Họ tên : Nguyễn Trần Dũng Lớp : GaMBA M0110 Môn học : Quản trị Hành vi Tổ chức ĐỀ BÀI: Bạn phát triển dự án đổi mô hình quản lý cá nhân nhóm làm việc cho doanh nghiệp/tổ chức bạn làm việc Hãy xác định doanh nghiệp/tổ chức bạn, có vấn đề hay hội liên quan đến chủ đề môn học hành vi tổ chức? Tại sao? Bạn có giải pháp mang tính thực tiễn dựa sở lý thuyêt hành vi tổ chức? ĐỀ TÀI: XÂY DỰNG HỆ THỐNG CHỨC ĐỊNH CHUẨN CHỨC DANH( BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC) VÀ ÁP DỤNG PHƯƠNG PHÁP ĐỊNH GIÁ CÔNG VIỆC HAY (HAY METHOD OF JOB EVALUATION) TRÊN CƠ SỞ LÝ THUYẾT ĐỘNG VIÊN KHUYẾN KHÍCH- MÔN HÀNH VI TỔ CHỨC “Lấy nhân viên, để lại cho nhà máy, cỏ sớm phủ đầy sàn Lấy nhà máy tôi, để lại người, sớm có nhà máy tốt hơn” Andrew Carnegie (1835-1919) Thông tin chung vê doanh nghiệp Tên doanh nghiệp: CÔNG TY CP SUDICO AN KHÁNH Ngành nghề kinh doanh chính: - Đầu tư, kinh doanh bất động sản; Xây dựng công trình dân dụng; Xây dựng nhà loại; Xây dựng công trình đường sắt đường bộ;Xây dựng công trình công ích; Lắp đặt hệ thống điện, hệ thống xây dựng; Hoàn thiện công trình xây dựng; Tư vấn thiết kế công trình dân dụng công nghiệp; Giám sát thi công xây dựng công trình dân dụng công nghiệp, lĩnh vực chuyên môn giám sát xây dựng hoàn thiện; Cơ cấu tổ chức: - Ban Tổng giám đốc Các phòng ban chức đơn vị trực thuộc: Phòng Tổ chức hành Phòng Tài kế toán Phòng Kinh tế- Kế hoạch Phòng Đầu tư Phòng Quản lý kỹ thuật - Trung tâm nghiên cứu phát triển công nghệ xây dựng - Các Ban quản lý dự án Nhân lực: Tổng số CBNV toàn công ty 112 người, tỷ lệ trình độ đại học đại học chiếm 90% Công ty CP SUDICO An Khánh doanh nghiệp hoạt động lĩnh vực đầu tư kinh doanh bất động sản, thực dự án khu đô thị lớn địa bàn Hà Nội tỉnh lân cận Trong bối cảnh kinh tế Việt Nam hội nhập ngày sâu với môi trường kinh tế giới, loạt thách thức đặt cho công ty: - Sự cạnh tranh lĩnh vực bất động sản ngày cao - Chính sách thắt chặt tiền tệ quy định ngày chặt chẽ đầu tư dự án có sử dụng đất - Khan nhân lực có trình độ cao lĩnh vực quản lý đầu tư, quản lý thiết kế - quy hoạch Tầm nhìn công ty xác định phát triển thành doanh nghiệp đầu tư bất động sản hàng đầu Việt Nam, với sứ mệnh tạo sản phẩm khác biệt có chất lượng vượt trội đáp ứng nhu cầu ngày cao xã hội Trong chiến lược phát triển công ty, yếu tố người đặt lên hàng đầu để đạt mục tiêu sứ mệnh doanh nghiệp Nếu không quy tụ đội ngũ nhân viên có chất lượng cao đồng thời phát huy hết nỗ lực cá nhân đạt mục tiêu phát triển dự án hiệu cao tạo sản phẩm có khác biệt đủ sức cạnh tranh bối cảnh thị trường bất động sản phát triển bền vững tương lai Phát triển tầm nhìn đổi mới: Theo Lý thuyết Quản trị hành vi: Sự thành công tổ chức phụ thuộc phần lớn vào trình độ thực nhiệm vụ nhân viên Hiệu việc thực nhiệm vụ nhân viên định yếu tố: Năng lực- Điều kiện làm việc - Mức độ động viên Doanh nghiệp tạo yếu tố điều kiện làm việc, yếu tố lực nhiệt tình người lao động Do vậy, thành công tổ chức phụ thuộc vào việc có xây dựng đội ngũ nhân viên có lực nhiệt tình cao Vấn đề đặt cho danh nghiệp thu hút nhân viên có lực, phát huy nhiệt tình cao đội ngũ nhân viên có? Thực chất việc quản trị là quá trình khuyến khích tính tích cực, chủ động sáng tạo thành viên tổ chức nhằm đạt tới mục tiêu tổ chức Do động viên chủ đề quan trọng để giải vấn đề nói mang lại thành công cho tổ chức Sự làm việc cá nhân kết hợp lực mong muốn họ để làm công việc Do đó, động lực yếu tố quan trọng kích thích tiềm năng, nỗ lực làm việc nhân viên Sự khích lệ tổ chức cá nhân khác nguồn lực quan trọng để tạo nên động lực nhân viên Như vậy, rõ ràng thay vì chỉ đặt các mục tiêu kế hoạch và áp đặt chỉ tiêu hoàn thành hiện nay, việc tạo các phương pháp động viên nhân viên hiệu quả là điều rất cần thiết Công ty để hướng tới mục tiêu hoàn thành tầm nhìn và sứ mạng đã đề Việc thay đổi quy trình hướng tới thay đổi tích cực phương thức động viên hiệu cần thực từ thời điểm nay, xuất phát từ lý do: - Hiện công ty hoạt động tương đối hiệu quả, tinh thần làm việc nhân viên chưa phải tối ưu không xuất bất mãn xung đột đáng kế, thời điểm tôt để thực thay đổi hướng tới mô hình tốt đón đầu hội thách thức, thực thay đổi từ thời điểm giảm thiểu kháng cự thay đổi - Trong thị trường tính cạnh tranh ngày tăng, việc áp dụng vận hành thục quy trình tiền đề cho công ty vượt lên đối thủ cạnh tranh - Với sứ mệnh đặt tạo sản phẩm nhà ở, khu đô thị có khác biệt chất lượng cao, yếu tố người doanh nghiệp vấn đề then chốt công ty Phân tích vấn đề sở lý thuyết hành vi tổ chức: Động lực mong muốn nỗ lực đạt mục tiêu công ty sở thỏa mãn nhu cầu cá nhân Thành phần động lực gồm: Cố gắng cá nhân- Mục tiêu công ty Nhu cầu của cá nhân Sự cố gắng đo lường cường độ hành vi bên nhân viên tập trung vào mục tiêu Khi khích lệ cách, cá nhân nhóm có cố gắng nỗ lực để hoàn thành công việc Tuy nhiên cá nhân phải tổ chức định họ thỏa mãn nhu cầu cá nhân tổ chức đạt mục tiêu Do đó, động lực cá nhân gắn với mục tiêu công ty Động viên thực chất trình thỏa mãn nhu cầu cá nhân Nhu cầu vấn đề nội tạo nên kết có sức lôi cuốn, hấp dẫn Quá trình thúc đẩy động lực mô tả theo mô hình sau: Nhu cầu không thỏa mãn Tăng ức chế Cố gắng để đạt Nhu cầu đươc thỏa mãn Giảm ức chế Quá trình thúc đẩy động lực nhân viên bắt đầu với nhu cầu không thỏa mãn Những nhu cầu không thỏa mãn cá nhân mong muốn mà không đạt nên gây ức chế Sự ức chế có hai dạng: • Ức chế chức năng: mang tính tích cực, làm cho nhân viên hướng vào việc thực công việc • Ức chế không chức năng: dẫn đến phản ứng tiêu cực, làm giảm cố gắng nhân viên Để giải tỏa ức chế chức năng, cá nhân có cố gắng thực công việc để đạt kết họ Tuy nhiên, cố gắng không nhận thỏa mãn nhu cầu mong đợi lại dẫn đến giảm cố gắng, ức chế không chức Trên quan điểm quản trị hành vi tổ chức, có nhiều thuyết nghiên cứu vấn đề động viên, tổng hợp nét thuyết động viên theo sơ đồ: Nhu cầu Động viên Cơ hội Tiêu chí Năng lực Những nỗ lực Việc thực Hệ thống lượng giá khách quan việc thực Sự so sánh công Phần thưởng Củng cố Các mục tiêu Những nhu cầu thống trị Những mục tiêu Không phải cố gắng nỗ lực cá nhân mang lại kết đóng góp cho thành công tổ chức Do nhà quản trị cần thiết lập tiêu chuẩn làm việc kết hợp với mong muốn cá nhân, xem xét thúc đẩy mối quan hệ : mối liên hệ cố gắng với trình thực công việc, mối liên hệ mục tiêu công ty với trình thực công việc mối liên hệ mục tiêu công ty với mục tiêu cá nhân Một ứng dụng Các thuyết động viên việc Thiết kế công việc, bao gồm: bố trí người việc bố trí việc người Nhà quản trị doanh nghiệp cần đảm bảo công việc nhân viên phải rõ ràng, phù hợp với lực phải có hỗ trợ, đào tạo hướng dẫn, nhân viên cần biết công ty mong đợi họ để cố gắng nhân viên đạt kết Khi việc hoàn thành công việc nhân viên với mục tiêu công ty kết hợp thành thúc đẩy động lực làm việc nhân viên, việc cá nhân hoàn thành công việc dẫn đến mục tiêu công ty đạt Do vậy, công ty phải có mục tiêu rõ ràng, có kế hoạch thực cụ thể đảm bảo nhân viên biết rõ chúng Khi mục tiêu công ty đạt nhân viên nhận phần thưởng cho nỗ lực tương ứng với kết đóng góp họ Phần thưởng thỏa mãn nhu cầu cho nhân viên giải tỏa ức chế tích cực Tuy nhiên, tổ chức thực khen thưởng không công dẫn đến tác động không mong đợi cho tổ chức, ví phát sinh ức chế không chức Ngoài công bằng, muốn động viên khích lệ đạt hiệu cao nhất, lãnh đạo công ty phải nắm bắt xác nhu cầu mong đợi cá nhân Ví dụ có người muốn tăng lương tiền thưởng, có người lại muốn ghi nhận khả thăng tiến công việc… Lý thuyết nghiên cứu động lực làm việc đưa số gợi ý để áp dụng việc khuyến khích, tạo động lực cho nhân viên: Xác định khác lực trình độ nhu cầu cá nhân Qua bố trí công việc, sử dụng biện pháp khích lệ phù hợp Tuyển dụng nhân viên phù hợp với công việc: Nếu không phù hợp dù họ có cố gắng không đạt kết cao, stress phải thực công việc trái sở trường dẫn đến triệt tiêu động lực làm việc; Thiết lập mục tiêu đạt Nhân viên thường làm việc tốt công việc có thử thách phải thử thách đạt Những mục tiêu đặc biệt khó khăn cần có hướng dẫn; Nếu thử thách cao không đạt dẫn đến việc dần động lực làm việc; Cá nhân hóa khen thưởng theo nhu cầu khác cá nhân công ty để thỏa mãn tốt nhu cầu cá nhân; Ví dụ: Người có trình độ cao cần phân công ủy quyền nhiều hơn, thử thách, giao trách nhiệm…; Người có nhu cầu thăng tiến phần thưởng việc bổ nhiệm, người có nhu cầu cao tiền phần thưởng tăng lương, thưởng tiền Khen thưởng yếu tố quan trọng để tạo động lực cho nhân viên Mỗi phần thưởng phải vào kết đạt công việc, khen thưởng theo hiệu công việc Hệ thống khen thưởng phải công bằng, phù hợp với cố gắng nhân viên; Hệ thống khen thưởng phải công bằng: khen thưởng cho các cá nhân nên phù hợp với những gì họ đã cố gắng làm được Không coi nhẹ vấn đề tiền: biết tiền tất cả, tiền lý để cá nhân làm việc Không thể bỏ qua yếu tố bên cạnh công cụ khích lệ khác Tuy nhiên, tiền yếu tố thúc đẩy riêng biệt sử dụng không hợp lý phản tác dụng Mô hình đặc tính công việc bao gồm: thay đổi kỹ năng, xác định nhiệm vụ, ý nghĩa công việc, tự định phản hồi yếu tố định đến động lực làm việc nhân viên Kỹ phù hợp đào tạo, nhiệm vụ, ý nghĩa công việc xác định rõ ràng nhân viên có động lực làm việc Sự tự định cao có động lực Khi nhân viên nhận phản hồi hiệu làm việc giúp họ có động lực công việc Một số cách thay đổi mô hình đặc tích công việc để tạo động lực áp dụng như: Mở rộng công việc, luân chuyển công việc, làm việc nhà, làm việc mềm dẻo thời gian Phát triển đề xuất Theo khảo sát đánh giá tôi, hoạt động quản lý nhân SUDICO An Khánh thiếu chuyên nghiệp, chưa dựa chuẩn mực mà dựa số quy trình công ty tự xây dựng kinh nghiệm công ty trình phát triển tham khảo từ công ty mẹ Mô hình quản lý nhân chưa phải hệ thống quản trị nguồn nhân lực, dẫn đến không phát huy hiệu mong muốn xuất phát từ nguyên nhân làm giảm động lực người lao động, cụ thể như: • Hệ thống mô tả công việc sơ sài chưa làm sở cho tuyển dụng, đào tạo, đánh giá nhân viên • Quy trình đánh giá hiệu công việc chưa thực giúp công ty đánh giá xác nhân viên xuất sắc yếu Hệ lụy yếu Chính sách đề bạt chưa đạt tính minh bạch cao dựa yếu tố hiệu công việc nhân viên • Hệ thống lương thưởng chưa tạo khích lệ cho nhóm đối tượng nhân viên Hiện công ty áp dụng hệ thống lương sở lương thời gian lương suất, lương suất chiếm tỷ trọng lớn Lương suất tính toán dự xếp hạng nhân viên, nhiên việc xếp hạng nhân viên lại dự tiêu chí khó định lượng phương pháp đánh giá cụ thể nên độ xác không thực đáng tin Mặt khác hạng nhân viên lương suất nỗ lực để hoàn thành công việc người khác dẫn đến có tỵ nạnh định xuất phát từ thiếu công Mức độ thưởng cá nhân hạng giống nhau, có cào dẫn đến khích lệ không đạt hiệu quả, có người nhận tiền thưởng lại không đạt hài lòng • Một số trường hợp bố trí người không việc, dẫn đến không phát huy lực người có trình độ, giao việc khả cho người trình độ thấp Tình trạng dẫn đến gây ức chế không chức cho nhân viên làm giảm động lực làm việc người lao động • Hệ thống quản lý nhân chưa gắn kết với chiến lược kinh doanh định hướng doanh nghiệp Đặc thù hoạt động đầu tư kinh doanh bất động sản lợi nhuận kèm với yếu tố rủi ro cao, để cạnh tranh thị trường, hiệu kinh doanh cao phát triển bền vững chiến lược cạnh tranh phải tạo sản phẩm có khác biệt Doanh nghiệp đầu tư công nghệ, sở vật chất mang tính ổn định cao, người thường xuyên phải khuyến khích trì động lực làm việc sáng tạo để làm sản phẩm thiết kế, thi công công trình có chất lượng cao Nhận thức hạn chế mô hình quản lý cá nhân doanh nghiệp vấn đề tạo động lực, khích lệ động viên cá nhân nhóm làm việc, việc đổi mô hình theo phương pháp quy trình dựa chuẩn mực quốc tế cần thiết với mục tiêu thúc đẩy động làm việc nhân viên thông qua hệ thống quản lý cá nhân nhóm làm việc tiên tiến gắn kết với chiến lược định hướng kinh doanh doanh nghiệp Tuy nhiên việc đổi từ mô hình quản lý nhân có đáp ứng tiêu chí hệ thống quản lý nguồn nhân tiên tiến trình thay đổi sâu rộng cần thời gian thực hiện, thích nghi Qua nghiên cứu thực tế doanh nghiệp tìm hiểu giải pháp thông qua đơn vị tư vấn, phạm vi đề tài đưa đề xuất mang tính thực tiễn áp dung thời gian nay: Xây dựng hệ thống chức danh, mô tả công việc phương pháp định giá công việc dựa cách tiếp cận HAY GROUP Phương pháp định giá công việc HAY sử dụng để tính điểm cho vị trí công việc sở nhiệm vụ, trách nhiệm tiêu chuẩn công việc xác định mô tả công việc Bằng phương pháp công việc tùy cấp độ có tổng điểm phản ánh giá trị hay tầm quan trọng vị trí doanh nghiệp Phương pháp hướng đến mục đích quan trọng thiết kế công việc cho tổ chức hiệu quả, làm rõ mối quan hệ phụ thuộc trách nhiệm, quản lý nhân tài, đặc biệt thiết lập sách đãi ngộ dựa giá trị Tiêu chí sử dụng tính điểm phương pháp định giá HAY bao gồm nhóm chính, nhóm tiêu chí có tiêu chí cụ thể phân thành cấp độ khác nhau, cụ thể: - Kiến thức - kỹ năng: tiếp tục chia làm nhóm gồm: kiến thức chuyên môn (8 cấp độ), kỹ quản lý (5 cấp độ), kỹ nhân (3 cấp độ) - Năng lực sáng tạo giải vấn đề: xem xét khía cạnh Môi trường tư Thách thức tư - Trách nhiệm: thể khía cạnh Mức độ phân quyền, Phạm vi ảnh hưởng Mức độ tác động Việc áp dụng Hệ thống định chuẩn chức danh (hệ thống mô tả công việc) đo lường giá trị công việc theo tiêu chí khách quan, quán thành công yếu tố đảm bảo cho việc xây dựng hệ thống đãi ngộ công bằng, khách quan Từ công ty có sở đo lường đóng góp nhân viên để thực công cụ khuyến khích người lao động như: thăng chức, khen thưởng, tăng lương Mặt khác, qua kỳ kế hoạch, người lao động thấy kết đóng góp cho công ty theo cách định lượng rõ ràng, biết phải cố gắng điều chỉnh khắc điểm để hoàn thành tốt công việc giao mục tiêu chung công ty Việc định giá công việc làm giảm thiểu ức chế nhân viên đánh giá xác công đóng góp cho tổ chức Kế hoạch triển khai dự án Việc Xây dựng hệ thống chức danh xây dựng mô tả công việc dựa phương pháp cách tiếp cận HAY GROUP với nhân SUDICO An Khánh không chuyên sâu lĩnh vực việc tự thực khó khăn, mặt khác công cụ phương pháp đánh giá cần chuyển giao từ đơn vị tư vấn có chức đủ lực Do để thực dự án, dự kiến công ty thuê tổ chức tư vấn, tư vấn chủ trì thiết kế quy trình cử chuyên gia phối hợp với nhóm dự án công ty thành lập gồm người chủ chốt tham gia xây dựng, đào tạo chuyển giao Tiến độ triển khai dự án: Nội dung Tư vấn nghiên cứu tài liệu công ty Thành phần tham gia Tháng thứ Tháng thứ Tháng thứ 1 4 Tư vấn, đội dự án Chuẩn bị tài liệu vấn Tư vấn Xử lý liệu, lập báo cáo đánh giá trạng Tư vấn Đào tạo, hướng dẫn viết chức nhiệm vụ phòng ban, mô tả công việc Tư vấn, đội dự án, lãnh đạo đơn vị Điều phối viết hiệu chỉnh chức nhiệm vụ đơn vị Đánh giá hiệu chỉnh mô tả công việc, định giá công việc Tư vấn, đội dự án, lãnh đạo đơn vị Tư vấn, đội dự án, lãnh đạo đơn vị, nhân viên Tư vấn, đội dự án, lãnh đạo đơn vị Ban hành để triển khai thí điểm đơn vị trực thuộc công ty Tư vấn, đội dự án, đơn vị trực thuộc Tiếp nhận phản hồi, hiệu chỉnh, chuyển giao Tư vấn, Đội dự án Ban hành thức biểu mẫu quy trình để áp dụng toàn công ty Toàn công ty Điều phối viết phân tích công việc mô tả công việc, định giá công việc Khi dự án triển khai đồng toàn công ty, sách khuyến khích động viên nhân viên thước đo kết công việc đánh giá cách định lượng khách quan Tất nhiên, để tạo động lực cho nhân viên nội dung này, mà cần áp dụng tối đa công cụ khác như: chế độ đãi ngộ phúc lợi khác, xây dựng môi trường văn hóa doanh nghiệp… Sau dự án thành công, bước để chuyển đổi mô hình quản lý nhân theo mô hình quản lý tiên tiến, dự kiến công ty tiếp tục phát triển dự án khác nhằm vào việc cải tiến liên tục hoạt động quản lý phát triển nguồn nhân lực, có lộ trình nâng cấp phát triển kỹ động lực làm việc lực lượng lao động cách chặt chẽ thục Tài liệu tham khảo: Giáo trình “Quản trị hành vi tổ chức”, Chương trình đạo tạo thạc sỹ quản trị kinh doanh quốc - Đại học Griggs 1/2010 Giáo trình “Hành vi tổ chức”- Trường Đại học kinh tế TP Hồ Chí Minh