SỞ NN & PTNN HÀ NỘI QUI TRÌNH TỔ CHỨC CUỘC HỌP GIAO BAN Mã số: QT-VP-03 Lần ban hành: 01 Ngày: …./…./2010 THEO DÕI SỬA ĐỔI TÀI LIỆU Ngày Vị trí Nội dung sửa đổi Ghi THEO DÕI PHÂN PHỐI TÀI LIỆU (Tài liệu phân phối cho cá nhân, đơn vị đánh dấu X vào ô tương ứng) Giám đốc Phòng Tổ chức cán Phó Giám đốc 10 Phòng Kế hoạch – Đầu tư Phó Giám đốc 11 Phòng Tài – Kế toán Phó Giám đốc 12 Phòng Chăn nuôi Phó Giám đốc 13 Phòng Trồng trọt Phó Giám đốc 14 Phòng Quản lý XDCT Phó Giám đốc 15 Thanh tra Sở Văn phòng Sở 16 Thư ký BCĐ Người viết Họ tên Nguyễn Tất Độ Chức vụ Chuyên viên Chữ ký Kiểm tra Dương Tuấn Miên Chánh văn phòng Phê duyệt Trần Xuân Việt Giám đốc Qui trình Tổ chức họp giao ban QT-VP-03 Mục đích Quy định trình tự , nội dung và trách nhiệm của các cá nhân đơn vị liên quan tổ chức họp giao ban Phạm vi áp dụng Nội - Áp dụng tổ chức họp giao ban tháng, quý Sở NN&PTNT Hà Văn phòng Sở chịu trách nhiệm tổ chức thực quy trình Tài liệu viện dẫn - Quyết định số 114/2006/QĐ-TTg ngày 25 tháng năm 2006 Thủ tướng Chính phủ quy định chế độ họp hoạt động quan hành nhà nước; - Quyết định số 819/QĐ-SNN ngày 30/6/2010 Giám đốc sở việc ban hành quy chế làm việc Sở NN PTNT Hà Nội Thuật ngữ, ký hiệu - Họp hình thức hoạt động quản lý nhà nước, cách thức giải công việc, thông qua thủ trưởng quan hành nhà nước trực tiếp thực lãnh đạo, đạo, điều hành hoạt động việc giải công việc thuộc chức năng, thẩm quyền quan theo quy định pháp luật - Họp giao ban họp lãnh đạo quan, đơn vị hành nhà nước để nắm tình hình triển khai thực nhiệm vụ công tác; trao đổi ý kiến thực đạo giải công việc thường xuyên - Đơn vị: Là phòng chuyên môn thuộc Sở, đơn vị trực thuộc Nội dung qui trình Trang 2/6 Qui trình Tổ chức họp giao ban 5.1 QT-VP-03 Lưu đồ Trách nhiệm Văn phòng Sở Các phòng chuyên môn, đơn vị trực thuộc Trình tự công việc Tài liệu liên quan Thời gian Xác định yêu cầu, nội dung họp TB cho đơn vị (nếu cần) Lập báo cáo kết công tác Văn phòng Sở Lập báo cáo tổng hợp Văn phòng Sở Gửi báo cáo tổng hợp; Chuẩn bị tài liệu, sở vật chất cho họp Phó Giám đốc Sở Chánh văn phòng - Các PGĐ Sở - Lãnh đạo phòng, ban, đơn vị trực thuộc Sở Kiểm tra thành phần dự họp; Điểm việc theo báo cáo tổng hợp Bổ sung ý kiến Giám đốc Sở Kết luận, cho ý kiến đạo Văn phòng Sở - Phó Giám đốc Sở - Các phòng C/môn, đ/vị trực thuộc Thông báo kết luận Tổng hợp ý kiến TBKL GĐ Sở Thực đạo nêu TB k/luận Văn phòng Sở Theo dõi đôn đốc việc thực Văn phòng Sở Lưu hồ sơ Theo quy định mục quy trình Trang 3/6 Qui trình Tổ chức họp giao ban 5.2 QT-VP-03 Mô tả 5.2.1 Tiếp nhận yêu cầu, nội dung họp; xếp lịch thông báo họp Văn phòng Sở có trách nhiệm xác định làm rõ yêu cầu, nội dung họp lập thông báo (theo mẫu …) gửi đơn vị liên quan (nếu cần) - Nội dung họp giao ban định kỳ (tháng, quý) thông thường gồm: + Xem xét tình hình thực nhiệm vụ trọng tâm Sở tình hình thực nhiệm vụ cụ thể Phòng, đơn vị trực thuộc tháng, quý + Xác định nhiệm vụ trọng tâm Sở nhiệm vụ cụ thể Phòng, đơn vị trực thuộc tháng, quý tới - Trường hợp có nội dung khác yêu cầu Giám đốc Sở Văn phòng phải nắm rõ nội dung Giám đốc Sở yêu cầu để thông báo đến đơn vị liên quan biết chuẩn bị 5.2.2 Lập báo cáo kết công tác Các đơn vị có trách nhiệm lập báo cáo kết công tác tháng, quý (theo biểu mẫu BM-VPS-03-01) gửi cho Văn phòng Sở trước ngày họp 07 ngày Báo cáo phải đầy đủ nội dung theo yêu cầu bao gồm nội dung sau: - Kết thực kế hoạch, công việc giao công việc đột xuất; - Những tồn vướng mắc; - Đề xuất kiến nghị, hướng xử lý; - Chương trình công tác cho tháng, quý tới 5.2.3 Lập báo cáo tổng hợp kết công tác quan Sở Văn phòng Sở có trách nhiệm lập báo cáo tổng hợp tình hình công tác toàn Sở (căn tình hình theo dõi chung Văn phòng báo cáo đơn vị) 5.2.4 Gửi báo cáo tổng hợp (tháng, quý) chuẩn tài liệu, sở vật chất cho họp Văn phòng Sở có trách nhiệm: - Gửi báo cáo tổng hợp (tháng, quý) cho Lãnh đạo Sở 01 ngày trước họp để Lãnh đạo, có thời gian xem xét, nắm bắt trước nội dung họp; - Chuẩn bị phòng họp, điều kiện vật chất phục vụ cho họp (Tài liệu, thiết bị trình chiếu, âm thanh, khánh tiết… ) 5.2.5 Kiểm tra thành phần dự họp; điểm việc theo báo cáo tổng hợp Chánh văn phòng thực việc kiểm tra thành phần dự họp trước họp bắt đầu; Trang 4/6 Qui trình Tổ chức họp giao ban QT-VP-03 Phó Giám đốc Sở ủy quyền điều hành họp giao ban/ Chánh văn phòng điểm việc theo báo cáo tổng hợp đề nghị tiến hành thảo luận, cho ý kiến; Giám đốc (hoặc Phó Giám đốc Sở ủy quyền) chủ trì họp hướng dẫn thảo luận vấn đề cần thiết Những yêu cầu tiến hành họp giao ban: - Mỗi họp kết hợp giải nhiều nội dung, sử dụng nhiều hình thức cách thức tiến hành phù hợp với tính chất, yêu cầu vấn đề điều kiện hoàn cảnh cụ thể để tiết kiệm thời gian, bảo đảm chất lượng hiệu giải công việc - Người chủ trì người phân công trình bày tóm tắt ngắn gọn tư tưởng, nội dung cốt lõi vấn đề đưa họp nêu vấn đề ý kiến khác nhau, không đọc toàn văn báo cáo họp, không trình bày toàn nội dung chi tiết vấn đề cần xử lý họp - Việc phát biểu, trao đổi ý kiến họp phải tập trung chủ yếu vào vấn đề ý kiến khác để đề xuất biện pháp xử lý - Ý kiến kết luận người chủ trì họp phải rõ ràng cụ thể, thể đầy đủ tính chất, nội dung yêu cầu họp, rõ phương hướng giải công việc 5.2.6 Thảo luận, cho ý kiến Các Phó Giám đốc, lãnh đạo phòng, đơn vị trực thuộc bổ sung ý kiến cho báo cáo nêu vấn đề cần trao đổi; 5.2.7 Kết luận, cho ý kiến đạo Căn báo cáo tổng hợp ý kiến thảo luận trực tiếp họp, Giám đốc (hoặc Phó Giám đốc Sở ủy quyền) chủ trì họp kết luận nội dung họp nêu ý kiến đạo 5.2.8 Tổng hợp ý kiến thông báo kết luận Giám đốc Sở Văn phòng Sở có trách nhiệm: - Tổng hợp ý kiến, thông báo kết họp Thông báo kết họp phải bao gồm nội dung sau đây: + Ý kiến kết luận chủ trì họp vấn đề đưa họp; + Quyết định Giám đốc sở/Phó Giám đốc sở đưa họp việc giải vấn đề có liên quan phân công trách nhiệm tổ chức thực Văn thông báo kết họp không thay cho việc văn quy phạm pháp luật văn cá biệt Giám đốc/Phó Giám đốc sở để giải vấn đề liên quan định họp 5.2.9 Thực nội dung theo thông báo kết luận Các đơn vị liên quan có trách nhiệm thực nội dung đạo nêu thông báo kết luận họp 5.2.10 Theo dõi đôn đốc thực Trang 5/6 Qui trình Tổ chức họp giao ban QT-VP-03 Văn phòng Sở có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc đơn vị thực nghiêm túc nội dung kết luận Giám đốc Sở nêu thông báo 5.2.11 Lưu hồ sơ Chuyên viên phân công Văn phòng Sở có trách nhiệm lưu giữ hồ sơ theo quy định mục quy trình Hồ sơ (1) Báo cáo đơn vị (bản gốc); (2) Báo cáo tổng hợp (bản gốc); (3) Thông báo kết luận họp (bản gốc) Các hồ sơ chuyên viên phân công Văn phòng Sở lưu giữ 01 năm, sau chuyển cho phận lưu trữ Sở Phụ lục Trang 6/6