Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 4 PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI 1 I .Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 1 1.Vị trí và chức năng. 1 2. Nhiệm vụ và quyền hạn. 1 3. Cơ cấu tổ chức 3 4. Sơ đồ phụ lục 1 4 II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Phòng Hành chính – Tổng hợp. 5 1. Vị trí và chức năng 5 2. Nhiệm vụ và quyền hạn 5 2.1. Thực hiện công tác hành chính 5 2.2 Công tác thi đua. Khen thưởng và công tác pháp chế 6 2.3 Thực hiện công tác thông tin tổng hợp 6 2.4 Thừa lệnh Hiệu trưởng ký các văn bản, giấy tờ có liên quan theo phân cấp quản lý của Hiệu trưởng; 7 2.5 Thực hiện các nhiệm vụ khác do Hiệu trưởng giao 7 3. Cơ cấu tổ chức (phụ lục 2) 7 4. Bản mô tả công việc 7 4.1 Trách nhiệm 7 4.2 Quyền hạn 7 4.3 Báo cáo và ủy quyền 8 4.4 Tiêu chuẩn 8 4.4.1 Trình độ học vấn chuyên môn 8 4.4.2 Kỹ năng 8 4.4.3 Kinh nghiệm 8 4.4.4 Phẩm chất cá nhân 8 5. Bản phân công công việc 8 5.1.Ông Hoàng Văn Thanh – Quyền Trưởng phòng 8 5.2. Bà Dương Thị Dung Phó Trưởng phòng 9 5.3.Ông Nguyễn Văn Dũng – Phó Trưởng phòng 10 5.4. Bà Nguyễn Thị Thanh – Lưu trữ viên: giúp lãnh đạo phòng thực hiện và chịu trách nhiệm về các hoạt động sau: 10 5.5. Ông Phạm Thế Cường – Chuyên viên: Giúp lãnh đạo phòng thực hiện và chịu trách nhiệm về các hoạt động sau: 11 5.6.Bà Nguyễn Thị Thanh Hòa – chuyên viên: Giúp lãnh đạo phòng thực hiện và chịu trách nhiệm về các hoạt động sau: 12 5.7.Ông Nông Trương Ngọc Sơn – Chuyên viên: Giúp lãnh đạo phòng thực hiện và chịu trách nhiệm về các hoạt động sau: 13 5.8. Bà Hoàng Thị Thúy Lan – Chuyên viên: Giúp lãnh đạo phòng thực hiện và chịu trách nhiệm về các hoạt động sau: 13 5.9. Bà Phạm Thị Duyên – y sĩ: Giúp lãnh đạo phòng thực hiện và chịu trách nhiệm về các hoạt động sau: 14 5.10. Bà Đặng Thị Lý Y Sỹ: Giúp lãnh đạo phòng thực hiện và chịu trách nhiệm về các hoạt động sau: 15 5.11. Bà Nguyễn Thị Tý – Y Sỹ hợp đồng: Giúp lãnh đạo phòng thực hiện và chịu trách nhiệm về các hoạt động sau: 15 5.12. Bà Hà Thị Tuyết Mai – Cán sự: Giúp lãnh đạo hòng thực hiện và chịu trách nhiệm về các hoạt động sau: 16 5.13. Bà Nguyễn Thị Vượng – Nhân viên: 17 5.14. Bà Đỗ Thị Thúy Hạnh – Nhân viên: 17 III.Khảo sát tình hình tổ chức, quản ly, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. 17 1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng 17 1.1.Đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan, ví dụ tình huống cụ thể; 17 1.2.Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 18 1.3. Sơ đồ hóa công tác tổ chức một Hội nghị (hoạc Hội thảo, cuộc họp) của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. 19 1.4. Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. 20 1.5. Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thưc nhà nước về văn hóa công sở của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. 21 1.6. Khảo sát về mô hình văn phòng hoặc phòng hành chính Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. 23 2. Khảo sát về công tác văn thư 23 2.1. Mô hình tổ chức văn thư của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (ưu điểm, nhược điểm) 23 2.2. Nhận xét đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc thực hiện công tác văn thư của cơ quan. 24 3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ 30 3.1. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ 30 3.2. Công tác chỉnh lý tài liệu 31 3.3. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 32 3.4. Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ 32 Phần II: CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI 34 1. Xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, và Kế hoạch công tác tháng và năm 34 1.1. Lịch công tác tuần 34 1.2. Kế hoạch công tác năm 37 2. Mẫu hóa một số văn bản sau: 45 2.1 Mẫu hóa một quyết định hành chính 45 2.2 Công văn trao đổi. 46 2.3 Mẫu hóa Kế hoạch tổ chức hội nghị tổng kết công tác năm 47 3. Quy trình tổ chức hội nghị của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. 48 5 Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng hoặc phòng hành chính của cơ quan thực tập. Nhận xét về ưu và nhược điểm của cơ cấu tổ chức, bộ máy của văn phòng hoặc phòng hành chính. 52 5.1. Đánh giá cơ cấu tổ chúc của phòng hành chính – tổng hợp 52 5.2. Công tác Quản lý Nhân sự: 53 5.3. Công tác văn phòng 53 5.4. Công tác văn thư lưu trữ: 54 5.4.1. Công tác văn thư: 54 5.4.2. Công tác lưu trữ: 55 6. Đề xuất những biện pháp để phát huy ưu điểm và khắc phục nhược điểm 56 KẾT LUẬN 58 PHỤ LỤC
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU PHẦN I KHẢO SÁT CƠNG TÁC VĂN PHỊNG CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI .1 I Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 1.Vị trí chức .1 Nhiệm vụ quyền hạn Cơ cấu tổ chức Sơ đồ - phụ lục .4 II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Phịng Hành – Tổng hợp 1.Vị trí chức .5 2.Nhiệm vụ quyền hạn .5 1.1.Thực cơng tác hành .5 2.2 Công tác thi đua Khen thưởng công tác pháp chế .6 2.3 Thực công tác thông tin tổng hợp 2.4 Thừa lệnh Hiệu trưởng ký văn bản, giấy tờ có liên quan theo phân cấp quản lý Hiệu trưởng; 2.5 Thực nhiệm vụ khác Hiệu trưởng giao Cơ cấu tổ chức (phụ lục 2) Bản mô tả công việc 4.1 Trách nhiệm 4.2 Quyền hạn 4.3 Báo cáo ủy quyền .8 4.4 Tiêu chuẩn 4.4.1 Trình độ học vấn chun mơn .8 4.4.2 Kỹ 4.4.3 Kinh nghiệm 4.4.4 Phẩm chất cá nhân Bản phân công công việc SV: Đặng Thị Hương Lớp CĐ Quản trị văn phòng K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 5.1.Ơng Hồng Văn Thanh – Quyền Trưởng phịng 5.2 Bà Dương Thị Dung - Phó Trưởng phịng 5.3.Ông Nguyễn Văn Dũng – Phó Trưởng phịng 10 5.4 Bà Nguyễn Thị Thanh – Lưu trữ viên: giúp lãnh đạo phòng thực chịu trách nhiệm hoạt động sau: 11 5.5 Ông Phạm Thế Cường – Chuyên viên: Giúp lãnh đạo phòng thực chịu trách nhiệm hoạt động sau: 11 5.6.Bà Nguyễn Thị Thanh Hòa – chuyên viên: Giúp lãnh đạo phòng thực chịu trách nhiệm hoạt động sau: 12 5.7.Ơng Nơng Trương Ngọc Sơn – Chun viên: Giúp lãnh đạo phòng thực chịu trách nhiệm hoạt động sau: 13 5.8 Bà Hoàng Thị Thúy Lan – Chuyên viên: Giúp lãnh đạo phòng thực chịu trách nhiệm hoạt động sau: 14 5.9 Bà Phạm Thị Duyên – y sĩ: Giúp lãnh đạo phòng thực chịu trách nhiệm hoạt động sau: 14 5.10 Bà Đặng Thị Lý - Y Sỹ: Giúp lãnh đạo phòng thực chịu trách nhiệm hoạt động sau: .15 5.11 Bà Nguyễn Thị Tý – Y Sỹ hợp đồng: Giúp lãnh đạo phòng thực chịu trách nhiệm hoạt động sau: 16 5.12 Bà Hà Thị Tuyết Mai – Cán sự: Giúp lãnh đạo hòng thực chịu trách nhiệm hoạt động sau: 16 5.13 Bà Nguyễn Thị Vượng – Nhân viên: 17 5.14 Bà Đỗ Thị Thúy Hạnh – Nhân viên: .17 III.Khảo sát tình hình tổ chức, quản ly, hoạt động cơng tác hành văn phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội .18 1.Khảo sát tổ chức công tác văn phòng 18 1.1.Đánh giá vai trò văn phòng việc thực chức tham mưu tổng hợp, giúp việc đảm bảo hậu cần cho quan, ví dụ tình cụ thể; 18 1.2.Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình cơng tác thường kỳ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 18 1.3 Sơ đồ hóa cơng tác tổ chức Hội nghị (hoạc Hội thảo, họp) Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 19 1.4 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 20 SV: Đặng Thị Hương Lớp CĐ Quản trị văn phòng K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 1.5 Đánh giá cơng tác tình hình triển khai thực nghi thưc nhà nước văn hóa cơng sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 21 1.6 Khảo sát mơ hình văn phịng phịng hành Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 24 Khảo sát công tác văn thư 24 2.1 Mơ hình tổ chức văn thư Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (ưu điểm, nhược điểm) 24 2.2 Nhận xét đánh giá trách nhiệm lãnh đạo văn phịng việc thực cơng tác văn thư quan 25 3.Khảo sát tình hình thực nghiệp vụ lưu trữ 30 3.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ 30 3.2 Công tác chỉnh lý tài liệu 30 3.3 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ .31 3.4 Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ .32 Phần II: CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP 34 NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI 34 Xây dựng mẫu lịch công tác tuần, Kế hoạch công tác tháng năm .34 1.1 Lịch công tác tuần 34 1.2 Kế hoạch công tác năm 37 Mẫu hóa số văn sau: 45 2.1 Mẫu hóa định hành 45 2.2 Công văn trao đổi 46 2.3 Mẫu hóa Kế hoạch tổ chức hội nghị tổng kết công tác năm 47 Quy trình tổ chức hội nghị Trường Đại học Nội vụ Hà Nội .48 Đánh giá cấu tổ chức, máy văn phịng phịng hành quan thực tập Nhận xét ưu nhược điểm cấu tổ chức, máy văn phịng phịng hành 52 5.1 Đánh giá cấu tổ chúc phịng hành – tổng hợp 52 5.2 Công tác Quản lý Nhân sự: 53 5.3 Cơng tác văn phịng .53 5.4 Công tác văn thư- lưu trữ: 54 5.4.1 Công tác văn thư: 54 SV: Đặng Thị Hương Lớp CĐ Quản trị văn phòng K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 5.4.2 Công tác lưu trữ: .55 Đề xuất biện pháp để phát huy ưu điểm khắc phục nhược điểm 56 KẾT LUẬN 58 PHỤ LỤC .59 SV: Đặng Thị Hương Lớp CĐ Quản trị văn phòng K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI NÓI ĐẦU Như biết, quan cần có văn phòng Văn phòng máy điều hành tổng hợp quan, tổ chức, nơi thu thập cung cấp truyền đạt thông tin trợ giúp cho hoạt động quản lý, nơi chăm lo moị lĩnh vực hậu cần đảm bảo điều kiện vật chất cho hoạt động quan, tổ chức Văn phòng có vai trị quan trọng quan, tổ chức Cơng tác văn phịng thực tốt động lực thúc đẩy phát triển,tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động quan, đơn vị Ngược lại cơng tác văn phịng thực khơng tốt dẫn đến nhiều khó khăn hiệu đạt không mong muốn.Bởi mà công tác văn phịng khơng có đống góp lớn cho quan tổ chức mà cịn góp phần vào thúc đẩy phát triển công xây dựng đất nước Là sinh viên trường Đại học Nội vụ Hà Nội với chuyên nghành Quản trị văn phòng, em thầy giảng dạy, đồng thời qua tìm hiểu phần biết đặc điểm, hoạt động văn phòng Hiểu quản trị Văn phòng Nhàm trang bị cho sinh viên kiến thức kỹ trình tổ chức thực hoạt động quản lí, ddieuf hành quan tổ chức, trường Đại học Nội vụ Hà Nội tổ chức đợt khiến tập, đặc biệt đợt thực tập cho sinh viên khoa Quản trị văn phòng quan đơn vị nhàm nâng cao trình độ hiểu biết giúp sinh viên gần với thực tế, rèn luyện them ý thức làm việc với phương châm mà nhà trường đề “Học thật đôi với làm thật” “Học đôi với Hành” Được đồng ý Trưởng phịng –phịng Hành tổng Hợp, trường Đại học Nội vụ Hà Nội, em tiếp nhận phịng Hành Chính Tổng Hợp để giúp cán văn thư trường nghiệp vụ công tác văn thư- lưu trữ, thực nghiệp vụ chuyên môn khác mà em đào tao mọt số nghiệp vụ chuyên môn khác hướng dẫn cán chun viên phịng Đây mơi trường thuận lợi cho em tiếp cận với thực tiễn, giúp em hiểu rõ nghiệp vụ cơng tác hành văn phòng Văn thư- Lưu trữ Với kiến thức lý SV: Đặng Thị Hương Lớp CĐ Quản trị văn phòng K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội luận trang bị, tích lũy thời gian học tập trường, với trình học tập trực tiếp thực cơng việc thực tế quan nơi thự tập, em nhận thức nắm rõ vai trò, nhiệm vụ cơng tác văn phịng, nâng cao lực làm việc nang động nhiệt tình lịng say mê nghề nghiệp cán văn phòng Trong thời gian thực tập gần tháng (từ ngày 29/02 đến ngày 29/4/2016) Phịng Hành chính- Tổng hợp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, em nhận hướng dẫn cán công chức, viên chức Phịng Đặc biệt đạo tận tình chuyên viên trực tiếp hướng dẫn thực tập tạo điều kiện giúp em hoàn thành đợt thực tập Do thời gian, trình độ vốn kiến thức cịn có hạn chế định, báo báo em khơng tránh khỏi có thiếu sót, mang tính chủ quan nhận định, đánh đề xuất giải pháp Chính để báo cáo hoàn thiện hơn, em mong nhận thơng cảm ý kiến đống góp q báo cán cơng chức viên chức phịng Hành – Tổng hợp, thầy cô khoa Quản trị văn phịng để báo cáo em hồn thiện tốt Em xin chân thành cảm ơn! SV: Đặng Thị Hương Lớp CĐ Quản trị văn phòng K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI I Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 1.Vị trí chức Quyết định số 347/QĐ-BNV ngày 19/4/2012 Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức trường Đại học Nội vụ Hà Nội Trường Đại học Nội vụ Hà Nội sở giáo dục Đại học công lập thuộc hệ thống giáo dục quốc dân, trực thuộc Bộ Nội vụ, có chức năng: tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực có trình độ Đại học sau Đại học lĩnh vực công tác Nội vụ nghành nghề khác có liên quan; hợp tác quốc tế, nghiên cứu khoa học triển khai âp dụng toàn khoa h công nghệ phục vụ phát triển kinh tế xã hội - Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đơn vị nghiệp có thu có tư cách pháp nhân, có dấu tài khoản riêng kho bạc Nhà Nước Ngân hàng - Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đạt trụ sợ sở Hà Nội Nhiệm vụ quyền hạn - Xây dựng chiến lược, kế hoạch tổng thể phát triển trường qua giai đoạn, kế hoạch hoạt động hàng năm -Tổ chức đào tạo nguồn nhân lực có trình độ đại học sau đại học nghành, lĩnh vực quản lý Nhà Nước Bộ Nội vụ nghành nghề khác theo nhu cầu xã hội quan có thẩm quyền cho phép -xây dựng triển khai chương trình bồi dưỡng chun mơn, nghiệp vụ đáp ứng nhu cầu xã hội hội nhập quốc tế Cấp, xác nhận văn chứng theo thẩm quyền -Tuyển dụng, quản lý công chức, viên chức, xây dựng đội ngũ giảng viên Trường đủ số lượng, cân đối cấu trình độ, cấu nghành nghề, cấu độ tuổi giới, đạt chuẩn trình độ đào tạo, tham gia vào trình hoạt SV: Đặng Thị Hương Lớp CĐ Quản trị văn phòng K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội động quan quản lý Nhà Nước có thẩm quyền nhà giáo, cán bộ, nhân viên - Tuyển sinh quản lí người học - Huy động, quản lý, sử dụng nguồn lực theo quy định pháp luật; sử dụng nguồn thu từ hoạt động kinh tế đầu tư xây dựng sở vật chất trường, mở rộng sản xuất, kinh doanh chi cho hoạt động giáo dục theo quy định pháp luật - Xây dựng vật chất kỹ thuật theo yêu cầu chuẩn hóa, đai hóa - Xây dựng hệ thống giáo trình, tài liệu, trang thiết bị dạy – học phục vụ nghành đào tạo trường nhu cầu xã hội - Phối hợp với gia điình người học, tổ chức, cá nhân hoạt động giáo dục đào tạo - Tổ chức cho công chức, viên chức người học tham gia hoạt động xã hội phù hợp với nghành nghề đào tạo nhu cầu xã hội - Tự đánh giá chất lượng giáo dục chịu kiểm định chất lượng giáo dục quan có thẩm quyền, xây dựng phát triển hệ thống đảm bảo chất lượng Nhà trường ; tăng cường điều kiện đảm bảo chất lượng không ngừng nâng cao chất lượng đào tạo Nhà trường - Tổ chức hoạt động khoa học công nghệ; ứng dụng, phát triển chuyển giao công nghệ; tham gia giải vấn đề kinh tế - xã hội địa phương đất nước; thực dịch vụ khoa học, sản xuất kinh doanh theo quy định pháp luật - Liên kết với tổ chức kinh tế, giáo dục, văn hóa, thể dục, thể thao, y tế, nghiên cứu khoa học nhằm nâng cao chất lượng giáo dục, gắn đào tạo với sử dụng, phục vụ nghiệp phát triển kinh tế - xã hội, bổ sung nguồn tài cho Nhà trường - Xây dựng quản lý sử dụng sở liệu đội ngũ công chức, viên chức, hoạt động đào tạo khoa học công nghệ hợp tác quốc tế Nhà SV: Đặng Thị Hương Lớp CĐ Quản trị văn phòng K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội trường, trình học tập phát triển sau tốt nghiệp người học; tham gia dự báo nhu cầu nguồn nhân lực lĩnh vực đào tạo Trường - Được bảo hộ quyền sở hữu trí tuệ, chuyển giao, chuyển nhượng kết hoạt động khoa học cơng nghệ,bảo vệ lợi ích Nhà nước xã hội, quyền lợi ích hợp pháp nhân hoạt động đào tạo, khoa học công nghệ nhà Trường - Được Nhà nước giao cho thuê đất, giao cho thuê sở vật chất, miễn giảm thuế, vay tín dụng theo quy định pháp luật - Chấp hành pháp luật giáo dục, thực xã hội hóa giáo dục - Giữ gìn phát triển di sản sắc văn hóa dân tộc - Thực nhiệm vụ khác theo quy định pháp luật quy chế làm việc Bộ Nội vụ - Tổ chức thực hoạt động hợp tác quốc tế theo quy định pháp luật - Thực chế độ báo cáo Bộ Nội vụ quan quản lý Nhà nước hoạt động Trường theo quy định pháp luật - Thực nhiệm vụ khác Bộ trưởng Bộ Nội vụ giao Cơ cấu tổ chức a) Ban giám hiệu, gồm: Hiệu trưởng Phó Hiệu trưởng b) Hội đồng khoa học đào tạo, hội đồng tư vấn khác c) Các phòng chức năng: - Phòng quản lý đào tạo -Phòng tổ chức cán -Phịng Hành – Tổng hợp -Phịng kế hoạch – tài -Phịng Quản trị - Thiết bị -Phịng khảo thí đảm bảo chất lượng -Phòng Quản lý khoa học sau đại học -Phòng hợp tác quốc tế SV: Đặng Thị Hương Lớp CĐ Quản trị văn phòng K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội -Phòng công tác sinh viên d) khoa: - KhoaTtổ chức xây dựng quyền - Khoa Tổ chức quản lý nhân lực - Khoa Hành học - Khoa Văn thư – Lưu trữ - Khoa Quản trị văn phòng -Khoa Văn hóa – thơng tin xã hội - Khoa Nhà nước pháp luật - Khoa Khoa học Chính trị - Khoa Đào tạo chức bồi dưỡng Đ) Các tổ chức khoa học - công nghệ dịch vụ: - Viện Nghiên cứu phát triển Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Trung tâm Tin học - Trung tâm Ngoại ngữ - Trung tâm thơng tin Thư viện - Tạp chí Đại học Nội vụ - Ban quản lý kí túc xá e) Cơ sở đào tạo trực thuộc: - Trung tâm đào tạo nghiệp vụ văn phòng dạy nghề - Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Miền trung - Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thành phố Hồ Chí Minh g) Đảng Bộ Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội h) Cơng đồn Trường Đại học Nội vụ hà Nội i) Đoàn niên cộng sản Hồ Chí Minh Trường Đại học Nội vụ Hà Nội k) Các tổ chức đoàn thể tổ chức xã hội khác Sơ đồ - phụ lục SV: Đặng Thị Hương Lớp CĐ Quản trị văn phòng K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Xây dựng mô hình văn phịng đại cho quan SV: Đặng Thị Hương 50 Lớp CĐ Quản trị văn phòng K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Một số hình ảnh Văn phịng Hành - Tổng hợp Việc bố trí phịng làm việc khoa học cho văn phòng yếu tố quan trọng, nhận thức rõ điều lãnh đạo trường Đại học Nội vụ Hà Nội quan tâm trọng việc bố trí phịng làm việc khoa học để cán bộ, nhân viên văn phòng làm việc hiệu Do đặc thù đào tạo, vật chất nhà trường, trường bố trí phịng hành – tổng hợp tầng tầng nhà A chia làm phòng: phòng cho trưởng phịng phó phịng tầng nhà A phòng thư ký ban giám hiệu, phòng tầng nhà A, phòng chuyên viên phòng 2, phòng cho chuyên viên văn phòng phòng cho chuyên viên văn thư Và phòng phòng y tế cho y sỹ làm việc * Ưu điểm: Van phòng nơi trực tiếp giải công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ(thông tin tổng hợp giúp hiệu trưởng điều hành hoạt động thuộc chức nhiệm vụ phòng thực hiện) với cách bố trí văn phịng làm việc sễ giúp lãnh đạo phòng dễ dàng quản lý giải công việc thuận tiện công việc cách tốt mang lại hiệu cao công việc Văn phịng phịng hành – tổng hợp bố trí nhà A thuận tiện cho việc tiếp nhận xử lý cơng việc Màu sắc trang trí phịng làm việc phối hợp vói trang thiết bị phòng làm việc hợp lý, gam màu nhạt gây tạo cảm giác thống mát Phịng có quy định rõ ràng thời gian làm việc, chế độ làm việc chế độ nghỉ ngơi chuyên viên phòng làm việc theo quy định nhà trường Việc bố trí phịng làm việc khoa học quan trọng văn phịng quan tâm đến việc bố trí đồ dùng trang thiết bị văn phịng đảm bảo tiêu chí dễ tìm, dễ tháy, dễ lấy để việc sử dụng trang thiết bị đồ dùng cách tốt * Nhược điểm: Do trụ sở trường Đại học Nội vụ Hà Nội xây dựng diện tích 1ha SV: Đặng Thị Hương 51 Lớp CĐ Quản trị văn phòng K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội bao gồm có tịa nhà gồm tịa nhà tầng, tòa nhà tầng, tòa nhà tầng tịa nhà tầng, nên khơng gian diện tích khơng phù hợp cho hồn cảnh cơng việc ngày nay: phịng làm việc chưa thực đáp ứng nhu cầu công việc, với không gian làm việc ẽ gây ảnh hưởng đến kết làm việc Đánh giá cấu tổ chức, máy văn phịng phịng hành quan thực tập Nhận xét ưu nhược điểm cấu tổ chức, máy văn phịng phịng hành Qua đợt thực tế cho thấy việc áp dụng lý thuyết vào thực tế vấn đề cần thiết Sau 03 thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, em học nhiều điều mẻ bó hẹp khn khổ lớp học khơng thể thấy Lập kế hoạch cơng tác Có thể nói việc đưa lícho luận xát với thực tiễn giúp cho sinh viên có lãnhcọ dạo điều kiện tự thực khâu chun mơn, nghiệp vụ hoàn thiện tay nghề, tác phong làm việc phong cách giao tiếp, ứng sử người cán văn phịng Đơn đốc, theo dõi cán bộ, nhận viên chuẩn bị chuyến công tác cho lãnh đạo phòng Được quan tâm đạo quan cấp ban lãnh đạo Nhà trường nên công tác Khoa Khoa học Chính trị Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội ngày đổi lề lối làm việc chất lượng chuyên môn ngày tốt 5.1 Đánh giá cấu tổ chúc phịng hành – tổng hợp Đi cơng tác – tổng hợp theo hệ thống thống Cơ cấu tổ chức phòng hành từ tren xuống Đúng đầu trưởng phòng phó phịng chịu trách nhiệm chung trước ban giám hiệu nhà trường hoạt động phòng Phòng chia làm ban khác nhau… phòng ban gồm chun viên có chun mơn khác nhau, phân công công việc rõ ràng với Đôn đốc, theo dõi công việc quan, báo chức nhiệm vụ theo cáoquy hàngđịnh ngày (ghi nhật ký) * Ưu điểm: Nhìn chung mơ hình tổ chức văn phòng Nhà trường thực chức năng, nhiệm vụ mình, cách bố trí xử lý cơng việc cách Kết thúc chuyến đi, thực việc báo cáo kết SV: Đặng Thị Hương 52đạo Nhà trường Lớp CĐ Quản trị văn phòng K13A chuyến cho lãnh Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội khoa học, đảm bảo hoạt động văn phịng nói riêng hoạt động quan nói chung thơng suốt * Nhược điểm: Khối lượng cơng việc văn phịng phịng năm gần lớn nhiên nhân văn phịng cịn thiếu dẫn đến cơng việc nhiều bị ùn lại không giải thời gian quy định tạo nên ức chế công việc 5.2 Công tác Quản lý Nhân sự: * Ưu điểm: Lãnh đạo Trường Đại học Nội vụ Hà Nội phân công rõ ràng trách nhiệm cho phận, cá nhân Văn phòng, đáp ứng phù hợp với công việc Lãnh đạo thường xuyên kiểm tra, đôn đốc, rà sốt tồn cơng việc văn phịng Cán bộ, công chức phần lớn đào tạo chuyên môn nghiệp vụ Lãnh đạo quan tâm, động viên cán bộ, cơng chức, viên chức Văn phịng * Nhược điểm: Lãnh đạo thường xuyên công tác, tập huấn nên cơng tác kiểm tra, theo dõi cịn hạn chế dẫn đến công việc bị dồn lại, tiến độ giải chậm 5.3 Cơng tác văn phịng * Ưu điểm: Công tác tham mưu tổng hợp xây dựng chương trình cơng tác, tổ chức hội nghị, tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo… chuyên viên đảm nhiệm làm theo quy chế làm việc nhà trường, biết cách xử lý tình Văn phịng bố trí mua sắm trang thiết bị, sở vật chất phương tiện đầy đủ cho quan hoạt động Bên cạnh đó, trường trọng với việc nâng cao trình độ chun mơn như: cử cán học, 100% cán đào tạo qua trường lớp có SV: Đặng Thị Hương 53 Lớp CĐ Quản trị văn phòng K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cấp Tác phong làm việc cán bộ, công chức quan thực nghiêm túc giấc quan, nội quy, quy định quan, thực chức năng, nhiệm vụ quan Công tác soạn thảo ban hành văn đa số theo quy định, đảm bảo yêu cầu cần đủ cho văn ban hành theo trình tự * Nhược điểm: Ngồi ưu điểm mà quan đạt conng tác văn phịng cịn có số hạn chế sau: Cách bố trí phịng làm việc gây khó khăn cho cơng tác quản lý lãnh đạo văn phịng, không theo dõi công việc nhân viên Tuy đầu tư số trang thiết bị đại, thực tế cho thấy số phương tiện máy móc cũ, hư hỏng cịn thiếu số phịng ban Ví dụ như: máy fax, máy hút bụi, máy hủy tài liệu, trang thiết bị, sở vật chất phục vụ giải công việc phận đặc biệt phận văn thư thiếu như: máy scan bị hỏng, lỗi mạng, tốc độ xử lý chưa cao 5.4 Công tác văn thư- lưu trữ: 5.4.1 Công tác văn thư: * Ưu điểm: Công tác văn thư thực khoa học xem mặt quan, ln ln cần quan tâm, đạo kịp thời tạo điều kiện cho cán tham gia lớp tập huấn nghiệp vụ nâng cao trình độ chuyên môn Các công tác tổ chức quản lý giải văn đi, văn đến, lập hồ sơ nâng cao hơn, có chất lượng, thực theo quy định Nhà nước Các quy trình soạn thảo văn chuyên viên soạn thảo có kỹ chuyên nghiệp Cán văn thư đào tạo thành thạo việc sử dụng phần mềm quản lý văn phục vụ cho đạo điều hành, đạo lãnh đạo Văn SV: Đặng Thị Hương 54 Lớp CĐ Quản trị văn phòng K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thư theo dõi văn gửi đến nhận chưa tiến độ thực văn Với cách làm văn xử lý xác hơn, tìm kiếm văn dễ dàng thực hiện, không nhiều thời gian chuyển giao văn bản, tiết kiệm kinh phí Cơng tác quản lý sử dụng dấu chặt chẽ Đóng dấu văn phát hành nhanh chóng, xác, khơng cịn tồn đọng chưa đóng dấu Lập hồ sơ tồn đọng, theo trình tự quy trình lập hồ sơ Nhà nước đề Săp xếp cơng việc có nề nếp, khoa học, ý thức trách nhiệm phương pháp giải cơng việc logic, cán nhân viên ln hồn thành nhiệm vụ * Nhược điểm: Công tác soạn thảo văn cịn số kooix kỹ thuật trình bày văn Một số văn cịn bỏ sót số, công tác lập hồ sơ hành đưa vào lưu trữ quan chưa thực hiện, có mang tính chất tạm thời Một số khâu chuyển giao văn rườm rà, chưa khoa học nên q trình giải cơng việc can văn thư gặp khó khăn 5.4.2 Cơng tác lưu trữ: * Ưu điểm: Thực theo đạo quan chủ quản cấp trên, theo quy định nhà nước công tác lưu trữ Đã chỉnh lý hầu hết tài liệu lưu trữ đưa vào hoạt động phục vụ cho tra cứu, sử dụng tài liệu độc giả Kho lưu trữ thoáng mát, trang thiết bi đầy đủ thuận tiện cho việc sử dụng bảo quản tài liệu Vệ sinh kho, hệ thống điều hòa, hút ẩm, báo cháy tự động, hệ thống sử dụng tài liệu cố định… * Nhược điểm: SV: Đặng Thị Hương 55 Lớp CĐ Quản trị văn phòng K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Công tác thu nhập, bổ sung tài liệu lưu trữ chậm, nhiều tài liệu tồn đọng phòng ban, đơn vị Chưa giao nộp vào kho hết thời gian hành Chỉnh lý tài liệu xong mục hồ sơ chưa lập mục lục văn Do khai thác, nghiên cứu sử dụng tài liệu khó khăn Cơng cụ tra tìm tài liệu cịn thiếu, có mục lục hồ sơ Chưa áp dụng hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ rộng rãi Kinh phí dành cho lưu trữ cịn hạn chế, phương tiện để bảo quản tài liệu thiếu: máy hút bụi, quạt thơng gió… Hiện nhu cầu cơng việc đòi hỏi đáp ứng cao Để phát huy tốt ưu điểm biện pháp khắc phục số hạn chế Nhà trường với văn phòng tiến hành già soát đề giải pháp phù hợp để tiếp tục nâng cao hiệu công tác hành văn phịng quan Đề xuất biện pháp để phát huy ưu điểm khắc phục nhược điểm Là sinh viên học Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Và thực tập phịng hành - Tổng hợp, em nhận thấy cơng tác văn phịng quan tâm, đại hóa đạt hiệu cao cơng việc Tuy nhiên, để hoàn thiện hoạt động cơng tác văn phịng, đáp ứng với u cầu thời kỳ đổi ngày đòi hỏi cao chất lượng, việc khắc phục nhược điểm, phát huy ưu điểm cần thiết Em xin có số ý kiến đóng góp sau: - Cho sinh viên trường tiếp xúc nhiều nhằm trau dồi kinh nghiệm, khả để giúp sinh viên ngồi quan thực tập khơng bị bỡ ngỡ Tăng cường thêm số tiết học số ngành Tin học, Quản trị văn phòng, Soạn thảo văn bản, tiếng anh… để sinh viên hiểu sâu thêm môn chuyên ngành Tổ chức thêm lớp bồi dưỡng kiến thức tin học văn phòng cho cán SV: Đặng Thị Hương 56 Lớp CĐ Quản trị văn phòng K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội để cơng tác tin học hóa cơng tác hành văn phịng Để góp phần vào nghiệp đổi đất nước, cần phải quan tâm với công tác văn thư – lưu trữ, đặc biệt cán công tác này: - đảm bảo sở vật chất, cố khoản trợ cấp độc hại, động viên tinh thần, có kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chun mơn cho cán quan Tiếp tục tăng cường việc thu thập tài liệu lưu trữ quý Đầu tư sở vật chất vào việc bảo quản tài liệu Việc quản lý hồ sơ, tài liệu cần thực chặt chẽ hơn, tránh tình trạng chồng chéo văn Thận trọng giữ bí mật phát ngơn việc giữ tài liệu giấy tờ Kiểm tra thường xuyên việc áp dụng hiệu văn Đảng Nhà nước thuộc chức nhiệm vụ quan Cần quan tâm phát triển đồng đến tất lĩnh vực văn phòng để tạo nên phát triển chung toàn trường Phổ biến ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác hành văn phịng Tạo điều kiện thuận lợi phục vụ hoạt động khác quan, xây dựng mạng lưỡi điện tử phù hợp với phát triển văn phịng Đảm bảo cho việc cung cấp thơng tin cho lãnh đạo cách nhanh chóng, xác đầy đủ SV: Đặng Thị Hương 57 Lớp CĐ Quản trị văn phòng K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội KẾT LUẬN Trên báo cáo thực tập tốt nghiệp em viết sau đợt thực tập phịng hành chính- tổng hợp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Được giúp đỡ thầy cô khoa Quản trị văn phòng cán chuyên viên phịng hành chính- tổng hợp tạo điều kiện thuận lợi mặt, bảo, hướng dẫn tận tâm thầy cô khoa cac cán chun vien phịng giúp em hồn thành đợt thực tập Trong tháng thực tập phòng hành chính- tổng hợp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội em có điều kiện áp dụng kiến thức mà em học ghế nhà trường vào thực tiễn Trong q trình em nghiên cứu sâu công tác văn phịng trường em tích lũy thêm nhiều kiến thức chuyên ngành Quản trị văn phòng nhiều kiến thức lĩnh vực rút kinh nghiệm quý báu cho thân để hồn thành tốt khóa thực tập Song bên cạnh em tự thấy cịn nhiều khuyết điểm nhờ giúp đỡ cán quan em khắc phục nhiều khuyết điểm Em xin chân thành cảm ơn cán chun viên phịng hành chính- tổng hợp, tạo điều kiện thuận lợi giúp em hoàn thành tốt nhiệm vụ thực tập viết báo cáo tốt nghiệp Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 02 tháng 05 năm 2016 Sinh viên thực tập Đặng Thị Hương SV: Đặng Thị Hương 58 Lớp CĐ Quản trị văn phòng K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC Phụ lục 01 SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI Ban hiệu Ban Giám Giám hiệu Tổ Tổ chức Đảng Đảng đoàn thể Các Hộiđồng đồngtư tư Các Hội vấn Khoa Hành học Trung tâm tâm Tin Trung Tinhọc học Khoa Tổ chức Trung tâm đào tạo Trung tâm đào tạo quản lý nhânNVVP lực dạy nghề NVVP dạy nghề Khoa Văn thư - LưuTrung trữ tâm Thông tinTrung tâm Thông tin thư viện thư viện Quản lý đào tạo Phịng Tổ chức cán Phịng Hành Tổng hợp Khoa Nhà nước Pháp luật Trung Ngoại ngữ Trungtâm tâm Ngoại ngữ Phịng Kế hoạch tài Khoa Văn hóa Thơng tin xã hội Viện Nghiên cứu phát triển Phòng Quản trị thiết bị Khoa Quản trị văn phòng Cơ sở trường ĐHNV HN TP.Hồ Chí Minh Phịng Cơng tác sinh viên Khoa Khoa học trị Cơ sở Trường ĐHNV HN Miền Trung Phòng quản quản lý khoa học học họcvà sau sauđại đại học Khoa Đào tạo chức bồi dưỡng Ban quản lý KTX Phịng khảo thí đảm bảo chất lương Khoa tổ chức xây dựng quyền Tạp chí khoa học Nội vụ Phịng hợp tác quốc tế SV: Đặng Thị Hương Lớp CĐ Quản trị văn phòng K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 02: Sơ đồ cấu tổ chức phịng Hành chính- Tổng hợp SV: Đặng Thị Hương K13A Lớp CĐ Quản trị văn phòng Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 03 Sơ đồ quy trình xây dựng chương trình cơng tác thường kỳ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phòng Hành Tổ chức có u cầu gửi tới đơn vị đăng ký cơng tác Phịng Hành Tổ chức tổng hợp thơng tin hồn thành dự thảo Lấy ý kiến đơn vị Phịng Hành Tổ chức hoàn chỉnh dự thảo lần cuối Bản thảo chưa hoàn thiện SV: Đặng Thị Hương K13A Hoàn thành thủ tục pháp lý cần thiết Hiệu trưởng không duyệt Lớp CĐ Quản trị văn phòng Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 04 Sơ đồ công tác tổ chức Hội nghị Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Xây dựng kế hoạch Nội dung chuẩn bị sở vật chất hội nghị Thành phần phân công nhân Dự trù kinh phí Chuẩn bị Thành lập ban tổ chức hội nghị Triển khai Ghi biên Tổ chức Báo cáo kết Dự kiến chương trình Địa điểm, âm thanh, ánh sáng, Thực công việc sau hội nghị Kinh phí SV: Đặng Thị Hương K13A Lớp CĐ Quản trị văn phòng Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục: 05 SƠ ĐỒ QUY TRÌNH TỔ CHỨC CHUYẾN ĐI CƠNG TÁC CHO LÃNH ĐẠO CƠ QUAN STT Trình tự cơng việc Lập kế hoạch công tác cho lãnh dạo Đôn đốc, theo dõi cán bộ, nhận viên chuẩn bị chuyến cơng tác cho lãnh đạo phịng Đi công tác Đôn đốc, theo dõi công việc quan, báo cáo hàng ngày (ghi nhật ký) Kết thúc chuyến đi, thực việc báo cáo kết chuyến cho lãnh đạo Nhà trường SV: Đặng Thị Hương K13A Trách nhiệm Ghi Các đơn vị Phòng Lãnh đạo trường Phòng Phòng Lớp CĐ Quản trị văn phòng