Đang tải... (xem toàn văn)
Cơ cấu tổ chức có vai trò rất quan trọng với bất kỳ một doanh nghiệp nào, thể hiện mối quan hệ giữa những con người trong cùng một tổ chức, ảnh hưởng trực tiếp đến tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đó. Một doanh nghiệp muốn hoạt động tốt trước hết phải có một cơ cấu tổ chức phù hợp, tận dụng tốt và hợp lý các nguồn lực hiệu quả thì mới có thể hoạt động hiệu quả. Trong môi trường kinh tế đầy biến động, nhiều cạnh tranh như hiện nay, các doanh nghiệp không ngừng thay đổi để thích nghi với sự biến động của môi trường và phải liên tục thay đổi để phát triển.Công ty TNHH Hợp Tiến là một công ty hoạt động trong lĩnh vực xây dựng và vận tải. Môi trường hoạt động ngành cũng liên tục thay đổi đòi hỏi công ty cần phải có những sự thay đổi phù hợp và phát triển hơn trong môi trường hiện nay. Mà trước hết đó là sự thay đổi từ chính trong bản thân của công ty để tận dụng tối đa nguồn lực cho sự phát triển. Chính vì vậy qua quá trình thực tập tại công ty em đã chọn đề tài: “ Hoàn thiện cơ cấu tổ chức Công ty TNHH Hợp Tiến” để nghiên cứu và hoàn thành chuyên đề thực tập của mình.Em xin gửi lời cảm ơn đến giáo viên hướng dẫn Ths. Nguyễn Thị Hồng Minh đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ em trong quá trình thực tập, nghiên cứu và hoàn thành chuyên đề thực. Em cũng xin gửi lời cảm ơn đến công ty TNHH Hợp Tiến là nơi em đã thực tập và toàn thể mọi người trong công ty đã tạo điều kiện, hỗ trợ tốt nhất trong quá trình em thực tập tại công ty.Kết cấu chuyên đề thực tập của em gồm 3 chương:Chương I: Lý thuyết về cơ cấu tổ chứcChương II: Thực trạng cơ cấu tổ chức công ty trách nhiệm hữu hạn Hợp TiếnChương III: Giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức công ty trách nhiệm hữu hạn Hợp Tiến
MỤC LỤC 1.2 CÁC THUỘC TÍNH CƠ BẢN CỦA CƠ CẤU TỔ CHỨC 1.2.1 Chuyên môn hóa công việc 1.2.2 Hình thành phận 1.2.3 Cấp quản lý tầm quản lý 1.2.4 Quyền hạn trách nhiệm tổ chức 1.2.5 Tập trung phi tập trung quản lý 1.2.6 Phối hợp phận tổ chức 11 1.3 QUÁ TRÌNH HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC 13 1.3.1 Phân tích yếu tố ảnh hưởng lên cấu tổ chức 13 1.3.2 Đánh giá cấu tổ chức 14 1.3.3 Đưa giải pháp hoàn thiện cấu tổ chức 15 1.3.4 Thực giải pháp hoàn thiện cấu tổ chức 18 1.3.5 Giám sát đánh giá kết thực giải pháp hoàn thiện cấu tổ chức .19 DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT TNHH : Trách nhiệm hữu hạn GĐ PGĐ : Giám đốc : Phó Giám đốc DANH MỤC BẢNG, SƠ ĐỒ 1.2 CÁC THUỘC TÍNH CƠ BẢN CỦA CƠ CẤU TỔ CHỨC 1.2.1 Chuyên môn hóa công việc 1.2.2 Hình thành phận 1.2.3 Cấp quản lý tầm quản lý 1.2.4 Quyền hạn trách nhiệm tổ chức 1.2.5 Tập trung phi tập trung quản lý 1.2.6 Phối hợp phận tổ chức 11 1.3 QUÁ TRÌNH HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC 13 1.3.1 Phân tích yếu tố ảnh hưởng lên cấu tổ chức 13 1.3.2 Đánh giá cấu tổ chức 14 1.3.3 Đưa giải pháp hoàn thiện cấu tổ chức 15 1.3.4 Thực giải pháp hoàn thiện cấu tổ chức 18 1.3.5 Giám sát đánh giá kết thực giải pháp hoàn thiện cấu tổ chức .19 LỜI MỞ ĐẦU Cơ cấu tổ chức có vai trò quan trọng với doanh nghiệp nào, thể mối quan hệ người tổ chức, ảnh hưởng trực tiếp đến tình hình sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Một doanh nghiệp muốn hoạt động tốt trước hết phải có cấu tổ chức phù hợp, tận dụng tốt hợp lý nguồn lực hiệu hoạt động hiệu Trong môi trường kinh tế đầy biến động, nhiều cạnh tranh nay, doanh nghiệp không ngừng thay đổi để thích nghi với biến động môi trường phải liên tục thay đổi để phát triển Công ty TNHH Hợp Tiến công ty hoạt động lĩnh vực xây dựng vận tải Môi trường hoạt động ngành liên tục thay đổi đòi hỏi công ty cần phải có thay đổi phù hợp phát triển môi trường Mà trước hết thay đổi từ thân công ty để tận dụng tối đa nguồn lực cho phát triển Chính qua trình thực tập công ty em chọn đề tài: “ Hoàn thiện cấu tổ chức Công ty TNHH Hợp Tiến” để nghiên cứu hoàn thành chuyên đề thực tập Em xin gửi lời cảm ơn đến giáo viên hướng dẫn Ths Nguyễn Thị Hồng Minh tận tình hướng dẫn, giúp đỡ em trình thực tập, nghiên cứu hoàn thành chuyên đề thực Em xin gửi lời cảm ơn đến công ty TNHH Hợp Tiến nơi em thực tập toàn thể người công ty tạo điều kiện, hỗ trợ tốt trình em thực tập công ty Kết cấu chuyên đề thực tập em gồm chương: Chương I: Lý thuyết cấu tổ chức Chương II: Thực trạng cấu tổ chức công ty trách nhiệm hữu hạn Hợp Tiến Chương III: Giải pháp hoàn thiện cấu tổ chức công ty trách nhiệm hữu hạn Hợp Tiến CHƯƠNG : LÝ THUYẾT VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC 1.1 MỘT SỐ KHÁI NIỆM CƠ BẢN 1.1.1 Tổ chức Thứ nhất, tổ chức hệ thống gồm nhiều người làm việc chung mục đích hình thái cấu ổn định (danh từ tổ chức) Thứ hai, tổ chức trình triển khai kế hoạch (động từ tổ chức theo nghĩa rộng) Thứ ba, với tư cách chức quản lý (động từ tổ chức theo nghĩa hẹp), “ tổ chức trình xếp nguồn lực người gắn liền với người nguồn lực khác nhằm thực thành công kế hoạch” Về chất, tổ chức bao gồm hoạt động phân chia công việc, xếp nguồn lực phối hợp hoạt động nhằm đạt mục tiêu chung 1.1.2 Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức khuôn khổ nguồn lực tổ chức xếp, hoạt động phân chia, người phận phối hợp nhằm thực mục tiêu kế hoạch Xét phân biệt mối quan hệ cấu tổ chức, ta phân thành cấu thức phi thức Xét mục đích thiết lập (nhằm thực chiến lược hay kế hoạch tác nghiệp), ta có cấu tổ chức tổ chức bền vững (mang tính chiến lược) cấu tổ chức tạm thời (mang tính tác nghiệp) 1.1.3 Hoàn thiện cấu tổ chức Về chất, hoàn thiện cấu tổ chức trình thay đổi lại cấu, hay thiết kế lại cấu nhằm đáp ứng mục tiêu mới, đòi hỏi sức ép từ môi trường Có thể nói, trình hoàn thiện cấu tổ chức trình thay đổi liên tục gián đoạn, biến đổi lớn thay đổi nhỏ cấu nhằm hoàn thiện hoạt động tổ chức Quá trình hoàn thiện cấu tổ chức bao gồm nội dung sau : (1) Phân tích yếu tổ ảnh hưởng lên cấu tổ chức (2) Đánh giá cấu tổ chức (3) Đưa giải pháp hoàn thiện cấu tổ chức (4) Thực giải pháp hoàn thiện cấu tổ chức (5) Giám sát, đánh giá kết thực 1.2 CÁC THUỘC TÍNH CƠ BẢN CỦA CƠ CẤU TỔ CHỨC 1.2.1 Chuyên môn hóa công việc Chuyên môn hóa công việc hay gọi phân chia lao động, thể mức độ phân chia nhiệm vụ thành công việc mang tính độc lập tương đối để trao cho cá nhân, có lợi làm tăng suất lao động nhóm Chuyên môn hoá công việc tạo nên nhiệm vụ đơn giản, dễ đào tạo để thực Điều thúc dẩy chuyên môn hoá lực lượng lao động, biến người thành chuyên gia số công việc định Và chuyên môn hoá tạo công việc khác nhau, người có thề lựa chọn cho công việc vị trí phù hợp với tài lợi ích họ Bên cạnh chuyên môn hóa công việc tồn hạn chế Nếu nhiệm vụ bị chia cắt thành khâu nhỏ, tách rời người chịu trách nhiệm khâu, khả sáng tạo người lao động bị giảm sút, họ dễ cảm tháy công việc làm nhàm chán, mặt khác làm tăng đối địch người lao động Để khắc phục hạn chế chuyên môn hoá, nhà quản lý thường tìm cách tăng mức độ tổng hợp hóa công việc đến mức cao bàng cách sử dụng kỹ thuật mở rộng phạm vi công việc, phong phú hoá công việc luân chuyển 1.2.2 Hình thành phận Cơ cấu tổ chức việc phân chia công việc thành phận để thực hoạt động định Việc hình thành phận tổ chức phản ánh trình chuyên môn hoá hợp nhóm hoạt động theo chiều ngang Nếu cách phân chia tổ chức thành phận hạn chế số thuộc cấp quản lý trực tiếp làm hạn chế quy mô tổ chức Việc hợp nhóm hoạt động người để tạo nên phận tạo điều kiện mờ rộng tổ chức đến mức độ không hạn chế cách để có nguồn nhân lực thực mục tiêu kế hoạch a Mô hình tổ chức theo chức Tổ chức theo chức hình thức tạo nên phận cá nhân hoạt động chức hợp nhóm đơn vị cấu b Các mô hình tổ chức phận theo đơn vị (mục tiêu) độc lập: sản phẩm / khách hàng / địa dư - Tổ chức theo sản phẩm Với cấu tổ chức theo sản phẩm, đơn vị thực tất phần lớn hoạt động cần thiết để phát triển, sản xuất phân phối sản phẩm, dịch vụ hay nhóm sản phẩm, dịch vụ tương đồng - Tổ chức theo khách hàng Những nhu cầu mang đặc trưng riêng khác hàng sản phẩm dịch vụ dấn nhiều tổ chức đến với cấu theo khách hàng – hình thức tạo nên phận cá nhân phục vụ nhóm khách hàng mục tiêu hợp nhóm đơn vị cấu - Tổ chức theo địa dư Việc hình thành phận dựa vào lãnh thổ phương thức phổ biến tổ chức hoạt động phạm vi đía lý rộng Trong trường hợp này, điều quan trọng hoạt động khu vực địa lý định hợp nhóm giao cho nhà quản lý - Tổ chức theo đơn vị chiến lược Khi mối quan hệ phận tổ chức trở nên phức tạp, ngăn cản phối hợp, nhà lãnh cấp cao tìm cách tạo nên đơn vị chiến lược mang tính độc lập cao, tự tiến hành hoạt động thiết kế, sản xuất phân phối sản phẩm c Mô hình tổ chức ma trận Tổ chức ma trận cấu tổ chức người lao động báo cáo cho nhà quản lý phận mà họ nhân lực hữu nhà quản lý chương trình, dự án d Mô hình tổ chức theo nhóm Các tổ chức với cấu tổ chức theo nhóm sử dụng rộng rãi nhóm dài hạn ngắn hạn để xử lý vấn đề, hoàn thành dự án đặc biệt công việc hàng ngày e Cơ cấu mạng lưới Cơ cấu tổ chức mạng lưới cấu mối quan hệ thành viên (cá nhân, phận, tổ chức) thực sở bình đẳng f Cơ cấu không ranh giới Ngày nay, không xa lạ với việc hình thành cấu không ranh giới, phá vỡ ranh giới tiểu hệ thống bên tổ chức ranh giới với môi trường bên Cơ cấu ảo dạng phát triển cao cấu không biên giới, hoạt động mạng lưới liên minh chuyển dịch liên tục, sử dụng công nghệ thông tin mạng internet 1.2.3 Cấp quản lý tầm quản lý a Mối quan hệ cấp quản lý tầm quản lý Nguyên nhân có cấp quản lý tổ chức giới hạn tầm quản lý (hay tầm kiểm soát) – số thuộc cấp báo cáo trực tiếp với nhà quản lý định Tầm quản lý rộng cần cấp quản lý, tầm quản lý hẹp dần đến nhiều cấp Muốn xác định tầm quản lý phù hợp, cần tìm hiểu mối quan hệ: • Tầm quản lý lực nhà quản lý có quan hệ tỷ lệ thuận Neu yếu tố khác không thay đổi, nhà quản lý có lực cao có tầm quản lý rộng ngược lại • Tính phức tạp hoạt động quản lý tầm quản lý có quan hệ tỷ lệ nghịch Nếu công việc quản lý ổn định, không phức tạp tầm quản lý lớn ngược lại nếũ công việc quản lý thay đổi thường xuyên, giàu tính sáng tạo lầm quản lý lại nhỏ • Năng lực ý thức tôn trọng, tuân thủ mệnh lệnh cấp với tầm quản lý có quan hệ tỷ lệ thuận Thuộc cấp đào tạo tốt có ý thức cao cần quan hệ tác dộng cấp cấp • Tầm quản lý rõ ràng xác định nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm có quan hệ tỷ lệ thuận Nếu người đào tạo tốt, thực nhiệm vụ xác định rõ ràng có đủ quyền hạn để hoàn thành cách có hiệu quả, cần thời gian ý tối thiểu cấp • Năng lực hệ thống thông tin có ảnh hưởng đến tầm quản lý Một hệ thống có khả cung cấp truyền đạt thông tin định cách nhanh chóng, xác, đầy đủ rút ngắn khoảng cách cấp cấp b Các mô hình cấu tổ chức xét theo số cấp quản lý Cơ cấu tổ chức nằm ngang loại cấu tổ chức có tầm quản lý rộng vài cấp quản lý Cơ cấu tổ chức hình tháp loại cấu quản lý hẹp nhiều cấp quản lý 1.2.4 Quyền hạn trách nhiệm tổ chức Quyền hạn quyền tự chủ hành động, trình định đòi hỏi tuân thủ định gắn liền với vị trí (hay chức vụ) quản lý định tổ chức Quyền hạn vị trí quản lý giao phó cho người nắm giữ vị trí vậy, quyền hạn không liên quan với phẩm chất cá nhân nhà quản lý Chính thành ngữ “một ông vua chết vua đó” minh họa điều Khi người rời khỏi chức vụ, quyền hạn không theo mà lại với vị trí quản lý thuộc người thay Khi nhà quản lý trao quyền hạn, họ phải chịu trách nhiệm bổn phận phải hoàn thành hoạt động phân công đạt mục tiêu xác định Quyền hạn không gắn liền với trách nhiệm tương ứng tạo hội cho lạm dụng ngược lại để nhà quản lý phải chịu trách nhiệm việc đủ quyền hạn để thực b Các loại quyền hạn tổ chức Quyền hạn trực tuyến Quyền hạn trực tuyến quyền hạn cho phép nhà quản lỷ quyêt định giám sát trực tiếp đổi với cấp Đó moi quan hệ hạn cấp cấp trực tiếp trải dài từ cấp cao xuống tới cấp thấp tổ chức, tương ứng với chuẫi ỉiuy theo nguyên lý thứ bậc Là mắt xích chuỗi huy, nhà quản lý với quyền hạn trực tuyến có quyền định cho cấp trực tiếp nhận báo cáo từ họ Thuật ngữ trực tuyến hiểu theo nhiều nghĩa Trong thực tế, trực tuyến dùng để phận có mối quan hệ trực tiếp với việc thực mục tiêu cùa tổ chức phận thiết kế sản phẩm dịch vụ, sản xuất phân phối sản phẩm (đôi phận tài chính) Người đứng đầu phận trực tuyến gọi nhà quản lý trực tuyến hay quản lý tác nghiệp 2.3 NHỮNG TỒN TẠI TRONG CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY TNHH Hợp Tiến 2.3.1 Tồn Về chuyên môn hóa công việc : Có thể thấy công ty có mức độ chuyên môn hóa thực công việc cụ thể sâu, chuyên môn hóa phòng ban riêng biệt nông khí phòng ban sử dụng nhân viên để thực nhiệm vụ khác Việc huy động nguồn lực chéo phòng ban thường xuyên xảy ra, dù công việc thuộc chủ yếu phòng ban Mặt khác, nhân viên phòng ban đảm nhận nhiều công việc chuyên môn khác dẫn đến nhàm chán tải công việc, giảm hứng thú sáng tạo Về hình thành phận : Các phận công ty chia tương đối sơ sài, có phòng số lượng nhân viên tương đối lớn phòng kỹ thuật, phòng kế toán Việc tổ chức theo chức làm hạn chế việc phát triển đội ngũ quản lý chung, hầu hết nhân viên có nhu cầu đào tạo nâng cao chuyên môn Với số lượng nhân viên ngày tăng, quy mô phát triển công ty dần phát triển thị trường số lượng khách hàng tăng hàng năm, việc phân chia phận chưa đáp ứng đủ yêu cầu công việc ngày nhiều công ty phát triển lớn mạnh Về cấp quản lý tầm quản lý : Cấp quản lý tương đối thấp tầm quản lý rộng Có thể thấy quyền hạn cao Giám Đốc, người thực kiếm soát chung, giám sát hoạt động, định Do khối lượng công việc lớn Giám đốc thường xuyên phải làm thêm giờ, muộn áp lực công việc cao Công việc 32 tình trạng chờ Giám Đốc định, làm giảm hiệu quả, chậm tiến độ công việc Nhân viên cấp nhận dẫn kiểm soát từ cấp nên có lệch lạc đường hướng phát triển trình thực công việc Tuy tầm quản lý rộng phân chia phận theo chức giới hạn phát triển nhân viên lĩnh vực tạo biên giới cứng nhắc công việc đơn vị Về quyền hạn trách nhiệm tổ chức Trong công ty quyền hạn trách nhiệm phó giám đốc mờ nhạt Họ có quyền hạn lĩnh vực hoạt động mình, quyền lực tập trung giám đốc, định hoạt động kinh doanh công ty, hay dự án giám đốc định phê duyệt Vì cần trao thêm quyền cho phó giám đốc để giám đốc san sẻ công việc phó giám đốc phát huy lực Về tập trung phi tập trung quản lý : Cơ cấu tổ chức công ty thể tập trung cao Tất cae định chiến lược Giảm đốc công ty đưa Vì định mang tính cá nhân, chưa thỏa mãn ý kiến nhân viên công ty Các định tham mưu phó giám đốc, trưởng phòng, nhiên quyền hạn họ không cao nên họ có đóng góp việc định công việc công ty Sự tập trung cao gây chán nản cho Phó Tổng Giám đốc quản lý chức năng, thiếu đồng thuận nhân viên ty định Và nữa, tập trung Sự tập trung cao làm giảm khả thăng tiến phát huy nhân viên công ty 33 Về phối hợp phận tổ chức Sự phối hợp gắn kết phòng ban, thành viên công ty chưa cao Đặc điểm ngành xây dựng đường việc vào mùa xuân nhiều việc vào mùa hè, thu, đông; nhiên công ty chưa tận dụng khoảng thời gian thoải mái để tổ chức hoạt động dã ngoại, du lịch nhiều làm tăng giao lưu đoàn kết nội công ty 2.3.2 Nguyên nhân Thứ nhất, lực quản lý từ nhà quản lý công ty Ban Giám Đốc Hợp Tiến có lực chuyên môn lĩnh vực xây dựng tốt, thạc sĩ, cử nhân tốt nghiệp trường đại học danh tiếng xây dựng; có kinh nghiệm thời gian làm việc lâu năm ngành Năng lực chuyên môn tốt, nhiên lực quản lý lại hạn chế Họ chưa tham gia khóa đào tạo chuyên sâu quản lý tự thành lập công ty, đến công ty phát triển lớn mạnh bắt đầu bộc lộ khuyết điểm Thứ hai, công tác lập kế hoạch chưa dựa vào tình hình thực tế công ty, mà chủ yếu dựa kinh nghiệm nhà quản lý Trong trình lập kế hoạch, phối hợp phận tương đối kém, có không đồng phòng ban với nhà quản lý Vẫn hạn chế đóng góp ý kiến nhân viên quy trình lập kế hoạch Họ thực kế hoạch vạch sẵn, chưa có phối hợp lấy ý kiến từ nhân viên công ty, chưa phát huy sáng tạo khả nhân viên công ty Thứ ba, phát triển công ty, thay đổi môi trường bên bên khiến công ty Hợp Tiến chưa kịp thời phản ứng Điều khiến cho cấu tổ chức công ty giữ nguyên mà chưa thay đổi cho phù hợp với yếu tố quy mô, môi trường bên trong, bên công ty 34 Thứ tư, nguyên nhân chủ quan tính chất ngành xây dựng Xây dựng ngành có quy trình làm việc định, với kỹ làm việc hướng dẫn đào tạo từ trước Các nhân viên nhận việc hoàn thành công việc khoảng thời gian hạn mức định, công việc đòi hỏi kỹ làm việc, xác nhiều sáng tạo làm việc 35 CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC CÔNG TY TNHH HỢP TIẾN 3.1 Định hướng phát triển công ty Hợp Tiến giai đoạn 2015 – 2020 Duy trì tốt chất lượng dịch vụ, chất lượng công trình dự án, khắng định uy tín vị trí công ty, vươn lên trở thành Công ty hàng đầu tỉnh lĩnh vực xây dựng Không ngừng đầu tư, đổi công nghệ, thay máy móc thiết bị lạc hậu thiết bị tiên tiến đại, tiêu hao nhiên liệu nâng cao công suất chất lượng sản phẩm Giảm chi phí, tiết kiệm quản lý sản xuất để hạ giá thành sản phẩm, dịch vụ tạo khả cạnh tranh cao thị trường Hoàn thành dự án triển khai thu hút thêm dự án Không ngừng nâng cao hiệu hoạt động kinh doanh lĩnh vực mà công ty hoạt động nhằm tối đa hoá lợi nhuận mang lại doanh thu ổn định cho doanh nghiệp Cải cách, tinh giảm máy quản lý Công ty cách động, gọn nhẹ hiệu Thường xuyên có sách để thu hút nhân tài, lực lượng lao động có trình độ, tay nghề cao Thường xuyên quan tâm đến đời sống người lao động, nâng cao đời sống vật chất tinh thần cho cán công nhân viên Không ngừng phát triển, mở rộng sản xuất để tạo công ăn việc làm cho người lao động địa phương, thực đầy đủ ngày tăng nghĩa vụ nộp ngân sách, tích cực vận động cán công nhân viên tham gia hoạt động xã hội, từ thiện, đền ơn đáp nghĩa 36 3.2 Quan điểm định hướng hoàn thiện cấu tổ chức Quan điểm : Hợp Tiến công ty uy tín lĩnh vực xây dựng không tỉnh Hà Nam, mà tỉnh, thành phố nước Công ty thi công công trình lên tới hàng trăm tỉ đồng, dự án trọng điểm Qua phân tích thực trạng cấu tổ chức công ty, ta thấy điểm yếu tồn Vì nhiệm vụ trước mắt công ty thực hoàn thiện lại cấu tổ chức công ty, từ giúp công ty hoạt động hiệu phát triển Môi trường hoạt động ngàng có thay đối Vì hoàn thiện cấu tổ chức nhiệm vụ cấp thiết hàng đầu công ty để thích ứng với thay đổi từ môi trường bên Bộ máy quản lý yếu tổ định trình tổ chức, thành công hay thất bại công ty Ban Tổng Giám đốc định Bời để thiết kế quản lý cấu tổ chức công ty hiệu quả, nhiệm vụ đào tạo nâng cao lực quản lý nhiệm vụ quan trọng Định hướng : Tận dụng tối đa nguồn lực sẵn có công ty để phát triển Đảm bảo công ty có cấu tổ chức phù hợp, hiệu nhất, phản ứng kịp thời với thay đổi môi trường bên bên công ty Giúp công ty ngày phát triển lớn mạnh thực chiến lược mục tiêu đề Xây dựng cấu tổ chức gọn nhẹ, đầy đủ chức Đảm bảo cấu giúp công ty hoạt động tốt Thể đầy đủ thông tin sơ đồ cấu tổ chức, giúp người hiểu rõ vị trí, nhiệm vụ quyền hạn sơ đồ cấu tổ chức 37 Sắp xếp lại phòng ban chức cách hợp lý nhất, logic, phù hợp với yêu cầu công việc giúp công ty kịp thời thích hợp với thay đổi Xác định rõ chức năng, nhiệm vụ phòng ban Xác định rõ quyền hạn, trách nhiệm hạn nhà quản lý từ cấp thấp đến cấp cao Nâng cao lực quản lý nhà quản lý công ty Nâng cao tình độ chuyên môn nghiệp vụ tất người Xây dựng chế phối hợp phòng ban giúp hoạt động phối hợp phòng ban diễn trôi chảy, hiệu Xây dựng hệ thống giám sát, hệ thống đánh giá kết làm việc vị trí, nhiệm vụ quyền hạn định 3.3 Các giải pháp hoàn thiện cấu tổ chức 3.3.1 Về chuyên môn hóa công việc Cần chuyên môn hóa kết hợp tổng hợp hóa Phân chia lại công việc chuyên sâu đến phận, tránh tình trạng nhân sử dụng để làm việc khác với nhiệm vụ giao, gây tình trạng chồng chéo công việc Cụ thể : Phân chia lại công việc phòng tổ chức hành : - Công tác quản lý sở hạ tầng : Quản lý nhà khách, nhà xưởng,, nhà ăn công ty Kịp thời sửa chữa có hỏng hóc xảy Cần lập kế hoạch mua sắm, sửa chữa máy móc cho phòng ban; mua sắm văn phòng phẩm định kỳ hàng tháng; cuối quý cần kiểm kê số lượng, chất lượng, chủng loại tình hình sử dụng trang thiết bị văn phòng đơn vị - Công tác máy móc thiết bị văn phòng phẩm : Do lượng công việc lớn nên việc sử dụng thiết bị máy móc văn phòng tần suất lớn việc hỏng hóc thường xuyên xảy tải, với việc tốn giấy tờ văn phòng phẩm - Công tác khen thưởng, kỷ luật : Có trách nhiệm đôn đốc nhân viên 38 công ty thực nội quy, quy định an toàn lao động, vệ sinh chung; kịp thời có đề xuất khen thưởng với Ban giám đốc cá nhân có thành tích tốt công việc Kết hợp với tổng hợp hóa công cần phối hợp nhiều phận, phòng ban 3.3.2 Về hình thành phận Thành lập xếp lại phòng ban hợp lí Vì khối lượng công việc ngày tăng, đồng nghĩa với việc cần nhiều nhân lực quản lý nguồn nhân cách chặt chẽ, vậy, cần thành lập thêm Phòng Nhân Sự, tách từ phòng tổ chức hành Quyết định nhiệm vụ Phòng Nhân sau bổ sung: - Quản lý hồ sơ lý lịch cán công nhân viên toàn Công ty Giải thủ tục chế độ tuyển dụng, việc, bổ nhiệm, bãi miễn, kỷ luật, khen thưởng, nghỉ hưu theo quy chế Công ty quy định Pháp luật - Tham mưu cho HĐQT Tổng Giám đốc công tác quy hoạch cán bộ, định việc đề bạt, phân công cán lãnh đạo quản lý Công ty đơn vị thành viên - Tổ chức tuyển dụng lao động để bổ sung cho lực lượng lao động Công ty - Quản lý công văn, giấy tờ, sổ sách hành dấu Thực công tác lưu trữ tài liệu thường tài liệu quan trọng theo quy định Gộp Đội Kinh doanh vật tư hàng hòa vào Phòng kế hoạch vật tư Quyết định nhiệm vụ Phòng kế hoạch vật tư sau bổ sung Đội kinh doanh vật tư hàng hóa : - Khai thác, cung ứng vật tư, nguyên nhiên vật liệu thiết bị máy móc phục vụ cho sản xuất kinh doanh theo lệnh Tổng Giám đốc Công ty - Quản lý, bảo quản vật tư, nguyên nhiên vật liệu Cấp phát vật tư, nguyên nhiên vật liệu theo nhu cầu sản xuất kinh doanh Công ty - Căn kế hoạch sản xuất kinh doanh để xây dựng kế hoạch mua sắm 39 vật tư cung cấp vật tư NVL phục vụ sản xuất cho đơn vị Công ty - Xây dựng chương trình sản xuất hàng năm dài hạn Công ty sở lực, thiết bị nguồn vật tư nguyên liệu - Cung cấp thông tin giá thị trường loại vật tư, nguyên nhiên vật liệu cho phòng phục vụ cho công tác hạch toán kế toán Cùng phòng liên quan xây dựng hồ sơ đấu thầu ký kết hợp đồng kinh tế Báo cáo số lượng, chất lượng vật tư xuất nhập tồn kho theo chế độ tuần, tháng Thống kê chi phí vật tư cho sản phẩm - Thống kê ghi chép (thẻ kho, phiếu nhập xuất kho, biên bàn giao máy móc thiết bị, sổ theo dõi cung cấp vật tư vv ) theo quy định Công ty Nhà nước Xây dựng định mức vật tư để không ngừng tiết kiệm việc sử dụng vật tư, nguyên nhiên liệu trình sản xuất kinh doanh - Chịu trách nhiệm thống kê cung cấp số lượng vật tư xuất phương tiện hoàn thành đối chiếu với dự toán ban đầu để làm sở toán phương tiện - Chịu trách nhiệm trước HĐQT Tổng giám đốc việc Phòng Tài - Kế toán chủ động khai thác nguồn vốn để đầu tư phục vụ nhiệm vụ sản xuất kinh doanh Công ty 3.3.3 Về cấp quản lý tầm quản lý Phân chi lại nhiệm vụ, trách nhiệm thành viên Ban Giám đốc để giảm bớt gánh nặng quản lý cho Giám đốc Bổ nhiệm thêm Phó Giám Đốc chịu trách nhiệm thi công, quản lý đội thi công : Đội xây dựng dân dụng, đội xây dựng thủy lợi, đội thi công, đội thi công điện, đội khí thiết bị giao thông, đội xây dựng giao thông 40 Hình 3.3.3 Sơ đồ cấu tổ chức Công ty HĐQT Ban Giám đốc Giám đốc P GĐ kỹ thuật kế hoạch Phòng kế hoạch Đội XD dân dụng PGĐ thi công xây dựng Phòng kỹ thuật Đội XD thủy lợi P GĐ tài vật tư Phòng kế hoạch đầu tư Đội thi công điện Đội xây dựng giao thông Phòng Tổ chức hành Đội khí thiết bị thi công Phòng kế toán Kinh doanh vật tư hàng hóa 3.3.4 Quyền hạn trách nhiệm tổ chức Bổ sung quyền hạn trách nhiệm Ban Tổng Giám Đốc : Tổng Giám đốc Chịu trách nhiệm cao việc tổ chức, điều hành hoạt động hàng ngày Công ty Xây dựng kế hoạch, phương án kinh doanh hàng năm dự án đầu tư Công ty 41 Quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật cán nhân viên quyền Ký uỷ quyền cho Phó Giám đốc phạm vi trách nhiệm - Phó Tổng Giám đốc Thực quyền hạn trách nhiệm Giám đốc Quyền tổ chức, điều hành quản lý hoạt động kinh doanh theo phân công Giám đốc chịu trách nhiệm trước Giám đốc kết hoạt động; Quyền tham gia, thảo luận biểu vấn đề phiên họp Ban Tổng Giám đốc Có trách nhiệm chuẩn bị dự thảo đề án, hợp đồng, định, văn bản, tài liệu liên quan đến lĩnh vực phân công phụ trách 3.3.5 Về tập trung phi tập trung quản lý Giảm bớt gánh nặng công việc cho Giám đốc Giám đốc chịu trách nhiệm quản lý chung Đối với chiến lược, sách phát triển công ty phải họp lấy ý kiến Phó Giám đốc Sau trình lên Giám đốc trước duyệt đưa vào thực Sau phân chia bớt công việc quản lý cho Phó Giám đốc Các Phó giám đốc có quyền hạn phòng ban bên họ, có quyền đưa định kế hoạch chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc định Các trưởng phòng chủ động định hàng ngày nhân viên để quản lý Thực lập kế hoạch cụ thể cho công việc xin ý kiến cấp trước đưa kế hoạch quan trọng Khi số lượng định không tập trung vào Giám đốc quản lý văn phòng, trách nhiệm cá nhân phân quyền tăng lên kèm với quyền hạn họ trao Tuy vậy, định quan trọng nhà 42 quản lý cao phải đảm nhận, định trực tiếp để thể quản lý cao Khi phi tập trung nhiều hơn, cần phải xây dựng hệ thống kiểm soát từ xuống dưới, hệ thống đánh giá công việc cụ thể Thực bổ nhiệm, khen thưởng theo đánh giá kết làm việc Nâng cao tính dân chủ công ty Ban Giám đốc trực tiếp điều hành kiểm soát hệ thống kiểm soát nội công ty Để hệ thống hoạt động tốt, thành viên Ban Tổng Giám đốc phải có liêm chính, đạo đức nghề nghiệp quy định cụ thể rõ ràng nhiệm vụ, quyền hạn thành viên công ty 3.3.6 Phối hợp phận tổ chức Vận dụng công cụ phối hợp để nâng cao phối hợp phòng ban công ty Sử dụng thường xuyên kế hoạch làm việc phối hợp theo dạng dự án Huy động tận dụng mạnh phòng ban, đơn vị làm việc Lập kế hoạch cụ thể, rõ ràng, chi tiết đề cập đến nhiệm vụ thực phòng ban Thường xuyên tổ chức họp với nhân viên công ty, bàn bạc xây dựng kế hoạch làm việc, phối hợp phận dựa triên ý kiến tổng hợp toàn nhân viên Khuyến khích phối hợp hỗ trợ phòng ban công việc Các thành viên công ty hỗ trợ, học hỏi kinh nghiệm làm việc lẫn Yêu cầu phòng ban phối hợp chặt chẽ công tác khách hàng, nâng cao uy tín công ty Đào tạo nâng cao khả làm việc nhóm cho nhân viên công ty Bên cạnh giao lưu, học hỏi hỗ trợ lẫn công việc sống Nhiệt tình giúp đỡ nhân viên vào, giúp họ nhanh chóng nâng cao nghiệp vụ 43 Từng bước hình thành văn hóa riêng công ty Để thực điều này, đòi hỏi toàn nhân viên công ty, trưởng phòng, nhà quản lý phải hợp tác, phối hợp lẫn nhau, hướng đến mục tiêu chung, mục tiêu chiến lược công ty Định kỳ hàng quý, tổ chức hội thảo toàn công ty với tham gia lãnh đạo, nhân tất văn phòng Thực trao đổi công việc, tình hình hoạt động kinh nghiệm làm việc với khác hàng văn phòng Tổ chức thường xuyên giao lưu, gặp mặt trực tiếp nhân viên văn phòng thông qua chuyến du lịch, đào tạo, tập huấn nâng cao trình độ, lực chuyên môn 3.4 Điều kiện thực giải pháp Đầu tiên, nhà quản lý cấp cao công ty phải thấy tồn sơ đồ cấu tổ chức cấp bách hoàn thiện cấu tổ chức Các nhà quản lý phải tự trau dồi học hỏi thêm kỹ quản lý, học khóa đào tạo ngắn hạn học hỏi mô hình công ty lớn ngành Năng lực quản lý Ban Tổng Giám đốc phải nâng cao để đáp ứng yêu cầu công việc quản lý nhiều phức tạp Những nhà quản lý cấp trung (trưởng phòng) có đủ trình độ chuyên môn, lực quản lý để đảm nhận thêm nhiệm vụ quyền hạn Các nhân viên cần có trách nhiệm định thay đổi mà Ban giám đốc đưa ra, có thái độ nghiêm túc thực thích ứng với thay đổi Làm tốt công tác tuyển dụng trước tiên cách chọn nhân viên ưu tú giúp công ty phát triển lâu dài, bền vững 44 KẾT LUẬN Trong khoảng thời gian tháng thực tập công ty TNHH Hợp Tiến giúp em có nhiều trải nghiệm để hoàn thiện chuyên đề thực tập với đề tài “Hoàn thiện cấu tổ chức công ty TNHH Hợp Tiến” Trong trình nghiên cứu thực trạng cấu tổ chức công ty TNHH Hợp Tiến, em tồn thiếu sót cấu tổ chức công ty, kết hợp với kiến thức học, em đề xuất số giải pháp hoàn thiện cấu tổ chức công ty Em hy vọng đề tài nghiên cứu em giúp công ty áp dụng giải tốt vấn đề tồn tại, ngày phát triển Vì thời gian thực tập có hạn phạm vi nghiên cứu đề tài rộng, kỹ năng, kinh nghiệm nghiên cứu vận dụng lý thuyết chưa nhiều nên tránh thiếu sót Rất mong nhận đóng góp từ Ban lãnh đạo công ty, thầy cô giáo giúp em hoàn thiện đề tài nghiên cứu 45 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình Quản lý học - PGS.TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền, PGS.TS Đoàn Thị Thu Hà, TS Đỗ Thị Hải Hà –Nhà xuất Đại học Kinh tế Quốc dân – Hà Nội 2012 Giáo trình Quản trị doanh nghiệp – PGS.TS Lê Văn Tâm, TS Ngô Kim Thanh – Nhà xuất Lao động xã hội, Hà Nội 2004 Triệu Tuệ Anh - Thiết kế tổ chức quản lý chiến lược nguồn nhân lực – Nhà xuất Lao động xã hội – Hà Nội 2004 Tạp chí Nghiên cứu kinh tế, Số 2, 2013, Tr19-26 - Phát triển doanh nghiệp vừa nhỏ bối cảnh tái cấu kinh tế - kinh nghiệm quốc tế học cho Việt Nam - Phí Vĩnh Tường,Trần Thị Vân Anh, Tạ phúc Đường Tạp chí Kinh tế & dự báo, Số 24, 2012, Tr31-33 - Tái cấu tổ chức Nhiệm vụ cấp thiết doanh nghiệp - Đỗ Tiến Long Quy chế, điều lệ chức hoạt động công ty TNHH Hợp Tiến Hồ sơ lực công ty TNHH Hợp Tiến Website công ty : hoptienhn.com.vn 46