GIO TRèNH THC HNH MS ACCESS 2003 MC LC Chng TNG QUAN C S D LIU ACCESS Chng BNG D LIU Chng 55 NGễN NG SQL 55 Chng 67 BIU MU 67 Chng 82 BO CO (REPORT) 82 TRUNG TM O TO BSMT THC HNH Trang GIO TRèNH THC HNH MS ACCESS 2003 Chng TNG QUAN C S D LIU ACCESS GII THIU MICROSOFT ACCESS M icrosoft Access l mt H Qun Tr C S D Liu (QTCSDL) tng tỏc ngi s dng chy mụi trng Windows Microsoft Access cho chỳng ta mt cụng c hiu lc v y sc mnh cụng tỏc t chc, tỡm kim v biu din thụng tin M icrosoft Access cho ta cỏc kh nng thao tỏc d liu, kh nng liờn kt v cụng c truy mnh m giỳp quỏ trỡnh tỡm kim thụng tin nhanh Ngi s dng cú th ch dựng mt truy lm vic vi cỏc dng c s d liu khỏc Ngoi ra, cú th thay i truy bt k lỳc no v xem nhiu cỏch hin th d liu khỏc ch cn ng tỏc nhp chut M icrosoft Access v kh nng kt xut d liu cho phộp ngi s dng thit k nhng biu mu v bỏo cỏo phc ỏp ng y cỏc yờu cu qun lý, cú th ng d liu v kt hp cỏc biu mu va bỏo cỏo mt ti liu v trỡnh by kt qu theo dng thc chuyờn nghip M icrosoft Access l mt cụng c y nng lc nõng cao hiu sut cụng vic Bng cỏch dựng cỏc Wizard ca MS Access v cỏc lnh cú sn (macro) ta cú th d dng t ng húa cụng vic m khụng cn lp trỡnh i vi nhng nhu cu qun lý cao, Access a ngụn ng lp trỡnh Access Basic (Visual Basic For application) mt ngụn ng lp trỡnh mnh trờn CSDL KHI NG V THOT KHI ACCESS 2.1 Khi ng ACCESS Chn nỳt Start trờn Task bar Chn Programs Chn Microsoft ACCESS TRUNG TM O TO BSMT THC HNH Trang GIO TRèNH THC HNH MS ACCESS 2003 Khung hi thoi Microsoft ACCESS gm: Create a New Database Using : To CSDL ng dng mi Blank Database : To CSDL trng Database Wizard : To vi s tr giỳp ca Wizard Open an Existing Database : M mt CSDL cú sn 2.2 Thoỏt ACCESS Chn File/Exit hoc nhn t hp phớm ALT+F4 CC THAO TC TRấN TP TIN C S D LIU ACCESS 3.1 To mt tin CSDL Thc hin cỏc thao tỏc sau: Chn File/New hoc chn biu tng New trờn cụng c Chn Database, chn OK Trong mc Save in: Chn th mc cn cha tờn tin File name: Chn tờn tin cn to (Phn m rng mc nh l MDB) 3.2 M mt CSDL ó tn ti trờn a TRUNG TM O TO BSMT THC HNH Trang GIO TRèNH THC HNH MS ACCESS 2003 Chn File/Open database (Hoc click biu tng Open) Trong mc Look in : Chn th mc cn cha tờn tin cn m File name: Chn tờn tin cn m Chn Open 3.3 úng mt CSDL Chn File/Close hoc ALT+F4 3.4 Cỏc thnh phn c bn ca mt tin CSDL ACCESS Mt tin CSDL ACCESS gm cú thnh phn c bn sau Bng (Tables) : L ni cha d liu Truy (Queries) : Truy thụng tin da trờn mt hoc nhiu bng Biu mu (Forms) : Cỏc biu mu dựng nhp d liu hoc hin th d liu Bỏo cỏo (Reports) Pages (Trang) : Dựng in n : To trang d liu Macros (Tp lnh) : Thc hin cỏc lnh Modules (n th) : Dựng lp trỡnh Access Basic CCH S DNG CA S DATABASE Nh ó núi trờn, mt CSDL ca Access cha nú i tng ch khụng n thun l bng d liu Sau to mi mt CSDL hoc m mt CSDL cú sn Access s hin th mt ca s Database, trờn ú hin th tờn ca CSDL ang m v lit kờ i tng m nú qun lý, mi lp i tng u c phõn lp rừ rng tin theo dừi 4.1 To mt i tng mi Trong ca s Database, chn tab cha i tng cn to (Bng, Truy vn, Biu mu, Bỏo cỏo, ) hoc thc hin lnh View/D atabase Object - Table/Query/Form/ReportPages/Macros/Modules Chn nỳt New TRUNG TM O TO BSMT THC HNH Trang GIO TRèNH THC HNH MS ACCESS 2003 4.2 Thc hin mt i tng CSDL Trong ca s Database, chn tab cn thc hin Ca s Database lit kờ tờn cỏc i tng cú sn, chn tờn i tng cn m Chn nỳt Open (i vi Bng, Truy vn, Biu mu, Trang) hoc Preview (i vi Bỏo biu) hoc Run (i vi Macro v Module) 4.3 Sa i mt i tng cú sn CSDL Trong ca s Database, chn tab cn thc hin Ca s Database lit kờ tờn cỏc i tng cú sn, chn tờn i tng cn m, Chn nỳt Design TRUNG TM O TO BSMT THC HNH Trang GIO TRèNH THC HNH MS ACCESS 2003 Chng BNG D LIU Bng l i tng ch yu cha cỏc thụng tin cn qun lý, cú th ú ch l mt vi a ch n gin hay c vi chc nghỡn bn ghi cha ng thụng tin liờn quan n cỏc hot ng SXKD ca mt cụng ty xut nhp khu no ú Trc ta mun lm vic vi bt k mt CSDL no thỡ ta phi cú thụng tin qun lý, cỏc thụng tin ú nm cỏc bng, nú l c s cho ngi s dng to cỏc i tng khỏc CSDL nh truy vn, biu mu, bỏo biu THIT K C S D LIU Mt CSDL c thit k tt cho phộp ngi s dng truy cp nhanh chúng n nhng thụng tin cn tham kho, giỳp tit kim c thi gian truy xut thụng tin Mt CSDL thit k tt giỳp ngi s dng rỳt c nhng kt qu nhanh chúng v chớnh xỏc hn thit k mt CSDL tt chỳng ta phi hiu cỏch m mt H QTCSDL qun tr cỏc CSDL nh th no MS Access hay bt k mt H QTCSDL no cú th cung cp cỏc thụng tin cho chỳng ta mt cỏch chớnh xỏc v hiu qu nu chỳng c cung cp y mi d kin v nhiu i tng khỏc lu tr cỏc bng d liu Vớ d ta cn mt bng cha thụng tin v lý lch ca cỏn b, mt bng khỏc cha cỏc ti nguyờn cu khoa hc ca cỏc cỏn b Khi bt tay thit k CSDL, chỳng ta phi xỏc nh v phõn tớch cỏc thụng tin mun lu tr thnh cỏc i tng riờng r, sau ú bỏo cho H QTCSDL bit cỏc i tng ú liờn quan vi nh th no Da vo cỏc quan h ú m H QTCSDL cú th liờn kt cỏc i tng v rỳt cỏc s liu tng hp cn thit CC BC THIT K CSDL Bc 1: Xỏc nh mc tiờu khai thỏc CSDL ca chỳng ta iu ny quyt nh cỏc loi s kin chỳng ta s a vo MS Access Bc 2: Xỏc nh cỏc bng d liu cn thit Mi i tng thụng tin s hỡnh thnh mt bng CSDL ca chỳng ta Bc 3: Sau ó xỏc nh xong cỏc bng cn thit, tip n ta phi ch rừ thụng tin no cn qun lý mi bng, ú l xỏc nh cỏc trng Mi loi thụng tin bng gi l trng Mi mu in cựng mt bng u cú chung cu trỳc cỏc trng Vớ d: Trong lý lch khoa hc cỏn b, nhng trng (thụng tin) cn qun lý l: H V TấN, CHUYấN MễN, HC V, HC HM, Bc 4: Xỏc nh cỏc mi quan h gia cỏc bng Nhỡn vo mi bng d liu v xem xột d liu bng ny liờn h th no vi d liu bng khỏc Thờm trng hoc to bng mi lm rừ mi quan h ny õy l ht sc quan trng, to c quan h tt s giỳp chỳng ta nhanh chúng truy tỡm tỡm v kt xut d liu Bc 5: Tinh ch, hiu chnh li thit k Phõn tớch li thit k ban u tim li, to bng TRUNG TM O TO BSMT THC HNH Trang GIO TRèNH THC HNH MS ACCESS 2003 d liu v nhp vo vi bn ghi, th xem CSDL ú phn ỏnh th no vi nhng yờu cu truy xut ca chỳng ta, cú rỳt c kt qu ỳng t nhng bng d liu ú khụng Thc hin cỏc chnh sa thit k nu thy cn thit KHI NIM V BNG Bng l ni cha d liu v mt i tng thụng tin no ú nh SINH VIấN, HểA N, Mi hng bng gi l mt bn ghi (record) cha cỏc ni dung riờng ca i tng ú Mi bn ghi ca mt bng u cú chung cu trỳc, tc l cỏc trng (field) Vớ d: Cho bng di õy qun lý lý lch khoa hc cỏn b trng i hc, cú cỏc trng MACB (Mó cỏn b), TRINHDOVH (Trỡnh húa), CHUYENMON (Chuyờn mụn), Trong mt CSDL cú th cha nhiu bng, thng mi bng lu tr nhiu thụng tin (d liu) v mt i tng thụng tin no ú, mi mt thụng tin u cú nhng kiu c trng riờng, m vi Access nú s c th thnh nhng kiu d liu ca cỏc trng TO BNG MI TRONG C S D LIU Trong MS Access cú hai cỏch to bng, mt l cỏch dựng Table Wizard, nhng cỏc trng õy MS Access t ng t tờn v khụng cú bn tay can thip ca ngi s dng õy, s a cỏch to mi bng hon ton ngi s dng 3.1 To bng khụng dựng Table Wizard Trong ca s Database, chn tab Table (hoc Lnh View/Daatbase object - Table) Chn nỳt New, xut hin hp thoi Datasheet View: Trờn mn hỡnh s xut hin mt bng trng vi cỏc trng (tiờu ct) ln lt Field1, field2 Design View: Trờn mn hỡnh xut hin ca s thit k bng, ngi s dng t thit k bng Table Wizard: Thit k bng vi s tr giỳp ca MS Access Import table: Nhp cỏc bng v cỏc i tng t cỏc tin khỏc vo CSDL hin thi Link table: To bng bng cỏch ni vo CSDL hin thi cỏc bng ca CSDL khỏc Chn chc nng Design View, chn OK 3.2 S dng Design View Field Name: Tờn trng cn t (thụng tin cn qun lý) Data Type: Kiu d liu ca trng Desciption: Mụ t trng, phn ny ch mang ý ngha lm rừ thụng tin qun lý, cú th b qua thit k bng TRUNG TM O TO BSMT THC HNH Trang GIO TRèNH THC HNH MS ACCESS 2003 Field properties: Cỏc thuc tớnh ca trng Xỏc nh khoỏ chớnh ca bng (nu cú) Xỏc nh thuc tớnh ca bng, Lu bng d liu t tờn trng Tờn trng õy khụng nht thit phi cú di hn ch v phi sỏt nhau, m ta cú th t tờn trng tựy ý nhng khụng vt quỏ 64 ký t k c ký t trng Lu ý rng, tờn trng cú th t di nờn nú d mụ t c thụng tin qun lý, nhng s khú khn hn ta dựng cỏc phỏt biu SQL v lp trỡnh Access Basic Do ú t tờn trng ta nờn t ngn gn, d gi nh v khụng cha ký t trng Kiu d liu MS Access cung cp mt s kiu d liu c bn sau: D liu vo Kớch thc Text Vn bn Ti a 255 byte Memo Vn bn nhiu dũng, trang Ti a 64000 bytes Number S 1,2,4 hoc byte Date/Time Ngy gi byte Currency Tin t (S) byte Kiu d liu ACCESS t ng tng lờn mt Auto number mt bn ghi c to byte Yes/No Lý lun (Boolean) bit OLE Object i tng ca phn mm khỏc Ti a giga byte Trng nhn giỏ tr Lookup Wizard ngi dựng chn t bng khỏc hoc danh sỏch giỏ TRUNG TM O TO BSMT THC HNH Trang GIO TRèNH THC HNH MS ACCESS 2003 tr nh trc Hyper link Liờn kt cỏc URL Quy nh thuc tớnh, nh dng cho trng t thuc tớnh l mt phn khụng kộm quan trng, nú quyt nh n d liu thc s lu gia bng, kim tra chớnh xỏc d liu nhp vo, nh dng d liu nhp vo Mi mt kiu d liu s cú cỏc thuc tớnh v cỏc c trng v khỏc Sau õy l cỏc thuc tớnh, nh dng ca cỏc kiu d liu tng thờm tc x lý nhp d liu cng nh cỏc cụng vic tỡm kim sau ny thỡ vic quy nh d liu rt quan trng Cỏc trng ACCESS cú cỏc thuc tớnh sau: 3.2.1 Field Size Quy nh kớch thc ca trng v tựy thuc vo tng kiu d liu Kiu Text: Chỳng ta quy nh di ti a ca chui Kiu Number: Cú th chn mt cỏc loi sau: Byte: 255 Integer: -32768 32767 Long Integer: -3147483648 3147483647 Single:-3,4x1038 3,4x1038 (Ti a s l) Double: -1.797x10308 1.797x10308 (Ti a 15 s l) Decimal Places Quy nh s ch s thp phõn ( Ch s dng kiu Single v Double) i vi kiu Currency mc nh decimal places l 3.2.2 Form at Quy nh dng hin th d liu, tựy thuc vo tng kiu d liu Kiu chui: Gm phn ;; TRUNG TM O TO BSMT THC HNH Trang GIO TRèNH THC HNH MS ACCESS 2003 Trong ú: : Chui nh dng tng ng trng hp cú cha bn : Chui nh dng tng ng trng hp khụng cha bn : Chui nh dng tng ng trng hp null Cỏc ký t dựng nh dng chui Ký t Tỏc dởch vuỷ du lởchng @ Chui ký t > i tt c ký t nhp vo thnh in hoa < i tt c ký t nhp vo thnh in thng Chui ký t Chui ký t gia du nhỏy \ Ký t nm sau du \ [black] [White] [red] Mu Hoc [] Trong ú 0