BÀI TẬP CÁ NHÂN ĐỀ TÀI: XÂY DỰNG QUY TRÌNH CÔNG VIỆC VÀ CHỈ SỐ ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ LÀM VIỆC TẠI SUNGROUP TRÊN QUAN ĐIỂM KHOA HỌC OB VỀ ĐỘNG VIÊN kHUYẾN KHÍCH NHÂN VIÊN Công ty Cổ phần thức ăn chăn nuôi Thái Dương thành lập năm 2001 số Đăng ký kinh doanh: 0503000097 Sở Kế hoạch Đầu tư Hà nội cấp với thông tin sau: - - Tên giao dịch : Sunfeeds Join Stock Company Tên viết tắt : Sungroup Trụ sở : Khu CN Phố nối A – Văn Lâm – Hưng Yên Website : www.Sungroup.vn Vốn điều lệ : 120 tỷ VND Các công ty thành viên: Công ty TNHH Thái Dương (Hưng Yên), Công ty TNHH Thực phẩm Thái Dương (Hà Nội), Công ty TNHH Lợn giống ngoại Thái Dương (Nghệ An), Công ty TNHH Thức ăn chăn nuôi Thái Dương (Bình Dương) Số cán nhân viên : Trên 500 người Mạng lưới đại lý : Toàn Quốc, Camphuchia, Lào Mục tiêu: Trở thành 10 công ty thức ăn chăn nuôi hàng đầu Việt Nam Sứ mệnh: - Cùng niềm tin hướng đến tương lai thành đạt Xây dựng văn hóa cởi mở, môi trường làm việc hiệu Đóng góp tích cực vào phát triển nông nghiệp, chăn nuôi Việt nam Giá trị cốt lõi: - Chất lượng ổn định, vượt trội Dịch vụ khách hàng; Năng động sáng tạo; Đoàn kết sức mạnh; Tuân thủ kỷ luật Chiến lược hoạt động Sungroup Từ năm 2001 Tập Đoàn Thái Dương từ nhà máy khu công nghiệp Sài Đồng Hà Nội liên tục phát triển qui mô chất lượng, có công ty thành viên nằm rải rác khắp Bắc – Nam, gồm: nhà máy thức ăn chăn nuôi khu công nghiệp phố nối Hưng Yên, nhà máy thức ăn chăn nuôi thuận giao bình dương, công ty lợn giống ngoại Thái Dương - Đô Lương - Nghệ An với qui mô lớn miền Bắc thứ nhì Việt Nam, nhà máy chế biến thực phẩm Thái Dương Hưng Yên Hà Nội, nhà máy chế biến nông sản Kontum, tương lai mở rộng phát triển nhiều công ty thành viên, đối tác liên doanh, Khách hàng ban đầu đại lý cấp - tỉnh phía Bắc, mở rộng 60 tỉnh thành nước, sản phẩm Sun feeds liên tục theo dòng ánh sáng vượt qua biên giới tới tận Lào, Campuchia, vươn xa Sản phẩm phát triển liên tục từ thức ăn gia súc, đủ chủng loại cho tất gia súc, gia cầm, thủy cầm,… khách hàng tín nhiệm Bên cạnh phát triển đến sản phẩm thiết yếu dành cho người Từ Bộ phận người ỏi bên vượt qua khó khăn, trở thành tập đoàn nhân lực giàu tri thức, lòng nhiệt tình đam mê công việc Với tổng số cán công nhân viên lao động lên tới 500 người làm việc hăng say SUN GROUP Hàng năm SUN GROUP với kỹ sư, công nhân viên chức, lao động miệt mài với công việc mục tiêu kinh doanh, hướng dẫn nhà đầu tư ngành chăn nuôi, bà cách chăn nuôi phát triển kinh tế làm giàu, đồng thời đóng góp không nhỏ nguồn thu cho ngân sách nhà nước, làm công tác từ thiện, xã hội khác Năm 2007 năm bứt phá thương hiệu, làm tầm vóc tập đoàn ngang tầm với tập đoàn có tuổi đời 20 năm SUN GROUP nhà cung cấp lớn cho thị trường nguyên liệu xuất xứ từ Mỹ, chứng chứng minh tiềm lực trình độ đẳng cấp sản xuất kinh doanh thương mại nước quốc tế Sự phát triển liên tục tốc độ doanh thu hàng năm 2001 tổng doanh thu đạt chưa đầy trăm tỷ, đến năm 2007 đạt gấp 10 lần Sungroup coi yếu tố người vấn đề quan trọng để thực mục tiêu trở thành 10 Công ty Thức ăn chăn nuôi hàng đầu Việt nam vào năm 2015, thực tầm nhìn, sứ mệnh giá trị cốt lõi Sungroup Chỉ có quy tụ người hiền tài, nỗ lực làm việc gắn bó với Sungroup thực mục tiêu Đặc biệt, việc trở thành 10 Công ty thức ăn chăn nuôi hàng đầu Việt nam thực thách thức lớn, đòi hỏi người Sungroup phải nỗ lực từ hoàn thành mục tiêu Việc khuyến khích nhân viên làm việc thực công việc quan trọng cấp thiết Sungroup Tầm quan trọng khuyến khích, tạo động lực làm việc Sungroup khẳng định là: “Cùng niềm tin đến tương lai” Do đó, yếu tố then chốt Sungroup cần phải thực việc đổi mô hình quản lý cá nhân, nhóm làm việc theo hướng động việc khuyến khích nhân viên, nâng cao động lực làm việc Ngành thức ăn chăn nuôi có đặc thù cạnh tranh chất lượng, giá sản phẩm khó khăn Vì thứ có Công ty, tập đoàn nước đầu tư, sản xuất, bán thị trường Việt nam từ nhiều năm trước Proconco(Pháp), CP (Thái Lan), Cagrill(Hoa kỳ), Newhope(Trung quốc)… Thứ hai sản phẩm tương tự chất lượng phải tốt, ổn định mà giá tăng Do vậy, để cạnh tranh thị trường, đứng vững phát triển chiến lược cạnh tranh tối ưu Chất lượng ổn định.Việc phải sản xuất để chất lượng ổn định vấn đề quan trọng đòi hỏi toàn nhân viên phải nỗ lực thực tốt công đoạn từ Nguyên liệu đầu vào, QC, công thức, dây truyền sản xuất… Để chất lượng tốt, ổn định cần có ghi nhận, khuyến khích với nhân viên nguyên liệu đầu vào tìm nhà cung cấp tốt với chất lượng ổn định đem lại lợi ích lớn cho Công ty Kiểm tra chất lượng (QC), Công thức yêu cầu Quy trình, Công nghệ, người chuẩn mực Việc nâng cao chất lượng sản phẩm đòi hỏi không quy trình làm việc, trang thiết bị sở vật chất, công nghệ mà đòi hỏi trình độ nỗ lực nhân viên Chỉ nhân viên có tinh thần thái độ làm việc tốt, làm việc có động lực trì chất lượng dịch vụ Trong đó, quy trình, công nghệ, sở vật chất mang tính ổn định cao, người không giống vậy, họ thường xuyên phải khuyến khích trì động lực làm việc Với lý trên, Việc thực Quy trình công việc số đánh giá kết làm việc nhằm khuyến khích động viên, nâng cao nỗ lực làm việc nhân viên việc làm cấp thiết Trong tổ chức, doanh nghiệp yếu tố định thành công làm việc nhân viên tổ chức Sự làm việc cá nhân kết hợp lực mong muốn họ để làm công việc Do đó, động lực yếu tố quan trọng kích thích tiềm năng, nỗ lực làm việc nhân viên Sự khích lệ tổ chức cá nhân khác nguồn lực quan trọng để tạo nên động lực nhân viên, mối quan hệ xã hội chìa khóa thành công cách kích thích người khác Động lực mong muốn cố gắng đạt mục tiêu công ty thỏa mãn nhu cầu cá nhân Một người kích thích có cố gắng để hoàn thành công việc người không kích thích Động lực mong muốn làm gì, đâu, điều xác định khả thỏa mãn nhu cầu cho cá nhân Tuy nhiên cá nhân phải tổ chức định họ thỏa mãn nhu cầu cá nhân tổ chức (công ty) đạt mục tiêu Do đó, động lực cá nhân gắn với mục tiêu công ty Động lực xuất phát từ việc cố gắng thỏa mãn nhu cầu chưa đáp ứng (khi thỏa mãn nhu cầu không động lực) trình thúc đẩy động lực, Hình Nhu cầu không thỏa mãn Sự tước đoạt Tăng ức chế Ức chế chức ức chế không chức Cố gắng để đạt Nhu cầu đươc thỏa mãn Giảm ức chế Hành vi bên Đạt mục tiêu Trạng thái cân Hình1: Quá trình thúc đẩy động lực Thành phần động lực gồm: Sự cố gắng cá nhân, mục tiêu công ty nhu cầu cá nhân Quá trình thúc đẩy động lực nhân viên bắt đầu với nhu cầu không thỏa mãn Những nhu cầu không thỏa mãn trạng thái thiếu thốn, bạn muốn mà không đạt nên gây ức chế Sự ức chế có hai dạng có chức không chức Từ ức chế chức năng, nhân viên có cố gắng phù hợp, tập trung thực công việc để đạt kết họ Mối liên hệ cố gắng trình thực công việc khả tăng cường nỗ lực để đạt thành công công việc Khi có cố gắng họ đạt hiệu cao công việc Tuy nhiên, cố gắng nhiều lần mà không đạt kết ức chế chức ban đầu chuyển thành ức chế không chức gây hại đến tâm lý nhân viên Do đó, công việc nhân viên phải rõ ràng, việc bố trí công việc phải khoa học, phù hợp với lực phải có hỗ trợ đầy đủ, đào tạo hướng dẫn để cố găng nhân viên đạt kết Khi thực công việc, nhân viên hướng đến việc hoàn thành công việc Khi việc hoàn thành công việc nhân viên với mục tiêu công ty kết hợp thành thúc đẩy động lực làm việc nhân viên Khi đó, việc nhân viên hoàn thành công việc dẫn đến mục tiêu công ty đạt Do đó, công ty phải có mục tiêu rõ ràng, có kế hoạch thực mục tiêu cụ thể đảm bảo nhân viên biết rõ chúng Qua nhân viên biết ý nghĩa công việc họ hiểu rõ công ty mong đợi họ họ phải để đạt mục tiêu công ty Mỗi cá nhân có mục tiêu chúng liên hệ chặt chẽ với mục tiêu công ty Khi mục tiêu công ty thực nhân viên thưởng cho việc làm tương ứng với kết đóng góp họ Phần thưởng thỏa mãn cho nhân viên Mục tiêu phần thưởng cá nhân thường lại khác công ty có hệ thống khen thưởng chung cho toàn nhân viên Do vậy, phải hòa hợp hệ thống với mục tiêu cá nhân Muốn tăng cường động lực, công ty phải đảm bảo nhu cầu cá nhân phải thỏa mãn Để thỏa mãn nhu cầu cá nhân trước hết phải đánh giá xác nhu cầu họ gì? Có hệ thống đánh giá kết làm việc ghi nhận đóng góp, nỗ lực nhân viên Có hệ thống khen thưởng, sách đãi ngộ công theo hiệu làm việc Biểu đồ: Thang bậc nhu cầu Maslow Nhu cầu thể Nhu cầu ghi nhận, tôn trọng Nhu cầu xã hội Nhu cầu an toàn hay nhu cầu bảo vệ Nhu cầu sinh lý (cơ bản) Abraham Maslow cho rằng: người lao động có năm nhu cầu theo bậc thang từ thấp đến cao là: nhu cầu sinh lý, nhu cầu an toàn, nhu cầu xã hội, nhu cầu ghi nhận nhu cầu tự hoàn thiện Theo đó, nhu cầu cấp độ thấp thỏa mãn, nhu cầu cấp độ cao trở thành động lực thúc đẩy Sau nhu cầu đáp ứng, nhu cầu khác xuất Kết người luôn có nhu cầu chưa đáp ứng nhu cầu thúc đẩy người thực công việc để thỏa mãn chúng Như vậy, nhu cầu trở thành động lực quan trọng việc tác động vào nhu cầu cá nhân thay đổi hành vi người Việc khuyến khích, tạo động lực cho nhân viên thực công việc khó định đến thành công hay không công ty Qua lý thuyết nghiên cứu động lực làm việc đưa số gợi ý để áp dụng việc khuyến khích, tạo động lực cho nhân viên: Xác định khác chức năng, công việc, trình độ mục tiêu cá nhân Qua biết nhu cầu cá nhân sử dụng biện pháp khích lệ phù hợp; Tuyển dụng nhân viên phù hợp với công việc, có hòa hợp với công việc, tổ chức Nếu không phù hợp dù họ có cố gắng không đạt kết cao, xung đột dẫn đến động lực làm việc giảm; Thiết lập mục tiêu đạt Nhân viên thường làm việc tốt công việc có thử thách phải thử thách đạt Nếu thử thách cao không đạt dẫn đến việc dần động lực làm việc; Cá nhân hóa khen thưởng theo nhu cầu khác cá nhân công ty để thỏa mãn tốt nhu cầu cá nhân; Khen thưởng yếu tố quan trọng để tạo động lực cho nhân viên Mỗi phần thưởng phải vào kết đạt công việc, khen thưởng theo hiệu công việc; Hệ thống khen thưởng phải công bằng, phù hợp với cố gắng nhân viên; Tiền lý để cá nhân làm việc Do bỏ qua yếu tố việc tạo động lực cho nhân viên Tuy nhiên, tiền yếu tố thúc đẩy riêng biệt sử dụng không hợp lý phản tác dụng Qua nghiên cứu lý thuyết Quản trị hành vi tổ chức, thấy việc tạo động lực cho nhân viên, khích lệ nhân viên yếu tố then chốt để thành công, công việc khó phức tạp Qua thực tế Công ty CP TACN Thái Dương đưa biện pháp thấy cần thiết để nâng cao động lực làm việc cho nhân viên Sungroup là: Xây dựng Quy trình công việc số đánh giá kết làm việc Hiện tại, Quy trình công việc Sungroup quy định đơn lẻ, chưa lập thành hệ thống chi tiết cho công việc, vị trí cụ thể hệ thống Sungroup chưa có tiêu chí, điều kiện cụ thể trình độ, kinh nghiệm, kỹ cho vị trí công việc Và chưa có số đánh giá hiệu làm việc Việc dẫn đến hệ quả: • Quy trình tuyển dụng không rõ ràng, chuẩn mực, chưa có quy định, tiêu chuẩn cụ thể Người lao động tuyển chọn không phù hợp dẫn đến công việc công ty bị đình trệ, tâm lý làm việc không tích cực, không tạo động lực cho nhân viên Với tuyển Công nhân không phù hợp họ nhanh chóng bỏ việc công việc không phù hợp với họ, dẫn đến việc tốn chi phí tuyển dụng, đào tạo • Phân công, bố trí người không việc, không lực dẫn đến không phát huy lực người có trình độ Đặt người trình độ thấp (người quen người nhà) vào vị trí không phù hợp làm người lao động chịu đựng ức chế không chức dẫn đến stress, động lực làm việc Sungroup không đạt hiểu cao kinh doanh, chí dẫn đến rủi ro vốn, phả sản • Không có để đánh giá kết làm việc nhân viên Quy trình công việc, nhân viên Sungroup công việc giao cụ thể phải làm gì, với ai, • Không có sở thống nhất, khoa học để đánh giá kết làm việc nhân viên Dẫn đến đánh giá nhân viên sai lệch, không công Việc xây dựng Quy trình công việc số công việc có lợi ích sau: • Với công việc có Quy trình cụ thể công việc, người quản lý Sungroup dễ dàng đưa mục tiêu, kế hoạch cụ thể cho nhân viên theo hướng mục tiêu, kế hoạch có thách thức đảm bảo thực để tạo động lực cho nhân viên làm việc Do tính người có thách thức có động lực, cố gắng, tập trung cao • Chúng ta biết hệ thống khen thưởng, sách tiền lương (tăng, giảm lương), sách đề bạt… sách quan trọng công cụ tạo động lực cho nhân viên Hệ thống phải đảm bảo công phù hợp với cố gắng nhân viên • Khi xây dựng số đánh giá, người quản lý thân nhân viên Sungroup định kỳ tự đánh giá mức độ hoàn thành, hiệu công việc Từ nhân viên biết phải cố gắng để đạt mục tiêu kế hoạch mình, đồng thời nhận thông tin phản hồi hiệu công việc, kịp điều chỉnh công việc phù hợp trì động lực làm việc Người quản lý thực dễ dàng việc đánh giá kết nhân viên có tiêu cụ thể, rõ ràng, xác định từ đầu giao kế hoạch cho nhân viên Việc xây dựng Quy trình công việc số đánh giá công việc Sungroup đặc biệt quan trọng công cụ Sungroup để động viên khuyến khích nhân viên hiên tập trung vào vấn đề: (1) Tiền lương; (2) Thưởng cuối năm (3) Bổ nhiệm thăng tiến Cả vấn đề phụ thuộc hoàn toàn vào kết đánh giá nhân Trong khi, việc đánh giá nhân muốn xác, công thiết phải có số đánh giá Trong chiến lược kinh doanh Sungroup yếu tố quan trọng yếu tố người Sungroup xác định hướng tới người phải xây dựng hệ thống sách, công cụ để tạo động lực điều kiện cho nhân viên hoàn thành tốt nhiệm vụ Tất vấn đề thấy lại phụ thuộc vào số đánh giá công việc có đo lường kết làm việc nhân viên Yêu cầu Quy trình công việc Chỉ số đánh giá kết làm việc phải xây dựng đầy đủ, khách quan, khoa học đơn giản dễ áp dụng Chỉ số đánh giá cần tập trung vào vài tiêu đo lường được, hạn chế sử dụng tiêu không lượng hóa cụ thể Các công việc hoạt động sản xuất kinh doanh Thức ăn chăn nuôi ngành sản xuất khác đa dạng, có nhiều phận phận Thu mua, XNK, Qc, Công thức, Sản xuất, thị trường, dịch vụ khách hàng, nhân sự, kế toán… Việc xây dựng Quy trình công việc phức tạp việc xây dựng Chỉ số đánh giá phức tạp Sản xuất kinh doanh Ví dụ : Bộ phận thu mua tìm nhà cung cấp nguyên liệu đầu vào có khối lượng, chất lượng, giá tốt, uy tín thị trường công nợ thời gian dài phận Công thức, sản xuất làm việc không tốt dẫn đến chất lượng đầu không tốt, sản phẩm bị ứ đọng, không cạnh tranh, thua lỗ tổng kết Công ty lợi nhuận dẫn đến phận làm tốt khuyến khích khen thưởng Chính việc xây dựng Quy trình áp dụng hệ thống đánh giá khó khăn nên Sungroup xây dựng theo bước Quy trình công việc: Tham khảo quy trình sản xuất nước cộng với thực tiễn phát sinh giao cho phận báo cáo xây dựng quy trình Trưởng phận tổng hợp lại gửi cho lãnh đạo áp dụng tháng Lãnh đạo nhà máy tổng hợp Quy trình phận xây dựng nên Bộ quy trình chuẩn áp dụng cho Công ty Chỉ số đánh giá công việc: xây dựng số đánh giá công việc theo mô hình đại Lãnh đạo xây dựng Form mẫu gửi cho trưởng phận thực thi tự đánh giá thành viên phận Có bảng đánh giá theo Tuần, Tháng, Quý, Năm Sau có bảng tự đánh giá báo cáo, theo dõi trưởng phận có kết đánh giá hiệu làm việc Sau triển khai Xây dựng quy trình công việc số đánh giá kết công việc kết liên kết trực tiếp với sách khuyến khích động viên nhân viên Sungroup cụ thể Căn kết đánh giá nhân viên được: Tăng lương, khen thưởng bổ nhiệm Đây nội dung quan trọng việc tạo trì động lực nhân viên Sungroup Đồng thời Quy trình việc tuyển dụng bố trí công việc đảm bảo xác khoa học, đáp ứng nguyên tạo động lực làm việc theo quan điểm môn khoa học quản trị hành vi tổ chức Tất nhiên, để tạo động lực cho nhân viên Sungroup nội dung này, mà phải áp dụng công cụ, cách thức khác như: chế độ khuyến khích, đãi ngộ phúc lợi khác, xây dựng môi trường văn hóa Sungroup, tuyên truyền để nhân viên hiểu rõ mục tiêu, sứ mệnh Sungroup… Việc áp dụng hệ thống công cụ, cách thức theo nội dung nghiên cứu OB khó khăn thiết phải thực thực sáng tạo để phù hợp với thực tiễn Đồng thời Sungroup cần không ngừng điều chỉnh để phù hợp với thay đổi điều kiện bên ngoài, thay đổi cá nhân theo thời gian Chỉ triển khai trì việc tạo động lực, khuyến khích nhân viên làm việc, giữ lôi kéo người hiền tài, thỏa mãn nhu cầu người lao động Sungroup thực thành công mục tiêu chiến lược kinh doanh mình./ Tài liệu tham khảo: Giáo trình “Quản trị hành vi tổ chức”, Chương trình đạo tạo thạc sỹ quản trị kinh doanh quốc - Đại học Griggs 1/2010 Web site: http//www.sungroup.vn Chiến lược kinh doanh Công ty CP TACN Thái Dương