Đang tải... (xem toàn văn)
PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Trải qua hàng nghìn năm lịch sử, dân tộc ta đã sáng tạo nên văn hoá Việt Nam với biết bao giá trị cao đẹp tồn tại từ thời đại này qua thời đại khác. Những giá trị văn hoá đó được ghi dấu và lưu giữ lại thông qua các di sản văn hoá, trong đó TLLT là dạng di sản phi vật thể có giá trị đặc biệt đối với sự nghiệp dựng nước và giữ nước của dân tộc ta. Công tác lưu trữ của nước ta đã hình thành từ khá sớm và ngày càng có vai trò lớn trong quá trình phát triển của đất nước, góp phần lưu giữ, bảo tồn được nhiều tài liệu từ các thế hệ trước để lại. TLLT chứa đựng các thông tin quá khứ phản ánh một cách đầy đủ, chân thật các sự kiện, hiện tượng xảy ra trong đời sống tự nhiên cũng như trên các phương diện chính trị, kinh tế, văn hoá... của xã hội loài người. Khối tài liệu này đã, đang và sẽ góp phần quan trọng trong sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc. Như vậy, đặt ra yêu cầu cần bảo vệ an toàn tài liệu lưu trữvà tổ chức khai thác sử dụng một cách hiệu quả để phát huy hết giá trị của nó. Tổ chức khoa học TLLT, bảo quản tài liệu và tổ chức khai thác sử dụng TLLT là các nghiệp vụ trong trong công tác lưu trữ. Trong đó tổ chức khoa học tài liệucó mối quan hệ chặt chẽ với các quy trình khác và quyết định đến hiệu quả của công tác lưu trữ. Công tác tổ chức khoa học tài liệu baogồm các quy trình cơ bản: Thu thập, bổ sung tài liệu; chỉnh lý tài liệu; xác định giá trị tài liệu; xây dựng công cụ tra cứu khoa học và thống kê trong lưu trữ. Tài liệu của UBND huyện Gia Lâm hình thành qua nhiều năm đang bảo quản tại kho lưu trữ có khối lượng tương đối lớn, nội dung phong phú. Qua khảo sát thực tế, tài liệu đang được bảo quản tại Kho lưu trữ UBND huyện Gia Lâm bước đầu đã được tổ chứcnhưng chưa khoa học, tài liệu trong tình trạng tích đống, bó gói, thất lạc... vẫn còn tồn tại.Nếu không được tổ chức khoa học dẫn đếnkhó khăn cho việc quản lý, điều hành công việc của UBND huyện cũng như không thể phát huy giá trị của TLLT đang bảo quản. Xuất phát từ lý do đó, tôi chọn đề tài: “Nghiên cứu các giải pháp tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại kho lưu trữ UBND huyện Gia Lâm’’làm đề tài nghiên cứu. 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề Qua khảo sát thực tế nguồn tài liệu, tôi đã tìm hiểu và tổng kết được các xuất bản phẩm, đề tài, luận văn, bài viết, khóa luận, báo cáo khoa học…có liên quan đến đề tài. Cụ thể là: CTLT các cấp được trình bày và đánh giá một cách khái quát trong các xuất bản phẩm như:“Lưu trữ Việt Nam những chặng đường phát triển” của PGS.TSKH.Nguyễn Văn Thâm, TS.Nghiêm Kỳ Hồng xuất bản năm 2006…; Bài viết, trao đổi liên quan đến tổ chức, quản lý công tác lưu trữ được đăng trên Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Namnhư: “Bàn về vấn đề tổ chức lưu trữ cấp huyện”của Hồ Văn Quýnh. Các luận văn, khóa luận tốt nghiệp, báo cáo khoa học của sinh viên, học viên cao học Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn; như luận văn thạc sỹ của Nguyễn Nghĩa Văn“Cơ sở khoa học để định thời hạn bảo quản văn bản quản lý nhà nước ở cấp huyện”, năm 2003; luận văn thạc sỹ của Trần Văn Quang “Tổ chức và quản lý lưu trữ cấp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh”… Hiện nay, ở Việt Nam đã có một số công trình nghiên cứu liên quan đến tổ chức khoa học TLLT trong các kho, phông lưu trữ nói chung. Nhưng nghiên cứu sâu về tổ chức khoa học TLLT tại kho lưu trữ ở UBND huyện Gia Lâm hiện chưa có đề tài nào. Đây cũng là lý do để tôi chọn đề tài nghiên cứu này. 3. Mục tiêu nghiên cứu Thứ nhất, làm rõ cơ sở lý luận, cơ sở pháp lý và cơ sở thực tiễn của tổ chức khoa học TLLT; Thứ hai, đánh giá thực trạng công táctổ chức khoa học TLLT tại kho lưu trữ UBND huyện Gia Lâm; Thứ ba, chỉ ra những ưu điểm, hạn chế trong công táctổ chức khoa học TLLT tại kho lưu trữ UBND huyện Gia Lâm và nguyên nhân của vấn đề này; từ đó đề xuất các nhóm giải pháp cụ thể để nâng cao hiệu quả công tác tổ chức khoa học TLLT tại kho lưu trữ UBND huyện Gia Lâm.
DANH MỤC CÁC TỪ VÀ CỤM TỪ VIẾT TẮT S TT VIẾT TẮT VIẾT ĐẦY ĐỦ HĐND Hội đồng nhân dân 0 1 0 2 HĐND - UBND 0 3 0 4 Hội đồng nhân dân - Uỷ ban nhân dân UBND Uỷ ban nhân dân TLLT Tài liệu lưu trữ LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành đề tài này, trong quá trình khảo sát và thu thập, tổng hợp thông tin, tôi đã nhận được sự giúp đỡ tận tình từ TS Bùi Thị Ánh Vân và các cán bộ tại UBND huyện Gia Lâm Nhân đây, cho phép tôi bày tỏ lòng biết ơn chân thành và sâu sắc nhất đến TS Bùi Thị Ánh Vân và các cán bộ tại UBND huyện Gia Lâm đã giúp đỡ tôi thực hiện đề tài này Trong quá trình thực hiện đề tài, nhóm nghiên cứu gặp không ít khó khăn về việc tìm hiểu thực tế tài liệu trong kho lưu trữ,đặc biệt là việc gặp gỡ trực tiếp lãnh đạo Phòng Nội vụ, Văn phòng UBND huyện Do vậy đề tài không tránh khỏi những hạn chế nhất định Vì thế, tôi mong nhận được sự chỉ bảo, đóng góp ý kiến của các thầy, cô giáo để đề tài được hoàn thiện hơn Tôi xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày tháng năm LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của tôi trong thời gian qua Mọi số liệu và thông tin trong đề tài là sự thật Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm về những thông tin, số liệu viết trong đề tài này Hà Nội, ngày tháng Tác giả năm 2016 PHẦN MỞ ĐẦU 1 Lý do chọn đề tài Trải qua hàng nghìn năm lịch sử, dân tộc ta đã sáng tạo nên văn hoá Việt Nam với biết bao giá trị cao đẹp tồn tại từ thời đại này qua thời đại khác Những giá trị văn hoá đó được ghi dấu và lưu giữ lại thông qua các di sản văn hoá, trong đó TLLT là dạng di sản phi vật thể có giá trị đặc biệt đối với sự nghiệp dựng nước và giữ nước của dân tộc ta Công tác lưu trữ của nước ta đã hình thành từ khá sớm và ngày càng có vai trò lớn trong quá trình phát triển của đất nước, góp phần lưu giữ, bảo tồn được nhiều tài liệu từ các thế hệ trước để lại TLLT chứa đựng các thông tin quá khứ phản ánh một cách đầy đủ, chân thật các sự kiện, hiện tượng xảy ra trong đời sống tự nhiên cũng như trên các phương diện chính trị, kinh tế, văn hoá của xã hội loài người Khối tài liệu này đã, đang và sẽ góp phần quan trọng trong sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc Như vậy, đặt ra yêu cầu cần bảo vệ an toàn tài liệu lưu trữvà tổ chức khai thác sử dụng một cách hiệu quả để phát huy hết giá trị của nó Tổ chức khoa học TLLT, bảo quản tài liệu và tổ chức khai thác sử dụng TLLT là các nghiệp vụ trong trong công tác lưu trữ Trong đó tổ chức khoa học tài liệu có mối quan hệ chặt chẽ với các quy trình khác và quyết định đến hiệu quả của công tác lưu trữ Công tác tổ chức khoa học tài liệu baogồm các quy trình cơ bản: Thu thập, bổ sung tài liệu; chỉnh lý tài liệu; xác định giá trị tài liệu; xây dựng công cụ tra cứu khoa học và thống kê trong lưu trữ Tài liệu của UBND huyện Gia Lâm hình thành qua nhiều năm đang bảo quản tại kho lưu trữ có khối lượng tương đối lớn, nội dung phong phú Qua khảo sát thực tế, tài liệu đang được bảo quản tại Kho lưu trữ UBND huyện Gia Lâm bước đầu đã được tổ chức nhưng chưa khoa học, tài liệu trong tình trạng tích đống, bó gói, thất lạc vẫn còn tồn tại Nếu không được tổ chức khoa học dẫn đếnkhó khăn cho việc quản lý, điều hành công việc của UBND huyện cũng như 3 không thể phát huy giá trị của TLLT đang bảo quản Xuất phát từ lý do đó, tôi chọn đề tài: “Nghiên cứu các giải pháp tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại kho lưu trữ UBND huyện Gia Lâm’’ làm đề tài nghiên cứu 2 Lịch sử nghiên cứu vấn đề Qua khảo sát thực tế nguồn tài liệu, tôi đã tìm hiểu và tổng kết được các xuất bản phẩm, đề tài, luận văn, bài viết, khóa luận, báo cáo khoa học…có liên quan đến đề tài Cụ thể là: - CTLT các cấp được trình bày và đánh giá một cách khái quát trong các xuất bản phẩm như:“Lưu trữ Việt Nam - những chặng đường phát triển” của PGS.TSKH.Nguyễn Văn Thâm, TS.Nghiêm Kỳ Hồng xuất bản năm 2006…; - Bài viết, trao đổi liên quan đến tổ chức, quản lý công tác lưu trữ được đăng trên Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam như: “Bàn về vấn đề tổ chức lưu trữ cấp huyện”của Hồ Văn Quýnh - Các luận văn, khóa luận tốt nghiệp, báo cáo khoa học của sinh viên, học viên cao học Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn; như luận văn thạc sỹ của Nguyễn Nghĩa Văn“Cơ sở khoa học để định thời hạn bảo quản văn bản quản lý nhà nước ở cấp huyện”, năm 2003; luận văn thạc sỹ của Trần Văn Quang “Tổ chức và quản lý lưu trữ cấp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh”… Hiện nay, ở Việt Nam đã có một số công trình nghiên cứu liên quan đến tổ chức khoa học TLLT trong các kho, phông lưu trữ nói chung Nhưng nghiên cứu sâu về tổ chức khoa học TLLT tại kho lưu trữ ở UBND huyện Gia Lâm hiện chưa có đề tài nào Đây cũng là lý do để tôi chọn đề tài nghiên cứu này 3 Mục tiêu nghiên cứu - Thứ nhất, làm rõ cơ sở lý luận, cơ sở pháp lý và cơ sở thực tiễn của tổ chức khoa học TLLT; 4 - Thứ hai, đánh giá thực trạng công tác tổ chức khoa học TLLT tại kho lưu trữ UBND huyện Gia Lâm; - Thứ ba, chỉ ra những ưu điểm, hạn chế trong công tác tổ chức khoa học TLLT tại kho lưu trữ UBND huyện Gia Lâm và nguyên nhân của vấn đề này; từ đó đề xuất các nhóm giải pháp cụ thể để nâng cao hiệu quả công tác tổ chức khoa học TLLT tại kho lưu trữ UBND huyện Gia Lâm 4 Đối tượng nghiên cứu - Cơ sở lý luận, cơ sở pháp lý và cơ sở thực tiễn của tổ chức khoa học TLLT; - Thực trạng công tác tổ chức khoa học TLLT tại kho lưu trữ UBND huyện Gia Lâm 5 Phạm vi nghiên cứu Với thời gian và khả năng nghiên cứu của bản thân có hạn nên đề tài chỉ đề cập tới tổ chức khoa học TLLT tại kho lưu trữ UBND huyện Gia Lâm, thành phố Hà Nội thuộc thẩm quyền quản lý của UBND huyện Về thời gian nghiên cứu đề tài bắt đầu từ năm 1998, tính từ thời điểm hệ thống tổ chức lưu trữ cấp huyện được hình thành 6 Phương pháp nghiên cứu Nghiên cứu các giải pháp tổ chức khoa học TLLT tại kho lưu trữ UBND huyện Gia Lâm, tôi sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau: - Phương pháp điều tra, khảo sát, phỏng vấn: Tôi đã tiến hành điều tra, khảo sát đặc biệt kết hợp với phỏng vấn lãnh đạo Văn phòng UBDN huyện, cán bộ lưu trữ tại kho lưu trữ UBND huyện Gia Lâm - Phương pháp phân tích, tổng hợp và thống kê: Đây là nhóm phương pháp được tôi sử dụng xuyên suốt trong quá trình thực hiện đề tài Do phạm vi khảo sát rộng, thực hiện trong thời gian khác nhau, lượng thông tin nhiều, nội dung 5 phong phú Vìvậy,đòi hỏi phải được phân tích, tổng hợp nhằm rút ra những nhận định, giải pháp đối với công tác này - Phương pháp phân tích, so sánh chức năng: Phân tích chức năng của đơn vị, bộ phận hình thành nên tài liệu Phân tích chức năng của các loại tài liệu trong mối quan hệ với chức năng cơ quan hay đơn vị sử dụng văn bản 7 Bố cục của đề tài Ngoài Phần Mở đầu, Kết luận, Tài liệu tham khảo, Phụ lục thì đề tài được chia thành 03 chương: Chương 1: Cơ sở khoa học của tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại kho lưu trữ UBND huyện Gia Lâm Chương 2: Thực trạng công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại kho lưu trữ UBND huyện Gia Lâm Chương 3: Các giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại kho lưu trữ UBND huyện Gia Lâm Chương 1: CƠ SỞ KHOA HỌC CỦA TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI KHO LƯU TRỮ UBND HUYỆN GIA LÂM 1.1 Cơ sở lý luận của tổ chức khoa học tài liệu 1.1.1 Khái niệm tổ chức khoa học tài liệu Hiện nay, trong hệ thống văn bản về công tác lưu trữ của Đảng và Nhà nước chưa có văn bản nào quy định về khái niệm “Tổ chức khoa học tài liệu” Tuy nhiên, trên cơ sở Luật Lưu trữ 2011 và các văn bản của Nhà nước quy định về công tác lưu trữ, có thể hiểu như sau: Tổ chức khoa học tài liệu là tổng hợp các quy trình nghiệp vụ cơ bản của công tác lưu trữ có liên quan tới việc thu 6 thập, bổ sung tài liệu; xác định giá trị tài liệu; chỉnh lý tài liệu; thống kê và xây dựng công cụ tra cứu khoa học nhằm tạo điều kiện cho việc bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng TLLT có hiệu quả 1.1.2 Nội dung của công tác tổ chức khoa học tài liệu - Thu thập, bổ sung tài liệu là quá trình thực hiện các biện pháp có liên quan tới việc xác định nguồn tài liệu và thành phần tài liệu thuộc lưu trữ cơ quan và phông lưu trữ quốc gia, lựa chọn và chuyển giao tài liệu vào các kho lưu trữ theo quyền hạn và phạm vi đã được Nhà nước quy định [9;77] Thu thập, bổ sung tài liệu nhằm mục đích đưa những tài liệu có giá trị vào các lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử theo các quy định hiện hành của Nhà nước - Xác định giá trị tài liệu là dựa trên những nguyên tắc, tiêu chuẩn và phương pháp của lưu trữ học để quy định thời hạn bảo quản cho từng loại hình tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức, cá nhân theo giá trị của chúng về các mặt chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học và các giá trị khác Từ đó lựa chọn để thu thập, bổ sung những tài liệu có giá trị cho phông lưu trữ quốc gia và loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu hủy [9;41-42] - Chỉnh lý tài liệu là tổ chức lại tài liệu theo một phương án phân loại khoa học, tiến hành chỉnh sửa, hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ; xác định giá trị tài liệu; hệ thống hóa các hồ sơ tài liệu và làm các công cụ tra cứu đối với phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý [9;92] Chỉnh lý tài liệu giúp tổ chức sắp xếp hồ sơ, tài liệu của phông hoặc khối tài liệu trong phông một cách khoa học tạo điều kiện thuận lợi cho công tác bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu - Xây dựng công cụ tra cứu khoa học Công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ là một phương tiện tra tìm và thông tin TLLT trong các lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử Công cụ tra tìm TLLT dùng để giới thiệu thành phần và nội dung tài liệu của các kho lưu trữ, chỉ dẫn địa chỉ của từng tài liệu, giúp cho người nghiên cứu 7 tra tìm tài liệu nhanh chóng, chính xác, sưu tầm và tập hợp tài liệu theo yêu cầu của họ [9;165] - Thống kê trong công tác lưu trữ là việc áp dụng các phương pháp, công cụ chuyên môn để xác định rõ ràng, chính xác số lượng, chất lượng, thành phần, nội dung, tình hình tài liệu và các đối tượng khác trong công tác lưu trữ nhằm phục vụ hoạt động quản lý và hoạt động tác nghiệp tác nghiệp lưu trữ 1.1.3 Yêu cầu của công tác tổ chức khoa học tài liệu Tổ chức khoa học TLLT là công việc phức tạp đòi hỏi người nghiên cứu phải dựa trên đặc điểm của từng loại hình tài liệu được hình thành, lý luận và thực tiễn của công tác lưu trữ, thực trạng cơ sở vật chất của cơ quan, tổ chức và đơn vị hình thành tài liệu Tài liệu sau khi được tổ chức khoa học phải đảm bảo các yêu cầu nghiệp vụ công tác lưu trữ, đảm bảo tính lôgic hợp lý và phải phản ánh được cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ của đơn vị hình thành phông Khai thác sử dụng thông tin trong tài liệu có hiệu quả đó chính là mục đích cuối cùng của công tác lưu trữ Chính vì vậy, tổ chức khoa học tài liệu phải thực hiện sao cho hợp lý, khoa học, đơn giản, dễ thấy, dễ tiếp cận, dễ tra tìm phục vụ cho độc giả khi cần nghiên cứu Mỗi quy trình nghiệp vụ trong tổ chức khoa học tài liệu là một mắt xích liên quan với nhau một cách mật thiết Thực hiện tốt quy trình này sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện các quy trình nghiệp vụ tiếp theo 1.1.4 Sự cần thiết của việc tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại kho lưu trữ UBND huyện Gia Lâm Tổ chức khoa học TLLT là nghiệp vụ ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng của công tác lưu trữ Hiện nay, trong kho lưu trữ UBND huyện Gia Lâm tài liệu chưa được tổ chức khoa học gây khó khăn cho việc bảo quản và khai thác các 8 thông tin trong tài liệu Trước thực trạng đó cần tổ chức khoa học để giúp UBND huyện Gia Lâm: - Thứ nhất, thực hiện các quy trình nghiệp vụ một cách hiệu quả và khoa học Thông qua tổ chức khoa học TLLT giúp cán bộ lưu trữ cũng như lãnh đạo UBND huyện nắm chắc được số liệu cụ thể về khối lượng, thành phần, nội dung TLLT ở các phông hiện đang bảo quản trong kho, giúp cho công tác thống kê, kiểm tra tài liệu được dễ dàng và xây dựng các công cụ tra cứu phù hợp - Thứ hai, tổ chức khoa học TLLT tốt sẽ tạo thuận lợi cho công tác bảo quản và khai thác sử dụng TLLT tại UBND huyện Gia Lâm đạt được hiệu quả Từ đó góp phần nâng cao nhận thức về vai trò, ý nghĩa của TLLT cũng như ý thức bảo vệ tài liệu của cán bộ công chức, viên chức ngay từ khâu lập hồ sơ - Thứ ba, góp phần tối ưu hóa thành phần tài liệu của các phông lưu trữ, tiết kiệm nhân lực, vật lực (diện tích kho bảo quản, các trang thiết bị bảo quản TLLT và kinh phí phục vụ cho công tác lưu trữ) cho UBND huyện 1.2 Cơ sở pháp lý của tổ chức khoa học tài liệu tại kho lưu trữ UBND huyện Gia Lâm Cơ sở pháp lý của tổ chức khoa học tài liệu là các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước quy định trực tiếp hoặc có liên quan đến tổ chức khoa học tài liệu và các quy trình nghiệp vụ trong tổ chức khoa học TLLT Trong khuôn khổ nghiêu cứu đề tài, để tìm hiểu các văn bản của Nhà nước quy định tổ chức khoa học TLLT, tôi đã tìm hiểu một số văn bản quản lý có liên quan chỉ đạo, qui định về chuyên môn và các văn bản qui phạm quản lý của ngành lưu trữ về tổ chức khoa học tài liệu như sau: Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã ban hành các văn bản hướng dẫn có liên quan tới tổ chức khoa học tài liệu như: Công văn số 283/VTLTNN-NVĐP ban hành ngày 19 tháng 5 năm 2004 về việc ban hành bảng hướng dẫn chỉnh lý 9 tài liệu hành chính (sau đây gọi là Công văn 283), Công văn số 879/VTLTNNNVĐP ban hành ngày 19 tháng 12 năm 2006 về việc hướng dẫn tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị; Thông tư số 09/2011/TT-BNVngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội vụ về việc quy định thời hạn bảo quản tài liệu hình thành phổ biến trong các cơ quan, tổ chức… Theo khoản 2, Điều 1 Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 của Quốc hội (sau đây gọi là Luật Lưu trữ) quy định rõ đối tượng áp dụng: “Luật này áp dụng đối với cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị sự nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức) và cá nhân” [27;1] UBND huyện Gia Lâm là một cơ quan nhà nước ở địa phương, do đó công tác lưu trữ nói chung cũng như công tác tổ chức khoa học TLLT nói riêng của UBND huyện đều chịu sự điều chỉnh của Luật này Luật này đã quy định trực tiếp hoặc có liên quan đến vấn đề tổ chức khoa học tài liệu Dựa trên các văn bản quy định của Nhà nước, UBND huyện cũng đã ban hành Quyết định số 1419/QĐ-UBND ngày 23 tháng 5 năm 2012 của UBND huyện Gia Lâm về việc Quy chế công tác Văn thư, Lưu trữ cơ quan 1.3 Cơ sở thực tiễn của tổ chức khoa học tài liệu tại kho lưu trữ UBND huyện Gia Lâm 1.3.1 Giới thiệu về UBND huyện Gia Lâm 1.3.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của UBND huyện Gia Lâm Gia Lâm - vùng đất địa linh nhân kiệt, nằm ở cửa ngõ phía Đông của Thủ đô Hà Nội ngàn năm văn hiến, nơi giao thoa của dòng văn hoá Thăng Long và Kinh Bắc Huyện Gia Lâm nằm ở phía Đông của Thủ đô Hà Nội Phía Bắc của Huyện là quận Long Biên; phía Tây Nam có địa giới là dòng sông Hồng, bên kia bờ là huyện Thanh Trì và quận Hoàng Mai; phía Đông Bắc và Đông giáp với các 10 vào cảm tính, kinh nghiệm của cán bộ lưu trữ (không khách quan) đánh giá - Công tác xây dựng công cụ tra cứu khoa học:cấu trúc của mục lục hồ sơ chỉ duy nhất có phần bản kê các hồ sơ - Thống kê trong lưu trữ:Nội dung tài liệu trong bản báo cáo còn sơ sài, các số liệu, con số có những chỗ không thống nhất thiếu chính xác, chưa phản ánh đúng hiện trạng cũng như kết quả của công tác lưu trữ UBND huyện 3.2 Những nguyên nhân dẫn đến hạn chế của tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại kho lưu trữ UBND huyện Gia Lâm - Thứ nhất, quản lý chỉ đạo thực hiện công tác lưu trữ:mặc dù đã có sự quan tâm đến công tác lưu trữ thông qua việc ban hành các văn bản hướng dẫn thực hiện tuy nhiên việc tổ chức khoa học TLLT chưa được triển khai thực hiện liên tục, bài bản nhiều khi chỉ mang tính hình thức, đối phó thành tích để báo cáo cấp trên Công tác thanh tra, kiểm tra chưa được thực hiện nghiêm túc - Thứ hai, trình độ chuyên môn, ý thức trách nhiệm của cán bộ lưu trữ và cán bộ công chức, viên chức: hiện nay do UBND huyện chỉ có 01 cán bộ lưu trữ kiêm nhiệm cả văn thư nên dẫn đến thời gian dành cho công tác lưu trữ là rất ít,thêm vào đó cán bộ lưu trữ trình độ chuyên môn còn hạn chế dẫn đến không cập nhật kịp thời các yêu cầu, điều chỉnh mới của văn bản quản lý đã qui định và chưa thực sự tâm huyết với nghề - Thứ ba, các quy trình nghiệp vụ chưa thực hiện theo quy định của nhà nước: Tổ chức khoa học tài liệu là tổng hợp các quy trình nghiệp vụ cơ bản của công tác lưu trữ, mỗi nghiệpvụ là một mắc xích quan trọng và có mối quan hệ mật thiết với nhau Tại UBND huyện Gia Lâm, những thiếu sót cũng như sai lầm trong việc thực hiện các nghiệp vụ đã tạo nên lỗ hổng lớn cho công tác này 3.3 Các giải pháp nâng cao tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại kho lưu trữ UBND huyện Gia Lâm 33 Hiện nay kho lưu trữ UBND huyện Gia Lâm không còn là kho lưu trữ lịch sử mà là kho lưu trữ cơ quan, do Văn phòng HĐND-UBND huyện quản lý và bảo quản khối tài liệu của HĐND, UBND huyện Gia Lâm Tôi xin đưa ra các giải pháp để tổ chức khoa học khối tài liệu đang bảo quản trong kho đồng thời các giải pháp này phục vụ cho việc tổ chức khoa học TLLT của 2 phông lưu trữ HĐND huyện và UBND huyện Gia Lâm về sau 3.3.1.Quản lý công tác lưu trữ 3.3.1.1.Xây dựng hoàn thiện hệ thống văn bản quy định về công tác lưu trữ Trong thời gian tới, cán bộ lưu trữ phải tham mưu cho Văn phòng UBND Huyện hệ thống hóa lại các văn bản đã ban hành trước đó; kiểm tra kỹ nội dung các văn bản để điều chỉnh, bổ sung theo đúng quy định, tránh mâu thuẫn giữa văn bản hướng dẫn của cơ quan quản lý cấp trên với văn bản của chính UBND huyện ban hành và cần phù hợp với hoạt động cũng như tình hình thực tế tại UBND huyện Gia Lâm; hướng dẫn thực hiện Quy chế công tác văn thư, lưu trữ; bổ sung chế tài thi đua khen thưởng và kỷ luật thành một điều khoản làm cơ sở pháp lý đánh giá những tập thể, cá nhân có thành tích, ý thức trách nhiệm trong việc thực hiện tốt công tác văn thư, lưu trữ 3.3.1.2 Về tổ chức Tăng cường hoạt động của lưu trữ cơ quan Việc xác định sự tồn tại của lưu trữ cơ quan cùng chức năng, nhiệm vụ một cách hợp lý có ý nghĩa khẳng định vị trí của bộ phận lưu trữ trong cơ quan Đặc biệt theo quy định hiện nay lưu trữ cấp huyện không còn là lưu trữ lịch sử thì việc xác định rõ vị trí, chức năng và trách nhiệm là một nhiệm vụ quan trọng Để đảm bảo được nguyên tắc này tại UBND huyện Gia Lâm, cơ quan có chức năng giúp UBND huyện thực hiện quản lý nhà nước về công tác lưu trữ hiện nay làVăn phòng HĐND-UBND huyện có nhiệm vụ 34 quản lý kho lưu trữ cơ quan bảo quản khối tài liệu của HĐND, UBND Đối với các phòng ban, đơn vị trực thuộc UBND huyện phải bố trí cán bộ chuyên trách hoặc kiêm nhiệm về lưu trữ Các cơ quan này sẽ tự bảo quản TLLTvà phục vụ nhu cầu sử dụng TLLT Định kỳ giao nộp tài liệu có giá trị vào lưu trữ lịch sử (đối với cơ quan thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử), gửi báo cáo thống kê về công tác lưu trữ cho Phòng Nội vụ theo định kỳ, chấp hành sự kiểm tra, hướng dẫn của Phòng Nội vụ huyện về công tác lưu trữ 3.3.1.3 Nhân sự Việc tuyển dụng và bố trí cán bộ lưu trữ ở UBND huyện là một việc làm cần thiết, cần được sự quan tâm trực tiếp của lãnh đạo phòng Nội vụ và Lãnh đạo UBND huyện Đối với tuyển dụng cán bộ chuyên môn làm công tác lưu trữ: cần có kế hoạch chiến lược về nguồn nhân sự; tuyển những người đã được đào tạo hoặc có Giấy chứng nhận đã qua các lớp đào tạo về công tác văn thư, lưu trữ tại các trường đào tạo có uy tín Với số lượng hiện nay tôi đề xuất tuyển dụng thêm 01 cán bộ với trình độ đại học để phù hợp với khối lượng công việc về công tác lưu trữ Để nâng cao trình độ cho cán bộ, cần bồi dưỡng, trang bị kiến thức triển khai thực hiện, tùy theo điều kiện thời gian, không gian UBND huyện có thể lựa chọn để tổ chức hợp lý như: tổ chức các khóa bồi dưỡng ngắn hạn về lập hồ sơ (trong hoặc ngoài giờ hành chính), mời các cán bộ của Chi cục Văn thư Lưu trữ thành phố Hà Nội trao đổi để từ đó đúc rút kinh nghiệm cho các cán bộ trong việc lập hồ sơ 3.3.2 Vấn đề xác định và phân phông Căn cứ vào lý thuyết nguyên tắc phân loại theo nguồn gốc hình thành của tài liệu, tôi xin đề xuất phân phông đối với khối tài liệu đang bảo quản trong kho lưu trữ bao gồm các phông sau: Phông lưu trữ HĐND huyện Gia Lâm; Phông lưu trữ UBND huyện Gia Lâm; Phông lưu trữ phòng Nội vụ; Phông lưu trữ 35 phòng Tài nguyên và Môi trường; Phông lưu trữ phòng Tư pháp; Phông lưu trữ phòng Lao động, Thương binh và Xã hội; Phông lưu trữ phòng Giáo dục và Đào tạo; Phông lưu trữ phòng Nông nghiệp và phát triển nông thôn; Phông lưu trữ phòng Văn hóa và thông tin; Phông lưu trữ phòng Y tế; Phông lưu trữ phòng Thanh tra 3.3.3 Nhóm giải pháp về tổ chức khoa học tài liệu 3.3.3.1 Giải pháp về công tác thu thập bổ sung tài liệu Để thu thập tài liệu được đầy đủ, cán bộ lưu trữcần chủ động hơn nữa hơn trong việc đôn đốc, nhắc nhở các đơn vị và các cá nhân tiến hành nộp lưu hồ sơ, tài liệu Yêu cầu đặt ra cho công tác thu thập: - Xác định nguồn tài liệu cần thu thập vào kho lưu trữ: hiện nay kho lưu trữ UBND huyện Gia Lâm là lưu trữ cơ quan và thu khối tài liệu của HĐND, UBND huyện, kho lưu trữ do Văn phòng HĐND – UBND huyện quản lý - Xác định thành phần tài liệu cần thu thập vào lưu trữ của UBND huyện Gia Lâm Cơ sở để xác định thành phần tài liệu nộp lưu và lưu trữ là căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của từng cơ quan hình thành phông - Xây dựng và thực hiện các quy trình, thủ tục thu thập tài liệu vào lưu trữ Việc xây dựng các quy trình, thủ tục thu thập tài liệu vào các lưu trữ có vai trò quan trọng trong công tác thu thập 3.3.3.2 Xác định giá trị tài liệu Với thực trạng như đã nêu, tài liệu cũng đã được xác định tại các phòng ban chuyên môn, tuy nhiên chưa chính xác với quy định Đối với khối tài liệu này phương pháp xác định giá trị tài liệu nên được thực hiện theo các bước sau: Bước 1: Xác định giá trị tài liệu ở giai đoạn văn thư Xác định giá trị tài liệu ở giai đoạn văn thư có vị trí quan trọng, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác xác định giá trị tài liệu ở các giai đoạn về sau Khi 36 công việc kết thúc, cán bộ chuyên môn được giao nhiệm vụ giải quyết công việc có trách nhiệm lập hồ sơ, lúc này trên cơ sở thực tế tài liệu có trong hồ sơ và tầm quan trọng của vấn đề được giải quyết mà người lập hồ sơ có thể điều chỉnh thời hạn bảo quản của hồ sơ cho phù hợp với giá trị thực tế của hồ sơ Bước 2: Tổ chức xác định giá trị tài liệu ở lưu trữ cơ quan Trong quá trình chỉnh lý tài liệu, cán bộ lưu trữ sẽ trực tiếp đánh giá lại các hồ sơ trên cơ sở các phương pháp, tiêu chuẩn của lưu trữ học Đây là một yêu cầu hết sức cần thiết, phải đảm bảo tính tỉ mỉ, thận trọng trong công tác này Bước 3: Tổ chức xác định giá trị tài liệu đối với những tài liệu hết thời hạn bảo quản để tiêu hủy Ở giai đoạn này công tác xác định giá trị tài liệu được tổ chức chu đáo, tuần tự nhất và được thực hiện bởi Hội đồng xác định giá trị tài liệu Việc xác định giá trị tài liệu ở giai đoạn này là hết sức cần thiết, đảm bảo cho việc đánh giá lại giá trị của hồ sơ, tài liệu một cách thận trọng trước khi tiêu hủy Tránh tình trạng hủy sai những tài liệu còn giá trị cần phải được bảo quản và khai thác sử dụng Trong quá trình xác đinh giá trị tà liệu cần quan tâm đến những hồ sơ tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn được lựa chọn để lưu trữ tại Trung tâm lưu trữ lịch sử Thành phố Hà Nội 3.3.3.3 Chỉnh lý tài liệu trong kho lưu trữ Chỉnh lý tài liệu là một quy trình nghiệp vụ cơ bản vàcó tính chất quyết định đến hiệu quả của công tác tổ chức khoa học tài liệu Hiện nay khối tài liệu đang được bảo quản trong kho lưu trữ có rất nhiều tài liệu chưa được lập hồ sơ đúng theo quy định của Nhà nước, tồn tại tình trạng tài liệu bó gói, rời lẻ Thêm vào đó UBND cần lựa chọn những tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn đưa vào 37 Trung tâm lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội Trước tình hình đó, việc chỉnh lý cần được tiến hành nhanh chóng, kịp thời và phải đảm bảo được các yêu cầu: - Xây dựng được phương án phân loại tài liệu phù hợp với từng phông lưu trữ đang bảo quản trong kho - Tiến hành phân loại tài liệu, theo phương án phân loại khoa học đã được lựa chọn Trong đó tài liệu được căn cứ vào các đặc trưng để chia ra thành các nhóm lớn, các nhóm vừa, các nhóm nhỏ và nhóm nhỏ cuối cùng là hồ sơ - Chỉnh sửa, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ Việc chỉnh sửa, phục hồi được tiến hành đối với những tài liệu đã được lập hồ sơ Lập mới hồ sơ đối với những tài liệu chưa được lập hồ sơ, đặc biệt là những tài liệu bó gói, rời lẻ - Xác định giá trị tài liệu theo Thông tư 09 - Hệ thống hóa hồ sơ đã được lập theo phương án phân loại Sắp xếp các hồ sơ thành các nhóm nhỏ, các nhóm nhỏ trong mỗi nhóm vừa và mỗi nhóm vừa trong các nhóm lớn Trong giới hạn của đề tài, với tổng số phông lưu trữ đang bảo quản trong kho tôi xin đưa ra phương án chỉnh lý cho phông lưu trữ UBND huyện Gia Lâm (2007 – 2011) Căn cứ vào lịch sử đơn vị hình thành, cơ cấu tổ chức và chức năng, nhiệm vụ của UBND huyện Gia Lâm và theo các văn bản hướng dẫn được xây dựng, với đặc điểm hoạt động theo nhiệm kỳ, phương án phân loại phù hợp với phông lưu trữ UBND huyện Gia Lâm là “Thời gian - Mặt hoạt động” Áp dụng phương án này, tài liệu trong phông được phân loại như sau: Bước 1: Tài liệu trong toàn phông được phân loại theo đặc trưng thời gian là năm Bước 2: Tài liệu trong từng năm được phân loại theo các mặt hoạt động lớn 38 Bước 3: Trong từng mặt hoạt động lớn tài liệu tiếp tục được chia theo từng vấn đề hoạt động nhỏ Bước 4: Tài liệu trong từng vấn đề hoạt động nhỏ tiếp tục được chia theo từng hồ sơ cụ thể Với phương án phân loại đưa ra và cách chỉnh sửa hoàn thiện hồ sơ cho khối tài liệu rời lẻ sẽ góp phần nâng cao chất lượng của chỉnh lý tài liệu, phục vụ thuận lợi cho công tác khai thác sử dụng một cách hiệu quả nhất 3.3.3.4 Xây dựng công cụ tra cứu khoa học Để xây dựng công cụ tra cứu tài liệu đạt hiệu quả cao cần: - Nghiên cứu đặc điểm kho lưu trữ, đặc điểm tài liệu trong kho lưu trữ, nhu cầu tra cứu tài liệu, lựa chọn loại công cụ tra cứu phù hợp - Xây dựng kết cấu công cụ tra cứu tài liệu cho phù hợp với đặc điểm tài liệu trong kho lưu trữ Kết cấu của công cụ tra cứu phải phù hợp với phương án phân loại tài liệu, đảm bảo với nội dung của công tác thống kê - Nhập các thông tin cần thiết về hồ sơ, tài liệu trong kho lưu trữ vào các trường thông tin trong cơ sở dữ liệu Xây dựng mục lục hồ sơ như vậy sẽ giúp cho việc chỉ dẫn địa chỉ bảo quản tài liệu một cách chi tiết và đầy đủ, giúp cho việc tra tìm tài liệu nhanh chóng và là công cụ để thực hiện thống kê các TLLT được chính xác 3.3.3.5.Thống kê trong công tác lưu trữ Thống kê trong công tác lưu trữ là xác định thành phần, số lượng tài liệu, các đơn vị khác đã quy định và được thể hiện trên các loại công cụ thống kê Để thực hiện tốt công tác thống kê, nhóm nghiên cứu đưa ra các giải pháp sau: Thứ nhất, công tác chỉnh lý tài liệu tại kho lưu trữ UBND huyện chưa khoa học nên để thống kê được chính xác (còn nhiều tài liệu rời lẻ trong các phông chưa được chỉnh lý) thì cán bộ lưu trữ phải thống kê một cách trực tiếp, đếm số lượng tài liệu bằng cặp, hộp, bó, gói trong thống kê (sổ nhập tài liệu, sổ 39 xuất tài liệu, sổ thống kê phông, mục lục hồ sơ, mục lục văn bản, biên bản bàn giao tài liệu, phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu, hồ sơ tiêu hủy tài liệu) Với phương pháp thống kê này thì độ chính xác sẽ cao và đây, tủ và quy ra mét giá tài liệu sau đó so sánh với các loại sổ sách dùng là phương pháp thống kê duy nhất có thể áp dụng đối với khối tài liệu này Thứ hai, đối với báo cáo thống kê cần thống kê được các đối tượng theo Thông tư số 09/2013/TT-BNV của Bộ Nội vụ ngày 31 tháng 10 năm 2013quy định chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữbao gồm: văn bản chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ công tác lưu trữ; tổ chức; nhân sự làm công tác lưu trữ; tài liệu lưu trữ; thu thập và loại hủy tài liệu; tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ; kho lưu trữ; trang thiết bị dùng cho lưu trữ; nghiên cứu khoa học về công tác văn thư, lưu trữ Tiểu kết Chương 3: Trên cơ sở thực trạng tổ chức khoa học TLLT tại kho lưu trữ UBND huyện Gia Lâm, nhóm nghiên cứu mạnh dạn đưa ra một số giải pháp thuộc hai nhóm về tổ chức quản lý và các nghiệp vụ cụ thể trong công tác tổ chức khoa học TLLT nhằm đưa CTLT đi vào nề nếp và khẳng định được tầm quan trọng của mình Các giải pháp đưa ra dựa trên cơ sở khoa học, cơ sở lý luận và thực trạng công tác tổ chức khoa học tài liệu tại kho lưu trữ UBND huyện Gia Lâm, nhằm xây dựng một quy trình thực hiện sát với thực tiễn, phù hợp với đặc điểm đặc thù tài liệu trong kho Để nâng cao hơn nữa chất lượng tổ chức khoa học tài liệu tạo cơ sở thực hiện đồng bộ các giải pháp từ tổ chức quản lý đến các giải pháp về nghiệp vụ PHẦN KẾT LUẬN 40 Để phát huy giá trị của TLLT thì công tác tổ chức khoa học tài liệu đóng vai trò thiết yếu Nghiên cứu thực trạng và đưa ra các giải pháp nhằm tổ chức khoa h ọc tài liệu đối với kho lưu trữ UBND huyện Gia Lâm, nhóm nghiên cứu nhận thấy tài liệu đã được thu về từ nhiều năm và đã được tổ chức nhưng chưa mang tính khoa học Tình hình đó đòi hỏi cần phải nghiên cứu và đưa ra giải pháp cụ thể tổ chức khoa học khối tài liệu đang bảo quản trong kho Đây cũng chính là mục đích và nội dung đề tài nhóm nghiên cứu đặt ra Đề tài đã tập trung giải quyết những vấn đề: Nghiên cứu cơ sở khoa học, đưa ra thực trạng và đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức khoa học tài liệu tại kho lưu trữ UBND huyện Gia Lâm Mong rằng, sẽ nhận được sự góp ý chân thành của các thầy cô để đề tài được hoàn chỉnh hơn Cuối cùng, nhóm nghiên cứu cũng xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc và lời cảm ơn chân thành đến các thầy cô giáo trong khoa Văn thư - Lưu trữ, đặc biệt là TS Bùi Thị Ánh Vân, người đã hết lòng quan tâm, hướng dẫn để tôi hoàn thành đề tài Nhóm nghiên cứu cũng xin gửi lời cảm ơn đến lãnh đạo Văn phòng HĐND-UBND, cán bộ văn thư, lưu trữ tại UBND huyện Gia Lâm, những người đã cung cấp tài liệu và tạo điều kiện cho nhóm trong suốt quá trình học hỏi và hoàn thành đề tài Xin trân trọng cảm ơn! DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 41 1 Bộ Nội vụ (2006), Thông tư số 04/2006/TT-BNV ngày 11 tháng 4 năm 2006 hướng dẫn xác định cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử các cấp 2 Bộ Nội vụ (2012), Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 12 năm 2012 hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 3 Chính phủ (2013), Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ 4 Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước (2004), Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 5 năm 2004 về việc ban hành bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính 5 Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm, Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ, NXB Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp, Hà Nội năm 1990 6 Quốc hội (2012), Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 do Quốc hội ban hành ngày 01-7-2012, Hà Nội 7 Quốc hội (2003), Luật Tổ chức HĐND và UBND ban hành ngày 26 tháng 11 năm 2003 8 Trần Văn Quang (2014), Tổ chức và quản lý lưu trữ cấp huyện, quận, thi xã, Thành phố thuộc Tỉnh, Luận văn Thạc sỹ 9 Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội (2009), Giáo trình lưu trữ của NXB Giao thông vận tải, Hà Nội năm 2009 10 UBND huyện Gia Lâm (2015), Báo cáo số 09/BC-UBND ngày 26 tháng 01 năm 2015 về thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ năm 2014 PHỤ LỤC 42 Phụ lục số 1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND huyện Gia Lâm HĐND huyện Gia Lâm UBND huyện Gia Lâm Phòng Nội vụ Phòng Tài nguyên và Môi trường Phòng Kinh tế Phòng Nông nghiệp và phát triển nông thôn Phòng Tư pháp Phòng Tài chính – Kế hoạch Phòng Lao động, Thương binh và Xã hội Phòng Văn hóa và Thông tin Phòng Quản lý đô thị Phòng y tế Phòng Giáo dục và Đào tạo Phòng Thanh tra Văn phòng HĐND UBND Phụ lục số 2: Hồ sơ về chuyển dịch nhà đất của UBND huyện 43 Gia Lâm năm 2001 44 Phụ lục số 3: Trang thiết bị bảo quản được bố trí trong kho lưu trữ UBND huyện Gia Lâm Phụ lục số 4: Mục lục hồ sơ của UBND huyện Gia Lâm 45 46