LỜI CẢM ƠN Trong trình nghiên cứu thực đề tài, thời gian có hạn cộng với trình độ chuyên môn nghiệp vụ kinh nghiệm thực tế hạn chế, cố gắng song chắn khóa luận không tránh khỏi sai sót.Tôi mong nhận đóng góp, bảo thầy cô, cán thư viện để khóa luận hoàn chỉnh Qua đây, xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành đến: Các thầy cô khoa Thông tin – Thư viện, Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn- Đại học Quốc gia Hà Nội nhiệt tình giảng dạy, tạo điều kiện cho trình học tập Ban lãnh đạo cô, chú, anh chị cán Thư viện Đại học Thủy Lợi tận tình giúp đỡ, chia sẻ kinh nghiệm cho trình viêt khóa luận thực tập thư viện Đặc biệt, xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới thầy giáo-TS Chu Ngọc Lâm, người hướng dẫn bảo suốt trình nghiên cứu hoàn thành khóa luận Xin chân thành cảm ơn Hà Nội, ngày tháng năm 2012 Tác giả khóa luận Trương Thị Thanh Nhàn DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT AACR Quy tắc biên mục Anh- Mỹ ( Anglo- American Catologuing Rules) DDC Khung phân loại DDC ( Dewey Decimal Access Catalogues) ĐHTL Đại học Thủy lợi LAN Mạng cục ( Local area network) MACR 21 Biên mục máy đọc ( Machine Readable Cataloguing) OPAC Mục lục truy cập công cộng trực tuyến (Online Public Access Catalog) TTTV Thông tin- Thư viện MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1.Tính cấp thiết đề tài Thế giới diễn nhiều thay đổi lĩnh vực kinh tế, trị, văn hóa, khoa học, xã hội công nghệ thông tin Đặc biệt có thay đổi phát triển mạnh mẽ công nghệ thông tin Đây thời kỳ bùng nổ thông tin rộng lớn, toàn diện, chưa có từ trước đến nay, với lượng thông tin khổng lồ không ngừng gia tăng, đòi hỏi phải có biện pháp tổ chức, quản lý, khai thác cách hiệu Đó sở, động lực cho phát triển toàn diện lĩnh vực xã hội loài người Đóng vai trò chủ đạo, trung tâm thư viện trở thành quan quản lý, tổ chức cung cấp thông tin phục vụ cho đối tượng người dùng tin Hòa với xu phát triển chung thời đại trung tâm thông tin- thư viện, Thư viện Đại học Thủy Lợi Hà Nội khẳng định vị việc đáp ứng nhu cầu tin người dùng tin Do đó, cán thư viện coi việc tổ chức bảo quản vốn tài liệu sở, tảng cho hoạt động mình, vấn đề then chốt định tồn thư viện.Tổ chức xếp, bảo quản tài liệu không khó để lấy tài liệu khoảng thời gian ngắn nhất, đồng thời bảo quản tốt tài liệu, tạo thuận lợi cho việc sử dụng lại vấn đề lớn Hiểu tầm quan trọng vấn đề này, Thư viện trường ĐHTL năm qua quan tâm đến việc tổ chức, xây dựng bảo quản vốn tài liệu Thư viện để phục vụ đắc lực cho nhu cầu học tập, nghiên cứu, giảng dạy cán bộ, giảng viên, sinh viên trường ĐHTL nói riêng cho nghiệp đất nước nói chung Với ý nghĩa đó, chọn đề tài: “ Công tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu Thư viện Đại học Thủy Lợi ’’ làm đề tài khóa luận tốt nghiệp Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu đề tài Mục đích: - Mô tả thực trạng công tác tổ chức bảo quản thư viện Đại học Thủy lợi Qua đó, đánh giá mặt tích cực hạn chế, đồng thời đề xuất số giải pháp có tính khả thi, nhằm góp phần nâng cao hiệu công tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu Nhiệm vụ: -Để thực tốt cho việc nghiên cứu, đề tài tập trung giải số vấn đề sau: + Giới thiệu thư viện ĐHTL + Nêu rõ vai trò, tầm quan trọng công tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu với Thư viện ĐHTL + Tìm hiểu thực trạng công tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu Thư viện ĐHTL + Phân tích đánh giá ưu điểm, hạn chế công tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu thư viện ĐHTL + Đưa giải pháp nhằm góp phần nâng cao hiệu công tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu Tình hình nghiên cứu theo hướng đề tài Liên quan đến vấn đề tổ chức bảo quản vốn tài liệu nghiên cứu nhiều thư viện lớn Việt Nam như: Trung tâm Thông tin- Thư viện Đại học Giao thông vận tải , Thư viện Trường Đại học văn hóa, Thư viện Trường Đại học sư phạm Hà Nội 2,….Nhưng Thư viện ĐHTL đến chưa có đề tài nghiên cứu cách hệ thống, đầy đủ vấn đề Vì chọn vấn đề: “ Tổ chức bảo quản vốn tài liệu Thư viện Đại học Thủy lợi” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp với mong muốn góp phần vào việc tăng cường công tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu Thư viện Trường ĐHTL Đối tượng phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: Công tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu Thư viện ĐHTL - Phạm vi nghiên cứu: Công tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu Thư viện ĐHTL giai đoạn Phương pháp nghiên cứu đề tà * Phương pháp luận : Khóa luận sử dụng phương pháp luận chủ nghĩa vật biện chứng, chủ nghĩa vật lịch sử, quan điểm đường lối sách Đảng, Nhà nước ta hoạt động TT-TV * Phương pháp nghiên cứu cụ thể: Khóa luận sử dụng phương pháp nghiên cứu sau: + Nghiên cứu, phân tích tài liệu + Quan sát + Phỏng vấn + Thống kê số liệu Ý nghĩa mặt lý luận thực tiễn đề tài Về mặt lý luận: Khóa luận góp phần làm phong phú thêm lý luận chung công tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu Thư viện Về mặt thực tiễn: Khóa luận đề xuất số giải pháp góp phần hoàn chỉnh công tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu Thư viện ĐHTL, nhằm đáp ứng tốt yêu cầu tìm kiếm người sử dụng Bố cục khóa luận Ngoài phần lời nói đầu, mục lục, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo phụ lục, Khóa luận bao gồm chương sau: Chương 1: Thư viện Đại học Thủy lợi với vấn đề tổ chức bảo quản vốn tài liệu Chương 2: Thực trạng công tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu Thư viện Đại học Thủy lợi Chương 3: Nhận xét đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu Thư viện trường Đại học Thủy lợi NỘI DUNG CHƯƠNG 1: THƯ VIỆN ĐẠI HỌC THỦY LỢI VỚI VẤN ĐỀ TỔ CHỨC VÀ BẢO QUẢN VỐN TÀI LIỆU 1.1.Giới thiệu Thư viện Đại học Thủy lợi 1.1.1.Lịch sử hình thành phát triển Thư viện Đại học Thủy lợi Ngay sau thành lập Trường Đại học Thủy lợi thành lập, năm 1959, Thư viện đời phát triển đồng hành với phát triển trường.Từ đến nay, Thư viện trải qua 50 năm phát triển gắn với lịch sử phát triển trường thăng trầm đất nước Quá trình hình thành phát triển thư viện chia thành giai đoạn chính: • Giai đoạn 1959-1965 Những ngày thành lập, tổ Thư viện sở tập trung mà nhà trường bố trí tầng nhà Hành thêm phòng đầu hồi tầng với cán Đối tượng phục vụ Thư viện giai đoạn học viên lớp chuyên tu khóa 1, 2, 3, 4, thuộc ngành đào tạo Thủy công, Thủy nông Thủy văn • Giai đoạn 1965-1975 Từ tháng năm 1965 đến năm 1973, Thư viện với toàn trường sơ tán lần tỉnh Bắc Giang Từ năm 1968, Thư viện có đổi ban đầu nghiệp vụ, sách phân loại theo chuyên môn bắt đầu có phích sách Năm 1970, Thư viện bắt đầu xây dựng hệ thống giá sách, sách chuyên môn tạp chí phân loại xếp theo khổ sách theo ngôn ngữ Đến năm 1975, tổng số cán tổ Thư viện người • Giai đoạn từ 1975-1989 Từ năm 1975, Thư viện có cố gắng lớn để tăng cường đa dạng hóa nguốn tài liệu phục vụ cho học tập nghiên cứu Lúc nhân lực Thư viện tăng lên, nâng tổng số cán 11 người • Từ năm 1989-2005 Tháng 10 năm 1989, tổ Thư viện thuộc phòng đào tạo thức trở thành đơn vị trực thuộc Ban giám hiệu theo định số 200 QĐ/ TC ngày 28/10/1989.Kể từ đó, Thư viện mang trọng trách trung tâm không ngừng phấn đấu để đáp ứng cho nhiệm vụ giáo dục đào tạo Trường Đại học Thủy Lợi Năm 1990,Thư viện chuyển lên tầng nhà Hành với tổng diện tích 490 m2 Đến năm 1997, Thư viện bắt đầu thực quản lý sách máy tính phần mềm CDS/ ISIS for DOS, sau đổi sang WINSIS UNESCO cung cấp miễn phí thông qua Trung tâm Khoa học công nghệ Quốc gia Đến cuối năm 2004, toàn giáo trình “ hóa”, gần “ xóa sổ “ tài liệu rôneo typo từ năm 1987 trước • Giai đoạn 2005 đến Tháng 6-2005, PGS.TS Nguyễn Hữu Thái nghỉ hưu ThS Nguyễn Thị Phương Trà bổ nhiệm làm giám đốc Thư viện Cuối tháng 6/ 2005, toàn tầng tòa nhà A45 giao cho Thư viện với tổng diện tích sử dụng 2.080 m2 Năm 2006, Thư viện trang bị hoàn toàn sở vật chất tương đối đồng cho hệ thống phòng đọc, phòng tự học, phòng sách, báo, tài liệu tiếng việt ngoại văn nguồn kinh phí Trường Thêm vào đó, Thư viện dự án Đan Mạch hỗ trợ kinh phí để trang bị cổng từ, thiết bị an ninh Thư viện thiết bị phụ trợ ( máy in mã vạch, thiết bị đọc mã vạch cố định di động, máy in thẻ nhựa…), mạng LAN hệ thống máy tính cho hoạt động nghiệp vụ cho sinh viên tra cứu Về nhân đến nay, Thư viện có 18 cán bộ, công nhân viên bước trở thành thư viện đại Các cán đào tạo chuyên môn thư viện, thủy lợi, ngoại ngữ, ngoại thương, công nghệ thông tin số ngành khác Tháng 8/2006, phần mềm quản lý Thư viện Libol nâng cấp lên phiên 6.0 Từ tháng 7/2006, Thư viện bắt đầu hồi cố kho sách Kể từ ngày thành lập, tổ Thư viện vơi vài cán sở vật chất, nhiều thiếu thốn, trải qua 50 năm thăng trầm với bao gian khổ thời chiến tranh, khó khăn nhân lực sở vật chất Thư viện hoàn thành nhiệm vụ giao, đóng góp tích cực cho trưởng thành vững mạnh Nhà trường Đặc biệt 20 năm kể từ tách hoạt động độc lập ( 28/10/1989- 28/10/2009), Thư viện Đại học Thủy Lợi có bước tiến không ngừng để nâng cao tính chuyên nghiệp công tác nghiệp vụ hiệu phục vụ Đó phấn đấu không mệt mỏi hệ lãnh đạo cán nhân viên Thư viện 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ 1.2.1 Chức Thư viện có chức giúp hiệu trưởng về: + Quản lý công tác Thư viện + Tổ chức thực công tác lưu trữ khai thác tư liệu thông tin, sách báo, tạp chí, giáo trình, tài liệu điện tử phục vụ cho công tác giảng dạy, học tập nghiên cứu khoa học 1.1.2.2 Nhiệm vụ - Xây dựng thực kế hoạch dài hạn năm việc bổ sung, cập nhật tài liệu, giáo trình, sách, báo tạp chí với chủ đề phù hợp, đáp ứng yêu cầu giảng dạy, nghiên cứu học tập nhà trường - Quản lý công tác biên soạn in ấn giáo trình, tài liệu học tập giảng dạy nhà trường 10 d Ý kiến khác e Không có ý kiến 125 9.73 % 62 4.82 % + Ý kiến bạn đọc tìm tài liệu phòng giáo trình: a Rất khó tìm tài liệu 79 6.15 % b Không khó khăn 625 48.64 % c Cần hướng dẫn hỗ trợ 350 27.24 % d Rất dễ tìm 223 17.35 % e Không có ý kiến thủ thư 0.62 % Trên sở số ý kiến tiêu biểu trên, thấy ưu điểm hạn chế để từ có giải pháp thiết thực sau: 3.1.1 Ưu điểm * Về công tác tổ chức vốn tài liệu Nhìn chung công tác tổ chức vốn tài liệu tốt đạt tiêu chuẩn Thư viện bám sát với tình hình thực tế yêu cầu khách quan để đề phương pháp kho tổ chức khoa học, hợp lý: + Thư viện ĐHTL tiến hành tổ chức kho mở hầu hết phòng Việc làm thu hút số lượng bạn đọc đông đảo, đạt hiệu phục vụ cao, vòng quay tài liệu nâng lên đáng kể cho thấy hoàn toàn định đắn, thử nghiệm mà Thư viện khác chưa dám làm + Việc tổ chức phục vụ theo hình thức mở giúp bạn đọc tìm tài liệu nhanh chóng theo nhu cầu mà làm sức lao động cán thư viện + Phương thức xếp tài liệu đa dạng, kết hợp linh hoạt, cho phép tổ chức vốn tài liệu kho theo trật tự định 53 + Việc mạnh dạn chuyển đổi sang khung phân loại DDC phân loại tài liệu tổ chức kho mở, không phù hợp với thành phần nội dung kho tài liệu Thư viện, tạo thuận lợi cho việc tổ chức vốn tài liệu theo nội dung cách khoa học, mà mở cho Thư viện bước tiến việc hội nhập, hợp tác trao đổi với Thư viện nước quốc tế Nó giúp bạn đọc nghiên cứu, tiếp cận tài liệu từ vấn đề chung khái quát, đến chi tiết cụ thể, qua hình thành hệ thống tri thức mạch lạc, logic + Cùng với việc chuyển đổi sang DDC, Thư viện đồng thời khắc phục số hạn chế tổ chức dán mã màu cho sách, để việc xếp tài liệu kho thuận tiện linh hoạt Việc làm giúp cho tài liệu bạn đọc tră sau đọc nhanh chóng trở lại giá, tăng vòng quay tài liệu kho + Vấn đề tin học hóa Thư viện quan tâm, Thư viện tiếp tục phối hợp với công ty Tinh Vân để tập trung xử lý vấn đề tồn Thư viện như: triển khai module kho lưu thông kho mở, chỉnh sửa module OPAC, phục vụ mạng LAN, tạo điều kiện cho bạn đọc tìm kiếm thông tin nhanh * Về công tác bảo quản tài liệu Với phương châm: “ Tất bạn đọc, người dùng tin” mà năm qua, Thư viện tiến hành tốt công tác bảo quản vốn tài liệu để người dùng tin sử dụng tài liệu tốt chất lượng Để làm điều đó, Thư viện tiến hành: - Đầu tư trang thiết bị bảo quản vốn tài liệu như: hệ thống cổng từ, máy hút bụi, máy điều hòa phòng, hệ thống báo cháy tự động, quạt thông gió cho kho sách - Công tác vệ sinh kho sách, chống mối mọt, ẩm mốc tiến hành thường xuyên, đặn 54 - Hoạt động sửa chữa, phục chế đóng bìa tài liệu hư hỏng tiến hành thường xuyên - Với phương thức giáo dục bạn đọc cách trực tiếp gián tiếp qua quy chế nghiêm ngặt mà Thư viện giảm đáng kể tượng rách sách - Do công tác bảo quản tốt nên Thư viện ĐHTL tư sẵn sàng phục vụ bạn đọc 3.1.2 Nhược điểm Bên cạnh ưu điểm có công tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu Thư viện ĐHTL số hạn chế sau: • Về công tác tổ chức vốn tài liệu + Tổ chức phục vụ theo hình thức kho mở dễ đáp ứng cầu bạn đọc gây số trở ngại Đó việc tìm kiếm tài liệu phải vào ký hiệu xếp giá, khiến cho bạn đọc gặp khó khăn Trong trình độ sử dụng Thư viện bạn đọc bị hạn chế như: tra tìm tài liệu, chưa nắm vững cách tổ chức xếp tài liệu,… + Tình trạng lộn xộn sách giá còn, sách để không nơi quy định • Về công tác bảo quản vốn tài liệu + Mặc dù Thư viện có biện pháp định công tác bảo quản song không tránh khỏi mát hư hỏng + Tài liệu phòng đọc mở ngày xuống cấp nhanh chóng ý thức bạn đọc chưa tốt + Do diện tích thư viện hạn chế nên số phòng đọc xảy tình trạng tải vào mùa thi 55 + Do diện tích hạn chế nên phòng giáo trình tình trạng để sách sàn nhà để phục vụ bạn đọc số lượng sách cần mượn nhiều 3.2 Đề xuất giải pháp Xuất phát từ trạng thực tế cảu công tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu Thư viện Đại học Thủy Lợi, xuất phát từ yêu cầu cấp thiết phải nâng cao chất lượng hoạt động thông tin, tư liệu phục vụ tốt nhu cầu ngày cao bạn đọc, xin đề xuất số giải pháp sau: 3.2.1 Tổ chức vốn tài liệu hợp lý * Hoàn thiện công tác tổ chức vốn tài liệu + Đối với phòng giáo trình: Cần thêm thông tin dẫn vị trí xếp giá tài liệu cụ thể Đối với sách chương trình tiên tiến khoa C khoa K, Thư viện cần có điều chỉnh để việc tìm tài liệu cho bạn đọc công tác bổ sung tài liệu hợp lý thuận tiện Chẳng hạn: Với ba giá sách dành cho chương trình tiên tiến ( Khoa C khoa K), xếp theo môn loại như: Toán- Lý- Hóa, Toán- HóaSinh, xếp theo cấp độ tăng dần theo chương trình học sinh viên như: Toán I- Toán II- Toán III, Hóa I- Hóa II,… * Phân chia bố trí kho tài liệu Diện tích phòng Mở có hạn, nên thư viện tổ chức bảo quản nguồn tài liệu nội sinh luận văn, luận án Vì thế, thời gian tới , Thư viện cần có sách mở rộng diện tích kho để tổ chức bảo quản khóa luận đồ án sinh viên trường nguồn tài liệu nội sinh có giá trị Nguồn tài liệu điện tử Thư viện chưa có nhiều, việc tổ chức nguồn thông tin bị dao động Vì thế, muốn tổ chức sử dụng nguồn tài liệu điện tử có hiệu quả, Thư viện cần thường xuyên tổ chức lớp bồi dưỡng, nâng 56 cao trình độ nghiệp vụ cán Thư viện nhiều hình thức khác như: cử cán tham gia lớp bồi dưỡng ngắn hạn công tác tổ chức vốn tài liệu đặc biệt tài liệu điện tử Tổ chức buổi hội thảo chuyên đề nâng cao kiến thức công tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu * Tăng cường đầu tư kinh phí cho công tác tổ chức vốn tài liệu Cần có sách đầu tư thích hợp cho hoạt động kho mở: Kinh phí cho hoạt động kho mở phải xem xét, tính toán sở khoa học phù hợp so với hoạt động khác công tác phục vụ Do vậy, việc lập kế hoạch cụ thể hàng năm, đảm bảo nguồn kinh phí cho công tác tổ chức hoạt động kho mở điều cần thiết 3.2.2 Tăng cường bảo quản vốn tài liệu Cùng với công tác tổ chức kho sách hợp lý công việc bảo quản vốn tài liệu nhiệm vụ quan trọng mà Thư viện ĐHTL tiến hành thường xuyên Tuy nhiên, bên cạnh kết đạt công tác bảo quản vốn tài liệu có hạn chế đinh Vì vậy, Thư viện ĐHTL cần làm tốt biện pháp sau để bảo quản tài liệu lâu dài - Từng bước hoàn thành trang thiết bị đảm bảo ổn định lâu dài cho tài liệu - Trang bị giá sách cho phòng giáo trình để thay cho bàn sách để sách nay, tránh việc mối mọt xâm nhập tài liệu, đồng thời tạo thẩm mỹ cho tài liệu - Đầu tư lắp đặt hệ thống camera phòng giá kho mở với mà hình đặt bàn thủ thư, giúp cán quan sát bạn đọc, để phát kịp thời hành vi lấy cắp làm hư hại tài liệu - Cần thực đầy đủ qưy chế đảm bảo an toàn kho tài liệu Nên tiến hành kiểm tra hệ thống báo hỏa, kiểm tra mối mọt, đường dây điện, cầu chì…nếu không sơ xuất nhỏ gây tổn hại cho Thư viện 57 - Cần mở rộng diện tích phòng giáo trình để có đủ diện tích chứa đựng tài liệu nhằm bảo quản tài liệu tốt đồng thời đem lại mỹ quan cho bạn đọc - Nguồn lực thông tin Thư viện ĐHTL chủ yếu giấy Vì thế, Thư viện cần đầu tư kinh phí để nâng cấp hệ thống phục vụ, trang bị phần mềm quản lý tài liệu điện tử, tài liệu số, mua thêm trang thiết bị để số hóa phần vốn tài liệu có, tạo điều kiện cho Thư viện bảo quản nguồn tài liệu - Với khối lượng tài liệu phòng, nên chưa thể tiến hành bảo quản đồng loạt Để áp dụng chương trình bảo quản tiên tiến, đòi hỏi phải có nguồn kinh phí tương đối lớn Vì thế, Thư viện cần có dự án bảo quản khả thi để trình lên cấp có liên quan để cấp kinh phí - Mặt khác, Thư viện cần có chương trình cụ thể toàn diện để nâng cao trình độ cán bảo quản, hợp tác với tổ chức bảo quản khu vực giới Nghien cứu đầu tư xây dựng, sở bảo quản đại buồng chân không, buồng đông lạnh,…để công tác bảo dưỡng phục chế tài liệu quan đạt hiệu - Thường xuyên nhắc nhở sinh viên giữ gìn tài liệu Khi đọc không gập, xé tài liệu Giáo dục ý thức cho việc giữ gìn, bảo quản tài liệu, để tất có ý thức giữ gìn tài liệu Vì bạn đọc người trực tiếp thường xuyên tiếp xúc với tài liệu nhiều 3.2.3 Tăng cường công tác phục chế, số hóa tài liệu Thư viện Phục chế số hóa tài liệu nhằm mục tiêu bảo quản tài liệu lâu dài đồng thời đáp ứng nhu cầu tin bạn đọc cách đầy đủ toàn diện Tuy nhiên nguồn kinh phí hạn chế, chưa có chủ trương cụ thể việc phục chế số hóa tài liệu, nên Thư viện Đại học Thủy lợi dừng việc phục chế số hóa tài liệu mức sơ khai là: Phục chế tài 58 liệu quý số hóa sách tiếng Anh Vì thời gian tới, Thư viện cần có chủ trương để công tác phục chế việc số hóa tài liệu tiến hành toàn diện phổ biến Chẳng hạn: + Tiến hành phục chế tài liệu với quy mô lớn như: Khử axít đại trà, khử trùng tài liệu phục chế tài liệu + Số hóa kho tài liệu, ưu tiên tài liệu quý hiếm, tài liệu hết thời hạn bảo hộ quyền, tài liệu có nguy bị hư hoại, đồng thời tăng cường trang thiết bị số hóa, phần mềm xây dựng kho liệu số phục vụ quản lý khai thác hiệu liệu số hóa 3.2.4 Đầu tư kinh phí trang thiết bị cho công tác bảo quản thường xuyên Công tác bảo quản vốn tài liệu có nhiều nan giải mà hướng giải phải điểm xuất phát sách Nhà nước, công tác lãnh đạo, đạo ngành công tác quản lý mặt tổ chức, chế, kinh phí, kỹ thuật, trang thiết bị đào tạo…Công tác bảo quản phải nhìn nhận xem xét hoạt động thường xuyên thư viện coi chương trình đầu tư thời Trước hết tư tưởng xem nhẹ công tác bảo quản mà coi nặng công tác bổ sung thật đầy đủ Đầu sách xuất hàng năm ngày nhiều thư viện đủ kinh phí để sưu tập đầy đủ Chỉ có Thư viện Quốc gia có đủ điều kiện sưu tầm đầy đủ thông qua luật lưu chiểu Qua thông tư 97 Liên Bộ văn hóa thông tin thể thao tài ngày 15/6/1990 có tác động lớn, đáng tiếc thông tư không nhắc đến phần kinh phí cho công tác bảo quản tổng kinh phí cho hoạt động Thư viện có hạn, không tính đến phần kinh tế cho công tác bảo quản để lưu trữ bảo tồn vốn tài liệu ngày nhiều 59 Kinh phí bảo quản cần xem xét tính toán sở khoa học tỷ lệ với kinh phí bổ sung cho hợp lý Do cần quan nghiệp vụ đầu ngành tính định mức cụ thể cho thư viện Theo danh mục trang thiết bị phục chế bảo quản tài liệu thư viện ban hành kèm theo Quyết định số 889/ QĐ-KH ngày 23/4/1997 Bộ Văn hóa Thông tin Thứ trưởng Lưu Trần Tiêu Ký, trừ số trang thiết bị rẻ tiền mà thư viện có, thiết bị chuyên dụng cao cấp có liệt kê danh mục, thư viện Đại học Thủy lợi chưa có chưa có kinh phí như: Camera quan sát, máy quét tài liệu, máy cắt dán gián dấy, thiết bị khử axít,… Như vậy, nên xây dựng tiêu chuẩn, định mức, thể chế có liên quan tới sách chọn lọc bổ sung bảo quản nguồn thu thập được, quy định kinh phí bổ sung tỷ lệ kinh phí dành cho công tác bảo quản Thư viện cần lập kế hoạch hàng năm đảm bảo phần kinh phí ổn định cho công tác bảo quản vốn tài liệu thư viện Nguồn kinh phí bao gồm: Kinh phí sửa chữa trụ sở, kho tàng đề phòng khả xảy dột, rò rỉ ống nước, trần nhà, tường nhà bị thấm nước, nâng cấp đường dây điện Kinh phí mua sắm trang thiết bị bảo quản phục chế tài liệu theo danh mục kèm theo Quyết định 889/ QĐ- KH ngày 23/4/1997 Bộ Văn hóa Thông tin Đồng thời chuẩn bị kinh phí để bảo quản trang thiết bị Ngoài ra, Thư viện cần xem xét cấp bốt, kính, quần áo bảo hộ máy phát điện để đề phòng bão lụt, hỏa hoạn gây cố điện phải sơ tán kho sách quý tổng kho + Kinh phí chống mối mọt, côn trùng, chuột cho kho tài liệu + Kinh phí tập huấn chống hỏa hoạn, thiên tai hàng năm cho cán thư viện + Kinh phí giành cho tuyên truyền giáo dục người đọc + Kinh phí dành cho nâng cao nghiệp vụ bảo quản cho cán 60 Ngoài tiền từ nguồn dự án bảo quản hay vốn chương trình nhà nước cấp, Thư viện cần tranh thủ ủng hộ, giúp đỡ, tài trợ tổ chức quốc tế nước, cộng tác viên bạn đọc mặt kinh phí cho công tác bảo quản 3.2.5 Bồi dưỡng nâng cao trình độ đội ngũ cán Thư viện Chức thư viện thu thập, tang trữ , bảo quản tài liệu, truyền bá kiến thức, cung cấp thông tin Người cán thư viện thực nhiều nhiệm vụ phức tạp mà quan hệ với tài liệu lựa chọn, bổ sung, xử lý nghiệp vụ, tổ chức sử dụng bảo quản tài liệu Người cán thường xuyên tiếp xúc với tài liệu, người cán thư viện phải có nhận thức vai trò quan trọng việc giúp thư viện thực tốt nhiệm vụ bảo quản Để làm điều đó, Thư viện cần : + Quán triệt đến tất cán thư viện ý thức bảo quản tài liệu khâu công tác từ lựa chọn, bổ sung, biên mục, tổ chức phục vụ, vệ sinh kho tang, tài liệu, tu sửa sách….Ban hành quy chế bảo quản tài liệu cho cán thư viện + Tổ chức buổi hội thảo, nói chuyện chuyên đề có tham gia chuyên gia thông tin thư viện nước nước ngoài, cử cán tham khảo Thư viện trung tâm nước + Cử cán giao lưu, tập huấn, khảo sát thực tế nước để từ tiếp thu, học hỏi phương thức tổ chức vốn tài liệu khoa học, hợp lý + Phát huy việc học tập học tập nghiên cứu, bồi dưỡng, nâng cao trình độ chuyên môn, ngoại ngữ tin học cho cán thư viện 3.2.6 Đào tạo hướng dẫn bạn đọc Phục vụ bạn đọc mục đích cuối quan thông tinthư viện Ngược lại, để sử dụng thông tin tốt bạn đọc phải phối hợp 61 chặt chẽ với Thư viện, phải hiểu rõ nội quy phương thức phục vụ Thư viện Muốn vậy, Thư viện phải giáo dục ý thức người dùng tin để: + Đảm bảo cho toàn bạn đọc trang bị kỹ tìm tin sử dụng hiệu trang thiết bị Thư viện, giúp họ nắm phương pháp tổ chức vốn tài liệu khai thác tối đa nguồn thông tin có thư viện, phục vụ cho mục đích học tập giảng dạy + Không giới thiệu thư viện qua website, mà thư viện nên xuất tài liệu hướng dẫn người dùng tin, nhằm giới thiệu cách ngắn gọn, cô đọng kiến thức cần thiết để khai thác, sử dụng Thư viện dễ dàng, hiệu 62 KẾT LUẬN Ngày nay, trước phát triển mạnh mẽ khoa học công nghệ, nguồn lực thông tin ngày gia tăng nhanh chóng số lượng, phong phú nội dung, đa dạng hình thức, có khả đáp ứng nhanh chóng đầy đủ nhu cầu thông tin đa dạng người dùng tin Vì quan thông tin thư viện nói chung Thư viện Đại học Thủy lợi nói riêng phải có cách tổ chức nguồn lực thông tin khoa học hợp lý, đồng thời có kế hoạch biện pháp cụ thể để tổ chức bảo quản tốt nguồn tài liệu Trong thời gian vừa qua, với phát triển xã hội, thay đổi mạnh mẽ từ phía nhà trường, Thư viện Đại học Thủy lợi cố gắng vươn lên để không nằm quy luật đó, xứng đáng điểm hẹn lý tưởng cho kiến thức vô tận ẩn chứa trang sách Với nỗ lực không ngừng, Thư viện Đại học Thủy lợi bước xây dựng nguồn tài liệu phong phú, hoàn thiện máy tra cứu, nâng cao chất lượng bạn đọc, không ngừng cải tiến công tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu với mục tiêu phục vụ cho công tác nghiên cứu, học tập giảng dạy, ứng dụng công nghệ thông tin Do nắm bắt chủ trương, kế hoạch phát triển nhiệm vụ Thư viện nhận thức xu hướng phát triển ngành Thông tin- Thư viện nước giới, đường phát triển Thư viện thực đắn Đó là: mặt củng cố, hoàn phương pháp xử lý nghiệp vụ phục vụ truyền thống; mặt khác bước áp dụng công nghệ thông tin, đưa Thư viện trở thành quan thông tin- thư viện đại, nhằm thỏa mãn tối đa nhu cầu thông tin, tư liệu phục vụ nghiên cứu khoa học, học tập giảng dạy Về công tác tổ chức, Thư viện làm số việc như: Thư viện ĐHTL tiến hành tổ chức kho mở hầu hết phòng Việc làm thu hút số lượng bạn đọc đông đảo, đạt hiệu phục vụ cao, vòng quay tài liệu nâng lên đáng kể 63 cho thấy hoàn toàn định đắn, thử nghiệm mà Thư viện khác chưa dám làm Phương thức xếp tài liệu đa dạng, kết hợp linh hoạt, cho phép tổ chức vốn tài liệu kho theo trật tự định Việc mạnh dạn chuyển đổi sang khung phân loại DDC phân loại tài liệu tổ chức kho mở, không phù hợp với thành phần nội dung kho tài liệu Thư viện, tạo thuận lợi cho việc tổ chức vốn tài liệu theo nội dung cách khoa học, mà mở cho Thư viện bước tiến việc hội nhập, hợp tác trao đổi với Thư viện nước quốc tế Cùng với việc chuyển đổi sang DDC, Thư viện đồng thời khắc phục số hạn chế tổ chức dán mã màu cho sách, để việc xếp tài liệu kho thuận tiện linh hoạt Việc làm giúp cho tài liệu bạn đọc trả sau đọc nhanh chóng trở lại giá, tăng vòng quay tài liệu kho Vấn đề tin học hóa Thư viện quan tâm, Thư viện tiếp tục phối hợp với công ty Tinh Vân để tập trung xử lý vấn đề tồn Thư viện Về công tác bảo quản Thư viện làm số việc sau: Thực đầy đủ sách công tác bảo quản tài liệu theo Nhà nước quy định, phân công nhiệm vụ bảo quản cho phòng, quan tâm đến việc tạo dựng môi trường bảo quản tài liệu, thường xuyên chỉnh đốn vệ sinh kho tài liệu, đóng bìa sách báo, sửa chữa tài liệu bị hư hại, đào tạo nâng cao trình độ cán bảo quản tài liệu, giáo dục nâng cao ý thức bảo quản cho cán thư viện bạn đọc,… Tuy nhiên công tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu số hạn chế phải kể đến việc thiếu kinh phí, không đồng trụ sở, kho tàng,trang thiết bị, việc tổ chức tài liệu phục vụ theo hình thức kho mở gây khó khăn cho việc tìm kiếm tài liệu phận bạn đọc, trình độ bảo quản cán thấp, chưa xây dựng danh mục tài liệu ưu tiên việc tổ chức bảo quản tài liệu,… Thư viện cần quan tâm đẩy mạnh công tác tổ chức bảo quản tài liệu nhằm giữ gìn lâu dài toàn vẹn vốn tài liệu Nhưng đồng thời 64 phải đảm bảo tính thân thiện tiện lợi cho bạn đọc Để thực mục tiêu này, Thư viện Đại học Thủy lợi cần thực biện pháp cụ thể sau: + Cần đầu tư ngân sách cho công tác tổ chức bảo quản ứng dụng khoa học công nghệ công tác + Cần phải tăng cường việc mở rộng diện tích xếp tạo điều kiện cho việc bảo quản lâu dài phục vụ khai thác hiệu kho Thư viện + Tăng cường việc số hóa tài liệu Tài liệu số hóa không dừng sách tiếng anh mà cần nhân rộng mô hình tất tài liệu khác đặc biệt tài liệu hết thời hạn quyền, tài liệu có nguy bị huy hoại, đồng thời tăng cường thiết bị số hóa, phần mềm xây dựng kho liệu số phục vụ quản lý khai thác hiệu liệu số hóa + Tham gia tổ chức Hội nghị công tác tổ chức bảo quản tài liệu, lớp tập huấn, mời chuyên gia nước nước giảng dạy để nâng cao trình độ hiểu biết cho cán thư viện công tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu + Đẩy mạnh công tác tuyên truyền, giáo dục ý thức cán thư viện bạn đọc việc sử dụng bảo quản tài liệu thư viện Hy vọng với xu phát triển chung công tác tổ chức bảo quản giới khu vực, vấn đề đặt khóa luận có đóng góp định cho công tác tổ chức bảo quản tài liệu nước ta nói chung Thư viện Đại học Thủy lợi nói riêng 65 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Đoàn Phan Tân ( 1997), Tin học hoạt động thông tin, Văn hóa- Thông tin, Hà Nội Bộ Văn hóa thông tin ( 2000), Về công tác thư viện, Hà Nội Bùi Thị Hồng Sâm ( 2012) Tổ chức bảo quản vốn tài liệu Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc Khóa luận tốt nghiệp chuyên ngành Thư viện- Thông tin, Trường Đại học Sư Phạm Hà Nội Bùi Thị Thanh Thảo (2008) Công tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu trung tâm Thông tin- Thư viện Trường Đại học Giao thông vận tải Thực trạng giải pháp Khóa luận tốt nghiệp chuyên ngành Thông tin- Thư viện, Trường Đại học KHXH& NV ( ĐHQG Hà Nội), Hà Nội Đỗ Thị Ngọc Bích ( 2011) Bảo quản tài liệu viện Thông tin Khoa học Xã hội Luận văn thạc sỹ khoa học Thư viện, Trường Đại học Văn hóa Hà Nội Đặng Văn Ức ( 1994) Nghiên cứu công tác bảo quản tài liệu Thư viện Quốc gia Việt Nam, Hà Nội Đỗ Văn Lục ( 1996) Bảo quản vốn tài liệu Thư viện Quân đội, Hà Nội Lê Văn Viết ( 2000) Cẩm nang nghề thư viện Lê Văn Viết ( 2007) Văn pháp quy Việt Nam thư viện 10 Nguyễn Tiến Hiển, Kiều Văn Hốt ( 2005), Tổ chức bảo quản tài liệu, Trường Đại học Văn hóa Hà Nội, Hà Nội 66 11 Nguyễn Thế Đức ( 1996) Bảo tồn tài liệu Thư viện, Tập san thư viện 12 Nguyễn Trí Thanh ( 1971) Phòng trừ mối cho nhà cửa kho tàng, Nxb Nông thôn, Hà Nội 13 Phan Văn ( 1993), Thư viện học đại cương, Đại học Tổng hợp Hà Nội, Hà Nội 14 Trần Quốc Vượng, Tô Ngọc Thanh, Nguyễn Chí Bền…( 1998), Cơ sở văn hóa Việt Nam 15 Website Thư viện ĐHTL: http://lib.wru.edu.vn 67 ... mới; trang thi t bị điện tử, an ninh thư viện đại, hệ thống đèn, quạt hợp lý, có điều hòa không khí, máy hút ẩm… 1.1.3.2 Trang thi t bị Thư viện lắp đặt thi t bị điện tử, mạng LAN thi t bị an... đó, Thư viện dự án Đan Mạch hỗ trợ kinh phí để trang bị cổng từ, thi t bị an ninh Thư viện thi t bị phụ trợ ( máy in mã vạch, thi t bị đọc mã vạch cố định di động, máy in thẻ nhựa…), mạng LAN... pháp có tính khả thi, nhằm góp phần nâng cao hiệu công tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu Nhiệm vụ: -Để thực tốt cho việc nghiên cứu, đề tài tập trung giải số vấn đề sau: + Giới thi u thư viện ĐHTL