Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT LỜI NÓI ĐẦU 1 Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN 4 1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III 4 1.1. Một vài nét về Trung tâm Lưu trữ quốc gia III 4 1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III 5 2. Tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III 5 2.1. Tổ chức và hoạt động của Phòng Hành chính Tổ chức 5 2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Phòng Hành chính Tổ chức 5 2.1.2 Vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị trí trong Phòng Hành chính Tổ chức 5 2.2. Công tác xây dựng Chương trình kế hoạch công tác 11 2.3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 11 2.3.1. Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lí của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III 12 2.3.2. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 12 2.3.3. Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lí của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III 13 2.4 Quy trình quản lí và giải quyết văn bản 14 2.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ hiện hành của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III 14 2.4.2 Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III 15 2.5 Tìm hiểu về tổ chức Lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III 15 3. Công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong Trung tâm Lưu trữ quốc gia III 17 3.1. Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của Phòng Hành chính – Tổ chức trong Trung tâm Lưu trữ quốc gia III 17 3.2. Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong văn phòng. Đề xuất mô hình văn phòng tối ưu. 17 3.3. Các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng của TTLTQGIII 17 Phần II CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP 19 CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III 19 LỜI CAM ĐOAN 20 LỜI CẢM ƠN 21 BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT 22 MỜ ĐẦU 23 1. Lý do chọn đề tài 23 2. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu 23 2.1. Đối tượng nghiên cứu 23 2.2. Phạm vi nghiên cứu 23 3. Mục tiêu nghiên cứu 24 4. Mục đích nghiên cứu 24 5. Lịch sử nghiên cứu 24 6. Phương pháp nghiên cứu 25 7. Đóng góp của đề tài. 25 8. Cấu trúc của đề tài 25 Chương 1 NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ 27 1.1. Khái niệm công tác Văn thư, lưu trữ 27 1.1.1. Khái niệm công tác Văn thư 27 1.1.2. Khái niệm về công tác Lưu trữ 27 1.2. Vai trò của công tác Văn thư, lưu trữ 27 1.2.1. Vai trò của công tác Văn thư 27 1.2.2. Vai trò của công tác Lưu trữ 28 1.3. Nội dung công tác Văn thư lưu trữ 29 1.3.1. Nội dung công tác Văn thư 29 1.3. Nội dung công tác Lưu trữ 33 1.3.1. Thu thập, bổ sung tài liệu 33 1.3.2. Chỉnh lý tài liệu 33 1.3.3. Thống kê tài liệu lưu trữ 34 1.3.4. Công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ 34 1.3.5. Bảo quản tài liệu lưu trữ 34 1.3.6. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ 34 2.2.7. Tình hình ứng dụng tin học vào công tác lưu trữ 34 2.2.8. Tình hình tiêu hủy tài liệu 34 Chương 2 KHÁI QUÁT VỀ TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III VÀ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI TTLTQG III 35 2.1. Khái quát về Trung tâm Lưu trữ quốc gia III 35 2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn 35 2.2.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy 35 2.2. Thực trạng công tác Văn thư tại TTLTQGIII 36 2.2.1 Tổ chức và chỉ đạo công tác Văn thư của TTLTQG III 36 2.2.2. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản 36 2.2.3. Quản lý công văn đi 37 2.2.4. Quản lý công văn đến 38 2.2.5. Quản lý và sử dụng con dấu 40 2.2.6. Công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp lưu hồ sơ 40 2.3. Thực trạng công tác Lưu trữ tại TTLTQGIII 42 2.2.1. Tổ chức và chỉ đạo công tác Lưu trữ của TTLTQG III 42 2.2.2. Thành phần, nội dung và khối lượng tài liệu bảo quản ở TTLTQG III 42 2.2.3. Tình hình tổ chức khoa học tài liệu 43 2.2.4. Tình hình thu thập tài liệu vào TTLTQG III 45 2.2.5. Tình hình tổ chức sử dụng tài liệu 46 2.2.6. Tình hình bảo quản tài liệu 47 2.2.7. Tình hình ứng dụng tin học vào công tác lưu trữ 48 2.2.8. Tình hình tiêu hủy tài liệu 49 Chương 3 GIẢI PHÁP ĐỂ NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III 50 3.1. Đánh giá ưu điểm, nhược điểm về công tác VTLT tại TTLTQGIII 50 3.1.1. Ưu điểm 50 3.1.2. Nhược điểm 51 3.2. Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác Văn thư lưu trữ 51 3.2.1. Về công tác Văn thư 51 3.2.2. Về công tác Lưu trữ 52 KẾT LUẬN 53 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 54 PHỤ LỤC 55 Phần III PHỤ LỤC 60
Báo cáo thực tập tốt nghiệp DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT STT Tên viết tắt TTLTQG III Phòng HC - TC Tên đầy đủ Trung tâm Lưu trữ quốc gia III Phịng Hành - Tổ chức Sinh viên: Nguyễn Tiến Mạnh Lớp: ĐHLT QTVP 14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp MỤC LỤC DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT .1 MỤC LỤC Phần III PHỤ LỤC 60 LỜI NÓI ĐẦU Phần I KHẢO SÁT CƠNG TÁC VĂN PHỊNG CỦA CƠ QUAN Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Trung tâm Lưu trữ quốc gia III 1.1 Một vài nét Trung tâm Lưu trữ quốc gia III .4 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Trung tâm Lưu trữ quốc gia III .5 Tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động cơng tác hành văn phịng Trung tâm Lưu trữ quốc gia III 2.1 Tổ chức hoạt động Phịng Hành - Tổ chức 2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức Phịng Hành - Tổ chức .5 2.1.2 Vị trí việc làm xây dựng mơ tả việc vị trí Phịng Hành - Tổ chức 2.2 Cơng tác xây dựng Chương trình - kế hoạch cơng tác 11 2.3 Công tác soạn thảo ban hành văn Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III .11 2.3.1 Thẩm quyền ban hành hình thức văn quản lí Trung tâm Lưu trữ quốc gia III 12 2.3.2 Thể thức kỹ thuật trình bày văn Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III .12 2.3.3 Các bước quy trình soạn thảo văn quản lí Trung tâm Lưu trữ quốc gia III .13 2.4 Quy trình quản lí giải văn 14 2.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lí giải văn đi, văn đến lập hồ sơ hành Trung tâm Lưu trữ quốc gia III 14 2.4.2 Nhận xét lập hồ sơ hành Trung tâm Lưu trữ quốc gia III 15 2.5 Tìm hiểu tổ chức Lưu trữ Trung tâm Lưu trữ quốc gia III 16 Công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng Trung tâm Lưu trữ quốc gia III 17 3.1 Tìm hiểu nhận xét trang thiết bị văn phòng, sở vật chất Phòng Hành – Tổ chức Trung tâm Lưu trữ quốc gia III 17 3.2 Sơ đồ hóa cách bố trí, xếp trang thiết bị văn phòng Đề xuất mơ hình văn phịng tối ưu .17 Sinh viên: Nguyễn Tiến Mạnh Lớp: ĐHLT QTVP 14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp 3.3 Các phần mềm sử dụng công tác văn phòng TTLTQGIII .18 Phần II 19 CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP 19 CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ 19 QUỐC GIA III .19 LỜI CAM ĐOAN 21 LỜI CẢM ƠN .22 BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT 23 MỜ ĐẦU .24 Lý chọn đề tài .24 Đối tượng nghiên cứu phạm vi nghiên cứu 24 2.1 Đối tượng nghiên cứu 24 2.2 Phạm vi nghiên cứu .24 Mục tiêu nghiên cứu .25 Mục đích nghiên cứu 25 Lịch sử nghiên cứu 25 Phương pháp nghiên cứu .26 Đóng góp đề tài 26 Cấu trúc đề tài 26 Chương 28 NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ 28 1.1 Khái niệm công tác Văn thư, lưu trữ 28 1.1.1 Khái niệm công tác Văn thư 28 1.1.2 Khái niệm công tác Lưu trữ 28 1.2 Vai trị cơng tác Văn thư, lưu trữ 28 1.2.1 Vai trị cơng tác Văn thư .28 1.2.2 Vai trị cơng tác Lưu trữ .29 1.3 Nội dung công tác Văn thư lưu trữ 30 Sinh viên: Nguyễn Tiến Mạnh Lớp: ĐHLT QTVP 14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp 1.3.1 Nội dung công tác Văn thư .30 1.3 Nội dung công tác Lưu trữ 34 1.3.1 Thu thập, bổ sung tài liệu 34 1.3.2 Chỉnh lý tài liệu 35 1.3.3 Thống kê tài liệu lưu trữ 35 1.3.4 Công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ 35 1.3.5 Bảo quản tài liệu lưu trữ 35 1.3.6 Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ 35 2.2.7 Tình hình ứng dụng tin học vào cơng tác lưu trữ 36 2.2.8 Tình hình tiêu hủy tài liệu 36 Chương 37 KHÁI QUÁT VỀ TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III VÀ 37 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI TTLTQG III .37 2.1 Khái quát Trung tâm Lưu trữ quốc gia III 37 2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn 37 2.2.2 Cơ cấu tổ chức máy .37 2.2 Thực trạng công tác Văn thư TTLTQGIII 38 2.2.1 Tổ chức đạo công tác Văn thư TTLTQG III 38 2.2.2 Công tác soạn thảo ban hành văn 38 2.2.3 Quản lý công văn 39 2.2.4 Quản lý công văn đến .40 2.2.5 Quản lý sử dụng dấu 42 2.2.6 Công tác lập hồ sơ hành nộp lưu hồ sơ 42 2.3 Thực trạng công tác Lưu trữ TTLTQGIII 43 2.2.1 Tổ chức đạo công tác Lưu trữ TTLTQG III 44 2.2.2 Thành phần, nội dung khối lượng tài liệu bảo quản TTLTQG III 44 2.2.3 Tình hình tổ chức khoa học tài liệu 45 2.2.4 Tình hình thu thập tài liệu vào TTLTQG III 47 Sinh viên: Nguyễn Tiến Mạnh Lớp: ĐHLT QTVP 14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp 2.2.5 Tình hình tổ chức sử dụng tài liệu .49 2.2.6 Tình hình bảo quản tài liệu .50 2.2.7 Tình hình ứng dụng tin học vào công tác lưu trữ 52 2.2.8 Tình hình tiêu hủy tài liệu 52 Chương 53 GIẢI PHÁP ĐỂ NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ 53 LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III .53 3.1 Đánh giá ưu điểm, nhược điểm công tác VTLT TTLTQGIII 53 3.1.1 Ưu điểm 53 3.1.2 Nhược điểm 54 3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác Văn thư lưu trữ 54 3.2.1 Về công tác Văn thư 54 3.2.2 Về công tác Lưu trữ 55 KẾT LUẬN 56 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 57 PHỤ LỤC .58 Phần III PHỤ LỤC 63 Phần III PHỤ LỤC 60 Sinh viên: Nguyễn Tiến Mạnh Lớp: ĐHLT QTVP 14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Sinh viên: Nguyễn Tiến Mạnh Lớp: ĐHLT QTVP 14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp LỜI NÓI ĐẦU Thầy cô bạn đọc thân mến! Trong xu tồn cầu hóa đặc biệt Việt Nam hội nhập sâu rộng vào tổ chức giới mở cho nhiều hội để phát triển đất nước người Việt Nam, kéo theo khó khăn thử thách lớn Muốn trì phát triển với kinh tế giới địi hỏi nước ta phải có nhiều đổi cải cách đặc biệt Hành Quốc gia Trong có cơng tác Quản trị Văn phịng, góp phần quan trọng vào nghiệp phát triển chung đất nước Công tác Quản trị Văn phòng giữ vai trò quan trọng có quan tổ chức hệ thống trị nước ta Nó mắt xích chủ chốt nghiệp phát triển quan, tổ chức Công tác Quản trị Văn phòng đánh giá hiệu hoạt động quản lý quan, tổ chức làm tốt cơng tác góp phần đẩy mạnh cải cách hành chính, giúp xây dựng máy Nhà nước vững mạnh theo tinh thần Nghị Trung ương Đảng đề Đánh giá ý nghĩa tầm quan trọng công tác Hành Văn phịng ngày 18 tháng 12 năm 1971 Bộ trưởng Phủ Thủ tướng ban hành Quyết định số: 109/BT việc thành lập Trường Trung học Văn thư Lưu trữ Ngày 15/6/2005 Bộ trưởng Bộ Giáo dục Đào tạo ban hành Quyết định số 3225/QĐ-BGD&ĐT-TCCB việc thành lập Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I sở Trường Trung học Văn thư Lưu trữ Trung ương I Theo Quyết định này, Trường đơn vị nghiệp trực thuộc Bộ Nội vụ Ngày 14/11/2011 Thủ tướng Chính phủ ký Quyết định số 2016/QĐ-TTg việc thành Trường Đại học Nội vụ Hà Nội sở nâng cấp Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội Nhận thức tầm quan trọng việc gắn liền lý thuyết với thực tiễn nên chương trình đào tạo Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, sau học xong chương trình lý thuyết, sinh viên năm cuối (hệ đại học liên thơng quy) ngành Quản trị Văn phịng thực tập quan Trung ương Sinh viên: Nguyễn Tiến Mạnh Lớp: ĐHLT QTVP 14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp địa phương nhằm củng cố kiến thức học, nâng cao lực, vận dụng lý thuyết vào thực tiễn, rèn luyện kỹ nghề nghiệp xây dựng phong cách làm việc cán khoa học Giúp cho sinh viên lĩnh hội tốt kiến thức nhà trường vào thực tế tích lũy kinh nghiệm vững vàng trước bước vào công tác sau trường Ngày 4/7/2016 đến ngày 28/8/2016 trường Đại học Nội vụ Hà Nội tổ chức cho học sinh viên Khoa Quản trị Văn phòng thực tập quan Mục đích đợt thực tập gắn liền nhà trường với xã hội, lý thuyết với thực tiễn Qua việc khảo sát nghiên cứu thực hành cơng tác hành văn phịng quan, doanh nghiệp để củng cố lý thuyết học nhằm nâng cao lực, rèn luyện kĩ nghề nghiệp, xây dựng phong cách làm việc cán khoa học Quản trị văn phòng Từ việc thực tập giúp cho sinh viên củng cố kiến thức, nâng cao lực vận dụng lý luận vào thực tiễn, rèn luyện kỹ nghề nghiệp xây dựng phong cách làm việc cán khoa học Qua đợt thực tập giúp cho sinh viên làm quen với công việc mà họ phải làm, giúp cho người học có nhìn đầy đủ nghề nghiệp Giúp sinh viên tìm hiểu tình hình thực tế cơng tác văn phịng, cơng tác văn thư Qua có điều kiện liên hệ kiến thức lý luận với tình hình thực tiễn để so sánh, củng cố nâng cao nhận thức nghề nghiệp Vận dụng kiến thức học để thực hành số khâu nghiệp vụ công tác Văn phịng, cơng tác Văn thư lưu trữ nhằm bước đầu rèn luyện tay nghề, xây dựng phong cách làm việc người cán văn phòng tương lai Trong thời gian thực tập TTLTQG III , nghiên cứu, khảo sát thực hành khâu nghiệp vụ công tác văn thư, quản trị văn phịng cơng tác lưu trữ Qua tơi có dịp so sánh, đối chiếu lý thuyết học với thực tiễn, dùng lý luận để nhận biết thực tiễn, thơng qua vận dụng kiến thức học để giải vấn đề thực tế đặt nhằm củng cố kiến thức lý luận rèn luyện thêm tay nghề Sinh viên: Nguyễn Tiến Mạnh Lớp: ĐHLT QTVP 14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Toàn kết đợt thực tập thể "Báo cáo thực tập tốt nghiệp" bao gồm phần sau: Lời nói đầu Phần I: Khảo sát cơng tác văn phòng TTLTQG III Phần II: Chuyên đề thực tập: Công tác Văn thư, lưu trữ TTLTQG III Phần III: Phần phụ lục Được giúp đỡ tận tình lãnh đạo, cán công chức TTLTQG III với nỗ lực thân, thời gian thực tập tương đối ngắn, cộng với vốn hiểu biết tơi cịn có hạn chế nên báo cáo khó tránh khỏi thiếu sót, mong nhận đóng góp ý kiến thầy cô giáo để báo cáo hồn thiện Nhân đây, tơi xin gửi lời cảm ơn đến thầy cô giáo Khoa Quản trị Văn phòng, đến tập thể Ban lãnh đạo cán công tác TTLTQG III giúp tơi hồn thành đợt thực tập này./ Hà Nội, ngày 28 tháng năm 2016 Sinh viên Nguyễn Tiến Mạnh Sinh viên: Nguyễn Tiến Mạnh Lớp: ĐHLT QTVP 14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Phần I KHẢO SÁT CƠNG TÁC VĂN PHỊNG CỦA CƠ QUAN Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Trung tâm Lưu trữ quốc gia III 1.1 Một vài nét Trung tâm Lưu trữ quốc gia III Cách mạng tháng Tám năm 1945 thành công, nước Việt Nam Dân chủ cộng hịa đời Trong q trình hoạt động mình, quan, tổ chức nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam sảm sinh khối lượng tài liệu có ý nghĩa tồn quốc có giá trị nhiều mặt, phục vụ cho công xây dựng bảo vệ đất nước Nhằm bảo vệ phát huy giá trị tài liệu đó, TTLTQG III thành lập theo Quyết định số 118/TCCP - TC ngày 10 tháng năm 1995 Bộ trưởng - Trưởng Ban Tổ chức - Cán Chính phủ (nay Bộ Nội vụ) với chức thu thập, bảo quản an toàn tổ chức sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ có ý nghĩa toàn quốc từ Cách mạng tháng Tám năm 1945 tới Các giai đoạn phát triển TTLTQG III: Như biết, TTLTQG III Trung tâm tách từ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I Thời gian tách để thành lập, đội ngũ cán có 32 người, cấu tổ chức có 06 phịng; số lượng tài liệu đưa từ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I gần 4000 mét Thẩm quyền thu thập tài liệu thu thập tài liệu thời kỳ sau Cách mạng, phạm vi toàn quốc Theo thời gian, thẩm quyền cấu tổ chức, số lượng chất lượng cán mặt hoạt động Trung tâm III có thay đổi định Để kiện toàn máy tổ chức TTLTQG III, ngày 06/4/2004 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước Quyết định số 35/QĐ - LTNN Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức TTLTQG III thay Quyết định số 120/QĐ-VTLTNN ngày 20/5/2010 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước Tiếp tục thay Quyết định số 166/QĐ-VTLTNN ngày 28 tháng 10 năm 2015 Cục trưởng Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước quy định chức, nhiệm vụ, Sinh viên: Nguyễn Tiến Mạnh Lớp: ĐHLT QTVP 14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp mơn tiến tới việc tự soạn thảo văn mà quan ban hành - Cán văn thư cần ghi đầy đủ thông tin yêu cầu sổ công văn đến - Không cán văn thư mà cán công chức quan phải lập hồ sơ hành cơng việc Đến cuối năm, đơn vị Trung tâm phải thực nghiêm chỉnh việc nộp lưu hồ sơ đơn vị 3.2.2 Về cơng tác Lưu trữ - Trung tâm cần nhanh chóng thành lập phận quản lý tài liệu hình thành trình hoạt động - Trung tâm cần triển khai nhanh việc ứng dụng tin học công việc quản lý sử dụng tài liệu lưu trữ để độc giả tra tìm tài liệu cách nhanh chóng Trên số kiến nghị tơi công tác Văn thư công tác Lưu trữ TTLTQG III Hy vọng Trung tâm sớm khắc phục hạn chế để hoàn thành tốt công việc mà Đảng Nhà nước giao cho Sinh viên: Nguyễn Tiến Mạnh 55 Lớp: ĐHLT QTVP 14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp KẾT LUẬN Trung tâm Lưu trữ quốc gia III bốn trung tâm lưu trữ hàng đầu Nhà nước nên công tác Văn thư lưu trữ, đặc biệt công tác Lưu trữ ln đóng vai trị quan trọng hoạt động trung tâm Như trình bày cơng tác Văn thư Lưu trữ TTLTQG III nhìn chung thực tương đối tốt Trong thời gian qua, công tác Văn thư lưu trữ Nhà nước quan tâm, đầu tư hàng nghìn tỷ đồng cho việc xây dựng kho lưu trữ, mua sắm trang thiết bị bảo quản, xử lý tình trạng tài liệu tích đống ngăn chặn nguy huỷ hoại, bảo vệ an toàn tài liệu lưu trữ, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ Từ đó, tài liệu Lưu trữ quốc gia phục vụ có hiệu nhu cầu nghiên cứu, góp phần thiết thực vào việc khơi phục nhiều cơng trình quan trọng sau chiến tranh, cho nghiệp xây dựng, bảo vệ phát triển kinh tế văn hoá xã hội đất nước Trong thời gian tới TTLTQG III tiếp tục thực nhiệm vụ quan trọng Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ có ý nghĩa quốc gia góp phần xây dựng ngành lưu trữ ngày phục vụ phát triển đất nước Tôi xin chân thành cảm ơn thầy cô trang bị cho kiến thức nghề nghiệp tập thể lãnh đạo cán công chức TTLTQG III giúp đỡ thời gian thực đề tài này./ Sinh viên: Nguyễn Tiến Mạnh 56 Lớp: ĐHLT QTVP 14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Bộ Nội vụ (2005), Thông tư số 21/2005/TT-BNV Hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ Ủy ban nhân dân Chính phủ (2004), Nghị định số110/NĐ-CP Cơng tác văn thư Chính phủ (2004), Nghị định số 111/NĐ-CP quy định chi tiết hành số điều Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia Quốc hội (2011), Luật Lưu trữ số 01/2011/QH Uỷ ban Thường vụ Quốc hội (2001), Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia số 34/2011/PL-UBTVQH lưu trữ quốc gia Vương Đình Quyền (1990), Lý luận phương pháp công tác văn thư Các trang web: + khotailieu.com + tailieu.vn + timtailieu.vn + thuvienphapluat.vn + thuviennoivu.dreamlib.vn + ush.vnu.edu.vn + www.archives.gov.vn + www.doc.edu.vn + www.moj.gov.vn + www.vanthuluutru.com Sinh viên: Nguyễn Tiến Mạnh 57 Lớp: ĐHLT QTVP 14A PHỤ LỤC Sơ đồ tổ chức máy TTLTQG III Phòng Thu thập sưu tầm tài liệu Phòng Chỉnh lý tài liệu Phòng Bảo quản tài liệu Phòng Cơng bố Giới thiệu tài liệu Phịng Tài liệu nghe nhìn Phịng Tin học Cơng cụ tra cứu Ban Giám Đốc Phịng Kế tốn Phịng Đọc Phịng Hành - Tổ chức Phịng Bảo vệ PCCC 58 MỘT SỐ HÌNH ẢNH VỀ TTLTQG III Hình ảnh Trụ sở Trung tâm Lưu trữ quốc gia III 59 Hình ảnh: Phịng văn thư 60 Hình ảnh: Kho lưu trữ 61 Hình ảnh Châu Bản Triều Nguyễn 62 Phần III PHỤ LỤC Phụ lục 01 Sơ đồ tổ chức máy TTLTQG III (Kèm theo Quyết định số 166/QĐ-VTLTNN) Phòng Thu thập sưu tầm tài liệu Phòng Chỉnh lý tài liệu Phòng Bảo quản tài liệu Phòng Cơng bố Giới thiệu tài liệu Phịng Tài liệu nghe nhìn Ban Giám Đốc Phịng Tin học Cơng cụ tra cứu Phịng Kế tốn Phịng Đọc Phịng Hành - Tổ chức Phịng Bảo vệ PCCC 63 Phụ lục 02 Sơ đồ tổ chức máy Phòng HC – TC (Kèm theo Quyết định số 620/QĐ-TTLTIII) Trưởng phịng Phịng Hành - Tổ chức Phó phịng Phịng Hành - Tổ chức Bộ phận Hành - Tổng hợp Bộ phận Văn thư 64 Bộ phận Quản trị Phụ lục số 03 Sơ đồ hoá nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của TTLTQG III Các phịng Phịng Hành - Tổng Lãnh đạo Trung tâm hợp Gửi văn đề nghị Phịng đăng ký nội dung cơng việc Đăng ký nội dung công việc Tổng hợp, xây dựng thảo Gửi thảo đến phòng để xin ý kiến góp ý Đóng góp ý kiến cho thảo Tổng hợp ý kiến góp ý, chỉnh sửa, hồn thiện thảo Duyệt thể thức Xem xét, ký ban hành 65 Phụ lục số 04 Quyết định số 428/QĐ-TTLTII ngày 01 tháng năm 2015 Giám đốc TTLTQGIII Ban hành Quy chế công tác Văn thư Lưu trữ Trung tâm Lưu trữ quốc gia III 66 Phụ lục số 05 Sơ đồ quy trình quản lý văn 67 Phụ lục số 06 Sơ đồ quy trình quản lý văn đến 68 Phụ lục số 07 Sơ đồ cách bố trí, xếp trang thiết bị phòng làm việc 12 10 2 2 2 2 11 Ghi chú: 1: Cửa 7: Bàn làm việc 2: Ghế 8: Điện thoại 3: Bàn tiếp khách 9: Hộp đựng văn phòng phẩm 4: Tủ đựng tài liệu 10: Máy tính 5: Cửa sổ 11: Máy in 6: Máy fax 12: Bình nước lọc 69