phản hồi, điều chỉnh: Tháng 01/2011 - Ban hành thức, đào tạo hướng dẫn chi tiết việc thực dự án: 02/2011 - Triển khai thức: Tháng 03/2011 - Tiếp nhận phản hồi tiếp tục chỉnh sửa: Từ tháng 04 - 05/2011 Kết thực hiện: Sau tháng đưa vào thử nghiệm thực hiện, doanh thu bán nhà tăng lên sau: Từ tháng 9/2010 đến tháng 12/2010: Doanh thu giữ nguyên Tháng 1/2011: Doanh thu tăng 2% Tháng 2/2011: Doanh thu tăng 3,7% Tháng 3/2011: Doanh thu tăng 1,2% Tháng 4/2011: Doanh thu giảm 3,2% - Do lạm phát tăng cao, nhu cầu mua hộ bị giảm Tháng 5/2011: Doanh thu tăng 5% PHẦN II- PHÂN TÍCH VỀ HÀNH VI TỔ CHỨC GIỮA QUẢN LÝ VÀ LÃNH ĐẠO Khái niệm: Vai trò quản lý (làm gì) vai trị lãnh đạo (làm nào) Lãnh đạo mô tả người có khả truyền cảm hứng có định hướng Người quản lý người quản lý nhiệm vụ cụ thể nhóm người tổ chức cụ Phong cách nhà quản lý quản lý kinh doanh - họ thưởng cho nhân viên lực làm việc họ Ngược lại, lãnh đạo có nhiệm vụ chuyển hố, hay nói cách khác, họ người truyền cảm hứng Nhà quản lý trả tiền (có thể tự trả cho ông chủ) để làm cho cơng việc hồn thành giới hạn hẹp thời gian tiền Và thế, nhân viên nhà quản lý cần phải thấm nhuần tư tưởng làm cho tốt việc giao, tốt có thể, khơng cần thiết phải nghĩ ngược lại xem việc có đáng làm khơng, có hay khơng Nhiều nhà lãnh đạo cấp độ tổ chức khơng có cấp mà có người đồng nghiệp khác có vai trò quản lý Nhưng vấn đề nằm chỗ họ muốn từ bỏ quyền lực thống mà tổ chức gán cho họ, họ thực muốn làm lãnh đạo, tức có người theo họ - hành động hoàn toàn tự nguyện 10 Vậy nên, theo cách phân biệt lãnh đạo nhà quản lý gần có chung điểm trọng tâm, thực công việc thông qua nhân viên họ Điểm khác biệt dễ nhận thấy để biết lãnh đạo khả truyền cảm người tốt Và lãnh đạo nhà quản lý cấp cao thực họ lo lắng có nhà quản lý? Trong cơng ty cổ phần, lãnh đạo Hội đồng quản trị đại diện Chủ tịch Hội đồng quản trị Hành vi tổ chức Công ty cổ phần Bất động sản Điện lực Dầu khí Việt Nam- PVL: Cơ quan cao PVL Đại hội đồng Cổ đông- ĐHĐCĐ Các cổ đông tiến hành bầu Hội đồng Quản trị với Chủ tịch Hội đồng Quản trị ủy viên Hội đồng quản trị Sau đó, Hội đồng quản trị tiến hành thuê, bổ nhiệm Tổng giám đốc HĐQT tiến hành thuê, bổ nhiệm Phó Tổng Giám đốc ủy quyền cho Ban Giám đốc (công ty) làm việc Mỗi năm ĐHĐCĐ họp lần để báo cáo tình hình hoạt động Cơng ty trước ĐHĐCĐ ĐHĐCĐ định phương hướng hoạt động tỷ lệ chia lợi tức năm tới Quan hệ Hội đồng Quản trị Ban giám đốc quan hệ quản trị công ty Hội đồng quản trị đại diện cho cổ đông để lãnh đạo công ty Quan hệ 11 Ban giám đốc cấp dưới- người lao động nói chung quan hệ quản lý Xung quanh vấn đề quan hệ chủ sở hữu cổ đông công ty người quản lý thông thường cần tách bạch kể đại cổ đông không nhất hay tham gia quản lý cơng ty Để đảm bảo khách quan, nhiều công ty quy định chặt chẽ vấn để thuê giám đốc điều hành Hội đồng quản trị người thúc đẩy đường lối mới, cịn Ban giám đốc điều hành phương hướng có sẵn Cơng việc Hội đồng quản trị cơng việc hồn tồn tự do, Hội đồng quản trị trì thơng qua ảnh hưởng khơng thức, thân mật Điều có nghĩa Hội đồng quản trị khơng có vai trị định vấn đề uy quyền nhân viên Tuy nhiên số trường hợp Ban Tổng giám đốc PVL đưa định chiến lược Hội đồng quản trị PVL, Ban Tổng giám đốc PVL đưa chiến lược việc kinh doanh theo đường hướng – Đây định đầu tư Điều có nghĩa cần nhìn nhận việc quản lý hành động đầu tư Ban Tổng giám đốc có nguồn lực nhân lực, tài chính, nguyên liệu để đầu tư Khi Ban giám đốc PVL định chuyển hướng đầu tư bất động sản sang địa phương khác hay đưa chiến lược bán hàng tức họ thực thi định đầu tư Ban giám đốc tự đầu tư vào dự án với tổng số vốn không vượt 20% vốn điều lệ mà không cần chấp thuận HĐQT Sau có định Ban giám đốc, PVL cho phép nhân viên vào thể khả lãnh đạo để thúc đẩy hướng Tóm lại: Lãnh đạo quản lý đóng vai trị quan trọng ngang Quản lý cần sử dụng triệt để nguồn lực việc phát triển điều hành chiến lược Lãnh đạo điều thiết yếu việc phát triển tương lai thông qua đổi Cả người lãnh đạo nhà quản lý nhà chiến lược Sự khác là: lãnh đạo có ảnh hưởng mật thiết tới người khác để thông qua, 12 chấp thuận chiến lược mới, nhà quản lý người định chiến lược Lãnh đạo Quản lý Niềm hăng say làm việc Tiền – Công việc Chấp nhận – tìm kiếm rủi ro Tối thiểu hóa rủi ro Sức mạnh cá nhân Sức mạnh chức vụ Sáng tạo thay đổi Ổn định Phá bỏ nguyên tắc Lập nguyên tắc Sử dụng xung đột Tránh xung đột Sáng tạo Kiên trì Tưởng tượng Thận trọng Thử nghiệm quyền Đổi Phân tích Tầm nhìn Thực tế Đam mê Điều khiển Linh động Giải vấn đề Truyền cảm hứng Nguyên tắc Dũng cảm Khn khổ Người theo Cấp dưới/Nhân viên Tầm nhìn Mục tiêu Đường Đường có Nhận lỗi Đổ lỗi cho người khác III Kết luận: Để hoạt động sản xuất kinh doanh PVL đạt kế hoạch đặt với với lợi nhuận năm 2011 89 tỷ (tương đương tỷ lệ 15,2% / vốn điều lệ, người lãnh đạo công ty phải đánh giá thực trạng mơ hình tổ chức, hoạt động 13 lực phòng, ban Từ đó, ban lãnh đạo PVL đưa ra: Những giải pháp sát với tình hình thực tiễn; phân cơng, sử dụng, khuyến khích động viên tổ nhóm làm việc để phát huy hết khả năng, sở trường, sở đoản, lực thành viên Bên cạnh đó, PVL có sách khen thưởng, kỷ luật minh bạch thông tin cần thiết tạo nên đồn kết gắn bó, cống hiến cho cơng ty PVL cần phải lập kế hoạch trung hạn, dài hạn định hướng chiến lược hoạt động kinh doanh cơng ty năm Vì vậy, từ mơ hình nhóm bán hàng xây dựng thêm nhóm khác nhóm : chăm sóc khách hàng, nhóm tiết kiệm chi phí giảm giá thành… Tuy nhiên, việc thay đổi mơ hình làm việc tồn lâu, từ mơ hình làm việc theo mệnh lệnh sang làm việc theo nhóm khó : Đối với cán quản lý chuyển sang nhóm họ quyền lợi mình, nhân viên họ lo lắng thiếu kỹ để làm việc nhóm, khơng tự chủ cơng việc Do vậy, đòi hỏi người lãnh đạo nhà quản lý phải dựa tảng nguyên tắc quản lý công ty Song linh hoạt, sáng tạo để lãnh đạo cơng ty hồn thành tốt mục tiêu đề Tài liệu tham khảo: Giáo trình Quản trị hành vi tổ chức – Chương trình đào tạo Thạc sỹ Quản trị Kinh doanh Quốc tế Giáo trình Hành vi tổ chức – Tác giả Nguyễn Hữu Lam Trường Đại học Kinh tế TP Hồ Chí Minh 3.Website: http://www.pvl.com.vn Công ty CP Bất động sản điện lực dầu khí Việt Nam Vantung_rainbow, 2010 “Phân biệt nhà quản lý nhà lãnh đạo”, xem ngày 17/09/2010 http://www.lanhdao.net/leadership/home.aspx? catid=5&msgid=11613) 14 Saga, 2007 “ Sự khác biệt lãnh đạo quản lý” xem ngày 11/02/2007 ( http://www.saga.vn/view.aspx?id=1779 , ) Trương đăng hải, 2008 “Quản lý lãnh đạo có khác nhau”? (http://khoisukinhdoanhk107.makeforum.net/t113-topic) The Business Management, 2008 “ Cách định nghĩa quản lý lãnh đạo” xem ngày 31/10/2008 (http://www.quantri.com.vn/diendan/showthread.php?t=3726&page=3) 15 ... đồ hoạt động Công ty II ĐỔI MỚI TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN BẤT ĐỘNG SẢN ĐIỆN LỰC DẦU KHÍ VIỆT NAM II Tính cấp thiết việc đổi tổ chức hoạt động công ty cổ phần Bất động sản Điện lực. .. phần Bất động sản Điện lực dầu khí Việt Nam để khuyến khích cá nhân làm việc theo nhóm Tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty cổ phần Bất động sản Điện lực Dầu khí Việt Nam- PVL năm 2010... diện Chủ tịch Hội đồng quản trị Hành vi tổ chức Công ty cổ phần Bất động sản Điện lực Dầu khí Việt Nam- PVL: Cơ quan cao PVL Đại hội đồng Cổ đông- ĐHĐCĐ Các cổ đông tiến hành bầu Hội đồng Quản trị