Đang tải... (xem toàn văn)
Quản trị là một khái niệm rất rộng bao gồm nhiều lĩnh vực.Ví dụ quản trị hành chính (trong các tổchức xã hội), quản trị kinh doanh (trong các tổ chức kinh tế). Trong lĩnh vực quản trị kinh doanh lại chia ra nhiều lĩnh vực: Quản trị tài chính, quản trị nhân sự, quản trị Marketing, quản trị sản xuất... Quản trị nói chung theo tiếng Anh là Management vừa có nghĩa là quản lý, vừa có nghĩa là quản trị, nhưng hiện nay được dùng chủ yếu với nghĩa là quản trị. Tuy nhiên, khi dùng từ, theo thói quen, chúng ta coi thuật ngữ quản lý gắn liền với với quản lý nhà nước, quản lý xã hội, tức là quản lý ở tầm vĩ môi. Còn thuật ngữ quản trị thường dùng ở phạm vi nhỏ hơn đối với một tổ chức, một doanh nghiệp. Có rất nhiều quan niệm về quản trị: Quản trị là các hoạt động được thực hiện nhằm bảo đảm sự hoàn thành công việc qua những nỗ lực của những người khác; quản trị là công tác phối hợp có hiệu quả các hoạt động của những người cộng sự khác cùng chung một tổ chức; Quản trị là sự tác động của chủ thể quản trị lên đối tượng quản trị nhằm đạt được mục tiêu đề ra trong một môi trường luôn luôn biến động; Quản trị là một quá trình nhằm đạt đến các mục tiêu đề ra bằng việc phối hợp hữu hiệu các nguồn lực của doanh nghiệp; theo quan điểm hệ thống, quản trị còn là việc thực hiện những hoạt động trong mỗi tổ chức một cách có ý thức và liên tục. Quản trị trong một doanh nghiệp tồn tại trong một hệ thống bao gồm các khâu, các phần, các bộ phận có mối liên hệ khăng khít với nhau, tác động qua lại lẫn nhau và thúc đẩy nhau phát triển. Nhiều người cùng làm việc với nhau trong một nhóm để đạt tới một mục đích nào đó, cũng giống như các vai mà các diễn viên đảm nhiệm trong một vở kịch, dù các vai trò này là do họ tự vạch ra, là những vai trò ngẫu nhiên hoặc tình cờ, hay là những vai trò đã được xác định và được sắp đặt bởi một người nào đó, nhưng họ đều biết chắc rằng mọi người đều đóng góp theo một cách riêng vào sự nỗ lực của nhóm. Tổ chức có thể được định nghĩa theo các cách khác nhau. Theo Ducan (1981), tổ chức là một tập hợp các cá nhân riêng lẻ tương tác lẫn nhau, cùng làm việc hướng tới những mục tiêu chung và mối quan hệ làm việc của họ được xác định theo cơ cấu nhất định. Theo định nghĩa này, yếu tố con người được coi trọng hơn những nguồn lực khác của tổ chức (máy móc, nhà xưởng, công nghệ,…). Ở một giới hạn nào đó, con người trong tổ chức cần phải làm việc hướng tới mục tiêu chung và những hoạt động của họ cần phải được phối hợp để đạt mục tiêu đó. Tuy nhiên, điều này không có nghĩa rằng tất cả mọi người trong tổ chức đều có những mục tiêu và sự ưu tiên cho các mục tiêu giống nhau, và không phải tất cả các mục tiêu đều rõ ràng đối với tất cả mọi người. Theo đó, mối quan hệ của con người trong tổ chức được xác định theo cơ cấu nhất định. Bên cạnh đó, tổ chức cũng được coi là một hệthống các hoạt động do hai hay nhiều người phối hợp hoạt động với nhau nhằm đạt được mục tiêu chung. Theo định nghĩa này, tổ chức bao gồm các yếu tố cấu thành sau: Những người trong tổ chức đều phải làm việc hướng tới một mục tiêu chung của tổ chức. Phối hợp các nỗ lực của những con người trong tổ chức là nền tảng tạo nên tổ chức. Tuy nhiên, ngoài nguồn lực con người, để đảm bảo sự hoạt động của tổ chức, cần phải có các nguồn lực khác như tài chính, công nghệ, nhà xưởng,… Để phối hợp các nỗ lực của con người trong tổ chức nhằm sử dụng hiệu quả các nguồn lực trong tổ chức và đạt được mục tiêu của tổ chức thì cần có hệ thống quyền lực và quản lý. Để thiết kế hệ thống quyền lực và quản lý trong tổ chức, chúng ta cần phải trả lời câu hỏi: Ai sẽ là người điều hành tổ chức? tổ chức sẽ có bao nhiêu cấp quản lý, các phòng ban chức năng… ? Làm thếnào để quản lý con người và các nguồn lực khác của tổ chức? Làm thế nào để tập hợp và phối hợp các nhiệm vụ, công việc? Khái niệm cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức là hệ thống các nhiệm vụ, mối quan hệ báo cáo và quyền lực nhằm duy trì sự hoạt động của tổ chức.Cơ cấu tổ chức xác định cách thức phân chia, tập hợp và phối hợp các nhiệm vụ công việc trong tổ chức nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức. Như vậy, cơ cấu tổ chức phải đảm bảo: Bố trí, sắp xếp và phối hợp hiệu quả các hoạt động của con người trong tổ chức nhằm đạt mục tiêu chung. Nâng cao hiệu quả sử dụng các nguồn lực tổ chức, góp phần tăng cường hoạt động chung của tổ chức. Quản lý và kiểm soát các hoạt động của tổ chức. Linh hoạt giúp tổ chức thích nghi nhanh chóng với những thay đổi của môi trường bên ngoài. Khuyến khích sự tham gia của người lao động vào hoạt động chung của tổ chức và tạo động lực cho người lao động trong tổ chức. Cơ cấu của tổ chức được thể hiện thông qua sơ đồ cơ cấu tổ chức.Sơ đồ tổ chức là hình vẽ thể hiện vị trí, mối quan hệ báo cáo và các kênh thông tin (giao tiếp) chính thức trong tổ chức. Sơ đồ cơ cấu tổ chức biểu thị mối quan hệ chính thức giữa những người quản lý ở các cấp với những nhân viên trong tổ chức.Sơ đồ cơ cấu tổ chức định dạng tổ chức và cho biết mối quan hệ báo cáo và quyền lực trong tổ chức.Sơ đồ cơ cấu tổ chức cho biết số cấp quản lý, cấp quyền lực tồn tại trong tổ chức. Các đường nối các vị trí trong sơ đồ cơ cấu cho thấy các kênh thông tin chính thức được sử dụng để thực hiện quyền lực trong tổ chức. Vai trò là toàn bộ những cách ứng xử được thiết lập sao cho phù hợp với chức vụ hoặc bộ phận, cơ quan riêng biệt Henry Mintzberg nghiên cứu các họat động của nhà quản trị và cho rằng mỗi nhà quản trị đều phải thực hiện 10 vai trò khác nhau và được phân thành 3 nhóm như sau: Nhóm vai trò quan hệ với con người Nhóm vai trò quan hệ với con người bao gồm khả năng phát triển và duy trì mối quan hệ với người khác một cách hiệu quả. Vai trò đại diện gắn liền với vị trí trong sự phân cấp quản trị, vai trò lãnh đạo đòi hỏi việc xây dựng mối quan hệ với cộng sự, tiếp xúc và thúc đẩy họ làm việc, vai trò liên hệ tập trung vào việc duy trì mối quan hệ cả bên trong và bên ngoài tổ chức. Vai trò quan hệ với con người giúp các nhà quản trị xây dựng mạng lưới làm việc cần thiết để thực hiện các vai trò quan trọng khác. Nhóm vai trò thông tin Vai trò thông tin gắn liện với việc tiếp nhân thông tin và truền đạt thông tin sao cho nhà quản trị thể hiện một trung tâm đầu não của tổ chức. Vai trò thu thập thông tin là nắm bắt thông tin cả bên trong và bên ngoài doanh nghiệp. Vai trò truyền đạt họat động theo hai cách: cách thứ nhất, nhà quản trị truyền đạt những thông tin tiếp nhận được từ bên ngoài đến các thành viên trong nội bộ doanh nghiệp, những người có thể sử dụng những thông tin này; thứ hai, nhà quản trị giúp truyền đạt những thông tin từ cấp dưới này đến cấp thấp hơn hoặc đến các thành viên khác trong tổ chức, những ngời có thể sử dụng thông tin một cách hiệu quả nhất. Trong khi vai trò truyền đạt cung cấp thông tin cho nội bộ thì vai trò phát ngôn phổ biến thông tin cho bên ngoài về những vấn đề như kế hoạch, chính sách, kết quả họat động của tổ chức. Do đó, nhà quản trị tìm kiếm thông tin trong vai trò giám sát, truyền đạt thông tin với nội bộ và sau đó kết hợp việc cung cấp thông tin quan trọng theo yêu cầu của vai trò quyết định. (Xem bảng 2.2) Bảng 2.2: 10 vai trò quản trị của Minztberg Vai trò Nội dung Quan hệ con người 1.Đại diện Tham gia vào các sự kiện khác nhau: phát biểu, giới thiệu, tượng trưng cho tổ chức 2.Lãnh đạo. Xây dựng mối quan hệ với cấp dưới, động viên, thúc đẩy nhân viên 3.Liên hệ Duy trì mối quan hệ mạng lưới làm việc nội bộvới bên ngoài và giúp cung cấp thông tin Thông tin 4.Thu thập thông tin Thu thập thông tin bên trong và bên ngoài về những vấn đề có thểảnh hưởng tổ chức 5.Truyền đạt. Truyền đạt những thông tin cả bên trong và bên ngoài cho nội bộ 6.Phát ngôn Truyền đạt những thông tin của tổ chức cho bên ngoài Quyết định 7.Doanh nhân Hành động như người khởi xướng, thiết kế, khuyến khích những cải tiến và đổi mới 8.Giải quyết những xáo trộn Có những hành động đúng và kịp thời khi DN đối mặt với những vấn đề quan trọng những khó khăn bất ngờ. 9.Phân phối Chịu trách nhiệm phân phối các nguồn lực: thời gian, ngân quỹ, phương tiện, nhân sự 10.Đàm phán Đại diện cho tổ chức thương lượng, đàm phán Nhóm vai trò quyết định Nhóm vai trò quyết định bao gồm việc ra những quyết định quan trong có ảnh hưởng đến tổ chức.Có bốn vai trò mô tả nhà quản trị là người quyết định. Vai trò cách tân hay còn gọi là vai trò doanh nhân, là người luôn ở điểm gốc của mọi thay đổi và cải tiến, khai thác các cơ hội mới. Vai trò thứ 2 trong nhóm này là vai trò xử lý các tình huống: gắn liền với việc đưa ra các hành động kịp thời khi tổ chức phải đối mặt với những biến cố bất ngờ, những khó khăn không lường trước được. Vai trò thứ ba là phân phối các nguồn lực của tổ chức. Cuối cùng, vai trò đàm phán thể hiện sự đại diện cho tổ chức thương lượng đàm phán ký kết các hợp đồng, ảnh hưởng tùy theo các lĩnh vực trách nhiệm của nhà quản trị. Trong các cuuộc tiếp xúc làm ăn, nhà quản trị phải là một chuyên gia trong lĩnh vực ngoại giao.Làm ăn thời mở cửa đa phần là các cuộc tiếp xúc, muốn thành đạt phải học cách thương lượng. Mềm dẻo kết hợp với cứng rắn và cương quyết, lý trí cùng với nhân bản là bí quyết thành công trong thương lượng với đối tác Để tồn tại và phát triển con người không thể hành động riêng lẻ mà cần phối hợp những nỗ lực cá nhân hướng tới những mục tiêu chung. Chính vì vậy mà từ hàng ngàn năm trước đây đã có những nỗ lực có tổ chức dưới sự trông coi của những người hoạch định, tổ chức, điều khiển và giám sát để chúng ta có được những công trình vĩ đại cho đến ngày nay như Vạn lý trường thành, Kim tự tháp...Nghĩa là hoạt động quản trị đã xuất hiện rất lâu trước khi nó chính thức trở thành một môn khoa học. Quản trị giúp cho các thành viên của nó thấy rõ mục tiêu và hướng đi của mình, giúp tổ chức thực hiện được sứ mệnh của mình. Đây là yếu tố quan trọng nhất đối với mọi con người trong tổ chức. Cứ thử tưởng tượng xem nếu một doanh nghiệp có hàng chục ngàn công nhân, có trụ sở và chi nhánh ở nhiều nước khác nhau, nếu không có các hoạt động quản trị thì làm sao các công nhân viên có thể hướng tới mục tiêu của tổ chức, lúc đó tổ chức như một đội quân ô hợp, và sớm muộn sẽ đi đến phá sản. Quản trị giúp cho tổ chức đối phó được với các cơ hội và thách thức từ môi trường.Trong thực tế không có một tổ chức nào mà lại hoạt động mà không có môi trường. Quản trị tốt giúp cho tổ chức thích nghi được với môi trường, nắm bắt tốt hơn các cơ hội và giảm bớt các tiêu cực do môi trường đem lại. Chính vì các vai trò hết sức to lớn của hoạt động quản trị mà đã có rất nhiều nhà khoa học đã nghiên cứu về nó và đã biến nó trở thành một môn khoa học thực thụ. Có thể nói một cách chắc chắn rằng quản trị học có vai trò to lớn trong những sự thay đổi và phát triển cực kỳ nhanh chóng của thế giới hiện đại ngày nay và nước Mỹ có thể tự hào rằng một trong những đóng góp quý báu của họ cho nền văn hoá nhân loại chính là nền khoa học quản trị hiện đại. Câu 2: Bạn hiểu thế nào là tầm hạn quản trị? Khi nào sử dụng tầm quản trị rộng, khi nào sử dụng tầm quản trị hẹp, Vẽ sơ đồ minh họa?
Câu 1: Vì quản trị cần thiết tổ chức? Quản trị khái niệm rộng bao gồm nhiều lĩnh vực.Ví dụ quản trị hành (trong tổchức xã hội), quản trị kinh doanh (trong tổ chức kinh tế) Trong lĩnh vực quản trị kinh doanh lại chia nhiều lĩnh vực: Quản trị tài chính, quản trị nhân sự, quản trị Marketing, quản trị sản xuất Quản trị nói chung theo tiếng Anh "Management" vừa có nghĩa quản lý, vừa có nghĩa quản trị, dùng chủ yếu với nghĩa quản trị Tuy nhiên, dùng từ, theo thói quen, coi thuật ngữ quản lý gắn liền với với quản lý nhà nước, quản lý xã hội, tức quản lý tầm vĩ môi Còn thuật ngữ quản trị thường dùng phạm vi nhỏ tổ chức, doanh nghiệp Có nhiều quan niệm quản trị: - Quản trị hoạt động thực nhằm bảo đảm hoàn thành công việc qua nỗ lực người khác; quản trị công tác phối hợp có hiệu hoạt động người cộng khác chung tổ chức; - Quản trị tác động chủ thể quản trị lên đối tượng quản trị nhằm đạt mục tiêu đề môi trường luôn biến động; - Quản trị trình nhằm đạt đến mục tiêu đề việc phối hợp hữu hiệu nguồn lực doanh nghiệp; theo quan điểm hệ thống, quản trị việc thực hoạt động tổ chức cách có ý thức liên tục Quản trị doanh nghiệp tồn hệ thống bao gồm khâu, phần, phận có mối liên hệ khăng khít với nhau, tác động qua lại lẫn thúc đẩy phát triển Nhiều người làm việc với nhóm để đạt tới mục đích đó, giống vai mà diễn viên đảm nhiệm kịch, dù vai trò họ tự vạch ra, vai trò ngẫu nhiên tình cờ, vai trò xác định đặt người đó, họ biết người đóng góp theo cách riêng vào nỗ lực nhóm Tổ chức định nghĩa theo cách khác Theo Ducan (1981), tổ chức tập hợp cá nhân riêng lẻ tương tác lẫn nhau, làm việc hướng tới mục tiêu chung mối quan hệ làm việc họ xác định theo cấu định Theo định nghĩa này, yếu tố người coi trọng nguồn lực khác tổ chức (máy móc, nhà xưởng, công nghệ,…) Ở giới hạn đó, người tổ chức cần phải làm việc hướng tới mục tiêu chung hoạt động họ cần phải phối hợp để đạt mục tiêu Tuy nhiên, điều nghĩa tất người tổ chức có mục tiêu ưu tiên cho mục tiêu giống nhau, tất mục tiêu rõ ràng tất người Theo đó, mối quan hệ người tổ chức xác định theo cấu định Bên cạnh đó, tổ chức coi hệthống hoạt động hai hay nhiều người phối hợp hoạt động với nhằm đạt mục tiêu chung Theo định nghĩa này, tổ chức bao gồm yếu tố cấu thành sau: - Những người tổ chức phải làm việc hướng tới mục tiêu chung tổ chức - Phối hợp nỗ lực người tổ chức tảng tạo nên tổ chức - Tuy nhiên, nguồn lực người, để đảm bảo hoạt động tổ chức, cần phải có nguồn lực khác tài chính, công nghệ, nhà xưởng,… - Để phối hợp nỗ lực người tổ chức nhằm sử dụng hiệu nguồn lực tổ chức đạt mục tiêu tổ chức cần có hệ thống quyền lực quản lý Để thiết kế hệ thống quyền lực quản lý tổ chức, cần phải trả lời câu hỏi: Ai người điều hành tổ chức? tổ chức có cấp quản lý, phòng ban chức năng… ? Làm thếnào để quản lý người nguồn lực khác tổ chức? Làm để tập hợp phối hợp nhiệm vụ, công việc? Khái niệm cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức hệ thống nhiệm vụ, mối quan hệ báo cáo quyền lực nhằm trì hoạt động tổ chức.Cơ cấu tổ chức xác định cách thức phân chia, tập hợp phối hợp nhiệm vụ công việc tổ chức nhằm đạt mục tiêu tổ chức Như vậy, cấu tổ chức phải đảm bảo: - Bố trí, xếp phối hợp hiệu hoạt động người tổ chức nhằm đạt mục tiêu chung - Nâng cao hiệu sử dụng nguồn lực tổ chức, góp phần tăng cường hoạt động chung tổ chức - Quản lý kiểm soát hoạt động tổ chức - Linh hoạt giúp tổ chức thích nghi nhanh chóng với thay đổi môi trường bên - Khuyến khích tham gia người lao động vào hoạt động chung tổ chức tạo động lực cho người lao động tổ chức Cơ cấu tổ chức thể thông qua sơ đồ cấu tổ chức.Sơ đồ tổ chức hình vẽ thể vị trí, mối quan hệ báo cáo kênh thông tin (giao tiếp) thức tổ chức Sơ đồ cấu tổ chức biểu thị mối quan hệ thức người quản lý cấp với nhân viên tổ chức.Sơ đồ cấu tổ chức định dạng tổ chức cho biết mối quan hệ báo cáo quyền lực tổ chức.Sơ đồ cấu tổ chức cho biết số cấp quản lý, cấp quyền lực tồn tổ chức Các đường nối vị trí sơ đồ cấu cho thấy kênh thông tin thức sử dụng để thực quyền lực tổ chức Vai trò toàn cách ứng xử thiết lập cho phù hợp với chức vụ phận, quan riêng biệt Henry Mintzberg nghiên cứu họat động nhà quản trị cho nhà quản trị phải thực 10 vai trò khác phân thành nhóm sau: Nhóm vai trò quan hệ với người Nhóm vai trò quan hệ với người bao gồm khả phát triển trì mối quan hệ với người khác cách hiệu Vai trò đại diện gắn liền với vị trí phân cấp quản trị, vai trò lãnh đạo đòi hỏi việc xây dựng mối quan hệ với cộng sự, tiếp xúc thúc đẩy họ làm việc, vai trò liên hệ tập trung vào việc trì mối quan hệ bên bên tổ chức Vai trò quan hệ với người giúp nhà quản trị xây dựng mạng lưới làm việc cần thiết để thực vai trò quan trọng khác Nhóm vai trò thông tin Vai trò thông tin gắn liện với việc tiếp nhân thông tin truền đạt thông tin cho nhà quản trị thể trung tâm đầu não tổ chức Vai trò thu thập thông tin nắm bắt thông tin bên bên doanh nghiệp Vai trò truyền đạt họat động theo hai cách: cách thứ nhất, nhà quản trị truyền đạt thông tin tiếp nhận từ bên đến thành viên nội doanh nghiệp, người sử dụng thông tin này; thứ hai, nhà quản trị giúp truyền đạt thông tin từ cấp đến cấp thấp đến thành viên khác tổ chức, ngời sử dụng thông tin cách hiệu Trong vai trò truyền đạt cung cấp thông tin cho nội vai trò phát ngôn phổ biến thông tin cho bên vấn đề kế hoạch, sách, kết họat động tổ chức Do đó, nhà quản trị tìm kiếm thông tin vai trò giám sát, truyền đạt thông tin với nội sau kết hợp việc cung cấp thông tin quan trọng theo yêu cầu vai trò định (Xem bảng 2.2) Bảng 2.2: 10 vai trò quản trị Minztberg Vai trò Nội dung Quan hệ người 1.Đại diện Tham gia vào kiện khác nhau: phát biểu, giới thiệu, tượng trưng cho tổ chức 2.Lãnh đạo Xây dựng mối quan hệ với cấp dưới, động viên, thúc đẩy nhân viên 3.Liên hệ Duy trì mối quan hệ mạng lưới làm việc nội bộvới bên giúp cung cấp thông tin Thông tin 4.Thu thập thông tin Thu thập thông tin bên bên vấn đề có thểảnh hưởng tổ chức 5.Truyền đạt Truyền đạt thông tin bên bên cho nội 6.Phát ngôn Truyền đạt thông tin tổ chức cho bên Quyết định 7.Doanh nhân Hành động người khởi xướng, thiết kế, khuyến khích cải tiến đổi Có hành động kịp thời DN đối 8.Giải mặt với vấn đề quan trọng khó khăn xáo trộn bất ngờ 9.Phân phối Chịu trách nhiệm phân phối nguồn lực: thời gian, ngân quỹ, phương tiện, nhân 10.Đàm phán Đại diện cho tổ chức thương lượng, đàm phán Nhóm vai trò định Nhóm vai trò định bao gồm việc định quan có ảnh hưởng đến tổ chức.Có bốn vai trò mô tả nhà quản trị người định Vai trò cách tân hay gọi vai trò doanh nhân, người điểm gốc thay đổi cải tiến, khai thác hội Vai trò thứ nhóm vai trò xử lý tình huống: gắn liền với việc đưa hành động kịp thời tổ chức phải đối mặt với biến cố bất ngờ, khó khăn không lường trước Vai trò thứ ba phân phối nguồn lực tổ chức Cuối cùng, vai trò đàm phán thể đại diện cho tổ chức thương lượng đàm phán ký kết hợp đồng, ảnh hưởng tùy theo lĩnh vực trách nhiệm nhà quản trị Trong cuuộc tiếp xúc làm ăn, nhà quản trị phải chuyên gia lĩnh vực ngoại giao.Làm ăn thời mở cửa đa phần tiếp xúc, muốn thành đạt phải học cách thương lượng Mềm dẻo kết hợp với cứng rắn cương quyết, lý trí với nhân bí thành công thương lượng với đối tác Để tồn phát triển người hành động riêng lẻ mà cần phối hợp nỗ lực cá nhân hướng tới mục tiêu chung Chính mà từ hàng ngàn năm trước có nỗ lực có tổ chức trông coi người hoạch định, tổ chức, điều khiển giám sát để có công trình vĩ đại ngày Vạn lý trường thành, Kim tự tháp Nghĩa hoạt động quản trị xuất lâu trước thức trở thành môn khoa học Quản trị giúp cho thành viên thấy rõ mục tiêu hướng mình, giúp tổ chức thực sứ mệnh Đây yếu tố quan trọng người tổ chức Cứ thử tưởng tượng xem doanh nghiệp có hàng chục ngàn công nhân, có trụ sở chi nhánh nhiều nước khác nhau, hoạt động quản trị công nhân viên hướng tới mục tiêu tổ chức, lúc tổ chức đội quân ô hợp, sớm muộn đến phá sản Quản trị giúp cho tổ chức đối phó với hội thách thức từ môi trường.Trong thực tế tổ chức mà lại hoạt động mà môi trường Quản trị tốt giúp cho tổ chức thích nghi với môi trường, nắm bắt tốt hội giảm bớt tiêu cực môi trường đem lại Chính vai trò to lớn hoạt động quản trị mà có nhiều nhà khoa học nghiên cứu biến trở thành môn khoa học thực thụ Có thể nói cách chắn quản trị học có vai trò to lớn thay đổi phát triển nhanh chóng giới đại ngày nước Mỹ tự hào đóng góp quý báu họ cho văn hoá nhân loại khoa học quản trị đại Câu 2: Bạn hiểu tầm hạn quản trị? Khi sử dụng tầm quản trị rộng, sử dụng tầm quản trị hẹp, Vẽ sơ đồ minh họa? Tầm hạn quản trị khái niệm dùng để số lượng nhân viên cấp mà nhà quản trị điều khiển cách tốt đẹp nhất, bao gồm giao việc, hướng dẫn, lãnh đạo, kiểm tra nhân viên quyền có kết Về mặt tổ chức: tầm hạn quản trị có liên quan mật thiết đến số lượng tầng nấc trung gian doanh nghiệp Tầm hạn quản trị rộng tầng nấc trung gian ngược lại tầm hạn quản trị hẹp có nhiều tầng nấc trung gian Tầm hạn quản trị, hay gọi tầm hạn kiểm soát, khái niệm dùng để số lượng nhân viên cấp mà nhà quản trị điều khiển cách tốt đẹp nhất, nghĩa quản trị, giao việc, kiểm tra hướng dẫn, lãnh đạo nhân viên quyền cách thỏa đáng, có kết Tầm hạn quản trị/ kiểm soát Tầm hạn quản trị nhận quan tâm lớn nhà nghiên cứu quản trị Mặc dù đưa số tầm hạn quản trị lý tưởng theo kinh nghiệm quản trị, tầm hạn quản trị tốt cho nhà quản trị trung bình khoảng - nhân viên thuộc cấp Tuy nhiên, số tăng lên đến 12 hay 16 trường hợp nhân viên quyền làm việc đơn giản, rút xuống - người công việc mà cấp trực tiếp nhà quản trị phải thực phức tạp Vì mà khái niệm tầm hạn quản trị lại quan trọng thiết kế cấu trúc tổ chức?Câu trả lời tầm hạn quản trị có liên quan mật thiết đến số tầng nấc trung gian số lượng nhà quản trị tổ chức Chẳng hạn, theo tác giả Stephen P Robbins, doanh nghiệp có 4.096 nhân viên thừa hành tầm hạn quản trị toàn doanh nghiệp số cấp quản trị số lượng nhà quản trị 1.365 người thể Hình 7.2 Ngược lại, với tầm hạn quản trị số cấp quản trị giảm xuống cấp số nhà quản trị 585 người Như vậy, với tầm hạn quản trị rộng, tổ chức có tầng nấc trung gian tiết kiệm số quản trị viên (1.365 - 585 = 780 người) Từ ví dụ trên, hẳn nhiên thấy chi phí tiền lương phải trả cho nhà quản trị tiết kiệm đáng kể T ầm hạn quản trị số cấp quản trị Vì tầm hạn quản trị quan trọng công việc thiết kế cấu trúc tổ chức, cần biết ưu nhược điểm tầm hạn quản trị rộng hẹp tóm tắt Bảng 7.1 Thông thường, người ta không thích máy tổ chức có nhiều tầng nấc trung gian, làm chậm trễ lệch lạc thông đạt tiến trình giải công việc xí nghiệp.Ai muốn bỏ bớt tầng nấc trung gian để có máy tổ chức gọn nhẹ.Tuy nhiên, đề cập trên, vấn đề tầng nấc trung gian liên quan đến tầm hạn quản trị.Nếu tầm hạn quản trị rộng, có tầng nấc; ngược lại tầm hạn quản trị hẹp, có nhiều tầng nấc Do đó, muốn giải vấn đề tầng nấc trung gian bộmáy tổ chức, cần phải xác định tầm hạn quản trị nên rộng hay nên hẹp Nhưng cần lưu ý rằng, xác định chủ quan mà cần phải xem xét đến yếu tốảnh hưởng đến tầm hạn quản trị Những nhân tố chủ yếu bao gồm: (1) Trình độ lực nhà quản trị; (2) Khả ý thức cấp dưới; (3) Mối quan hệ nhân viên với nhân viên nhân viên nhà quản trị; (4) Tính chất phức tạp mức độổn định công việc; (5) Kỹ thuật thông tin Bảng 7.1 Ưu nhược điểm tầm hạn quản trị hẹp rộng Tầm hạn quản trị hẹp * Ưu điểm * Nhược điểm + Giám sát kiểm soát chặt chẽ + Tăng số cấp quản trị + Truyền đạt thông tin đến + Cấp dễ can thiệp sâu vào thuộc cấp nhanh chóng công việc cấp + Tốn nhiều chi phí quản trị nhiệm, quyền hạn định, bố trí theo cấp, khâu khác nhằm đảm bảo thực chức quản trị phục vụ mục đích chung xác định tổ chức Để đảm bảo việc thiết kế cấu tổ chức quản trị phù hợp, cần phải nắm bắt nguyên tắc tổ chức, nhân tốảnh hưởng đến cấu tổ chức hiểu biết kiểu cấu tổ chức quản trị Nguyên tắc xây dựng cấu tổ chức Trong thực tiễn không bắt gặp trường hợp nhân viên quan lúc họ nhận hai nhiệm vụ khác nhau: từ người thủ trưởng trực tiếp, từ người trợ lý thủ trưởng cấp Hiển nhiên thấy người nhân viên nghe ai? Việc không tuân thủ nguyên tắc cán bộ, công nhân viên tổ chức chịu lãnh đạo trực tiếp thủ trưởng dẫn tới trường hợp dở khóc dở cười Ở xuất vấn đề công tác tổ chức phải tuân thủ nguyên tắc việc vận dụng chúng để đạt hiệu tốt Giải vấn đề vừa nêu có tầm quan trọng lớn đơn vị Thiết kế hoàn thiện cấu guồng máy, ban bệ, công việc.v.v công việc thường có tầm quan trọng chiến lược.Sai sót công tác tổ chức có ảnh hưởng sâu sắc tới tất mặt hoạt động quản trị khác.Xây dựng tuân thủ hệ thống nguyên tắc tổ chức khoa học góp phần hạn chế sai lầm kể Mặt khác công tác tổ chức hoạt động quản trị sáng tạo, cần trí đồng tình ủng hộ người có liên quan Một sở khoa học trí việc tuân thủ đòi hỏi khách quan nguyên tắc tổ chức khoa học Tiến hành hoạt động tổ chức không theo nguyên tắc (vô nguyên tắc) dẫn đến tùy tiện mà hậu tất nhiên nói tốt đẹp Tính tất yếu khách quan việc xây dựng tuân thủ nguyên tắc khoa học tổ chức quản trị nằm tính qui luật nguyên tắc đề ra.Điều có nghĩa nguyên tắc tổ chức đặt cách tùy tiện Nó thân đòi hỏi khách quan vận dụng sáng tạo qui luật tổ chức quản trị Những nguyên tắc tổ chức thường sử dụng thực tế là: + Thống huy: Mỗi thành viên tổ chức chịu trách nhiệm báo cáo cho nhà quản trị trực tiếp + Gắn với mục tiêu: Bao máy doanh nghiệp phải phù hợp với mục tiêu Mục tiêu sở để xây dựng máy tổ chức doanh nghiệp + Cân đối: Cân đối quyền hành trách nhiệm, cân đối công việc đơn vị với Sự cân đối tạo sựổn định doanh nghiệp phải có cân đối mô hình tổ chức doanh nghiệp nói chung + Hiệu quả: Bộ máy tổ chức phải xây dựng nguyên tắc tiết kiệm chi phí + Linh hoạt: Bộ máy quản trị phải linh hoạt để đối phó kịp thời với thay đổi môi trường bên nhà quản trị phải linh hoạt hoạt động để có định đáp ứng với thay đổi tổ chức Ngoài ra, xây dựng máy tổ chức, nhà quản trị cần phải ý đến yêu cầu khác lấy chất lượng làm trọng không lấy số đông chủ yếu, tam quyền phân lập, chuyên môn hóa, khoa học, hợp lý, phù hợp với hoàn cảnh thực tiễn, kết hợp quyền lợi, quyền hạn trách nhiệm, tổ chức theo công việc, theo nhiệm vụ không theo nhu cầu cá nhân, người, đáp ứng đòi hỏi qui luật khách quan tổ chức tầm hạn quản trị, áp dụng tiến khoa học kỹ thuật quản lý, không chồng chéo, kết hợp nhóm thức nhóm phi thức, kế thừa Các yếu tốảnh hưởng đến cấu tổ chức Có yếu tố quan trọng chi phối việc xây dựng cấu tổ chức xí nghiệp hay quan mà nhà quản trị phải quan tâm Hay nói cách cụ thể tiến trình xây dựng cấu tổ chức xí nghiệp hay quan, nhà quản trị phải vào yếu tố sau đây: (1) Mục tiêu chiến lược hoạt động xí nghiệp Cơ cấu tổ chức xí nghiệp tùy thuộc vào chiến lược hay nhiệm vụ mục tiêu mà xí nghiệp phải hoàn thành vì: (a) Chiến lược xác định nhiệm vụ xí nghiệp vào nhiệm vụ mà xây dựng máy (b) Chiến lược định loại công nghệ kỹ thuật người phù hợp với việc hoàn thành nhiệm vụ; cấu tổ chức sẽphải thiết kếtheo loại công nghệ sử dụng theo đặc điểm người xí nghiệp (c) Chiến lược xác định hoàn cảnh môi trường xí nghiệp hoạt động hoàn cảnh môi trường sẽảnh hưởng đến việc thiết kế máy tổ chức (2) Bối cảnh kinh doanh hay bối cảnh xã hội Hoàn cảnh bên công ty kiểu: ổn định, thay đổi xáo trộn Một hoàn cảnh ổn định hoàn cảnh hay có thay đổi đột biến, có sản phẩm mới, nhu cầu thị trường thăng trầm, luật pháp liên quan đến hoạt động kinh doanh thay đổi, khoa học kỹ thuật xuất Tình hình kinh tế xã hội toàn giới đại với thay đổi nhanh chóng khoa học kỹ thuật cho thấy khó để có hoàn cảnh ổn định cho công ty Tuy nhiên công ty, xí nghiệp giữ nguyên máy tổ chức họ trải qua trăm năm (như Công ty E.E Dickinson) với sản phẩm đặc biệt truyền thống họ Trái lại, hoàn cảnh thay đổi hoàn cảnh có thay đổi thường xuyên xảy yếu tố kểở (sản phẩm, thị trường, luật pháp,.v.v.) Trong hoàn cảnh này, nhà quản trị thường phải thay đổi máy tổ chức họtheo thay đổi Nói chung, thay đổi dự báo trước không gây bất ngờ Các văn phòng luật sư, công ty cố vấn pháp luật thường phải luôn bố trí cấu tổ chức để thích nghi với thay đổi thường xuyên pháp luật ví dụ Khi đối thủ cạnh tranh đưa sản phẩm cách bất ngờ, luật pháp bất ngờ thay đổi, khoa học kỹ thuật tạo thay đổi cách mạng phương pháp sản xuất, lúc mà hoàn cảnh xí nghiệp gọi hoàn cảnh xáo trộn Để thích nghi với hoàn cảnh khác đó, cấu tổ chức công ty phải thay đổi để phù hợp Burn Stalker cho thấy máy tổ chức có tính chất cứng nhắc, nhiệm vụ phân chia rõ ràng, quan hệ quyền hành chặt chẽ từ xuống dưới, phù hợp với hoàn cảnh ổn định Trái lại, hoàn cảnh xáo trộn, máy tổ chức có tính chất linh hoạt, người làm việc theo tinh thần hợp tác, trao đổi thoải mái với tất người, không phân chia rõ nhiệm vụ, cấp bậc lại phù hợp (3) Công nghệ sản xuất kỹ thuật kinh doanh xí nghiệp Nhiều công trình nghiên cứu chứng minh công nghệ sản xuất xí nghiệp yếu tố quan trọng có ảnh hưởng đến việc thiết kế máy tổ chức.Công trình nghiên cứu tiếng xác định mối quan hệ cấu công nghệ, nghiên cứu Joan Woodward South Essex thập niên 60.Khởi thủy, nghiên cứu nhằm tìm mối quan hệ thành quản trị với việc ứng dụng nguyên tắc tổ chức (ví dụ, tầm hạn quản trị).Các điều tra cho thấy mối quan hệ hai yếu tố trên, lại tìm thấy mối quan hệ cấu tổ chức xí nghiệp với công nghệứng dụng Woodward cho thấy xí nghiệp có công nghệ sản xuất, qui trình hoạt động phức tạp thường có cấu tổ chức nhiều cấp bậc, với đặc điểm mức độ giám sát phối hợp công việc thực với cường độ cao Woodward cho thấy tầm hạn quản trị thường hẹp xí nghiệp sản xuất thủ công, xí nghiệp có công nghệ tinh vi đại Trái lại, xí nghiệp làm việc theo lối dây chuyền, công nghệ trởthành đơn giản, tầm hạn quản trị lại rộng, nghĩa nhà quản trị giám sát công việc sốđông công nhân Một đặc điểm thứ ba mối quan hệ công nghệ cấu tổ chức công nghệ xí nghiệp tinh vi đại, số lượng viên chức thư ký văn phòng lại tăng để giải công việc giấy tờ, công việc bảo trì v.v (4) Năng lực trình độ người xí nghiệp Cuối người xí nghiệp yếu tố có ảnh hưởng đến cấu tổ chức Loại cá nhân có ảnh hưởng trước hết công tác xây dựng máy tổ chức nhà quản trị cấp cao.Sở thích, thói quen, quan niệm riêng họ thường để dấu ấn cách thức tổ chức xí nghiệp mà họ phụ trách.Ngoài nhà quản trị cấu tổ chức thường phải phù hợp với đặc điểm trình độ, tác phong làm việc nhân viên xí nghiệp Như trình bày tầm hạn quản trị, yếu tố định máy tổ chức có nhiều hay cấp bậc, hoàn toàn biến số phụ thuộc vào đặc trưng người xí nghiệp Các kiểu cấu tổ chức quản trị Cơ cấu tổ chức quản trị trực tuyến Cơ cấu xây dựng nguyên lý sau: + Mỗi cấp có thủ trưởng cấp trực tiếp + Quan hệ cấu tổ chức thiết lập chủ yếu theo chiều dọc + Công việc quản trị tiến hành theo tuyến Sơ đồ Cơ cấu quản trị trực tuyến Sơ đồ cấu quản trị trực tuyến với ưu nhược điểm kiểu cấu trình bày Hình 7.7.Với ưu nhược điểm trình bày, cấu phù hợp với xí nghiệp có qui mô nhỏ, sản phẩm không phức tạp tính chất sản xuất liên tục Cơ cấu tổ chức quản trị theo chức Cơ cấu thực nguyên lý là: + Có tồn đơn vị chức + Không theo tuyến + Các đơn vị chức có quyền đạo đơn vị trực tuyến, người cấp có nhiều cấp trực tiếp Sơ đồ cấu quản trị chức ưu nhược điểm kiểu cấu trình bày hình 7.8 Với nhược điểm kiểu cấu vi phạm nguyên tắc thống huy, cấu tồn lý thuyết mà Sơ đồ cấu quản trị chức Cơ cấu tổ chức quản trị trực tuyến - chức Đây kiểu cấu hỗn hợp hai loại cấu trực tuyến chức Kiểu cấu có đặc điểm tồn đơn vị chức đơn chuyên môn, quyền đạo đơn vị trực tuyến Những người lãnh đạo trực tuyến chịu trách nhiệm kết hoạt động toàn quyền định đơn vị phụ trách Hinh 7.9 sơ đồ cấu quản trị trực tuyến chức năng, ưu nhược điểm kiểu cấu Sơ đồ cấu quản trị trực tuyến - chức Cơ cấu quản trị ma trận Đây mô hình nhiều nhà quản trị quan tâm thiết kế máy quản trị tổ chức Cơ cấu có nhiều cách gọi khác nhau, tổ chức chia theo ma trận, bàn cờ, tạm thời, hay quản trị theo đề án, sản phẩm + Cơ cấu ma trận cho phép lúc thực nhiều dự án + Sản xuất nhiều loại sản phẩm khác + Cơ cấu người lãnh đạo theo tuyến theo chức giúp đỡ người lãnh đạo theo đề án + Trong cấu thành viên phận trực tuyến với phận chức gắn liền với việc thực đềán khu vực định + Sau đềán hoàn thành, thành viên đề án trở vị trí, đơn vị cũ Sơ đồ cấu quản trị ma trận ưu nhược điểm mô hình trình bày hình 7.10 Sơ đồ cấu quản trị ma trận Quyền hạn ủy quyền quản trị Quyền hạn quản trị Lý luận thực tiễn rằng, hiệu trình định tổ chức thực định quản trị phụ thuộc nhiều vào việc phân quyền, ủy quyền, việc xác định quyền hạn quyền lực cho cá nhân, phận tổ chức Nghiên cứu cách sử dụng khoa học quyền hạn, quyền lực trách nhiệm có ý nghĩa to lớn việc nâng cao hiệu việc tổ chức thực định quản trị Theo từ điển tiếng Việt Viện ngôn ngữ “quyền hạn có nghĩa quyền xác định nội dung, phạm vi mức độ.Quyền lực có nghĩa quyền định đoạt sức mạnh để bảo đảm việc thực quyền ấy” Chúng ta hình dung nỗi tổ chức có quyền chẳng có có quyền Trong trường hợp dẫn tới việc vô phủ, trường hợp thứ hai dẫn tới vô trách nhiệm.Như vấn đề chỗ cần phải phân định xác định rõ quyền hạn tổ chức để quản trị.Nếu không giải thỏa đáng vấn đề hậu thật khó mà lường Bản chất quyền hạn định quản trị (hay có) quyền ai, đâu vào lúc có nghĩa phải phục tùng quản lý điều hành Quyền hạn thứ trời cho mà sinh từ nhu cầu phân công tổ chức, phục vụ tổ chức tuân thủ pháp luật.Quyền hạn công cụ nhà quản trị, muốn quản trị phải có quyền.Vấn đề đặt quyền hạn nhà quản trị xuất phát từ đâu, để nhà quản trị có quyền hạn? Về nguồn gốc quyền hạn, có nhiều ý kiến khác nhau.Có người cho quyền hạn quản trị xuất phát từ chức vụ.Ví dụ giám đốc xí nghiệp có quyền hạn người giữ chức giám đốc.Lý thuyết chưa đủ, không giải thích tượng có giám đốc lệnh mà nhân viên không thi hành, tức nhân viên không thừa nhận quyền hành giám đốc.Vì vậy, có tác giả cho quyền giám đốc xuất phát từ chấp nhận cấp Chừng cấp chấp nhận đạo giám đốc làm theo đạo đó, giám đốc có quyền Trái lại, cấp từ chối không chấp nhận đạo giám đốc, không làm theo đạo giám đốc, giám đốc hết quyền Cách lý giải thể tính chất song phương quan hệ người việc sử dụng quyền hạn, không giải thích trọn vẹn nguồn gốc quyền hạn Có nhiều trường hợp, cấp phủ định quyền hạn cấp trên, tức không chấp nhận, phải làm theo đạo cấp cưỡng bức, ép buộc Chúng ta chấp nhận lý thuyết nhà xã hội học người Đức, Max Weber, cho quyền hạn nhà quản trị đầy đủ có đủ yếu tố: hợp pháp đảm nhận chức vụ, cấp thừa nhận quyền hạn đáng thân nhà quản trị có khả đức tính khiến cấp tin tưởng Nếu đủ yếu tố trên, quyền hạn nhà quản trị không vững mạnh, khó điều khiển cấp Tuy nhiên, thực tiễn hoạt động, quyền hạn nhà quản trị bị hạn chế nhiều yếu tố luật pháp, qui định nhà nước, đạo đức xã hội, điều kiện sinh học người Mặt khác, có mối quan hệ chặt chẽ cách thức nhà quản trị sử dụng quyền hạn nhân viên tinh thần, thái độ làm việc nhân viên.Nếu nhà quản trị dùng biện pháp cưỡng bách, đe doạ nhân viên sợ mà làm việc thiếu nhiệt tình Nếu nhà quản trị dùng biện pháp mua chuộc quyền lợi, nhân viên có thái độ tính toán, cân nhắc theo lợi hại thân Nếu muốn nhân viên làm việc nhiệt tình, quan tâm đến lợi ích chung doanh nghiệp, nhà quản trị nên sử dụng quyền hạn cách nhẹ nhàng, tinh thần hợp tác mục tiêu chung doanh nghiệp Tập quyền phân quyền Một nhân tốảnh hưởng đến cấu trúc tổ chức mức độ tập quyền hay mức độ quyền hạn phân chia, ủy thác nhiều hay cho cấp quản trị thấp Phân quyền xu hướng phân tán quyền định cấu tổ chức Trong trường hợp ngược lại, xu hướng quyền lực tập trung vào tay nhà quản trị cấp cao mà không giao phó cho cấp thấp hơn, có tập quyền Nói rõ ràng hơn, mức độ phân quyền lớn khi: (1) Số lượng định đề cấp thấp ngày nhiều (2) Các định đề cấp thấp ngày quan trọng Ví dụ khoản chi tiêu cấp thấp duyệt chi lớn (3) Càng có nhiều chức chịu tác động định đề cấp thấp tổ chức.Thí dụ công ty cho phép định sản xuất riêng xí nghiệp chi nhánh, có phân quyền công ty cho phép có thêm định tài nhân sựở xí nghiệp (4) Một nhà quản trị phải kiểm tra định với người khác Sự phân quyền lớn kiểm tra phải thực nhỏ phải thông báo định với cấp sau ban nhỏ trước định phải tham khảo ý kiến cấp Mục đích việc phân quyền quản trị chủ yếu nhằm tạo điều kiện cho tổ chức đáp ứng kịp thời, nhanh chóng phù hợp với yêu cầu tình hình.Nếu không phân quyền, việc phải đưa cho nhà quản trị cấp cao định chậm trễ không đáp ứng với đòi hỏi thực tế Việc phân quyền cần thiết doanh nghiệp có nhiều đơn vịở rải rác khắp nơi, đơn vị sản xuất kinh doanh riêng biệt theo yêu cầu địa bàn Ngoài ra, phân quyền nhằm giải phóng bớt khối lượng công việc cho nhà quản trị cấp cao, đồng thời tạo điều kiện đào tạo nhà quản trị trung cấp, chuẩn bị thay nhà quản trị cấp cao cần thiết Mức độ phân quyền nhiều hay tập trung quyền lực nhiều nhân tố hệ thống quản trị có ảnh hưởng đến tất sách quản trị Trong thực tiễn quản trị, để máy quản trị vận hành cách hiệu mức độ tập trung hay phân quyền cần xác định đúng.Theo quan điểm quản trị cổ điển, nhân tốảnh hưởng đến tập quyền phân quyền Bảng 7.2 Bảng 7.2 Những Nhân TốẢnh Hưởng đến Mức Độ Tập Quyền Phân Quyền Tập quyền Phân Quyền Môi trường ổn định Những nhà quản trị cấp thấp thiếu khả kinh nghiệm định Những nhà quản trị cấp thấp không sẳn lòng tham gia làm định Quyết định quan trọng Tổ chức đối mặt với nguy khủng hoảng/phá sản Môi trường phức tạp biến động Những nhà quản trị cấp thấp có khả kinh nghiệm định Những nhà quản trị cấp thấp muốn tham gia làm định Quyết định quan trọng Công ty phân tán rộng theo lãnh thổ Ủy quyền (ủy thác công việc) quản trị Khái niệm Ủy quyền (delegation) giao phó quyền hạn trách nhiệm cho người khác để họ thay quyền thực nhiệm vụ riêng biệt Uỷ quyền giúp cho người quản lý: - Đưa định sáng suốt - Tận dụng tối đa quỹ thời gian - Quản lý nhóm có đông thành viên - Nâng cao hiệu công việc Qui trình ủy quyền Qui trình ủy quyền bao gồm bước sau: - Xác định kết mong muốn Việc giao quyền nhằm cho người khác có khả thực công việc.Nếu việc giao quyền mà người giao thực công việc ủy quyền vô nghĩa Do cần phải ủy quyền tương xứng với công việc tạo điều kiện cho họ thực công tác giao - Chọn người giao nhiệm vụ - Giao quyền hạn để thực nhiệm vụ - Yêu cầu người ủy quyền phải chịu trách nhiệm - Giám sát đánh giá Nguyên tắc ủy quyền Để việc ủy quyền thật có giá trị mang lại hiệu quả, ủy quyền cần phải tuân theo nguyên tắc sau: (1) Trong hệ thống tổ chức, việc ủy quyền thường ủy quyền cho cấp trực tiếp, nghĩa cấp ủy quyền cho cấp trực tiếp mà không vượt cấp (2) Sựủy quyền không làm hay thu nhỏ trách nhiệm người ủy quyền (3) Quyền lợi, nghĩa vụ trách nhiệm người ủy quyền người ủy quyền phải bảo đảm gắn bó với Nguyên tắc đòi hỏi phải đảm bảo tương xứng nghĩa vụ, quyền lợi trách nhiệm (4) Nội dung, ranh giới nhiệm vụ ủy quyền phải xác định rõ ràng (5) Ủy quyền phải tự giác không áp đặt (6) Người ủy quyền phải có đầy đủ thông tin trước bắt tay vào việc (7) Luôn phải có kiểm tra trình thực sựủy quyền Trong nhiều công trình nghiên cứu thất bại công tác quản trị nguyên nhân giao quyền không mức thô thiển.Nói cách khác, phương diện đó, ủy quyền nghệ thuật quản trị.Ủy quyền tạo cho cấp rèn luyện nhiệm vụ mới, sở để lựa chọn, bề bạt người có lực vào vị trí cần thiết bộmáy quản trị Tiến trình uỷ thác côgn việc hiệu Sựủy quyền phải tiến hành cách có ý thức từ hai phía Do nhà lãnh đạo phải tin cậy vào cấp dưới, sẵn sàng hướng dẫn, chia sẻ cho phép cấp có sai sót mức độ định, đồng thời phải có kiểm tra đôn đốc thường xuyên cấp ủy quyền phải thấy trách nhiệm giới hạn quyền lực để không trở thành người lạm quyền gây thiệt hại cho tổ chức TÓM LƯỢC Chức công tác tổ chức liên kết phận, nguồn lực thể thống để thực chiến lược sách lược, kế hoạch đề Công tác tổ chức thường xem xét ba khía cạnh: tổ chức guồng máy, tổ chức công việc tổ chức nhân Cũng lĩnh vực quản trị khác công tác tổ chức thường có hai mặt nội dung hình thức, vậy, để nghiên cứu thực công tác tổ chức khoa học bỏ qua hai khía cạnh vừa nêu Tầm hạn quản trị số lượng nhân viên cấp mà nhà quản trị điều khiển, giám sát trực tiếp có hiệu Tầm hạn quản trị hẹp làm tăng số cấp quản trị Tầm hạn quản trị rộng hay hẹp phụ thuộc vào yếu tố như: trình độ nhà quản trị, sựuỷ quyền, tính chất công việc công tác kế hoạch hoá doanh nghiệp Khái niệm quyền hạn thể quyền định, thị, điều khiển cấp phải hành động theo đạo nhà quản trị Quyền hạn nhà quản trị đầy đủ hội đủ yếu tố: hợp pháp đảm nhận chức vụ, cấp thừa nhận quyền hạn đáng thân nhà quản trị có khả đức tính khiến cấp tin tưởng Nếu đủ yếu tố trên, quyền hạn nhà quản trị không vững mạnh, khó điều khiển cấp Ngày nay, tổ chức dù kinh doanh hay phi kinh doanh, nhấn mạnh đến phân cấp, có nhiều yếu tố cần phải cân nhắc trước đưa định có phân cấp hay không Xét mức độ phân cấp quản trị, thấy có xu hướng: phân quyền tập quyền Phân quyền xu hướng phân tán quyền định cấu tổ chức.Trong trường hợp quyền lực không giao phó, có tập quyền Ủy quyền (delegation) giao phó quyền hạn trách nhiệm cho người khác đểhọ thay quyền thực nhiệm vụ riêng biệt Uỷ quyền giúp cho người quản lý đưa định sáng suốt hơn, tận dụng tối đa quỹ thời gian, quản lý nhóm có đông thành viên, nâng cao hiệu công việc Có nhiều kiểu cấu tổ chức quản trị, phổ biến là: cấu quản trị trực tuyến, cấu quản trị chức năng, cấu quản trị trực tuyến - chức năng, cấu quản trị ma trận Trong việc thực thay đổi cấu tổ chức, vấn đề khó khăn phải giải thay đổi cách nghĩ, cách làm người Đó yếu tố định thành công hay thất bại việc cải tiến cấu tổ chức quản trị doanh nghiệp _ [...]... các nhà quản trị cấp cao khi cần thiết Mức độ phân quyền nhiều hơn hay tập trung quyền lực nhiều hơn là một trong những nhân tố cơ bản của hệ thống quản trị và nó có ảnh hưởng đến tất cả các chính sách quản trị Trong thực tiễn quản trị, để bộ máy quản trị vận hành một cách hiệu quả mức độ tập trung hay phân quyền cần được xác định đúng.Theo quan điểm quản trị cổ điển, các nhân tốảnh hưởng đến tập quyền... thành viên trong đề án trở về vị trí, đơn vị cũ Sơ đồ cơ cấu quản trị ma trận và ưu nhược điểm của mô hình này được trình bày trong hình 7.10 Sơ đồ cơ cấu quản trị ma trận Quyền hạn và ủy quyền trong quản trị Quyền hạn quản trị Lý luận cũng như thực tiễn luôn chỉ ra rằng, hiệu quả của quá trình ra quyết định và tổ chức thực hiện quyết định trong quản trị phụ thuộc rất nhiều vào việc phân quyền, ủy quyền,... sự tập quyền Ủy quyền (delegation) là giao phó quyền hạn và trách nhiệm cho người khác đểhọ thay quyền thực hiện một nhiệm vụ riêng biệt Uỷ quyền giúp cho người quản lý đưa ra những quyết định sáng suốt hơn, tận dụng tối đa quỹ thời gian, quản lý được một nhóm có đông thành viên, nâng cao hiệu quả công việc Có nhiều kiểu cơ cấu tổ chức quản trị, phổ biến nhất là: cơ cấu quản trị trực tuyến, cơ cấu quản. .. nhuận Chú trọng phát triển và hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản trị sẽ bảo đảm cho doanh nghiệp phản ứng nhanh chóng trước những biến động trong sản xuất kinh doanh, tạo điều kiện nâng cao hiệu quả sử dụng các nguồn lực khác nhau trong doanh nghiệp Mọi hoạt động quản trị có nhiều người tham gia đều cần có sự quản lý, và để quản lý phải có tổ chức Quá trình thiết kế và xây dựng tổ chức từ những bộ phận nhỏ... Cũng như mọi lĩnh vực quản trị khác công tác tổ chức cũng thường có hai mặt nội dung và hình thức, vì vậy, để nghiên cứu và thực hiện công tác tổ chức khoa học chúng ta không thể bỏ qua hai khía cạnh vừa nêu Tầm hạn quản trị là số lượng nhân viên cấp dưới mà một nhà quản trị có thể điều khiển, giám sát trực tiếp và có hiệu quả Tầm hạn quản trị hẹp sẽ làm tăng số cấp quản trị Tầm hạn quản trị rộng hay hẹp... pháp luật.Quyền hạn là công cụ của nhà quản trị, muốn quản trị phải có quyền.Vấn đề đặt ra là quyền hạn của nhà quản trị xuất phát từ đâu, làm sao để nhà quản trị có quyền hạn? Về nguồn gốc của quyền hạn, có nhiều ý kiến khác nhau.Có người cho rằng quyền hạn quản trị xuất phát từ chức vụ.Ví dụ giám đốc một xí nghiệp có quyền hạn vì người đó giữ chức giám đốc .Lý thuyết này đúng nhưng chưa đủ, vì không... phù hợp với các đặc điểm về trình độ, về tác phong làm việc của nhân viên trong xí nghiệp Như đã trình bày tầm hạn quản trị, một yếu tố quyết định bộ máy tổ chức có nhiều hay ít cấp bậc, hoàn toàn là một biến số phụ thuộc vào các đặc trưng của con người trong mỗi xí nghiệp Các kiểu cơ cấu tổ chức quản trị Cơ cấu tổ chức quản trị trực tuyến Cơ cấu này được xây dựng trên nguyên lý sau: + Mỗi cấp chỉ có... yếu theo chiều dọc + Công việc quản trị được tiến hành theo tuyến Sơ đồ Cơ cấu quản trị trực tuyến Sơ đồ cơ cấu quản trị trực tuyến với ưu nhược điểm của kiểu cơ cấu này được trình bày trong Hình 7.7.Với những ưu nhược điểm như được trình bày, cơ cấu này chỉ phù hợp với những xí nghiệp có qui mô nhỏ, sản phẩm không phức tạp và tính chất sản xuất liên tục Cơ cấu tổ chức quản trị theo chức năng Cơ cấu... phụ trách Hinh 7.9 chỉ ra sơ đồ cơ cấu quản trị trực tuyến chức năng, ưu và nhược điểm của kiểu cơ cấu này Sơ đồ cơ cấu quản trị trực tuyến - chức năng Cơ cấu quản trị ma trận Đây là mô hình hiện nay được nhiều nhà quản trị quan tâm khi thiết kế bộ máy quản trị của tổ chức Cơ cấu này có nhiều cách gọi khác nhau, như tổ chức chia theo ma trận, bàn cờ, tạm thời, hay quản trị theo đề án, sản phẩm + Cơ cấu... chủ yếu, tam quyền phân lập, chuyên môn hóa, khoa học, hợp lý, phù hợp với hoàn cảnh thực tiễn, kết hợp quyền lợi, quyền hạn và trách nhiệm, tổ chức theo công việc, theo nhiệm vụ chứ không theo nhu cầu của mỗi cá nhân, mỗi con người, đáp ứng đòi hỏi của các qui luật khách quan về tổ chức như tầm hạn quản trị, áp dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật trong quản lý, không chồng chéo, kết hợp nhóm chính thức và