ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN KHOA THÔNG TIN – THƯ VIỆN  TRẦN HOÀI NAM CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ BẢO QUẢN TÀI LIỆU ĐỊA CHÍ TẠI THƯ VIỆN THÀNH PHỐ HÀ NỘI KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC NGÀNH: THÔNG TIN – THƯ VIỆN Hệ đào tạo: Chính quy Khóa học : QH - 2009 - X NGƯỜI HƯỚNG DẪN: Th.S Trịnh Khánh Vân Khóa luận tốt nghiệp K54 – TT - TV HÀ NỘI - 2013 LỜI CẢM ƠN Trong trình nghiên cứu thực đề tài, nỗ lực thân, nhận nhiều giúp đỡ, động viên từ người thân, thầy cô bạn bè Tôi xin gửi lời cảm ơn đến Ban chủ nhiệm, giảng viên Khoa Thông tin – Thư viện, Trường Đại học Khoa học xã hội nhân văn - Đại học Quốc gia Hà Nội, tập thể cán thư viện Thành phố Hà Nội tạo điều kiện thuận lợi, giúp hoàn thành khoá luận Đặc biệt, xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới Thạc sỹ Trịnh Khánh Vân người trực tiếp hướng dẫn, tận tình bảo suốt trình thực đề tài Mặc dù cố gắng, song thời gian trình độ có hạn nên khoá luận hẳn không tránh khỏi sai sót Tôi mong nhận nhiều ý kiến quý báu thầy cô giáo, chuyên gia ngành bạn bè để khóa luận trở nên hoàn thiện Tôi xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 10 tháng 03 năm 2013 Sinh viên Trần Hoài Nam SV: Trần Hoài Nam Khóa luận tốt nghiệp K54 – TT - TV DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT STT SV: Trần Hoài Nam Từ viết tắt Tên đầy đủ TVHN TT - TV CSDL TTTM STVT TSTL Thư viện Hà Nội Thông tin – thư viện Cơ sở liệu Thông tin thư mục Sách thư viện tỉnh Tủ sách Thăng Long Khóa luận tốt nghiệp K54 – TT - TV DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU Stt Tên bảng biểu Bảng Bảng thống kê vốn tài liệu truyền thống TVHN Bảng Bảng thống kê số lượng báo đống bìa TVHN Bảng Bảng thống kê vốn tài liệu điện tử TVHN Trang 10 11 11 DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ Stt Tên sơ đồ Trang Bảng Bảng thống kê vốn tài liệu truyền thống TVHN MỤC LỤC SV: Trần Hoài Nam Khóa luận tốt nghiệp K54 – TT - TV PHẦN MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Nghiên cứu vùng, địa phương trở thành mối quan tâm nhiều quốc gia giới Trong công xây dựng bảo vệ Tổ quốc, vùng, địa phương giữ vị trí chiến lược Từ Đảng Chính phủ thực sách mở cửa, vùng, địa phương lại có thêm điều kiện phát huy tiềm mạnh Cùng với nghiệp công nghiệp hoá, đại hoá đất nước, công tác địa chí tài liệu địa chí ngày thể vai trò ý nghĩa phát triển kinh tế - văn hoá – xã hội Thư viện Thành phố Hà Nội trung tâm mạng lưới thư viện công cộng Thủ đô - đầu não nước, nơi lưu giữ vốn tài liệu địa chí đồ sộ quý giá Thủ đô Hà Nội Thư viện không thu thập, tàng trữ, bảo tồn mà truyền bá thông tin địa chí, qua giới thiệu hình ảnh Thủ đô ngàn năm văn hiến với bạn bè nước quốc tế Công tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu địa chí quy trình kỹ thuật quan trọng, có tác động trực tiếp đến hiệu công tác địa chí - hoạt động mang tính đặc thù Thư viện Hà Nội (TVHN) nói riêng thư viện tỉnh, thành phố nói chung Đặc biệt thời đại ngày nay, nhu cầu giá trị thông tin địa chí ngày lớn Chính vậy, việc tổ chức bảo quản vốn tài liệu địa chí phong phú, đa dạng nhiều lĩnh vực loại hình cách khoa học lại vấn đề quan tâm hết Đứng trước tình hình đó, Thư viện Hà Nội cần phải nhanh chóng đổi mới, hoàn thiện nâng cao chất lượng công tác địa chí, nhằm tìm phương thức tổ chức bảo quản kho tài liệu địa chí phù hợp, hiệu Ý thức tầm quan trọng đó, mạnh dạn chọn đề tài “Công tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu địa chí Thư viện Hà Nội” làm đề tài khoá luận Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu 2.1 Mục đích nghiên cứu: Trên sở nghiên cứu thực trạng công tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu địa chí Thư viện Hà Nội, tác giả đưa đánh giá, nhận xét Từ đề xuất SV: Trần Hoài Nam Khóa luận tốt nghiệp K54 – TT - TV số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng, hiệu công tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu địa chí, gìn giữ nguồn di sản văn hoá thư tịch quan trọng quý giá Thủ đô Thư viện Hà Nội 2.2 Nhiệm vụ nghiên cứu: Để thực mục tiêu nghiên cứu, đề tài cần giải số nhiệm vụ sau: - Nghiên cứu đặc điểm Thư viện Hà Nội - Phân tích đặc điểm tài liệu địa chí; xác định nhân tố huỷ hoại tài liệu địa chí nói chung TVHN nói riêng - Tiến hành khảo sát thực tiễn kho tài liệu địa chí TVHN; phương pháp tổ chức bảo quản áp dụng - Phân tích, đánh giá thuận lợi khó khăn công tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu địa chí thư viện - Đề xuất só giải pháp nhằm nâng cao hiệu chất lượng công tác tổ chức bảo quản Tình hình nghiên cứu theo hướng đề tài Liên quan đến đề tài có số công trình khoa học nghiên cứu đến công tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu nói chung thư viện trung tâm thông tin – thư viện (TT – TV) trường đại học như: Thư viện Quốc gia Việt Nam, Đại học Quốc gia Hà Nội, Đại học Giao thông vận tải … Cho đến nay, có nhiều công trình nghiên cứu TVHN khía cạnh sau: Công tác phát triển vốn tài liệu; Tìm hiểu nhu cầu tin; Tìm hiểu máy tra cứu tin…tiêu biểu Luận văn cử nhân khoa học thông tin – thư viện Nguyễn Thị Kim Dung với đề tài “Công tác địa chí thư viện Hà Nội năm đổi (1986 – 1998), như có số công trình khoa học nghiên cứu đến công tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu nói chung thư viện trung tâm TT – TV trường đại học như: thư viện Quốc gia Việt Nam, Đại học Quốc gia Hà Nội, Đại học Giao thông vận tải ….Tuy nhiên mặt thời gian không phù hợp nội dung không đề cập đến nguồn tài liệu địa chí Vì thế, hy vọng kế thừa thành nghiên cứu tác giả trước, đồng thời vận dụng kiến thức lĩnh hội trình học thực tập để làm rõ thực trạng “Công tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu địa chí Thư viện Thành phố Hà Nội’ SV: Trần Hoài Nam Khóa luận tốt nghiệp K54 – TT - TV Đối tượng phạm vi nghiên cứu đề tài 4.1 Đối tượng nghiên cứu đề tài Công tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu địa chí Thư viện Hà Nội 4.2 Phạm vi nghiên cứu đề tài • Phạm vi không gian: Tại Thư viện Hà Nội • Phạm vi thời gian: Công tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu địa chí thư viện Hà Nội năm gần Phương pháp nghiên cứu 5.1 Phương pháp luận Để nghiên cứu đề tài này, áp dụng phương pháp vật biện chứng, chủ nghĩa vật lịch sử chủ nghĩa Marx – Lenin tư tưởng Hồ Chí Minh 5.2 Phương pháp nghiên cứu cụ thể Trên sở phương pháp luận, đề tài sử dụng số phương pháp cụ thể sau: - Phương pháp khảo sát thực tế - Phương pháp quan sát - Phương pháp vấn, trao đổi - Phương pháp thống kê - Phương pháp phân tích, tổng hợp số liệu, tài liệu Đóng góp niên luận 6.1 Đóng góp lý luận Niên luận góp phần làm phong phú thêm vốn hiểu biết chung ý nghĩa giá trị khoa học công tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu nói chung vốn tài liệu địa chí nói riêng 6.2 Đóng góp thực tiễn - Giới thiệu chung TVHN với công tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu địa chí - Tìm hiểu công tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu địa chí TVHN - Phân tích thuận lợi khó khăn, từ đưa số kiến nghị nhằm góp phần hoàn thiện công tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu địa chí TVHN SV: Trần Hoài Nam Khóa luận tốt nghiệp K54 – TT - TV Cấu trúc khoá luận Ngoài phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo phụ lục, phần nội dung khoá luận chia thành chương: Chương 1: Thư viện Hà Nội với vấn đề tổ chức bảo quản vốn tài liệu địa chí Chương 2: Thực trạng công tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu địa chí Thư viện Hà Nội Chương 3: Một vài nhận xét, kiến nghị nhằm nâng cao chất lượng công tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu địa chí Thư viện Hà Nội SV: Trần Hoài Nam Khóa luận tốt nghiệp K54 – TT - TV CHƯƠNG THƯ VIỆN THÀNH PHỐ HÀ NỘI VỚI VẤN ĐỀ TỔ CHỨC VÀ BẢO QUẢN VỐN TÀI LIỆU ĐỊA CHÍ 1.1 Khái quát Thư viện Thành phố Hà Nội 1.1.1 Quá trình hình thành phát triển Thư viện Hà Nội thành lập vào ngày 15/10/1956 với tên gọi ban đầu “Phòng sách nhân dân” Thư viện nhiều lần thay đổi địa điểm, lúc nhà hàng Thủy Tạ - bên bờ hồ Hoàn Kiếm, chuyển phố Lò Đúc, Mai Dịch, Văn Miếu – Quốc Tử Giám Đến tháng 1/1959 thư viện thức định vị số 47 phố Bà Triệu – Quận Hoàn Kiếm mang tên Thư viện nhân dân Hà Nội, sau Thư viện Thành phố Hà Nội Ngày đầu thành lập, thư viện có cán với 5.000 sách, số báo, tạp chí chuyển từ chiến khu Khó khăn nhiều, với lòng nhiệt tình cháy bỏng, cán thư viện sáng tạo nhiều hình thức phong phú phục vụ kịp thời cho cách mạng cho nhân dân Trong năm tháng chiến tranh chống Mỹ cứu nước (1960-1975), với phương châm “sách tìm người” phương tiện thô sơ (ba lô, túi sách, xe đạp…) Thư viện Hà Nội đưa hàng vạn sách, báo phục vụ đội, dân quân, công nhân, nông dân nội, ngoại thành Hà Nội Sách báo thư viện thủ đô đến tận chiến hào, bên ụ pháo, vào nhà máy xí nghiệp, đến với ruộng đồng, len lỏi vào ngõ xóm làng quê, góp phần toàn dân đánh Mỹ 30/4/1975 kháng chiến thắng lợi, thư viện Hà Nội với Thành phố bước vào mặt trận mới: khắc phục hậu chiến tranh, vượt qua khó khăn, hạn chế thời bao cấp, xây dựng phát triển kinh tế - văn hóa – xã hội thủ đô ngang tầm với vị Hà Nội thay da đổi thịt Những đường mới, khu khu đô thị cao tầng liên tiếp mọc lên Tháng 5/1996, thư viện Hà Nội cải tạo xây dựng lại Nếp nhà cấp năm xưa nhường chỗ cho khu nhà tầng khang trang, xinh xắn Kho sách báo thư viện lớn dần lên với 25 vạn Đội ngũ cán thư viện bổ sung thêm đào tạo với 31 người, có SV: Trần Hoài Nam Khóa luận tốt nghiệp K54 – TT - TV tiến sĩ, thạc sĩ,27 cử nhân Đây đội ngũ có đủ nhiệt tình lực kế thừa xứng đáng nghiệp lớp đàn anh Trong chương trình phát triển văn hóa thủ đô, thư viện Hà Nội đươc xây dựng lại Đây công trình văn hóa tiêu biểu chào mừng kỉ niệm 1000 năm Thăng Long – Hà Nội Trong thời gian năm xây dựng (2005 – 2008) thư viện Hà Nội tạm chuyển vào hoạt động Thành cổ Hà Nội số 12 phố Nguyễn Tri Phương, quận Ba Đình Ngày 10/10/2008 trụ sở thư viện Hà Nội khánh thành với tòa nhà tầng với 7.000 m2 sàn Đây kiện đánh dấu thay đổi chất hoạt động thư viện Thực định phủ việc mở rộng địa giới hành thủ đô Hà Nội, thủ đô bao gồm Hà Nội tỉnh Hà Tây cũ, huyện Mê Linh (Vĩnh Phúc) thêm xã tỉnh Hòa Bình Với 29 quận, huyện thị, 575 phường, xã 6,5 triệu dân – Hà Nội làm thành phố lớn diện tích vad lớn thứ dân số việt Nam Theo định số 593/QĐ-UBND ngày 4/2/2009 UBND Thành Phố, thư viện Hà Nội thành lập sở hợp thư viện Hà Nội thư viện Hà Tây Hiện TVHN có sở: - Cơ sở 1: 47 Bà Triệu – Hoàn Kiếm – Trụ sở làm việc: tầng với 7.500 m2 sử dụng – Đây công trình kỷ niệm 1000 năm Thăng long – Hà Nội - Cơ sở 2: 2B Quang Trung – Hà Đông – Trụ sở làm việc: 2.029 m2 UBND TPHN đầu tư 44,457 tỷ đồng cho xây dựng trụ sở 47 Bà Triệu, 2,8 tỷ cho dự án xây dựng thư viện điện tử Năm 2010 Sở cấp 880 triệu cho việc nâng cấp sở Hà Đông Hiện nay, TVHN có máy chủ, 133 máy tính, máy scan, máy chiếu, máy photocopy máy in Hệ thống bảo vệ, bảo quản tài liệu: camera, máy hút bụi, máy điều hòa… Có hệ thống nội bộ, máy Internet đường truyền tốc độ cao, mạng wifi 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ Thư viện Thành phố Hà Nội * Chức Thư viện Hà Nội đơn vị nghiệp có thu, có chức thu thập, bảo quản tổ chức khai thác sử dụng chung tài liệu xuất Hà Nội nói Hà Nội, tài liệu nước nước phù hợp với đặc điểm yêu cầu xây dựng SV: Trần Hoài Nam Khóa luận tốt nghiệp K54 – TT - TV Hiện nay, để bảo quản kho sách mình, TVHN có tích cực riêng, ứng dụng công nghệ đại công tác bảo quản Cùng với việc sử dụng biện pháp thủ công, thư viện phối hợp với quan chuyên ngành lĩnh vực thực phương pháp đòi hỏi tính chuyên nghiệp để việc phòng chống mang lại hiệu đảm bảo an toàn Đối với việc phòng chống mối, phòng Địa chí sử dụng phương pháp hóa sinh, tiêu diệt phần tổ mối nhằm phá vỡ tình trạng cân sinh thái, dẫn đến tổ mối bị tiêu diệt tận gốc Cụ thể, để khử nấm mốc xuất tài liệu, thư viện dùng cồn công nghiệp pha với hàm lượng nhỏ pentaclorua phennolat natri từ – 5% đem chải nhẹ lên tài liệu bị mốc, sau đem phơi khoảng 10 Việc sử dụng hóa chất để chống lại xâm hại côn trùng vi sinh vật đem lại hiệu định điều mang tính chất tạm thời gây độc hại cho cán thư viện 2.4.3 Đảm bảo môi trường bảo quản Việc thiết lập trì môi trường thuận lợi kho sách báo không giúp phòng chống loại vi khuẩn, vi sinh vật có hại hạn chế ô nhiễm môi trường kho mà giảm bớt sức lực, thời gian tiền việc sửa chữa tài liệu bị hỏng cà cho phép thu nhận tài liệu tiến hành liên tục Đặc biệt khí hậu nước ta tạo yếu tố bất lợi cho công tác bảo quản tài liệu Hiện nay, hệ thống kho tàng phòng Địa chí - TVHN xây dựng quán đạt tiêu chuẩn cho việc bảo quản tài liệu lâu dài Kho có cửa dự phòng có cố cháy nổ Hệ thống điện phòng kho đảm bảo an toàn, thiết bị điện có đầu tiếp đất, máy hút ẩm, hệ thống thông gió để lưu thông không khí, ổn định nhiệt độ độ ẩm cho phép Kho Địa chí thư viện hệ thống kho nén giúp tiết kiệm diện tích mà giúp cho tài liệu tránh tác nhân gây hại môi trường bên bụi, nhiệt độ, độ ẩm xâm hại côn trùng… Gíá sách xếp cách xa so với giá trần ngăn cách sàn 15 – 20 cm Các giá xếp vuông góc với cửa sổ, khoảng cách đầu hồi giá sách tường 45 cm, khoảng cách giá 70cm, cửa sổ kín có rèm che với mục đích ngăn ánh nắng mặt trời chiếu thẳng vào tài liệu, đồng thời chống ẩm ướt từ tường lan sang SV: Trần Hoài Nam Khóa luận tốt nghiệp K54 – TT - TV Bên cạnh đó, kệ giá tạo nhôm nhẹ, vừa làm cho mối mọt điều kiện đục đẽo đem lại thông thoáng cho kho Toàn thư viện lắp đặt hệ thống báo cháy tự động Với điều kiện kho tàng nay, TVHN phần đáp ứng điều kiện môi trường kho, chất lượng môi trường kho đảm bảo đồng hơn, giúp cho công tác bảo quản tài liệu tốt hiệu Công tác vệ sinh kho sách hút bụi, lau sàn, lau chùi giá, quét mạng nhện cán phòng thực định kỳ (2 lần/tháng, thứ tuần thứ thứ 3) theo lịch vệ sinh kho sách thư viện, vào buổi đó, phòng nghỉ phục vụ 2.4.4 Kiểm tra, tu bổ, đóng bìa cứng tài liệu bị hư hỏng, rách nát Đối với tài liệu mà tình trạng sử dụng xuống cấp trang tài liệu có chỗ rách nhỏ thư viện tiến hành vá lại cách đơn giản với loại giấy chuyên dụng, hay trang tạp chí bị hoen ố, trang tài liệu màu hay giòn gãy theo thời gian khử acid Những trang sách bị rách, rời gáy sách, cán dùng dây giấy trong, mỏng có quét hồ, dán trang liền lại với nhau, có nhiều trang bị rời lúc cán dùng kim khâu lại Những tài liệu bị hỏng phần bìa sách, gáy sách cán đóng lại bì cứng, sau dán giấy bọc lên để tạo tính thẩm mỹ Đóng bìa sách hay báo - tạp chí cách bảo quản tài liệu phổ biến thư viện Đây biên pháp bảo quản hữu hiệu phòng Địa chí sử dụng, góp phần giảm bớt độ rách nát tài liệu trình sử dụng bảo quản Tính đến nay, phòng Địa chí thư viện đóng tập 1.200 tập báo tạp chí 2.4.5 Giáo dục ý thức bảo quản tài liệu với bạn đọc Độc giả người trực tiếp sử dụng tài liệu nên tác động tiêu cực họ tới tài liệu địa chí có ảnh hưởng không tốt đến thân tài liệu nói riêng vốn tài liệu địa chí nói chung Do việc giáo dục ý thức bảo quản tài liệu cho bạn đọc điều cần thiết SV: Trần Hoài Nam Khóa luận tốt nghiệp K54 – TT - TV Nhận thức tầm quan trọng nội quy, quy định cho bạn đọc phòng Địa chí phòng khác thư viện Quy định có ghi rõ bạn đọc không cắt xé, lấy cắp tài liệu thư viện …Nếu bạn đọ vi phạm nội quy tuỳ mức độ nặng nhẹ, cán phòng có biện pháp xử lý như: nhắc nhở, cảnh cáo, thu lại thẻ bạn đọc, phạt tiền… Hiện để đảm bảo tính an toàn cho tài liệu, thư viện tiến hành cấp thẻ đọc chỗ cho độc giả Bạn đọc đọc tài liệu phòng phép mang tài liẹu đồ dùng cần thiết đồ đạc cá nhân phải cất tủ để đồ, nhằm tránh việc mang tài liệu khỏi phòng Với việc thực cách thức này, phòng Địa chí phần hạn chế mát tài liệu vô tình hay cố ý bạn đọc Đồng thời, thư viện có mức phạt riêng với bạn đọc vi phạm quy định theo Nghị định 31/2001/NĐ-CP ngày 26 tháng năm 2001 Chính phủ xử phạt vi phạm hành tronh lĩnh vực Văn hoá – Thông tin Điều 52 Vi phạm quy định bảo vệ tài liệu thư viện Phạt cảnh cáo phạt tiền từ 50.000 đồng đến 200.000 đồng hành vi làm hư hại, chiếm dụng tài liệu, sách báo vật mang tin khác có giá trị 200.000 đồng thư viện Phạt tiền từ 500.000 đồng đến 2.000.000 đồng hành vi làm hư hại, chiếm dụng sách báo, tài liệu có giá trị 200.000 đồng đến 1.000.000 đồng thư viện Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng hành vi sau: a) Làm hư hại chiếm dụng tài liệu, sách báo có giá trị từ 1.000.000 đồng trở lên thư viện; b) Sử dụng trái phép tài liệu lưu giữ thư viện thuộc loại sử dụng hạn chế Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng hành vi làm hư hại nặng, hủy hoại tài liệu thư viện Ngoài hình thức xử phạt quy định khoản 1, 2, Điều này, cá nhân, tổ chức vi phạm bị buộc bồi thường thiệt hại theo quy định pháp luật SV: Trần Hoài Nam Khóa luận tốt nghiệp K54 – TT - TV CHƯƠNG MỘT VÀI NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ BẢO QUẢN VỐN TÀI LIỆU ĐỊA CHÍ TẠI THƯ VIỆN THÀNH PHỐ HÀ NỘI 3.1 Nhận xét Hơn nửa kỷ xây dựng phát triển, đến thư viện Hà Nội có kho tàng di sản địa chí đồ sộ số lượng, đa dạng thể loại, ngôn ngữ, phong phú nội dung nhiều tài liệu quý mà không đâu có TVHN đáp ứng nhu cầu khai thác, tìm hiểu thông tin địa chí, nâng cao kiến thức thủ đô Hà Nội cho bạn đọc gần xa Nhưng với vốn tài liệu có chất lượng vậy, việc tổ chức bảo quản gặp phải không thuận lợi khó khăn 3.1.1 Ưu điểm Thư viện Hà Nội địa đáng tin cậy cho đối tượng bạn đọc tới sử dụng tài liệu nói chung tài liệu địa chí nói riêng Thư viện có hình thức tuyên truyền, giới thiệu tài liệu sinh động, gần gũi đến với người dùng tin Với đầu tư kịp thời, hiệu quâ UBND thành phố, cá hoạt động nghiệp vụ thư viện Thủ đô nhanh chóng tin học hóa, đại hóa Đến với TVHN bạn đọc khai thác thông tin theo dạng truyền thống qua sản phẩm dịch vụ thông tin đại: thông tin mạng, thông tin Website, thông tin máy tính, thông tin tóm tắt, thông tin lãnh đạo, dịch vụ thông tin hỏi – đáp… Vốn tài liệu địa chí Hà Nội tổ chức, bảo quản cách khoa học chắt chẽ nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho bạn đọc tra cứu cách nhanh nhất, xác đầy đủ theo yêu cầu, góp phần thúc đẩy hiệu hoạt động quan Thư viện triển khai nhiều biện pháp phương pháp khác nhau, tạo điều kiện tốt sở vật chất cho việc bảo quản tài liệu Do đó, hầu hết vốn tài liệu địa chí thư viện bảo quản tình trạng tốt đảm bảo cho việc sử dụng lâu dài độc giả Hệ thống giá sách cũ thay giá nhôm nhẹ chống mối mọt, hệ thống giá nén có tác dụng vừa chống tác nhân gây hại loại côn trùng, vừa tiết kiệm diện tích Thư viện thường xuyên kiểm tra SV: Trần Hoài Nam Khóa luận tốt nghiệp K54 – TT - TV xuất áp dụng biện pháp vệ sinh, diệt trừ mối mọt, nấm mốc cho tài liệu kho Thư viện Hà Nội trọng tới chiến lược bảo tồn tài liệu lâu dài hai phương diện công nghệ tổ chức phối hợp, hợp tác quy mô quốc gia quốc tế nhằm nâng cao lực cho cán thư viện 3.1.2 Hạn chế Vốn tài liệu địa chí quý hiếm, có giá trị (văn bia, hương ước, thần phả…) thư viện chủ yếu dập, photocopy gốc nên có cân đối sách loại hình tài liệu khác Công tác bảo quản tài liệu mang nặng tính truyền thống, chưa áp dụng nhiều thành tựu khoa học – công nghệ vào công tác bảo quản Tại phòng địa chí phòng đọc khác thư viện chưa có hệ thống cổng từ kiểm soát bạn đọc vào kho sách Việc dán từ, mã vạch cho tài liệu tất kho tự chọn chưa tiến hành Việc sử dụng hóa chất để chống lại xâm hại côn trùng vi sinh vật đem lại hiệu định điều mang tính chất tạm thời gây độc hại cho cán thư viện Công tác phục vụ địa chí sở chưa thực khởi sắc, cán làm công tác địa chí chưa phát huy hết lực chuyên môn nghiệp vụ, chưa tận dụng sức mạnh công nghệ kỹ thuật số việc swu tầm, bảo quản, khai thác phục vụ nguồn thông tin tài liệu… Một số tài liệu địa chí quý bảo quản cẩn thận song nhiều yếu tố, khách quan lẫn chủ quan nên tài kiệu thường bị ố vàng, độ bền dai ngày giòn, nát gây khó khăn trình sử dụng độc giả Vốn tài liệu địa chí TVHN chưa đủ để đáp ứng nhu cầu bạn đọc Cũng hoàn cảnh xã hội Việt Nam nhiều biến cố thăng trầm điều chỉnh địa giới nhiều lần Hà Nội nên việc thu thập, khai thác, gìn giữ vốn tài liệu đại chí chưa có tính hệ thống , tài liệu chắp vá, không liên tục Phần lớn cán chưa trang bị nhiều kiến thức tổng hợp tổ chức bảo quản, khả thực hành hạn chế, đặc biệt với công tác bảo quản chưa đào tạo nghiệp vụ bảo quản vốn tài liệu SV: Trần Hoài Nam Khóa luận tốt nghiệp K54 – TT - TV 3.2 Kiến nghị, giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu địa chí thư viện thành phố Hà Nội Công tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu địa chí coi vấn đề thn chốt, định tồn phát triển thư viện Bất kỳ thư viện muốn làm tốt chức nhiệm vụ cần làm tốt công tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu Trong công tác này, bên cạnh kết đạt được, TVHN tránh khỏi số vấn đề nảy sinh Để hoạt động thư viện ngày hoàn thiện hơn, phù hợp với phương hướng phát triển thư viện tương lai, TVHN cần có điều chỉnh hợp lý công tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu theo quy tắc biện pháp định Về vấn đề này, mạnh dạn đưa số kiến nghị đề xuất giải pháp sau: 3.2.1 Về vấn đề tổ chức vốn tài liệu địa chí Đối với tài liệu kho cần có bổ sung, cập nhập phong phú để phục vụ cho trình nâng cao trình độ chuyên môn cho cán thư viện Thư viện nên chủ động nhiều việc tổ chức cho cán tham quan, khảo sát, học hỏi kinh nghiệm tổ chức kho tài liệu thư viện đại nước, để có biện pháp áp dụng điều chỉnh phương thức tổ chức vốn tài liệu thư viện phù hợp Thống khung phân loại tài liệu cho sở (Hiện tại, tài liệu bổ sung sở phân loại theo bảng phân loại địa chí TVHN biên soạn, sở phân loại theo bảng phân loại thập tiến Dewey) Thống cập nhật CSDL sở nhằm kiện toàn máy tra cứu điện tử, tạo điều kiện cho bạn đọc tra cứu mượn liên thông tài liệu sở Việc lọc tài liệu kho địa chí diễn ra, trừ tài liệu hư hỏng tới mức sử dụng Tuy vậy, cần ý đến công tác Mục đích công tác nhằm giúp cho kho tài liệu có tính mới, tính thời sự, đồng thời giúp cho vấn đề bảo quản vốn tài liệu dễ dàng Để làm tốt công tác này, thư viện cần lên kế hoạch lý, quy định tiêu chuẩn cụ thể tài liệu cần lý, tài liệu cần lưu trữ Bên cạnh đó, công tác bổ sung tài liệu cần tiến hành SV: Trần Hoài Nam Khóa luận tốt nghiệp K54 – TT - TV cách có chọn lọc cân đối để không gây khó khăn cho công tác tổ chức bảo quản 3.2.2 Về vấn đề bảo quản vốn tài liệu địa chí Bảo quản tài liệu công tác quan trọng công hoạt động thông tin – thư viện Công tác bảo quản tài liệu địa chí TVHN tiến hành qua nhiều công đoạn: từ khâu gia cố tài liệu, đóng bìa cứng cho tài liệu khâu phòng trừ mối mọt, vệ sinh tài liệu, kho tàng tạo điều kiện kho lưu trữ phù hợp công đoạn mà cán phòng Địa chí phải tiến hành thường xuyên Hiện với hệ thống kho tàng quy mô đại, kho địa chí thư viện bảo quản phòng điều hòa nhiệt độ Có điều, bảo quản môi trường nhiều tài liệu bị hư hỏng, tài liệu quý thư tịch Hán Nôm, thần phả, hương ước… Xuất phát từ trạng vốn tài liệu địa chí thư viện chức nhiệm vụ nay, nhiều tài liệu cần cấp thiết bảo quản Khối lượng tài liệu kho lớn nên chưa thể tiến hành đồng loạt mà phải có kế hoạch chi tiết, ưu tiên theo tình trạng vật lý cụ thể, dựa khả kinh phí, khả cán hạ tầng kỹ thuật – công nghệ Việc phải xác định đắn mục tiêu công tác bảo quản Cần điều tra vốn tài liệu để có số liệu chi tiết trạng vốn tài liệu, nhằm xây dựng chiến lược bảo quản Cần phải đặt công tác bảo quản công tác trọng tâm Để bảo quản tốt vốn tài liệu địa chí có, TVHN cần có chương trình bảo quản cụ thể: từ kinh phí đầu tư, nhân lực, trang thiết bị, biện pháp kỹ thuật thời gian tiến hành công đoạn • Tăng cường đầu tư kinh phí cho công tác bảo quản tài liệu địa chí Trong công tác bảo quản tài liệu địa chí nói riêng tài liệu nói chung, vấn đề kinh phí chiếm vị trí đặc biệt quan trọng Thực tế, thư viện chua có đủ kinh phí cho công tác này, theo thống kê, năm thư viện dành khoảng 20- 25% kinh phí cho công tác bảo quản vốn tài liệu (đây tình trạng chung nhiều thư viện nước) Nhưng nay, thư viện lại khai thác nhiều nguồn kinh phí Ngoài khoản kinh phí thường xuyên, tìm kiếm thêm kinh phí từ chương SV: Trần Hoài Nam Khóa luận tốt nghiệp K54 – TT - TV trình nghiên cứu hay tài trợ tổ chức nước TVHN cần tạo nguồn kinh phí lớn từ nhiều nguồn khác nhau: Nhà nước, Thành phố, xã hội hóa, nguồn hỗ trợ nước ngoài….Thực tiễn cho thấy, nguồn đầu tư nhà nước, thành phố quan trọng Vì thế, nhà lãnh đạo cần có chiến lược đầu tư kinh phí lớn, lâu dài, cần thực quan tâm tới vấn đề để tạo điều kiện cho TVHN làm tốt công tác, thu thập, bổ sung, bảo quản kho tài liệu địa chí Hà Nội, vốn tài liệu quý dân tộc Thư viện cần tập trung nguồn lực kinh phí cho việc thu thập, bổ sung vốn tài liệu địa chí huyện, thị vừa sát nhập Hà Nội năm 2008 Đồng thời đề xuất lập gây quỹ cho công tác sưu tầm, phát tài liệu địa chí quý Hà Nội Mở rộng hợp tác, huy động nguồn lực từ cán địa chí thư viện nước quốc tế công tác sưu tầm tài liệu địa chí Hà Nội Đây dự án đầu tư lớn, cần phải có định hướng giải pháp kinh tế rõ rang, tạo điều kiện thuận lợi cho việc hình thành, thực thi mục tiêu • Đẩy mạnh ứng dụng thành tựu khoa học – công nghệ vào công tác bảo quản  Đảm bảo môi trường bảo quản tiêu chuẩn - Đảm bảo vệ sinh kho tài liệu môi trường xung quanh - Cần đưa hệ thống máy điều hòa, máy thông gió vào hoạt động thường xuyên - Thư viện nên trì môi trường ổn định kho tài liệu địa chí Một môi trường ổn định kho tài liệu có thông số nhiệt độ từ 20 – 26 độ C, độ ẩm từ 60 – 75 % - Nghiên cứu, đầu tư, xây dựng sở bảo quản đại như: buồng chân không, buồng đông lạnh… để công tác bảo dưỡng, phục chế gốc hiệu - Đầu tư máy hút bụi để hút mảnh bụi li ti trang sách  Từng bước hoàn thiện trang thiết bị đảm bảo cho ổn định lâu dài cho tài liệu: - Áp dụng công nghệ như: băng từ, đĩa từ, ghi âm, phương pháp bảo quản, phục chế tư liệu với tư liệu quý (thư tịch Hán Nôm, tài liệu tranh ảnh, đồ cổ ) SV: Trần Hoài Nam Khóa luận tốt nghiệp K54 – TT - TV - Cần đầu tư trang thiết bị nhiều phương tiện kỹ thuật cho kho sách trang thiết bị thêm nhiều giá sách - Song song với việc dán từ kho tự chọn trang bị cổng từ để kiểm soát trình lựa chọn mang sách khỏi kho bạn đọc  Vạch chiến lược bảo quản toàn diện lâu dài - Nhanh chóng tiến hành kế hoạch chuyển tài liệu giấy sang vật mang tin khác: vi phim, đĩa quang CD – ROM theo dự án thư viện điện tử, thư viện số Muốn phải có sở liệu toàn văn, sở liệu thư mục…, trước mắt tài liệu chép tay (tài liệu Hán Nôm) - Trong tương lai, tài liệu chuyển sang vật mang tin điện tử phổ biến đĩa CD, DVD, đĩa từ… đòi hỏi thư viện cần phải có chế độ xếp, bảo quản phù hợp - Hiện đại hóa phương pháp bảo quản lưu trữ tài liệu địa chí quý Thư viện cần sớm tìm biện pháp lưu, nhân tài liệu địa chí, không phục vụ gốc, hạn chế lão hóa tài liệu • Số hóa nguồn tài liệu Hiện nay, thư viện chưa tiến hành số hóa vốn tài liệu có nguyên nhân tài chính, người Trong tương lai gần, thư viện se tiến hành số hóa tài liệu, ưu tiên tài liệu quý (thư tịch Hán Nôm), sau số hóa theo yêu cầu, phục vụ tối đa nhu cầu tin bạn đọc TVHN cần phải khẩn trương số hóa tài liệu địa chí tích hợp với CSDL thư mục, để bạn đọc cần đọc toàn văn hay in phần văn cần thiết có cần thao tác “click” chuột Việc làm không nhằm mục đích phục vụ bạn đọc mà sở để thư viện tổ chức dịch vụ có thu cho thư viện Mở rộng quảng bá dịch vụ thông tin: tra cứu theo chuyên đề, cung cấp tài liệu theo chuyên đề, scan tài liệu, số hóa tài liệu theo yêu cầu… SV: Trần Hoài Nam Khóa luận tốt nghiệp • K54 – TT - TV Nâng cao trình độ cán bảo quản - Tổ chức hội thảo khoa học việc phát triển vốn tư liệu địa chí, nâng cao chất lượng sản phẩm dịch vụ thông tin, ứng dụng công nghệ thông tin địa chí… - Thường xuyên cử cán tham gia vào lớp đào tạo, bồi dưỡng, chương trình tập huấn, tham quan học tập kinh nghiệm Vụ Thư viện Thư viện Quốc gia Việt Nam tổ chức công tác bảo tồn, bảo quản vốn tài liệu Bên cạnh cần cử cán tham gia lớp học chữ Hán Nôm để khai thác tài liệu Hán Nôm, gia phả, thần tích, thần sắc… - Tổ chức buổi hội thảo chuyên đề, giúp thư viện hiểu được, ý thức sâu sắc giá trị tài liệu mà quản lý cộng đồng xã hội nói chung độc giả thư viện nói riêng Từ giúp họ nhận thấy vai trò quan trọng công việc thực công việc giao tốt - Các cán phòng Địa chí cần thường xuyên kiểm tra, kiểm kê để phát kịp thời tài liệu hư hại, mát, phân loại tài liệu theo trạng vật lý nhằm đề biện pháp xử lý - Phục chế tài liệu, tu bổ, dán vá, đóng bìa cứng cho tài liệu bị rách, hỏng bìa, bồi cho loại tài liệu giòn nát, phục vụ • Giáo dục ý thức sử dụng, bảo quản tài liệu cho bạn đọc Trong công tác bảo quản tài liệu, việc đặt đối tượng công tác tài liệu cần phải có quan tâm thích đáng cho hai nhóm đối tượng: người quản lý tài liệu (cán thư viện), người sử dụng tài liệu (bạn đọc) - Ban hành quy chế sử dụng, bảo quản tài liệu địa chí, đặc biệt loại tài liệu quý - Thực nghiêm ngặt quy định hành chính, có thái độ cứng rắn với trường hợp vi phạm quy định thư viện việc làm hỏng, làm mát tài liệu - Tổ chức buổi hướng dẫn người dùng tin giới thiệu cho họ có nhìn tổng quát nguồn lực thông tin thư viện Giúp họ biết nội quy cụ thể , quyền lợi nghĩa vụ họ sử dụng tài liệu SV: Trần Hoài Nam Khóa luận tốt nghiệp • K54 – TT - TV Tranh thủ hỗ trợ từ bên - Đẩy mạnh hoạt động xã hội hóa công tác thư viện - Tranh thủ hỗ trợ kinh phí, công nghệ chương trình bảo quản quốc tế quốc gia khu vực Mặc dù phải hoạt động điều kiện khó khăn, song kiên trì thực chương trình bảo quản đặt cách khoa học, xác, tài liệu địa chí lưu trữ dài lâu, tránh tổn thất cho thư viện phục vụ đắc lực công tác phục vụ bạn đọc thư viện SV: Trần Hoài Nam Khóa luận tốt nghiệp K54 – TT - TV KẾT LUẬN Vốn tài liệu địa chí tài sản vô quý giá thư viện thành phố Hà Nội nói riêng thư viện tỉnh, thành phố nói chung, mang tính đặc thù khẳng định vị thư viện Hiệu công tác địa chí tốt hay chưa phụ thuộc vào tiềm tuổi thọ vốn tài liệu địa chí Vì vậy, công tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu địa chí có ý nghĩa to lớn công tác địa chí hoạt động thư viện TVHN không ngừng nâng cấp trang thiết bị phục vụ công tác tổ chức bảo quản tài liệu địa chí, tiến hành vệ sinh kho, đào tạo cán phục vụ công tác bảo quản, giáo dục ý thức bạn đọc…Tất thể nỗ lực tận tuỵ, làm việc tập thể cán phòng Địa chí – thông tin – thư mục, nhờ mà vốn tài liệu địa chí tổ chức bảo quản tốt, hạn chế xâm hại tác nhân huỷ hoại tài liệu, tiết kiệm cho thành phố nguồn kinh phí đáng kể Tuy nhiên, tình trạng sách tự huỷ diệt tất thư viện giới TVHN ngoại lệ Do có tính chất khí hậu nhiệt đới gió mùa, nóng ẩm nên công tác tổ chức bảo quản trở nên khó khăn gấp bội Vì thế, TVHN quan tâm đến vấn đề này, coi nhiệm vụ then chốt chiến lược phát triển thư viện TVHN luôn cố gắng tăng cường biện pháp để tổ chức bảo quản vốn tài liệu địa chí cho tốt nhất, lâu dài cho nhiều hệ sau, đồng thời tiếp tục sưu tầm, thu thập, bổ sung nhằm làm phong phú vốn tài liệu Bên cạnh đó, thư viện xây dựng CSDL lên kế hoạch nhanh chóng áp dụng tiến khoa học kỹ thuật vào công tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu, có tài liệu địa chí, góp phần vào việc giới thiệu hình ảnh xây dựng Thủ đô ngàn năm văn hiến Có thể nói hoạt động TVHN nói chung, công tác địa chí TVHN nói riêng góp phần tích cực vào nghiệp xây dựng phát triển thủ đô Hà Nội Với vị trí đặc biệt TVHN nằm trung tâm trị - kinh tế - văn hóa – xã hội nước, cố thủ tướng Phạm Văn Đồng nói “Hà Nội nơi hội tụ tinh hoa dân tộc, để từ tỏa nước Hà Nội biểu tượng khí phách anh hùng lương chi phẩm giá người kháng chiến chống ngoại xâm xây dựng đất nước” SV: Trần Hoài Nam Khóa luận tốt nghiệp K54 – TT - TV Vai trò công tác địa chí lại trở nên quan trọng Thông qua công tác địa chí giúp bạn đọc khai thác tốt tiềm kinh tế, văn hóa, phát huy truyền thống cách mạng, ngành nghề cổ truyền Hà Nội, giáo dục lòng yêu quê hương, khơi dậy niềm tự hào dân tộc, trách nhiệm nghiệp xây dựng bảo vệ thủ đô Đây trách nhiệm niềm tự hào cán thư viện Hà Nội SV: Trần Hoài Nam Khóa luận tốt nghiệp K54 – TT - TV DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Báo cáo tổng kết công tác Thư viện Hà Nội năm 2010 phương hướng năm 2011 Bùi Thị Thanh Thảo (2008), Công tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu Trung tâm TT – TV Đại học Giao thông vận tải, thực trạng giải pháp, Khoá luận tốt nghiệp, Trường ĐH KHXH NV, ĐHQGHN, Hà Nội Chu Ngọc Lâm (1999), Cơ sở giải pháp thu thập phát triển kho tài liệu địa chí Thăng Long – Hà Nội: Đề tài nghiên cứu khoa học cấp thành phố, Chu Ngọc Lâm, Trần Quang Bảo – Hà Nội: Sở Văn hóa – Thông tin, Sở Khoa học Công nghệ môi trường Chu Ngọc Lâm (2001), Thư viện Hà Nội – 45 năm chặng đường ,Tập san Thư viện, 2001.- Số – tr – Lê Thị Tiến (2007), Bảo quản vốn tài liệu – Một vấn đề cần quan tâm, Tr 1-5 Lê Văn Viết (2000), Cẩm nang nghề thư viện, Văn hóa thông tin, Hà Nội Nghị định 31/2001 NĐ – CP Chính phủ xử phạt vi phạm hành lĩnh vực Văn hóa – thông tin Ngô Thị Hằng Nga (2004), Công tác bảo quản vốn tài liệu thư viện Quốc gia Việt Nam, Khoá luận tốt nghiệp, Trường ĐHKHXH NV, ĐHQGHN, Hà Nội Nguyễn Thị Kim Dung (1999) - Công tác địa chí thư viện Hà Nội năm Đổi (1986 – 1998), Luận văn cử nhân khoa học Thông tin – thư viện, Trường ĐHKHXH NV, ĐHQGHN, Hà Nội 10 Nguyễn Thuý Hằng (2006), Tổ chức bảo quản vốn tài liệu thư viện Trường Đại học Công đoàn Hà Nội, Khoá luận tốt nghiệp, Trường ĐHKHXH NV – ĐHQGHN, Hà Nội 11 Nguyễn Tiến Hiển (2005), Tổ chức bảo quản vốn tài liệu, Đại học Văn hóa Hà Nội 12 Phan Văn (1983), Thư viện học đại cương – H.: Bộ Giáo dục đào tạo 13 Quyết định số 178 CP ngày 16/09/1970 Hội đồng Chính phủ công tác thư viện SV: Trần Hoài Nam Khóa luận tốt nghiệp K54 – TT - TV 14 Quyết định số 367/QĐ – VHTT&DL, ngày 11-5-2009 chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức thư viện Hà Nội 15 Tô Thị Hiền, Tập giảng Tổ chức bảo quản quan thông tin thư viện 16 Vũ Thị Phụng (1996.), Công tác địa chí thư viện Hà Nội, Tập san thư viện - số – tr 30 – 32 17 Website: http://www.google.com 18 Website: http://www.thuvien.net 19 Website Thư viện thành phố Hà Nội http://thuvienhanoi.org.vn/ SV: Trần Hoài Nam ... thực riêng theo quy định phòng chu trình khép kín Đóng dấu vào trang sách: vào sổ đăng kí xong, sách cần phải đóng dấu lên trang sách trang thứ 17 sách In dán cho sách: Việc in nhãn, dán nhãn cho... (Cơ sở 1: tầng 7, số 47 Bà Triệu; Cơ sở 2: tầng 2, số 2B Quang Trung, Hà Đông) với trang thiết bị, kho tàng khang trang ổn định Phòng Địa chí – thông tin – thư mục thư viện thu nhỏ nằm TVHN với... số lượng báo đống bìa TVHN Bảng Bảng thống kê vốn tài liệu điện tử TVHN Trang 10 11 11 DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ Stt Tên sơ đồ Trang Bảng Bảng thống kê vốn tài liệu truyền thống TVHN MỤC LỤC SV: Trần