Đang tải... (xem toàn văn)
LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU 1 1.Lý do chọn đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề 2 3. Mục tiêu nghiên cứu 5 4. Nhiệm vụ nghiên cứu 5 5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 5 6.Giả thuyết nghiên cứu 5 7. Phương pháp nghiên cứu 6 8. Kết cấu của khóa luận 6 Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ SOẠN THẢOVÀ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC 7 1.1.Những vấn đề chung về văn bản 7 1.1.1.Khái niệm văn bản 7 1.1.2.Khái niệm văn bản quản lý và văn bản quản lý Nhà nước 7 1.2.Phân loại văn bản hành chính 15 1.2.1.Văn bản hành chính cá biệt 15 1.2.2.Văn bản hành chính thông thường 17 1.3. Chức năng, vai trò của văn bản hành chính 21 1.3.1. Chức năng của văn bản hành chính 21 1.2.3.Vai trò của văn bản hành chính trong hoạt động quản lý 23 1.3.Công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính 25 1.3.1.Khái niệm về công tác soạn thảo văn bản 25 1.3.2.Yêu cầu và nhiệm vụ của công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính…………………. 26 Chương 2. THỰC TRẠNG SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNHTẠI UBND HUYỆN LƯƠNG SƠN 46 2.1. Khái quát về UBND huyện Lương Sơn 46 2.1.1. Đặc điểm vị trí địa lý, điều kiện tự nhiên Ủy ban nhân dân huyện Lương Sơn 46 2.1.2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân huyện Lương Sơn 48 2.2.Hệ thống văn bản và thẩm quyền ban hành văn bản của UBND 51 2.3. Các quy định của Nhà nước và của UBND huyện Lương Sơn về công tác soạn thảo văn bản 53 2.3.1. Quy định của Nhà nước về soạn thảo và ban hành văn bản 53 2.3.2. Quy định của UBND huyện Lương Sơn về công tác soạn thảo và ban hành văn bản 55 2.4. Khảo sát thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại UBND huyện Lương Sơn 57 2.4.1. Về số lượng văn bản ban hành 58 2.4.2. Về chất lượng soạn thảo và ban hành văn bản 60 2.4.3. Nhận xét chung về soạn thảo ban hành văn bản hành chính tại UBND huyện Lương Sơn. 65 2.4.4. Nguyên nhân những tồn tại trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính 83 Chương 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO KỸ NĂNG SOẠN THẢO VÀBAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNHTẠI UBND HUYỆN LƯƠNG SƠN 91 3.1. Yêu cầu tất yếu, khách quan trong bối cảnh công nghiệp hóa Hiện đại hóa đất nước. 91 3.2. Một số giải pháp nâng cao kỹ năng soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại UBND huyện Lương Sơn 94 3.2.1. Hoàn thiện về thể chế 94 3.2.2. Xây dựng chương trình công tác soạn thảo và ban hành văn bản của UBND. 99 3.2.3. Tiến hành tiêu chuẩn hóa văn bản 101 3.2.4. Kiểm tra rà soát văn bản 106 3.2.5. Công tác đào tạo bồi dưỡng cán bộ công chức 106 3.2.6. Đảm bảo về cơ sở vật chất và ứng dụng công nghệ thông tin 108 KẾT LUẬN 116 TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC
LỜI CẢM ƠN Để khóa luận hoàn thiện nhận nhiều quan tâm giúp đỡ lãnh đạo anh, chị cán bộ, công chức UBND huyện Lương Sơn tạo điều kiện trình khai thác, tìm kiếm văn bản, tài liệu Đặc biệt bảo tận tình Giảng viên hướng dẫn Ths Nguyễn Thị Hường hướng dẫn hoàn thành khóa luận Bên cạnh thuận lợi gặp không khó khăn mặt khảo sát, tìm hiểu thực tiễn soạn thảo ban hành quan Việc tiếp cận xin tài liệu bị hạn chế quy định quan khảo sát Việc tiếp cận kho lưu trữ phải thông qua cán lưu trữ, khi, cán lưu trữ kiêm nhiệm phục vụ công tác tra tìm Ngoài ra, UBND huyện Lương Sơn chưa xây dựng phòng đọc nên khó khăn công tác sử dụng tra tìm tài liệu Trong thời gian nghiên cứu hạn hẹp trình độ nhiều hạn chế, với khó khăn trên, chắn khóa luận không tránh khỏi thiếu sót Vì vậy, mong nhận ý kiến đóng góp thầy cô giáo, quý vị độc giả quan tâm đến đề tài để khóa luận hoàn thiện Qua đây, xin gửi lời cảm ơn tới lãnh đạo Văn phòng UBND huyện Lương Sơn anh, chị hướng dẫn thực tập Văn phòng giúp trình làm khóa luận Đặc biệt, xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới Cô Nguyễn Thị Hường tận tình hướng dẫn hoàn thành khoá luận Hà Nội, ngày 15 tháng năm 2016 Sinh viên Đinh Thị Kim Cúc LỜI CAM ĐOAN Tôi cam đoan là đề tài nghiên cứu Những kết số liệu khóa luận thực Ủy ban nhân dân huyện Lương Sơn không chép nguồn khác Tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm trước nhà trường cam đoan Tác giả Đinh Thị Kim Cúc MỤC LỤC Kí hiệu viết tắt HĐND QLNN QPPL UBND VBHC VBCN Cụm từ đầy đủ Hội đồng nhân dân Quản lý nhà nươc Quy phạm pháp luật Ủy ban nhân dân Văn hành Văn chuyên ngành DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Hiện nay, xã hội ngày phát triển, việc trao đổi thông tin để phục vụ cho hoạt động quản lý dễ dàng thực nhiều hình thức khác Có thể trực tiếp qua hội nghị, họp, truyền trực tiếp truyền miệng sử dụng loại máy móc, phương tiện công nghệ cao điện thoại, internet,… Tuy nhiên, dù có nhiều hình thức khác thay loại văn giá trị thông tin mà văn mang lại Đặc biệt văn quản lý hành nhà nước có văn quản lý hành nhà nước địa phương , có vai trò quan trọng Một mặt, cụ thể hóa văn quản lý nhà nước cấp trên, văn HĐND cấp; mặt khác sở pháp lý, công cụ quản lý hữu hiệu, đồng thời phương tiện để truyền đạt thông tin lĩnh vực đời sống kinh tế - xã hội Cũng quan hành khác, văn quản lý hành nhà nước UBND huyện Lương Sơn công cụ điều hành thiếu hoạt động quản lý quan Trong trình hoạt động, UBND huyện Lương Sơn ban hành khối lượng lớn loại văn văn hành chiếm tỷ lệ lớn tổng số loại văn cần thiết phải soạn thảo, ban hành diễn thường xuyên hoạt động hàng ngày Vì vậy, nói soạn thảo ban hành văn hành có vai trò quan trọng hoạt động quản lý, đạo điều hành UBND huyện Lương Sơn Nếu thực tốt góp phần quan trọng việc nâng cao hiệu hoạt động quan Ngược lại, thực không tốt có tác động tiêu cực làm phá vỡ tính đồng bộ, tính khả thi hiệu hoạt động thực tiễn Văn hành văn thực thi văn luật, VBQPPL HĐND UBND việc cụ thể hóa hoạt động cụ thể vào thực tiễn, đạo trực tiếp công việc ngành, lĩnh vực cuối cấp địa phương để vào sống Qua trình khảo sát thực tiễn cho thấy, công tác soạn thảo ban hành văn hành UBND huyện Lương Sơn chưa quan tâm mức nên qua năm triển khai, hướng dẫn thực theo quy định Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày tháng năm 2004 Chính phủ công tác văn thư; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐCP ngày tháng năm 2004 Chính phủ công tác văn thư; Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội Vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành soạn thảo ban hành văn hành nhà nước bộc lộ số hạn chế định Để đánh giá thực trạng công tác soạn thảo ban hành văn hành chính, tìm nguyên nhân đưa biện pháp khắc phục hiệu cần phải có nghiên cứu tìm hiểu thực tiễn Tuy nhiên, UBND huyện Lương Sơn chưa có công trình nghiên cứu công tác soạn thảo văn hành Vì chọn đề tài “Soạn thảo ban hành văn hành UBND huyện Lương Sơn ” để làm đề tài khóa luận tốt nghiệp Qua việc tìm hiểu thực trạng soạn thảo ban hành văn bảnhành UBND huyện Lương Sơn, từ đó, đưa nguyên nhân giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác soạn thảo ban hành văn hành UBND huyện Lương Sơn Kết nghiên cứu cung cấp nguồn tài liệu bổ ích cho cán bộ, công chức UBND huyện Lương Sơn tham khảo góp phần khắc phục sai sót trình soạn thảo ban hành văn bản, góp phần nâng cao hiệu công việc quan Lịch sử nghiên cứu vấn đề Nghiên cứu lý luận thực tiễn công tác soạn thảo ban hànhvăn quản lý nhà nước có nhiều công trình nghiên cứu,xuất phẩm, viết cán bộ, nhiều nhà chuyên môn nghiên cứu, nhà báo Vấn đề soạn thảo ban hành văn trở thành đề tài nghiên cứu khoa học, khóa luận tốt nghiệp, luận văn thạc sĩ, các sinh viên đại học, học viên cao học Có thể liệt kê số công trình nghiên cứu sau: Các giáo trình dùng làm tài liệu tham khảo cho cán công chức giảng dạy trường như: - Nguyễn Thị Thu Hà (Học viện Hành Quốc gia), Kỹ thuật soạn thảo, quản lý văn bản, Nhà xuất Đại học Quốc gia Tp HCM, Tp Hồ Chí Minh, 2015; - Nguyễn Hữu Hải, Giáo trình hành Nhà nước, Nhà xuất Giáo dục Việt Nam, Hà Nội, 2012; - Nguyễn Văn Hậu, Kỹ nghiệp vụ hành chính, Nhà xuất Lao động, Hà Nội, 2015; - Nguyễn Trọng Nghĩa, Giáo trình soạn thảo văn bản, Nhà xuất Lao động xã hội, Hà Nội, 2015; - PGS.Vương Đình Quyền (trường Đại học Khoa học xã hội Nhân văn), Giáo trìnhlý luận phương pháp công tác văn thư, Nhà xuất Chính trị quốc gia, Hà Nội, 2011; - Đoàn Thị Tâm, Soạn thảo văn hành chính, Nhà xuất Đại học Sư phạm TP Hồ Chí Minh, Tp Hồ Chí Minh, 2015; - Dương Xuân Thao,Giáo trình văn quản lý, Nhà xuất Đại học Kinh tế Quốc dân, Hà Nội, 2015; - Ngô sỹ Trung, Soạn thảo văn hành chính, Nhà xuất Giao thông vận tải, Hà Nội, 2015; - Lương Văn Úc Giáo trình kỹ thuật soạn thảo văn kinh tê Quản trị kinh doanh, Nhà xuất Kinh tế quốc dân, Hà Nội, 2012; - Đoàn Thị Tố Uyên, Giáo trình kỹ thuật soạn thảo văn quy phạm pháp luật Viện Đại học mở Hà Nội, Nhà xuất Tư pháp, Hà Nội, 2011; - Đoàn Thị Tố Uyên, Nguyễn Thị Ngọc Hoa, Giáo trình kỹ thuật soạn thảo văn quy phạm pháp luật , Nhà xuất Tư pháp, Hà Nội, 2014; -Hành Văn phòng quan Nhà nước, Học viện hành chính, Nhà xuất Khoa học kỹ thuật, Hà Nội, 2013; - Giáo trình Kỹ thuật xây dựng ban hành văn bản, Học viện Hành Chính, Nhà xuất Khoa học kỹ thuật, Hà Nội, 2013; - Giáo trình xây dựng văn pháp luật, Trường Đại học Luật Hà Nội, Nhà xuất Tư pháp, Hà Nội, 2015; - Tài liệu bồi dưỡng quản lý hành Nhà nước, phần II Hành nhà nước công nghệ hành chính, Học viện hành chính, Nhà xuất Khoa học Kỹ thuật, Hà Nội, 2013 Các khóa luận, luận văn: - Nguyễn Mạnh Cường (Trường Đại học Khoa học Xã hội nhân văn) với đề tài Soạn thảo ban hành văn Quy phạm pháp luật quan cấp bộ, Hà Nội, 2005; - Nguyễn Thị Hường (Học viện Hành quốc gia), Hoàn thiện công tác soạn thảo ban hành văn hành Bộ Lao động Thương binh Xã hội đáp ứng yêu cầu cải cách hành nay, Hà Nội, 2010; - Giáp Thị Hồng Huệ với đề tài Thực trạng giải pháp nâng cao chất lượng công tác soạn thảo ban hành văn Trường mầm non xã Kim Sơn – Huyện Lục Ngạn, Bắc Giang, 2014; - Đỗ Thị Tuyến Ninh với đề tài Thực trạng thể thức kỹ thuật trình bày văn bảnquản lý hành Nhà nước UBND huyện Kiến Xương, Thái Bình, 2013; - Võ Việt Sang với đề tàiCông tác soạn thảo quản lý văn Văn phòng UBND xã Lai Uyên, huyện Bến Cát, tỉnh Bình Dương, 2013; Có thể thấy rằng, nội dung nghiên cứu trình bày xuất phẩm, viết, đề tài nghiên cứu khoa học, luận văn thạc sĩ, khóa luận tốt nghiệp tập trung nghiên cứu vấn đề mang tính lý luận chung, đề cập đến vấn đề soạn thảo văn số quan cụ thể, nghiên cứu chủ yếu việc soạn thảo ban hành VBQPPL Chưa có công trình nghiên cứu cách tổng hợp soạn thảo ban hàn văn hành UBND huyện Lương Sơn Vì tác giả có sở để khẳng định lý luận thực tiễn công tác soạn thảo ban hành văn hành UBND huyện Lương Sơn chưa nghiên cứu cách toàn diện đầy đủ Trên sở kế thừa kết nghiên cứu công trình, nghiên cứu trước tác giả mong muốn đóng góp, bổ sung thêm hạn chế thiếu sót đề tài Trong đề tài tác giả sâu vào nghiên cứu công tác “Soạn thảo ban hành văn hành UBND huyện Lương Sơn” Mục tiêu nghiên cứu - Mục tiêu chung: Tìm hiểu công tác soạn thảo ban hành văn hành UBND huyện Lương Sơn - Mục tiêu cụ thể: Trên sở phân tích, làm rõ bất cập tồn công tác soạn thảo ban hành văn UBND huyện Lương Sơn - Đánh giá ưu điểm hạn chế, đề xuất giải pháp cụ thể nhằm nâng cao chất lượng công tác soạn thảo ban hành văn UBND huyện Lương Sơn Nhiệm vụ nghiên cứu - Nghiên cứu lí luận chung văn hành công tác soạn thảo ban hành văn hành - Xác định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức UBND huyện Lương Sơn - Khảo sát việc soạn thảo ban hành văn hành UBND huyện Lương Sơn - Thực trạng soạn thảo ban hành văn bản, đánh giá ưu, nhược điểm công tác soạn thảo ban hành văn hành UBND huyện Lương Sơn - Nguyên nhân hạn chế việc soạn thảo ban hành văn UBND huyện Lương Sơn - Các giải pháp nhằm góp phần nâng cao chất lượng soạn thảo ban hành văn UBND huyện Lương Sơn Đối tượng phạm vi nghiên cứu Đối tượng :Công tác soạn thảo ban hành văn hành UBND huyện Lương Sơn Phạm vi nghiên cứu:Đề tài tập trung vào nội dung soạn thảo ban hành văn UBND huyện Lương Sơn giai đoạn từ năm 2011 đến năm 2015 Giả thuyết nghiên cứu Nếu đánh giá thực trạng công tác soạn thảo ban hành VBHC, xác định nguyên nhân đưa giải pháp soạn thảo văn góp phần nâng cao kỹ soạn thảo cho cán bộ, công chức UBND huyện Lương Sơn Phương pháp nghiên cứu Có nhiều phương pháp để nghiên cứu, phương pháp sử dụng phương pháp tổng hợp, phương pháp phân tích, đề tài sử - dụng phương pháp như: Phương pháp quan sát: Quan sát phương thức để nhận thức vật quan sát tồn tại, can thiệp gây biến đổi trạng thái đối - tượng nghiên cứu Phương pháp thu thập thông tin: Từ tài liệu, sách báo, tạp chí nhằm mục đích tìm khái niệm - tư tưởng sở lý luận cho đề tài Phương pháp vấn đối tượng: Được áp dụng để vấn trực tiếp đại diện cán bộ, công chức - quan nhằm khai thác thông tin cho đề tài Phương pháp nghiên cứu phân tích tư liệu có liên quan: Được áp dụng đề tìm hiểu phân tích tư liệu quan quan để đưa lập luận mang tính khoa học cao, đánh giá, nhìn nhận cách khách quan thực trạng công tác soạn thảo ban hành văn UBND huyện Lương Sơn Từ tìm hiểu nguyên nhân đề số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác soạn thảo ban hành văn Kết cấu khóa luận Ngoài phần mở đầu, phần kết luận, danh mục tài liệu tham khảo phần phụ lục đính kèm Nội dung đề tài kết cấu gồm 03 chương sau: Chương 1: Cơ sở lý luận soạn thảo ban hành văn hành nhà nước Chương 2: Thực trạng soạn thảo ban hành văn hành UBND huyện Lương Sơn Chương 3: Một số giải pháp nâng cao kỹ soạn thảo ban hành văn hành UBND huyện Lương Sơn Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC 1.1.Những vấn đề chung văn 1.1.1 Khái niệm văn Có nhiều khái niệm khác văn giáo trình, nhà nghiên cứu: Văn tập hợp ngôn ngữ viết nhằm truyền đạt ý chí cá nhân hay 10 việc soạn thảo văn máy tính chưa thực phát huy hiểu cán bộ, công chức làm công tác soạn thảo văn UBND huyện Lương Sơn trình độ tin học hạn chế, chưa nắm công dụng chức máy tính trình soạn thảo nên nhiều văn soạn thảo sai thể thức kỹ thuật trình bày Bên cạnh việc soạn thảo ban hành văn gặp khó khăn thiết bị vi tính lâu năm thường xuyên bị hỏng ảnh hưởng đến chất lượng soạn thảo Vì yêu cầu đặt với các cấp lãnh đạo cần ý trọng việc đổi thiết bị công nghệ phục vụ công tác soạn thảo văn máy tính, internet, máy photocoppy, máy in, máy fax Đồng thời, phải tăng cường bồi dưỡng kiến thức cho cán bộ, công chức Đặc biệt kiến thức tin học văn phòng Như đánh giá phần thực trạng nhiều văn ban hành bị chậm tiến độ phải chờ đợi chữ ký lãnh đạo người có thẩm quyền ký ban hành văn Đặc biệt Trong giai đoạn không gian làm việc lãnh đạo, thủ trưởng đơn vị không phạm vi quan nữa, lãnh đạo bận họp bên công tác dài ngày Vì vậy, nhu cầu xem văn bản, duyệt văn bản, điều hành công việc từ xa, đảm bảo hoạt động bình thường tổ chức, quan lúc lãnh đạo vắng yêu cầu thiết thực Để nâng cao chất lượng quản lý văn để công tác soạn thảo văn nay, quan sử dụng phần mềm ứng dụng tiện ích đươc dùng phổ biến Một phần mềm đánh giá cao tiện ích chúng mang lại Phần mềm CloudOffice sử dụng phổ biến mang lại hiệu quản lý cho nhiều tổ chức nhà nước doanh nghiệp cá nhân sử dụng 113 CloudOffice hệ thống phần mềm quản lý văn bản, hồ sơ tài liệu điều hành quản trị công việc toàn diện chuyên nghiệp, phần mềm thiết kế cách khoa học với đầy đủ chức trao đổi thông tin, điều hành tác nghiệp quản lý văn bản, điều hành công việc trực tuyến mạng máy tính Có khả theo dõi xử lý văn điều hành công việc từ xa thông qua Internet Phần mềm quản lý điều hành công việc CloudOffice có nhiều tính mạnh mẽ hỗ trợ cho nhà lãnh đạo kiểm soát phân công nhiệm vụ cách đơn giản, nhanh chóng, xác thông qua thiết bị di động thông minh SmartPhone Các chức tương tác CloudOffice tối ưu hóa phối hợp xử lí công việc phòng ban khác nhau, tạo phong cách làm việc chuyên nghiệp toàn công ty, góp phần tăng suất làm việc, tiết kiệm thời gian, giảm chi phí vận hành máy văn phòng Phần mềm cho phép chia sẻ thông tin công việc nhiều cá nhân/phòng ban cách linh hoạt, giúp cho bên liên quan đến công việc thực tác vụ kiểm tra, tham khảo, hỗ trợ lẫn xử lí công việc… Người nhận việc trao đổi trực tiếp với người giao việc, đồng thời người nhận việc chuyển giao công việc cho thành viên khác nhanh chóng đơn giản cần thiết Phần mềm CloudOffice có phân hệ chính: Phân hệ Văn cho phép 114 tạo lập, quản lý văn đến, tờ trình, văn đi, phân loại văn bản, giao cấp xử lý theo dõi tiến độ xử lý, đánh giá kết xử lý; Phân hệ Công việc cho phép tạo công việc, giao xử lý công việc, đánh giá tiến độ thực công việc, theo dõi tận kết công việc.Nó phép thực quản lý toàn văn đi, đến máy tính cách đầy đủ, khoa học Điều giúp cho việc hỗ trợ đạo điều hành lãnh đạo; Cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời cho người có nhu cầu khai thác thông tin nội dung văn bản; Mọi người có hội tiếp cận nội dung văn thay số người (có giấy) biết đọc văn Hỗ trợ công tác thống kê báo cáo, in sổ công văn; Nâng cao hiệu quản lý hành chính; Đáp ứng yêu cầu đại hoá, cải cách thủ tục hành chính, xu bước tất yếu để tiến lên hành đại Ứng dụng cho phép đính file nội dung văn kèm theo tiêu đề văn Điều giúp cán bộ, công chức, nhân viên quan dễ dàng truy cập xem nội dung văn thay nắm tiêu đề văn gắn file đính kèm Việc đính kèm file thực hàng loạt văn lúc thực với văn 115 Người dùng xem văn thực bình luận đưa ý kiến cá nhân liên quan đến văn Tính áp dụng hiệu trường hợp văn có phát sinh vướng mắc trình triển khai áp dụng lấy ý kiến dự thảo văn Người dùng thông qua chức gửi chia sẻ ý kiến để đơn vị phát hành văn nắm để có điều chỉnh kịp thời vướng mắc phát sinh Có thể phân loại văn theo chủ đề khác phù hợp với lĩnh vực hoạt động quản lý quan, tổ chức Điều giúp người dùng nhanh chóng hệ thống hoá văn theo chủ đề mà không nhiều thời gian Cho phép tạo mối quan hệ văn Thông qua sơ đồ quan hệ, người dùng biết văn xem bị thay thay văn khác, sở để ban hành văn ban hành sở văn Văn đến quan sau cập nhật vào chương trình phân loại thành nhóm văn xem tham khảo văn bắt buộc phải xử lý (trả kết quả) Phần mềm cho phép xác định số ngày thời hạn phải xử lý xong Những văn phải xử lý phân công cho đơn vị cấp thực theo bảng phân công xử lý văn Các đơn vị nhìn vào nội dung phân công tổ chức thực xử lý văn theo thời hạn ghi Chức giúp quan triển khai quản lý văn đến cách chặt chẽ, đơn vị chậm xử lý văn xử lý chưa triệt để thể rõ chương trình, sở để lãnh đạo quan đánh giá khả hoàn thành nhiệm vụ đơn vị, mức độ tồn đọng công việc phòng ban, đơn vị cấp Lãnh đạo quan, đơn vị thực phê duyệt xử lý văn đến phần mềm với khả đạo đơn vị cụ thể Cho phép gửi văn tới đơn vị cấp nhận văn từ đơn vị cấp đơn vị khác (tương tác đa chiều) Bằng chức này, CloudOffice với scan văn nhân gửi tức tới nhiều đơn vị khác Hiệu là: Tiết kiệm toàn số giấy phải photo cho đơn vị cần gửi; Tốc độ gửi văn tính giây thay 116 ngày gửi giấy; Theo dõi việc đọc, xem văn đơn vị nhận (đếm số lượt xem, người xem, xem….); Tăng khả phản ứng với văn khẩn, quan trọng; Là sở thước đo quan trọng đánh giá mức độ cải cách thủ tục hành mặt thời gian Có thể gửi văn đích danh tới cá nhân đơn vị Chức áp dụng số văn không phổ biến rộng rãi, có tác động tới vài cá nhân cụ thể Đơn vị nhận văn tiếp tục gửi văn xuống đơn vị cấp Chức thể khả triển khai quản lý văn theo mô hình nhiều cấp (đa cấp) phần mềm Người dùng lưu văn vào thư mục cá nhân (đánh dấu văn yêu thích) Việc giúp người dùng tự hệ thống hoá văn theo nhu cầu cá nhân Mỗi người thông qua chức tự xây dựng cấu trúc văn theo yêu cầu quản lý riêng cá nhân giống lưu file văn vào FILE tài liệu đặt tủ hồ sơ Người dùng trình xem văn bản, phát sai sót gửi thông báo cho người cập nhật biết để điều chỉnh lại thông tin cho phù hợp, lãnh đạo đơn vị từ văn nhận khởi tạo công việc liên quan giao cho công chức đơn vị xử lý theo dõi thông qua đầu công việc Từng đơn vị tự in, thống kê văn theo biểu mẫu quy định pháp luật văn thư lưu trữ; thống kê văn tồn chưa xử lý hạn xử lý kèm theo lý chậm trễ xử lý….Chức áp dụng hiệu quan, đơn vị thường hay phải xử lý trả lời văn đến 117 Đơn vị gửi văn đánh dấu ghi nợ đơn vị nhận văn việc phải trả lời văn Cho phép phân loại mức độ truy cập văn người dùng Văn phân loại cấp độ bảo mật khác số đối tượng đủ điều kiện truy cập Ví dụ văn cho lãnh đạo cấp Phòng trở lên mở xem, cấp nhìn thấy văn Có thể lưu văn dùng chung Luật, Nghị định, Thông tư, văn có Công Báo mà không gửi theo đường văn đến Các văn chia sẻ cho tất người dùng Và người dùng dễ dàng xem văn không bỏ sót nhờ lịch hiển thị văn theo ngày Phần mềm có khả cảnh báo văn cập nhật nhận Chức giúp người dùng truy cập vào văn chưa xem cách dễ dàng thay phải đọc văn đọc trước Đơn vị tham mưu phát hành văn trình gửi nội dung văn để lãnh đạo phê duyệt trước ban hành, lãnh đạo quan thực xem phê duyệt văn đơn vị trình ban hành trực tiếp Có thể nói, phần mềm quản lý văn điều hành công việc CloudOffice công cụ thiếu cho lãnh đạo quan, đơn vị Văn 118 phòng làm việc lãnh đạo xã hội đại ngày thiết bị máy tính, di động thông minh hệ thống phần mềm điều hành, quản lý công việc thông minh hiệu Đây ứng dụng hữu hiệu để phục vụ tốt cho hoạt động đạo lãnh đạo lĩnh vực cộng tác UBND huyện Lương Sơn đặc biệt công tác soạn thảo văn Vì vậy, lãnh đạo UBND huyện Lương Sơn tham khảo cân nhắc để góp phần nâng cao hiểu quản lý quan TIỂU KẾT Dựa sở tìm hiểu, đánh giá, phân tích thực trạng công tác soạn thảo ban hành văn hành UBND huyện Lương Sơn Tác giả đưa số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác soạn thảo ban hành văn hành UBND huyện Lương Sơn đồ đồng thời khắc phục hạn chế, tồn nêu Các giải pháp nâng cao kỹ soạn thảo ban hành văn hành UBND huyện Lương Sơn Thứ nhất, cần phải hoàn thiện thể chế; Thứ hai, tiến hành xây dựng chương trình công tác soạn thảo ban hành văn UBND; Thứ ba, phải Tiến hành tiêu chuẩn hóa văn Để tiêu chuẩn hóa văn cần phải có thống liên quan chặt chẽ thể thức văn mẫu hóa văn bản; Thứ tư, kiểm tra, rà soát văn sửa chữa kịp thời sớm khắc phục hậu nhằm nâng cao hiệu hoạt động quản lý quan Thứ năm, UBND huyện Lương Sơn cần đưa chủ trương đào tạo cán công chức để nâng cao trình độ chuyên môn công tác đào tạo bồi dưỡng cán công chức; Thứ sáu, đảm bảo sở vật chất ứng dụng công nghệ thông tin Để nâng cao chất lượng công tác soạn thảo ban hành văn hành UBND huyện Lương Sơn đồng thời khắc phục tồn nêu việc thực biện pháp có hiệu cần tiến hành đồng thường xuyên, liên tục thống Trong cần tập trung hàng đầu vào giải pháp hoàn thiện thể chế giải pháp đào tạo cán công chức Đây hai vấn đề cốt yếu cải cách hành nước ta 119 KẾT LUẬN Ban hành văn việc thiếu quan tổ chức, đơn vị Đặc biệt UBND, quan quản lý hành nhà nước địa phương việc ban hành Văn hành nhà nước nhằm thực chức quản lý, điều hành trình hoạt động Văn hành chính, mặt cụ thể hóa văn quản lý nhà nước cấp trên, văn luật, mặt khác, sở pháp lý, công cụ quản lý, điều hành hữu hiệu phương tiện để truyền đạt thông tin quan, đơn vị đối tượng liên quan Trong trình hoạt động, UBND huyện Lương Sơn ban hành khối lượng lớn loại văn văn hành chiếm tỷ trọng lớn tổng số loại văn cần thiết phải soạn thảo, ban hành diễn thường xuyên hoạt động hàng ngày Vì vậy, nói soạn thảo ban hành văn hành có vai trò quan trọng hoạt động quản lý, đạo điều hành UBND huyện Lương Sơn cần quan tâm để góp phần xây dựng nâng cao chất lượng văn ban hành nhằm hoàn thành tốt chức năng, nhiệm vụ giao Trong đề tài tác giả nghiên cứu lý luận chung văn bản, văn hành công tác soạn thảo văn hành chính; thực trạng soạn thảo ban hành văn hành UBND huyện Lương Sơn; số giải pháp nâng cao kỹ soạn thảo ban hành văn hành UBND huyện Lương Sơn Qua đó, tác giả đánh giá ưu, điểm, tồn tại, nguyên nhân giải pháp khắc phục công tác soạn thảo ban hành văn hành UBND huyện Lương Sơn Ưu điểm công tác soạn thảo ban hành văn ban hành thẩm quyền theo quy định pháp luật; lãnh đạo có quan tâm, đạo đắn; đảm bảo yêu cầu nội dung, bố cục, yêu cầu ngôn ngữ, văn phong hành chính, yêu cầu thể thức và kỹ thuật trình bày văn theo quy định hành;việc quản lý giải văn đảm bảo thực theo quy trình, kịp thời hiệu Nhược điểm công tác soạn thảo ban hành văn hành 120 chưa có văn hướng dẫn cụ thể rõ ràng; cán công chức chưa phân biệt văn hành chính; việc phối hợp đơn vị soạn thảo đơn vị thẩm định gặp nhiều khó khăn; nhiều văn ban hành sai thể thức; việc sử dụng ngôn ngữ nhiều sai sót tả, kết cấu văn phong, cách dùng từ, đặt câu Nguyên nhân hạn chế, tồn nêu nhận thức cán hạn chế; văn quy định công tác soạn thảo ban hành văn có khối lượng lớn gây khó khăn cho việc áp dụng, thực hiện; chưa xây dựng văn quy định hướng dẫn cụ thể công tác soạn thảo ban hành văn hành chính; công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bất cập, chưa thực đáp ứng nhu cầu đòi hỏi công tác đào tạo, đào tạo lại đội ngũ cán tình hình hạn chế trang thiết bị công nghệ thông tin ảnh hưởng đến công tác soạn thảo văn Một số giải pháp nâng cao kỹ soạn thảo ban hành văn hành UBND huyện Lương Sơn bao gồm: hoàn thiện thể chế; xây dựng chương trình công tác soạn thảo ban hành văn UBND; Tiến hành tiêu chuẩn hóa văn bản.; Kiểm tra, rà soát văn bản; đào tạo cán công chức để nâng cao trình độ chuyên môn; đảm bảo sở vật chất ứng dụng công nghệ thông tin Trên toàn nội dung nghiên cứu đề tài “Soạn thảo ban hành văn hành UBND huyện Lương Sơn, tỉnh Hòa Bình” Do giới hạn thời gian lý luận chuyên môn nên viết không tránh khỏi thiếu xót Tôi mong nhận ý kiến đóng góp từ thầy cô quý vị độc giả viết hoàn thiện Xin trân trọng cảm ơn! 121 TÀI LIỆU THAM KHẢO Tài liệu văn quy phạm pháp luật Hiến pháp năm 2013; Luật Tổ chức HĐND UBND năm 2003; Luật Tổ chức quyền địa phương năm 2015; Luật ban hành văn Quy phạm pháp luật năm 2008; Luật ban hành văn quy phạm pháp luật HĐND UBND năm 2004; Luật ban hành văn quy phạm pháp luật năm 2015; Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày tháng năm 2004 Chính phủ công tác văn thư; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày tháng năm 2004 Chính phủ công tác văn thư; Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-VPCP-BNV ngày 21 tháng năm 2005 Văn phòng Chính phủ Bộ Nội vụ việc hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; 10 Thông tư số 25/2011/TT-BTP ngày 27 tháng 12 năm 2011 Bộ Tư Pháp thể thức kỹ thuật trình bày văn quy phạm pháp luật Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng Thủ trưởng quan ngang văn quy phạm pháp luật liên tịch; 11 Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội Vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; 12 Thông tư Số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ quan; 13 Thông tư 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng năm 2013 Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư lưu trữ quan, tổ chức; Tài liệu chuyên môn: 14 Nguyễn Mạnh Cường (2005), Soạn thảo ban hành văn Quy phạm pháp luật quan cấp bộ, Trường Đại học Khoa học xã hội Nhân văn, Hà Nội; 15.Nguyễn Thị Thu Hà (2015), Kỹ thuật soạn thảo, quản lý văn bản, Học viện Hành Quốc gia, Nxb Đại học Quốc gia Tp HCM, TP.Hồ Chí Minh; 16 Nguyễn Hữu Hải (2012), Giáo trình hành Nhà nước, Nhà xuất Giáo dục Việt Nam, Hà Nội; 17 Nguyễn Văn Hậu (2015) Kỹ nghiệp vụ hành chính, , Nhà xuất Lao động, Hà Nội; 18 Giáp Thị Hồng Huệ (2014), thực trạng giải pháp nâng cao chất lượng công tác soạn thảo ban hành văn Trường mầm non xã Kim Sơn – Huyện Lục Ngạn, Bắc Giang; 19 Nguyễn Thị Hường (2010), Hoàn thiện công tác soạn thảo ban hành văn hành Bộ Lao động Thương binh Xã hội đáp ứng yêu cầu cải cách hành nay, Hà Nội; 20 Nguyễn Trọng Nghĩa (2015), Giáo trình soạn thảo văn bản, Nhà xuất Lao động xã hội, Hà Nội; 21 Đỗ Thị Tuyến Ninh (2013),Thực trạng thể thức kỹ thuật trình bày văn bảnquản lý hành Nhà nước UBND huyện Kiến Xương, Thái Bình; 22 PGS.Vương Đình Quyền (2011), Giáo trìnhlý luận phương pháp công tác văn thư, trường Đại học Khoa học xã hội Nhân văn, Nhà xuất Chính trị quốc gia, Hà Nội; 23 Võ Việt Sang (2013), Công tác soạn thảo quản lý văn Văn phòng UBND xã Lai Uyên, Bình Dương; 24 Đoàn Thị Tâm (2015), Soạn thảo văn hành , Nhà xuất Đại học Sư phạm TP Hồ Chí Minh, Tp Hồ Chí Minh; 25 Dương Xuân Thao (2015), Giáo trình văn quản lý, Nhà xuất Đại học Kinh tế Quốc dân, Hà Nội; 26 Ngô sỹ Trung (2015), Soạn thảo văn hành chính, Nhà xuất Giao thông vận tải; 27 Lương Văn Úc ( 2012), Giáo trình kỹ thuật soạn thảo văn kinh tê Quản trị kinh doanh, Nhà xuất Kinh tế quốc dân, Hà Nội; 28 Đoàn Thị Tố Uyên (2011), Giáo trình kỹ thuật soạn thảo văn quy phạm pháp luật, Viện Đại học mở Hà Nội, Nhà xuất Tư pháp, Hà Nội; 29 Đoàn Thị Tố Uyên, Nguyễn Thị Ngọc Hoa(2014), Giáo trình kỹ thuật soạn thảo văn quy phạm pháp luật , Nhà xuất Tư pháp; 30 Hành Văn phòng quan Nhà nước, Học viện hành chính, Nhà xuất Khoa học kỹ thuật, Hà Nội, 2013; 31 Giáo trình Kỹ thuật xây dựng ban hành văn (2013), Học viện Hành Chính, Nhà xuất Khoa học kỹ thuật, Hà Nội; 32 Giáo trình xây dựng văn pháp luật (2015), Trường Đại học Luật Hà Nội, Nhà xuất Tư pháp, Hà Nội 33 Tài liệu bồi dưỡng quản lý hành Nhà nước, phần II Hành nhà nước công nghệ hành chính(2013), Học viện hành chính, Nhà xuất Khoa học Kỹ thuật, Hà Nội Phụ lục 02 Sơ đồ hệ thống văn quản lý Nhà nước UBND huyện Lương Sơn VĂN BẢN QUY PHẠM PHÁP LUẬT QUYẾT ĐỊNH HỆ THỐNG VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC CỦA UBND HUYỆN LƯƠNG SƠN VĂN BẢN HÀNH CHÍNH VĂN BẢN CHUYÊN NGÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH THÔNG THƯỜNG VĂN BẢN HÀNH CHÍNH CÁ BIỆT CƠ QUAN NGÀNH TRUNG ƯƠNG QUY ĐỊNH Phụ lục 03 Quyết định Chỉ thị Quy chế Tờ trình Thông cáo Biên Công điện Công văn Dự án Bản ghi nhớ Thông báo Bản cam kết Báo cáo Đề án Bản thỏa thuận Phương án Các loại giấy, loại phiếu thư công Chương trình Hợp đồng Kế hoạch Quy định Hướng dẫn VĂN BẢN HÀNH CHÍNH Văn hành thông thường Văn hành cá biệt Sơ đồ hệ thống văn hành UBND huyện Lương Sơn