Công ty Cổ phần SIS Việt Nam HỆ THỐNG QUẢN TRỊ TỔNG THỂ DOANH NGHIỆP (Enterprise Resource Planning (ERP) SAS ERP 8.0 - Hà Nội, 02.2012 Giải pháp quản trị tổng thể doanh nghiệp SAS ERP 8.0 Lĩnh vực hoạt động:  Chuyên nghiệp cung cấp Phần mềm Giải pháp quản trị nguồn lực DN - ERP  Kết hợp với Nhà cung cấp uy tín cung cấp giải pháp cho DN như: Chứng thực số - CA, Tư vấn Thuế trực tuyến (TANET.VN)…  Dịch vụ Kế toán - Thuế cho doanh nghiệp Phƣơng châm hành động: Dịch v , Đội ngũ SIS Việt Nam: Tận tuỵ, chu đáo với công việc Phong cách làm việc chuyên nghiệp, Hài hoà quan hệ đối tác, đồng nghiệp Luôn trau dồi kiến thức & Sản phẩm độc đáo Thành tích: SAO KHUÊ 2005, 2006, 2008 , 2009 & 2010 Cúp CNTT 2005 & 2006 Bằng khen Bộ TT-TT 2002 – 2005 Hơn 5.000 Khách hàng toàn Quốc Sản phẩm: SAS INNOVA 8.0 – & Quản trị DN Online SAS INNOVA 6.8.1/6.8.2 - Phần mềm Kế toán quản trị SAS INNOVA 2011 OPEN - PMKT thuế (Miễn phí BQ 100%) SAS ERP 8.0 - Phần mềm Quản trị tổng thể DN SAS INNOVA 8.0 HRM - Phần mềm Nhân tiền lương Khách hàng: Công ty CP SIS Việt Nam Địa : Số 17/183 Đặng Tiến Đông, Hà Nội Tel: +84-4-35117785 Fax: +84-4-35117787 Hotline : 04.22001100 Email : sales@sisvn.com SIS Việt Nam www.sis.vn www.phanmemketoan.net www.sasopen.com Page Giải pháp quản trị tổng thể doanh nghiệp SAS ERP 8.0 NỘI DUNG TÀI LIỆU Stt Mục Trang PHẦN I HỆ THỐNG PHẦN MỀM QUẢN TRỊ TỔNG THỂ DOANH NGHIỆP SAS ERP 8.0 PHẦN II KHÓ KHĂN KHI DOANH NGHIỆP QUẢN TRỊ THÔNG TIN RỜI RẠC PHẦN III LỢI THẾ KHI ỨNG DỤNG SAS ERP 8.0 VÀO QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP PHẦN IV GIỚI THIỆU TỔNG QUAN HỆ THỐNG PHẦN MỀM SAS ERP 8.0 PHẦN V CHI TIẾT HỆ THỐNG QUẢN TRỊ CỦA SAS ERP 8.0 12 Quản trị Mua hàng (SAS PO) 12 Quản trị Bán hàng – Phân phối (SAS SO) 15 Quản trị Kho hàng, vật tư, hàng hoá (SAS IN) 18 Quản trị Sản xuất & Chi phí, Giá thành (SAS CO) 20 10 Quản trị Tài sản cố định & Công cụ (SAS FA) 23 11 Quản trị Công nợ phải thu (SAS AR) 25 12 Quản trị Công nợ phải trả (SAS AP) 27 13 Quản trị Vốn tiền (SAS CA) 30 14 Quản trị Nhân - Tiền lương (SAS HR) 32 15 10 Quản lý thuế (SAS TA) 37 16 11 Tổng hợp (SAS GL) 39 17 12 Báo cáo tài (SAS FI) 41 18 13 Quản trị Hệ thống (SAS SY) 43 19 PHẦN VI PHƢƠNG PHÁP & QUY TRÌNH TRIỂN KHAI SAS ERP 8.0 45 20 PHẦN VII PHƢƠNG PHÁP & QUY TRÌNH DỊCH VỤ BẢO HÀNH SẢN PHẨM 53 21 PHẦN VIII LIÊN HỆ 58 SIS Việt Nam Page Giải pháp quản trị tổng thể doanh nghiệp SAS ERP 8.0 PHẦN I HỆ THỐNG PHẦN MỀM QUẢN TRỊ TỔNG THỂ DOANH NGHIỆP SAS ERP 8.0 SAS ERP 8.0 hệ thống phần mềm quản trị tổng thể doanh nghiệp SIS Việt Nam phát triển dựa tảng công nghệ đại & kinh nghiệm triển khai thành công từ dự án lớn Chương trình cho phép kết nối hoạt động bên doanh nghiệp cách thống nhất, tập trung & khoa học Nó thay giải pháp riêng lẻ doanh nghiệp & “số hoá” hoạt động DN như: Quản lý mua hàng, quản lý bán hàng, quản lý kế toán tài chính, quản lý nhân - tiền lương, quản lý sản xuất… Khi ứng dụng SAS ERP 8.0 doanh nghiệp có đầy đủ thông tin phục vụ quản trị tác nghiệp đâu vào thời điểm nào, chắn quản trị hợp lý nguồn lực doanh nghiệp SAS ERP 8.0 cho phép doanh nghiệp đại hoá, quy trình hoá chuyên nghiệp hoá hoạt động nhân viên, phòng ban, chi nhánh/đơn vị hay công ty - tổng công ty… Hệ thống quản trị tổng thể SAS ERP 8.0 thiết kế dạng mô-đun nghiệp vụ tương ứng với phận chức doanh nghiệp như: bán hàng, mua hàng, đơn hàng, công nợ, sản xuất…thể dạng quy trình (sơ đồ) mắt xích chặt chẽ với Với mẫu biểu, chứng từ thiết kế mở doanh nghiệp thay đổi yêu cầu quản lý hoàn toàn tự thực thao tác để điều chỉnh phù hợp với nhu cầu quản trị Hoặc thay đổi lớn quản trị hoàn toàn phối hợp với SIS VN chỉnh sửa (customize) Để ứng dụng SAS ERP 8.0 vào doanh nghiệp thành công đòi hỏi có kết hợp chặt chẽ SIS VN với Khách hàng từ khâu khảo sát, tư vấn chuẩn hoá nghiệp vụ, thiết kế tinh chỉnh, chuyển giao đào tạo… Để triển khai quy trình làm việc cần chuẩn hoá, nhân sẵn sàng & đặc biệt tâm cao BLĐ công ty SIS Việt Nam Page Giải pháp quản trị tổng thể doanh nghiệp SAS ERP 8.0 PHẦN II KHÓ KHĂN KHI DOANH NGHIỆP QUẢN TRỊ THÔNG TIN RỜI RẠC Hầu hết doanh nghiệp “mất kiểm soát” “cần giải pháp quản lý hiệu quả” đặt yêu cầu tìm giải pháp phần mềm quản trị tổng thể doanh nghiệp phục vụ công việc quản lý điều hành, tác nghiệp phận phòng ban hay đơn vị, chi nhánh… Có thể nhận thấy biểu kết phương pháp quản trị thông tin rời rạc (phần mềm rời rạc thủ công) thường dễ nhận thấy là: Mỗi đơn vị - chi nhánh; phận, phòng ban; cá nhân với “ốc đảo” thông tin Tính lệ thuộc vào thông tin: Thường cá nhân, phận cần thông tin quản trị phải chạy theo tìm kiếm thông tin phận khác sau xử lý thông tin định cuối Đôi thông tin không xác, chậm, chí có Phụ thuộc lớn vào nhân sự: Do nhân nắm công việc, chức đảm trách lại dùng công cụ quản lý khác nhau, rời rạc, tính quy chuẩn cần báo cáo phân tích hay quản trị điều không dễ dàng Ví dụ báo cáo kinh doanh kết hợp giữa: Thời gian, vùng miền & sản phẩm; Báo cáo tồn kho theo mặt hàng, địa điểm & hạn sử dụng… Giá trị gia tăng thông tin thấp: Thông thường thực công việc rời rạc kết tất yếu thường phận phải “làm lại” công việc phận khác kế thừa thông tin giá trị thực gia tăng cá nhân phận hạn chế Chưa tính tới rủi ro sai sót thông tin, chậm thông tin…Trong thể sống doanh nghiệp thường phận có liên hệ hữu với thông tin đầu phận lại đầu vào phận – cá nhân khác thường phải chuyển thông tin dạng Copy file, Chuyển văn cứng…Bên cạnh có luân chuyển nhân sự, thay nhân bất cập phải đào tạo lại nhiều vận hành, tiếp quản công việc Thiếu kiểm soát: Vì hệ thống quản trị rời rạc không tuân theo quy trình hay xảy nhầm lẫn không kiểm soát lẫn Chi phí cho khắc phục phòng ngừa lớn phát sớm sai sót, rủi ro công việc Thông tin quản lý thiếu tính bảo mật: Việc chia sẻ công việc, phân quyền trách nhiệm công cụ thủ công đến người, việc chuỗi công việc rời rạc & khó thực yếu tố kỹ thuật & nghiệp vụ Những rủi ro thông tin máy tính cá nhân, virus,…là cao Chi phí chung cho hoạt động trực tiếp & gián tiếp doanh nghiệp cao đặc biệt mở rộng quy mô dẫn đến “tỷ lệ thuận” chi phí quản lý, điều hành, nhân lực Do đó, ảnh hưởng trực tiếp đến định sản xuất kinh doanh SIS Việt Nam Page Giải pháp quản trị tổng thể doanh nghiệp SAS ERP 8.0 PHẦN III LỢI THẾ KHI ỨNG DỤNG SAS ERP 8.0 VÀO QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP Khi ứng dụng SAS ERP 8.0 vào quản trị điều hành mang lại cho doanh nghiệp hiệu to lớn nhƣ giảm chi phí, rủi ro doanh nghiệp, tăng suất, hiệu quả, doanh thu…Khi cán có công cụ làm việc tiện ích, quy chuẩn & BLĐ nhìn thấy tranh chung, sức khoẻ doanh nghiệp thông qua hệ thống báo cáo quản trị chi tiết, tổng hợp, nhiều chiều thời điểm Tăng doanh thu:  Khi áp dụng SAS ERP 8.0 doanh nghiệp kiểm soát tức thời hoạt động kinh doanh, phân phối: hàng hoá có bao nhiêu, đâu, tình trạng nào…  Đánh giá tốt sản phẩm kinh doanh, thị trường, khách hàng hay thời vụ…như lãi lỗ mặt hàng, sản phẩm nao chạy sản phẩm không chạy…  Kiểm soát chặt chẽ tình hình thực đơn hàng mà KH đặt mua, xử lý giao dịch tự động hoá  Kiểm soát tình hình thu tiền khách hàng, quản lý công nợ chi tiết & tức thời  Tăng mức độ hài lòng khách hàng với hệ thống phục vụ khách hàng chuyên nghiệp, khoa học, kịp thời  Tăng lợi cạnh tranh DN thị trường có quy trình kinh doanh chuẩn, hiệu  Cho biết mặt hàng, khách hàng, thị trường, địa phương bán chạy có doanh thu tăng … Giảm chi phí:  DN kiểm soát tốt chi phí từ phát sinh chi phí …giảm rủi ro, sai sót tất khâu, phận, quy trình  Giảm chi phí nhân sự, chi phí quản lý, hạ tầng phần cứng…  Giảm chi phí “giao tiếp” xử lý công việc: Đi lại, tài liệu, thông tin, chồng chéo…  Giảm thời gian xử lý nghiệp vụ phận, cá nhân  Quản trị tồn kho an toàn & hiệu  Phân tích chi phí cho biết chi phí tăng đâu; chi phí giảm đâu; phân tích cho biết hiệu sử dụng tiền vốn nhằm lựa chọn cách đầu tư hiệu nhất…  SIS Việt Nam Page Giải pháp quản trị tổng thể doanh nghiệp SAS ERP 8.0 Cung cấp hệ thống thông tin phục vụ quản trị:  Thông tin đầy đủ, kịp thời, xác cho phận như: Kế toán tài chính, sản xuất, kho hàng, phân phối, cung ứng, hành chính…  Thông tin nhiều chiều phục vụ BLĐ: Cung cấp hệ thống báo cáo phục vụ quản trị, phân tích theo chiều quản lý, thể nhiều hình thức như: Con số, sơ đồ, đồ thị…  Thông tin lấy đâu có Internet, thời điểm mà không phụ thuộc vào nhân có mặt hay vắng mặt, hành hay hành chính…do hệ thống có khả chạy Online  Hệ thống thông tin đảm bảo tính bảo mật cao kỹ thuật & nghiệp vụ với nhiều mức, nhiều lớp: Phần mềm, phần cứng, …  Hệ thống thông tin thông suốt toàn doanh nghiệp liệu tập trung 01 nơi tránh trường hợp phận đặt cho 01 khách hàng, 01 vật tư mã lại khác nhau…  BLĐ kiểm soát tốt quy trình hoạt động nhờ hệ thống SAS ERP 8.0: Quy trình mua, bán, sản xuất…  Thông tin kế toán, quản trị đáng tin cậy, giảm thiểu sai sót: Chuẩn hoá toàn nghiệp vụ kế toán, tài khoản, khách hàng,  BLĐ doanh nghiệp có đầy đủ thông tin tình hình hoạt động doanh nghiệp, chủ động việc lập kế hoạch kinh doanh đưa sách lược phù hợp với giai đoạn  BLĐ nắm rõ tranh hoạt động lòng bàn tay, cần thông tin có liên quan có đâu … Tăng suất lao động:  Cán có công cụ làm việc hiệu quả, tìm kiếm thông tin thuận lợi hàng để tra cứu, tìm kiếm…  Giá trị gia tăng cao sau công đoạn công việc có tính kế thừa  Quy trình hoá, chuẩn hoá chuyên nghiệp cao có gắn kết, kiểm tra chéo lẫn phận  Sử dụng lao động cách tối ưu định nghĩa chi tiết công việc, yêu cầu nhân phù hợp,…  Hệ thống báo cáo quản trị nhân đầy đủ giúp quản trị tốt tình hình sử dụng lao động công ty, đánh giá nhân viên, thống kê nhân viên cách xác, kịp thời  Tính trách nhiệm cán bộ, phận cải thiện rõ rệt SIS Việt Nam Page Giải pháp quản trị tổng thể doanh nghiệp SAS ERP 8.0 MỐI QUAN HỆ GIỮA CÁC PHÂN HỆ - MÔ-ĐUN TRONG HỆ THỐNG SAS ERP 8.0 MÔ HÌNH TỔNG THỂ SAS ERP 8.0 SIS Việt Nam Page Giải pháp quản trị tổng thể doanh nghiệp SAS ERP 8.0 PHẦN IV GIỚI THIỆU TỔNG QUAN HỆ THỐNG PHẦN MỀM SAS ERP 8.0 SAS ERP 8.0 giải pháp quản trị SIS Việt Nam phát triển với mô-đun, tính ưu việt sát với người dùng Đảm bảo tiện ích lớn trình cán bộ, phòng ban tác nghiệp Hệ thống  Quản lý số liệu nhiều đơn vị thành viên nhiều sở liệu  Quản lý số liệu liên năm  Chạy mạng nhiều người sử dụng  Cấu trúc lớp (client/server) lớp (Client/application server/Server)  Tạo phân quyền người sử dụng theo chức nhiệm họ  Quy trình nghiệp vụ hiển thị hình  Có thể điều chỉnh hệ thống menu  Hỗ trợ tiện ích dịch ngôn ngữ thuật ngữ liên quan đến đối tượng, nút lệnh, giải hình  Quản trị & bảo trì số liệu theo lịch tự động Quản lý danh mục từ điển  Cho phép tra cứu DM từ điển theo nhiều phương án khác nhập liệu  Có công cụ đổi mã, gộp mã tất liệu phát sinh  Có trạng thái quản lý danh điểm (item): đang, tạm dừng, không hoạt động  Có trường tự để phân loại từ điển, ghi từ điển theo yêu cầu người sử dụng  Danh mục từ điển chung thống cho toàn hệ thống Quản lý giao dịch, cập nhật chứng từ  Quản lý trạng thái giao dịch, chứng từ: lập, chờ duyệt, duyệt, thực hiện, hoàn thành, đóng, chuyển vào sổ cái…  Có thể định nghĩa lại quy trình luân chuyển xử lý giao dịch  Cho phép khai báo thêm bớt trường tự dạng danh mục từ điển, trường số, trường ngày trường ghi phần thông tin chung chứng từ phần thông tin dòng chi tiết chứng từ; người sử dụng tự định nghĩa vị trí, định dạng, tên gọi trường tự SIS Việt Nam Page Giải pháp quản trị tổng thể doanh nghiệp SAS ERP 8.0            Tự động cập nhật tức thời số dư, tồn kho tức thời… Có nhiều tiện ích tra cứu số liệu cập nhật chứng từ Cho phép đọc số liệu từ tệp EXCEL Cho phép định nghĩa, thêm bớt mã giao dịch khác theo yêu cầu Theo dõi dấu vết giao dịch: ngày lập/sửa/xóa, người lập/sửa/xóa Cho phép định nghĩa phương án đánh số chứng từ; không/cho phép trùng số chứng từ Cho phép tạo tự động phiếu thu/chi mua/bán hàng hoá Cho phép khấu trừ lùi thuế VAT Cho phép xem báo cáo giao dịch Cho phép chuyển sang giao dịch khác, chứng từ khác xử lý chứng từ … Báo cáo  Báo cáo số liệu liên năm  Báo cáo so sánh số liệu nhiều kỳ; Báo cáo so sánh số liệu kỳ khác năm…  Có nhiều tiện ích xem/in báo cáo: Tính tổng, xếp, đồ thị…  Có thể Sửa form, quy đổi ngoại tệ, chuyển font tiếng Anh-Việt, gửi Email…  Có nhiều báo cáo cho phép người sử dụng tự thêm bớt tiểu, khai báo công thức tính toán  Kỹ thuật Drill-down cho phép người sử từ báo cáo tổng hợp xem bảng kê chứng từ chi tiết liên quan truy ngược tiếp đến chứng từ gốc hình nhập liệu Cho phép sửa chứng từ phân quyền  Có báo cáo chuẩn & báo cáo quản trị phục vụ quản trị điều hành riêng BLĐ Hệ thống cảnh báo  Khai báo & sử dụng hệ thống cảnh báo hệ thống phần mềm   ,     Cảnh báo số liệu theo luật, theo quy định DN Quản lý ngoại tệ  Cập nhật giao dịch lên báo cáo đồng tiền  Cho phép lựa chọn phương pháp tính tỷ giá ghi sổ: trung bình tháng, trung bình di động, nhập trước-xuất trước, đích danh  Cho phép cập nhật tỷ giá tự động lên tỷ giá hạch toán SIS Việt Nam Page 10 Giải pháp quản trị tổng thể doanh nghiệp SAS ERP 8.0 thực lớp này, WS dùng WebService với chuẩn chính: SOAP (Simple Object Access Protocol), WSDL (Web Service Description Language) UDDI (Universal Description, Discovery, and Integration)SOAP (Simple Object Access Protocol), WSDL (Web Service Description Language), truyền liệu theo định dang XML  Lớp CSDL: Lớp thực nghiệp vụ liên quan đến lưu trữ truy xuất liệu ứng dụng Lớp sử dụng dịch vụ hệ quản trị sở liệu SQL Server để thực nhiệm vụ ƢU ĐIỂM MÔ HÌNH:  Cở sở liệu tập trung: - Dễ quản lý, lưu liệu - Giảm rủi ro thất thoát số liệu - Dể dàng triển khai cần triển khai địa điểm  Ứng dụng:  Tính di động lớn :  Tính bảo mật cao Có thể triển khai nơi nhiều nơi, kết nối trung tâm liêu thông qua mạng nội hay mạng Intranet Tốc độ xử lý liệu cao, giảm thiểu thời gian nhập liệu User Chỉ cần với thiết bị có khả kết nối internet người dùng nhập số liệu nơi o Đây mô hình tiên tiến nay, giảm thiểu rủi ro kinh doanh hệ thống bị lỗi o Tách riêng lớp, nâng cao tính bảo mật hệ thống SIS Việt Nam Page 44 Giải pháp quản trị tổng thể doanh nghiệp SAS ERP 8.0 PHẦN VI PHƢƠNG PHÁP & QUY TRÌNH TRIỂN KHAI SAS ERP 8.0 Để có giải pháp phần mềm phù hợp với nhu cầu quản lý lâu dài Doanh nghiệp việc lựa chọn Phần mềm, Nhà cung cấp thích hợp việc sử dụng quy trình triển khai khoa học điều kiện thành công quan trọng dự án Khảo sát & Phân tích Khảo sát chi tiết KH Phân tích, Tƣ vấn & Thiết kế Đề xuất giải pháp Tinh chỉnh & Chỉnh sửa Kiểm tra Ký kết hợp đồng kinh tế Cài đặt chƣơng trình Đào tạo & Chuyển giao chƣơng trình Triển khai Dự án SAS ERP 8.0 Kiểm tra & Điều chỉnh hệ thống Nghiệm thu Bảo hành Giai đoạn tiền triển khai: Doanh nghiệp cần xác định rõ yêu cầu cần giải pháp phần mềm về: Các điểm quản lý, Các nghiệp vụ kỹ thuật cần quản lý, Các phận cần quản lý chí yêu cầu phát sinh ngắn hạn, trung hạn dài hạn yêu cầu quản trị DN thay đổi từ DN xác định cho giải pháp phần mềm tổng thể đảm bảo số yêu cầu:    Giải pháp phù hợp với yêu cầu DN Đảm bảo tính mở rộng/nâng cấp tương lai Tính khả thi triển khai dự án cao SIS Việt Nam Page 45 Giải pháp quản trị tổng thể doanh nghiệp SAS ERP 8.0   1.1 Mức chi phí phù hợp phần mềm (Bản quyền, đào tạo - triển khai, chỉnh sửa, bảo trì-bản hành…), hạ tầng phần cứng… Sự tích hợp giải pháp phần mềm SAS ERP 8.0 với phần mềm khác Khảo sát phân tích Cán tư vấn SIS Việt nam tiếp cận doanh nghiệp, phận, cá nhân… để “tìm hiểu” yêu cầu tổng quan khách hàng, coi khâu quan trọng toàn việc thực dự án, quy mô, yêu cầu dự án:              Yêu cầu KH Kế toán quản trị nào? Yêu cầu quản lý Kinh doanh? Yêu cầu quản lý Thanh toán? Yêu cầu quản lý Kho? Yêu cầu quản lý Mua hàng? Yêu cầu quản lý Sản xuất, chi phí, giá thành? Yêu cầu quản lý Nhân Yêu cầu đặc thù quản lý khác DN… Yêu cầu kỹ thuật, bảo mật,… Yêu cầu liên quan đến điểm cài đặt, phận, đơn vị… Quy trình, công việc tại khách hàng Khó khăn, vướng mắc công tác quản lý DN gì? … Căn vào trình “bắt bệnh” cho doanh nghiệp, cán tư vấn triển khai SIS tiếp hành phân tích vấn đề, yêu cầu góc độ tổng quan để “đề bài” củ toán DN đưa rõ ràng, tường từ SIS trả lời được:  Thực doanh nghiệp cần giải pháp nào?  Và giải pháp thực giải vấn đề gì? 1.2 Đề xuất giải pháp Căn vào yêu cầu DN phân tích SIS Việt nam, phận tư vấn cung cấp giải pháp cho toán quản lý DN Trong đó, giải pháp vào chi tiết làm rõ vấn đề DN gặp phải gặp khó khăn đưa hướng giải phù hợp cho vấn đề SIS Việt Nam Page 46 Giải pháp quản trị tổng thể doanh nghiệp SAS ERP 8.0 Đề xuất thường bao gồm nội dung bản:  Vấn đề DN gặp phải  Các phân tích  Cách giải vấn đề  Các tư vấn liên quan  Những yêu cầu để đảm bảo thực dự án thành công  Kế hoạch thực sơ  Đề xuất dự toán chi phí cho thực dự án  Những thuận lợi, khó khăn  …  1.3 Ký kết HĐKT Khi giải pháp thông qua Khách hàng & SIS Việt Nam xác nhận việc thực triển khai Dự án phần mềm SAS ERP 8.0 HĐKT Trong quy định nội dung công việc chi tiết theo giải pháp như: Phạm vi công việc, mô tả chi tiết, thời gian thực hiện, phụ lục liên quan… Giai đoạn triển khai: Thất bại triển khai dự án quản trị tổng thể DN nỗi ám ảnh kinh niên GĐ điều hành DN Nhà cung cấp & khách hàng Do đó, để triển khai thành công dự án cần phải thông qua loạt yêu cầu quan trọng, quy trình thực bản, linh động… Đặc thù doanh nghiệp có mô hình, quy trình, sản phẩm sản xuất - kinh doanh, nhân sự, trình độ không giống bên cạnh yêu cầu quản lý kế toán, kinh doanh, kho hàng… khác nên việc triển khai giải pháp cần phải có phân tích cụ thể theo doanh nghiệp 2.1 Khảo sát chi tiết KH Căn vào yêu cầu quản trị DN thống KH SIS Việt Nam, Cán SIS thực công việc khảo sát chi tiết nghiệp vụ, yêu cầu nhằm làm rõ vấn đề cụ thể nhằm trả lời câu hỏi: Cái gì? Nó nào? Đồng thời tiến hành làm rõ nội dung chưa tường minh thành vấn đề cụ thể, chi tiết để thực triển khai Giai đoạn cần đến hợp tác cụ thể tới cán bộ, phận liên quan DN vấn đề đưa cụ thể việc thực dễ dàng, đồng thời tránh SIS Việt Nam Page 47 Giải pháp quản trị tổng thể doanh nghiệp SAS ERP 8.0 trường hợp phải làm làm lại yêu cầu chưa rõ chưa đưa hết dẫn đến thiếu kết nối toàn hệ thống cho phát triển sau 2.2 Phân tích, tƣ vấn & thiết kế Dựa Quy trình, báo cáo, chứng từ, nghiệp vụ, yêu cầu quản trị DN cách rõ ràng, SIS VN phân tích, đánh giá tư vấn thiết kế chương trình phần mềm phù hợp với nội dung xác nhận Khi làm rõ được:  Quy trình (Workflow): SIS  Phân tích hệ thống khai báo ban đầu & mã hoá chúng: Như mã hoá Tài khoản,  Phân tích yếu tố đầu vào: mapping Quy trình DN, yêu cầu quản lý & kinh nghiệm triển khai SIS thực để thiết lập Quy trình chuẩn DN Quy trình ứng dụng & thống phận liên quan đảm bảo mang tính kế thừa, khoa học, linh hoạt Quy trình công việc khâu quan trọng số để giải pháp mang tính chất hệ thống toàn diện, có quy trình rõ ràng nội dung khác xoay quanh mã hoá nghiệp vụ, mã hoá chi phí, danh mục vật tư, hàng hoá, kho hàng, định mức – công đoạn sản xuất, đơn vị, phận…Các thông tin đảm bảo chuẩn hoá theo quy định VAS, DN khả mở rộng tương lai SIS VN tiến hành DN phân tích yếu tố đầu vào hệ thống quy trình như: kế toán, kho, mua hàng, bán hàng, sản xuất, nhân sự…từ đưa chuẩn thông tin đầu vào như: Chứng từ, hoá đơn, phiếu nhậpxuất, thông tin nhân sự…  Phân tích, tƣ vấn yếu tố đầu ra: Các vấn đề báo cáo phục vụ phận, phòng ban, phục vụ BLĐ quan nhà nước mục đích khác mổ xẻ, tư vấn tiến hành thiết kế cho phù hợp với yêu cầu quản lý  Phân tích, tƣ vấn, thiết kế vấn đề đặc thù khác DN  Phân tích thiết kế giao diện liên quan… SIS Việt Nam Page 48 Giải pháp quản trị tổng thể doanh nghiệp SAS ERP 8.0 2.3 Tinh chỉnh, Customize Những phân tích, thiết kế giai đoạn 2.2 để phận kỹ thuật SIS VN tiến hành chỉnh sửa chương trình phần mềm Đây giai đoạn quan trọng để phù hợp hoá vấn đề quản lý DN với phần mềm sẵn có Các yêu cầu rõ ràng việc tinh chỉnh chương trình diễn nhanh đảm bảo chất lượng, yêu cầu DN Thông thường công việc có tính lặp lại quy trình, thực tế triển khai có vấn đề chưa hợp lý phát sinh công việc lặp theo quy trình chuẩn để đảm bảo tính đắn chỉnh sửa 2.4 Kiểm tra (testing): Đây khâu thiếu quy trình kiểm soát chất lượng đến với khách hàng SIS VN Bất tinh chỉnh cần đến đội ngũ kiểm tra độc lập nhằm đảm bảo vấn đề đáp ứng đúng, đủ yêu cầu DN, tình kiểm tra với nhiều phép thử với nghiệp vụ xảy phần hành SIS Việt Nam xây dựng quy trình kiểm tra khoa học, chặt chẽ thực nhóm nhân có kinh nghiệm nghiệp vụ, tư vấn hiểu biết sâu sắc sản phẩm, logic sản phẩm từ yêu cầu DN với Sản phẩm lập trình khớp cách tốt 2.5 Cài đặt chƣơng trình (setup): Nghiệp vụ cài đặt chương trình phần mềm DN quy trình triển khai thực sớm hay muộn phụ thuộc vào đặc thù yêu cầu DN, hay phận, đơn vị - chi nhánh Ví dụ: DN cần triển khai phần hành kế toán quản trị chuẩn trước SIS VN thực trước chỉnh sửa tương đối độc lập với nội dung chỉnh sửa Thêm vào đó, dự án triển khai theo hình thức chiếu triển khai theo mô-đun, xong mô-đun nghiệm thu mô-đun đó… SIS Việt Nam Page 49 Giải pháp quản trị tổng thể doanh nghiệp SAS ERP 8.0 Thường giai đoạn chương trình hoàn thiện tiến hành cài đặt khai báo thông tin hệ thống ban đầu như: Khai báo tham số hệ thống, đơn vị, phận, …cho hệ thống chạy thử nghiệm theo mô hình khách hàng Tại công đoạn có tài liệu ghi chép lại việc cài đặt để sau cán SIS cán phụ trách hệ thống khách hàng kiểm soát, điều chỉnh dễ dàng thông số liên quan Tiến hành phân quyền sử dụng cho cá nhân, phận liên quan để họ học, thực công việc SIS VN đào tạo, chuyển giao làm thức sau 2.6 Đào tạo & chuyển giao: Đây giai đoạn quan trọng quy trình triển khai hệ thống Để thực giai đoạn cách tốt cần phối hợp chặt chẽ DN SIS VN nhằm đảm bảo đào tạo người, công việc – chuyên môn, tiến độ, yêu cầu đề Kế hoạch đào tạo Các hình thức:  Đào tạo tập trung: Đây buổi đào tạo mang tính tổng thể, quy định, quy ước chung, thao tác, chức mà cá nhân, phận tách rời hiểu, thống & thực Đồng thời xác nhận chức năng, nhiệm vụ vị trí/user hệ thống  Đào tạo riêng lẻ: Đây buổi đào tạo mang tính chi tiết theo nghiệp vụ cán bộ, phận hệ thống theo chiều sâu chuyên môn người dùng Đồng thời có hệ thống tài liệu hướng dẫn dành riêng cho họ Các giai đoạn:  Thời gian đào tạo thường SIS Việt Nam chia làm giai đoạn khác tuỳ thuộc vào quy mô, trình độ người tiếp nhận DN Khi chia giai đoạn đảm bảo tiếp thu dần dần, không xáo trộn công việc tư làm việc dần hình thành, thêm vào giúp cho cán vừa học vừa làm vấn đề phát sinh tháo gỡ  Số lượng giai đoạn trình chuyển giao chia nhiều hay ít, khoảng cách lần SIS Việt Nam Page 50 Giải pháp quản trị tổng thể doanh nghiệp SAS ERP 8.0 đào tạo lâu hay nhanh phụ thuộc vào DN, quy mô hệ thống phần mềm, số lượng người dùng, phân hệ… Đối tƣợng đƣợc đào tạo:  Đối tượng sử dụng phần mềm đào tạo người dùng cuối cùng, BLĐ, quản trị hệ thống, trưởng phận liên quan… Tài liệu đào tạo:   2.7 SIS VN xây dựng tài liệu theo đặc thù DN, đồng thời chi tiết tới nghiệp vụ, vị trí người dùng hệ thống: Giáo trình, tài liệu mô tả & HDSD đặc thù, số liệu đào tạo … Tài liệu xây dựng chuyển cho DN dạng file in softcopy Kiểm tra & Điều chỉnh hệ thống Sau trải qua giai đoạn đào tạo, chuyển giao phần mềm, cán vào vận hành hệ thống Trong trình vận hành cán tiến hành kiểm tra toàn hệ thống & đưa điều chỉnh có để hoàn thiện toàn chương trình Những điều chỉnh hiểu điều chỉnh kỹ thuật hay điều chỉnh nghiệp vụ Đây giai đoạn cuối quy trình triển khai dự án trước tiến hành nghiệm thu toàn hệ thống phần mềm SAS ERP 8.0 2.8 Nghiệm thu dự án Sau hoàn tất công việc thống DN SIS VN dựa vào nghiệm thu giai đoạn, phần hành, công việc chi tiết dự án đánh giá, nghiệm thu toàn thức chuyển sang giai đoạn Bảo hành sản phẩm Tuy nhiên, trình khai thác sản phẩm đặc biệt tháng đầu sử dụng cán tư vấn, triển khai & phụ trách dự án tiếp tục hỗ trợ trực tiếp từ xa để đảm bảo hệ thống vận hành tốt DN làm chủ giải pháp để cán triển khai, đào tạo SIS rút dần khỏi DN SIS Việt Nam Page 51 Giải pháp quản trị tổng thể doanh nghiệp SAS ERP 8.0 Một số điều kiện ảnh hƣởng thành công dự án: Sự thành công dự án phụ thuộc nhiều vào yếu tố chuẩn bị đặt cho dự án Đối với dự án, yêu cầu điều kiện chuẩn bị khác Một yếu tố quan trọng thành công dự án ủng hộ hỗ trợ Ban Lãnh đạo, cán có liên quan đến nghiệp vụ Kế toán Kinh doanh, Kho, Hành Nhân Bên cạnh đó, sản phẩm phát triển cho cán DN làm chủ ứng dụng, ủng hộ tham gia họ việc phát triển triển khai sản phẩm có ý nghĩa Về dự án xây dựng giải pháp phần mềm quản trị doanh nghiệp cho DN yêu cầu nguồn lực sau:  DN định cán tham gia trình quản lý dự án Một cán Giám đốc dự án có thẩm quyền định vấn đề liên quan dự án, cán trợ lý giúp đỡ trình theo dõi công việc dự án, giúp đỡ nhóm dự án SIS việc liên lạc, thông tin, trao đổi v.v với phòng ban việc liên quan khác dự án  DN cung cấp đủ môi trường cho kiểm nghiệm nghiệm thu sản phẩm (máy chủ công cụ cho việc lưu trữ liệu, sở hạ tầng hệ thống thông tin, bàn ghế, điện thoại, fax, máy tính cá nhân, phần mềm, hệ điều hành, thiết bị khác liên quan đến dự án) Khi phần mềm phát triển xong kiểm nghiệm sử dụng  DN chuẩn bị cho việc tiến hành dự án bao gồm việc thành lập Ban đạo dự án thống từ Ban Lãnh đạo tới Phòng ban cán nghiệp vụ, lên kế hoạch xếp thời gian cán có liên quan v.v  DN cung cấp nghiệp vụ kế toán doanh nghiệp, nghiệp vụ - quy trình kinh doanh, mua hàng, quy trình quản lý khác (thông qua cán nghiệp vụ cán có thẩm quyền) để hoàn thiện khâu đặc tả yêu cầu người sử dụng Sau xác định tính đắn qui trình nghiệp vụ, phân tích, thiết kế, cán có thẩm quyền phải ký xác nhận yêu cầu nghiệp vụ phân tích thiế kế thời hạn thời gian định  DN xác định rõ phạm vi phần mềm theo ràng buộc thời gian ngân sách Nhằm xác định rõ mục tiêu toán đặt  DN tạo điều kiện cho Ban quản lý dự án phép tiếp cận với cấp Lãnh đạo trường hợp cần thiết  Một số công đoạn tiến hành DN (khảo sát, vấn người dùng cuối, phân tích, trình bày lại cho người dùng cuối ký xác nhận v.v) số công đoạn tiến hành SIS (Lập trình, phân tích thiết kế chương trình, biên soạn tài liệu, số thử nghiệm v.v) Cần có thiết bị đảm bảo an toàn liệu… SIS Việt Nam Page 52 Giải pháp quản trị tổng thể doanh nghiệp SAS ERP 8.0 PHẦN VII PHƢƠNG PHÁP & QUY TRÌNH DỊCH VỤ BẢO HÀNH SẢN PHẨM Dự án coi thành công DN khai thác hiệu tính mà chương trình cung cấp theo yêu cầu đặt giải pháp Để DN khai thác tốt chương trình phần mềm thay đổi phù hợp với yêu cầu quản trị DN nghiệp vụ bảo hành, bảo trì & nâng cấp phần mềm yêu cầu bắt buộc quan trọng Để có giải pháp dịch vụ tối ưu, SIS Việt Nam không ngừng cải thiện đổi hình thức, nội dung cung cấp dịch cho cho DN Bên cạnh đó, đội ngũ phát triển sản phẩm liên tục đưa dòng sản phẩm, tính mói, tiện ích để cập nhật & nâng cấp sản phẩm không ngừng đáp ứng nhu cầu ngày cao quản trị doanh nghiệp Nội dung thực nghiệp vụ Bảo hành, bảo trì sản phẩm SIS Việt Nam Page 53 Giải pháp quản trị tổng thể doanh nghiệp SAS ERP 8.0 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 Cập nhật thông tư, định Bộ Tài Bảo hành lỗi phát sinh Tư vấn sử dụng, lưu & an toàn liệu … Hỗ trợ cài đặt, chuyển đổi chương trình phần mềm khách hàng phát sinh Định kỳ cán Kiểm tra chất lượng dịch vụ kiểm tra tình hình sử dụng, hỗ trợ & thông báo sách, sản phẩm, tính cho Quý khách hàng 1.6 Tổ chức để khách hàng sử dụng sản phẩm tham gia lớp, khoá học tập trung miễn phí 1.7 Cấp “Sổ bảo trì /Phiếu bảo trì” cho Khách hàng khách hàng ký dịch vụ bảo trì 1.8 … Quy trình thực nghiệp vụ Bảo hành, bảo trì sản phẩm 2.1 Quy trình luân chuyển thông tin Trung tâm Dịch vụ chăm sóc khách hàng: Cán 1080 Nguồn thông tin đến Cán bảo hành Cán 1080 tiếp nhận thông tin Phân bổ thông tin cho cán BH chuyên trách Tiếp nhận thông tin Xử lý thông tin N Cán 1080 phân cán khác xử lý Xử lý ? Y Xử lý cho KH Ghi chú: Phân bổ thông tin cho cán BH chuyên trách nghĩa là: chuyển thông tin cho cán BH phụ trách chăm sóc KH Nguồn thông tin đến: Từ KH, phòng ban Nguồn tiếp nhận phản hồi thông tin: qua fax, email, tel, skype, thư tín Trường hợp cán BH dược phân công không xử lý được: không đủ lực, thời gian phản hồi cách xử lý cho KH SIS Việt Nam Page 54 Giải pháp quản trị tổng thể doanh nghiệp SAS ERP 8.0 2.2 Quy xử lý lỗi Trung tâm Dịch vụ chăm sóc khách hàng: KH B Cán 1080 Yêu cầu xử lý lỗi Phòng TK Cán BH Phòng KT Cố vấn Tiếp nhận lỗi N Lỗi phát sinh? Y Xử lý cho KH B N Xử lý? HSKH-BH/01 CSDL-BH-DSL/01 Y Xử lý cho KH B Chuyển cho cán BH xử lý -Tiếp nhận 1080 -Tiếp nhận KH N Xử lý? Y Xử lý cho KH BBXL-BH/01 SBH-BH/01 HSKH-BH/01 CSDL-BH-DSL/01 Đề nghị tư vấn ĐNTV-BH/01 HSKH-BH/01 CSDL-BH-DSL/01 ĐNTV-BH/01 BBXL-BH/01 SBH-BH/01 Xử lý cho KH Tư vấn nghiệp vụ Tư vấn kỹ thuật Tư vấn khác Trả lời Ghi chú: Trường hợp xử lý online cho KH, cán 1080 cán BH phải vào biên xử lý lỗi lotus (trường hợp sổ bảo hành) Trường hợp xử lý trực tiếp trụ sở KH biên xử lý lỗi (biên giấy), cán BH phải xác nhận vào sổ bảo hành Nếu vấn đề KH gặp phải lỗi phần mềm tư vấn cho KH hướng giải SIS Việt Nam Page 55 Giải pháp quản trị tổng thể doanh nghiệp SAS ERP 8.0 Phƣơng thức thực Bảo hành, bảo trì sản phẩm Dịch vụ bảo hành chương trình phần mềm thực qua hình thức bản:    Bảo hành trực tiếp: Cán SIS Việt Nam tiến hành bảo hành chỗ khách hàng trường hợp phương án bảo hành từ xa không thực Bảo hành từ xa: Đội ngũ bảo hành SIS Việt Nam tiến hành sử dụng truy cập từ xa qua Internet (TeamViewer) để tiến hành thực dịch vụ Ngoài tư vấn, hỗ trợ & bảo hành sản phẩm qua: Tel, Email, Fax, … Ngay phát sinh cố DN liên hệ với Trung tâm chăm sóc KH SIS Việt Nam để kịp thời xử lý (Tel, Fax, Email…) DVKH giao cho cán chuyên trách chịu trách nhiệm xử lý chính, thông tin SIS cung cấp, bàn giao đầy đủ để tiện trình giao dịch Khi cần thực dịch vụ, SIS tiến hành can thiệp xử lý cố phát sinh với trường hợp thực dịch vụ từ xa thời gian không 24 thực dịch vụ trực tiếp DN với KH có khoảng cách = 200 KM Thời gian thực Bảo hành, bảo trì sản phẩm  Thời gian bảo hành sản phẩm thường 01 năm  Không giới hạn thời gian bảo trì sản phẩm nhằm đảm bảo tính liên tục trình dùng sản phẩm với trình phát triển DN Quy định trách nhiệm thực Bảo hành, bảo trì sản phẩm Trung tâm dịch vụ chăm sóc khách hàng vận hành để thực chức nhiệm vụ chuyên trách đảm bảo cung cấp tới khách hàng dịch vụ: kịp thời, xác, đầy đủ với tinh thần trách nhiệm cao Để đảm bảo điều trước hết cấu nhân có phân công công việc, trách nhiệm rõ ràng: 5.1 Phụ trách trung tâm bảo hành sản phẩm: Chịu trách nhiệm chung hoạt động trung tâm, kiểm soát chất lượng phục vụ khách hàng cán phận đảm bảo cung cấp chất lượng dịch vụ tối ưu cho khách hàng Đồng thời đề chương trình chăm sóc khách hàng, tư vấn cho khách hàng khai thác tối đa phần mềm quản trị… 5.2 Bộ phận xử lý Hotline - Online Gồm cán nắm vững nghiệp vụ phần mềm, sản phẩm phần mềm kinh nghiệm, kiến thức tư vấn Họ tiếp nhận vấn đề từ khách hàng, phân loại & xử lý cách nhanh nhất, hiệu Những vấn đề liên quan đến nghiệp vụ, tư vấn họ người trực tiếp xử lý cho KH Những vấn đề nằm tầm kiểm soát mang yếu tố kỹ thuật & nhiều thời gian chuyển đến cán kỹ thuật xử lý SIS Việt Nam Page 56 Giải pháp quản trị tổng thể doanh nghiệp SAS ERP 8.0 5.3 Bộ phận kỹ thuật viên xử lý cố Chịu trách nhiệm quản lý lượng khách hàng định Họ có trách nhiệm thực xử lý cố tiếp nhận trực tiếp từ khách hàng số chuyển từ phận Hotline (1080) Họ chịu trách nhiệm chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng với khách hàng họ quản lý trước phụ trách phòng, KCS công ty Đây phận sẵn sàng thực nghiệp vụ bảo hành trực tiếp (onsite) cần thiết để đảm bảo tiến độ, yêu cầu công việc dịch vụ cách tốt 5.4 Bộ phận KCS Đây phận hoạt động đảm bảo chất lượng toàn trình từ trước, sau bán hàng SIS Việt Nam Bộ phận kiểm tra, kiểm soát chất lượng Sản phẩm, Dịch vụ cung cấp cho khách hàng như: Ý thức/thái độ phục vụ, Chất lượng phục vụ, Tài liệu thực dịch vụ, Quy trình thực dịch vụ, sản phẩm cung cấp cho KH… Thông tin thực dịch vụ Bảo hành, bảo trì sản phẩm Trung tâm chăm sóc KH, SIS Việt Nam 17/183 Đặng Tiến Đông, Đống Đa, Hà Nội Tel: 04.35117785 Fax: 04.35117787 Hotline: 04.22002200 Hotline Giám đốc TT: 0983.535.110 Email: support@sisvn.com Nâng cấp sản phẩm Do phát triển mạnh mẽ không ngừng công nghệ thông tin, thay đổi quản lý, quy mô kinh doanh DN mà giải pháp phần mềm cần thường xuyên nâng cấp để đảm bảo DN có hệ thống phần mềm phù hợp, tiên tiến Do vậy, SIS VN trọng vào phát triển sản phẩm & cung cấp cho khách hàng với chất lượng tốt với gói dịch vụ như:  Nâng cấp sản phẩm phiên  Nâng cấp chức  Nâng cấp tiện ích  Nâng cấp theo yêu cầu đặc thù DN  … SIS Việt Nam Page 57 Giải pháp quản trị tổng thể doanh nghiệp SAS ERP 8.0 PHẦN VIII LIÊN HỆ CÔNG TY CP SIS VIỆT NAM Quý Khách hàng liên hệ với SIS Việt Nam: Công ty CP SIS VN Địa chỉ: Số 17/183 Đặng Tiến Đông, Đống Đa, Hà Nội Tel: 04.35117785 Fax: 04.35117787 Hotline: 04.22002200 Email SIS VN: sales@sisvn.com Website: www.sisvn.com Phòng Kinh doanh & Marketing Tel: 04.35117785 Hotline: 0912.426.152 – Mr Nguyễn Xuân Điệp (TP) Email: nxdiep@sisvn.com Phòng Tƣ vấn - Triển khai Tel: 04.35147907 Hotline: 0919.164.234 - Mrs Dung (P.TP) Email: vtdung@sisvn.com Trung tâm chăm sóc KH Tel: 04.38513704 Hotline: 0983.535.110 – Mrs Oanh (TP) Email: support@sisvn.com ALL FOR CUSTOMER! SIS Việt Nam Page 58