Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU 1 Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀKHÁI QUÁT VỀ TÒA ÁN NHÂN DÂN QUẬN CẦU GIẤY 3 1.1. Cơ sở lý luận về công tác Văn thư 3 1.1.1. Một số khái niệm về công tác Văn thư 3 1.1.2. Nội dung của công tác Văn thư 3 1.1.3. Vai trò của công tác Văn thư 4 1.2. Khái quát về Tòa án nhân dân quận Cầu Giấy 7 1.2.1. Sự hình thành và phát triển của Tòa án nhân dân quận Cầu Giấy 7 1.2.2. Cơ cấu tổ chức của Tòa án nhân dân quận Cầu Giấy 7 1.2.3. Chức năng nhiệm vụ, quyền hạn của Tòa án nhân dân quận Cầu Giấy 8 Chương 2.THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TÒA ÁNNHÂN DÂN QUẬN CẦU GIẤY 9 2.1. Tình hình tổ chức và cán bộ làm công tác Văn thư của Tòa án nhân dân quận Cầu Giấy 9 2.1.1. Tổ chức công tác Văn thư tại Tòa án nhân dân quận Cầu Giấy 9 2.1.2. Tổ chức cán bộ làm công tác văn thư ở Tòa án nhân dân quận Cầu Giấy 10 2.2. Tình hình quản lý và chỉ đạo công tác văn thư của Tòa án nhân dân quận Cầu Giấy 11 2.2.1. Về ban hành văn bản chỉ đạo công tác văn thư của Tòa án nhân dân quận Cầu Giấy 11 2.2.2. Về thực hiện các văn bản chỉ đạo và hướng dẫn công tác văn thư của Tòa án nhân dân quận Cầu Giấy 12 2.3. Tình hình thực hiện nội dung nghiệp vụ công tác văn thư của Tòa án quận Cầu giấy 12 2.3.1. Tổ chức quản lý, giải quyết văn bản đến của Tòa án quận Cầu Giấy 12 2.3.2. Tổ chức quản lý văn bản đi 13 2.3.3. Tổ chức quản lý văn bản nội bộ và văn bản mật 16 2.3.4.Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu 17 2.3.5. Lập hồ sơ và lưu trữ 18 Chương 3.MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA TÒA ÁN NHÂN DÂN QUẬN CẦU GIẤY 19 3.1. Đánh giá chung về thực trạng công tác văn thư của tòa án nhân dân quận Cầu Giấy 19 3.1.1. Ưu điểm 19 3.1.2. Nhược điểm 25 3.1.3. Công tác chỉ đạo điều hành nhằm nâng cao chất lượng cán bộ làm công tác văn thư 27 3.1.4.Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư của Tòa án nhân dân quận Cầu Giấy 29 KẾT LUẬN 32 TÀI LIỆU THAM KHẢO 33 PHỤ LỤC
MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Công tác văn thư quan Hành nhà nước đóng vai trị quan trọng công tác quản lý tất quan, tổ chức xã hội Mỗi quan tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng có đặc điểm chung q trình quản lý hoạt động tạo văn giấy tờ địi hỏi cơng tác văn thư phải lưu trữ lại để tham khảo,tra cứu cần thiết sử dụng Việc soạn thảo văn quan trọng việc lưu trữ bảo quản an toàn phát huy giá trị tài liệu quan trọng khơng Chính tất quan, tổ chức cần có cơng tác văn thư Để thấy tầm quan trọng công tác văn thư thời kì đại hóa cơng tác ngành văn thư đại cung cấp thông tin kịp thời cho việc quản lý lãnh đạo điều hành Cùng với phát triển đất nước, máy nhà nước có bước phát triển mạnh mẽ, nhằm phục vụ đất nước, phụng nhân dân Để đảm bảo lãnh đạo, đạo tập trung, thống nhà nước, công tác truyền tải thông tin đạo từ xuống chủ trương, sách phản ánh thực tiễn từ lên để báo cáo kết thực đề xuất ý kiến, bất cập để điều chỉnh, bổ sung ngày cấp thiết, công tác chuyển tải thông tin phổ biến hình thức văn Chính vậy, cơng tác văn áp dụng với nhiều sáng kiến, đổi mới, với tiến khoa học kỹ thuật tiến tiến phục vụ vào công tác này, đặc biệt giai đoạn bùng nổ công nghệ thông tin nay, nối mạng tồn cầu, cơng tác văn trở thành đơn giản trao đổi thông tin quốc gia toàn giới Văn ngày áp dụng phổ biến quan, đơn vị hệ thống trị (Đảng, quyền, đồn thể trị xã hội ), hình thức chuyển thơng tin nhất, có tính pháp lý cao, sử dụng rộng rãi Trong hoạt động quản lý nhà nước, giao dịch quan nhà nước với nhau, quan nhà nước với tổ chức, công dân, văn phương tiện thông tin bản, sợi dây liên lạc Nhà nước với tổ chức công dân Việc soạn thảo ban hành văn theo quy định Nhà nước đảm bảo cho hoạt động quan, tổ chức diễn cách có hệ thống, đảm bảo tính pháp quy, thống chứa đựng bên văn quản lý hành nhà nước giải cơng việc quan Chính việc quan tâm mực đến soạn thảo quản lý văn góp phần tích cực vào việc tăng cường hiệu lực quản lý hành nói riêng quản lý nhà nước nói chung Đối tượng nghiên cứu, phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu đề tài là: Cơng tác văn thư Tịa án nhân dân quận Cầu Giấy Phạm vi nghiên cứu đề tài: Cơng tác văn thư Tịa án nhân dân quận Cầu Giấy năm 2015 Mục đích nghiên cứu Nghiên cứu sở lý luận, sở pháp lý, sở thực tiễn cơng tác văn thư Tịa án nhân dân quận Cầu Giấy Nghiên cứu đề tài nhằm hiểu thêm công tác văn thư, thực trạng cơng tác văn thư Tịa án nhân dân quận Cầu Giấy, mặt làm chưa làm được, nguyên nhân hạn chế để đưa giải pháp nhằm khắc phục hạn chế, nâng cao chất lượng, đảm bảo yêu cầu công tác văn thư Phương pháp nghiên cứu Trong đề tài nghiên cứu này, em sử dụng phương pháp nghiên cứu như: Phương pháp nghiên cứu tài liệu; phương pháp phân tích, tổng hợp tài liệu; phương pháp thống kê – so sánh; phân tích, khảo sát thực tế… Đề tài kết cấu gồm chương: Chương Cơ sở lý luận công tác văn thư khái quát Tòa án nhân dân quận Cầu Giấy Chương Thực trạng công tác văn thư Tòa án nhân dân quận Cầu Giấy Chương Một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng cơng tác văn thư Tịa án nhân dân quận Cầu Giấy Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CƠNG TÁC VĂN THƯ VÀ KHÁI QT VỀ TỊA ÁN NHÂN DÂN QUẬN CẦU GIẤY 1.1 Cơ sở lý luận công tác Văn thư 1.1.1 Một số khái niệm công tác Văn thư Công tác văn thư hoạt động đảm bảo thông tin văn phục vụ cho hoạt động quản lý quan nhà nước, tổ chức trị, kinh tế, xã hội, đơn vị vũ trang Là hoạt động công việc vấn đề \xây dựng văn giải văn hình thành hoạt động quan Các văn hình thành cơng tác văn thư phương tiện thiết yếu cho hoạt động quan đạt hiệu Công tác văn thư hạot động gắn liền với văn giấy tờ hình thành hoạt động quan tổ chức, cơng tác văn thư hoạt động khởi đầu bao gồm công việc soạn thảo, ban hành văn , quản lý văn tài liệu phát sinh trình hoạt động quan tổ chức , lập hồ sơ, quản lý sử dụng dấu 1.1.2 Nội dung công tác Văn thư Công tác văn thư hoạt động đảm bảo thông tin văn phục vụ cho lãnh đạo, quản lý điều hành công việc quan Đảng, quan Nhà nước, tổ chức kinh tế , tổ chức trị - xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân (gọi tắt quan) Những năm gần cơng tác văn thư có bước phát triển phong phú đa dạng, đáp ứng yêu cầu cải cách Hành nhà nước Ở quan văn giấy tờ văn thư lưu lại văn phòng hầu hết văn qnan sản sinh , văn mang tính chất đạo cấp trên, văn cấp gửi lên, văn quan ngang cấp đề nghị phối hợp thực Còn văn phòng ban quan sản sinh lưu phòng ban chuyên môn Nghiệp vụ công tác văn thư: -Quản lý văn đến + Tiếp nhận văn đến + Đăng ký văn đến + Trình, chuyển giao văn đến + Giải theo dõi, đôn đốc -Quản lý văn + Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số ngày, tháng, năm văn + Đăng ký văn + Nhân bản, đóng dấu quan, đơn vị dấu mức độ mật, khẩn( có) + làm thủ tục phát hành, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn + Lưu văn -Quản lý sử dụng dấu + Con dấu phải bảo quản phòng làm việc văn thư + Không giao dấu cho người khác chưa phép văn người có thầm quyền + văn thư phải tự tay đóng dấu vào văn Viện hàn lâm + đóng dấu vào văn thể thức + đóng dấu vào văn có nội dung 1.1.3 Vai trị cơng tác Văn thư Trong hoạt động quản lý hành nhà nước hầu hết công việc từ đạo, điều hành, định, thi hành lĩnh vực gắn liền với văn bản, có nghĩa gắn liền việc soạn thảo, ban hành tổ chức sử dụng văn nói riêng, với cơng tác văn thư lưu trữ nói chung Do đó, vai trị cơng tác văn thư lưu trữ hoạt động quản lý hành nhà nước quan trọng thể điểm sau: Thứ nhất, góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ mục đích trị, kinh tế, văn hố, xã hội.Đồng thời, cung cấp thơng tin khứ, cứ, chứng phục vụ cho hoạt động quản lý quan Thứ hai, giúp cho cán bộ, công chức, viên chức nâng cao hiệu suất công việc giải xử lý nhanh chóng đáp ứng yêu cầu tổ chức, cá nhân Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc cách có hệ thống, qua cán bộ, cơng chức kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực tốt mục tiêu quản lý: suất, chất lượng, hiệu mục tiêu, yêu cầu cải cách hành nhà nước nước ta Thứ ba, tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực quan, tổ chức Góp phần giữ gìn cứ, chứng hoạt động quan, phục vụ việc kiểm tra, tra giám sát Thứ tư, góp phần bảo vệ bí mật thơng tin có liên quan đến quan, tổ chức bí mật quốc gia Từ quan điểm thấy quan tâm làm tốt công tác văn thư, lưu trữ góp phần bảo đảm cho hoạt động hành nhà nước thơng suốt, nâng cao hiệu quản lý hành nhà nước thúc đẩy nhanh chóng cơng cải cách hành Vì vậy, quan hành nhà nước phải có nhận thức đắn về vị trí vai trị cơng tác văn thư, lưu trữ để đưa biện pháp phù hợp nhằm đưa công tác văn thư, lưu trữ quan, đơn vị vào nề nếp nâng cao hiệu quản lý quan, đơn vị Tuy nhiên, thời gian qua cơng tác văn thư lưu trữ cịn bộc lộ số hạn chế như: Lãnh đạo quan, đơn vị chưa thực quan tâm đến công tác quản lý hoạt động thuộc lĩnh vực văn thư, lưu trữ; đội ngũ cán làm công tác văn thư lưu trữ thiếu số lượng chưa đáp ứng yêu cầu chuyên môn nghiệp vụ; việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư cịn nhiều hạn chế… Vì vậy, muốn phát huy vai trị cơng tác văn thư lưu trữ, quan, tổ chức địa bàn tỉnh cần quan tâm đến số giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ hoạt động quản lý hành nhà nước sau: Một để đưa công tác văn thư lưu trữ vào nề nếp đạt bước tiến dài, cần thay đổi nhận thức quan, đơn vị, đặc biệt cấp lãnh đạo Cần có đội ngũ cán đào tạo tốt chuyên môn, đạo quán hoạt động quan nhà nước quan chức chuyên ngành, phát huy trách nhiệm người đứng đầu quan việc đạo, điều hành công tác văn thư, lưu trữ; cập nhật phổ biến văn pháp luật công tác văn thư, lưu trữ cho cán bộ, công chức, viên chức nhằm nâng cao nhận thức vị trí, tầm quan trọng cơng tác văn thư, lưu trữ thực nghiêm túc quy định Nhà nước, văn hướng dẫn nghiệp vụ Trung ương văn đạo UBND tỉnh Sở Nội vụ công tác văn thư, lưu trữ Hai tăng cường công tác kiểm tra, đạo, động viên khen thưởng kịp thời xử lý vi phạm pháp luật công tác văn thư, lưu trữ Giải đầy đủ chế độ phụ cấp trách nhiệm, độc hại, sách cho cán văn thư lưu trữ chuyên trách, kiêm nhiệm Có kế hoạch tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ cho cán làm cơng tác văn thư, lưu trữ để công tác văn thư, lưu trữ quan, đơn vị toàn tỉnh ngày hướng phát triển ngành Ba phải đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin đăng ký, tra tìm văn theo dõi công việc hàng ngày quan Việc ứng dụng khoa học công nghệ vào quản lý văn phần mềm quản lý văn đi, văn đến, quản lý văn lập hồ sơ giúp công tác văn thư tiết kiệm thời gian, công sức hạn chế khối lượng văn giấy ngày gia tăng nhằm số hoá tài liệu lưu trữ hỗ trợ cho công tác khai thác phục vụ nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ nhân dân cán cơng chức, viên chức Có thể thấy tài liệu lưu trữ khai thác phát huy tầm quan trọng vốn có nhằm bảo đảm thông tin, cung cấp tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy, phục vụ kịp thời có hiệu cho hoạt động thực tiễn, nghiên cứu lịch sử tất lĩnh vực đời sống trị, kinh tế, văn hóa, xã hội góp phần quan trọng việc hồn thành tiêu kế hoạch công tác quan, tổ chức 1.2 Khái quát Tòa án nhân dân quận Cầu Giấy Tên đơn vị: Tòa án nhân dân quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội Trụ sở làm việc số 18 ngõ 68 đường Cầu Giấy, phường Quan Hoa, quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội Về sở vật chất: Trụ sở Tòa án nhân dân quận Cầu Giấy xây dựng tầng diện tích đất sử dụng 1470m2 gồm có 16 phịng làm việc, 03 phòng xử án, 01 phòng họp, 01 hội trường, 02 kho lưu trữ Các phòng làm việc trang bị đầy đủ bàn ghế làm việc, tủ để hồ sơ tài liệu, máy vi tính, máy in, máy photocopy, máy fax, 02 xe máy phục vụ cán công chức đơn vị hoạt động chun mơn tốt 1.2.1 Sự hình thành phát triển Tịa án nhân dân quận Cầu Giấy Q trình thành lập :TAND quận Cầu Giấy Tòa án non trẻ, nơi cửa ngõ phía Tây Thủ Hà Nội, Tòa án nhân dân quận Cầu Giấy đươc thành lập năm 1977 sở Nghị định số 74/CP ngày 22/11/1996 Thủ Tướng Chính phủ định số 1085/QĐ-QLTA ngày 25/12/1996 Bộ trưởng Bộ Tư pháp 1.2.2 Cơ cấu tổ chức Tòa án nhân dân quận Cầu Giấy Về cấu tổ chức: Tòa án nhân dân quận Cầu Giấy có 32 cán công chức nhân viên hợp đồng bao gồm 13 thẩm phán (trong có 01 Chánh án 03 Phó Chánh án), 11 Thư ký, 01 Thẩm tra viên, 02 chức danh khác 05 nhân viên hợp đồng Trong đơn vị có 01 Chi đảng, 01 tổ chức Cơng đồn, 01 tổ chức Đồn Thanh niên 01 Hội luật gia 1.2.3 Chức nhiệm vụ, quyền hạn Tòa án nhân dân quận Cầu Giấy Tòa án nhân dân quận Cầu Giấy thành lập với chức nhiệm vụ xét xử, giải loại án hình sự, dân sự, nhân gia đình, hành chính, kinh doanh thương mại, lao động công tác thi hành án Theo quy định Điều 170 (BLTTHS) Bộ luật Tố tụng Hình (được thơng qua ngày 21/11/2003) Tồ án nhân dân (TAND) cấp huyện có thẩm quyền xét xử vụ án hình tội phạm nghiêm trọng, tội phạm nghiêm trọng nghiêm trọng (trừ tội xâm phạm an ninh quốc gia; tội phá hoại hịa bình, chống lồi người tội phạm chiến tranh, tội quy định Điều 93, 95, 96, 172, 216, 217, 218, 219, 221, 222, 223, 224, 225, 226, 263, 293, 294, 295, 296, 322 323 Bộ luật Hình sự) TIỂU KẾT Qua em trình bày tóm tắt sở lý luận công tác văn thư giới thiệu vài nét Tòa án nhân dân quận Cầu Giấy từ nắm nội dung cơng tác văn thư lưu trữ , hình thành phát triển, chức nhiệm vụ cấu tổ chức Tòa án nhân dân quận Cầu Giấy Chương 2.THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TÒA ÁN NHÂN DÂN QUẬN CẦU GIẤY 2.1 Tình hình tổ chức cán làm cơng tác Văn thư Tịa án nhân dân quận Cầu Giấy 2.1.1 Tổ chức công tác Văn thư Tịa án nhân dân quận Cầu Giấy Cơng tác văn thư hoạt động đảm bảo thông tin văn , phục vụ cho lãnh đạo, đạo , quản lý, điều hành quan, đơn vị Công tác văn thư bao gồm tồn cơng việc xây dựng văn bản, tổ chức quản lý giải văn đi, đến, quản lý sử dụng dấu, lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Công tác văn thư có giá trị quan trọng khơng thể thiếu hoạt động quan, gắn liền với hoạt động quan, xem phận hoạt động quản lý nhà nước, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý nhà nước Đặc biệt văn phòng làm việc quan trực tiếp giúp tổ chức, lãnh đạo điều hành máy đồng thời trung tâm thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo, cơng tác văn thư đóng vai trị quan trọng Cơng tác văn thư sợi dây liên kết phận quan, phòng ban, cấp với cấp trên, ngang cấp, giúp cho việc giải công việc cách nhanh chóng, kịp thời, xác, ảnh hưởng đến toàn hoạt động quan nhằm đảm bảo thông tin hoạt động quản lý nâng cao hiệu xuất chất lượng công tác, giảm tệ nạn quan liêu giấy tờ quan, gìn giữ bí mật quan tạo điều kiện cho công tác lưu trữ Bởi ta thấy công tác văn thư khơng thể thiếu quan Nhiệm vụ cán làm công tác văn thư là: *Soạn thảo ban hành văn Thảo văn Trình thủ trưởng đơn vị duyệt, sửa chữa, bổ sung thảo Đánh máy, nhân Ký thảo *Tổ chức quản lý văn 10 Cán văn phòng người có trình độ chun mơn, nhạy bén, say mê tìm tịi, sáng tạo cơng việc Chính cơng tác hành văn phịng ln giải cách nhanh chóng hiệu quả.Đáp ứng yêu cầu cải cách hành thời đại Việc chấp hành nội quy, quy định quan thời gian làm việc thực nghiêm túc Mỗi cán có ý thức chấp hành, đạo, điều hành lãnh đạo, từ phấn đấu hồn thiện thân, tích cực tham gia xây dựng mối quan hệ tốt đẹp thành viên quan Văn phòng Tòa án nhân dân quận Cầu Giấy thực tốt khâu nghiệp vụ Văn phòng như: Văn thư - lưu trữ, hành văn phịng Văn phịng trang bị đầy đủ trang thiết bị (máy tính, máy in, máy photo, máy fax, điện thoại, tủ đựng tài liệu, ) phục vụ cho hoạt động Văn phòng Cơng tác soạn thảo văn Q trình cung cấp thơng tin cho lãnh đạo lãnh đạo văn phịng đạo cán bộ, nhân viên thực cách khoa học, xác kịp thời giúp cung cấp thực quy định nhà nước thể thức kỹ thuật trình bày văn Thực quy định nhà nước thể thức kỹ thuật trình bày văn áp dụng Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, ngày 08/4/2004 Chính phủ công tác văn thư; Nghị dịnh số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, ngày 08/4/2004 Chính phủ công tác văn thư; Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành thơng tin đảm bảo hoạt động quản lý, điều hành lãnh đạo nhằm thực theo yêu cầu thể thực nhà nước ban hành đề Công tác lưu trữ Các tài liệu hồ sơ vụ án TAND quận Cầu Giấy cán Văn thư – Lưu trữ tổ chức đưa vào bảo quản theo quy định, phục vụ mục đích 22 tra tìm, sử dụng cán bộ, cơng nhân viên tồn quan ln kịp thời, hiệu Cơng tác lưu trữ Tịa án nhân dân quận Cầu Giấy quan tâm thực tương đối tốt Kho lưu trữ đảm bảo điều kiện nhiệt độ, độ ẩm, tránh ánh sáng, chống cháy nổ, tác động côn trùng Tài liệu bảo quản kho lưu trữ, sử dụng trang thiết bị, biện pháp bảo quản khoa học đảm bảo thời hạn bảo quản, tình trạng vật lý tài liệu, không để tài liệu bị ố, nấm mốc, mờ… Thường xuyên làm vệ sinh kho quét dọn, hút ẩm… Các phương tiện, dụng cụ phục vụ công tác lưu trữ trang bị đầy đủ, đại, bảo đảm việc bảo quản, sử dụng hiệu giải công việc Công tác tổ chức nhân Tòa án Để việc thực tốt chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Lãnh đạo Tòa án nhân dân quận Cầu Giấy trọng tới việc xếp, bố trí nhân sự, đội ngũ cán công chức, viên chức, công nhân viên làm việc thuộc văn phòng cách khoa học, hợp lý, phù hợp góp phần nâng cao hiệu quả, suất làm việc thành viên nói riêng văn phịng nói chung để hồn thành cơng việc giao, phụ trách Từ đó, tạo mơi trường làm việc ổn định, mang lại hiệu cao cơng việc Bên cạnh đó, Tịa án nhân dân quận Cầu Giấy trọng với việc nâng cao trình độ chuyên môn cho đội ngũ cán làm công tác văn phòng như: Cử cán học, tổ chức cho cán tham gia lớp tập huấn nội dung, nghiệp vụ, kỹ năng, 100% cán đào tạo qua trường lớp có cấp Cán bộ, cơng chức văn phịng có ý thức thực tốt nội quy, quy định quan nhiệm vụ giao Việc xếp, bố trí nhân sự, phân cơng cơng việc văn phòng hợp lý, người phụ trách theo mảng công việc đảm bảo công việc không bị chồng chéo, lộn xộn, công việc giải cách nhanh chóng hiệu Trong hoạt động quản lý dấu 23 Trong hoạt động quản lý dấu, văn thư Tòa án nhân dân quận Cầu Giấy chấp hành nghiêm chỉnh quy định việc bảo quản sử dụng dấu Việc đóng dấu thực đúng, khơng xảy tình trạng đóng dấu sai thể thức, đóng dấu chưa có chữ ký đóng dấu phải trình theo gốc Ứng dụng kỹ thuật thông tin Việc ứng dụng khoa học kỹ thuật hoạt động Viện nói chung hoạt động văn thư nói riêng ln ưu tiên hàng đầu Ứng dụng công nghệ thơng tin.Cơng nghệ thơng tin đóng vai trị quan trọng hoạt động quản lý Cơ quan.Công nghệ thông tin áp dụng soạn thảo văn hoạt động xử lý trao đổi thông tin qua mạng Do tình hình phong cách làm việc , có hiệu cao, tạo điều kiện để trao đổi thơng tin nhanh chóng, dễ dàng, phục vụ cho giải cơng việc Ngồi cơng nghệ thơng tin cịn áp dụng việc chuyển giao văn bản, văn không quan trọng scan gửi qua mail Về kỹ thuật trang thiết bị văn phòng Với thành tựu Khoa học kỹ thuật, đặc biệt phát triển bùng nổ Cơng nghệ thơng tin việc ứng dụng thành tựu vào quy trình soạn thảo văn ngày sử dụng phổ biến, đa dạng Nâng cao hiệu hoạt động công tác soạn thảo thực quy trình tác nghiệp mà cịn phải thay đổi trang thiết bị làm việc nhân viên, máy tính cũ, hỏng nên thay mới, phục vụ cho trình làm việc nhân viên thực cơng tác soạn thảo diễn thuận lợi Ngoài cịn có máy in, máy scan, máy fax, máy photocopy nhiều loại máy kèm theo Việc trang bị phương tiện kỹ thuật đại cần thiết song cần ý tính đồng bộ, tính hiệu kinh tế việc sử dụng phương tiện nhằm nâng cao hiệu cao chi phí thấp Về kỹ thuật trang thiết bị Vì đơn vị thuộc ngành Tịa án nên quan trang bị tương đối đầy đủ phương tiện máy móc làm việc Quản lý vận hành hiệu hệ thống sở kỹ thuật hạ tầng; đảm bảo việc thông tin liên lạc thông suốt; trang âm, khánh tiết hội nghị, hội thảo… 24 phục vụ theo yêu cầu Lãnh đạo Tòa; trì, bảo dưỡng thường xuyên hệ thống điện nước; sửa chữa lắp đặt thêm hệ thống đèn trời phục vụ công tác xét xử Để hướng tới việc xây dựng mơ hình văn phịng đại tương lai trang thiết bị văn phịng yếu tố có vai trị quan trọng cho văn phịng, giúp cho công việc giải cách dễ dàng, góp phần tích cực vào hoạt động văn phịng Vì Tịa án nhân dân quận Cầu Giấy trọng đầu tư, mua sắm trang thiết bị phục vụ cho hoạt động văn phòng Thực nội quy quan Thực tốt nội quy, quy chế quan Các cán nhân viên làm đầy đủ Thực tốt cơng tác phân cơng dù cịn nhiều khó khăn vướng mắc Đối với văn mật Cán văn thư đảm bảo quản lý nghiêm ngặt theo quy định khơng xảy tình trạng lộ thơng tin ngồi Giữ gìn bí mật nội dung văn thực đánh máy, nhân theo thời gian quy định; Việc nhân văn mật phải có ý kiến Lãnh đạo đơn vị thực theo quy định Khoản 1, Điều Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước Ứng xử tiếp tân ngoại giao, lễ tân phục vụ Trong lễ tân đảm bảo nguyên tắc lễ tân ngoại giao, đặc biệt đón tiếp ban đầu, hội nghị, mời cơm; tiếp khách phận văn phòng chuẩn bị kĩ cẩn thận Cán phận đơn vị tạo ấn tượng tốt lòng mến khách tinh thần phục vụ chu đáo khách đến thăm làm việc quan, đơn vị 25 3.1.2 Nhược điểm Tổ chức phân công công việc đội ngũ cán văn phịng Vì số lượng cán bộ, cơng chức cịn hạn chế nên q trình bố trí, xếp nhân cịn hạn chế, phân cơng không lực sở trường người, chồng chéo từ nghiệp vụ thư ký giúp việc cho thẩm phán cán thư ký phải kiêm nhiệm vụ văn phịng, trực cơng tác tiếp dân hàng ngày nhận đơn, làm báo cáo hàng tháng… công việc chưa tập chung vào nghiệp vụ văn thư lưu trữ nhiều Công tác văn thư Nhiều hoạt động văn phòng chưa phù hợp với chức năng, nhiệm vụ văn phòng Văn ban hành đơi khơng đúng, sai sót phải sửa lại thời gian, làm chậm việc giải Dù trang bị đầy đủ trang thiết bị trang thiết bị cũ , lạc hậu, khơng thích ứng kịp thời u cầu xử lý cung cấp thơng tin cho Lãnh đạo Kinh phí, trang thiết bị phục vụ cho cơng tác hành văn phịng cịn hạn chế Vì vậy, cơng tác văn phịng gặp nhiều khó khăn Văn ban hành đơi cịn nhầm lẫn số dẫn đến tình trạng phải chèn số.Việc chuyển giao văn nhiều bất cập, chưa khoa học, số khâu cịn thực chưa xác dẫn đến đơi văn chuyển giao bị nhầm lẫn bị hoàn trả lại Nhân viên văn thư phải kiêm nhiệm nhiều cơng việc, ngồi việc làm cơng tác văn thư làm thêm việc giao án tới quan lien quan Công an quận, Công an thành phố, quan thi hành án Tòa án thành phố, cấp tricha án định cho đương sự, bán mẫu đơn hướng dẫn đương thủ tục làm loại đơn, xếp lịch phiên tịa nên khối lượng cơng việc nhiều khó tập trung Đăng ký văn số cịn tẩy xố sổ đăng kí Nhận số trước 26 Nhiều văn gửi đến không qua phận văn thư, văn không đăng ký Do số lượng văn đơn khởi kiện nhiều nên quản lý văn chưa tốt Công tác lưu trữ Các tài liệu hồ sơ vụ án q nhiều diện tích hai nhà kho khơng đủ ảnh hưởng khơng nhỏ đến cơng tác lưu trữ quan, loại tài liệu hồ sơ kho từ nhiều năm trước cũ dù bảo quản cân thận khơng tránh tình trạng ố màu nhàu nát dễ hỏng tài liệu hồ sơ Do hình thức lưu trữ năm trước chưa có mạng thơng tin tài liệu kho lưu trữ Một số cá nhân chưa làm hết nhiệm vụ cơng việc hồn thiện hồ sơ nên chưa lập hồ sơ theo quy định chưa đầy đủ tài liệu giấy tờ mà làm giao nộp cho đủ hồ sơ để bàn giao kho Công tác chưa quan tâm nhiều, tài liệu có giá trị chưa bảo quản tốt mà quản lý theo nguyên tắc tập trung thống nhất, phân tán phận, phịng, ban nên thực cơng tác lưu trữ gặp nhiều khó khăn nhiều thời gian Nhân viên lưu trữ hạn chế nên viêc xếp quản lí kho tài liệu hồ sơ chậm khơng thể phục vụ cơng tác tìm kiếm nhanh chóng cho việc chụp hồ sơ lấy trích lục án, định quan Do nhân viên lưu trữ thiếu nên việc quản lý kho chưa sát Kỹ thuật thông tin Do có nhân viên phụ trách mảng kỹ thuật thông tin cho quan nên việc sửa chữa lỗi hỏng hóc máy chưa kịp thời nhanh chóng để phục vụ tốt cho cơng tác hoạt động công nghệ quan Việc ứng dụng công nghệ thơng tin cơng tác văn thư cịn nhiều hạn chế sở hạ tầng công nghệ thông tin bắt đầu hình thành Cơng tác đóng dấu 27 Dù công tác quản lý dấu vô cẩn thận không tránh khỏi lỗi đóng dấu hồ sơ đóng dấu khơng trùm 1/3 chữ kí đóng dấu nghiêng, nhịe , hay mờ mực Công tác tiếp dân Công tác tiếp dân quan đơi lúc cịn chưa thơng suốt việc phân công nhiệm vụ thư ký đơi lúc cịn chưa phân cơng cụ thể rõ ràng cịn vướng nhiều cơng việc chun mơn 3.1.3 Công tác đạo điều hành nhằm nâng cao chất lượng cán làm công tác văn thư Nâng cao nhận thức, ý nghĩa, tầm quan trọng công tác văn thư tăng cường trách nhiệm tổ chức công tác văn thư quan, tổ chức Trước mắt cần tập trung phổ biến số văn quan nhà nước có thẩm quyền ban hành công tác văn thư Nghị định 110/2004/NĐ-CP Chính phủ cơng tác văn thư; Thông tư 01/2011/TT-BNV Bộ Nội vụ; văn hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến việc lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan Cục Văn thư Lưu trư Nhà nước văn UBND tỉnh như: Chỉ thị 02/2011/CT-UBND Quyết định 34/2012/QĐ-UBND Tổ chức xây dựng, ban hành, đạo việc thực chế độ, quy định công tác văn thư theo quy định pháp luật hành Kiểm tra việc thực chế độ, quy định công tác văn thư, phòng ban quan Rà soát hồ sơ Lãnh đạo quan cần theo dõi thường xuyên nghe báo cáo phận cán thầm phán quan để nắm bắt rõ tình hình hồ sơ trình làm việc nhân viên Chánh Văn phòng giúp Chánh án trực tiếp quản lý, đôn đốc, kiểm tra, giám sát việc thực cơng tác văn thư Tịa, đồng thời tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư cho cán thẩm phán thư kí Tịa Kiện tồn tổ chức máy bố trí đủ biên chế làm công tác văn thư phù hợp với nội dung công việc như: tiếp nhận, đăng ký, trình chuyển giao văn bản, xếp, bảo quản phục vụ việc tra cứu sử dụng lưu văn bản; bảo 28 quản sử dụng dấu quan; soạn thảo, ban hành văn bản; lập hồ sơ công việc tổ chức giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cấp Có kế hoạch tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ cho cán làm cơng tác văn thư chun trách Các hình thức đào tạo quy, chức thông qua lớp tập huấn Chi cục Văn thư – Lưu trữ tổ chức Tăng cường sở vật chất cho công tác văn thư, trang bị đủ bàn, ghế, tủ, máy tính, điện thoại, máy fax, máy photo coppy, giá kệ, hộp, cặp, bìa hồ sơ… theo tiêu chuẩn ngành văn thư, lưu trữ Ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư phần mềm quản lý văn đi, văn đến, quản lý văn lập hồ sơ môi trường mạng nhằm tiết kiệm thời gian, công sức hạn chế khối lượng văn giấy ngày gia tăng ừng dụng công nghệ vào công tác văn thư để nâng cao suất chất lượng, hiệu cơng việc Trong q trình tổ chức việc bố trí, xếp, phân cơng cơng việc cán bộ, công chức cần quan tâm, trọng Bố trí, xếp, phân cơng cơng việc hợp lý nhằm phát huy mạnh, sở trường thành viên tạo hiệu công tác cao Tổ chức, bố trí phịng làm việc cách khoa học với đầy đủ tiện nghi phục vụ nhu cầu công việc, tạo môi trường làm việc công sở đảm bảo sức khỏe tinh thần cho cán công chức Để phát huy vai trị, nhiệm vụ cơng tác văn thư – lưu trữ phục vụ tốt công tác lãnh đạo, đạo hoạt động Tòa án nhân dân quận Cầu Giấy ngày hiệu Tịa án thực hiện: Hoàn thiện hệ thống tổ chức, đội ngũ cán làm công tác văn thư – lưu trữ quan, tăng cường đạo, quan tâm lãnh đạo hoàn thiện hệ thống văn quản lý cơng tác văn thư Hồn thiện quy trình, khâu nghiệp vụ cơng tác văn thư Quan tâm sát đến công tác văn thư - lưu trữ như: có thêm biên chế cán văn thư - lưu trữ, đầu tư trang thiết bị cho kho, dụng cụ 29 phương tiện cho hoạt động văn thư, bảo quản tài liệu (tủ đựng hồ sơ, giá, cặp, bó….), để phục vụ cách tốt cho hoạt động văn thư - lưu trữ Để đem lại hiệu cao đảm bảo cung cấp thông tin cho hoạt động đạo, quản lý lãnh đạo, cán quan Tích cực đẩy mạnh cơng tác khai thác, sử dụng tài liệu thông qua việc đầu tư xây dựng phịng đọc phục vụ nhu cầu thơng tin lãnh đạo quan Chính vậy, q trình giải công việc liên quan đến công tác văn thư, cán bộ, công chức, viên chức phải thực nghiêm túc quy định Nhà nước quy định Tòa án nhân dân quận Cầu Giấy 3.1.4.Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư Tòa án nhân dân quận Cầu Giấy Nhận thấy cơng tác văn thư lưu trữ đóng vai trị quan trọng tất lĩnh vực đời sống xã hội, Tòa án nhân dân quận Cầu Giấy nói riêng, ngành Văn thư - Lưu trữ nói chung đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin giúp tìm liệu nhanh chóng, cất trữ liệu gọn gàng, lâu dài an toàn.Với thành tựu Khoa học kỹ thuật, đặc biệt phát triển bùng nổ Cơng nghệ thơng tin việc ứng dụng thành tựu vào quy trình soạn thảo văn ngày sử dụng phổ biến, đa dạng Nâng cao hiệu hoạt động công tác soạn thảo thực quy trình tác nghiệp mà cịn phải thay đổi trang thiết bị làm việc nhân viên, máy tính cũ, hỏng nên thay mới, phục vụ cho trình làm việc nhân viên thực công tác soạn thảo diễn thuận lợi Ngồi cịn có máy in, máy scan, máy fax, máy photocopy nhiều loại máy kèm theo Việc trang bị phương tiện kỹ thuật đại cần thiết song cần ý tính đồng bộ, tính hiệu kinh tế việc sử dụng phương tiện nhằm nâng cao hiệu cao chi phí thấp Để ứng dụng thành cơng công nghệ thông tin vào công tác văn thư lưu trữ u cầu Tịa án phải có giái pháp như: 30 Quan tâm cán làm cơng văn thư hệ thống cơng đồn, tăng cường tập huấn thông qua lớp bồi dưỡng tin học ứng dụng công nghệ thông tin Xây dựng hệ thống mạng Lan, kết nối quan sở ban ngành liên quan hệ thống đảm bảo thông suốt, kịp thời khâu ứng dụng, quản lý khai thác tài liệu, văn sử dụng trang Web quan đơn vị liên quan Trang bị phòng văn thư phù hợp với chức hoạt động, đảm bảo thơng tin nhanh chóng, thơng suốt, xác, bảo mật Hệ thống máy tính nối mạng đảm bảo q trình tra cứu cổng thơng tin điện tử đơn vị liên quan truyền tải thông tin có yêu cầu, phương tiện máy Fax, điện thoại kết nối phù hợp, đảm bảo tốt thông tin tín hiệu nhận Phối hợp quan chức cài đặt phần mềm quản lý văn đi, đến Tăng cường khâu kết nối đồng hệ thống thông tin nhằm đảm bảo xác, kịp thời, an tồn điều hành tác nghiệp từ tỉnh đến sở Đẩy mạnh hoạt động thông tin tuyên truyền, nâng cao nhận thức tạo lập thói quen tác nghiệp mơi trường mạng cho cán chun trách cơng đồn nói chung cán làm cơng tác kiêm nhiệm văn thư nói riêng Thường xuyên, tổ chức kiểm tra lực ứng dụng cơng nghệ thơng tin cán chun trách cơng đồn toàn quan Theo phát triển khoa học kỹ thuật, việc ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin, văn điện tử lưu hành, văn phịng khơng giấy hình thành, cơng việc phận văn thư, lưu trữ giảm tải để tài liệu lưu trữ thực có ý nghĩa, phục vụ, sử dụng thơng tin rộng rãi có độ xác cao có giá trị đặc biệt phải quản lý thống phận văn thư, lưu trữ 31 TIỂU KẾT Kết thúc chương 3, em nêu lên ưu điểm khuyết điểm tình hình văn thư –lưu trữ quan em làm việc đề xuất thêm ý kiến đóng góp tình hình cải cách cơng nghệ thơng tin, mơ hình lưu trữ qua mạng quan Và công tác điều hành văn thư – lưu trữ tòa án nhân dân quận Cầu Giấy nhằm nâng cao nhận thức cán công tác văn thưlưu trữ công tác điều hành nhân lực văn phòng quan 32 KẾT LUẬN Qua đây, để thấy rằng, văn thư, lưu trữ phận thiếu hoạt động quan, tổ chức cơng việc tập thể không riêng cá nhân Để đưa công tác vào nề nếp giúp cho hoạt động quan, tổ chức đảm công tác thông tin lưu giữ tài liệu để tham khảo nghiên cứu Việc soạn thảo ban hành văn đảm bảo cho hoạt động quan diễn cách có hệ thống, đảm bảo tính pháp quy chứa đựng bên văn quản lý hành Nhà nước giải cơng việc quan, tổ chức Chính việc quan tâm mức đến soạn thảo góp phần tích cực vào việc làm tăng cường hiệu lực quản lý hành nói riêng quản lý nhà nước nói chung Trong hoạt động giao tiếp, văn hành phương tiện giao tiếp quan trọng nhằm ghi lại truyền đạt thông tin ngơn ngữ cách nhanh chóng Trong thởi gian nghiên cứu quan Tòa án em thấy tình hình cơng tác văn thư Tịa án nhân dân quận Cầu Giấy cố gắng thực tốt cơng tác hoạt động văn phịng, cập nhật nâng cao công tác văn thư – lưu trữ quan làm việc hiểu khái quát sở lý luận công tác soạn thảo văn bản, hình thành phát triển, chức năng, nhiệm vụ quyền hạn Tòa án nhân dân quận Cầu Giấy công tác tổ chức văn thư- lưu trữ công tác phân công cán văn phịng nhằm mục tiêu đổi mới, kiện tồn cơng tác văn thư-lưu quan Cũng qua nghiên cứu đề tài giúp em nắm thực trạng công tác văn thư –lưu trữ công tác soạn thảo văn quan hạn chế tồn tại, nguyên nhân tồn yếu đó; đồng thời qua việc nghiên cứu đề tài em đưa đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác văn thư- lưu trữ công tác soạn thảo văn Tuy nhiên, cịn nhiều hạn chế nên q trình nghiên cứu trình bày đề tài khơng tránh khỏi sai sót em mong nhận đóng góp giúp đỡ Em xin hứa tiếp tục học hỏi để bổ sung thêm cho kiến thức 33 TÀI LIỆU THAM KHẢO Thông tư số: 01/2014/TT-BNV ngày 19/01/2014 hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Căn Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ công tác văn thư Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 Chính phủ sửa đổi số điều Nghị định 110/2004/NĐ-CP công tác văn thư Căn Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Căn Thơng tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ Nghị định 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng năm 2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu 34 PHỤ LỤC