TÀI LIỆU TẬP HUẤN CƠNG TÁC TÀI CHÍNH - KẾ TOÁN QUỸ BTTE THÁNG 4/2016 I LẬP DỰ TOÁN THU-CHI NSNN Dự toán ngân sách năm bao gồm dự toán chi thường xun dự tốn chi khơng thường xun (các khoản chi đặc thù đơn vị, chi hỗ trợ cho trẻ em ) Việc xây dựng dự toán chi thường xuyên dựa định mức phân bổ dự toán chi thường xuyên ngân sách Dự toán chi khoản không thường xuyên đặc thù dựa nhiệm vụ đặc thù ngành Xây dựng kế hoạch dự toán ngân sách cho năm (Khoảng từ tháng 6-10 năm trước làm phân bổ dự toán năm sau) - Xây dựng báo cáo đánh giá thực nhiệm vụ năm trước - Xây dựng dự toán thu – chi nguồn kinh phí năm sau - Phụ lục số 1: Xây dựng kế hoạch hoạt động dự toán thu- chi NSNN năm - Dự tốn chi kinh phí NSNN cấp - Phụ lục số 2: - Dự tốn thu-chi nguồn kinh phí vận động - Phụ lục số 3: - Dự toán nguồn KP viện trợ: Theo phê duyệt dự án, hoạt động cụ thể - Kế hoạch mua sắm tài sản, hàng hóa, dịch vụ KH lựa chọn nhà thầu mua sắm tài sản, hàng hóa, dịch vụ Phụ lục số 4: Xây dựng kế hoạch dự toán điều chỉnh năm (Khoảng tháng 12) Căn vào tình hình thu-chi thực tế năm dự kiến thực tháng lại năm Căn vào Thỏa thuận ký với nhà tài trợ năm Vào tháng 12 hàng năm, Quỹ BTTE lập dự toán điều chỉnh cho sát với thực tế thu-chi, tính chất đặc thù Quỹ Phụ lục số 5: Các QĐ phê duyệt kế hoạch QĐ điều chỉnh KH, dự toán ngân sách pháp lý để đơn vị thực toán ngân sách Xác định nguồn kinh phí Quỹ BTTE - Nguồn NSNN cấp chi thường xuyên (giao tự chủ) chi không thường xuyên ( Không giao tự chủ) - Nguồn dự án viện trợ: Các dự án, khoản kinh phí xác nhận viện trợ ghi thu-ghi chi qua quan tài chính, hạch tốn qua TK 462TK 662 - Nguồn vận động tài trợ: Các khoản đóng góp tự nguyện, tài trợ hợp pháp, lãi tiền gửi - Nguồn dư từ quỹ: Quỹ phát triển hoạt động nghiệp, quỹ phúc lợi, quỹ khen thưởng, quỹ ổn định thu nhập II CHẤP HÀNH DỰ TOÁN THU-CHI NSNN Sau quan quản lý cấp giao kế hoạch năm, Quỹ BTTE vào dự toán giao, xây dựng kế hoạch phân bổ thực theo nội dung hoạt động Trong trình thực khoản mục chi không thường xuyên (Không giao tự chủ) có điều chỉnh phải làm cơng văn đề nghị điều chỉnh gửi quan quản lý cấp để xem xét định Trường hợp phát sinh nhiệm vụ chi đột xuất vượt dự toán giao, đơn vị phải lập dự tốn bổ sung có thuyết minh giải trình, trình quan quản lý cấp xem xét định Hạch toán kế toán nghiệp vụ kinh tế a Số dư đầu kỳ: (Bảng cân đối tài khoản) b Các nghiệp vụ kinh tế chủ yếu phát sinh năm - Nghiệp vụ 1: Nhận dự tốn kinh phí NSNN giao Nợ TK 0081: Chi thường xuyên Nợ TK 0082: Chi không thường xuyên - Nghiệp vụ 2: Nhân tài trợ tiền việt nam Nợ TK 1111, 1121 Có TK 511.8 : Giá trị nhận tài trợ VNĐ - Nghiệp vụ 3: Nhận tài trợ ngoại tệ Nợ TK 1112, 1122 : Giá trị ngoại tệ x tỷ giá hối đoái BTC công bố thời điểm phát sinh Nợ TK 007: Có TK 5118: - Nghiệp vụ 4: Sử dụng ngoại tệ chi cho hoạt động bán ngoại tệ Nợ TK 66121, 66222, 1111, 1112: Giá trị NT x tỷ giá BTC công bố Nợ TK 413 : Chênh lệch tỷ giá hối đoái lơn tỷ giá hạch tốn lúc nhận ngoại tệ Có TK 1112, 1122 Có TK 413: Chênh lệch tỷ giá hối đoái nhỏ tỷ giá hạch toán lúc nhận ngoại tệ Có TK 007 Nghiệp vụ 5: Rút dự toán nhập quỹ tiền mặt chi tiêu: Nợ TK 1111 : Rút theo dự trù sử dụng tiền mặt Có TK 46121 Có TK 0081, 0082 - Nghiệp vụ 6: Rút dự toán cho lương tháng Nợ TK 334 Có TK 46121 Có TK 0082: - Nghiệp vụ 7: Quyết toán lương vào chi hoạt động tháng Nợ TK 66121: Có TK 334: - Nghiệp vụ 8: Chi lương tháng cho người lao động từ nguồn giao tự chủ Nợ TK 334: Lương tháng trả Có TK 1121 - Nghiệp vụ 9: Quyết toán lương cho người lao động vào chi hoạt động QLHC Quỹ Nợ TK 66121 Có TK 334: Lương tháng phải trả - Nghiệp vụ 10: Trích BHXH, BHYT, KPCĐ phải nộp tính vào chi phí đơn vị Nợ TK 66121 Có TK 3321, 3322, 3323 - Nghiệp vụ 11: Phần BHXH, BHYT, KPCĐ phải nộp trừ vào tiền lương phải trả hàng tháng ghi Nợ TK 334 Có TK 332 - Nghiệp vụ 12: Chuyển tiền nộp BHXH, BHYT, KPCĐ ghi Nợ TK 3321, 3322, 3323 Có TK 46121 (Có TK 0081), 1121, 1111 - Nghiệp vụ 13: BHXH chi trả cho người lao động theo chế độ (Thai sản) Nợ TK 3321 Có TK 334 - Nghiệp vụ 14: Nhận tiền quan bảo hiểm chi trả cho người lao động Nợ TK 1111, 1121 Có TK 3321 - Nghiệp vụ 15: Chi trả chế độ BH cho người lao động Nợ TK 334 Có TK 1111, 1121 - Nghiệp vụ 16: Chi hoạt động quản lý hành Nợ 66121 Có TK 1111, 1121, 46121- Rút dự tốn chi TX (Có TK 0081): - Nghiệp vụ 17: Chi hỗ trợ cho trẻ em theo KH nhiệm vụ giao Nợ TK 3118, 312, 66121 (Chi tiết chương trình hỗ trợ TEKK) Có TK 1111, 1121, 46121- Rút dự tốn chi KTX (Có TK 0082): - Nghiệp vụ 18: Thanh toán chi hđ từ khoản tạm ứng, phải thu Nợ TK 66121(Chi tiết chương trình hỗ trợ TEKK) Có TK 312, 3118: - Nghiệp vụ 19: Mua TSCĐ theo KH duyệt Nợ TK 211, 213; 46121- Rút dự tốn chi TX (Có TK 0081): Có TK 1111, 1121, - Nghiệp vụ 20: Đưa TSCĐ sử dụng ghi tăng nguồn hình thành Nợ TK 66121: nguyên giá TSCĐ Có TK 466 - Nghiệp vụ 21: Mua hàng hóa, sản phẩm nhập kho Nợ TK 155 Có TK 1111, 1121, 46121 (Có TK 0081, 0082) - Nghiệp vụ 22: Xuất kho hàng hóa sử dụng Nợ TK 66121 (QLHC; TE- Chi tiết chương trình) Có TK 155 - Nghiệp vụ 23: Giá trị hàng hóa, sản phẩm đến 31/12 chưa sử dụng hết Nợ 66121 (QLHC; TE- Chi tiết chương trình) Có 3371: KP tốn chuyển năm sau - Nghiệp vụ 24: Xuất hàng hóa tồn kho năm trước sử dụng Nợ TK 3371 Có TK 155 - Nghiệp vụ 25: Nhận kinh phí từ Quỹ BTTEVN hỗ trợ cho hoạt động Nợ TK 1111, 1121 Có TK 331.8 - Nghiệp vụ 26: Chi hoạt động Quỹ BTTEVN hỗ trợ Nợ TK 331.8 Có TK 1111, 1121 - Nghiệp vụ 27: Quỹ BTTE tỉnh nhận hàng hóa, vật từ Quỹ BTTEVN cấp Nợ TK 155 Có TK 331.8 - Nghiệp vụ 28: Xuất hàng hóa, SP Quỹ BTTEVN cấp Nợ TK 331.8 Có TK 155 - Nghiệp vụ 29: Nhận hàng hóa vật trực tiếp từ nhà tài trợ (Hàng hóa Quỹ BTTEVN ghi nhận gián thơng báo Quỹ BTTEVN) ghi: Nợ TK 155 Có TK 46121 - Nghiệp vụ 30: Xuất kho hàng hóa nhận trực tiếp sử dụng Nợ TK 66121 Có TK 155 - Nghiệp vụ 31: Cuối quý kế toán hạch toán tăng nguồn thu nghiệp từ nguồn tài trợ quý Nợ 511.8 Có TK 46121 (Nguồn hành sử dụng khoảng 10%) Có TK 46121 (Nguồn chi cho trẻ em khoảng 90%) - Nghiệp vụ 32: Nhận viện trợ, có xác nhận viện trợ, ghi thu quan tài chính, ghi: Nợ TK 155, 1111, 1121 Có TK 46222 - Nghiệp vụ 33: Chi viện trợ theo kế hoạch dự án phê duyệt, quan tài ghi chi năm: Nợ TK 66222 Có TK 155, 1111, 1121 - Nghiệp vụ 34: Gửi tiết kiệm, đầu tư tài từ nguồn tích lũy nhàn rỗi Quỹ Nợ TK 121 (1218): Có TK 1111, 1121: - Nghiệp vụ 35: Nhận lãi từ hoạt động đầu tư tài Nợ TK 1111, 1121 Có TK 511.8 - Nghiệp vụ 36: Thanh lý kết thúc hoạt động đầu tư tài Nợ TK 1111, 1121: Có TK 121 (1218): - Nghiệp vụ 37: Chi trả thu nhập tăng thêm cho người lao động hàng tháng/ hàng quý, ghi: Nợ TK 66121 Có TK 1111, 1121 - Nghiệp vụ 38: Chi quỹ phát triển hoạt động nghiệp, quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi, quỹ ổn định thu nhập: Nợ TK 431 (4311, 4312, 4313, 4314): Có TK 1111, 1121 - Nghiệp vụ 39: Đến thời điểm 31/12 sau hoàn thành nhiệm vụ giao năm (khơng có nhiệm vụ chuyển năm sau) số KP hành giao tự chủ dư chi thu nhập tăng thêm trích lập quỹ: Nợ TK 66121 (QLHC): Có TK 431 (4311, 4312, 4313, 4314): - Nghiệp vụ 40: Cuối kỳ (31/12) khóa sổ kế tốn, chuyển nguồn năm sang năm trước; a) Nợ TK 46121 (KP TX năm nay), 46122 (KP Không TX năm nay) Có TK 46111 (KP TX năm trước), 46122 (KP Khơng TX năm trước) b) Nợ TK 66121 (Chi TX năm nay), 66122 (Chi Khơng TX năm nay) Có TK 66111(Chi TX năm trước), 66122 (Chi Không TX năm trước) - Nghiệp vụ 41: Đến 31/12 tính khấu hao TSCĐ, ghi: Nợ TK 466 Có TK 214: Gía trị hao mịn TSCĐ - Nghiệp vụ 42: Nhận thông báo xét duyệt toán năm trước, ghi: a) KP thường xuyên, khơng thường xun Nợ TK 46111, 461112 Có TK 66111 66112 b) KP Viện trợ Nợ TK 46222 Có TK 66222 - Nghiệp vụ 43: Chuyển nguồn KP dư năm trước sang nguồn KP năm để hoạt động Nợ TK 46111, 46112 Có TK 46121, 46122 c Số dư cuối kỳ (Bảng cân đối tài khoản) III QUYẾT TỐN THU-CHI NSNN Quyết tốn khâu cuối chu trình quản lý kinh phí đơn vị nhằm kiểm tra, đánh giá, rà soát, chỉnh lý lại tồn số liệu kế tốn phản ánh sau chu kỳ hoạt động tài chính, đồng thời tìm nguyên nhân gây ảnh hưởng đến kết q trình chấp hành dự tốn Để hồn thiện cơng tác kế tốn, tốn, Kế tốn Quỹ BTTEVN cần phải: - Rà soát số dư tài khoản, ký xác nhận công nợ, xác nhận số dự tạm ứng, xác nhận số dư khoản phải thu, số dư nguồn kinh phí chuyển năm sau , khóa sổ kế tốn vào thời điểm 31/12 hàng năm - Tăng cường cơng tác kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ chứng từ kế toán lưu giữ làm để tổng hợp toán - Thực cơng tác lập báo cáo tốn kinh phí tình hình sử dụng kinh phí q, năm theo thời gian quy định chế độ kế tốn hành nghiệp ban hành theo Quyết định 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/03/2006 Bộ Tài ST T Ký hiệu biểu TÊN BIỂU BÁO CÁO KỲ HẠN LẬP BÁO CÁO B01-H Bảng cân đối tài khoản Quý, năm B02-H Tổng hợp tình hình kinh phí tốn kinh phí sử dụng Quý, năm F02-1H Báo cáo chi tiết kinh phí Quý, năm hoạt động F02-2H Báo cáo chi tiết kinh phí dự án Quý, năm F02-3aH Bảng đối chiếu dự tốn kinh phí ngân sách KBNN Quý, năm F02-3bH Bảng đối chiếu tình hình tạm ứng tốn tạm ứng kinh phí ngân sách KBNN Quý, năm B03-H Báo cáo thu-chi hoạt động nghiệp hoạt động sản xuất, kinh doanh Quý, năm B04-H Báo cáo tình hình tăng, giảm TSCĐ Năm B05-H Báo cáo số kinh phí chưa sử dụng toán năm trước chuyển sang Năm 10 B06-H Thuyết minh báo cáo tài Năm IV KIỂM TRA, KIỂM SỐT HOẠT ĐỘNG THU-CHI Trong q trình thực nhiệm vụ quản lý tài cơng tác kiểm tra, kiểm soát nội dung quản lý tài ln coi cơng việc thường xun tất yếu nhằm phát hiện, chấn chỉnh kịp thời sai phạm đơn vị đồng thời tổ chức rút kinh nghiệm, đánh giá tồn tại, tìm nguyên nhân đưa phương hướng, biện pháp khắc phục giúp cho cơng tác quản lý tài kế toán đơn vị ngày tốt Bộ phận kế toán tham mưu thực nhiệm vụ tự kiểm tra thường xuyên hoạt động thu-chi, cụ thể: - Kiểm tra nguồn thu: (Ngân sách nhà nước cấp, nguồn thu vận động tài trợ, viện trợ, dự án): + Căn vào Quyết định giao dự toán ngân sách năm, kế toán tự kiểm tra nguồn kinh phí giao có đầy đủ thời gian theo quy định Nhà nước không? + Nguồn thu từ dự án viện trợ: kiểm tra tính kịp thời đầy đủ nguồn kinh phí dự án theo văn thoả thuận + Kiểm tra nguồn thu vận động tài trợ: đôn đốc kiểm tra nguồn thu nhà tài trợ ký cam kết, hàng tháng phận kế toán lập danh sách khoản thu gửi Ban Giám đốc, phận công khai tin, đăng báo - Kiểm tra khoản chi ngân sách đơn vị: Lãnh đạo Quỹ giao cho Kế toán trưởng (Phụ trách kế toán) thực nhiệm vụ này, để nội dung tiến hành theo trình tự, thủ tục, đơn vị nên đặt quy trình để thực nhiệm vụ Ví dụ xem xét tốn hoạt động kinh tế tài phát sinh kế toán đơn vị phải: + Kiểm tra xem nội dung khoản chi có dự tốn duyệt chưa? nội dung chi lãnh đạo Quỹ phê duyệt chưa? đồng thời kiểm tra xem hoạt động có diễn thực tế hay khơng ? + Kiểm tra nội dung chi có định mức, tiêu chuẩn quy định hay không ? + Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ, hợp lý chứng từ quy định nội dung chứng từ, lập chứng từ, ký chứng từ, hoá đơn bán hàng, ngày tháng ghi chứng từ Tất hoạt động kinh tế, tài phát sinh lãnh đạo Quỹ, Kế toán trưởng cuối thủ quỹ ký trước xuất quỹ Trong q trình kiểm tra thơng thường có khoản chi hay vượt chế độ quy định, như: chi hội nghị, tiếp khách, chi phí phịng nghỉ cơng tác, chi mua quà tặng, chi cộng tác viên, chi thuê phương tiện vận chuyển, tạm thu thuế thu nhập cá nhân theo Luật Thuế thu nhập cá nhân chấn chỉnh, sửa chữa kịp thời - Kiểm tra việc quản lý sử dụng TSCĐ: Việc mua sắm TSCĐ Quỹ thực sở dự tốn cấp có thẩm quyền phê duyệt, vào nhu cầu sử dụng TSCĐ phận chức năng, phận đề nghị Lãnh đạo Quỹ xét duyệt, Văn phòng Quỹ phối hợp với phận có liên quan thực việc mua sắm theo quy định Nhà nước, đảm bảo mục đích sử dụng, tiêu chuẩn mua Khi TSCĐ mua Văn phòng Quỹ tiến hành làm thủ tục tiếp nhận, bàn giao theo quy định Kế tốn phải hạch tốn ghi tăng TSCĐ nguồn hình thành Việc quản lý hồ sơ tính hao mịn TSCĐ hàng năm đảm bảo thực theo quy định Nhà nước TSCĐ Cuối năm phải kiểm kê thực tế TSCĐ đối chiếu với sổ sách kế toán - Kiểm tra quan hệ toán: + Quỹ Bảo trợ trẻ em đơn vị nghiệp đặc thù có nhiều nguồn kinh phí: Ngân sách Nhà nước giao, nguồn thu vận động, nguồn thu từ dự án viện trợ Quỹ mở sử dụng tài khoản Kho bạc Nhà nước, Ngân hàng phận kế toán phải kiểm tra kỹ chứng từ, hạch tốn định khoản xác quan hệ tốn theo với tính chất nguồn kinh phí + Việc tốn Quỹ đơn vị tiếp nhận sử dụng kinh phí hỗ trợ cho trẻ em địa phương thực tuân thủ theo hợp đồng sử dụng kinh phí ký kết hai bên theo năm + Việc toán với cán bộ, viên chức, người lao động quan tuân thủ theo quy định, Quỹ phải xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ, Quy chế quản lý tài chính, Qui định lề lối làm việc… quy định rõ ràng, cụ thể trình tự thủ tục toán nội - Kiểm tra việc quản lý sử dụng khoản vốn tiền: 10 + Hàng tháng kế toán thủ quỹ đối chiếu số liệu sổ kế toán sổ quỹ tiền mặt, kiểm tra số lượng tiền mặt tồn quỹ thực tế với sổ sách kế toán Lập Biên kiểm kê tiền mặt vào ngày cuối quý + Hàng quý, Quỹ có đối chiếu số liệu số kế toán với số dự toán KBNN số dư tài khoản tiền gửi Ngân hàng - Kiểm tra kế toán: Trong q trình thực nhiệm vụ kế tốn tn thủ quy định chế độ kế toán quy định pháp luật hành kế toán Kế toán tự kiểm tra nghiệp vụ kinh tế tài phát sinh, phản ánh vào sổ kế tốn Hàng năm, phận kế toán Quỹ tập trung làm báo cáo theo hướng dẫn Bộ Tài tiến hành thẩm tra nội dung sau: + Kiểm tra báo cáo toán năm: số lượng biểu mẫu báo cáo, số liệu, sổ sách kế toán, đóng lưu trữ chứng từ; + Kiểm tra chi tiết tình hình quản lý, sử dụng nguồn kinh phí cấp tự chủ khơng tự chủ + Kiểm tra việc ban hành vận dụng văn chế độ, định mức lĩnh vực quản lý tài + Kiểm tra việc mở sổ kế tốn cách ghi chép sổ + Kiểm tra tình hình thực kiến nghị quan có thẩm quyền qua cơng tác tra, kiểm tốn, xét duyệt thẩm định toán đơn vị Kiểm tra kế tốn u cầu khơng thể thiếu việc tổ chức khoa học hợp lý cơng tác kế tốn ĐVSN Với chế quản lý tài tự chủ, bên cạnh yếu tố tác động tích cực đến phát triển đơn vị, cịn khơng yếu tố tác động tiêu cực đến trình hoạt động nghiệp, đến việc quản lý tài sản tình hình sử dụng kinh phí Mặt khác, nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày, thường xuyên, liên tục; chứng từ phát sinh nhiều 11 địa điểm, phản ánh nhiều hoạt động khác phận nhiều nhân viên thực với tinh thần trách nhiệm trình độ chun mơn khác nên việc hạch tốn nhầm lẫn, sai sót nghiệp vụ kinh tế phát sinh khó tránh khỏi Việc kiểm tra, kiểm sốt nội dung quản lý tài chính, kế tốn Quỹ BTTE bước đầu việc thực quy định tự kiểm tra cán chịu trách nhiệm thực thi nhiệm vụ giao Việc xử lý kết tự kiểm tra chấn chỉnh, sửa chữa thời điểm kiểm tra, phát sai sót Tóm lại: Cơng tác tự kiểm tra tài chính, kế tốn đơn vị từ trước đến làm thường xuyên chưa trọng quan tâm mức Để đưa công tác trở thành nhiệm vụ quan trọng, biện pháp hữu hiệu để ngăn chặn sớm sai sót hoạt động quản lý tài tồn hệ thống, Quỹ BTTE cần phải tập trung vấn đề sau: - Xây dựng quy chế, nguyên tắc, phương pháp tự kiểm tra dựa sở Quyết định số 67/2004/QĐ-BTC Bộ Tài Tổ chức tuyên truyền phổ biến rộng rãi đơn vị cần thiết công tác - Thực nghiêm túc việc tự kiểm tra sở quy định nhà nước kế hoạch kiểm tra định kỳ, thường xuyên xây dựng Thông qua công tác tự kiểm tra để tạo nên nề nếp, tính kỷ luật cơng tác tài - kế tốn từ nâng cao ý thức người lao động việc sử dụng kinh phí, tài sản nhà nước, giảm thiểu sai sót - Thực dân chủ, công khai, minh bạch tất tiêu tài hay thiết lập hệ thống thơng tin tốt, kịp thời Đây biện pháp tăng cường kiểm tra, giám sát người lao động cơng tác quản lý tài đơn vị // - 12